Anwenderdokumentation FORMEL 1. Ablaufbeschreibung Teileeingangsrechung BMW Group

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1 CARDIS Reynolds Ablaufbeschreibung Teileeingangsrechung BMW Group

2 INHALTSVERZEICHNIS Allgemein... 3 Hintergrund... 3 Vorteile automatisierter Prozess... 3 Ablauf... 3 Parameter... 4 Pflege... 4 Allgemein... 4 Parameter ändern... 4 Erklärung der Parameter... 5 Schema Preis-/ Kontenfindung... 6 Preis... 6 Steuersatz... 6 Konto... 6 Eingangsrechnungen (Teile)... 7 Allgemein... 7 Filter... 7 Freigabe zur Verbuchung... 8 Ablauf... 8 Rechnung löschen... 8 Rechnung bearbeiten... 9 Allgemein... 9 Positionsdaten ändern Rechnungsdaten ändern Übergabe an Finanzbuchhaltung Arbeit Eingangsrechnungen BMW FORMEL 1 classic Finanzbuchhaltung Innergemeinschaftlicher Erwerb Hintergrund Erklärung der Parameter Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 14

3 ALLGEMEIN HINTERGRUND Die Warenzugangsdateien, die von der BMW Group per PIX bereitgestellt werden, enthalten alle Informationen um daraus die entsprechenden Buchungssätze abzuleiten, die zur Verbuchung der jeweiligen Rechnung in der Finanzbuchhaltung erforderlich sind. VORTEILE AUTOMATISIERTER PROZESS Aus dem automatisierten Aufbau der Buchungen ergeben sich unter anderem die folgenden Vorteile im Tagesgeschäft: AUTOMATISCHE KONTENFINDUNG Für die Bestandsbuchung wird über die Erlösgruppe pro Teil das dazugehörige Bestandskonto ermittelt und der Buchungssatz entsprechend aufgebaut analog wird beim späteren Verkauf das zu entlastende Bestandskonto ermittelt, so dass Bestandsdifferenzen durch unterschiedliche Bestandskonten beim Einkauf / Verkauf nahezu ausgeschlossen sind. ARBEITSZEIT Der zeitliche Aufwand zum Buchen der Teileeingangsrechnungen reduziert sich um die manuelle Erfassung der Buchungen pro Rechnung. BUCHUNG PFANDWERT Pfandwerte werden beim Einlesen automatisch erkannt und die separate Buchung des entsprechenden Betrages erfolgt automatisch. Durch die Erfassung der Pfandwerte auf ein separates Bestandskonto kann dieses separat abgestimmt werden. ABLAUF Bei Verwendung der Teileeingangsrechnung ergibt sich der folgende Ablauf im Prozess: 1. BUCHEN DES WARENZUGANGS ÜBER ELEKTRONISCHEN LIEFERSCHEIN Bei der Verarbeitung eines elektronischen Lieferscheins werden für die darin enthaltene Rechnung / Rechnungen im Hintergrund bereits die entsprechenden Buchungssätze aufbereitet, so dass ein nachträgliches Ändern im Warenzugang keinen Einfluss auf die Buchungssätze hat. 2. FREIGABE / BEARBEITUNG DER RECHNUNG In dem Menüpunkt Eingangsrechnungen (Teile) können die durch den Warenzugang erstellten Rechnungsdaten mit den Papierrechnungen abgeglichen (Prüfung auf Rechnungssumme) und zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung freigegeben werden. Rechnungen können hier vor der Freigabe noch bearbeitet werden, wenn es zu Differenzen zwischen Rechnungsvorschlag und Papierrechnung gekommen ist dies ist sehr selten und nur in ungünstigen Konstellationen der Fall. 3. TAGESABSCHLUSS / FINANZBUCHHALTUNG Mit der Arbeit Tagesabschluss-Arbeiten bzw. Eingangsrechnungen BMW werden die freigegeben Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 14

4 PARAMETER PFLEGE ALLGEMEIN Die Pflege der Parameter erfolgt in dem Programm Teilemanagement Eingangsrechnungen (Teile) in dem Register Parameterverwaltung. Die Werte sind bei filialisierten Firmen immer pro Filiale zu Beispielansicht: Die Konten / Kostenstellen / Buchungsschlüssel sind nur beispielhaft. PARAMETER ÄNDERN Es ist zu beachten, dass die Teile-Eingangsrechnungen mit dem Einlesen des elektronischen Lieferscheins im Warenzugang mit den hinterlegten Parametern gebildet werden. D. h. dass Änderungen in den Parametern erst nach dem Einlesen einer neuen Warenzugangsdatei aktiv werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 14

5 ERKLÄRUNG DER PARAMETER KREDITORENKONTO Hier ist die Kontonummer für die Kreditorenbuchung zu Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu Buchungsschlüssel Ein Buchungsschlüssel in der Regel 25 (Eingangsrechnung Kreditor mit Vorsteuer) ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu PFANDWERTKONTO Hier ist das Konto für den Pfandwert zu Durch diese Trennung können Warenbestand und Pfandwert separat abgestimmt werden. Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu Buchungsschlüssel Ein Buchungsschlüssel in der Regel 89 (Sachkonto einseitig Soll) - ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu AUSTAUSCHSTEUERKONTO Hier ist das Konto für die Buchung der Vorsteuer, die sich aus der Austauschteile-Steuer ergibt, zu Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu Buchungsschlüssel Ein Buchungsschlüssel in der Regel 89 (Sachkonto einseitig Soll) - ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu ZAHLUNGSBEDINGUNG Hier ist die entsprechende Zahlungsbedingung aus dem Programm Parameter Auftragsbearbeitung Zahlungsbedingungen EK zu FORMEL 1 Finanzbuchhaltung Beim Einsatz der FORMEL 1 Finanzbuchhaltung muss diese Zahlungsbedingung auch in > Zahlungsbedingungsschlüssel< vorhanden sein. ERLÖSSPALTE Hier ist die Erlösspalte zu hinterlegen, die zur Kontenfindung in dem Programm Parameter Auftragsbearbeitung Erlösgruppen verwendet werden soll. Im Normalfall ist bei allen Erlösspalten einer Erlösgruppe das Bestandskonto identisch. BUCHUNGSSCHL. BESTANDSB. Ein Buchungsschlüssel in der Regel 89 (Sachkonto einseitig Soll) - ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 14

6 KZ. AUTOM. VERARBEITUNG Über diese Auswahl wird gesteuert, ob im Rahmen des Warenzugangs Buchungssätze aufbereitet und zur Freigabe bereitgestellt werden. Wird diese Auswahl nicht aktiviert, dann stehen die Funktionen dieser Ablaufbeschreibung nicht zur Verfügung, da nicht die Grundlage, also die Buchungssätze, zur Verfügung stehen. KONTEN FÜR DEN INNERGEMEINSCHAFTLICHEN ERWERB Informationen zum Thema Innergemeinschaftlicher Erwerb sind hier verfügbar. SCHEMA PREIS-/ KONTENFINDUNG PREIS Der Einkaufspreis pro Position wird 1:1 aus der Warenzugangsdatei übernommen. STEUERSATZ Der Steuersatz pro Position wird 1:1 aus der Warenzugangsdatei übernommen. KONTO Die Ermittlung des Bestandskontos erfolgt für jedes Teils in 2 Schritten. 1. ERMITTLUNG ERLÖSGRUPPE Für jedes Teil wird aus der Hintergrundpreisliste der entsprechende Hersteller, also BM, MB, BZ, ermittelt und dann über den Teilestamm die für diesen Hersteller hinterlegte Erlösgruppe. Sollte ein Teil zum Zeitpunkt des Warenzugangs noch nicht im Teilestamm angelegt sein, erfolgt die Ermittlung der Erlösgruppe nach dem gleichen Schema wie bei der Teile-Neuanlage. 2. ERMITTLUNG KONTO Zuerst wird die in den Parametern hinterlegte Erlösspalte ermittelt. Mit der Kombination Hersteller, Erlösgruppe aus 1.) und Erlösspalte wird nun das im Programm Parameter Auftragsbearbeitung Erlösgruppen hinterlegte Bestandskonto ausgewertet und für die Buchung verwendet. Sollte hier kein Konto hinterlegt sein, ist dieses Konto dann in der Position der Rechnung nachzutragen, da sonst keine Freigabe der Eingangsrechnung möglich ist. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 14

7 EINGANGSRECHNUNGEN (TEILE) ALLGEMEIN Aus einer Warenzugangsdatei können mehrere Einzelrechnungen hervorgehen. Beispielansicht FILTER Die Übersicht der Teileeingangsrechnungen kann zur besseren Übersicht nach den folgenden Kriterien gefiltert werden: 1. Status a. Zu Bearbeiten. b. Fehlerhaft. c. Freigegeben. d. Bereits verbucht. 2. Filiale. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 14

8 FREIGABE ZUR VERBUCHUNG ABLAUF Für die Bereitstellung der Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung ist es notwendig jede Rechnung dafür freizugeben das kann pro Rechnung, aber auch per Mehrfachauswahl erfolgen. EINZELFREIGABE Die Kontrolle kann über den Abgleich Endsumme Originalrechnung (Papier) und der FORMEL 1 Rechnung erfolgen. Die Anzeige der Rechnungen kann in FORMEL 1 pro Filiale erfolgen innerhalb der Anzeige kann die Sortierung mit Klick in den Spaltenkopf gewählt werden. Stimmen die Beträge der Originalrechnung mit der Anzeige überein, kann diese Rechnung per Doppelklick auf die Rechnung freigeben werden. Ebenfalls kann die Freigabe einer selektieren Rechnung mit <F9> erfolgen. Diese Rechnung wird in der Spalte Freigabe entsprechend gekennzeichnet. Mit erneutem Doppelklick auf eine Rechnung wird eine bereits vorhandene Freigabe wieder aufgehoben. MEHRFACHAUSWAHL In der Anzeige können auch mehrere Rechnungen selektiert und über die Funktion Selektion Freigabe erteilen bzw. <F9> freigegeben werden. Ebenso besteht natürlich auch die Möglichkeit die Freigabe für mehrere selektierte Rechnungen wieder aufzuheben dazu steht die Funktion Selektion Freigabe aufheben bzw. <Shift>+<F9> zur Verfügung. FEHLENDE KONTONUMMER Konnte für eine oder mehrere Positionen der Rechnung das Konto nicht ermittelt werden, dann wird diese Rechnung in der Übersicht in roter Schriftfarbe aufgelistet. Mit der Auswahl Fehlerhaft können alle fehlerhaften Rechnungen direkt angezeigt werden. Diese Rechnungen sind zu bearbeiten (siehe hier) und die Kontonummer(n) nachzutragen. Die Freigabe einer solchen Rechnung ist nicht möglich, da es sonst in der Finanzbuchhaltung zu fehlerhaften / unvollständigen Buchungen kommen würde. RECHNUNG LÖSCHEN Über die Auswahl Löschen bzw. <Alt>+<F2> können selektierte Rechnungen gelöscht werden. Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. Rechnungen bereits in der Finanzbuchhaltung erfasst wurden. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die selektieren Rechnungen dann gelöscht. Rechnungen die bereits zur Verbuchung freigegeben sind können nicht gelöscht werden hier die Freigabe zuvor wieder aufzuheben. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 14

9 RECHNUNG BEARBEITEN ALLGEMEIN Nach der Auswahl einer Rechnung zur Bearbeitung - über Doppelklick auf das Icon entsprechenden Zeile der Rechnungsübersicht öffnet sich die Detailanzeige der Rechnung. in der Diese Übersicht untergliedert sich in 3 Bereiche: 1. Kopfinformationen (nur Ansicht). 2. Positionsübersicht mit der Möglichkeit die folgenden Felder zu bearbeiten: a. Einzelpreis. b. Menge. c. Konto. d. Betrag. 3. Rechnungsdaten - mit der Möglichkeit die folgenden Felder zu bearbeiten: a. Rechnungsdatum. b. Pfandbetrag. c. Austauschsteuer. Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 14

10 ÄNDERUNGEN SPEICHERN Sind alle Änderungen durchgeführt, werden diese mit Speichern bzw. <F11> oder alternativ über die Taste <Enter> gespeichert die Detailerfassung wird geschlossen und wieder die Rechnungsübersicht angezeigt. Es sollten daher alle Änderungen erfasst und dann gesamthaft gespeichert werden. POSITIONSDATEN ÄNDERN MENGE Eine Änderung der Menge hat eine Neuberechnung der Felder Teile, Vorsteuer und Gesamt exklusiv / inklusiv zur Folge. Das Ändern der Menge im Rahmen der Bearbeitung der Eingangsrechnung hat keinen Einfluss auf den Teilebestand im Teilestamm. EINZELPREIS / BETRAG Eine Änderung des Betrags einer Position hat eine Neuberechnung der Felder Teile, Vorsteuer und Gesamt exklusiv / inklusiv zur Folge. Weiterhin wird das Feld Einzelpreis neu berechnet für die Verbuchung in der Finanzbuchhaltung ist das ohne Relevanz, da nur der Gesamtbetrag pro Position gebucht wird. RUNDUNDSDIFFERENZEN Durch unterschiedliche Rundungsvarianten in den Vertriebszentren der BMW Group entspricht die Gesamtsumme auf Positionsebene nicht immer der FORMEL 1 Logik Einzelpreis x Menge. In diesen Fällen ist das Feld Betrag in der Position anzupassen. Beispiel: FORMEL 1 ermittelt hier aus dem Einzelpreis und Menge die Positionssumme von EUR 47,30. Das VZ Strasbourg berechnet u. U. EUR 47,31. Somit ist einfach der Gesamtbetrag hier auf EUR 47,31 zu ändern. KONTO In dieser Spalte kann ein fehlendes Konto mit Klick in das Feld nachträglich erfasst werden. Bei fehlenden Konten sollte die Ursache nachvollzogen und in der Erlössteuerung entsprechend gepflegt werden, da unter Umständen beim späteren Verkauf kein Konto gefunden wird und es zur Buchung auf ein Differenzkonto kommt. Eine Prüfung, ob das Konto in der Finanzbuchhaltung vorhanden ist, erfolgt nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung. Konto ändern Das Ändern einer Kontonummer ist nicht zielführend, da die Warenbestandsbuchung beim Verkauf vom dem Konto erfolgt, das systemseitig auch für die Eingangsrechnung ermittelt wurde und es somit zu Bestandsdifferenzen zwischen den Konten kommen würde. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 14

11 RECHNUNGSDATEN ÄNDERN RECHNUNGSDATUM Das Rechnungsdatum wird aus der Warenzugangsdatei übernommen und kann bei Bedarf geändert werden. RECHNUNGSNUMMER Die Rechnungsnummer wird aus der Warenzugangsdatei übernommen und kann nicht geändert werden. PFAND Der Pfandwert wird aus der Hintergrundpreisliste übernommen. Sollte es zu Differenzen beim Pfandwert kommen, dann kann der Gesamtbetrag im Feld Pfand geändert werden auf der Originalrechnung ist der Pfandwert auch nur als Gesamtbetrag ersichtlich. Eine Änderung im Feld Pfand zieht eine Neuberechnung der Felder Vorsteuer und Gesamt exklusiv / inklusiv nach sich. AUSTAUSCHSTEUER Grundlage für die Austausch-Steuer ist der Listenpreis des Herstellers. In der Warenzugangsdatei sind weder der Listenpreis noch der der AT-Steuerwert enthalten. Zur Ermittlung der Austauschsteuer verwendet FORMEL 1 daher den Listenpreis aus dem Originalteilestamm. Es kann daher zu Differenzen zwischen berechneter und in Rechnung gestellter AT-Steuer kommen, z. B. wenn nach Rechnungsstellung durch die BMW Group der Originalteilestamm von FORMEL 1 mit ATLAS-Daten aktualisiert wurde. Für diese seltenen Fälle ist dann im Feld Austauschsteuer der Betrag der AT-Steuer entsprechend der Papierrechnung hier auch nur im Gesamtbetrag ersichtlich - zu erfassen. Eine Änderung im Feld Austauschsteuer zieht eine Neuberechnung des Feldes Gesamt inklusiv nach sich. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 14

12 ÜBERGABE AN FINANZBUCHHALTUNG Im Tagesabschluss, also der Arbeit Tagesabschluss-Arbeiten werden die Buchungssätze aller freigegebenen Eingangsrechnungen an die aktive Finanzbuchhaltung übergeben. ARBEIT EINGANGSRECHNUNGEN BMW Über die Arbeit Eingangsrechnungen BMW können bereits tagsüber die Buchungen der Eingangsrechnungen an die Finanzbuchhaltung übergeben werden es ist möglich eine Aufgabe anzulegen, die z. B. täglich um 12 Uhr läuft und dafür sorgt, dass die bereits freigegeben Rechnungen schon in der Finanzbuchhaltung vorhanden sind. FORMEL 1 CLASSIC FINANZBUCHHALTUNG Über den Buchungslauf in >11.3 Journaldruck / Buchungslauf< werden die Buchungen nach dem Tagesabschluss auf die Konten übernommen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 14

13 INNERGEMEINSCHAFTLICHER ERWERB HINTERGRUND Die BMW Group liefert aus dem europäischen Ausland (Frankreich, Polen) direkt und unmittelbar Teile an deutsche Händler. Die Finanzverwaltung interpretiert eine solche Direktbelieferung als direkte innergemeinschaftliche Lieferung der BMW Group aus dem Lager-Standort an den Händler. UMSATZSTEUERVORANMELDUNG Diese Lieferungen sind in der Umsatzsteuervoranmeldung unter der entsprechenden Kennziffer zu melden. INTRASTAT Bei Überschreitung des Schwellenwertes besteht zusätzlich eine Verpflichtung zur Abgabe der IntrastatMeldung (siehe auch). ERKLÄRUNG DER PARAMETER Beispielansicht: Die Konten / Kostenstellen / Buchungsschlüssel sind nur beispielhaft. KREDITORENKONTO (FR) FRANKREICH Hier ist die Kontonummer für die Kreditorenbuchung bei Rechnungen aus Frankreich zu Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu Buchungsschlüssel Belastung Ein Buchungsschlüssel in der Regel 12 (Eingangsrechnung Kreditor ohne Vorsteuer) ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu Buchungsschlüssel Gutschrift (nur bei Verwendung der Kreditorenumbuchung) Ein Buchungsschlüssel in der Regel 16 (Gutschrift Kreditor ohne Vorsteuer) ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu KREDITORENKONTO (PL) POLEN Hier ist die Kontonummer für die Kreditorenbuchung bei Rechnungen aus Polen zu Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu Buchungsschlüssel Belastung Ein Buchungsschlüssel in der Regel 12 (Eingangsrechnung Kreditor ohne Vorsteuer) ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 13 von 14

14 Buchungsschlüssel Gutschrift (nur bei Verwendung der Kreditorenumbuchung) Ein Buchungsschlüssel in der Regel 16 (Gutschrift Kreditor ohne Vorsteuer) ist nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu KONTO VORSTEUER EG BZW. UMSATZSTEUER EG Hier sind die Konten für die Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer aus EU-Erwerb zu Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung sind die entsprechenden Kostenstellen für die Konten mit zu Buchungsschlüssel Die Buchungsschlüssel in der Regel 89 (Sachkonto einseitig Soll) für die Vorsteuer und 86 (Sachkonto einseitig Haben) für die Umsatzsteuer- sind nur bei aktiver FORMEL 1 Finanzbuchhaltung zu SEP.BESTANDSKONTO Hier kann ein separates Bestandskonto für den innergemeinschaftlichen Erwerb hinterlegt werden. Dies ist aus rechtlicher Sicht nicht erforderlich. Wird kein gesondertes Konto gewünscht wird, ist das entsprechende Feld leer zu lassen - das Programm ermittelt dann das Bestandskonto wie bisher (siehe hier). Kostenstelle Bei aktiver Kostenstellenrechnung ist die entsprechende Kostenstelle für das Konto mit zu KREDITOREN UMBUCHUNG Wird diese Option genutzt, dann ist die Abstimmung der Summen- und Saldenliste der BMW Group nur für den Hauptkreditoren nötig, da immer eine Umbuchung auf den Hauptkreditoren erfolgt über die Jahresverkehrszahl der Kreditoren für Frankreich / Polen kann trotzdem der Umsatz ermittelt werden. Konto Bezeichnung Soll Haben * BMW Group, Frankreich 8.240, * BMW Group, Frankreich 8.240, BMW Group, Deutschland 8.240, Vorsteuer aus EU-Erwerb 1.565, Umsatzsteuer aus EU-Erwerb 1.565, Warenbestandskonto 8.090, Pfandkonto 150,00 Kontrollsumme: , ,87 Beispielbuchung mit aktiver Kreditorenumbuchung (siehe *) - Die Konten sind nur beispielhaft. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 14 von 14