Mandanten-Checkliste Kassenbuchführung Kassenprüfung. Inhalt:

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1 Inhat: A Schätzungsbefugnis...2 Formee Feher, sachiche Richtigkeit, formee rdnungswidrigkeit, Grundsatz der rdnungsmäßigkeit B Prüffed Kasse...4 Das Kassenbuch, die Kassenberichte, Kassensturzfähigkeit C Kassenform...7 ffene Ladenkasse, Registrierkassen, Funktionsweise einer Registrierkasse, PC-gestützte Kassen, Finanzbericht, Warengruppenbericht, Kenerbericht, Beweisast und Mitwirkung, Systemprüfung mit Datensicherung vor rt D Grundsatz der Einzeaufzeichnung 1 Hauptkasse / Nebenkasse, unterschiediche Steuersätze, Aufzeichnung zu späterem Zeitpunkt, Privatentnahmen, Buchführungsgrundsätze E Aufbewahrungspfichten...12 Vorage der EDV-Dokumentation, unreine Aufzeichnungen, Aufbewahrungsgrundsätze, Aufbewahrung von Unteragen, Aufbewahrungspficht F Aufbewahrungsfristen bei Einnahme-/Überschussrechnung...14 G Aufzeichnungspfichten...15 H Zusammenfassende Kurz-Checkiste...16 Mandanten-Checkiste Kassenbuchführung Kassenprüfung Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, mit Voriebe nimmt sich die Betriebsprüfung der Kasse an. Sebst keine Feher können dazu führen, dass die rdnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung in Frage gestet wird. As Foge daraus drohen uniebsame Schätzungsverfahren, deren Anzah in den etzten Jahren drastisch gestiegen ist. Zudem führen diese meistens zu Überbesteuerungen, da hier auf Erfahrungswerte zurückgegriffen und nicht die tatsächiche Lage berücksichtigt wird. Auch die Quaität der Schätzungsverfahren hat sich durch den Einsatz von EDV-gestützten Kakuationsprogrammen grundegend verändert. Die Ergebnisse erreichen bisher nicht vorstebare Dimensionen. Diesen Gefahren in der Betriebsprüfung git es gegenzusteuern, indem mögiche Feherqueen in der Kassenbuchführung von vornherein ausgeräumt werden. Mit freundichen Grüßen

2 Zur Anwendung dieser Checkiste Die Checkiste gibt Ihnen einen Überbick über mögiche Feher in der Führung von Kassenbüchern/ berichten und deren Auswirkungen. Es empfieht sich, anhand der Checkiste die einzenen Prüfungspunkte zu kontroieren, damit jederzeit die rdnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung und damit auch der Buchführung gewähreistet ist. Die Checkiste eräutert zunächst die Schätzungsbefugnis der Finanzverwatung. Dabei werden die Unterschiede zwischen formeen und materieen Fehern aufgezeigt. Unter formeen Mängen ist hierbei die Nichteinhatung der rdnungsvorschriften und der Aufbewahrungspfichten zu verstehen ( 140 bis 147 Abgabenordnung). Sachich feherhafte Kassenbücher/-berichte können so im Einzefa eine Voschätzung der Betriebseinnahmen rechtfertigen. Anschießend erfogt der Einstieg zum Prüffed Kasse, das im Rahmen einer jeden Betriebsprüfung Hauptprüfungsbereich ist. b Kassenbuch oder Kassenbericht, beiden ist gemeinsam, dass die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung erfüt sein müssen. Die Kassenform wird dann im nächsten Kapite beschrieben. Hier wird insbesondere auf die der Zeit angepasste Technik der eektronischen Registrierkassen und PC-Kassen eingegangen. Wörter wie X- und Z-Abschäge dürfen keine Fremdwörter mehr sein. Abschießend werden dann die Aufzeichnungspfichten sowie die Aufbewahrungspfichten und -fristen mit ihren Ausnahmen aufgeführt. Diese Checkiste so für jeden Beteiigten eine Hifesteung im tägichen Umgang mit der Kasse sein. Da der Kasse in den Barged-Branchen eine erhebiche Bedeutung im Hinbick auf die Anerkennung der rdnungsmäßigkeit der Buchführung zukommt, ist es umso wichtiger, dass die grundsätzichen Voraussetzungen bekannt sind. Zusätzich ist as Anage eine Kurzcheckiste beigefügt, die ausgefüt uns einen Überbick über die steuerich reevanten Probemfeder bei Ihrer Kassenführung geben so. Denn nur gemeinsam können wir die mögichen Gefahrenfeder bekämpfen und so der Betriebsprüfung den Wind aus den Segen nehmen. A. Schätzungsbefugnis Die gesetziche Grundage für die Schätzungsbefugnis der Finanzverwatung findet sich in 162 Abgabenordnung. Nach Absatz 1 sind Besteuerungsgrundagen zu schätzen, soweit sie nicht von der Finanzbehörde ermittet oder berechnet werden können. Im Absatz 2 heißt es weiter, dass insbesondere dann zu schätzen ist, wenn der Steuerpfichtige keine ausreichende Aufkärung zu geben vermag, diese verweigert oder die nach den Steuergesetzen zu führenden Bücher oder Aufzeichnungen nicht voregen kann beziehungsweise diese wegen mangender rdnungsmäßigkeit nicht der Besteuerung zugrunde geegt werden. Der etztgenannte Fa der Verwerfung der Buchführung macht im Rahmen der Betriebsprüfung den überwiegenden Tei der Schätzungen aus. 1. Formee Feher Grundsätzich sind die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpfichtigen der Besteuerung zugrunde zu egen, soweit nach den Umständen des Einzefas kein Anass besteht, ihre sachiche Richtigkeit zu beanstanden. Das fogt aus 158 Abgabenordnung und git aerdings nur, soweit nicht Anass besteht, ihre sachiche Richtigkeit zu beanstanden. Die gesetziche Anscheinsvermutung besteht nicht mehr, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen forme nicht ordnungsgemäß sind. Dieser Tatbestand berechtigt aber nicht automatisch zu einer Schätzung. Das Finanzamt hat ae reevanten Umstände zu berücksichtigen, die ihm bekannt sind oder im Rahmen verhätnismäßiger Sachaufkärung bekannt sein können und müssen. Bei formeen Fehern kann Schätzungsbefugnis gegeben sein

3 2. Sachiche Richtigkeit Diese Situation ändert sich, wenn die Finanzverwatung durch Einzeprüfungen oder durch Verprobungen die sachiche Richtigkeit beanstandet. Hierbei reichen boße Vermutungen nicht aus; das Buchführungsergebnis muss viemehr mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinichkeit unrichtig sein. Ein sachicher Feher beeinfusst zahenmäßig das Jahresergebnis. Sachich feherhafte Kassenberichte können im Einzefa eine Voschätzung der Betriebseinnahmen rechtfertigen. Hier setzt die Überprüfung durch die Finanzbehörden an, wobei nicht nur nach sachichen Fehern, sondern auch nach formaen Mängen gesucht wird. Unter formaen Mängen ist hierbei die Nichteinhatung der rdnungsvorschriften und der Aufbewahrungspfichten zu verstehen. Die Buchführung ist forme ordnungswidrig, wenn sie unter wesentichen Mängen eidet. Je schwerwiegender sich im Einzenen die Buchführungsmänge erweisen, umso gröber darf das Schätzungsverfahren sein. Anerkannt von der Rechtsprechung sind der innere Betriebsvergeich sowie die miteinander verwandten Vermögenszuwachs- und Gedverkehrsrechnungen. As jedenfas für sich aein nicht taugich wird der auf der so genannten amtichen Richtsatzsammung basierende äußere Betriebsvergeich beurteit. Bei sachicher Richtigkeit ohne Zweife ist Schätzung unzuässig 3. Formee rdnungswidrigkeit Die formee rdnungswidrigkeit ist für sich aein kein Grund, auch die sachiche Unrichtigkeit genere zu untersteen und zu schätzen. Auch eine forme ordnungswidrige Buchführung kann sachich richtig sein. Aerdings spricht die formee rdnungswidrigkeit in vieen Fäen auch für die sachiche Unrichtigkeit. Bei einer forme ordnungswidrigen Buchführung berechtigen daher ernsthafte Zweife an der sachichen Richtigkeit zur Schätzung. Andererseits kann auch eine forme ordnungsgemäße Buchführung die Schätzung nicht abwenden, wenn ihre sachiche Unrichtigkeit nachgewiesen werden kann. Die Gefahr einer Schätzung ist aso durch die Vorage einer forme ordnungsmäßigen Buchführung nicht voständig gebannt. Beispiee für formee und materiee Feher im Rahmen der Buchführung und Kassenbuchführung: Formee Feher Nichteinhatung der rdnungsvorschriften Nichteinhatung der Aufbewahrungsvorschriften Buchung der Tageseinnahmen ohne Beeg Keine gesonderte Aufzeichnung von Schecks Keine zeitnahe Eintragung im Kassenbuch Nicht zeitgerechte Buchung der Kasseneinagen und -entnahmen Sachiche (materiee) Feher Nichterfassung von Einnahmen Nichterfassung von Ausgaben Nicht chronoogisch fortaufend geführtes Kassenbuch Nichtzähen des tägichen Kassenbestandes (Führung einer rechnerischen Kasse) Keine Ersteung von Eigenbeegen für Privatentnahmen Nur summenmäßige tägiche Kassenbucheintragung ohne Einzenachweis durch Registrierkassenstreifen 4. Grundsatz der rdnungsmäßigkeit

4 Um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist von Beginn an auf eine formgerechte Abwickung zu achten. Der Kassenführung kommt dabei für die Frage der rdnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebiche Bedeutung zu. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Voraussetzung für die rdnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung Die Kassenprüfung ist daher in diesen Fäen stets ein Prüfungsschwerpunkt im Bereich der Einnahmeverprobung und hat das Zie, die rdnungsmäßigkeit der Buchführung zu beegen oder zu wideregen. Geingt Letzteres, ergeben sich unter Umständen ereichterte Zuschätzungsmögichkeiten, deren Größenordnung jedoch abhängig ist von weiteren Erkenntnissen - zum Beispie aufgrund von Gedverkehrs-/ Vermögenszuwachsrechnungen oder Kakuationen. B. Prüffed Kasse Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden die voriegenden Kassenbeege und -aufzeichnungen auf deren formee und sachiche Richtigkeit und Voständigkeit geprüft. Immer wieder ist in Unternehmen zu beobachten, dass die Kassenbuchführung hinsichtich der rdnungsmäßigkeit zu Probemen führt. Dies ist insbesondere für Betriebe, deren Kasse im Mittepunkt der geschäftichen Betätigung steht, von erhebicher Bedeutung. So kann bei entsprechender Struktur des Betriebes (vornehmich Bargeschäfte) die fehende rdnungsmäßigkeit der Kassenführung die gesamte Buchführung ergreifen. Viee Buchführende sind sich über die Bedeutung der Kassenführung nicht im Karen. Außerdem sind oftmas die wesentichen rechtichen Grundagen und Prinzipien nicht bekannt. Um Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen zu vermeiden, ist auf eine formgerechte Abwickung zu achten. Dabei bieten auch die im Hande erhätichen Kassenbücher ohne Aneitung und Hinweise oft keine Gewähr für eine korrekte Abwickung. Die Probeme hinsichtich der rdnungsmäßigkeit geten insbesondere auch für auf EDV-Anagen geführte Kassenbücher. Bei Betrieben mit ausschießich, überwiegend oder ins Gewicht faenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Zusätzich wird im Bereich der EDV- Kassen ein Abruf der Kassenprogrammierung und aer Berichtsarten durch den Prüfer oder einen zugezogenen Kassensachverständigen vorgenommen. Dadurch bietet sich im Bereich der EDV-Registrierkassen die ohnende Mögichkeit, in Einzefäen über die Kassenbeege und/oder abgerufenen Berichte eigene Schätzungsgrundagen zu erkennen oder im Ideafa tatsächiche Umsätze direkt abzuesen und zuzuordnen. Kassenbuchführung ist stets Prüfungsschwerpunkt 5. Das Kassenbuch Kassenbücher sind das buchmäßige Abbid der Geschäftskasse. Sie beinhaten sämtiche Bargedbewegungen (wie Einnahmen, Ausgaben, Einagen, Entnahmen) eines Betriebes. Das Kassenbuch erfüt bei buchführungspfichtigen Steuerpfichtigen die Grundbuchfunktion. Es kann gebunden, as Losebattsystem oder as aneinander gereihter Kassenbericht geführt werden. Vermehrt werden heutzutage Barkassen mittes eines eektronischen Kassenbuchs - unterstützt durch Computerprogramme - geführt. Hierzu zähen sebst angefertigte virtuee Kassenbücher, die zum Beispie in Kakuationsprogrammen wie Exce geschrieben wurden, oder vorgefertigte Anwendungen. Hieraus kann sich jedoch fogendes Probem ergeben: Sind Eintragungen im Kassenbuch nachträgich änderbar - was oftmas der Fa ist -, ist die rdnungsmäßigkeit der Kassenführung anzuzweifen und meist zu verwerfen. Darüber hinaus muss spezie bei EDV-Programmen das Probem der Nachvoziehbarkeit besonders hervorgehoben und überprüft werden. Der Anwender ist gut beraten, wenn für sein Anwendungsprogramm ein Testat zur rdnungsmäßigkeit voriegt. Wie führen Sie Ihr Kassenbuch manue oder mit dem PC 6. Die Kassenberichte

5 Sie dienen primär der rechnerischen Ermittung der Tageseinnahmen bei so genannten offenen Ladenkassen (siehe auch Punkt 8). Sinn und Zweck des Kassenberichts ist die nachvoziehbare, systematisch richtige Ermittung der tägichen Bareinnahmen. So beginnt das richtige Berechnungsschema mit dem ausgezähten Tageskassenendbestand und endet mit der Summe der Tageseinnahmen. Im Laufe des Tages getätigte Barausgaben betriebicher oder privater Art, einschießich der Bankeinzahungen, werden dem ausgezähten Tageskassenendbestand zugerechnet. Private Einagen in die Kasse und der Kassenbestand des Vortages sind abzusetzen. Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spate Bestände ausgewiesen werden. Wird die Tagesosung über einen Kassenbericht ermittet, sind tägiche Kassenbestandsaufnahmen eine unentbehriche Grundage für die Berechnung der Tageskasseneinnahmen, und sie sind zwingend erforderich. Muster Kassenbericht Kassenbestand Anfangsbestand - Zwischensumme = Betriebiche Ausgaben Betrag Konto Summe + Transit in Hauptkasse + Privatentnahme + Privateinage - Bar-Einnahmen = Führen Sie tägich einen Kassenbericht Der Hande bietet aber auch systemwidrige Kassenberichtsmuster an. Damit wird aus dem Kassenendbestand des Vortages der Bestand bei Geschäftsschuss berechnet. Die Verwendung socher Berichte deutet auf eine nur buchmäßig geführte Kasse hin. Der Tagesendbestand muss ausgezäht und darf nicht berechnet werden. Die Berechnung der Bareinnahmen ist in diesen Fäen viefach nicht nachvoziehbar. Achtung: Aus Sicherheitsgründen sote tägich ein Zähprotoko dem Kassenbericht beigefügt werden Fertigen Sie tägich ein Zähprotoko Muster Zähprotoko Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag , 200, 0,50 100, 0,20 50, 0,10 20, 0,05 10, 0,02 5, 0,01 2, Zähen Sie auch das Hartged Ja Nein

6 Wenn die Kassenberichte Grundbuchfunktion haben, dann muss die Voständigkeit der Bätter in irgendeiner Weise gesichert werden. Die Aufbewahrung der Bätter im festen Einband (Bock) oder bei oser Führung durch unverwechsebare Drucknummerierung ist nicht unbedingt erforderich; es genügt auch, wenn die einzenen Bätter ose und nicht nummeriert in zeiticher Reihenfoge übersichtich abgeegt werden. Die Vozähigkeit ist dann anhand der Datumsfoge und des Übertrags der Endbestände auf den jeweis fogenden Tag zu überprüfen. Probematisch stet sich die Aufzeichnung der Einnahmen bei Betrieben dar, deren Kasse im Mittepunkt der geschäftichen Betätigung steht. Denn hier ist es in der Rege nicht mögich, jede Bareinnahme mit Betrag und Beschreibung des Geschäftsvorfas aufzuzeichnen (man stee sich nur ein Einzehandesgeschäft oder eine Gastwirtschaft vor). Hier kann es reichen, wenn eine Registrierkasse geführt wird und die Tagesendsummenbons aufbewahrt werden. Die Daten der Endsummenbons sind sodann in das Kassenbuch as Tageseinnahme zu übernehmen. Da aber viee Keinbetriebe insbesondere im Gastgewerbe verständicherweise ohne Registrierkasse arbeiten, müssen hier andere Aufzeichnungsregen geten. Die Einzeaufzeichnung muss unter dem Aspekt der Zumutbarkeit erfogen. Dass heißt, bei der Veräußerung von geringwertigen Waren an eine Viezah von Kunden müssen die Einzeverkäufe nicht festgehaten werden. So kann hier ein Tagesbericht geführt werden, in dem Einnahmen und Ausgaben mit Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden müssen. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofes brauchen in diesem Fa - soweit vorhanden - Kassenstreifen oder Ähniches nicht aufbewahrt zu werden. Es soten aber abweichend hiervon dennoch ae Kassenstreifen aus Gründen der Beweissicherung der Kasse beigeegt werden. Wird eine Registrierkasse geführt, deren Tagesabschussbons die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09. Januar IV A 8 - S /95 erfüen (das Bundesfinanzministerium hat ein Schreiben mit technischen Einzeheiten dazu herausgegeben), ist es ausreichend, wenn in einem Kassenbuch tägich die Tageseinnahmen in einer Summe (aber getrennt je Barkasse) sowie ae Ausgaben einzen aufgezeichnet werden. Die Bestände sind hierbei am Anfang und Ende eines Buchbattes festzuhaten und fortzuschreiben. Es können dabei durchaus auf einem Kassenbuchbatt mehrere Tage in chronoogischer Reihenfoge aufgezeichnet werden. Dabei muss aber jederzeit gewähreistet sein, dass der Bestand - wie oben ausgeführt - abgestimmt werden kann; werden hingegen die Bareinnahmen nicht einzen aufgezeichnet oder mittes Registrierkasse erfasst, so ist nach Auffassung des Bundesfinanzhofes und der meisten Betriebsprüfer ein Tagesbericht dergestat zu führen, dass nach Abzug der Ausgaben von den Tageseinnahmen unter Hinzurechnung des Tageskassenanfangsbestands der Tagesendbestand ermittet wird. Diese Berichte sind sodann unter Beifügung der Ausgabenbeege chronoogisch zu sammen. Erfogen die Eintragungen tägich Des Weiteren sind tägiche Einagen und Entnahmen aufzuzeichnen. Zeichnen Sie tägich die Entnahmen und die Einagen auf 7. Kassensturzfähigkeit Neben der rechnerischen Kontroe der Kassenbestände (Fehbeträge) durch die Betriebsprüfung wird häufig der Gedtransit Kasse Bank Verkehr und umgekehrt geprüft. Deshab ist hierbei auf die korrekte Datumsangabe im Kassenbuch in Verbindung mit der Verbuchung auf dem Kontoauszug zu achten. Überprüfungswürdig für den Betriebsprüfer ist insbesondere der Zeitraum vor dem Jahresabschuss und gegen Ende eines Monats; in diesen Zeiträumen kommen erfahrungsgemäß vermehrt Buchungen einzener Sachverhate vor wie, Barentnahmen zur Anpassung der ungebundenen Entnahmen, Zurechnung von Einnahmen zur Anhebung des sonst zu niedrigen Richtsatzes, Nachträgiche Buchungen von Kassenverusten etc. Bei dauernden ungewöhnich hohen Kassenbeständen wird seitens der Betriebsprüfung ein Kassensturz vorgenommen. Hierbei wird überprüft, ob der tatsächiche Kassenbestand zum Prüfungszeitpunkt mit dem buchmäßigen Bestand übereinstimmt. Ist die Aufkärung etwaiger Differenzen zwischen So- und Istbestand nicht mögich, iegt die Vermutung nahe, dass bei einem höheren Istbestand Einnahmen nicht bzw. Ausgaben überhöht verbucht wurden. Bei einem niedrigeren Istbestand können Entnahmen nicht verbucht sein, oder es kann ein Gedtransit auf ein dem Prüfer nicht bekanntes Bankkonto voriegen.

7 Deshab ist die Durchführung einer Kassenfehbetragsberechnung stichprobenhaft bei aen Betrieben mit größerem Barverkehr anzuraten. Erfahrungsgemäß treten rechnerische Fehbeträge meist in der ersten Monatshäfte auf. Auf die chronoogische Eintragung im Kassenbuch ist besonders zu achten. Ist Ihre Kasse kassensturzfähig C. Kassenform Grundsätzich ist es dem Buchführungspfichtigen frei gestet, ob er seine Einnahmen in einer offenen Ladenkasse, Registrierkasse oder einer PC-gestützten Kasse erfasst. Forciert durch die Einführung des Euro haben in jüngster Zeit viee Unternehmen auf moderne, PC-gestützte Kassen umgerüstet. Wie bei einem PC übich und bei den heutigen Speicherkapazitäten auch unprobematisch mögich, speichern diese Kassen grundsätzich jeden einzenen Umsatz des Tages. Der Unternehmer hat in der Rege auch noch im Nachhinein Zugriff auf ae getätigten Einzeumsätze der Kasse (so genannte offene Systeme). Bei den herkömmichen Registrierkassen, die aufgrund der geringeren Speicherkapazität nicht die Einzeumsätze sondern nur aufaddierte Summen vorhaten, ist ein nachträgicher Zugriff auf die Einzeumsätze nicht mögich (so genannte geschossene Systeme). 8. ffene Ladenkasse Die offene Ladenkasse ist im Bereich des Einzehandes und der Gastronomie (Tresenverkauf) vorzufinden. Unter dem Aspekt der Zumutbarkeit braucht hier keine Einzeaufzeichnung vorgenommen zu werden, wenn die rechnerische Ermittung der Tageseinnahmen in Form der Kassenberichte erfogt (siehe hierzu Punkt 6). 9. Registrierkasse Der Einsatz von eektronischen Registrierkassen hat sich in der Gastronomie und im Hande weitgehend durchgesetzt. Eine Registrierkasse dient im Wesentichen der Erfassung der Einnahmen, bei Betrieben mit Fremdpersona zusätzich der Kontroe, dass tatsächich ae Umsätze vom Persona eingegeben werden. Zudem bieten viee Kassentypen Arbeitsereichterungen durch Artike- und Preisspeicher, so dass nur noch der Artike eingegeben werden muss. Grundsätzich ist zu beachten, dass bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse das Einrichtungsprotoko sowie die rganisationsunteragen insbesondere die Bedienungsaneitung aufzubewahren sind. Haben Sie die Ursprungsaufzeichnungen aufbewahrt 10. Funktionsweise einer Registrierkasse Vor der Bedienung einer Registrierkasse erfogt in der Rege eine Legitimierung über einen Schüsse. Diese Bedienerschüsse regementieren die Zugriffsmögichkeiten. Es wird in der Rege unterschieden zwischen Kenerschüsse, Managerschüsse und Programmiererschüsse. Der Kenerschüsse berechtigt den Nutzer nur zum Registrieren von Umsätzen. Der Managerschüsse berechtigt in der Rege den Inhaber, sämtiche Zugriffe durchzuführen, das heißt neben dem Registrieren auch Tages- und Periodenberichte abzurufen, Nach- oder Postenstorni (auch as Managerstorni bezeichnet) durchzuführen, Programmierungen vorzunehmen. Bewahren Sie die Änderungsprotokoe auf Darüber hinaus ist bei einigen Kassentypen ein so genannter Programmierschüsse notwendig, um die Grundprogrammierung der Kasse abzufragen und/oder zu ändern. Diesen Schüsse hat nicht in aen Fäen der Betriebsinhaber sebst, sondern es ist geegentich anzutreffen, dass nur der Kassenaufsteer über diesen Schüsse verfügt. Dem Betriebsinhaber stet eine Registrierkasse aufgrund unterschiedicher Speichermögichkeiten verschiedene finanz- und betriebswirtschaftiche Informationen zur Verfügung. Diese können in Form differenzierter Berichte abgerufen werden. Moderne Registrierkassen bieten hier eine Viezah von Speichern, die eine Abfrage bestimmter Umsätze/Daten für einen Tag (in der Rege as X1/Z 1 bezeichnet) oder einen beiebigen Zeitraum

8 (Periode - X2/Z 2 -) ermögichen. Diese Speicher arbeiten unabhängig voneinander, das heißt, wird ein Speicher im Z-Modus abgefragt und damit geöscht, sind ae anderen Speicher noch nicht geöscht. Jede Buchung der Kasse fießt grundsätzich auch in jeden Speicher. Im Fogenden werden die gängigsten Abfragemögichkeiten kurz vorgestet. Zunächst ist zu unterscheiden zwischen der so genannten X- Abfrage und der Z-Abfrage. 11. PC-gestützte Kasse Die rdnungsmäßigkeit einer PC-gestützten Kasse ist nach hiesiger Auffassung grundsätzich nach den geichen Prinzipien zu beurteien, wie die einer eektronischen Registrierkasse. Demnach sind die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (das Bundesfinanzministerium hat die Grundsätze ordnungsmäßiger EDV-gestützter Buchführungssysteme "GoBS" im BMF-Schreiben vom 07. November IV A 8-S /95 mitgeteit und sich eräuternd zu deren Anwendung geäußert) auch auf PC-gestützte Kassen anzuwenden. Das bedeutet, dass die offenen PC-Systeme diesen Anforderungen nicht entsprechen, da Stornierungen (Löschungen) ohne Spur mögich sind. Die Anwendbarkeit der GoBS auf PC-Kassen ist aerdings noch unzureichend bekannt und wird woh auf Widerstand stoßen. Angemerkt sei auch, dass nicht ae PC-Kassen diesen offenen Datenzugriff ermögichen, einige Systeme sind so programmiert, dass der Unternehmer nicht auf ae Daten zugreifen und sie im Nachhinein verändern kann. Da es sich hierbei aerdings um einen Umstand aus dem Machtbereich des Steuerpfichtigen handet und eine derartige Zugriffsbeschränkung an sich untypisch für einen PC ist, wird der Nachweis der Geschossenheit woh durch den Unternehmer erbracht werden müssen. In der Rege kann der Unternehmer/Steuerpfichtige dies durch ein Testat, weches von einem Wirtschaftsprüfer abgenommen worden ist, erbringen. Liegt für Ihre PC-Kasse/Software ein Testat vor 12. Finanzbericht (Z-Abfrage) Für die rdnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist die Aufbewahrung sämticher Z-Abschäge Voraussetzung. Machen Sie tägich einen Z-Abschag und bewahren ihn auf Eine Z-Abfrage ist eine Abfrage der gespeicherten Umsätze oder Daten mit anschießender Löschung (Nusteung) der abgefragten Speicher. Ausdrucke von Z-Abfragen enthaten in der Rege eine fortaufende Nummer. Der Betriebsprüfer ist nach einer internen Anweisung angehaten, die fortaufende Nummerierung zu überprüfen. Sind Ihre Z-Abschäge aufend nummeriert Moderne Registrierkassen erauben es, auf der Programmierebene die Z-Nummer manue beiebig einzusteen Begründet wird diese Mögichkeit von den Kassenhersteern damit, dass es nach Probeeingaben und -drucken dem Kassenaufsteer technisch mögich sein muss, den Z-Zäher wieder auf den aten Stand einzusteen, damit der Steuerpfichtige dem Fiskus die fortaufende Z-Nummer präsentieren könne. Der Finanzbericht (Z-Abfrage) dient der Ermittung der Tagesumsätze (Z1) oder der Feststeung von Periodenumsätzen (Z2). Die Abfrage bewirkt: Nusteung der entsprechenden Speicher, Erhöhung des Nusteungszähers um eine Ziffer. Die meisten Kassentypen assen einen Ausdruck des Finanzberichts mit fogenden Angaben zu: Name des Geschäftes, Tagesumsätze (brutto und netto), Z-Zäher (Zah der erfogten Tages- bzw. Periodenabrufe mit Nusteung), Stornierungen und Retouren,

9 Zahungswege (zum Beispie: bar, Scheck, Kredit), Kundenzah (fortaufend oder tägich bei 1 beginnend), Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschages. Der Betriebsprüfer ist nach einer internen Anweisung angehaten, die Uhrzeit des durchgeführten Z- Abschages mit den Geschäftszeiten abzugeichen. Sote der Z-Abschag vor Geschäftsschuss durchgeführt worden sein, ist der Rückschuss, dass fehende Einnahmen voriegen können, für den Betriebsprüfer gegeben. Überprüfen Sie die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit Registrierkassen haben übicherweise einen oder mehrere sog Grand-Tota (GT)-Speicher (= Summe der seit Inbetriebnahme der Kasse gebongten Umsätze). Nicht zu verwechsen sind diese Grand-Tota Speicher mit den Periodenspeichern. Die Grand-Tota-Speicher unterscheiden sich von den Periodenspeichern dadurch, dass sie an sich nicht nugestet werden können. Aerdings sehen ae gängigen Registrierkassen auch hier eine Löschungsmögichkeit vor, indem die gesamte Kasse (das heißt ae Speicher) nugestet wird. Erkennbar, dass eine Gesamtnusteung durchgeführt wurde, ist dies in der Rege daran, dass der Z-Zäher wieder bei 1 beginnt. Der Ausdruck des GT-Speichers erfogt auf dem Tagesendsummenbon. Es ist aerdings in der Praxis häufig anzutreffen, dass der GT-Speicher in der Grundprogrammierung gar nicht aktiviert wurde. In der Rege wird der GT-Speicher dann auch gar nicht eingerichtet, nur bei einzenen Kassentypen wird edigich der Ausdruck unterdrückt. Eine nachträgiche Aktivierung führt nur bei diesen Kassentypen dazu, dass gespeicherte Daten sichtbar werden. Bei den Übrigen stehen die GT-Speicher dann für die Zukunft zur Verfügung. Da übicherweise in den Kassen nicht festgehaten wird, ab wechem Zeitpunkt die GT- Speicher mit Daten versorgt wurden, ist es in der Praxis ein Probem, den gegebenenfas ausgedruckten Umsatz zeitich zuzuordnen. Durch entsprechende Programmierung können die Angaben im Finanzbericht bei zahreichen Modeen bis auf den Umsatz reduziert werden. Für die Prüfung des Einnahmebereichs sind insbesondere die Umsatzzahen, Stornierungen, Retouren und die fortaufende Nummerierung des Z-Zähers wichtig 13. Finanzbericht (X-Abfrage) Eine X-Abfrage ist eine Zwischenabfrage des angesprochenen Speichers, ohne dass die gespeicherten Daten geöscht werden (Nusteung). Ausdrucke von X-Abfragen enthaten keine fortaufende Nummer, so dass sie für Zwecke der Kontroe der Voständigkeit der Einnahmen von geringer Bedeutung sind. Die X-Abfrage ersetzt nicht die Z-Abfrage. 14. Warengruppenbericht Der Warengruppenbericht gibt Aufschuss über den Antei der verschiedenen Warengruppen am Gesamtumsatz (sowoh in %-Sätzen wie in / DM-Beträgen). Auch der Wareneinsatz (eingesetzte Menge) kann über diese Berichtsart abgefragt werden, wenn im Rahmen der Programmierung die notwendigen Daten eingegeben wurden. Insbesondere bei keineren Kassen ist der Warengruppenbericht in den Tagesendsummenbon eingegiedert. Im Rahmen der Betriebsprüfung kommt dem Warengruppenbericht eine erhebiche Bedeutung zu (zur Nachkakuation, zur Schüssigkeitsprüfung/Beweisvermutung der Buchführung). Mänge in der Kassenführung werden viefach auch durch das Gegenübersteen der Tageswerte der einzenen Warengruppen über einen gewissen Zeitraum nachgewiesen (Zeitreihenvergeiche). Diskrepanzen zwischen einzenen - voneinander abhängigen - Warengruppen sind so erkennbar (zum Beispie: Getränke/Hoteumsätze). 15. Kenerbericht Mittes dieser Berichte wird das Persona durch den Betriebsinhaber kontroiert und der je Kener/Bedienung erwirtschaftete Tagesumsatz abgerechnet. Abfragen sind in der Rege sowoh as X- oder Z-Bericht mögich. Wird das Persona mittes Registrierkasse kontroiert und abgerechnet, sind die Kener- /Bedienungsabrechnungen aufzubewahren. Nein

10 Haben Sie die Kenerabrechnungen aufbewahrt 16. Beweisast und Mitwirkung Die rganisation der Kassenführung und die Programmierung der Registrierkasse gehören regemäßig zu der von dem Steuerpfichtigen beherrschten Informations- und Tätigkeitsphase. Ihn betrifft deshab unter Beachtung seiner Mögichkeiten der Einfussnahme einerseits und der (ohne die voständigen Ausdrucke fast unmögichen) Sachverhatsermittung andererseits eine im Vergeich zu den agemeinen Beweisastregen größere Sachaufkärungspficht. Die Veretzung abgabenrechticher Mitwirkungspfichten kann dann, wenn sie Tatsachen und Beweismitte aus dem aeinigen Verantwortungsbereich des Steuerpfichtigen betrifft, dazu führen, dass aus seinem Verhaten nachteiige Schüsse gezogen werden. 17. Systemprüfung mit Datensicherung vor rt Bei Betrieben mit ausschießich, überwiegend oder ins Gewicht faenden Barumsätzen muss eine Geschäftskasse geführt werden. Der Kassenführung kommt dabei wie vorstehend dargestet für die Frage der rdnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung erhebiche Bedeutung zu. Werden die Einnahmen mittes Registrierkassen/PC-Kassen ermittet, stet die Kasse einen Tei der Buchführung dar. Die Verarbeitung der Daten in der Registrierkasse ist hier Tei der Systemprüfung des gesamten Buchführungswerks. Wird durch den Unternehmer keine voständige Programm- und Systemdokumentation vorgeegt, ist es für den Betriebsprüfer gegebenenfas erforderich, diese aktue abzufragen, um hier Einbick in die Programmierung der Kasse und daraus fogend in die Verarbeitung der Daten zu erangen. Hierbei werden durch den Betriebsprüfer stets auch sämtiche Speicher der Kasse abgefragt (ausgeesen), um auch insoweit die Datenverarbeitung nachvoziehen zu können. Kann dies nicht durch den Betriebsprüfer seber durchgeführt werden, wird gegebenenfas ein kundiger Steuerfahndungsprüfer oder ein Kassensachverständiger hinzugezogen. Hier können auch Erkenntnisse hinsichtich der Höhe der Einnahmen bzw. für Kakuationen gewonnen werden. D. Grundsatz der Einzeaufzeichnung und der zeitgerechten und geordneten Verbuchung von Bareinnahmen, -ausgaben, Entnahmen und Einagen Die Buchungen und die sonst erforderichen Aufzeichnungen sind voständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben soen tägich festgehaten werden. Das Gesetz fordert eine zeitgerechte Erfassung auf den Barverkehr. Es so im sensiben Bereich der Abwickung von Vorgängen, die Bewegungen von Barged einschießen, ein entsprechend dichtes Kontrogefüge eingerichtet werden. Tragen Sie tägich die Einnahmen/Ausgaben in das Kassenbuch/-bericht ein

11 18. Hauptkasse / Nebenkasse Der Sobestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem inventurmäßigen Istbestand der Kasse auf seine Richtigkeit überprüft werden können (vergeiche Punkt 7). Werden neben der Hauptkasse Sonderkassen geführt, ist für jede Sonderkasse ein Nebenkassenbuch erforderich. Ist Ihre Kasse kassensturzfähig 19. Unterschiediche Steuersätze Werden die Barumsätze mittes einer eektronischen Registrierkasse erfasst, erwartet die Finanzverwatung im Fae gemischter Umsätze (7 % / 16 % Umsatzsteuer) eine getrennte Aufzeichnung im Gerät. Die Tagesabschussbons müssen sodann die Umsatzsaden getrennt nach Steuersatz ausweisen. Eine Schätzung der Aufteiung wird nicht mehr akzeptiert. Zeichnen Sie Umsätze mit unterschiedichen Steuersätzen getrennt auf 20. Aufzeichnung zu einem späteren Zeitpunkt Eine Kassenbuchführung, bei der die Bareinnahmen und -ausgaben erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet werden, ist noch ordnungsmäßig, wenn zwingende geschäftiche Gründe einer Aufzeichnung noch am geichen Tag entgegenstehen und aus den Buchungsunteragen sicher entnommen werden kann, wie sich der somäßige Kassenbestand entwicket hat. Ein Kassenbuch ersetzt auch dann nicht den Kassenbericht, wenn in einer gesonderten Spate Bestände ausgewiesen werden. 21. Privatentnahmen Auch die Privatentnahmen aus der Kasse und die Privateinagen in die Kasse sind tägich aufzuzeichnen. Dies git bei der Führung von Kassenbüchern wie auch bei Kassenberichten. Es reicht nicht aus, wenn sie erst am Schuss eines Monats beim gruppenweisen Erfassen der Bargeschäfte im Rahmen der Finanzbuchführung ermittet werden. Die Beweisvermutung einer ordnungsmäßigen Kassenführung ist ebenso zu versagen, wenn Privatentnahmen und -einagen im Büro des Steuerberaters ohne Beege erfasst und gebucht werden. Zeichnen Sie tägich Entnahmen/Einagen auf Liegen für die Entnahmen/Einagen Eigenbeege oder Quittungen vor 22. Buchführungsgrundsatz: Keine Buchung ohne Beeg Einzehänder, die Waren von geringem Wert an ihnen der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch gegen Barzahung verkaufen, brauchen in der Rege die Kasseneinnahmen nicht einzen aufzuzeichnen. Danach reicht es aus, wenn die Tageskasse durch Auszähen und Hinzurechnung der durch Beeg nachweisbaren Kassenausgaben ermittet wird und der nicht zur Buchführung Verpfichtete periodisch Kassenberichte führt. Die Frage, wo die betragsmäßige Grenze für Waren von geringem Wert im Sinne der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs iegt, für die auf die Einzeaufzeichnungen verzichtet werden kann, ist nach den Gesamtumständen des Einzefaes zu entscheiden. Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung erfordern die Einzeaufzeichnung im zumutbaren Rahmen. Unter dem Aspekt der Zumutbarkeit ist es nach Ansicht der Finanzverwatung im Einzehande, der Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Viezah nicht bekannter und auch nicht feststebarer Personen verkauft, nicht zu beanstanden, wenn Barverkäufe erst ab einem Betrag von Euro und mehr einzen insbesondere mit Name und Anschrift aufgezeichnet werden. Die gebotene Einzeaufzeichnung git auch, wenn der Gewerbetreibende oder Einzehänder mehrere Leistungen an einen Leistungsempfänger ausführt, und der Gesamtwert der Leistungen den Betrag von Euro erreicht oder übersteigt. Faen Sie as Einzehänder unter die Vereinfachungsregeung

12 Diese weit reichende Ausnahmeregeung ist nicht anzuwenden für Bareinnahmen zum Beispie: im Hote- und Beherbergungsgewerbe, Autoreparaturwerkstätten, aus Werkverträgen für kundenspezifisch gefertigte Schmuckstücke in Juweier-, Godund Siberschmiedegeschäften, in Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Rechnungen über Famiienfeiern, Betriebsveranstatungen, Seminarveranstatungen, Tagungen. Bei Freiberufern und Handwerkern wird die Einzeaufzeichnung mit hinreichender Identifizierungsmögichkeit stets zu fordern sein. In vorstehenden Fäen sind die Kunden in der Rege aus anderen Gründen namentich bekannt, so dass Einzeaufzeichnungen zumutbar sind. Soweit Einzeaufzeichnungen zumutbar sind, erfordert die formee rdnungsmäßigkeit der Beege eine fortaufende Nummerierung, die zumindest bei den Einnahmebeegen vorgedruckt sein sote, und die Angabe der Beegnummer im Kassenbuch. Sind Ihre Einnahmebeege fortaufend nummeriert E. Aufbewahrungspfichten Die rdnungsvorschrift des 147 Abgabenordnung reget die für den Beweiszweck der Buchführung unerässiche Aufbewahrung von Buchführungsunteragen. Danach sind unter anderem Bücher (Kassenbuch, Kassenberichte) und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderichen Arbeitsanweisungen und sonstigen rganisationsunteragen aufzubewahren. Heben Sie die Kassenbücher/-berichte auf 23. Vorage der Programmierung / EDV-Dokumentation bei Registrierkassen Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern, dass die zur Kasse gehörenden rganisationsunteragen, insbesondere die Bedienungsaneitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (unter anderem der Artikeeinzepreise), Protokoe über die Einrichtung von Verkäufer-, Kener- und Trainingsspeichern etc. sowie ae weiteren internen Anweisungen zur Kassenprogrammierung (zum Beispie Anweisungen zum maschineen Ausdrucken von Proforma- Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhaten) aufbewahrt werden. Aufbewahrungspficht für Arbeitsanweisungen und rganisationsunteragen beim Einsatz eektronischer Registrierkassen wie: die Bedienungsaneitung die Programmieraneitung die Programmabrufe nach jeder Änderung die Protokoe über die Einrichtung von Verkäufer-, Kener- und Trainingsspeichern ae weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung Den Buchführungspfichtigen as den nach dem Gesetz Verantwortichen (siehe 238 Handesgesetzbuch, 145 Abgabenordnung) trifft hier die Aufbewahrungspficht für die Dokumentation der Programmierung einschießich aer Umprogrammierungen. Die Voragepficht für Dokumentationsunteragen trifft auch dann den Buchführungspfichtigen, soweit sie sich beim Lieferanten der Kasse oder Serviceunternehmen befinden (zum Beispie Anweisung zur Programmierung). Dieser ist insofern edigich Erfüungsgehife ( 278, 664 BGB) des Unternehmers. Unter bestimmten

13 Voraussetzungen kann der Kassenaufsteer as Dritter zur Herausgabe dieser Unteragen aufgefordert werden. Rechtsfogen: Das Fehen einer ordnungsmäßigen Dokumentation, die unzureichende Nachprüfbarkeit sowie das Unterdrücken aussagekräftiger Daten sind im Hinbick auf die sodann fehende Beweisvermutung des 158 Abgabenordnung zu beanstanden. 24. Unreine Aufzeichnungen/Ursprungsbeege Es kommt in der Praxis oft vor, dass die Vorgänge des Gedverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen, sondern dass sie zunächst in unreinen Aufzeichnungen festgehaten werden. Es muss auch hier der Grundsatz gewahrt beiben, dass die Vorgänge tägich in der richtigen Reihenfoge aufgezeichnet werden. Die unreinen Aufzeichnungen (Kadde, Schmierbuch usw.) müssen aufbewahrt werden, da sie as Unteragen für Buchungen im Kassenbuch dienen. Treten in derartigen Fäen weitere Mänge zum Beispie Kakuationsdifferenzen auf, erhät das Fehen der Ursprungsaufzeichnungen sehr woh ein sachiches Gewicht. 25. Aufbewahrungs- und Dokumentationsgrundsätze Registrierkassenstreifen, Kassenzette und Bons sind as sonstige Unteragen aufzubewahren. Dassebe git für Statistikstreifen über Röhrenfüungen bei Gedspieautomaten. Eine Ausnahme git indes in den Fäen, in denen der Aufbewahrungszweck anderweitig gesichert ist und die Gewähr der Voständigkeit der von den Registrierkassenstreifen übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächichen Verhätnissen gegeben ist. Das ist beim Einsatz eektronischer Registrierkassen in der Rege der Fa, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die Gewähr für die Voständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthaten. Bieten die Eintragungen im Kassenbuch oder Tagessummenbons keine Gewähr für die Voständigkeit, etwa wei ein Ausdruck des Nusteenspeichers (Fortaufende Z-Nummer ) feht, muss das Zustandekommen der Tagessumme durch die Kassenstreifen, Kassenzette und Bons nachgewiesen werden. 26. Aufbewahrung von Unteragen zu Teecash- und Kreditkartenumsätzen im Einzehande Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind nicht festschreibbar, sondern unteriegen im Hinbick auf die ständige organisatorische und technische Weiterentwickung im Buchführungsbereich einem ständigen Wande. Gerade auch im Einzehande hat sich das Bid inzwischen grundegend geändert, wo ein Großtei der Geschäfte nur noch im Kreditkarten- und Teecashverfahren abgewicket wird. Auch hier kann, abgestet auf Zumutbarkeit und praktische Durchführbarkeit, auf die Einzeaufzeichnung verzichtet werden. Geichzeitig ist auch die Aufbewahrung der von den Kassenterminas ersteten Einzebons nicht erforderich, wenn der Aufbewahrungszweck auf andere Weise gesichert und die Gewähr der Voständigkeit gegeben ist. Dies ist dann der Fa, wenn zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz eektronischer Registrierkassen die dort genannten Voraussetzungen erfüt und die so genannten Kassenabschüsse aufbewahrt werden. Hierbei muss jedoch gewähreistet sein, dass anhand des Kassenabschusses ein Abgeich mit den Abrechnungen der Kreditkartenunternehmen und den Kontoauszügen der Kreditinstitute zur Überprüfung der Betriebseinnahmen auf ihre Voständigkeit vorgenommen werden kann. 27. Aufbewahrungspfichten bei sonstigen Unteragen Nach der Abgabenordnung sind sonstige Unteragen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere: Auftrags- und Besteunteragen Preisverzeichnisse Speise- und Getränkekarten Mahnvorgänge

14 Betriebiche Konto- und Depotauszüge Grundbuch- und Handesregisterauszüge Branchen- und steuerspezifische Aufzeichnungen Im Taxigewerbe erstete Schichtzette Heben Sie die Speise- und Getränkekarten auf 28. Aufbewahrungspfichten nach anderen Gesetzen Die sich aus den Regeungen aus anderen Gesetzen ergebenen besonderen Aufzeichnungspfichten sind gemäß 140 A auch für steueriche Zwecke zu beachten. Dies git insbesondere für fogende Unternehmer: Apotheken (Hersteungs- und Prüfungsbücher) Fahrschuen (Aufzeichnungen über die Ausbidungen) Metahänder Pfandeiher Händer von Schusswaffen und Munition (Waffen- und Munitionshandesbücher) Ärzte (Praxisgebühr) Gibt es in Ihrer Branche eine Vorschrift, die zur Aufzeichnung verpfichtet F. Aufbewahrungsfristen Nach dem bereits zitierten 147 der Abgabenordnung sind (Kassen-) Bücher und Aufzeichnungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderichen Arbeitsanweisungen und sonstigen rganisationsunteragen sowie Buchungsbeege grundsätzich zehn Jahre, Handes- oder Geschäftsbriefe oder sonstige Unteragen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, grundsätzich sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist äuft jedoch nicht ab, soweit und so ange die Unteragen für Steuern von Bedeutung sind, für weche die agemeine Festsetzungsfrist noch nicht abgeaufen ist. 10 Jahre Aufbewahrungspficht für Bücher und Aufzeichnungen Bei EDV-Registrierkassen, deren Ausdrucke (zumindest teiweise) aufgrund der Programmierung oder durch die betriebsspezifische Einrichtung den gebongten Buchungsstoff nicht richtig und voständig wiedergeben, bei denen aso unbewusste Feherqueen denkbar und bewusste Manipuationen mögich sind, kommt der Beegfunktion und den Aufbewahrungspfichten eine besondere Bedeutung zu. Aufgrund der Änderung des 147 Absatz 3 Abgabenordnung zum 24. Dezember 1998 sind sämtiche nachfogend aufgeführten Beege 10 Jahre aufzubewahren, da nunmehr auch Buchungsbeege unter die 10-jährige Aufbewahrungsfrist faen. Soweit im Einzefa die 6-jährige Aufbewahrungsfrist zum Tragen kommt, ist dies ausdrückich erwähnt. Probem bei der Aufbewahrung ergeben sich bei Beegen auf Thermo-Papier Hier empfieht es sich, nachträgich noch Fotokopien zu ersteen und diese an die Ursprungsbeege zu heften.

15 10 Jahre Aufbewahrungspficht für: Abrechnungsunteragen mit Beegfunktion Beege, Sammebeege, Beegisten, Auszahungsbeege, Lieferscheine, Quittungen, Rechnungen, Zahungsbeege Buchhatungsbeege (Haupt- und Nebenbeege) Dokumentation der EDV-Buchführung (Programm, System) EDV-Unteragen, so weit sie Buchungsunteragen mit Buchungsfunktion sind (Beweisfunktion im Hinbich auf die rdnungsmäßigkeit, das heißt Voständigkeit und Richtigkeit) Geschäftsbücher Getränkekarten, Speisekarten, Preisisten Hauptbücher, -karteien und Nebenbücher Kassenabrechnungen, -beege, -bücher, -berichte mit Kassenbuchfunktion Lagerbücher, Lagerkarteien rganisationsunteragen der EDV-Buchführung Portokassenbücher Scheck- und Wechseunteragen Zahungsanweistungen 6 Jahre Aufbewahrungspficht: EDV-Unteragen so weit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispie zum Nachweis der ordnungsmäßigen Kassenführung. Statistiken und betriebswirtschaftiche Kennzahen sind für die Besteuerung von Bedeutung, wenn sie die (genauere) Nachkakuation ermögichen, 6 Jahre. G. Aufzeichnungspfichten bei der Einnahme- / Überschussrechnung Bei der Gewinnermittung nach 4 Absatz 3 EStG ergibt sich für den Bereich der betriebichen Einnahmen eine Aufzeichnungspficht nicht aus dem Einkommensteuergesetz sebst, sondern aus den jeweiigen Einzesteuergesetzen oder aber anderen Gesetzen, sofern diese Gesetze keine Beschränkung auf ihren Getungsbereich enthaten, die nach 140 Abgabenordnung unmittebar auch für die Einkommensteuer wirkt. Das Umsatzsteuerrecht übernimmt beispiesweise im 22 des Umsatzsteuergesetzes in Verbindung mit den 63 bis 68 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die agemeinen Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen wie sie in den 145, 146 und 147 Abgabenordnung normiert sind ( 63 Absatz 1 UStDV). Für die Aufzeichnungspficht der Praxisgebühr bei Ärzten sind die Regeungen des Soziagesetzbuches ( 294, 295 Absatz 1 Soziagesetzbuch in Verbindung mit dem Bundesmantevertrag-Ärzte) für ae Kassenärzte insbesondere die Aufzeichnungspfichten über die in jedem Behandungsfa vereinnahmte Zuzahung gemäß 140 Abgabenordnung zu beachten. Die vereinnahmten Praxisgebühren sind dabei voständig, richtig, geordnet und zeitnah (regemäßig tägich) aufzuzeichnen ( 146 Absatz 1 Abgabenordnung).

16 Es geten insoweit die Ausführungen unter Punkt 2-6 anaog für die Gewinnermittung nach 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes.

17 Zusammenfassende Kurz-Checkiste Wie führen Sie Ihr Kassenbuch/-bericht Manue (handschriftich) C-Kassenbuch (Exce oder andere Programmsoftware) Weche Form der Kasse führen Sie a) ffene Ladenkasse Führen Sie tägich einen Kassenbericht Fertigen Sie tägich ein Zähprotoko an Zähen Sie auch das Hartged Erfogen die Eintragungen tägich Zeichnen Sie tägich die Entnahmen und Einagen auf Ist Ihre Kasse kassensturzfähig b) Eektronische Registrierkasse Haben Sie die Ursprungsaufzeichnungen (Einrichteprotoko) aufbewahrt Bewahren Sie die Änderungsprotokoe auf Machen Sie tägich einen Z-Abschag Sind Ihre Z-Abschäge aufend nummeriert Überprüfen Sie die Uhrzeit an der Registrierkasse auf Richtigkeit Haben Sie die Kenerabrechnungen aufbewahrt Liegen für die Entnahmen und Einagen Eigenbeege oder Quittungen vor c) PC-Kasse Liegt für Ihre PC-Kasse/Software ein Testat vor JA Nein Grundsatz der Einzeaufzeichnung und der zeitgerechten und geordneten Verbuchung von Bareinnahmen, -ausgaben, Entnahmen und Einagen Tragen Sie tägich die Einnahmen/Ausgaben in das Kassenbuch/-bericht ein Ist Ihre Kasse kassensturzfähig Zeichnen Sie gemischte Umsätze getrennt auf

18 Zeichnen Sie tägich Entnahmen/Einagen auf Liegen für die Entnahmen/Einagen Eigenbeege oder Quittungen vor Faen Sie as Einzehänder unter die Vereinfachungsregeung der Nichteinzeaufzeichnungspficht der Einnahmen Aufbewahrungspfichten Heben Sie die Kassenbücher/-berichte auf Heben Sie die Speise- und Getränkekarten auf Gibt es in Ihrer Branche eine Vorschrift, die zur Aufzeichnung verpfichtet Aufbewahrungsfristen Haben Sie aufbewahrungspfichtige Ausdrucke auf Thermopapier