Der Aufbau der doppelten Buchhaltung

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1 Lerneinheit 1: Grundlagen 2 Der Aufbau der doppelten Buchhaltung Dieses Kapitel stellt die zentralen Informationen für alle weiteren Inhalte und Übungen dar. Es ist wichtig, dass Sie das System der doppelten Buchhaltung verstehen. Darauf bauen alle weiteren Inhalte auf. Die doppelte Buchhaltung ist das wichtigste Buchhaltungs-System und ist weltweit verbreitet. Daher hat es auch im Rahmen des Rechnungswesen-Unterrichts eine zentrale Stellung. In diesem Kapitel lernen Sie die Grundlagen: Was ist ein Konto? Welche Daten sind in einer Bilanz und in einer Gewinn- und Verlustrechnung enthalten? Wie werden einfache Geschäftsfälle verbucht? Warum trägt die doppelte Buchhaltung diesen Namen? Welche Arbeiten müssen im Rahmen des Jahresabschlusses durchgeführt werden? Welche Bücher werden in der doppelten Buchhaltung geführt? Welchen Zweck hat der Kontenplan und wie ist dieser aufgebaut? 2 Doppelte Buchhaltung Lerneinheit 1: Grundlagen Lernen Die Bilanz als Ausgangspunkt Das Konto Lerneinheit 2: Buchungen auf Bestandskonten Lernen Begriff, Eröffnung von Bestands konten Laufende Buchungen auf Bestandskonten Abschluss der Bestandskonten gegen das Schlussbilanzkonto Lerneinheit 3: Buchungen, die das Eigenkapital verändern Lernen Buchungen auf Erfolgskonten einschließlich Warenein- und -verkauf Buchungen auf dem Privatkonto Lerneinheit 4: Der Abschluss in der doppelten Buchhaltung Lernen Der Abschluss der Warenkonten Die Abschreibung von Anlagegegenständen Einführung Abschlussbuchungen Doppelte Erfolgsermittlung Lerneinheit 5: Merkmale und rechtliche Grundlagen Lernen Merkmale der doppelten Buchhaltung Bücher der doppelten Buchhaltung Rechtliche Grundlagen Ordnungsgemäße Buchführung Korrektur fehlerhafter Buchungen Lerneinheit 6: Kontenrahmen Kontenplan Lernen Allgemeines Der österreichische Einheitskontenrahmen (EKR) Rechnungswesen leicht verständlich I/1 1

2 Lernen Lerneinheit 1 Grundlagen Alle SbX-Inhalte zu dieser Lerneinheit finden Sie unter der ID: Stellen Sie sich vor, ein erfolgreicher Sportler beendet seine Karriere. Er denkt über seine Laufbahn, über seine großen Erfolge, aber auch über seine Misserfolge nach. Er zieht Bilanz. In dieser Lerneinheit lernen Sie, was im Rechnungswesen unter Bilanz zu verstehen ist, wie eine Bilanz gegliedert ist, welche Positionen in einer Bilanz enthalten sein können. Wenn wir von einem Konto sprechen, denken wir normalerweise an ein Gehaltsoder an ein Sparkonto. Wir fragen: Was hast du auf dem Konto? oder Hast du genug auf dem Konto? In dieser Lerneinheit lernen Sie, was im Rechnungswesen unter einem Konto verstanden wird, welche Kontenformen es gibt, was man unter einer Sollbuchung und unter einer Habenbuchung versteht, was ein Saldo ist. Lernen 1 Die Bilanz als Ausgangspunkt Bilanz im Rechnungswesen Die meisten Unternehmen haben zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit und am Ende jedes Geschäftsjahres eine Bilanz zu erstellen. Diese zeigt die Verwendung (Vermögen) und die Herkunft (Kapital) der im Unternehmen eingesetzten Mittel. Die Bilanz ist die Gegenüberstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens. Aus ihr ist das Eigenkapital als Differenz zwischen Vermögen und Schulden ersichtlich. Zur Erinnerung: Durch das Buch begleitet uns Herr Peter Stern und sein Unternehmen Sport Stern Best of Sports. Das Firmenlogo sehen Sie in der Marginalspalte. Bei vielen unserer Musterbeispiele werden Sie dieses Zeichen finden. Bei Sport Stern Best of Sports handelt es sich um ein Einzelunternehmen, d. h., Herr Peter Stern ist der Eigentümer dieses Unternehmens. Neben ihm arbeiten noch sieben weitere Personen in diesem Unternehmen. Es handelt sich um einen Handelsbetrieb, d. h., Herr Peter Stern kauft bei Erzeugern und Großhändlern im In- und Ausland Sportgeräte und Sportmode und verkauft diese Waren überwiegend an Letztverbraucher. Weitere Informationen zu diesem Unternehmen finden Sie auf Seite VI. 2 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

3 Lerneinheit 1: Grundlagen Musterbeispiel: Bilanz Die Bilanz ist eine Gegen überstellung von Vermögen und Kapital eines Unternehmens. Vermögen (Aktiva) Bilanz der Firma Sport Stern zum 31. Dezember 2008 Kapital (Passiva) Büroeinrichtung 8.000,00 Schulden bei der Bank ,00 Einrichtung Verkaufsräume ,00 Schulden bei Lieferanten ,00 Büromaschinen, EDV-Anlagen 7.500,00 Schulden beim Finanzamt 3.874,00 Pkw ,00 Eigenkapital ,00 Handelswarenvorrat ,00 Kassa 1.872,00 Bank (Guthaben) , , ,00 2 Doppelte Buchhaltung WOFÜR werden diese Mittel verwendet? WOHER kommen diese Mittel? Sehen wir uns diese Bilanz einmal näher an: Linke Seite (Vermögen, Aktiva): Diese Seite zeigt, wie die zur Verfügung stehenden Mittel (das Eigen- und Fremdkapital) verwendet wurden: Mittelverwendung WOFÜR. Das Vermögen lässt sich in zwei Bereiche gliedern: 1. Anlagevermögen Vermögen, das dem Unternehmen langfristig dient (länger als ein Jahr, oft länger als 50 Jahre denken Sie an Gebäude), bezeichnet man als Anlagevermögen. Würden Ihre Eltern eine Bilanz erstellen, würde die Wohnungseinrichtung oder das Auto zum Anlagevermögen gehören. 2. Umlaufvermögen Vermögen, das sich laufend verändert, wie der Bestand in der Kassa oder am Bankkonto, aber auch das Warenlager, bezeichnet man als Umlaufvermögen. Privat lässt sich das mit dem Inhalt des Eiskastens oder mit jenem der Geldbörse vergleichen. Rechte Seite (Kapital, Passiva): Diese Seite zeigt uns, wie die verwendeten Mittel (das Vermögen) finanziert wurden, d. h. WOHER die Mittel kommen (Mittelherkunft). Auch die Kapitalseite lässt sich in zwei Bereiche gliedern: 1. Fremdkapital Fangen wir mit den Schulden an. Schulden werden zusammenfassend als Fremdkapital bezeichnet. Jedes Unternehmen, aber auch viele Privatpersonen haben Schulden: bei Banken (Bankkredite, Darlehen), bei Lieferanten (Lieferverbindlichkeiten), beim Finanzamt etc. Privatpersonen haben vielleicht auch noch Schulden bei Freunden. 2. Eigenkapital Gründet man ein Unternehmen, kann man jedoch nicht nur mit Schulden beginnen, man muss selbst Kapital (aus dem Privatbereich) in das Unternehmen einbringen Eigenkapital. Sie werden später sehen die Höhe des Eigenkapitals verändert sich. Die Bilanz kann also folgendermaßen dargestellt werden: Drag&Drop Die Bilanz ID: 9188 Vermögen (Aktiva) Anlagevermögen BILANZ Kapital (Passiva) Fremdkapital (Schulden) Umlaufvermögen Eigenkapital (Reinvermögen) Folie 1: Die Bilanz MITTELVERWENDUNG WOFÜR? MITTELHERKUNFT WOHER? Rechnungswesen leicht verständlich I/1 3

4 Lernen Beide Seiten der Bilanz sind IMMER gleich groß. Warum sind beide Seiten gleich groß? Überlegen Sie: Alle Vermögensteile müssen finanziert werden (durch Eigenkapital oder Schulden), das gesamte Kapital ist in Form von Vermögenswerten im Unternehmen vorhanden (z. B. Geschäftsausstattung, Bargeld oder das Guthaben bei der Bank). Musterbeispiel: Bilanzgliederung Zuordnung einzelner Bilanzpositionen Die Bilanz von Sport Stern zum ist daher folgendermaßen zu gliedern: * Schulden bei der Bank werden auch als Bankkredit bezeichnet. ** Schulden bei Lieferanten werden auch als Lieferverbindlichkeiten bezeichnet. Vermögen (Aktiva) Anlagevermögen: Büroeinrichtung Einrichtung Verkaufsräume Büromaschinen, EDV-Anlagen Pkw Umlaufvermögen: Handelswarenvorrat Kassa Bank (Guthaben) 8.000, , , , , , ,00 Fremdkapital: Schulden bei der Bank* Schulden bei Lieferanten** Schulden beim Finanzamt Eigenkapital: Eigenkapital Kapital (Passiva) , , , , , ,00 Übungsbeispiel Sports & Spa * Bleiben Kunden ihre Rechnungen zunächst schuldig, spricht man auch von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen oder kurz Lieferforderungen bzw. Kundenforderungen. Ü 4: Zuordnung einzelner Bilanzpositionen Ihr Unternehmen: Fitnesscenter Sports & Spa Unternehmensbeschreibung Vor 3 Jahren hat sich Frau Valerie Weber ihren größten Traum erfüllt: Sie eröffnete ein eigenes Fitnesscenter mit Spa-Bereich. Die Geschäfte gehen gut viele schätzen das vergleichsweise günstige Angebot. Das Fitnesscenter (in Summe 2000 m 2 ) besteht aus folgenden Bereichen: Kraftkammer mit abgegrenztem Bereich Lady Fitness Fitnessbereich (z. B. Laufbänder, Räder etc.) Aerobicsaal Spa-Bereich (Dampfbad, Sauna, Whirlpool, Erholungsbereich) Angabe: In der Bilanz des Fitnesscenters per sind folgende Positionen ausgewiesen: 1. Fitnessgeräte, Spa-Bereich ,00 2. Einrichtung, EDV-Systeme ,00 3. Kundenforderungen* 2.000,00 4. Kassa 1.200,00 5. Bankguthaben ,00 6. Bankschulden (Darlehen) ,00 7. Lieferantenschulden 4.500,00 Ihre Aufgaben: 1. Tragen Sie die oben angegebenen Bilanzpositionen an der richtigen Stelle in der Bilanz auf der nächsten Seite ein. 2. Vervollständigen Sie nun die Bilanz, indem Sie a) das Eigenkapital errechnen und eintragen sowie b) die Bilanzsummen errechnen und eintragen. 4 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

5 Lerneinheit 1: Grundlagen Aktiva Bilanz Fitnesscenter Sports & Spa per Anlagevermögen: Fremdkapital: Umlaufvermögen: Eigenkapital: Passiva 2 Doppelte Buchhaltung Das Eigenkapital lässt sich als Differenz zwischen Vermögen (Aktiva) und dem Fremdkapital (Schulden) errechnen. Aus der Gegenüberstellung von Aktiva und Passiva lassen sich folgende Bilanzgleichungen aufstellen: AKTIVA = PASSIVA AKTIVA = EIGENKAPITAL + FREMDKAPITAL AKTIVA FREMDKAPITAL = EIGENKAPITAL Die Bilanz ist eine Momentaufnahme. Sie zeigt den Stand (die Höhe) der Vermögensgegenstände, der Schulden und des Eigenkapitals zu einem bestimmten Stichtag, z. B. zum Viele Werte verändern sich jedoch im Zeitablauf. Musterbeispiel: Bilanzveränderungen Bilanzveränderung Nehmen Sie an, Herr Stern kauft am einen zweiten Firmen-Pkw um ,. Die dafür notwendigen Mittel erhält er von der Bank durch Erhöhung des Bankkredites. Welche Bilanzposten ändern sich dadurch? Wofür wurden die Mittel verwendet? Zum Kauf eines zweiten Firmen-Pkw. Woher wurden die Mittel genommen? Der Bankkredit wurde erhöht. Bilanz der Firma Sport Stern zum 7. Jänner 2009 Vermögen (Aktiva) Anlagevermögen: Büroeinrichtung Einrichtung Verkaufsräume Büromaschinen, EDV-Anlagen Pkw Umlaufvermögen: Handelswarenvorrat Kassa Bank (Guthaben) 8.000, , , , , , ,00 Fremdkapital: Bankkredit Lieferverbindlichkeiten Schulden beim Finanzamt Eigenkapital: Eigenkapital Kapital (Passiva) , , , , , ,00 Merke: Jeder Geschäftsfall verändert die Bilanz! Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen auf die Bilanz aus: Herr Stern hat mehr Anlagevermögen, aber auch mehr Schulden. Die Bilanzsumme ist größer geworden. Rechnungswesen leicht verständlich I/1 5

6 Lernen Übungsbeispiel Ü 5: Bilanzveränderung Am 9.1. zahlt Herr Stern von seinen Schulden bei seinen Lieferanten 6.000, zurück. Er überweist diesen Betrag von seinem Bankkonto (Guthaben). Ihre Aufgabe: 1. Verändern Sie die Bilanz vom 7. Jänner entsprechend. Tragen Sie die richtigen Werte in die Bilanz zum 9. Jänner 2009 ein. Denken Sie wieder an die Fragen Woher? und Wofür?. 2. Beschreiben Sie im vorgesehenen Feld kurz die Auswirkung auf die geänderten Bilanzpositio nen und auf die Bilanz selbst. Bilanz der Firma Sport Stern zum 9. Jänner 2009 Vermögen (Aktiva) Kapital (Passiva) Büroeinrichtung... Bankkredit... Einrichtung Verkaufsräume... Lieferverbindlichkeiten... Büromaschinen, EDV-Anlagen... Verbindlichkeiten Finanzamt... Pkw... Eigenkapital... Handelswarenvorrat... Kassa... Bankguthaben Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen aus: Was man unter einem Konto versteht, lernen Sie gleich anschließend. Sie sehen schon nach diesen beiden Beispielen: Nach jedem Geschäftsfall eine neue Bilanz zu erstellen, ist sehr umständlich. Um dies zu vermeiden, werden alle Positionen in Konten aufgelöst. Die Geschäftsfälle während des Jahres werden auf diesen Konten eingetragen (gebucht). Erst am Jahresende werden diese Konten wieder in einer Bilanz zusammengefasst. 2 Das Konto Einführung Ein Konto ist ein zweiseitiges Verrechnungsfeld. Auf der einen Seite werden alle Eintragungen vorgenommen, die addiert werden, auf der anderen Seite jene Eintragungen, die davon zu subtrahieren sind. Für gleiche Inhalte wird ein Konto angelegt, z. B. ein Kassakonto, ein Konto Lieferverbindlichkeiten, ein Konto Büroeinrichtung. Nehmen wir an, Sie führen Aufzeichnungen über Ihr Taschengeld. Ihre Aufzeichnungen könnten folgendes Aussehen haben: Wie viel ist vom Taschen geld noch vorhanden? Taschengeld von Eltern + 30, Kinobesuch 8, Geschenk für Oma 13, Geld von Tante Marta + 25, Könnten Sie auf Anhieb feststellen, wie hoch Ihr Bestand an Taschengeld am Abend des 10. Jänner ist? 6 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

7 Lerneinheit 1: Grundlagen Sie müssten zunächst die beiden Eingänge (+) addieren und davon die beiden Ausgänge ( ) subtrahieren. Bei einer längeren Liste wäre es leicht möglich, dass Sie Fehler mit den Vorzeichen machen. Ihre Aufzeichnungen könnten aber auch folgendes Aussehen haben: Eingänge Ausgänge Taschengeld von Eltern 30, Kinobesuch 8, Geld von Tante Marta 25, Geschenk für Oma 13,00 2 Doppelte Buchhaltung Kontenformen Hinweis: T-Konten werden vor allem in der Lehre für Übersichten verwendet auch von uns. (1) Das T-Konto Wir haben bisher diese Kontenform verwendet (vgl. die Bilanzen). Man spricht von einem T-Konto, weil dieses Bild einem großen T ähnelt. Dieses Konto ist eine vereinfachte Darstellung eines foliierten Kontos (siehe (2)). In der Praxis gibt es solche Vereinfachungen nicht siehe die Darstellung des EDV-Kontos weiter unten. (2) Das foliierte Konto Diese Kontenform ist dadurch gekennzeichnet, dass sowohl auf der linken als auch auf der rechten Seite jeweils zumindest eine Datums-, Text- und Betragsspalte aufscheint. SOLL HABEN Datum Text Betrag Datum Text Betrag Diese Kontenform und -bezeichnung stammt aus der Zeit, als die Buchhaltung noch in gebundenen Büchern (Folianten) geführt wurde. Die linke Buchseite stellt die eine Kontenseite, die rechte Buchseite die andere Kontenseite dar. (3) Das paginierte Konto Diese Kontenform hat sich mit der Verbuchung der Geschäftsfälle auf losen Blättern entwickelt. Die beiden Betragsspalten stehen nebeneinander, es gibt jeweils nur eine Datums- und Textspalte. Hinweis: Buchen wir auf Konten, werden wir das paginierte Konto verwenden. Datum Text Betrag (Soll) Betrag (Haben) Eigentlich ist auch ein Kontoauszug, den man von der Bank erhält, ein EDV-Konto. EDV-Konten Viele EDV-Konten findet man in Form eines paginierten Kontos meistens, wie auch hier, mit wesentlich mehr Spalten, deren Bedeutung Sie später noch kennenlernen werden. Rechnungswesen leicht verständlich I/1 7

8 Lernen Sollbuchung, Habenbuchung Die linke Betragsspalte (Kontenseite) wird mit Soll, die rechte mit Haben bezeichnet. LINKS = SOLL RECHTS = HABEN Eine Buchung auf der Sollseite (= Sollbuchung) bedeutet Mittelverwendung (Wofür?), eine Buchung auf der Haben seite (= Habenbuchung) bedeutet Mittelherkunft (Woher?). SOLL HABEN SOLL = Wofür? HABEN = Woher? = WOFÜR? (Mittelverwendung) = WOHER? (Mittelherkunft) Wofür werden die Mittel verwendet? Zum Beispiel zum Kauf eines Pkw vgl. das Musterbeispiel zur Bilanzveränderung Geschäftsfall vom 7. Jänner Woher kommen die Mittel? Zum Beispiel von der Bank durch die Erhöhung eines Bankkredits vgl. das Musterbeispiel zur Bilanzveränderung Geschäftsfall vom 7. Jänner Die Bilanz bestätigt die eben dargestellte Regel. Auch in der Bilanz kann man von der Sollseite (Vermögen, Aktiva) und der Habenseite (Kapital, Passiva) sprechen. Die Bilanz bestätigt die eben dargestellte Regel. Unser Tipp Bitte prägen Sie sich diese Regel gut ein: Sollbuchung = Mittelverwendung (Wofür?) Habenbuchung = Mittelherkunft (Woher?) Damit lässt sich die richtige Verbuchung eines jeden Geschäftsfalles erklären. Wir werden in den nächsten Lerneinheiten diese Regel immer wieder deutlich herausstreichen. Gehen Sie zurück zu Ü 5 (Geschäftsfall vom 9. Jänner). Herr Stern hat an diesem Tag Schulden bei einem Lieferanten durch Überweisung von seinem Bankkonto beglichen. WOFÜR hat Herr Stern die Mittel verwendet? Zum Ausgleich seiner Schulden bei einem seiner Lieferanten, d. h., am Konto Lieferverbindlichkeiten ist der Betrag im Soll zu verbuchen. WOHER hat Herr Stern die Mittel genommen? Von seinem Guthaben am Bankkonto, d. h., am Konto Bankguthaben ist der Betrag im Haben zu verbuchen. Lieferverbindlichkeiten Bankguthaben Diverse ,00 Diverse , Ausgleich Lieferverbindlichkeit 6.000, Ausgleich Lieferverbindlichkeit 6.000,00 8 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

9 Lerneinheit 1: Grundlagen Wichtiger Hinweis! Angaben in der Textspalte eines Kontos Ein wesentliches Kennzeichen der doppelten Buchhaltung (auch Doppik genannt) liegt darin, das jeder Betrag auf zwei Konten d. h. doppelt verbucht wird, nämlich einmal im Soll (WOFÜR?) und einmal im Haben (WOHER?). Betrachten Sie das in der Ü 6 dargestellte Kassakonto (siehe Seite 10). Im Soll wurden alle Eingänge in die Kassa (alle Bareinnahmen) verbucht, im Haben alle Ausgänge aus der Kassa (alle Barausgaben). Wenn Sie Geld aus der Kassa nehmen, z. B. für den Kauf von Briefmarken, stellen Sie sich die Frage: Woher nehme ich die Mittel? Aus der Kassa, daher werden alle Ausgänge im Haben verbucht. Wenn Sie Geld für Verkäufe erhalten (Einnahmen erzielen) und dieses Geld in die Kassa legen, dann stellen Sie sich die Frage: Wofür verwende ich die Mittel? Sie legen das Geld in die Kassa, daher werden Einnahmen am Kassakonto im Soll verbucht. In der Praxis finden Sie in der Textspalte einen Verweis auf den Beleg, welcher der entsprechenden Buchung zugrunde liegt und/oder eine Kurzbezeichnung der Buchung (z. B. Kauf Büromaterial) und/oder das Gegenkonto, auf dem dieser Geschäftsfall auf der anderen Seite gebucht wird. In unseren Beispielen werden wir die Textspalte immer für die Angabe des/der Gegenkontos/ -konten verwenden vgl. die späteren Buchungen auf Konten. 2 Doppelte Buchhaltung Sollsaldo, Habensaldo Die Differenz zwischen der Sollseite und der Habenseite eines Kontos bezeichnet man als Saldo. Will man ein Konto abschließen, setzt man den Saldo in der kleineren Betragsspalte ein. Das Konto zeigt danach Summengleichheit. Schritte beim Kontoabschluss Wie wird ein Konto abgeschlossen? Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Addieren Sie die beiden Betragsspalten (Soll und Haben). 2. Lassen Sie eine Zeile frei und tragen Sie die Summe der größeren Betragsspalte als Summe beider Seiten ein. Unterstreichen Sie diese Beträge doppelt. 3. Berechnen Sie nun die Differenz (= Saldo) und setzen Sie diese in der leeren Zeile in der kleineren Betragsspalte ein. Erläuterungsbeispiel: Konto Lieferverbindlichkeiten Lieferverbindlichkeiten Dat. T e x t Soll Haben Anfangsbestand , Teilausgleich 6.500, Teilausgleich , Wareneinkauf , Saldo , , ,00 Befindet sich nur ein einziger Betrag auf dem Konto, ist der Abschluss einfacher. Sie tragen in der nächsten Zeile den Saldo ein und unterstreichen doppelt, ohne nochmals die Summen anzugeben. Rechnungswesen leicht verständlich I/1 9

10 Lernen Erläuterungsbeispiel: Konto Geschäftsausstattung Geschäftsausstattung Dat. T e x t Soll Haben Anfangsbestand , Saldo ,00 Der eingesetzte Saldo wird immer nach der größeren Betragsspalte benannt. Das heißt: Ein Sollsaldo steht auf der Habenseite. Die Sollseite ist die größere Seite. Ein Habensaldo steht auf der Sollseite. Die Habenseite ist die größere Seite. Im oben dargestellten Konto Lieferverbindlichkeiten handelt es sich um einen Habensaldo, die Habenseite ist die größere Seite am betragen die Schulden bei den Lieferanten noch ,. Der Saldo im oben dargestellten Konto Geschäftsausstattung ist dagegen ein Sollsaldo die Sollseite ist größer, per ist Geschäftsausstattung im Wert von , vorhanden. Übungsbeispiel Ü 6: Kontoabschluss Sehen Sie sich das folgende Konto an: Kassakonto Dat. T e x t Soll Haben Barverkäufe (in Summe = Tageslosung ) 2.570, Kauf Briefmarken 20, Lohn Putzfrau 100, Barverkäufe (in Summe = Tageslosung ) 1.812, Reparatur Beleuchtung 270, Bankeinlage 3.500, Barverkäufe (in Summe = Tageslosung ) 746,00 Ihre Aufgaben: a) Errechnen Sie den Saldo und tragen Sie den errechneten Saldo in das Kassakonto ein. Als Datum wählen Sie den 4.1., in die Textspalte schreiben Sie Saldo. b) Schließen Sie nun das Kassakonto ab, d. h., ziehen Sie einen Strich in der Zeile unter dem Saldo und setzen Sie in jeder Betragsspalte die Summe ein. Unterstreichen Sie die beiden Summen. c) Worum handelt es sich hier? Kreuzen Sie an! Sollsaldo Habensaldo Überlegen Sie, ob es theoretisch möglich wäre, dass das Kassakonto auch die andere Art von Saldo aufweisen könnte! d) Zusatzaufgabe: Wird das Konto Lieferverbindlichkeiten einen Soll- oder einen Habensaldo aufweisen? Das Kassakonto weist immer einen Sollsaldo auf, d. h., die Sollseite ist immer größer als die Habenseite. Das bedeutet, dass die Kassa nie im Minus sein kann (Anfangsbestand + Einnahmen sind immer größer als Entnahmen im schlechtesten Fall sind sie gleich groß). Vergleichen Sie das Kassakonto mit Ihrer Geldbörse: Sie können kein Geld herausnehmen, wenn kein Geld drinnen ist. 10 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

11 Lerneinheit 1: Grundlagen In der Buchhaltung ist eine ordentliche Form unerlässlich. Anders ist es beim Konto Lieferantenschulden (Lieferverbindlichkeiten). Dieses Konto weist im Normalfall einen Habensaldo auf (siehe Musterbeispiel). Denken Sie an die Bilanz. Lieferverbindlichkeiten stellen Fremdkapital, also Mittelherkunft dar. Beachten Sie: Gewöhnen Sie sich an, bei jeder Buchung das Datum einzutragen, die Textspalte entsprechend auszufüllen und die Beträge richtig untereinanderzuschreiben. Werden Konten abgeschlossen, werden die Summen doppelt unterstrichen. Auch laut Gesetz müssen formelle Aspekte in der Buchhaltung beachtet werden. Davon werden Sie später noch hören. 2 Doppelte Buchhaltung Buchungssatz Kontierung Kontenanruf Will man die Verbuchung eines Geschäftsfalles in Worten ausdrücken, so nennt man zuerst das Konto, das im Soll bebucht wird, und anschließend das Konto, das im Haben bebucht wird: Sollkonto an Habenkonto. Man kann diese verkürzte Form der Buchung eines Geschäftsfalles wie folgt darstellen: Sollkonto an Habenkonto oder Sollkonto / Habenkonto Eine solche Darstellung bezeichnet man als Buchungssatz oder als Kontierung. Wir werden später noch näher darauf eingehen. Erläuterungsbeispiel: Buchungssatz Der Geschäftsfall des Herrn Stern vom 7. Jänner (Kauf eines Pkw gegen Erhöhung des Bankkredites) lässt wie folgt darstellen: Pkw / Bankkredit ,00 Übungsbeispiel Ü 7: Kontenanruf Buchungssatz Ihre Aufgabe: Stellen Sie den Geschäftsfall vom 9. Jänner als Buchungssatz dar. Buchungssatz: Sports & Spa Ü 8: Geschäftsfälle, die die Bilanz verändern Frau Weber erledigt Anfang Jänner 2009 einige Besorgungen (siehe Punkte a) bis d)). Ihre Aufgaben: 1. Gehen Sie von der Bilanz per (siehe Ü 4) aus. Vervollständigen Sie die Bilanzen per 5.1., 7.1., 8.1. und unter Berücksichtigung der angegebenen Geschäftsfälle. 2. Geben Sie stichwortartig unterhalb der jeweiligen Bilanz an, wie sich der Geschäftsfall auswirkt (vgl. das Erläuterungsbeispiel zu den Bilanzveränderungen). 3. Stellen Sie jeden Geschäftsfall auch als Buchungssatz dar. Rechnungswesen leicht verständlich I/1 11

12 Lernen a) : Frau Weber kauft eine Musikbox um 6.300,00. Den Betrag bleibt sie dem Lieferanten zunächst schuldig. (Hinweis: Die Musikbox soll als eigene Position in der Bilanz ausgewiesen werden.) Anlagevermögen: Bilanz Fitnesscenter Sports & Spa (per ) Fremdkapital: Fitnessgeräte, Spa-Bereich Darlehen Einrichtung, EDV-Systeme Lieferantenschulden Umlaufvermögen: Eigenkapital: Kundenforderungen Eigenkapital Kassa Bankkonto Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen aus: Buchungssatz: b) : Um mehr Bargeld für die kommende Woche zu haben, geht Frau Weber zur Bank, hebt 900,00 ab und legt diese in die Kassa. Anlagevermögen: Bilanz Fitnesscenter Sports & Spa (per ) Fremdkapital: Fitnessgeräte, Spa-Bereich Darlehen Einrichtung, EDV-Systeme Lieferantenschulden Musikbox Umlaufvermögen: Eigenkapital: Kundenforderungen Eigenkapital Kassa Bankkonto Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen aus: Buchungssatz: 12 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

13 Lerneinheit 1: Grundlagen c) : Eine Schuld gegenüber einem Lieferanten eines Fitnessgeräts wird fällig. Um das Bankkonto nicht so stark zu belasten, stockt sie das Darlehen um 5.000,00 auf, womit sie die Lieferantenschuld ausgleicht. Anlagevermögen: Bilanz Fitnesscenter Sports & Spa (per ) Fremdkapital: Fitnessgeräte, Spa-Bereich Darlehen Einrichtung, EDV-Systeme Lieferantenschulden Musikbox Umlaufvermögen: Eigenkapital: Kundenforderungen Eigenkapital Kassa Bankkonto 2 Doppelte Buchhaltung Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen aus: Buchungssatz: d) : Das Darlehen wird zurückbezahlt. In diesem Zusammenhang überweist Frau Weber 1.000,00 vom Bankkonto. Anlagevermögen: Bilanz Fitnesscenter Sports & Spa (per ) Fremdkapital: Fitnessgeräte, Spa-Bereich Darlehen Einrichtung, EDV-Systeme Lieferantenschulden Musikbox Umlaufvermögen: Eigenkapital: Kundenforderungen Eigenkapital Kassa Bankkonto Dieser Geschäftsfall wirkt sich folgendermaßen aus: Buchungssatz: Rechnungswesen leicht verständlich I/1 13

14 Lernen Tipp: Kassa Soll = Eingang (wofür werden die Mittel verwendet man legt sie in die Kassa) Kassa Haben = Ausgang (woher kommen die Mittel aus der Kassa) Tragen Sie in der Spalte Nr. die Nummer des jeweiligen Geschäftsfalles ein. Ü 9: Geschäftsfälle im Kassakonto, Abschluss des Kassakontos a) Erstellen Sie das Kassakonto für die Eisenhandlung Dreher. Geben Sie in der Textspalte jeweils eine Kurzbeschreibung des Geschäftsfalles an (z. B. Privatentnahme). Am heutigen Tag sind folgende Kassageschäfte angefallen: 1. Herr Dreher erhält die Miete in Höhe von 700, bar. Herr Dreher vermietet einen Teil seiner Lagerräumlichkeiten. 2. Herr Dreher entnimmt privat 300, aus der Kassa er kauft seiner Frau ein Geschenk zum Geburtstag. 3. Herr Dreher kauft im benachbarten Papiergeschäft diverses Büromaterial um insgesamt 30,. 4. Kundin Steiner kommt und zahlt eine offene Rechnung (unsere Forderung) bar: 450, 5. Herr Dreher zahlt 500, auf das Geschäftsbankkonto ein. Kassakonto Nr. T e x t Soll Haben Anfangsbestand 250,00 b) Ermitteln Sie die Summen der beiden Betragsspalten und tragen Sie diese zunächst mit Bleistift auf dem Konto ein. c) Ermitteln Sie bitte den Saldo des Kontos und tragen Sie diesen auf dem Konto ein! Hinweis: Tragen Sie bitte hierfür in der Textspalte das Wort Saldo ein! Wie hoch ist der Bestand in der Kassa? d) Um welchen Saldo handelt es sich? Kreuzen Sie an! Sollsaldo Habensaldo e) Kreuzen Sie an, welcher Kontenart das obenstehende Konto zuzuordnen ist: paginiertes Konto T-Konto f) Kann es sein, dass auf dem Kassakonto der Saldo auf der anderen Seite als in diesem Beispiel steht? Begründen Sie Ihre Antwort! Ja Begründung: Nein g) Schließen Sie das Konto fertig ab und tragen Sie in beiden Spalten die nun gleich hohen Summen ein. Unterstreichen Sie diese Summen doppelt. 14 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

15 Lerneinheit 1: Grundlagen Aussagen zur Bilanz In der Bilanz werden Vermögen (Mittelverwendung wofür) und Kapital (Mittelherkunft woher) gegenübergestellt. Das Vermögen lässt sich in Anlage- und Umlaufvermögen unterteilen. Beim Kapital kann man zwischen Eigenkapital und Fremdkapital (Schulden) unterscheiden. Das Eigenkapital ergibt sich als Restgröße aus der Differenz zwischen Vermögen und Schulden. Die Bilanz wird in Kontenform dargestellt. 2 Doppelte Buchhaltung Aussagen zum Konto ID: 9588 Ein Konto ist ein zweiseitiges Verrechnungsfeld mit einer Soll- und einer Habenseite. Bei jedem Konto gibt die Sollseite (die Buchung auf der Sollseite) Auskunft über die Mittelverwendung, die Habenseite (die Buchung auf der Habenseite) Auskunft über die Mittelherkunft. Die Verbuchung eines Geschäftsfalles kann man verkürzt in der Form ausdrücken, indem man zunächst das Konto angibt, das im Soll bebucht wird, und anschließend jenes Konto, das im Haben bebucht wird. Man kann zwischen diesen beiden Konten ein an setzen oder einfach einen Schrägstrich. Die Differenz zwischen der Soll- und der Habenseite wird als Saldo bezeichnet. Ein Konto abschließen heißt, den Saldo auf der kleineren Kontenseite einzusetzen. Damit werden beide Seiten gleich groß. Zusätzlich zu der Zusammenfassung finden Sie im SbX-Angebot eine Bildschirmpräsentation zur Lerneinheit. 1. Führen Sie je ein Beispiel für Anlagevermögen, für Umlaufvermögen und für Fremdkapital an. 2. Worin besteht grundsätzlich der Unterschied zwischen Anlage- und Umlaufvermögen? Kann ein Pkw auch zum Umlaufvermögen gehören? Begründen Sie Ihre Überlegung. Rechnungswesen leicht verständlich I/1 15

16 Lernen 3. Zu welcher Buchung (auf welcher Betrags- bzw. Kontenseite) führt die Frage nach der Mittelherkunft? 4. Geben Sie die drei Bilanzgleichungen an und erläutern Sie kurz deren Bedeutung. auf Ziel = der Käufer bleibt den Betrag zunächst schuldig 5. Geben Sie die Verbuchung des Geschäftsfalles Kauf eines Notebooks (Anlagevermögen) gegen Ziel in verkürzter Form (als Kontenanruf) an. 6. Ermitteln Sie den Saldo für das folgende Bankkonto und kreuzen Sie an, ob es sich um einen Soll- oder um einen Habensaldo handelt. BANK Dat. T e x t Soll Haben Anfangsbestand 4.276, Überweisung Lieferant Berger 4.840, Ausgleich der Lieferverbindlichkeit 1.500, Gutschrift für verkaufte Ware 2.000, Überweisung der Miete 1.270,00 Es handelt sich um einen Sollsaldo. Habensaldo. Lerncheck Ich weiß jetzt, welche Informationen eine Bilanz enthält. was mit Bilanzgleichung gemeint ist. dass das Eigenkapital die Differenz zwischen Vermögen und Schulden ist. dass eine Sollbuchung Mittelverwendung (WOFÜR?), eine Habenbuchung Mittelherkunft (WOHER?) bedeutet. dass die Differenz zwischen den beiden Betragsspalten eines Kontos als Saldo bezeichnet wird. dass die doppelte Buchhaltung u. a. daher ihren Namen hat, weil jeder Betrag doppelt gebucht wird, d. h. auf einem Konto im Soll und auf einem anderen Konto im Haben. wie man die Verbuchung eines Geschäftsfalles in Worten ausdrückt. 16 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

17 Lerneinheit 2: Buchungen auf Bestandskonten Alle SbX-Inhalte zu dieser Lerneinheit finden Sie unter der ID: Lerneinheit 2 Buchungen auf Bestandskonten In dieser Lerneinheit zerlegen wir die Bilanz in einzelne Konten und lernen, auf Konten zu buchen. Sie werden erkennen, dass Geschäftsfälle wie Kauf eines Pkw auf Ziel, Rückzahlung von Lieferverbindlichkeiten durch Banküberweisung, Bareinlage auf das Bankkonto etwas gemeinsam haben: Buchungen, die nur auf Bestandskonten erfolgen, wirken sich nicht auf den Erfolg eines Unternehmens aus, sie verändern nicht das Eigenkapital. Am Ende dieser Lerneinheit werden wir die Konten wieder in eine Bilanz zurückführen. 2 Doppelte Buchhaltung Lernen 1 Begriff, Eröffnung von Bestandskonten Bestandskonten werden aus der Bilanz abgeleitet. Auf Bestandskonten werden Bestände an Vermögensgütern bzw. an Schulden und deren Veränderungen gebucht. Arten der Bestandskonten Denken Sie an die Geschäftsfälle des Herrn Stern am 7. und 9. Jänner aus der vorigen Lerneinheit! Als aktive Bestandskonten bezeichnet man jene Konten, auf denen Vermögenswerte verbucht werden (abgeleitet von Aktiva, der Aktivseite der Bilanz). Beispiele dafür sind: Geschäftseinrichtung, Bankguthaben. Als passive Bestandskonten bezeichnet man jene Konten, auf denen die Schulden verbucht werden (abgeleitet von der Passiva, der Passivseite der Bilanz). Beispiele dafür sind: Bankschulden, Schulden beim Lieferanten. Das Eigenkapital-Konto hat grundsätzlich den Charakter eines passiven Bestandskontos. Sie werden später sehen, dass es beim Abschluss dieses Kontos Unterschiede gegenüber normalen passiven Bestandskonten gibt. Die Gegenbuchung für die Anfangsbestände erfolgt auf einem Eröffnungsbilanzkonto (EBK). Eröffnung von Bestandskonten Die Konten werden mit den Beständen der Schlussbilanz des vergangenen Jahres eröffnet (siehe das folgende Beispiel). Sie wissen bereits: Die Buchung auf einem Konto benötigt auf einem anderen Konto eine Gegenbuchung. Dieser Grundsatz gilt auch für die Buchung des Anfangsbestandes. Als Gegenkonto wird ein Eröffnungsbilanzkonto (EBK) verwendet. Die Anfangsbestände aller aktiven Bestandskonten stehen im Soll ( sie geben Auskunft über die bisherige Verwendung der Mittel). Aktives Bestandkonto / Eröffnungsbilanzkonto Rechnungswesen leicht verständlich I/1 17

18 Lernen Die Anfangsbestände aller passiven Bestandskonten und des Eigenkapital-Kontos werden im Haben eingetragen ( sie geben Auskunft darüber, woher die Mittel stammen). Eröffnungsbilanzkonto / Passives Bestandskonto Eröffnungsbilanzkonto / Eigenkapital Vermögen (Aktiva) Anlagevermögen Umlaufvermögen BILANZ Kapital (Passiva) Fremdkapital (Schulden) Eigenkapital (Reinvermögen) Aktive Bestandskonten Vermögensbestände Passive Bestandskonten Fremd- und Eigenkapital AB = Anfangsbestand AB AB Anfangsbestand SOLL MITTELVERWENDUNG Folie 2: Eröffnung von Bestandskonten Anfangsbestand HABEN MITTELHERKUNFT Hinweise: In der Lehre werden zunächst auf den Bestandskonten per 1.1. die Anfangsbestände eingetragen und danach mit der Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle begonnen. Das Eröffnungsbilanzkonto dient nicht nur der Aufnahme der Gegenbuchung, sondern auch der Kontrolle, ob alle Konten mit den richtigen Beständen auf der richtigen Seite eröffnet wurden (vgl. das folgende Beispiel). In der Praxis erfolgt der Jahresabschluss erst in den ersten Monaten des Folgejahres. Erst nach Fertigstellung des Jahresabschlusses (der Schlussbilanz) stehen die Endbestände an Vermögen und Schulden und damit das Eigenkapital fest. In der Praxis beginnen viele Konten daher mit laufenden Buchungen, die Anfangsbestände werden erst später nachgetragen. Auf die Gegenbuchung auf dem Eröffnungsbilanzkonto wird oft verzichtet. Musterbeispiel: Von der Eröffnungsbilanz bis zur Schlussbilanz Im Musterbeispiel Sport Stern sehen Sie die Konten aufgrund der Schlussbilanz zum eröffnet siehe Seite 20. Vergleichen Sie das Eröffnungsbilanzkonto mit dem Schlussbilanzkonto (SBK) zum Sie sehen selbst, dass das Eröffnungsbilanzkonto als spiegelverkehrte Bilanz des vorangegangenen Jahres beschrieben werden kann. 2 Laufende Buchungen auf Bestandskonten Jeder Geschäftsfall wird auf einem Konto im Soll (= Mittelverwendung) und auf einem anderen Konto im Haben (= Mittelherkunft) gebucht. Tipp Überlegen Sie bei jedem Geschäftsfall, wofür die Mittel verwendet wurden (Soll) und woher die Mittel stammen (Haben). 18 Rechnungswesen leicht verständlich I/1

19 Lerneinheit 2: Buchungen auf Bestandskonten Für die beiden Geschäftsfälle vom 7. und 9. Jänner, die Sie bereits kennen, haben wir folgende Überlegungen angestellt: Datum Wofür werden die Mittel verwendet? Woher stammen die Mittel? Anschaffung eines neuen Pkw im Soll am Konto Pkw Ausgleich von Schulden bei einem Lieferanten im Soll am Konto Lieferverbindlichkeiten Erhöhung des Bankkredites im Haben am Konto Bankkredit Überweisung vom Bankkonto (Guthaben) im Haben am Bankkonto (Guthaben) 2 Doppelte Buchhaltung Übungsbeispiel Ü 10: Laufende Geschäftsfälle im Jänner Die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt wird durch Erhöhung des Bankkredites ausgeglichen Abhebung von Bankkonto (Guthaben). Der Betrag wird in die Geschäftskassa gelegt: 2.000,. Ihre Aufgaben: Tragen Sie in den Raster ein, wofür die Mittel verwendet werden, d. h. auf welchem Konto Sie im Soll buchen müssen, woher die Mittel stammen, d. h. auf welchem Konto Sie im Haben buchen müssen. Datum Wofür werden die Mittel verwendet? Woher stammen die Mittel? Ob Sie diese Aufgabe richtig gelöst haben, sehen Sie auf den Konten des Musterbeispiels. 3 Abschluss der Bestandskonten gegen das Schlussbilanzkonto Bestandskonten werden gegen das Schlussbilanzkonto abgeschlossen. Schritte beim Kontenabschluss Im Normalfall wird am Jahresende wieder eine übersichtliche Momentaufnahme des zu diesem Zeitpunkt vorhandenen Vermögens und seiner Finanzierung (Kapital) erstellt. Das heißt, es werden die Bestandskonten abgeschlossen und die Salden dieser Konten auf einem Bilanzkonto gegengebucht. Da diese Arbeit den Abschluss eines Geschäftsjahres darstellt, bezeichnet man dieses Konto als Schlussbilanzkonto (SBK). Man geht dabei in folgenden Schritten vor (die beiden ersten kennen Sie bereits): 1. Man bildet den Saldo (= Endbestand) jedes Bestandskontos. Zu diesem Zweck addiert man die größere Kontenseite und subtrahiert davon die kleinere. 2. Dieser Saldo wird auf der kleineren Kontenseite eingesetzt. Dadurch ergibt sich Summengleichheit auf dem betreffenden Konto. 3. Die Gegenbuchung dieses Saldos erfolgt am Schlussbilanzkonto. Durch diese Buchungstechnik stehen im Soll des Schlussbilanzkontos die Endbestände aller Vermögensgüter, im Haben weist das Schlussbilanzkonto die Endbestände der Schulden und des Eigenkapitals auf. Alle Bestandskonten (aktive und passive Bestandskonten einschließlich des Eigenkapitalkontos) werden gegen das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen. Der Saldo auf dem Eigenkapitalkonto entspricht dem Endeigenkapital lt. Schlussbilanz. Wir machen in diesem Musterbeispiel einen Zwischenabschluss per 15. Jänner und zeigen Ihnen den Abschluss der Konten und das Schlussbilanzkonto per Rechnungswesen leicht verständlich I/1 19

20 Lernen Musterbeispiel: Von der Eröffnungsbilanz bis zur Schlussbilanz Dieses Beispiel zeigt Ihnen die Eröffnung der Konten aufgrund der Bilanz zum , die Verbuchung folgender vier Geschäftsfälle und den Abschluss der Konten gegen das Schlussbilanzkonto per Kauf eines zweiten Firmen-Pkw um ,. Die Bezahlung erfolgt durch Überweisung vom Bankkredit-Konto Lieferverbindlichkeiten in Höhe von 6.000, werden durch Banküberweisung (vom Guthaben) beglichen Die Verbindlichkeiten beim Finanzamt werden durch Erhöhung des Bankkredites ausgeglichen Abhebung vom Bankkonto (Guthaben). Der Betrag wird in die Geschäftskasse gelegt: 2.000,. Bilanz der Firma Sport Stern zum 31. Dezember 2008 Zuerst werden die Anfangsbestände auf den Konten eingetragen, die Gegenbuchung wird auf dem EBK ausgeführt, nicht umgekehrt! Vermögen (Aktiva) Anlagevermögen: Büroeinrichtung Einrichtung Verkaufsräume Büromaschinen, EDV-Anlagen Pkw Umlaufvermögen: Handelswarenvorrat Kassa Bankguthaben 8.000, , , , , , ,00 Fremdkapital: Bankkredit Lieferverbindlichkeiten Verbindlichkeiten Finanzamt Eigenkapital: Eigenkapital Kapital (Passiva) , , , , , ,00 Aktive Bestandskonten Vermögensbestände Passive Bestandskonten Fremd- und Eigenkapital Wir verwenden bei diesem Beispiel ein Eröffnungsbilanzkonto (EBK), damit Sie auch den Charakter dieses Kontos erkennen können (seitenverkehrtes SBK). Aufgrund der Verbuchung der Anfangsbestände ergibt sich folgendes Eröffnungsbilanzkonto (EBK): Eröffnungsbilanzkonto zum 1. Jänner 2009 Dat. T e x t Soll Haben Büroeinrichtung 8.000, Einrichtung Verkaufsräume , Büromaschinen, EDV 7.500, Pkw , Handelswarenvorrat , Kassa 1.872, Bankguthaben , Bankkredit , Lieferverbindlichkeiten , Verbindlichkeiten Finanzamt 3.874, Eigenkapital , , ,00 Vergleichen Sie dieses Konto mit dem Schlussbilanzkonto (SBK) zum Sie sehen selbst, dass das Eröffnungsbilanzkonto als spiegelverkehrte Bilanz des vorangegangenen Jahres beschrieben werden kann. 20 Rechnungswesen leicht verständlich I/1