Varial World Edition Finanz- und Personalwesen Version JM-Hotfix

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1 Varial World Edition Finanz- und Personalwesen J.M. software solutions GmbH Heusdener Straße Brilon Brilon, Sehr geehrte Damen und Herren, für die Version der Varial World Edition (VWE) wurden uns vom Hersteller Infor Deutschland GmbH aktualisierte Programme (Hotfixe) zur Verfügung gestellt. Sie können diese ab sofort über folgende Links herunterladen: Server - und Client Hotfix (Windows-Version) Server - und Client Hotfix (Unix-Version) Die in dieser ZIP-Datei befindliche Hotfix-Installationsroutine installiert automatisiert alle bisher für die Version verfügbaren Hotfixe und deaktiviert automatisiert alle nicht mehr benötigten Hotfixe. Eine Aufstellung über die vorgenommenen Programmänderungen können Sie den folgenden Seiten entnehmen. Hinweise zur Installation dieses Hotfixes entnehmen Sie bitte den folgenden Seiten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne unter der Rufnummer 07 00/ zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen J. M. software solutions GmbH Anlage 9 Seiten Fridolin Lukić Geschäftsführender Gesellschafter Seite 1/10

2 Varial World Edition Finanz- und Personalwesen Installationshinweise I. Installationsvorbereitung 1. Installationszeitpunkt: beliebig 2. Installationsvoraussetzung: Es muss mindestens die Version installiert sein. Es dürfen keine offenen Aufträge im Varial Scheduler existieren. Für die Installation werden Administrationsrechte benötigt. 3. Stellen Sie sicher, dass alle Anwender die VWE beendet haben. 4. Beenden Sie die VWE Server/Scheduler Dienste und evtl. den Apache Tomcat Dienst bzw. die RunServer.cmd und RunScheduler.cmd. 5. Falls der VEIS bei Ihnen im Einsatz ist, beenden Sie den VEIS Serverdienst bzw. die RunVEIS.cmd. 6. Erstellen Sie eine Sicherung des VWE Serververzeichnisses. II. Server-Installation 1. Entpacken Sie die Zip-Datei in ein beliebiges Verzeichnis. 2. Installieren Sie den Hotfix mittels der Datei jm-vwe-hotfix exe 2.a Falls Sie die Varial World Edition Personalabrechnung im Öffentlichen Dienst oder in einer Öffentlichen Verwaltung einsetzen, so installieren Sie bitte auch den ÖV-Hotfix mittels der Datei jm-vwe-hotfix oev.exe 3. Starten Sie den VWE Server Dienst bzw. die RunServer.cmd. 4. Starten Sie den VWE Scheduler Dienst bzw. die RunScheduler.cmd. 5. Falls der VEIS bei Ihnen im Einsatz ist, starten Sie den VEIS Serverdienst bzw. die RunVEIS.cmd. 6. Starten Sie, falls benötigt, den Apache Tomcat Dienst. III. Client-Installation I. Client-Installation Die Installationsroutinen für den Client können Sie über folgenden Link aufrufen: Beispiel: Seite 2/10

3 Varial World Edition Finanz- und Personalwesen Installationshinweise Nachdem Sie diesen Link aufgerufen haben, erscheint folgende Seite: Varial World Edition Server - Release Download Client-Installationsroutinen Stand: VWE-Client VWE-Client Patch v0 Nachtrag 3. Perfidia Führen Sie bitte die hier aufgeführten Client-Installationsroutinen durch Anklicken des jeweiligen Links für folgende Punkte aus: 2. VWE-Client Patch v0 Nachtrag 3. Perfidia Hinweis: Alternativ können Sie die EXE-Dateien der Client-Installationsroutinen auch im VWE Serververzeichnis im Unterverzeichnis "\server\var\http\download\" finden und von dort manuell ausführen. Seite 3/10

4 Wichtige Informationen Aktuelle DGUV-Informationen Folgende aktuelle Informationen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung möchten wir Ihnen zur Kenntnis weiterleiten. Fehlerhafte Reihenfolge bei den Dateifolgenummern Derzeit ist eine Vielzahl von Dateien vor der Abarbeitung bei der UV-DAV "geparkt". Grund sind die Lücken in den Dateifolgenummern, die eine problemlose Verarbeitung unterbinden. Um diese Problematik ggf. ohne telefonischen Kontakt zu lösen, wurde auf dem Kontaktformular (Link) der DGUV ein eigener Punkt "Dateifolgenummer" eingerichtet. Dadurch wird ein Schließen der Lücke direkt durch den technischen Support angestoßen. Die Unfallversicherungsträger können die Schließung selbst nicht durchführen. Beim Auftreten von Lücken in den Dateifolgenummern wird der Anwender per über die fehlerhafte Reihenfolge informiert. Bei vielen Anwendern ist dies nicht bekannt, da teilweise Mailadressen im Datensatz Kommunikation (DSKO) übermittelt werden, die dem Sachbearbeiter nicht bekannt sind. Dadurch gibt es bei den Unfallversicherungsträgern viele Nachfragen, über erwartete Daten. Vor einer Anfrage beim UV-Träger sollte das entsprechende Postfach geprüft werden. Auch im UV-Meldeverfahren gelten die Gemeinsame Grundsätze für die Kommunikationsdaten nach 28b Absatz 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV. Dies bedeutet, dass auch die Dateifolgenummern aufsteigend und lückenlos pro Verfahrenskennung zu verwenden sind. Verfahrenskennung - Abruf der Daten Bei den UV Trägern laufen Anfragen auf, dass von der UV-DAV rückgemeldete Dateien nicht ankommen. Es wurde festgestellt, dass teilweise der Abruf der Dateien auf dem GKV-Kommunikationsserver getrennt nach Verfahren erfolgt. Bitte informieren Sie Ihre Anwender, dass alle 3 Verfahren der Unfallversicherung (UVS, UVU, UVL) abgerufen werden. Einreichung des Lohnnachweises - Frist Das neue UV-Meldeverfahren sieht ab 2017 die verpflichtende Abgabe eines elektronischen Lohnnachweises ab dem Meldejahr 2016 vor. Wird ein elektronischer Lohnnachweis nicht oder nicht rechtzeitig erstellt, handelt es sich grundsätzlich um einen Meldeverstoß nach 111 SGB IV. Im Rahmen der Qualifizierungsphase werden jedoch keine Sanktionen verhängt werden, wenn der digitale Lohnnachweis für 2016, bedingt durch Start des neuen Verfahrens, möglicherweise verspätet nach dem Meldetermin im ersten Halbjahr 2017 übermittelt wird. Eine hohe Beteiligung für 2016, mit der Chance Anfangsschwierigkeiten zu beseitigen, die Organisation in den Unternehmen anzupassen und Fehler in den Stammdaten zu bereinigen, ist für einen erfolgreichen Parallelbetrieb in 2017 ein wichtiger Ausgangspunkt. Das Verfahren ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 parallel zum bisherigen Lohnnachweisverfahren anzuwenden. Die Lohnnachweise werden erstmals für 2018 im Jahr 2019 für die Beitragserhebung herangezogen, erst dann werden fehlende Lohnnachweis selbst aufgestellt (geschätzt). Seite 4/10

5 Wichtige Informationen Wichtige Korrektur: UV-Dateinummernkreis Auch im VWE Release existiert die Problematik, dass für die Meldungen im UV-Verfahren nur ein Dateinummernkreis reserviert wurde. Das heißt, die Dateinummer wird unabhängig von der Art Datensatz (Stammdatenabfrage oder Lohnnachweis) je Satz um Eins erhöht. Im Verfahren muss aber für jede Satzart ein eigener Nummernkreis vorgehalten werden, also einer für die Abfragen und einer für die Lohnnachweise. Diese Änderung ist im heutigen Patch enthalten. Wir weisen darauf hin, dass das heutige Update aufgrund der vorstehenden Anpassung zwingend installiert werden muss es handelt sich also um ein PFLICHT-Update Ab sofort werden die Dateinummern getrennt für die Verfahren UNUVS (= Stammdaten) und UNUVL (= Lohnnachweise) gesetzt und hochgezählt. Die Dateinummern können im Dialog "Firmen DEÜV-Empfänger" und Auswahl der Annahmestelle UV-DAV eingesehen werden. Dabei entspricht in die Lfd. Datei-Nr. DEÜV der Lfd. Datei-Nr. UNUVS (= Stammdatenabruf) das ist das bisher für beide Verfahren genutzte Dateinummernfeld. Neu genutzt wird das Feld Lfd. Datei-Nr. Beitragsnachweis : hier werden jetzt die Dateinummern für die erzeugten Lohnnachweisdateien abgestellt. Dies entspricht dann also der Lfd. Datei-Nr. UNUVL (= Lohnachweisdateien). Mit dem nächsten Releaseupdate werden die jetzigen Feldbezeichnungen bei dieser DAV noch an die im UV-Verfahren verwendeten Begriffe angepasst, nachstehend eine Vorschau dazu: Wenn bis jetzt noch keine Lohnnachweise versendet wurden, beginnt die Zählung mit der Dateinummer 1, ansonsten wird die Dateinummer des letzten versendeten Lohnachweises durch Einspielen des Patches in das Feld "Lfd. Datei-Nr. Beitragsnachweis" übernommen. Eine Überprüfung durch den Anwender ist in jedem Fall zu empfehlen, damit eine lückenlose Dateifolge für die weiteren Sendungen sichergestellt ist. Dabei ist ggf. auch zu beachten, dass eine entstandene Lücke in der Dateifolge über das Kontaktformular der Unfallversicherung vom Anwender geschlossen wurde. Seite 5/10

6 Wichtige Informationen Praxishinweis: Einzelverarbeitung Lohnnachweis Im Programm "Aufbau / Datenübermittlung Lohnnachweis" kann man über das Register "Einzelverarbeitung / Besondere Meldung" einen einzelnen Lohnachweis oder auch einen (Teil-) Lohnachweis mit einem besonderen Meldegrund aufbauen. Dabei ist folgendes Handling umgesetzt worden: Über den Button "Drucken" wird für den ausgewählten Stammsatz nicht nur eine Druckausgabe erzeugt, sondern auch ein einzelner Lohnnachweisdatensatz aufgebaut. Die Dateiausgabe eines solchen Satzes wird anschließend aber nicht über das Register "Einzelverarbeitung / Besondere Meldung" erzeugt (der Button bleibt inaktiv), sondern über das Register "Firmenverarbeitung / Standard". Seite 6/10

7 Umfang der Programmänderungen Inhalt des kumulierten Client-Patch patch-client v0 nachtrag.exe Der Patch enthält die folgenden Fehlerkorrekturen: Personalabrechnung Kostenreporting Beim Export von Berichten nach MS Excel wurden die Zahlen dort u.u. falsch formatiert. Die Verteilung nach Neben-Kostenstellen wurde u.u. nicht korrekt durchgeführt. Die Auswertung der Kontierungen war unter bestimmten Konstellationen fehlerhaft. Es konnte im Programm zu der Fehlermeldung ERangeError: Fehler bei Bereichsprüfung. kommen. Seite 7/10

8 Umfang der Programmänderungen Inhalt des kumulativen Patches patch-pa v2 Hinsichtlich der nachfolgend aufgeführten Korrekturen im Bereich der Permanenten Brutto- /Nettolohnberechnung ist im Einzelfall vom Anwender zu prüfen, ob infolge der Programmkorrektur nochmals eine manuelle Rückrechnung für einen Mitarbeiter angestoßen werden muss! Bei Korrekturen in der Neuberechnung und Mitarbeiterdialogen ist ebenfalls zu prüfen, ob das Anstoßen einer Neuberechnung erforderlich ist. Korrekturen ab Version pa v2 Stammdatenabfrage - Übernahme Rückmeldungen DSSD Beim Import von UV-Rückmeldedateien konnte es zu dem Fehler "OptimisticLockingFailureException" kommen; dies immer dann, wenn gleichzeitig Rückmeldungen für die Meldejahre 2016 und 2017 eingelesen werden sollten. Es wurde eine Programmänderung vorgenommen, die dies nun gestattet. Aufbau Lohnnachweis Durch eine fehlende Prüfung wurden auch Lohnnachweise für Stammdatenrückfragen erstellt, die fehlerhaft eingelesen wurden oder bei denen die Stammdatenabfrage storniert wurde. Beim Aufbau der Lohnnachweise konnte es zu einer Fehlermeldung (NullPointerException) kommen, wenn ein Lohnnachweis mit Fehlern erstellt wurde. Permanente Brutto-/Nettolohnberechnung Eine Differenz ZVK-Brutto aus Vorjahr wurde auch für nicht zvk-pflichtige Mitarbeiter gebildet. Für Mitarbeiter mit dem Personengruppenschlüssel 122 oder 123 wurde bei der Zahlung eines EGAs kein KV- Zusatzbeitrag auf das EGA-Entgelt berechnet. Zuordnungen Firmen Berufsgenossenschaften Von einem Anwender wurde gemeldet, dass die von der Berufsgenossenschaft mitgeteilte Mitgliedsnummer wegen Überschreitung der maximalen Länge nicht erfasst werden kann. Die implementierte Prüfung der Mitgliedsnummer wurde gegen die aktuelle 06_Anlage 20_Vers.3.05 Stand der ITSG (Gültige Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers (BBNR-UV) und das in Abhängigkeit der BBNR-UV jeweils gültige Format der Mitgliedsnummer) geprüft. Es erfolgten Anpassungen in der Prüfung der Mitgliedsnummer für folgende BBNR-UV: , , , , , , , , , Kug- Reporte 2017 veröffentlicht Die Bundesagentur für Arbeit hat vor kurzem die Formulare "Antrag auf Kurzarbeitergeld Leistungsantrag" und "Kug-Abrechnungsliste Anlage zum Leistungsantrag" für das Kalenderjahr 2017 auf Ihrer Homepage veröffentlicht. Mit dem heutigen Update stellen wir die daran angepassten Reporte zur Verfügung. Auf dem Antrag haben sich gegenüber der Vorjahresversion auf Seite 2 textliche Anpassungen bei den Punkten 3. und 6. ergeben. Kindergeldstatistik Falls es zu einer Arbeitgebernummer mehrere Arbeitgeber (z.b. Betriebsstätten) mit unterschiedlichen Namen und/oder Adressen gibt, werden verschiedene "Nummern der Lieferung" erzeugt: * In der erzeugten CSV-Datei werden in der Satzart 1 im Feld 10 ggfs. verschiedene Nummern der Lieferung erzeugt. * Andruck Nummer der Lieferung in der PDF-Datei. * Falls es mehr als 100 Lieferungen zu einer Arbeitgebernummer gibt, gibt es eine Fehlermeldung. Seite 8/10

9 Umfang der Programmänderungen Mitarbeiter - Sozialversicherung Durch die Einführung des Flexi-Rentengesetzes können beschäftigte Altersvollrentner (Rentenart "4") ab dem und nach Erreichen der Regelaltersgrenze durch eine Erklärung gegenüber ihrem Arbeitgeber auf die RV-Freiheit verzichten und dadurch zusätzlich Rentenanwartschaften erwerben. Ein solcher Verzicht ist auch für Arbeitnehmer möglich, die bereits am mit Bezug einer Altersvollrente RV-frei beschäftigt waren. Im Dialog Mitarbeiter Sozialversicherung wurde für den neuen Sachverhalt eine Plausibilitätsprüfung so angepasst, dass bei einem gültig ab Datum > und Rentenart = 4 Altersvollrente auch die Eingabe der Beitragsgruppe RV = 1 möglich ist. Mitarbeiter - Besteuerung Nach dem Speichern von Daten in der Funktion Mitarbeiter - Besteuerung war die Belegung der Felder "kein ELSTAM-Abruf" und "Ummeldung" vertauscht; nicht nach einer Speicherung von ELSTAM-Rückmeldungen. Nach einer fehlerhaften Speicherung ist jetzt ein erneutes Speichern durch den Anwender notwendig. Import von Mitarbeiter Fehlzeiten aus PWSYMBOL und PWBATCHS Die Vorbelegung des Feldes Andruck Verdienstnachweis in der Funktion Mitarbeiter - Angaben zur Arbeit - Fehlzeiten wird über das Feld Andruck Verdienstnachweis aus der Funktion Steuerungstabellen - Fehlzeiten gesteuert. Bei der Übernahme von Fehlzeiten aus der PWSYMBOL oder PWBATCHS wurde das Feld Andruck Verdienstnachweis in den Mitarbeiter - Fehlzeiten immer mit ja belegt. Das Verhalten bei der Übernahme wurde dem Verhalten in der Funktion Mitarbeiter - Angaben zur Arbeit - Fehlzeiten angepasst. D.h. das Kennzeichen aus der Steuerungstabelle Fehlzeiten steuert auch hier den Andruck der übernommenen Fehlzeit auf dem Verdienstnachweis. Verdienstnachweis Bei der Ermittlung von Jahressummen bei Wertartengruppen wurden nicht alle zugehörigen Werte summiert. Der Andruck "Jahreswert jeden Monat" funktionierte nicht, wenn mehrere Mitarbeiter ausgewählt wurden. Betragslisten - Beitragsabrechnung In der Beitragsabrechnung bzw. der Beitragsübermittlung im Monat eines Systemwechsels, wurde ein Rechtskreis, der in SV-Beitragsdifferenz aus Vorsystem geschlüsselt ist, unter Umständen nicht berücksichtigt. Administration - Neuberechnung Bei einer Rückrechnung vom Februar in den November Vorjahr konnte es bei ÖV-Kunden zu einer Fehlermeldung (ClassCastException) in der Neuberechnung kommen. ZVK-Beitragsliste Für negative ZVK Beiträge, die durch Rückrechnungen für das Vorjahr ermittelt worden sind, wurden im Zahlungslauf separate negative Zahlungssätze erzeugt. Monatslohnjournal Wenn ein Mitarbeiter im Laufe des anzudruckenden Monats ausgetreten ist, wird er im Monatslohnjournal wieder berücksichtigt. Seite 9/10

10 ÖV Umfang der Programmänderungen Inhalt des kumulativen Patches patch-oev v1 Hinsichtlich der nachfolgend aufgeführten Korrekturen im Bereich der Permanenten Brutto- /Nettolohnberechnung ist im Einzelfall vom Anwender zu prüfen, ob infolge der Programmkorrektur nochmals eine manuelle Rückrechnung für einen Mitarbeiter angestoßen werden muss! Bei Korrekturen in der Neuberechnung und Mitarbeiterdialogen ist ebenfalls zu prüfen, ob das Anstoßen einer Neuberechnung erforderlich ist. Korrekturen ab Version oev v1 Personalstandstatistik Bei der Ermittlung von EF13/EF17 wurden ggfs. Werte aus dem nachfolgenden Jahr angedruckt. Seite 10/10