1 Einleitung Zweck Gültigkeit Verbindlichkeit Abkürzungen und Begriffe Allgemeines...3

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1 Arbeitshilfe Rechnungen Bau Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zweck Gültigkeit Verbindlichkeit Abkürzungen und Begriffe Allgemeines Vorgaben AGG Zahlungsbegehren (Rechnungen) Anspruch Voraussetzungen für die Zahlung Form Prüfung Kontrolle des Abrechnungsstandes Ausmass Fälligkeit Rückbehalt Die verschiedenen Arten von Unternehmerrechnungen Akontorechnung und Anzahlung Akontorechnung Anzahlung Teilrechnung Teuerungsrechnung T2 (Unternehmerteuerung) Regierechnung Schlussabrechnung Einzelrechnung / Rechnung ohne Vertrag Prozesse Ablauf Rechnung Bau Ablauf Schlussabrechnung Bau...13 Anhang 1: Stempel Rechnungen Bau...14 Anhang 2: Richtlinie Rechnungen...15 Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 1 von 15

2 1 Einleitung 1.1 Zweck Das vorliegende Dokument dient als Verständigung und Arbeitshilfe für alle Projektbeteiligten, insbesondere internen Projektleitenden sowie externen Beauftragten. Die Arbeitshilfe unterstützt die Einhaltung der Konformität des Rechnungsprozesses von Werks-, Dienst- und Planerleistungen sowie Lieferungen beim AGG. 1.2 Gültigkeit Die Arbeitshilfe beschreibt das Vorgehen für Rechnungen zu Bauprojekten. Die Vorgaben sind für alle übrigen Rechnungen des AGG sinngemäss anzuwenden. 1.3 Verbindlichkeit Aus diesem Dokument kann keine Rechtsverbindlichkeit abgeleitet werden. Für das Rechnungs- und Zahlungswesen sind die gesetzlichen Bestimmungen und die Vorgaben des AGG massgebend. Sofern Beauftragte für die Baubuchhaltung zuständig sind, werden deren Aufgaben und Zuständigkeiten in ihrem Leistungsbeschrieb festgelegt. 1.4 Abkürzungen und Begriffe Begriff Bedeutung AGG Amt für Grundstücke und Gebäude, Bauherrschaft Abschlagszahlung Teil- oder Akontozahlung Auftragnehmende Leistungserbringer / Rechnungssteller Beauftragte BKP BE_GID Code FLV FLW Geb-Nr. Geschäft Projektverantwortliche des AGG WV Vertrags-Nr. Vom AGG beauftragte Planer resp. Generalplaner mit Verantwortung für die Baubuchhaltung Für Projekte des AGG sind zwingend die BKP aus der Projektstruktur AGG zu verwenden. Projekt- resp. firmenspezifische Ergänzungen oder Abänderungen sind nicht zulässig. Berner Gebäudeidentifikationsnummer (6-stellig) AGG-interner Gebäudecode (4-stellig) Verordnung über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLV) Weisungen der Finanzdirektion und der Finanzverwaltung über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLW) Nr. des betreffenden Gebäudes (max. 2-stellig) AGG Geschäfts-Nummer Projektleitende aus allen Abteilungen des AGG Werkvertrag Nr. des Vertrages aus SAP (zwingende Angabe) Zitate aus den erwähnten Dokumenten; bei der SIA Norm 118 wird auf die Ausgabe 2013 verwiesen Die aktuellen Formulare des AGG können heruntergeladen werden unter: are_dokumente/vergaben_vertraege.html Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 2 von 15

3 2 Allgemeines 2.1 Vorgaben AGG Zur Bearbeitung von Rechnungen im AGG gelten folgende Anforderungen und Vorgehen (Details siehe Kap. 4 Prozesse): - Rechnungen sind vom Beauftragten innert Wochenfrist zu prüfen. FLV und FLW Bei Mängeln in der Rechnungsstellung ist die Rechnung zur Korrektur SIA 118 Art. 148 an die Auftragnehmenden zur Verbesserung zurückzugeben. Die Abschlagszahlungen werden fällig, sobald das ordnungsgemäss (Anforderungen siehe Kap Form) abgefasste Zahlungsbegehren bei der Bauleitung eingeht. - Die Beauftragten reichen die geprüften und gemäss Vorgabe kontierten Rechnungen der Auftragnehmenden max. 10 Arbeitstage nach Eingang in Form und Umfang vollständig an die Projektverantwortlichen des AGG ein. Diese geben unvollständige oder nicht korrekte Unterlagen umgehend zur Überarbeitung zurück. Die Beauftragten haften gegenüber dem Amt für Grundstücke und Gebäude (Bauherrschaft) für alle Forderungen, die durch nicht zeitgerechte Bearbeitung und Weitergabe der Rechnungen entstanden sind (Rückforderung Skontoabzüge etc.). - Für jede Rechnung erstellt der Beauftragte eine Zahlungsanweisung. Die Struktur der Zahlungsanweisung muss für alle Rechnungen einheitlich sein und Auskunft geben über den anerkannten Leistungsstand, alle Rückbehalte, Abzüge und Zuschläge sowie über die bereits geleisteten Zahlungen. - Für alle Verträge, die kurz vor der Schlussabrechnung stehen und für die noch Teil- oder Akontozahlungsbegehren durch die Auftragnehmenden eingereicht werden, ist die Bereinigung der Rechnungssituation vorzunehmen. Dies insbesondere in Hinsicht auf den Einbehalt des Rückbehaltes gemäss SIA Für die Kontierung der Rechnungen ist der Stempel des AGG zu verwenden (siehe Anhang 1: Stempel Rechnungen Bau). Er kann über die Projektverantwortlichen bezogen werden. - Die originalen Rechnungsunterlagen werden nach dem Zahlungslauf durch das Rechnungswesen des AGG archiviert. Die Beauftragten legen ihre Kopie der gesammelten Unterlagen vollständig und nach BKP und Auftragnehmenden, dem Kostenjournal des AGG entsprechend, geordnet in ihren Projektakten ab. - Die Beauftragten sind verantwortlich für die terminlich und fachlich korrekte Abwicklung des Zahlungswesens und die jederzeitig nachvollziehbare Dokumentation. 2.2 Zahlungsbegehren (Rechnungen) Anspruch Es gelten die Bedingungen des Vertrages einschliesslich der mitvereinbarten Dokumente, Gesetze, Normen, Vorschriften etc. Für vertragsgemäss erbrachte Leistungen haben die Auftragnehmenden Anspruch auf Vergütung. Ihre Forderung machen sie mit der Einreichung von Zahlungsbegehren geltend. Die Forderungen müssen mit vollständigen und ordnungsgemässen Nachweisen (Ausmasse, Regierapporte, Montagekontrolle etc.) belegt sein. Bei Verträgen ohne Nachmass entfällt dieser Nachweis. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 3 von 15

4 Rechnungen CHF 10'000 exkl. MWST ohne Vertrag können als Einzelrechnungen ohne vorgängige Vergabe gebucht werden. Für Rechnungen > CHF exkl. MWST muss in der Regel eine Vergabe durchgeführt und ein Vertrag oder eine Auftragsbestätigung (bis CHF 20'000) erstellt sein. Als Ausnahme und im Einzelfall (z.b. Gebührenrechnungen) kann nach Absprache mit der projektverantwortlichen Person des AGG diese Schwelle angehoben werden Voraussetzungen für die Zahlung Form Bei der Rechnungsbearbeitung hat sich der Beauftragte zu vergewissern, dass die Rechnung von der Buchhaltung AGG bezahlt werden kann (Grundlage Baukostenjournal AGG: KV Aktuell auf dem entsprechenden BKP eröffnet und gedeckt). Übersteigt die Summe der beantragten Abschlagszahlungen 90 % des Auftragswertes, ist in Absprache mit der projektverantwortlichen Person des AGG eine entsprechende Vergabe und ein Nachtrag zum Werkvertrag zu erstellen, oder der Vertrag wird abgerechnet. Die Zahlungsbegehren müssen in Form und Umfang so erstellt werden, dass sie nachvollziehbar und einfach prüfbar sind, d.h. unter anderem muss der Bezug der Rechnung zum Leistungsverzeichnis offensichtlich sein. Rechnungen sind an das Amt für Grundstücke und Gebäude (Bauherrschaft) zu adressieren und an die beauftragte Bauleitung zur Prüfung und Weiterleitung einzureichen. Neben den kantonalen Anforderungen an Kreditorenrechnungen (siehe Anhang 2) muss jedes Zahlungsbegehren mindestens folgende auftragsspezifischen Angaben enthalten: - AGG Geschäfts-Nr. - AGG-Code und BE_GID - Gebäude-Nr. - Vertrags-Nr. - Bauvorhaben/Objekt - BKP und Arbeitsgattung - Rechnungsnummer - Rechnungsart - fortlaufende Nummerierung pro Rechnungsart (z.b. Teilrechnung Nr. 1, 2, 3 oder Akontorechnung Nr. 1, 2, 3 oder Teuerungsrechnung Nr. 1, 2, 3 ) - geforderter Betrag abzüglich geleistete Teilzahlungen - Einzahlungsschein (oder Angabe der Bankverbindung und IBAN) Das AGG nimmt nur unveränderte Originalrechnungen zur Zahlung an. Jedes Zahlungsbegehren muss mit dem korrekt ausgefüllten Kontierungsstempel kontiert sein (in der Regel auf der ersten Seite der Originalrechnung) Prüfung Jede Rechnung mit Ausnahme seiner eigenen Rechnungen (Honorare und Nebenkosten) ist durch die Beauftragten gemäss den kantonalen Vorschriften auf materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit zu prüfen. Jede Prüfinstanz bestätigt die durchgeführte Prüfung mit Datum und Unterschrift im Prüfstempel auf dem Rechnungsoriginal. FLV Art FLW Art. 43, Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 4 von 15

5 Die Rechnungen der Beauftragten werden durch die projektverantwortliche Person des AGG auf materielle, formelle und rechnerische Richtigkeit kontrolliert und visiert. Die Zahlungsfreigabe kann durch eine administrative Fachkraft erfolgen. Mangelhafte Rechnungen sind unverzüglich an die Rechnungssteller zur Korrektur zurückzugeben Kontrolle des Abrechnungsstandes Zu jeder Teil- oder Akontorechnung ist eine Auftragsübersicht einzureichen mit folgenden Inhalten: - Auftragsstand gemäss Verträgen und Nachträgen, detailliert - Zahlungsstand in CHF und als %-Anteil des Gesamtauftrages - Ausstehender Auftragsbetrag - Bemerkungen Ausmass Das durch die Unternehmung mit der Rechnung eingereichte Ausmass (Massurkunde) muss den Anforderungen der Norm SIA 118 genügen. Alle Ausmasse sind zu datieren und durch die beteiligten Parteien zu unterzeichnen Fälligkeit Die Abschlagszahlungen werden fällig, sobald das ordnungsgemäss abgefasste Zahlungsbegehren bei der Bauleitung eingeht. Schlussrechnungen werden innert 45 Tagen geprüft. Danach erhält die WV AGG Art. 4.3 Unternehmung das Formular Vertragsabrechnung zur Prüfung. Dieses Formular muss unterschrieben und - sofern vereinbart - unter Beilage des Garantiescheins retourniert werden. Die Zahlung des Restbetrages erfolgt innert 30 Tagen. Garantie: - Bei garantiepflichtigen Arbeiten ist der Garantieschein für die Solidarbürgschaft spätestens mit dem unterzeichneten Formular Vertragsabrechung an die Beauftragten einzureichen. Fehlt der den Anforderungen genügende Garantieschein kann keine Zahlung ausgelöst werden. Zu beachten: - Der Zahlungsablauf ab Eingang der Rechnung bis zur Zahlung muss lückenlos dokumentiert werden (Eingangsstempel mit Datum etc.). - Die Fälligkeit der Zahlung richtet sich nach den vereinbarten Abmachungen Rückbehalt Der Rückbehalt,, dient dem Bauherrn als Sicherheit für die Erfüllung SIA 118 Art. 149ff der Verpflichtungen des Unternehmers bis zur Abnahme des Werkes oder eines Werkteils. Höhe des Rückbehaltes SIA 118 Art. 141ff SIA 118 Art. 148 Der Rückbehalt beträgt 10 % des Leistungswerts am Ende des Rechnungsmonats. Übersteigt der Leistungswert jedoch CHF 500' so beträgt der SIA 118 Art. 150 Abs. 1 Rückbehalt 5 % des Wertes, mindestens aber CHF 50'000.- Wird allerdings ein Teil des Leistungswertes durch eine grobe Schätzung von Leistungen zu Global- oder Pauschalpreisen (ohne detaillierte Leistungs- SIA 118 Art. 150 Abs. 2 aufstellung) ermittelt, so bemisst sich der Rückbehalt von diesem Teil zu 20%, und zwar unabhängig von der Höhe des ganzen Leistungswertes. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 5 von 15

6 lst nichts anderes vereinbart, so beschränkt sich der Rückbehalt auf den Maximalbetrag von CHF 2' Der Leistungswert am Ende des Rechnungsmonates entspricht dem SIA 118 Art. 145 Wert der ab Arbeitsbeginn bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen des Unternehmers, berechnet auf Grund der massgebenden Einheits-, Global- oder Pauschalpreise. Regiearbeiten werden nicht berücksichtigt, da für sie nach Art. 55 separat Rechnung gestellt wird. Für Baustelleneinrichtungen ist Art. 146 zu beachten. Auszahlung des Rückbehaltes SIA 118 Art. 150 Abs. 3 Der rückbehaltene Betrag wird zur Zahlung fällig, wenn die drei folgenden Voraussetzungen erfüllt sind: SIA 118 Art. 152ff - Werk abgenommen (Art. 157ff) - Übergabe der Schlussabrechnung (Art. 154 Abs. 1) und Ablauf der Prüfungsfrist (Art. 154 Abs. 2 bzw. Art. 155 Abs. 2) - Leistung der Sicherheit gemäss Art Hinweis: - Der Rückbehalt wird bis zur Fälligkeit nicht verzinst. SIA 118 Art Von Teuerungsrechnungen wird grundsätzlich kein Rückbehalt abgezogen. - Von Regierechnungen wird in der Regel kein Rückbehalt abgezogen. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 6 von 15

7 3 Die verschiedenen Arten von Unternehmerrechnungen Es werden folgende Zahlungsbegehren / Rechnungsarten unterschieden: - AR Akontorechnung (auf dem Kontierungsstempel als TR) - AZ Anzahlung (auf dem Kontierungsstempel als TR) - TR Teilrechnung - TE Teuerungsrechnung - RR Regierechnung (auf dem Kontierungsstempel als ER oder TR) - SR Schlussabrechnung - ER Einzelrechnung (Rechnung ohne Vertrag) Die Rechnungsprüfung muss entsprechend der Rechnungsart (siehe oben) durchgeführt werden. Auf dem Kontierungsstempel wird lediglich unterschieden zwischen ER, TR, TE und SR. Rechnungsprüfung Kontierung 3.1 Akontorechnung und Anzahlung Akontorechnung Für Werkverträge ohne Nachmass können Akontozahlungen eingereicht werden, für welche Teilzahlungen bis zu 80 % des ausgewiesenen Betrags SIA 118 Art. 150 Abs. 2 erfolgen. Das durch die Auftragnehmenden eingereichte Zahlungsbegehren gemäss Werkvertrag (ohne Ausmass) muss von der für die Rechnungsprüfung zuständigen Stelle bewertet werden. Der Rechnungsbetrag muss sich am Verhältnis der bestellten mit der erbrachten Leistung orientieren. Der Betrag des eingereichten Zahlungsbegehrens abzüglich des Rückbehaltes ergibt den Auszahlungsbetrag. Rabatte, MWST und Skonti bleiben unberücksichtigt. Beispiel richtige Ermittlung des Betrages Anerkannter Leistungswert (inkl. MWST) CHF Abzgl. Rückbehalt (Akonto = 20 % inkl. MWST) CHF Betrag Netto inkl. MWST (ausbezahlt) CHF Anzahlung Die Anzahlung ist eine spezielle Form der Akontorechnung. Darum gelten grundsätzlich die gleichen Vorgaben. Wichtig: Anzahlungen werden nur vergütet, wenn eine Anzahlungsgarantie (unwiderruflich und auf erste Aufforderung auszubezahlen OR Art. 111) einer anerkannten Bank oder Versicherungsgesellschaft über den gesamten Rechnungsbetrag vorliegt. Die Garantie muss mindestens so lange in Kraft sein, bis der Gegenwert des bezahlten Betrages am Bau geleistet ist. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 7 von 15

8 3.2 Teilrechnung Teilrechnungen stellen bei Bau- und Dienstleistungsaufträgen des AGG den Regelfall dar, von dem nur abgewichen wird, wenn im Vertrag andere Vereinbarungen getroffen wurden. Grundlage: Werkvertrag mit Nachmass, d.h. die Auftragnehmenden rechnet ihre SIA 118 Art. 144 vertragsgemäss erbrachten Leistungen mittels Zahlungsbegehren einschliesslich ordnungsgemäss aufgestelltem Ausmass ab. Die Rechnung, resp. das Ausmass ist entsprechend dem Leistungsverzeichnis aus dem Angebot wie im folgenden Beispiel detailliert aufzuführen: Pos. Leistung Einheit Menge EP Menge * EP 2 Türen einschl. Zargen; herstellen, liefern, montieren Stk 10 CHF 2'000.- CHF 20'000.- Massgebend für die Einheitspreise ist das dem Auftrag zugrunde liegende Leistungsverzeichnis LV aus dem Angebot. Mengen werden: entweder nach dem tatsächlichen Ausmass ermittelt (durch Messen, SIA 118 Art. 141ff Wiegen oder Zählen) oder nach dem plangemässen theoretischen Ausmass. Das anzuwendende Verfahren richtet sich nach den Vereinbarungen in der Bestellung (Vertrag). Ermittlung des Betrages (Beispiel): Nachweislicher Leistungswert Fr Abzgl. Rückbehalt (hier 10 %) Fr Brutto-Betrag Fr Abzgl. Rabatt (hier 25 %) Fr Vergütung netto exkl. MWST und Skonto Fr Abzgl. Skonto (hier 2 %) Fr Vergütung netto exkl. MWST Fr Zzgl. MWST (8.0 %) Fr Netto-Betrag nach Skonto Fr Teuerungsrechnung T2 (Unternehmerteuerung) Die Teuerung wird nur vergütet, wenn dies im Vertrag ausdrücklich vereinbart worden ist. Massgebend für die Berechnung sind die im Angebot des Auftragnehmenden festgelegte Methode und die Ansätze gemäss den Publikationen des Bundesamtes für Statistik. Beachten: Massgebend sind die Änderungen gegenüber der ursprünglichen Kostengrundlage Teuerungsabrechnungen sind nicht rabattberechtigt.. Die Berechnung SIA 118 Art. 66 erfolgt immer auf dem Nettorechnungsbetrag (Rabatt abgezogen) ohne MWST. ein Rückbehalt wird nicht abgezogen. Für Teuerungsrechnungen sind separate Rechnungen zu erstellen. SIA 118 Art. 66 SIA 118 Art. 66 Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 8 von 15

9 3.4 Regierechnung Bei Zahlungsbegehren für Regiearbeiten ist immer der Nachweis durch ordnungsgemäss ausgestellte Regierapporte zu erbringen. Es gelten die Stundenansätze des dem Auftrag zugrunde liegenden Leistungsverzeichnisses. Für Regiearbeiten reicht die Unternehmung der Bauleitung monatlich die Rechnungen ein die Rechnungsstellung von Regiearbeiten erfolgt laufend und wird daher von der Schlussabrechnung nicht erfasst > Sofern Regiearbeiten nicht mit einem Werkvertrag bestellt wurden, werden die Regierechnungen in der Regel als Einzelrechnungen gebucht. Wurde jedoch die Rechnungsstellung für bestimmte Regiearbeiten SIA 118 Art. 153 unterlassen, so ist die entsprechende Rechnung gleichzeitig mit der Schlussabrechnung einzureichen In Werkverträgen mit vorwiegend Regiearbeiten oder bei Regiearbeiten, SIA 118 Art. 55 welche besondere Sorgfalt erfordern, kann auch für Regierechnungen ein Rückbehalt vereinbart werden. Beachten: Vertraglich vereinbarte Rabatte und Skonti werden abgezogen, ein Rückbehalt wird in der Regel aber nicht gemacht. Bei Abrechnung von Regiearbeiten sind die Regierapporte im Original beizulegen. Es ist unter anderem zu beachten, dass - alle Rapporte durch die Unternehmung ordnungsgemäss ausgestellt sind, d.h. mit Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, Nennung der Arbeiter und deren Funktion, detaillierter Auflistung von Arbeitsstunden, Maschinenstunden, Materialverbrauch und dass die Ansätze dem Vertrag entsprechen. - die Rapporte datiert und von Unternehmung und Bauleitung vorschriftsgemäss unterzeichnet sind. und SIA 118 Art. 55 SIA 118 Art. 145 SIA 118 Art. 153 Regiearbeiten, die im Werkvertrag nicht vereinbart sind (Art. 44 Abs. 1), darf der Unternehmer nur mit Zustimmung der Bauleitung ausführen. SIA 118 Art. 45 Ermittlung des Betrages (Beispiel): Anerkannte Regiearbeiten Fr Zzgl. MWST (8.0 %) Fr Brutto-Betrag Fr Die Konditionen für die Regiearbeiten müssen denen des Werkvertrages entsprechen. Wenn im Unternehmerangebot unterschiedliche Konditionen für Ausmassund Regiearbeiten enthalten sind, müssen Regierechnungen bis Fr. 10'000 als Einzelrechnungen kontiert werden. Für Regierechnungen, die diesen Betrag übersteigen, ist ein zusätzlicher Werkvertrag mit den entsprechenden Konditionen abzuschliessen (gleicher BKP, gleiche Unternehmung). Ein dem Bauherrn gesamthaft gewährter prozentualer Preisnachlass in SIA 118 Art. 54 Form von Rabatt wird für Regiearbeiten nur insoweit berücksichtigt, als dies im Werkvertrag festgelegt ist. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 9 von 15

10 3.5 Schlussabrechnung Jeder Vertrag wird abgerechnet. Nachträge sind in der Rechnungslegung separat auszuweisen und zusammen mit dem Hauptvertrag abzurechnen. Für die Schlussabrechnung gelten die Vorgaben des Amtes für Grundstücke und Gebäude sowie der Norm SIA 118: Die Schlussabrechnung im Sinne dieser Norm ist jene Abrechnung des SIA 118 Art. 153 Abs. 1 Unternehmers, die den Teil der Vergütung feststellt, der sich nach den vereinbarten Einheits-, Global- und Pauschalpreisen bestimmt (Schlussabrechnungssumme). Bei Leistungen zu Einheitspreisen erfolgt die Feststellung auf Grund der endgültigen Ausmasse. Wurden Abschlagszahlungen geleistet, so bestimmt die Schlussabrechnung ausserdem den zugehörigen Saldo (Schlussabrechnungssumme abzüglich früher fällig gewordener, geleisteter oder nicht geleisteter Abschlagszahlungen). Der Schlussabrechnung fügt der Unternehmer eine Zusammenstellung SIA 118 Art. 153 Abs. 3 bei, die einen Überblick gibt über sämtliche vom Unternehmer gestellten Rechnungen (einschliesslich der Schlussabrechnung) sowie über die bis zum Tag der Schlussabrechnung erhaltenen und die noch ausstehenden Zahlungen des Bauherrn. Einbehaltene Rückbehalte werden mit der Schlussabrechnung ausbezahlt. Dabei ist unter anderem zu beachten, dass: - die Arbeiten abgenommen sein müssen, - Rückbehalte für eventuell vorhandene Mängel und/oder Fertigstellungsarbeiten vorgesehen sind, - Abzüge für allgemeine Baunebenkosten (Schuttabfuhr, allgemeine Baureinigungen und Bauschäden, bei denen die Verursacher nicht festgestellt werden können, etc.) gemäss Ausschreibungsunterlagen eingerechnet sind, - der Abzug für die Baureklame (sofern Bestandteil des Angebots resp. vertraglich vereinbart) vorgenommen worden ist, - eine Solidarbürgschaft einer anerkannten Bank oder Versicherung über 10 % der Nettoschlussabrechnungssumme für die Dauer gemäss Vertrag vorliegt (sofern Bestandteil des Angebots resp. vertraglich vereinbart). Bürgschaften von Berufsverbänden werden ausdrücklich nicht akzeptiert, - die Revisionsunterlagen in der vertraglich vereinbarten Qualität, Form und Anzahl vorliegen. Ermittlung des Betrages (Beispiel): Schlussabrechnung Fr Teilzahlung 1 Fr Teilzahlung 2 Fr Teilzahlung 3 Fr Schlusszahlung (inkl. Rabatt, MWST, Skonto) Fr Das Formular Vertragsabrechnung ist durch den Beauftragten mit der AGG Vorlage zu erstellen, dem Auftragnehmenden unverzüglich zur Prüfung und Unterschrift vorzulegen und danach allseitig unterzeichnet mit den übrigen Rechnungsdokumenten an das AGG zur Auszahlung des Saldos zu übermitteln. Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 10 von 15

11 3.6 Einzelrechnung / Rechnung ohne Vertrag Für Aufträge bis Fr exkl. MWST sind Einzelrechnungen ohne Vertrag und vorgängige Vergabe möglich. Für Rechnungen > CHF exkl. MWST muss in der Regel eine Vergabe durchgeführt und ein Vertrag oder eine Auftragsbestätigung (bis CHF 20'000) erstellt sein. Gebührenrechnungen werden generell als Einzelrechnungen verbucht (siehe auch Art ). Die Berechtigung der Zahlungsforderung ist durch entsprechende Nachweise zu belegen. Die Zahlungsbegehren sind durch den Beauftragten entsprechend zu prüfen und freizugeben. Anmerkung: Auch Einzelrechnungen können nur auf BKP-Positionen kontiert werden, auf denen mittels Krediteröffnung resp. mit einer Kreditbewirtschaftung die notwendigen Kreditanteile gebucht sind. Ermittlung des Betrages (Beispiel): Nachweislicher Leistungswert Fr Brutto-Betrag Fr Abzgl. Rabatt (hier 5 %) Fr Vergütung netto exkl. MWST und Skonto Fr Abzgl. Skonto (hier 2 %) Fr Vergütung netto exkl. MWST Fr. 4' Zzgl. MWST (8.0 %) Fr Netto-Betrag nach Skonto Fr Prozesse In den nachfolgenden Prozessbeschreibungen werden folgende Abkürzungen verwendet: Abkürzungen: U Unternehmung B Beauftragte/r PL Projektleitung AGG RW Rechnungswesen des AGG FIN Finanzdirektion Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 11 von 15

12 4.1 Ablauf Rechnung Bau U: Rechnung zeitgerecht + vollständig an B U: Rechnung bereinigen + korrigieren Die Unternehmung reicht ihre ordnungsgemäss abgefasste Rechnung einschliesslich aller zugehörigen Unterlagen (wie z.b. Ausmass, Regierapporte usw.) beim Beauftragten ein. B: Eingang Rechnung nicht OK* Der Beauftragte registriert den Rechnungseingang (Datumstempel) max. 10 Arbeitstage B: prüft Rechnung OK Der Beauftragte prüft die Rechnung formell, materiell und rechnerisch gemäss den gesetzlichen Vorgaben. Differenzen werden direkt mit der Unternehmung bereinigt. Korrigierte Rechnungen werden neu ausgestellt. * die Zahlungsfrist von 45 Tagen gilt ab Datum Eingang der vollständigen und korrekten Rechnung. nicht OK B: Bestätigt korrekte Rechnungsstellung + leitet Rechnung weiter Der Beauftragte bestätigt die vollständige Richtigkeit der Rechnung mit Datum und Unterschrift im Rechnungsstempel und leitet alle Unterlagen an die Projektleitung des AGG weiter. PL: Kontrolliert Rechnung Die Projektleitung des AGG stellt sicher, dass die Unterlagen vollständig sind, dem Auftrag entsprechen und die Rechnungsprüfung durchgeführt und die Richtigkeit bestätigt wurde. ca. 10 Tage OK PL: Gibt Rechung frei + leitet sie weiter Die Projektleitung des AGG erteilt die Freigabe zur Zahlung und leitet die Unterlagen an das Rechnungswesen AGG weiter. RW: Verbucht Rechnung + löst Zahlungsauftrag aus ca. 10 Tage RW: Originalrechnungsdokumente werden gelocht + archiviert FIN: Führt Zahlungsauftrag aus B: Prüft korrekte Verbuchung + legt Akten ab Der Beauftragte prüft die Verbuchungen monatlich im Baukostenjournal, meldet allfällige Fehler an PL legt die Rechnungskopien geordnet bei den Projektakten ab. U: Registriert Zahlungseingang Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 12 von 15

13 4.2 Ablauf Schlussabrechnung Bau Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 13 von 15

14 Anhang 1: RL Stempel Rechnungen Bau Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 14 von 15

15 Anhang 2: Richtlinie Rechnungen Prozessverantwortung: Charles Sieber Seite: 15 von 15