GDI Lohn & Gehalt Jahreswechsel 2013/2014

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1 Checkliste - Jahresabschluss 2013/2014 in GDI-Lohn & Gehalt Arbeiten im Abrechnungsmonat Dezember 2013: Lohnsteuerjahresausgleich: Sie können für die Mitarbeiter einen automatischen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, wenn die Mitarbeiter dies wünschen. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen in den Personalstammdaten unter Steuer (hiermit ist nicht der permanente Lohnsteuerausgleich gemeint). Der Ausgleich wird nur vorgenommen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen (Steuerklasse, Steuertage, keine Entgeltersatzleistungen, etc.) gegeben sind und die ermittelte Differenz positiv ist. Hat ein Mitarbeiter zu wenig Steuern entrichtet, erfolgt keine Nachberechnung durch das Lohnprogramm. Die Ermittlung erfolgt mit der Nettolohnberechnung des Monats Dezember. Abrechnung auf Vollständigkeit prüfen: Prüfen Sie vor dem eigentlichen Abschluss Ihre Lohnbuchhaltung 2013 auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Zur Kontrolle der Werte eignet sich zum einen das Lohnkonto zum anderen auch das Jahreslohnjournal. Prüfen Sie die Abrechnungsprotokolle vor der endgültigen Abrechnung auf Fehler und Hinweise, die ggf. die DEÜV - Jahresmeldungen verhindern könnten. Nutzen Sie dazu unter Auswertungen Abrechnungsprotokoll die Funktion Protokoll nach Fehlerhinweisen durchsuchen. Nicht mehr benötigte Personalnummern deaktivieren Nicht mehr benötigte Personalnummern, die ausgeschieden sind, können deaktiviert werden. Die Einstellung finden Sie im Personalstamm auf der Seite Firma bei den Zuordnungen. Die unterdrückten Personalnummern werden nicht mehr angezeigt, wenn Sie die Personalverwaltung unter dem Menüpunkt Bearbeiten aufrufen. Rufen Sie die Personalnummer im Menüpunkt Stammdaten auf, werden diese angezeigt und können bei Bedarf auch wieder reaktiviert werden, d.h. das Kennzeichen kann entfernt werden. Jahreslisten drucken und archivieren: Sobald Sie sicher sind, dass Ihre Lohnabrechnung 2013 korrekt ist, sollten Sie die endgültige Abrechnung durchführen und die Jahreslisten für Ihre Unterlagen drucken. Darunter fallen sicherlich das Jahreslohnjournal und ggf. das Lohnkonto sowie die Lohnabrechnungen, sofern Sie diese nicht monatlich archiviert haben. Über den Bildschirmausdruck haben Sie auch die Möglichkeit, die Auswertungen als PDF Dokument auf Ihrem Rechner zu speichern (exportieren). Daten für die Betriebsprüfung auslagern (nach GDPdU) Nachdem Sie alle Jahreslisten gedruckt und archiviert haben, sollten Sie nun die Daten auch elektronisch für eine Betriebsprüfung archivieren. Hierzu verwenden Sie den Datenexport nach GDPdU. Sie finden diesen Menüpunkt unter Zusatz Datenexport GDPdU-Export Es wird empfohlen, diese Auslagerung für jedes Abrechnungsjahr einzeln durchzuführen. Der GDPdU-Export kann auf nach erfolgtem Jahresabschluss durchgeführt werden. 1

2 Wann erhalten Sie Ihr Update? Das Live-Update auf die Version 8.12/2014 wird voraussichtlich ab 14.Januar 2014 zur Verfügung stehen. Die Vollversion kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: Benutzername: download Passwort: Installieren Sie die neue Version erst, wenn Ihr neuer Namenseintrag für 2014 vorliegt. Der Namenseintrag wird Ihnen zugestellt, sobald der Zahlungseingang für Ihre Wartungsrechnung verbucht werden konnte. Bitte geben Sie den Namenseintrag exakt gemäß der Vorlage ein. Geändert hat sich in jedem Fall das Datum sowie Code 2 und Code 3. Erst wenn die Schaltfläche OK mit einem grünen Haken versehen ist, sind Ihre Eingaben korrekt und der neue Namenseintrag kann gespeichert werden. Nach der Updateinstallation und vor dem Jahresabschluss Nach der Updateinstallation werden programmseitig automatisch Anpassungen vorgenommen. Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Bitte brechen Sie diesen Vorgang keinesfalls ab! Wie wird der Jahresabschluss durchgeführt? Der Monatsabschluss Dezember ist gleichzeitig der Jahresabschluss. Er kann erst durchgeführt werden, wenn die Version 8.12/2014 installiert ist. Bitte drucken Sie die beim Abschluss erzeugten Protokolle aus und bewahren Sie unbedingt die zuvor erstellte Datensicherung auf. Das Programm enthält sowohl die Sozialversicherungswerte als auch die Steuerroutine für die Jahre 2013 und Sie können daher durchaus eine Nettolohnberechnung bzw. die endgültige Abrechnung für einen Zeitraum in 2013 mit der neuen Version 8.12 durchführen. Insbesondere wenn Sie mehrere Mandanten abrechnen ist es unerheblich, ob alle Mandanten im gleichen Abrechnungsmonat stehen oder nicht, bevor Sie das Update durchführen. Arbeiten nach dem Jahresabschluss: Jahresmeldung zur Rentenversicherung (DEÜV) Die Jahresmeldungen für das Jahr 2013 (50-er Meldungen) werden mit der Abrechnung des Monats Januar 2014 mit der Version 8.12/2014 automatisch erstellt und stehen für die Erstellung und Versendung über mit dem GDI-MeldeCenter zur Verfügung. Die Jahresmeldungen sollen erst nach der endgültigen Abrechnung im Januar versendet werden. Nur dann ist sichergestellt, dass die Nettolohnberechnung für alle Mitarbeiter durchgeführt ist. Der Termin für die Übermittlung der Jahresmeldungen an die Sozialversicherer wurde auf den 15. Februar 2014 vorverlegt. 2

3 Neue Urlaubsansprüche und Resturlaub überprüfen Der Resturlaub wird beim Jahresabschluss auf das Folgejahr übertragen. Bitte überprüfen Sie Ihren Resturlaub sowie den aktuellen Urlaubsanspruch für die Mitarbeiter. Zur Überprüfung eignet sich die Liste Urlaubstageübersicht. Prüfung der Umlagepflicht Falls die Anzahl der Mitarbeiter unter 30 gesunken ist, wird Ihr Betrieb umlagepflichtig nach U1. Zur Feststellung der Arbeitnehmeranzahl beachten Sie bitte die aktuellen gesetzlichen Regelungen, die Sie ggf. bei der Krankenkasse erfragen können. Prüfen der KV-Pflicht /-Freiheit der Beschäftigten Die allgemeine Jahresarbeitsentgeltgrenze liegt bei Übersteigt das Einkommen eines Arbeitnehmers diesen Betrag, hat er das Recht, in eine private Krankenversicherung zu wechseln. Andererseits muss der Arbeitnehmer in die Gesetzliche Krankenversicherung wechseln, wenn sich das bisherige Einkommen nach unten verändert und die Grenze unterschritten wird. Zur Befreiung von der Versicherungspflicht ist ein Antrag zu stellen. Beitragsbescheinigung bei freiwilliger und privater Krankenversicherung Die bescheinigten Basisbeträge sind einzutragen. Zuschuss KV/PV überprüfen Der maximale Arbeitgeber-Zuschuss zur privaten Krankenversicherung liegt ab dem Jahr 2014 bei 295,65. Für die private Pflegeversicherung beträgt er 41,51, in Sachsen bei 21,26. Höhere Zuschüsse sind als geldwerter Vorteil zu behandeln. Das Abrechnungsprotokoll gibt darauf einen Hinweis. Lohnsteuerdaten aktualisieren Steuerfreibeträge werden nicht vorgetragen, sie sind neu einzugeben. Weitere Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale, die Mitarbeiter in Form einer gesonderten Bescheinigung vom Finanzamt vorlegen, sind zu aktualisieren. Diese manuellen Änderungen sind vorzunehmen, bis der erste ELStAM-Abruf erfolgen kann. Unfallversicherung Überprüfen Sie die Leistungsbemessungsgrenzen Ihrer zuständigen Unfallversicherung. Die Anzeige erfolgt im unteren Bildschirmbereich automatisch und ist nicht veränderbar. Im oberen Bildschirmbereich ist der Wert ggf. anzupassen. Er dient dem Ausdruck der programminternen Berufsgenossenschaftsliste. Prüfen Sie, ob Ihre Mitgliedsnummer korrekt ist. Im Feld Geprüft muss die Angabe OK stehen. Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich bitte mit Ihrer Unfallversicherung in Verbindung. DEÜV- Meldungen ohne korrekte Mitgliedsnummer werden abgelehnt. Minijobs und Gleitzonenregelung Schriftliche Erklärungen der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber, falls auf Versicherungsfreiheit bzw. den verminderten Arbeitnehmer-Anteil verzichtet wird. Erklärung des Arbeitnehmers, dass keine weiteren Beschäftigungsverhältnisse ausgeübt werden. Schwerbehindertenausgleichsabgabe Die Höhe der Ausgleichsabgabe beträgt gemäß 77 SGB IX je Monat und unbesetztem Pflichtplatz: 115 Euro bei einer Beschäftigungsquote ab 3 % bis unter 5 % 200 Euro bei einer Beschäftigungsquote ab 2 % bis unter 3 % 290 Euro bei einer Beschäftigungsquote unter 2 % Mit dem Zusatzmodul Rehadat können die notwendigen Angaben in GDI-Lohn & Gehalt vorgenommen und die Daten exportiert werden. 3

4 Sachbezugswerte aktualisieren Quelle: / 4

5 Quelle: Schlussanmerkung: Alle Angaben zu gesetzlichen und tariflichen Informationen, sowie Beiträgen und Abgaben, basieren in Anlehnung an die gängigen Informationsquellen zur betrieblichen Lohn- und Gehaltsabrechnung. Diese sind nicht rechtsverbindlich und ohne Gewähr. 5