Prüfbericht über den Verkaufsprozess Immobilien

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1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS 2. Dezember 2015 Prüfbericht über den Verkaufsprozess Immobilien Abklärung A 052

2 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS Herr Bundesrat Ueli Maurer Chef VBS Schwanengasse Bern Bern, 2. Dezember 2015 Verkaufsprozess Immobilien Sehr geehrter Herr Bundesrat Maurer Wir freuen uns, Ihnen unseren Bericht zur Abklärung «Verkaufsprozess Immobilien» zusenden zu dürfen. Die Abklärung erfolgte bei den betroffenen Bereichen der armasuisse Immobilien zwischen Juli und September Sollten Sie Fragen zum Bericht haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse Verteiler - GS VBS - RC Schauplatzgasse 11, 3003 Bern

3 1 Einleitung armasuisse Immobilien (ar Immo), das Immobilienkompetenzzentrum des VBS, ist für das umfassende Management von Land, Gebäuden und Anlagen des VBS zuständig. ar Immo ist verantwortlich für die Umsetzung und Planung bestehender und künftiger Kundenbedürfnisse, die Bewirtschaftung der militärisch genutzten Objekte, die Realisierung von Neu- und Umbauten sowie den Verkauf und die Liquidation von nicht mehr benötigten Infrastrukturen. Im Rahmen dieser Abklärung ging es darum, den Verkaufsprozess von Immobilien bei ar Immo auszuleuchten, die Zeitdauer für den Verkauf einer Immobilie zu ermitteln und Optimierungsmöglichkeiten zur Beschleunigung des Prozesses aufzuzeigen. Mittels einer Prozessanalyse haben wir zusammen mit den Beteiligten den Verkaufsprozess kritisch hinterfragt, Schwachstellen identifiziert und schliesslich entsprechende Empfehlungen erarbeitet. 2 Übersicht Immobilienobjekte, welche durch den Verteidigungsbereich nicht mehr verwendet werden, überträgt die ar Immo vom Kernbestand in den Dispositionsbestand. Der Dispositionsbestand bildet die Summe aller Liegenschaften aus dem Immobilienportfolio VBS, welche für die Ausübung der Kerntätigkeit des VBS nicht mehr benötigt werden. 1 Objekte aus diesem Dispositionsbestand werden an Externe verkauft, vermietet, verpachtet, im Baurecht abgegeben, stillgelegt oder rückgebaut. Das Gros dieser Objekte sind Spezialbauten (z. B. Bunker, Unterstände oder Sprengobjekte) mit einer beschränkten zivilen Nachnutzungsmöglichkeit (mehr als 95 % dieser Objekte liegen ausserhalb der Bauzone). Der Dispositionsbestand betrug per Ende 2014 rund 8'200 (Volumen-) Objekte 2. Diese setzten sich aus rund 1'400 Hochbauten und 6'800 Verteidigungsbauten zusammen. Davon wurden rund 600 Objekte durch ar Immo als grundsätzlich marktfähig beurteilt. Im Jahre 2014 wurden 164 Objekte (Gebäude und Anlagen) aus dem Dispositionsbestand verkauft. Zudem gingen im Jahr 2014 ungefähr 450 Kaufanfragen ein, welche durch den Fachbereich Management und Dispositionsbestand (FB MAD) geprüft und beantwortet worden sind. Die Anzahl der Kaufanfragen schwankte in den letzten Jahren zwischen 500 und 900 pro Jahr. Der FB MAD ist für die Steuerung und Entwicklung des Dispositionsbestandes Immobilien VBS zuständig. Er besteht aus zehn Mitarbeitenden, wovon einem Leiter, fünf Portfoliomanagern Dispositionsbestand (PFM) sowie vier regionalen Immobilienmarktmanagern (IMM). 1 Immobilienhandbuch VBS, Strategien Immobilienmanagement Register 2 2 Jahresbericht 2014 Dispositionsbestand Immobilien VBS 3/7

4 3 Der Verkaufsprozess Der Verkaufsprozess ist nachgelagert zum Prozess "Management Dispositionsbestand" und wird in der Prozessanweisung "K10 Verkauf von Immobilien" beschrieben. Mit diesem Prozess wird sichergestellt, dass der Verkauf von Grundstücken und Immobilien einheitlich und vorschriftsgemäss abgewickelt wird. Ziel des Prozesses ist, ein Objekt mittels einem Kaufvertrag an einen Käufer zu übergeben. Der Prozess beinhaltet im Wesentlichen die Schritte "Vorgehensplan erstellen", "Verkaufsdokumentation erstellen", "Ausschreibung durchführen", "Angebote prüfen", "Vertrag erstellen" und "Objekt übergeben". Begleitend werden seit rund zwei Jahren zudem sämtliche Verkaufsgeschäfte laufend auf einer zentralen Geschäftsliste erfasst und überwacht. Diese Liste zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand sowie die Termine der einzelnen Verkaufsgeschäfte und dient dem Leiter FB MAD als Führungs- und Steuerungsinstrument. Beurteilung: Grundsätzlich sind wir der Ansicht, dass es sich bei der Prozessanweisung um ein zweckmässiges Dokument handelt. Selten werden jedoch Punkt für Punkt der Prozessbeschreibung genau befolgt, da jedes Geschäft anders gelagert ist und die IMM über eine umfassende Erfahrung verfügen. Die wichtigen Eckwerte des Prozesses werden hingegen eingehalten. Aufgefallen ist uns jedoch, dass der Prozessschritt "Vorgehensplan erstellen" nicht in jedem Fall schriftlich dokumentiert wird. Bei der neu geschaffenen Geschäftsliste handelt es sich aus unserer Sicht um ein effizientes und effektives Instrument, welches einen guten Überblick über den Stand der einzelnen Verkaufsgeschäfte gibt. 4 Die Zeitdauer des Prozesses Im Rahmen unserer Arbeiten haben wir in fünf Verkaufsdossiers vertieft Einsicht genommen und mit dem zuständigen IMM vor Ort besprochen. Dabei ermittelten wir die Zeitdauer zwischen dem Start des Verkaufsprozesses bis zu dessen Abschluss (Grundbucheintrag). Die Zeitspanne für die Abwicklung des Prozesses beträgt zwischen 2,5 und 19 Monaten. Die Detailangaben pro Objekt können dem Anhang zu diesem Bericht entnommen werden. Beurteilung: Unsere Analyse der Fallbeispiele zeigt, dass die "langen" Zeitdauern der Verkaufsgeschäfte primär von externen Faktoren abhängen und von den IMM kaum beeinflusst werden können. Mit einem konsequenten Führen der neuen Geschäftsliste können interne sowie externe Verzögerungen künftig noch proaktiver angegangen werden. 5 Kundenkontakte Anfragen von Kaufinteressenten: Mündliche sowie schriftliche Anfragen von Kaufinteressenten (2 bis 3 pro Tag) werden zentral erfasst und registriert. Beurteilung: Wie Beispiele von 4/7

5 Anfragen gezeigt haben, besteht teilweise eine grosse Divergenz zwischen den Vorstellungen und Ideen der Interessierten und den realen Möglichkeiten bezüglich Kauf und Nutzung einer ehemaligen VBS-Immobilie. Einschränkender Faktor ist in den meisten Fällen das Raumplanungsgesetz, welches eine Umnutzung der Immobilie nicht zulässt. Dies ist den Kaufinteressenten zu wenig oder oftmals gar nicht bekannt. Internetseite von ar Immo: Die ar Immo betreibt eine Internetseite, welche über den Verkauf von Immobilien Auskunft gibt. Beurteilung: Während unseren Arbeiten gewannen wir den Eindruck, dass die Kundenfreundlichkeit der Homepage noch ausgebaut werden könnte. Während der Dauer dieser Abklärung war insgesamt ein Verkaufsangebot ausgeschrieben (Landverkauf Thierachern). Dabei stellten wir fest, dass die Eingabefrist für Offerten auf Ende November 2015 festgelegt wurde, was einer Dauer von über 3 Monaten entspricht. Die dezentralen IMM: Die vier IMM sind dezentral auf vier Regionen aufgeteilt. Die IMM kennen ihre Region und sind nahe bei möglichen Interessenten und laufend in Kontakt mit den Behörden vor Ort. Der Personalbestand des FB MAD wurde in den letzten Jahren im Bereich IMM reduziert. Einfache Verkaufsgeschäfte werden deshalb zunehmend extern vergeben. Beurteilung: Wir sind der Ansicht, dass zur Sicherstellung eines optimalen Kundenkontaktes und Wahrnehmung der Interessentenwünsche gute Kenntnisse vor Ort unerlässlich sind. 6 Empfehlungen Aus unseren Feststellungen und Beurteilungen leiten wir folgende Empfehlungen ab: Wir empfehlen: 1. die neu eingeführten Geschäftsliste konsequent weiter zu bewirtschaften und erkennbare interne und externe Zeitverzögerungen proaktiv anzugehen. Weiter ist zu prüfen, in welchen Fällen im Verkaufsprozess ein Vorgehensplan (inkl. Zeitplan) zu erstellen ist. Die Dokumentation des Verkaufsprozesses ist entsprechend anzupassen. 2. zu prüfen, wie ar Immo ihre Informationen bezüglich Verkäufen von Immobilien verbessern könnte. Eine Anpassung des Internetauftrittes sowie ein ergänzendes Informationsblatt könnten mögliche Lösungen sein. 3. die Dauer des Ausschreibungsverfahrens zu verkürzen und die Frist für einfache Verkaufsobjekte auf maximal zwei Monate zu begrenzen. 4. die Fachkompetenz der regionalen IMM zu erhalten, um die Kundennähe und Kenntnisse der örtlichen Verhältnisse nicht zu verlieren. 5/7

6 7 Stellungnahmen Nachfolgend die Stellungnahmen der betroffenen Bereiche zu den einzelnen Empfehlungen: Empfehlung Nr. 1 Führung des Verkaufsprozesses Die Empfehlung wird umgesetzt. Die Dokumentation des Verkaufsprozesses wird überarbeitet. Dabei wird geprüft, in welchen Fällen im Verkaufsprozess ein Vorgehensplan erstellt werden muss. Empfehlung Nr. 2 Information nach aussen Die Empfehlung ist in Bearbeitung. Im Zentrum steht die verständliche Kommunikation betreffend Verkauf der Militärbauten ausserhalb der Bauzone gegenüber Privatpersonen. Empfehlung Nr. 3 Dauer des Ausschreibungsverfahrens Die Ausschreibungsdauer wird im Rahmen der Überarbeitung der Dokumentation des Verkaufsprozesses aufgenommen. Die Empfehlung wird umgesetzt. Empfehlung Nr. 4 Regionale Fachkompetenz der IMM Eine regionalisierte Vermarktung ist wo immer möglich und sinnvoll anzustreben. Die Vermarktung erfolgt durch interne Mitarbeitende und regional angesiedelte externe Dienstleister. Dies entspricht der heutigen und zukünftigen Praxis. 6/7

7 8 Anhang: Beispiele Zeitdauer Verkaufsprozess Fall Objekt Bemerkungen A Bunker "L" t = 11,5 Mte Kurz nachdem der Interessent (private Käuferschaft für militärhistorische Erhaltung) das Kaufinteresse bei armasuisse Immobilien/MAD deponiert hatte, wurde der interne Verkaufsprozess angestossen. Die Erteilung der Baubewilligung (Genehmigung Umnutzungsgesuch) durch den Kanton dauerte 8 Mte. Beurteilung: Die MAD-interne Bearbeitungszeit betrug 3,5 Mte. Der grösste Teil der Zeit (8 Mte) wurde durch Gemeinde benötigt. B Bunker "F" t = 9,5 Mte Im Dezember 2012 erfolgte eine telefonische Anfrage durch den potenziellen Käufer beim IMM. Im September 2013 (ca. 1 Jahr später) hat der Käufer sein Kaufinteresse per Mail bei MAD in Bern deponiert. 1,5 Mte später erfolgte die interne Beauftragung an den IMM. Die Erteilung der Baubewilligung (Genehmigung Umnutzungsgesuch) durch den Kanton dauerte 6 Mte. Beurteilung: Der grösste Teil der Zeit (6 Mte) wurde durch den Kanton benötigt. Die interne Bearbeitungszeit (3,5 Mte) hätte bei rascherer Beauftragung um ca. 1 Monat reduziert werden können. C Bunker "E" t = 19 Mte Kurz nach der internen Verkaufsbeauftragung durch MAD fand eine Besprechung mit dem zuständigen Förster statt (Objekt im Wald). 1 Woche später erfolgte das Schreiben IMM an den Kaufinteressenten mit den Kaufbedingungen, Vertragsbestimmungen und dem weiteren Vorgehen. 16,5 Mte später lag die Baubewilligung (Umnutzung) der öffentlichen Hand vor. Weitere 1,5 Mte brauchte es für die Verurkundung und den Grundbucheintrag. Beurteilung: Der grösste Teil der Zeit (16,5 Mte) wurde verbraucht für die Einholung der Zustimmung des Gemeinderats zum Erwerb (8 Mte) und für das Einreichen des Umnutzungsgesuchs durch den Käufer (7 Mte). D GPH "B" t = 2,5 Mte Der Käufer hatte im Zuge des Güterregulierungsverfahrens direkten Kontakt mit dem IMM vor Ort. Dieser hat den Verkaufsprozess angestossen. Der Verkauf konnte rasch und unbürokratisch abgewickelt werden. Beurteilung: Dank Kenntnis der Situation vor Ort und der Käuferschaft (Förster der Waldkooperation) konnte der Verkauf durch IMM rasch abgewickelt werden. E Lagergebäude "B" t = 14,5 Mte Kurz nach der internen Verkaufsbeauftragung wurde die Verkehrswertschatzung durchgeführt. 7 Mte später war die öffentliche Ausschreibung (Dauer =3 Mte) abgeschlossen. Nach Nachgebotsrunden und Verzicht auf das Vorkaufsrecht durch die Gemeinde konnten die Vertragsverhandlungen durchgeführt werden (Dauer = 4 Mte). Bis zur Verurkundung und Grundbucheintrag dauerte es nochmals 3,5 Mte. Beurteilung: Die Zeitdauer war länger als üblich. Ein Grund dafür liegt darin, dass es nach der Verkehrswertschätzung 4 Mte dauerte, bis die Ausschreibung durchgeführt wurde. Zudem hatte die Gemeinde ursprünglich Interesse an einer Paketlösung, sich dann aber später wieder zurückgezogen. 7/7