Sage Lohn XL. Änderungsprotokoll Version

Transkript

1 Sage Lohn XL Änderungsprotokoll Version

2 Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Sitz: Frankfurt am Main Amtsgericht Registergericht: Frankfurt am Main, HRB Geschäftsführer: Dr. Thomas Scholtis, Michael Robinson Haben Sie eine Frage zum Produkt? Support: Hotline: +49 (0) Faxline: +49 (0) Hotline: Montag Donnerstag von 08:00 bis 17:00 Uhr, Freitag von 08:00 bis 15:00 Uhr Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Hotline grundsätzlich keine Auskünfte zu steuer- oder SVrechtlichen Problematiken geben kann. Hierfür stehen Ihnen Ihre Krankenkassen bzw. Ihr Steuerberater sicher gerne zur Verfügung. Kennen Sie unser Kundenportal? Alle Kunden haben auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich mit einem Kennwort in den exklusiven Kundenbereich einzuloggen. Hier können Sie wichtige Neuerungen und Informationen zu unseren Produkten lesen bzw. herunterladen. Außerdem sehen Sie z. B. den aktuellen Stand Ihrer Anfragen. Sie können einen Zugang per an oder telefonisch über unsere Hotline beantragen. Stand: Oktober 2016 HAFTUNGSAUSSCHLUSS Trotz kontinuierlicher Bemühungen von Sage, die Informationen in diesem Dokument so vollständig und aktuell wie möglich zu halten, kann Sage nicht für die Richtigkeit und/oder Vollständigkeit und/oder spezifische Anwendbarkeit der veröffentlichten und/oder angefragten Informationen in diesem Dokument garantieren. Sage haftet für keinerlei direkte, indirekte, zufällige, spezielle Schäden, Folgeschäden, Verluste oder für aus der Nutzung dieses Dokuments entstehende Geschäftsstörungen. Die auszugsweise Verwendung von Informationen aus diesem Dokument erfolgt jederzeit und vollständig auf Risiko des Verwenders. Ohne die vorherige schriftliche Genehmigung der Sage GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in jeglicher Form kopiert, veröffentlicht und/oder weitergeleitet werden, sei es elektronisch, gedruckt, als Fotokopie, auf Mikrofilm oder jedweder anderen Art und Weise. Sage GmbH, Alle Rechte vorbehalten. Alle hier genannten Marken und Markenzeichen stehen den jeweiligen Schutzrechtsinhabern zu. Sage Lohn XL Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 1.0 Gesetzliche Änderungen in Sage Lohn XL Einführung eines elektronischen Meldeverfahrens mit den Unfallversicherungsträgern Mindestkirchensteuer Neuerungen/Änderungen in Sage Lohn XL MeldeCenter Datenschutzhinweis beim ersten Versand lohnsteuerrelevanter Daten Bau Änderung der Arbeitsbereiche für das Gerüstbaugewerbe Minusgrenze im Arbeitszeitkonto Korrigierte Fehler Sozialversicherung Falsche Verbeitragung für die Insolvenzgeldumlage Änderung bei der Verbeitragung von umlagepflichtigen Einmalzahlungen Steuer Lohnsteueranmeldung im Sage Lohn XL Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung Jahreslohnkonto Teil ZVK Öffentlicher Dienst VBL Karlsruhe 9 Sage Lohn XL Seite 3 von 9

4 1.0 Gesetzliche Änderungen in Sage Lohn XL 1.1 Einführung eines elektronischen Meldeverfahrens mit den Unfallversicherungsträgern Die bei den Unfallversicherungsträgern versicherten Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, einmal jährlich die Arbeitsentgelte und geleisteten Arbeitsstunden des abgelaufenen Kalenderjahres an den zuständigen Unfallversicherungsträger zu melden. Die gemeldeten Arbeitsentgelte bilden die Berechnungsgrundlage für den vom Unternehmen zu entrichtenden Beitrag an den Träger der Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse). Bisher erfolgte die Abgabe des Lohnnachweises in der Regel in Papierform. Aufgrund einer Gesetzesänderung hat die Meldung ab dem 1. Januar 2019 nur noch über den elektronischen Meldeweg zu erfolgen. Vor der Abgabe des elektronischen Lohnnachweises ist jedes Unternehmen verpflichtet, seine für die Lohnnachweismeldung erforderlichen Stammdaten in einem sogenannten Vorverfahren abzurufen. Dieses Vorverfahren gibt den Unternehmen die inhaltliche Struktur für den elektronischen bzw. digitalen Lohnnachweis vor. Um den korrekten und reibungslosen Ablauf des UV-Meldeverfahrens zu sichern, gilt für eine Übergangsphase von zwei Jahren ein Parallelverfahren. Das bedeutet, dass die Lohnnachweise für die Jahre 2016 und 2017 einmal auf dem bisherigen Weg (z. B. in Papierform) und auf dem neuen digitalen Weg abgegeben werden müssen. Für die Jahre 2016 und 2017 bildet ausschließlich der Lohnnachweis auf dem bisher bekannten Weg die Beitragsgrundlage. Die Meldung des Lohnachweises erfolgt zusätzlich zur UV-Jahresmeldung. Zum Start des Verfahrens werden die Unternehmen ab November 2016 von ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger schriftlich über die Zugangsdaten bestehend aus der Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer und PIN informiert. Unternehmen, für die der Unfallversicherungsträger erst danach die Zuständigkeit erklärt (z. B. wegen Neuaufnahme), erhalten die Zugangsdaten schriftlich zusammen mit den Mitgliedsunterlagen zugesandt. Die Übermittlung der fünfstelligen PIN erfolgt schriftlich. Die PIN dient der Authentifizierung für das digitale Lohnnachweisverfahren. Bei Verlust oder Missbrauch der PIN ist eine neue PIN beim Unfallversicherungsträger anzufordern. Sobald eine neue PIN vergeben wurde, verliert die alte PIN ihre Gültigkeit auch für vergangene Zeiträume. Um die Möglichkeit zu schaffen, die vom Unfallversicherungsträger übersandte PIN nach Eingang sofort im Sage Lohn XL zu hinterlegen, wurde in den Arbeitsbereich Stamm > Sozialversicherung > Berufsgenossenschaften ein neues Feld PIN aufgenommen. Sage Lohn XL Seite 4 von 9

5 Zusätzlich zur PIN müssen die beiden neuen Datenfelder Betriebsnummer lohnverantwortender Beschäftigungsbetrieb Betriebsnummer abrechnende Stelle gefüllt werden. Bei der Betriebsnummer lohnverantwortender Beschäftigungsbetrieb handelt es sich um die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externer Dienstleister (z. B. Steuerberater) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein. Bei der Betriebsnummer abrechnende Stelle handelt sich um die Betriebsnummer der Stelle, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der Betriebsnummer der meldenden Stelle sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einem Steuerberater oder bei einem externen Dienstleister, ist die Betriebsnummer des Steuerberaters oder des externen Dienstleisters anzugeben. In diesen Fällen weicht die Betriebsnummer der meldenden Stelle von der Betriebsnummer der abrechnenden Stelle ab. 1.2 Mindestkirchensteuer Mit der Bekanntmachung über die Kirchensteuerbeschlüsse im Freistaat Sachsen für das Kalenderjahr 2016 gibt es ab in Sachsen keine Mindestkirchensteuer bei der evangelisch-lutherischen Landeskirche mehr. Die römisch-katholische Kirche hatte schon vorher keinen Mindestbetrag erhoben. Ab der Version wird keine Mindestkirchensteuer für Sachsen berechnet. Um dieses rückwirkend zu korrigieren führen Sie eine generelle Rückrechnung durch. Sage Lohn XL Seite 5 von 9

6 2.0 Neuerungen/Änderungen in Sage Lohn XL 2.1 MeldeCenter Datenschutzhinweis beim ersten Versand lohnsteuerrelevanter Daten Aufgrund neuer Lizenzvereinbarungen des Bayerischen Landesamtes für Steuern für die im MeldeCenter verwendeten ERIC-Module wurden wir verpflichtet, einen Datenschutzhinweis zu veröffentlichen. 14 Datenschutzhinweis an Endnutzer (der ERiC-Lizenzvereinbarung) Der Softwarehersteller verpflichtet sich, dem Endanwender folgenden Datenschutzhinweis in geeigneter Weise mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme vor Nutzung der Software zur Kenntnis zu bringen. Beim erstmaligen Versand von lohnsteuerrelevanten Daten lesen und akzeptieren Sie den folgenden Datenschutzhinweis. Mit dieser Software werden personenbezogene Daten im Sinne des 3 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zum Zwecke der Verarbeitung erhoben. Neben den reinen Daten, die zur Steuerveranlagung benötigt werden, erhebt die Software Daten über die Art und Version des Betriebssystems des Nutzers und übermittelt diese an die Finanzverwaltung. Diese Daten werden benötigt, um die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten sicherzustellen und Fehlern im Verarbeitungsprozess vorzubeugen. Die Nutzung der Daten erfolgt im Rahmen des 14 BDSG durch die Finanzverwaltung und nur für den genannten Zweck." Bitte beachten Sie, dass der elektronische Versand von steuerrelevanten Daten erst nach dem Akzeptieren des Datenschutzhinweises möglich ist. 2.2 Bau Änderung der Arbeitsbereiche für das Gerüstbaugewerbe Ausfallstunden und Urlaubsausgleichsbeträge werden in der Urlaubsauskunft und im Vortrag Urlaub (Personal > Baugewerbe > Urlaub) unter Mindesturlaubsvergütung Krankheit und Mindesturlaubsvergütung witterungsbedingter Ausfall ausgewiesen. Der untere Bereich in diesen Masken ist dadurch weggefallen. Sage Lohn XL Seite 6 von 9

7 2.2.2 Minusgrenze im Arbeitszeitkonto Damit zum Beispiel im Garten- und Landschaftsbau Stunden zur Vermeidung von witterungsbedingtem Ausfall im tariflichen Rahmen auch bis zu einer Minusgrenze im Arbeitszeitkonto abgebaut werden können, wurde unter Stamm > Baugewerbe Tarifverträge im Gliederungspunkt Saison Kurzarbeitergeld eine neue Checkbox Für Abbau Minusgrenze zulassen eingefügt. Wird das Feld markiert, wird die Arbeitszeitkontogrenze zum Stundenabbau berücksichtigt und nicht wie bisher generell bei Null Stundenanspruch Arbeitszeitkonto auf Saison-Kug gewechselt. Sage Lohn XL Seite 7 von 9

8 3.0 Korrigierte Fehler 3.1 Sozialversicherung Falsche Verbeitragung für die Insolvenzgeldumlage In bestimmten Konstellationen (z. B. bei sozialversicherungsfreien Arbeitnehmern) wurden die Entgelte bei der Berechnung der Beiträge für die Insolvenzgeldumlage über die Beitragsbemessungsgrenze für die Rentenversicherung hinaus verbeitragt. Dies wurde mit der vorliegenden Version korrigiert. Über eine Generelle Rückrechnung (Monat > Rückrechnungen > Rückrechnungen durchführen) können die betroffenen Monate korrigiert werden Änderung bei der Verbeitragung von umlagepflichtigen Einmalzahlungen Werden Abgeltungen für geleistete Überstunden gezahlt, bei denen die Lohnart als Einmalzahlung definiert wurde, müssen für diese Zahlungen Umlagebeiträge abgeführt werden. Um hier die Verbeitragung einer Einmalzahlung zur Umlage zu erreichen, kann in der Definition der Lohnart das Kennzeichen Umlagepflichtige Einmalzahlung gesetzt werden. Als Folge wurden dann die erfassten Beträge bis zur laufenden Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung für die Umlage verbeitragt. Hierbei wurde nun eine Änderung vorgenommen: Seit der vorliegenden Version Sage Lohn XL erfolgt eine Verbeitragung zur Umlage analog zur Verbeitragung in der Rentenversicherung. D. h. es wird die sogenannte SV-Luft ermittelt (= Anteilige RV-Beitragsbemessungsgrenze./. bereits zur RV verbeitragtem Entgelt); diese SV-Luft bildet dann die Grundlage für die Berechnung der Umlagebeiträge. 3.2 Steuer Lohnsteueranmeldung im Sage Lohn XL Auf der Lohnsteueranmeldung im Sage LohnXL unter Monat > Lohnsteuer > Lohnsteueranmeldung wurde bis jetzt in der Zeile 27 die Konfession israelitisch (is) nicht ausgewiesen. Ab der Version erfolgt hier die korrekte Ausweisung. Sage Lohn XL Seite 8 von 9

9 3.2.2 Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung Bei mehreren SV-Unterbrechungen im gleichen Monat wurde Anzahl U auf der Lohnsteuerbescheinigung falsch ausgewiesen. Das wurde mit der Version behoben. Sollten Sie die Lohnsteuerbescheinigung rückwirkend korrigieren müssen, führen Sie eine Rückrechnung Personaldaten (Monat > Rückrechnungen > Rückrechnungen durchführen) durch Jahreslohnkonto Teil 11 Ab der Version wird die Spalte Basistarif im Jahreslohnkonto Teil 11 auf 0.00 gesetzt, wenn kein Basistarif in den Steuer-/SV-Daten (Personal > Steuer-/SV-Daten) hinterlegt wurde. Die falsche Ermittlung der Mindestvorsorgepauschale (ohne Basistarif) bei Einmalzahlungen wurde mit der Version behoben. Um dieses rückwirkend zu korrigieren, führen Sie eine Generelle Rückrechnung (Monat > Rückrechnungen > Rückrechnungen durchführen) durch. Der Abgleich auf die Jahresvorsorgepauschale erfolgt in den Abrechnungsmonat Dezember im Zuge des Lohnsteuerjahresausgleichs. 3.3 ZVK Öffentlicher Dienst VBL Karlsruhe Beim Aufruf der ZVK-Meldungen (Monat > Öffentlicher Dienst > Monatsmeldungen) für die VBL Karlsruhe konnte es u. U. zu einem Programmabbruch mit Ausgabe einer Fehlermeldung kommen, wenn die Meldungen für bereits ausgeschiedene Mitarbeiter korrigiert werden sollten. Dies wurde mit der vorliegenden Version behoben die ZVK-Monatsmeldungen können nun erzeugt und verschickt werden. Sage Lohn XL Seite 9 von 9