PROFFIX VERSION

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1 PROFFIX VERSION Übersicht über die wichtigsten Änderungen und neuen Funktionen. Allgemein...3 Helfen Sie mit, PROFFIX zu verbessern...3 PROFFIX Programme für aktive Benutzer beenden...3 Adressverwaltung...5 Zusatzfelder werden von Adress-Vorgaben übernommen...5 Zusatzfelder einrichten...5 Zusatzfelder bei Adress-Vorgaben einsehen...6 Neue Option «Lohnbuchhaltung» bei Zahlungsarten...7 Artikel- und Lagerverwaltung...7 Artikelinfo heisst neu Artikeldetail...7 Frei definierbares Artikelinfo-Fenster analog Adressinfo (F10)...8 Artikelinfo-Fenster aufrufen...8 Tastenkombinationen...8 Artikelinfo-Fenster definieren...9 Benutzerverwaltung...9 Benutzerverwaltung und Berechtigungen getrennt...9 Preise und Übergangsfristen...9 Verknüpfung mit Active Directory (AD)...9 Vorgehen für bestehende PROFFIX Installation mit PROFFIX Benutzern Zukünftiges Vorgehen, wenn neuer Benutzer dazukommt oder PROFFIX erst neu installiert wird Single Sign-on (Einmalanmeldung) PROFFIX Benutzer automatisch erstellen Option «nur aktive Benutzer» in Benutzerverwaltung eingefügt Neue Funktion «Benutzer wechseln» Automatisches Anmelden wird entfernt, wenn Benutzername wechselt Neue Funktion «Kurzzeichen ändern» Neue Felder auf Benutzer Vorgabe-Lieferart für Auftragsdokumente Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 1 / 25

2 «Unser Zeichen» kann auf Benutzer für Vorgabe auf Auftragsdokument definiert werden Laden/Speichern der Berechtigungen eingebaut Berechtigungen für Export Tabellendaten hinzugefügt Einstellungen Benutzerverwaltung Auftragsbearbeitung Beim Rückstand liefern, wird die Lieferadresse auch ohne Adressnummer verglichen.. 16 Gesamtrabatt Aufteilung auch pro Steuercode Adresse wird von der Rechnungsadresse übernommen Neue Einstellungen in der Auftragsbearbeitung «Unser Zeichen» beim Umwandeln eines Dokumentes aktualisieren Neue Einstellung «Kopf von Unterbundle auch einfügen» Neue Einstellung «Positionen einzeln auflösen» Debitorenbuchhaltung Skontorückbuchungen können pro Steuercode definiert werden Finanzbuchhaltung Anpassung Plausibilisierungsliste für Saldobesteuerung Vorgabe für Kontenplan Schulversion mit Sammelkonten ergänzt Jahresrechnung Anhangberechnungen mit Subtotal und Gesamttotal Kreditorenbuchhaltung Dateiname wird bei Vergütung erstellen abgeschaltet, wenn keine Berechtigung zum Senden der Vergütung vorhanden ist Vorerfassung von Kreditorbelegen Vorerfassung auf Adresse aktivieren Vorerfasste Belege prüfen und allenfalls korrigieren Vergütungsfreigabe Belegstatus Lohnbuchhaltung Maximale Anzahl Lohn-Mitarbeiter überschritten Zeitverwaltung Einstellung «Standort erwünscht» eingebaut Neue Option «einmal pro Tag anwenden» bei Stundenkürzungen ergänzt Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 2 / 25

3 Allgemein Helfen Sie mit, PROFFIX zu verbessern Neu haben wir in PROFFIX ein Programm integriert, das uns erlaubt, wichtige Informationen für die Weiterentwicklung von PROFFIX zu sammeln. Wir freuen uns, wenn Sie dieses beim Update der neusten Version aktivieren und uns helfen, die Benutzerfreundlichkeit von PROFFIX zu steigern. Beim ersten Programmstart der Version erscheint untenstehende Meldung. Mit Klick auf «Ja» aktivieren Sie das Programm und helfen uns, PROFFIX zu verbessern. PROFFIX Programme für aktive Benutzer beenden Die bestehende Möglichkeit, aktive Benutzer einsehen zu können wurde unter den Informationen und bei der Online-Aktualisierung erweitert. Neu kann für ausgewählte aktive Benutzer oder alle aktiven Benutzer PROFFIX beendet werden. Achtung: Das Programm wird auf dem entsprechenden Computer ohne Nachfrage beendet und nicht gespeicherte Daten gehen verloren. Zu den aktiven Benutzern über Datei Informationen 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Informationen» 2. Klick auf Symbol «angemeldete Benutzer anzeigen» Keine Erfassung von persönlichen Daten Wichtig: Alle Informationen, die vom Programm erfasst werden, sind anonym und rein produkttechnisch. Das heisst, wir können weder den Anwender identifizieren noch erhalten wir in irgendeiner Form Einblick in Ihre Daten. Erfasst und gesammelt werden ausschliesslich Informationen, die Aufschluss darüber geben, welche Funktionen unsere Anwender wie, in welcher Abfolge und wie oft benutzen. Daraus können wir Rückschlüsse auf die Wichtigkeit einer Funktion ziehen und besser entscheiden, welche Verbesserungen Priorität haben und auf welche Funktionen besonderes Augenmerk gelegt werden soll. Informationssammlung nachträglich ein- oder ausschalten Die Teilnahme zur Programmverbesserung kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden. 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Diverses» 3. Option «Am Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit teilnehmen» deaktivieren/aktivieren 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 3 / 25

4 3. Benutzer auswählen und Klick auf Symbol «Programm beenden», um für den ausgewählten Benutzer das PROFFIX zu beenden oder Klick auf Symbol «Alle Programme beenden», um für alle aktiven Benutzer das PROFFIX zu beenden Zu den aktiven Benutzern über «Online-Aktualisierung» 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Online-Aktualisierung» 2. Klick auf Schaltfläche «Nach neuen Versionen suchen» 3. Klick auf Schaltfläche «Neue Versionen herunterladen» 4. Klick auf Symbol «Aktive Benutzer anzeigen» 5. Benutzer auswählen und Klick auf Link «Programm beenden», um für den ausgewählten Benutzer das PROFFIX zu beenden oder Klick auf Link «Alle Programme beenden», um für alle aktiven Benutzer das PROFFIX zu beenden Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 4 / 25

5 11. Gewünschten Speicherort wählen 12. Klick auf Schaltfläche «Speichern» Adressverwaltung Zusatzfelder werden von Adress-Vorgaben übernommen Mit den Adress-Vorgaben können Vorgabewerte für die Erfassung neuer Adressen definiert werden. Das Erfassen von Adressen ist somit einfacher, da weniger definiert werden muss und auch die Fehlerquelle ist geringer. Zusatzfelder in Adressvorgaben laden 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Datenbank» 3. Klick auf Tabelle «Adress-Vorgaben» 4. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 5. Klick auf Symbol «Zusatzfelder laden» Zusatzfelder einrichten Die Zusatzfelder auf der Tabelle Adress-Vorgaben müssen mit der Tabelle Adressen übereinstimmen. Mit unten abgebildetem Beispiel können die Zusatzfelder der Tabelle Adressen auf die Tabelle Adress-Vorgaben einfach übernommen werden. Zusatzfelder-Definitionen speichern 6. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 7. Klick auf Register «Datenbank» 8. Klick auf Tabelle «Adressen» 9. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder» 10. Klick auf Schaltfläche «Zusatzfelder speichern» Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 5 / 25

6 6. Zu gewünschtem Speicherort navigieren 7. Gewünschte Datei z.b. ADR_Adressen.zfx (gespeicherte Zusatzfelder-Definitionen) auswählen 8. Klick auf Schaltfläche «Öffnen» 9. Klick auf Schaltfläche «Ok», um die angezeigten Zusatzfelder zu speichern 9. Wird anschliessend eine neue Adresse erfasst, werden die Angaben bei den Zusatzfeldern aus den Vorgaben übernommen und können bei Bedarf noch angepasst werden Zusatzfelder bei Adress-Vorgaben einsehen 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Adressverwaltung» 4. Klick auf Hilfstabelle «Adress-Vorgaben» 5. Gewünschte Adress-Vorgabe mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 6. Klick auf Registerkarte «Zusatzfelder» 7. Gewünschte Vorgaben für Zusatzfelder definieren 8. Klick auf Schaltfläche «Ok» Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 6 / 25

7 Neue Option «Lohnbuchhaltung» bei Zahlungsarten Bei der Verwaltung der Zahlungsarten steht die neue Option «Lohnbuchhaltung» zur Verfügung. Die mit der Option «Lohnbuchhaltung» gekennzeichneten Zahlungsarten, werden in der Adressverwaltung im Register «Kreditoren» nur noch angezeigt, wenn der Benutzer auf die Lohnbuchhaltung Zugriff hat. Artikel- und Lagerverwaltung Artikelinfo heisst neu Artikeldetail Die Funktion Artikelinfo wird mit der neusten Version zur Funktion «Artikeldetails». Hier können wie gewohnt Artikelbestände, Seriennummern, Chargen etc. eingesehen werden. Die Funktion Artikelinfo bietet nun viel mehr und bietet neu ein frei definierbares Artikelinfo-Fenster. Siehe unter «Frei definierbares Artikelinfo-Fenster analog Adressinfo (F10)» auf Seite 7. Artikeldetails einsehen 1. Gewünschten Artikel auswählen 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Artikeldetails» (Ctrl+I) Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 7 / 25

8 Frei definierbares Artikelinfo-Fenster analog Adressinfo (F10) Neu kann in PROFFIX ein frei definierbares Artikelinfo-Fenster analog des Adressinfo- Fensters gestaltet werden. Es können ebenfalls mehrere verschiedene Infofenster definiert werden. So kann jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter seine wichtigsten Informationen zu einem Lagerartikel anzeigen lassen. Artikelinfo-Fenster aufrufen 1. Klick auf Modul «Artikel- und Lagerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Ansicht» auf Symbol «Artikelinfo» (Alt+F10) 4. Evtl. Gewünschtes Infofenster wählen und mit «Ok» bestätigen Tastenkombinationen Mit der Tastenkombination Alt+F10 kann aus jedem PROFFIX Modul das Artikelinfo- Fenster aufgerufen werden. Sind mehrere Artikelinfo-Fenster definiert, kann mit Ctrl+Alt+F10 die Auswahl aufgerufen werden. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 8 / 25

9 Artikelinfo-Fenster definieren 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Artikel- und Lagerverwaltung» 3. Klick auf Schaltfläche «Artikel-Informationen» 4. Gewünschtes Infofenster auswählen 5. Klick auf Symbol «Artikel-Information ändern» 6. Analog des Adress-Infofensters können hier Tabellen, Schaltflächen, Felder etc. angezeigt werden Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung und Berechtigungen getrennt Um den heutigen Sicherheitsstandards gerecht zu werden, wurden die PROFFIX Benutzerverwaltung und die PROFFIX Berechtigungen getrennt. Die PROFFIX Benutzerverwaltung steht nun standardmässig jedem Benutzer kostenlos zur Verfügung. Damit können Benutzer angelegt und verwaltet werden. Um die Zugriffberechtigungen innerhalb von PROFFIX zu steuern, wird die neue Option «Berechtigungen» benötigt. Preise und Übergangsfristen Bestehende Kaufkunden bisherige Update-Pauschale von CHF , künftig CHF pro Benutzer Bestehende Mietkunden bisher Benutzerverwaltung kostenlos, künftig mit 6 monatiger Übergangsfrist CHF 9.00 pro Monat Verknüpfung mit Active Directory (AD) Neu kann ein PROFFIX Benutzer mit einem Active Directory Benutzer (AD Benutzer) verknüpft werden. Damit werden Redundanzen bei Passwörtern vermieden. Empfehlung: Separate AD Gruppen für PROFFIX erstellen und diese auch mit PROFFIX bezeichnen. Beispielsweise PROFFIX Administration, PROFFIX Aussendienst etc. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 9 / 25

10 Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 10 / 25

11 Vorgehen für bestehende PROFFIX Installation mit PROFFIX Benutzern 1. Neue Active Directroy Gruppe erstellen 2. In Register «Mitglieder» bestehende Benutzer hinzufügen 3. Klick auf Schaltfläche «OK» Gruppen zuweisen 1. Klick in der Navigation auf Gruppe «Diverses» 2. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 3. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 4. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Benutzerverwaltung» 5. Klick auf Hilfstabelle «Benutzergruppen» 6. Gewünschte PROFFIX Gruppe mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 7. Klick auf Symbol «Active-Directory Gruppen auswählen» rechts des Feldes «AD-Gruppe» 8. Nach gewünschter Active Directory Gruppe suchen und mit Doppelklick übernehmen 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» um Verknüpfung zu speichern 10. Schritt 6-9 für weitere Gruppen wiederholen Active Directory einschalten 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Benutzerverwaltung» 3. Option «Active-Directory verwenden» aktivieren 4. Evtl. Option «PROFFIX-Benutzer» automatisch erstellen aktivieren (Details siehe Seite 13) 5. Die Domäne wird automatisch erkannt und ergänzt 6. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Benutzer zuweisen 1. Klick auf Registerkarte «Start» 2. Gewünschten Benutzer suchen und mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 3. Klick auf Symbol «Active-Directory Benutzer auswählen» rechts des Feldes «AD-Benutzer» 4. Gewünschten Benutzer suchen und mit Doppelklick übernehmen 5. Klick auf Schaltfläche «Ok», um Verknüpfung zu speichern AD Gruppen und AD Benutzer in PROFFIX zuweisen Einem PROFFIX Benutzer muss nun noch der AD Benutzer zugewiesen werden. Ebenfalls müssen den PROFFIX Gruppen die AD Gruppen zugewiesen werden. Dies ist sehr wichtig, denn wenn ein bestehender Benutzer sich mit den AD Zugangsdaten anmeldet und die Gruppe nicht zugewiesen wird, wird der PROFFIX Benutzer gelöscht. Die Funktionsweise ist auf Seite 10 abgebildeter Grafik zu sehen. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 11 / 25

12 Zukünftiges Vorgehen, wenn neuer Benutzer dazukommt oder PROFFIX erst neu installiert wird 1. Neuen AD Benutzer erstellen 2. Im Register «Mitglieder von» die AD Gruppe zuweisen 3. Klick auf Schaltfläche «OK» 6. Schritt 2-5 für weitere Benutzer wiederholen Single Sign-on (Einmalanmeldung) Mit Active Directory (AD) wird auch eine Single-Sign-on unterstützt. Das heisst der Benutzer meldet sich beim Start von Windows an und die Benutzerdaten werden automatisch beim Start von PROFFIX übernommen. Es muss einmalig beim Login «Login automatisch durchführen» eingeschaltet werden. Voraussetzung Active Directory ist in PROFFIX aktiviert PROFFIX Benutzer und Gruppen sind einem AD Benutzer und einer AD Gruppe zugewiesen Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 12 / 25

13 PROFFIX Benutzer automatisch erstellen Fehlende PROFFIX Benutzer können mithilfe von Active-Directory automatisch erstellt werden. Fehlende PROFFIX Benutzer werden beim Login erstellt, wenn sich dieser mit den Active Directory (AD) Zugangsdaten bei PROFFIX anmeldet. In PROFFIX wird der Benutzer automatisch erstellt. Als Passwort wird ein Zufallspasswort vergeben. Dieses kann in der Registerkarte «Datei» unter «Eigenes Passwort ändern» wieder angepasst werden, sofern der Benutzer die entsprechenden Berechtigungen hat. Voraussetzung Active Directory ist in PROFFIX aktiviert Zuweisungen AD und PROFFIX Gruppen vorgenommen Gut zu wissen Ist ein Mitarbeiter ausser Haus und nicht in der Domäne angemeldet, steht der PROFFIX Benutzer zur Anmeldung auch zur Verfügung Benutzername mit \ = Anmeldung mit AD Benutzer Option «nur aktive Benutzer» in Benutzerverwaltung eingefügt Wenn dem PROFFIX Benutzer die AD Gruppe zugewiesen ist, aber die Zuweisung der PROFFIX Gruppe zur AD Gruppe fehlt, dann wird der Benutzer gelöscht. Gelöschte Benutzer wieder aktivieren 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» (In Gruppe «Diverses» in der Navigation links) 2. Option «nur aktive Benutzer» deaktivieren 3. Nach gewünschtem Benutzer suchen 4. Durchgestrichenen Benutzer mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 5. Klick auf Register «Mitarbeiter» 6. Option «gelöscht» aktivieren und wieder deaktivieren 7. Klick auf Schaltfläche «Ok» Der Benutzer ist wieder aktiv. Achtung: vor dem nächsten Login sollte die Gruppenzuweisung vervollständigt werden, sonst wird der Benutzer wieder gelöscht. Neue Funktion «Benutzer wechseln» Wird eine Datenbank geöffnet, erfolgt das Login automatisch, wenn die Option «Login automatisch durchführen» aktiviert ist. Wenn nun doch mal der Benutzer gewechselt werden soll, steht dazu eine neue Funktion zur Verfügung. 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Benutzer wechseln» 2. Benutzername und Passwort eingeben Automatisches Anmelden wird entfernt, wenn Benutzername wechselt Wurde die Option «Login automatisch durchführen» aktiviert und meldet sich ein anderer Benutzer über die Funktion «Benutzer wechseln» an, so wird das Auto-Login entfernt. Somit kann sich der Administrator an einem anderen Computer kurz anmelden und es ist sichergestellt, dass beim nächsten Start nicht wieder automatisch der Administrator angemeldet wird, sondern die Login-Daten neu eingegeben werden müssen. Neue Funktion «Kurzzeichen ändern» Bis anhin konnte, sobald ein Kurzzeichen vergeben wurde, dieses nicht mehr geändert werden. Neu steht dafür die Funktion «Kurzzeichen ändern» zur Verfügung. 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 2. Nach gewünschtem Benutzer suchen und diesen auswählen 3. Klick auf Registerkarte «Start» 4. Klick in Gruppe «Kurzzeichen» auf Symbol «Ändern» 5. Neues Kurzzeichen eingeben 6. Klick auf Schaltfläche «Ok» Hinweis: Die bestehenden Datensätze werden nicht angepasst (Die Felder «geändert von» und «erstellt von» bleiben mit altem Kurzzeichen bestehen) Das neue Kurzzeichen gilt nur für neue Einträge. Neue Felder auf Benutzer Vorgabe-Lieferart für Auftragsdokumente Neu kann pro Benutzer eine Vorgabe-Lieferart mitgegeben werden. Ist einem Mitarbeiter eine Vorgabe-Lieferart zugewiesen, wird beim Erstellen eines Auftragsdokuments nicht die Lieferart der Adresse verwendet, sondern diejenige, welche dem Benutzer zugewiesen ist. Ein möglicher Anwendungsfall wäre die Vorgabe-Lieferart für Mitarbeiter an der Kasse, bei denen unabhängig der gewählten Kundenadresse die Lieferart auf «Abholung vor Ort» gesetzt wird. «Unser Zeichen» kann auf Benutzer für Vorgabe auf Auftragsdokument definiert werden Bis anhin wurde, wenn sich ein Mitarbeiter bei PROFFIX angemeldet hat, im Auftragsdokument im Feld «Unser Zeichen» das Kürzel des angemeldeten Benutzers ergänzt. Nun kann pro Benutzer definiert werden, was als «Unser Zeichen» übernommen werden soll. 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 13 / 25

14 3. Gewünschten Benutzer suchen und mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 4. Neue Felder «Unser Zeichen» und «Vorgabe-Lieferart» definieren (siehe Beschreibungen oben) Laden/Speichern der Berechtigungen eingebaut Berechtigungen, welche für eine Gruppe oder einen Mitarbeiter definiert wurden, können neu gespeichert und auf eine andere Gruppe oder einen Mitarbeiter übertragen werden. 5. Klick auf Modul «Auftragsbearbeitung» 6. Gewünschtes Auftragsdokument erstellen 7. «Vorgabe-Lieferart» und «Unser Zeichen» werden vom Benutzer geladen, sofern diese Angaben dem angemeldeten Benutzer hinterlegt sind Berechtigungen speichern 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Berechtigungen» auf Symbol «Definieren» (Ctrl+B) 4. Klick auf Gruppe/Benutzer, für welche/n die Berechtigungen gesetzt wurden 5. Klick auf Symbol «Berechtigungen speichern», rechts neben den Rechten Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 14 / 25

15 Berechtigungen für Export Tabellendaten hinzugefügt In PROFFIX kann jede Tabellenansicht mit Rechtsklick exportiert werden. Neu können für diese Funktion Berechtigungen definiert werden, damit nur bestimmte Benutzer die Daten exportieren können und somit die Datensicherheit erhöht wird. 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Berechtigungen» auf Symbol «Definieren» (Ctrl+B) 4. Klick auf Gruppe/Benutzer, für welche/n die Berechtigungen gesetzt werden soll 5. Doppelklick unter «Rechte» auf «PROFFIX» 6. Rechtsklick auf «Tabellen-Daten exportieren» 7. Gewünschte Berechtigungen definieren 8. Für weitere Gruppen/Benutzer Schritt 4 7 wiederholen 9. Klick auf Schaltfläche «Ok» 6. Speicherort wählen 7. Klick auf Schaltfläche «Speichern» Berechtigungen laden 1. Klick auf Modul «Benutzerverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Start» 3. Klick in Gruppe «Berechtigungen» auf Symbol «Definieren» (Ctrl+B) 4. Klick auf Gruppe/Benutzer, für welche/n die Berechtigungen übertragen werden sollen 5. Klick auf Symbol «Berechtigungen laden», rechts neben den Rechten 6. Speicherort und Datei wählen 7. Klick auf Schaltfläche «Öffnen» Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 15 / 25

16 Kontextmenü von Benutzer mit Exportberechtigung Einstellungen Benutzerverwaltung Einige Einstellungen wurden aus dem Register «Stammdaten» in das neue Register «Benutzerverwaltung» verschoben (Benutzerrechte verwenden, sichere Passwörter verwenden, keine automatische Anmeldung) Zusätzlich stehen neu die zwei Felder «Passwort» und «Kontrolle» zur Verfügung. Diese Felder haben nur eine Funktion, wenn entweder die Option «Berechtigungen» NICHT lizenziert ist, oder die Option «Benutzerrechte verwenden» deaktiviert ist. Damit können die Einstellungen der Benutzerverwaltung mit einem Passwort geschützt werden. Auftragsbearbeitung Beim Rückstand liefern, wird die Lieferadresse auch ohne Adressnummer verglichen Neu wird beim Liefern von Rückständen und Reservationen die Lieferadresse auch dann verglichen, wenn keine Adressnummer vorhanden ist, d.h. wenn die Lieferadresse manuell im Auftragsdokument eingegeben wurde. Verglichen werden Name, Vorname, Strasse, PLZ und Ort. Sind zwei Lieferadressen identisch, werden die Rückstände und Reservationen aus verschiedenen Auftragsdokumenten in einen Lieferschein zusammengefasst, sofern die Option «einzeln liefern» deaktiviert ist. Kontextmenü von Benutzer ohne Exportberechtigung Gesamtrabatt Aufteilung auch pro Steuercode Wenn bei Gesamtrabatt die Option «Verbuchung aufteilen» aktiviert ist, musste bis anhin der Steuercode angegeben werden. Dies führte zu Unstimmigkeiten bei der MWST. Neu kann der Steuercode nicht mehr angegeben werden. Die Rückbuchung basiert auf den gewählten Steuercodes der verwendeten Auftragspositionen. Achtung: Sobald exkl. Steuercodes vorhanden sind, ergibt es bei der Darstellung auf dem Auftragsformular eine Differenz. Diese wird im Standard-Auftragsdokument angezeigt. Bei individuell angepassten Auftragsdokumenten, ist eine Listenanpassung erforderlich! Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 16 / 25

17 Beispiel ohne Differenz Korrekte Buchung in der Finanzbuchhaltung Beispiel mit Differenz Die Fusszeile «Differenz auf Gesamtrabatt MWST exklusiv» muss im Auftragsdokument im List&Label Bereich «Dokument-Positionen» ergänzt werden. Siehe untenstehender Printscreen. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 17 / 25

18 -Adresse wird von der Rechnungsadresse übernommen Ist beim Auftragsdokument eine Rechnungsadresse zugewiesen und wird das Dokument per versendet, wird die -Adresse der Rechnungsadresse vorgeschlagen. Bei den anderen Auftragsdokumenten wird die -Adresse der Dokumentadresse vorgeschlagen. Neue Einstellungen in der Auftragsbearbeitung 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Auftragsbearbeitung» «Unser Zeichen» beim Umwandeln eines Dokumentes aktualisieren In den Einstellungen der Auftragsbearbeitung steht die neue Option «Unser Zeichen aktualisieren» zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, wird beim Umwandeln eines Auftragsdokuments das Feld «Unser Zeichen» mit dem aktuell angemeldeten Benutzer aktualisiert. 3. Option «Unser Zeichen aktualisieren» aktivieren unter «Dokumente umwandeln» 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) 5. Beim Umwandeln eines Auftragsdokuments, beispielsweise von einer Offerte in eine Auftragsbestätigung, wird das Feld «Unser Zeichen» mit dem aktuell angemeldeten Benutzer aktualisiert. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 18 / 25

19 Neue Einstellung «Kopf von Unterbundle auch einfügen» Der Kopf von einem Unterbundle wurde bis anhin nicht als Dokumentposition eingefügt. Neu steht die Option «Kopf von Unterbundle» in den Einstellungen der Auftragsbearbeitung zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, wird der Kopf des Unterbundles ebenfalls als Dokumentposition eingefügt. 3. Option «Kopf von Unterbundle auch einfügen» aktivieren unter «Bundle» 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Neue Einstellung «Positionen einzeln auflösen» Bundle Artikel werden standardmässig kumuliert, d.h. wenn es in einem Bundle mehrere gleiche Artikel hat, werden diese in eine Auftragsposition zusammengefasst. Mit der neuen Option «Positionen einzeln auflösen» kann das Kumulieren verhindert werden. Finanzbuchhaltung Anpassung Plausibilisierungsliste für Saldobesteuerung Die beiden MWST Plausibilisierungslisten wurden durch die Option «Saldosteuer» ergänzt. Somit wird auch für die Saldosteuer die Plausibilisierungsliste korrekt und ohne Differenzen ausgegeben. 1. Klick auf Modul «Finanzbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Listen» 3. Klick in Gruppe «Finanzbuchhaltung» auf Symbol «Auswertungen Finanzbuchhaltung» 4. Klick auf Liste «Mehrwertsteuer Plausibilisierung» oder «Mehrwertsteuer Plausibilisierung Details» 5. Option «Saldosteuer» aktivieren, falls das Unternehmen saldobesteuert wird 3. Option «Positionen einzeln auflösen» aktivieren unter «Bundle» 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Debitorenbuchhaltung Skontorückbuchungen können pro Steuercode definiert werden Bei den Steuercodes steht die neue Option «Steuerrückbuchung» zur Verfügung. Möglicher Anwendungsfall: Ist bei der Buchungsart «Skonto auf Rechnung» die Skontorückbuchung aktiviert, um das Skonto auf die ursprünglichen Ertragskonten zurück zu buchen und gibt es Positionen, welche nicht skontoberechtigt sind (z.b. Gebinde), so kann die neue Option «Nicht Skontoberechtigt» auf dem entsprechenden Steuercode definiert werden. Mehrwertsteuer Plausibilisierung MWST Saldosteuer, Liste ohne Option «Saldosteuer» Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 19 / 25

20 Mehrwertsteuer Plausibilisierung MWST Saldosteuer, Liste mit aktivierter Option «Saldosteuer» Vorgabe für Kontenplan Schulversion mit Sammelkonten ergänzt Die Sammelkonten wurden nun bei der Vorgabe für den Kontenplan «Schulversion» ergänzt und somit kann die Jahresrechnung auch mit dem Kontenplan «Schulversion» korrekt ausgegeben werden. Die ausgelieferten Vorgaben gelten nur für neue Datenbanken. Bestehende Datenbanken werden nicht angepasst. Jahresrechnung Anhangberechnungen mit Subtotal und Gesamttotal Neu kann als Typ bei den Anhangberechnungen ein Subtotal gewählt werden. Dieses wird anschliessend wieder auf 0 gesetzt. Somit kann z.b. die Gewinnverwendung wie folgt aufgeführt werden. Die Anhangberechnung für den «Verfügbaren Bilanzgewinn» wird mit dem Update automatisch von Gesamttotal auf Subtotal gewechselt. 1. Klick auf Modul «Finanzbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Abschluss» 3. Klick in Gruppe «Abschluss» auf Symbol «Jahresrechnung» (Ctrl+R) 4. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 5. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Anhangberechnungen» 6. Gewünschten Eintrag mit Doppelklick öffnen (Ctrl+D) 7. Feld «Typ» definieren und mit «Ok» bestätigen Subtotal Gesamttotal Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 20 / 25

21 Kreditorenbuchhaltung Dateiname wird bei Vergütung erstellen abgeschaltet, wenn keine Berechtigung zum Senden der Vergütung vorhanden ist. Wenn der angemeldete PROFFIX Benutzer keine Rechte zum Senden der Vergütung hat, wird das Feld «Dateiname» inaktiv gesetzt Der Dateiname kann neu in diesem Fall beim Senden angegeben werden Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 21 / 25

22 Vorerfassung von Kreditorbelegen Neu können Kreditoren-Rechnungen vorerfasst werden, d.h. die Belege werden zuerst von einem Mitarbeiter erfasst. Bestimmte Personen prüfen diese dann und kontrollieren und korrigieren falls nötig die Kontierungen bei den Buchungen. Ist diese Kontrolle durchgeführt worden, werden diese Belege zur Weiterverarbeitung freigegeben und können danach z.b. bezahlt werden. Es kann definiert werden, für welche Rechnungen diese Vorerfassung geschehen soll. Damit eine Vorerfassung möglich ist, muss auf der entsprechenden Adresse die Option «Beleg vorerfassen» aktiviert sein. Vorerfassung auf Adresse aktivieren 1. Klick auf Modul «Adressverwaltung» 2. Gewünschte Adresse suchen und mit Doppelklick ändern (Ctrl+D) 3. Klick auf Register «Kreditoren» 4. Option «Beleg vorerfassen» aktivieren Zusätzlich muss pro Adresse definiert werden, welche Sachbearbeiter die Belege kontrollieren und freigeben können. 1. Klick auf Modul «Kreditorenbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Kreditorenbuchhaltung» 4. Klick auf Hilfstabelle «Zuweisungen Vorerfassung» 5. Zuweisungen definieren Vorerfasste Belege prüfen und allenfalls korrigieren Der zugewiesene Sachbearbeiter oder sein Stv. kann nun die vorerfassten Belege, welche er prüfen muss, ansehen und allenfalls die Kontierung ändern. 1. Klick auf Modul «Kreditorenbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «Beleg» auf Symbol «Vorerfasst» (Ctrl+Shift+E) 4. Der angemeldete Benutzer wird im Feld «Sachbearbeiter» übernommen. Die Auswahl im Feld «Sachbearbeiter» kann nur der Administrator ändern 5. Klick in Gruppe «Belege» auf Symbol «Suchen» 6. Gewünschte Belege markieren 7. Allenfalls mit Klick auf Symbol «Kontieren» die Kontierung anpassen 8. Klick in Gruppe «Belege» auf Symbol «Freigeben» um die Belege freizugeben. Die Belege stehen zur Vergütungsfreigabe bereit (falls Vergütungsfreigabe definiert) oder können direkt vergütet werden Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 22 / 25

23 1. Klick auf Modul «Kreditorenbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Hilfstabellen» 3. Klick in Gruppe «Hilfstabellen» auf Symbol «Kreditorenbuchhaltung» 4. Klick auf Hilfstabelle «Freigaben» Beispielfreigaben bis CHF keine Freigabe nötig bis CHF Einzelfreigabe bis CHF 3 Mio. Kollektivfreigabe Hinweise In der Gruppe «Vorerfassung» unter «Zuweisung definieren» können die Zuweisungen für die Vorerfassung direkt bearbeitet werden Falls ein DMS Dokument vorhanden ist, kann dies mit Klick auf Symbol «DMS Dokumente» pro ausgewählten Beleg eingesehen werden Sollen die Belege, bei welchen der Mitarbeiter als Stellvertreter hinterlegt ist auch angezeigt werden, kann die Option «inkl. Stellvertretung» aktiviert und die Belege gesucht werden Vergütungsfreigabe Als zusätzlicher Schritt kann ebenfalls eine Verfügungsfreigabe definiert werden. Die Vergütungsfreigabe ist unabhängig von der Vorerfassung. Es kann auch nur die Vergütungsfreigabe, ohne vorerfasste Belege, genutzt werden. Damit die Belege von bestimmten Personen für die Vergütung freigegeben werden können, muss definiert werden, wer bis zu welchem Betrag Belege freigeben darf. Die Belege können betragsabhängig von einer oder auch von mehreren Personen freigegeben werden. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 23 / 25

24 Vergütungsfreigabe in den Einstellungen einschalten Damit die Vergütungsfreigabe erforderlich ist, muss dies einmalig in den Einstellungen aktiviert werden. Für Anwender, welche diese Funktion nicht nutzen möchten, bleibt alles wie gehabt. 1. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 2. Klick auf Register «Kreditorenbuchhaltung» 3. Option «Vergütungsfreigabe erforderlich» aktivieren unter «DTA/Vergütung» 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Speichern» (Ctrl+S) Belegfreigabe für Vergütung 1. Klick auf Modul «Kreditorenbuchhaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Extras» 3. Klick in Gruppe «Belege» auf Symbol «Für Vergütung freigeben» 4. Evtl. Suchkriterien eingeben 5. Klick in Gruppe «Belege» auf Symbol «Suchen» (Ctrl+F) 6. Gewünschte Belege mit Doppelklick markieren (Ctrl+M) 7. Klick in Gruppe «Belege» auf Symbol «Freigeben» (Ctrl+S) Belegstatus In der Registerkarte «Start» sowie in der Funktion «Belege für Vergütung freigeben» kann der Belegstatus der ausgewählten Kreditorenbuchung eingesehen werden. Der Belegstatus bietet eine Übersicht zur Vorerfassung und der Vergütungsfreigabe. Lohnbuchhaltung Maximale Anzahl Lohn-Mitarbeiter überschritten Der Hinweis, dass die maximale Anzahl Lohn-Mitarbeiter überschritten ist, wurde erweitert und zeigt nun eine Liste der Datenbanken mit der Anzahl aktiven Mitarbeiter. Diese Meldung wird beispielsweise angezeigt, wenn die definitive Lohnabrechnung erstellt wird und die maximale Anzahl Mitarbeiter gemäss PROFFIX Lizenz überschritten wird. Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 24 / 25

25 Zeitverwaltung Einstellung «Standort erwünscht» eingebaut Wenn mit der Zeiterfassung mobile gearbeitet wird, kann beim Ein- resp. Ausstempeln deren Standort ermittelt werden und auf der Zeiterfassung abgelegt werden. So kann kontrolliert werden, wo genau mit dem Mobiltelefon ein- resp. ausgestempelt wird. In den Einstellungen der Zeitverwaltung kann definiert werden, ob die Ermittlung des Standorts pflichtig ist oder nicht. Da nicht garantiert werden kann, dass der Standort mit dem Mobiltelefon immer ermittelt werden kann, steht auch noch die Auswahl «erwünscht» zur Verfügung. Mit dieser Einstellung wird versucht den Standort zu ermitteln. Ist dies nicht möglich, kann trotzdem ein- resp. ausgestempelt werden. Wenn «zwingend» ausgewählt ist und der Standort beim Stempeln nicht ermittelt werden kann, dann ist ein Ein- oder Ausstempeln nicht mehr möglich. Neue Option «einmal pro Tag anwenden» bei Stundenkürzungen ergänzt Soll einem Mitarbeiter, welcher ausnahmsweise in einer anderen Filiale arbeitet und auch dort einstempelt die Wegzeit automatisch als Arbeitszeit hinzugerechnet werden, so kann bei den Regeln der Stunden die neue Option «einmal pro Tag anwenden» zu Hilfe genommen werden. 1. Klick auf Modul «Zeitverwaltung» 2. Klick auf Registerkarte «Datei» und anschliessend auf «Einstellungen» (Ctrl+E) 3. Im Feld «Standort Mobile» gewünschte Einstellung definieren 4. Klick in Gruppe «Einstellungen» auf Symbol «Änderungen speichern» (Ctrl+S) Stand April 2017 Dies ist eine kostenlose Dokumentation der PROFFIX Software AG 25 / 25