Werner Seeger. 1. Ausgabe, September Lexware lohn + gehalt pro 2010

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1 Werner Seeger 1. Ausgabe, September 2010 Lexware lohn + gehalt pro 2010 LW-LG2010

2 Inhalt I 1 Lexware lohn + gehalt pro Vorwort Vorbereitende Arbeiten Allgemeines zu Lexware lohn + gehalt pro Programm starten Die Datensicherung Die Navigation im Programm Anlage einer neuen Firma Grundlagen und allgemeine Stammdaten Grundlagen Verwaltung Der Lohnartenstamm Bankverbindungen Gesetzliche Rechengrößen Bundesländer Der Mitarbeiterstamm Vorbereitende Arbeiten Mitarbeiter anlegen Lohnsteueranmeldung Lohn- und Gehaltsbelege Der Monatswechsel Grundlagen Monatswechsel durchführen Die laufende Lohnbuchhaltung Grundlagen Privat Versicherte Geringfügig Beschäftigte Variable Bezüge Geldwerter Vorteil Einführung Private Kfz-Nutzung Einmalzahlungen und Direktversicherung Grundlagen Einmalzahlung erfassen Direktversicherung erfassen Die Korrekturabrechnung Die Lohndatenerfassung Grundlagen Erfassung der Lohndaten Vortragswerte erfassen Monatliche Abrechnungsdaten erfassen Listen und Protokolle Datensicherung Allgemeine Hinweise zur Datensicherung Die Datensicherung bei Lexware Die erste Lohnabrechnung Grundlagen Erstellung der Lohnabrechnung Schätzung der Beitragsnachweise Korrektur der laufenden Abrechnung Abrechnungslisten Allgemeine Hinweise Das Prüfungsprotokoll Das Lohnjournal Die Buchungsliste Jahresabschlussarbeiten Grundlagen Auswertungen zum Jahresschluss Das Jahreslohnkonto Die Lohnsteuerbescheinigung Die Berufsgenossenschaftsliste Daten für die Betriebsprüfung Der Jahresabschluss Das ELENA-Verfahren Allgemeine Hinweise Erstellung der ELENA-Meldung Der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) Tipps und Tricks Einführung Das Bescheinigungswesen Optionen Abkürzungsverzeichnis Abschließende Fragen und Aufgaben Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

3 1 Lexware lohn + gehalt pro Lexware lohn + gehalt pro 2010 In diesem Kapitel erfahren Sie welche Kenntnisse dieses neue Schulungshandbuch vermitteln möchte wie Sie sich auf die Arbeit mit dem Programm vorbereiten sollten Voraussetzungen Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Grundlegende PC-Kenntnisse und eine installierte Version des entsprechenden Lexware-Programms 1.1 Vorwort Dieses Schulungshandbuch wurde geschrieben, um dem Anwender von Lexware lohn + gehalt pro 2010 die praxisorientierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit diesem Programm zu vermitteln. Mit Übungen aus dem Tagesgeschäft einer Lohnbuchhaltung wird gezeigt, wie diese mit dem Programm umgesetzt werden können. Ziel ist es, sowohl Neuanwender als auch Anwender mit Vorkenntnissen oder Nutzer anderer Lexware-Programme mit Lexware lohn + gehalt pro 2010 vertraut zu machen. Dieses Buch wurde mit dem Programm Lexware financial office pro 2010 erstellt. Es enthält die gleiche Funktionalität wie Lexware lohn + gehalt pro Als Betriebssystem war Windows Vista installiert. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeite, hat dies keine Auswirkung auf die Programmfunktionen bzw. deren Beschreibungen. Vereinzelt kann es jedoch Abweichungen z. B. bei Screenshots geben. Um die einzelnen Programmfunktionen so realistisch wie möglich darzustellen, haben wir eine Übungsfirma eingerichtet. Es handelt sich um die fiktive Firma Unger GmbH Baustoffhandel. Ihr Geschäftszweck besteht in dem Handel mit Baustoffen und Arbeitsgeräten für die Bauindustrie. Die Firma beginnt am ihre gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt pro 2010 durchzuführen. Ebenfalls wurde zum auch der Lexware buchhalter 2010 installiert. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, in einem integrierten System auch den Datentransfer zwischen Lohnbuchhaltung und Buchhaltung maschinell zu gewährleisten. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitsersparnis und verkürzt die Verarbeitungsdauer. In der Übungsfirma werden die monatlichen Lohndaten erfasst und die Abrechnung der Mitarbeiter sowie die erforderlichen Beitragsnachweise und Bescheinigungen erstellt. Weiterhin werden die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge ermittelt und die erforderlichen Meldungen erstellt. 4 HERDT-Verlag

4 Lexware lohn + gehalt pro Eine PDF-Datei mit den Lösungen der Lernzielkontrolle sowie den Datenbestand können Sie im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter kostenlos herunterladen. Suchen Sie über das obere Suchfeld nach lw-lg2010 und wählen Sie in der Trefferliste den Titel des Buches. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite die Schaltfläche Übungsdateien betätigen. 1.2 Vorbereitende Arbeiten Vor dem Beginn Ihrer Arbeiten mit Lexware lohn + gehalt pro 2010 sollten Sie einige nützliche Vorarbeiten erledigen. Da Sie mit dem Anlegen einer neuen Firma beginnen, ist es sinnvoll, alle erforderlichen Informationen vorab zu erfragen bzw. aufzubereiten. 1. Existieren für das Unternehmen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen? 2. Liegen für jeden Mitarbeiter alle Daten (Arbeitsvertrag, Steuerdaten, Bankverbindung etc.) vor? 3. Gibt es Regelungen z. B. für Altersteilzeit, geringfügig Beschäftigte, Schichtbetrieb, Kfz-Nutzung, Reisekostenabrechnung etc.? 4. Mit welchem Geschäftsjahr und Monat wollen Sie die Abrechnung beginnen? 5. Mit welchem Kontenrahmen für die Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Buchhaltung soll gearbeitet werden? 6. Liegen alle Stammdaten (Bankverbindungen, Steuerdaten etc.) vor, die Sie für die Neuanlage einer Firma benötigen? 7. Sollen externe Programme (z. B. Datev) mit Daten versorgt werden? 8. Wie soll das Programm installiert werden (Einplatz oder Mehrplatz)? 9. Wie wird die Datensicherung organisiert? (Eine regelmäßige Datensicherung auf ein externes Medium ist zwingend erforderlich; eine Sicherung auf der Festplatte ist keinesfalls ausreichend.) Schauen Sie sich die einzelnen Betriebsbereiche an. Machen Sie sich mit den Abläufen vertraut. Achten Sie auf Besonderheiten und evtl. Sonderregelungen. Je besser Sie das Unternehmen kennen, umso leichter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und richtig abzurechnen. HERDT-Verlag 5

5 1 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Gesetzliche Neuerungen 2010 Die wohl bedeutendste Änderung ist die seit vorgeschriebene monatliche Übermittlung der Entgeltdaten jedes Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS). Das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahren) wird im Zusammenhang mit der Übungsfirma näher behandelt. Ab 2010 wurde ein Faktorverfahren für den Lohnsteuerabzug eingeführt. Danach können Ehegatten auch die Steuerklassen IV/IV in Verbindung mit einem vom Finanzamt einzutragenden Faktor wählen. Durch diese Faktoren werden die einkommensteuerlichen Freibeträge und die steuermindernde Wirkung des Splittingverfahrens bereits beim Lohnsteuerabzug für beide Ehegatten berücksichtigt. Die bestehenden Freibeträge und Bemessungsgrenzen wurden auch für das Jahr 2010 wieder angehoben. Die Beitragssätze für die gesetzlichen Krankenkassen, die für alle Krankenkassen gelten, sind gleich geblieben. Einige Krankenkassen erheben bei ihren Mitgliedern Zusatzbeiträge, die jedoch von den Versicherten privat bezahlt werden müssen. Sie werden in der Lohnund Gehaltsabrechnung nicht berücksichtigt. Der Arbeitgeber übernimmt davon keinen Anteil. Wichtige Neuerungen bei Lexware lohn + gehalt pro 2010 Die Anforderungen, die durch die Übermittlung der Entgeltdaten an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) entstanden sind, wurden in das Programm aufgenommen. Alle gesetzlichen Änderungen und die Anpassung der Sozialversicherungs-Rechengrößen sind im Programm berücksichtigt. Meldungen an die Berufsgenossenschaften beinhalten ab 2010 auch die geforderten Angaben über die Arbeitsstunden. Das Lexware service center wurde um noch mehr Informationen und Fachwissen erweitert. Symbolerläuterungen Wichtige Grundinformation Praxistipp Warnhinweis 6 HERDT-Verlag

6 9 Lexware lohn + gehalt pro Die erste Lohnabrechnung In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Abrechnung durchgeführt wird wie evtl. Korrekturen durchgeführt werden Voraussetzungen Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Kenntnisse der bisher behandelten Kapitel 9.1 Grundlagen Nachdem alle Lohndaten erfasst und geprüft sind und eine Datensicherung erstellt wurde, kann der erste Abrechnungslauf gestartet werden. Bei der Übernahme der Abrechnung vom Steuerberater bietet es sich an, erst einmal ein oder zwei Monate parallel abzurechnen und die Zahlen abzustimmen. Das hilft, Fehler zu erkennen, und gibt mehr Sicherheit. Sollten Sie einen bereits abgerechneten Monat korrigieren müssen, steht Ihnen der Korrekturmodus zur Verfügung (über BEARBEITEN Korrekturmodus). Hier öffnet sich der Assistent zur Durchführung einer Korrektur eines bereits abgerechneten Monats. Im Falle einer Korrekturabrechnung müssen alle Abrechnungslisten und -belege neu gedruckt und bereits erfolgte Zahlungen gegebenenfalls manuell korrigiert werden. 84 HERDT-Verlag

7 Die erste Lohnabrechnung Erstellung der Lohnabrechnung Zur monatlichen Abrechnung gelangen Sie über die Startseite und den Menüpfad EXTRAS Abrechnungs- und Beitragsnachweis-Assistent oder über den Programmbereich Beitragsnachweise und anschließend einen Klick auf Beitragsnachweise erstellen. Der folgende Assistent führt Sie systematisch durch die gesamte Abrechnung. 9.3 Schätzung der Beitragsnachweise Bevor mit der Abrechnung der Mitarbeiter begonnen werden kann, muss eine Schätzung für die Beiträge zur Sozialversicherung erstellt werden. Seit 2006 sind die Beiträge zur Sozialversicherung bereits zum drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats fällig. Dies bedeutet, dass die Beitragsnachweise bereits vorher erstellt und an die Krankenkassen übermittelt werden müssen. Erfolgt eine Entgeltabrechnung für den Monat nach dem Stichtag, so ist die voraussichtliche Beitragsschuld auf der Basis des Vormonats so genau wie möglich zu schätzen. Falls Veränderungen in dem Monat vorhersehbar sind, müssen diese bekannten Veränderungen dann angegeben werden. Dies können u. a. sein: Veränderungen der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden Einmalzahlungen (beachten Sie die Behandlung von Einmalzahlungen in der SV) Änderungen bei Gehältern, Stundenlöhnen und Zuschlägen etc. Veränderung in der Anzahl von Beschäftigten Ab Januar 2007 ist auch ein vereinfachtes Schätzverfahren möglich. Wenn Sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, setzen Sie im Firmenstamm über den Pfad Lohn+Gehalt Sozialversicherung das Häkchen bei Die Voraussetzungen für das vereinfachte Schätzverfahren werden erfüllt. In der Eingabemaske Einstieg beginnen Sie daher mit der Alternative: Beitragsnachweise erstellen. HERDT-Verlag 85

8 9 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Markieren Sie Beitragsnachweise erstellen, um die Schätzung durchzuführen. Bestätigen Sie mit. Es wird wiederum ein Assistent zur Durchführung der Schätzung geöffnet. Nachdem Sie die Information gelesen haben, bestätigen Sie mit. In der folgenden Eingabemaske können Sie Änderungen für jeden Mitarbeiter vornehmen. 86 HERDT-Verlag

9 Die erste Lohnabrechnung 9 Lohnabrechnung bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Erfassung der Abrechnungsdaten und können die Werte direkt verändern. Stundenerfassung bearbeiten: Wenn Sie für die Abrechnung die Stundenerfassung nutzen, können Sie die abzurechnenden Stunden ändern. Vorschau Lohnabrechnung: Die Auswirkungen Ihrer Änderungen können Sie anschließend in einer Vorschau der Abrechnung kontrollieren. Da uns bei Eingabe der Abrechnungsdaten bereits die endgültigen Werte vorlagen, müssen keine Korrekturen vorgenommen werden. Wechseln Sie mit zur nächsten Maske. Beginnen Sie mit einem Klick auf Beitragsnachweise kontrollieren. HERDT-Verlag 87

10 9 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Zur Kontrolle erhalten Sie je Krankenkasse den folgenden Beitragsnachweis als Vorschau: 88 HERDT-Verlag

11 Die erste Lohnabrechnung 9 Kontrollieren Sie die Vorschau und drucken Sie sie anschließend aus. Danach wird die Vorschau der Beitragsabrechnung erstellt. Seite 1 Seite 2 HERDT-Verlag 89

12 9 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Seite 3 Nachdem alles kontrolliert wurde, können Sie anschließend die Beitragsnachweise erstellen. Setzen Sie vor dem Ausdruck beider Formulare das Häkchen für mit der Abrechnungserstellung fortfahren und klicken Sie auf. 90 HERDT-Verlag

13 Die erste Lohnabrechnung 9 Nach dieser Zwischenarbeit gelangen Sie wieder zurück in den Abrechnungsassistenten. Es folgt die Eingabemaske Mitarbeiter. Empfehlenswert ist, die Abrechnung für alle Mitarbeiter gleichzeitig durchzuführen. Klicken Sie auf und Sie gelangen zur Registerkarte Bezüge. Falls noch Korrekturen der Lohndaten erforderlich sind, haben Sie hier die Möglichkeit, die Abrechnung zu öffnen. Bestätigen Sie mit. HERDT-Verlag 91

14 9 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Es folgt die Druckauswahl. Markieren Sie alle Ausdrucke, die nach der Abrechnung automatisch gedruckt werden sollen. Sollten Sie mehrere Kopien benötigen, können Sie dies über die Anzahl Ausdrucke eingeben. Nach einem Klick auf Ausdrucke. erhalten Sie eine Übersicht über die ausgewählten Bestätigen Sie mit. 92 HERDT-Verlag

15 Die erste Lohnabrechnung 9 Hier starten Sie den Ausdruck der Auswertungen. Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie anschließend die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer starten wollen. Wenn Sie die Ausdrucke nicht erstellen wollen, schließen Sie die Maske durch einen Klick auf. 9.4 Korrektur der laufenden Abrechnung Wird eine Korrektur der Abrechnung für den laufenden Monat notwendig (der Monatswechsel darf noch nicht durchgeführt sein), erfolgt diese über die normale Abrechnung. Bereits gedruckte Abrechnungslisten und Auswertungen müssen nach einer Korrektur der Abrechnung neu gedruckt werden, bereits erfolgte Zahlungen sind manuell zu korrigieren. Eine Korrektur bereits abgeschlossener Monate erfolgt im Korrekturmodus. Bei der Eingabe der Abrechnungsdaten wurde übersehen, dass Frau Feller einen VWL- Vertrag abgeschlossen hat. Für den Vertrag bezahlt Frau Feller monatlich 52,00 ein. Der Arbeitgeber übernimmt davon 26,00. HERDT-Verlag 93

16 9 Lexware lohn + gehalt pro 2010 Öffnen Sie zur Erfassung dieser Daten die Jahresübersicht über DATEI Jahresübersicht öffnen Frau Feller. Mit einem Doppelklick in dieses Feld wird die VWL- Erfassungsmaske geöffnet. Öffnen Sie durch einen Doppelklick in das Feld Oktober/VWL die VWL-Erfassungsmaske und geben Sie in die folgende Maske die Daten gemäß Abbildung ein. Für jeden Mitarbeiter können bis zu drei Verträge erfasst werden. Schließen Sie diese Erfassungsmaske, um wieder in die Jahresübersicht zu gelangen. 94 HERDT-Verlag

17 Die erste Lohnabrechnung 9 1. Was ist vor jeder Abrechnung zu tun? Warum ist das so wichtig? 2. Was ist der Unterschied zwischen der Korrektur einer Abrechnung und einer Abrechnung im Korrekturmodus? 3. Wie wird eine Abrechnung für den aktuellen Monat korrigiert? 4. Wie oft kann eine solche Korrekturabrechnung durchgeführt werden? 5. Welche Daten sind für einen VWL-Vertrag zu erfassen? 6. Erläutern Sie den Unterschied zwischen Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung. Arbeitgeberanteil an den VWL In der Jahresübersicht erscheint nun der Arbeitgeberanteil an den VWL, und das Gesamt- Brutto wurde neu ermittelt. Schließen Sie die Übersicht. Aufgrund dieser Änderung ist es zwingend erforderlich, die Abrechnung noch einmal zu wiederholen. Wenn Sie die erneute Abrechnung diesmal über das Register Lohnabrechnung aufrufen und nur für den geänderten Mitarbeiter durchführen, denken Sie daran, nicht nur einen geänderten Lohnbeleg für den betroffenen Mitarbeiter zu drucken. Sie müssen auch die anderen Berichte, wie Lohnjournal, Buchungsbeleg, Lohnsteueranmeldung, Krankenkassenbeiträge usw., neu drucken, da sich hier ebenfalls Änderungen ergeben. Lernzielkontrolle HERDT-Verlag 95