Produktinformation. CS-Scan. Bereichsübergreifende Scannerintegration. Wareneingang. Kommissionierung. Warenausgang.

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1 Produktinformation CS-Scan Bereichsübergreifende Scannerintegration Wareneingang Kommissionierung Warenausgang Modulversorgung

2 Über uns Die Con-Sense GmbH steht für die Beratung und Entwicklung von SAP -Anwendungen und branchenspezifischen Lösungen. Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns einen gemeinsamen Konsens finden! Produkte: Informieren Sie sich über weitere Produkte zum CS-Stammdatenmanagement. Themen wie zum Beispiel: Stammdatenpflege Kataloganbindung Scannerlösung Anlage aus externen Dateien und oder Katalogen Kontakt: Con-Sense GmbH Mecklenburger Str Söhlde Fon: Fax: Ihr Ansprechpartner: Karl-Georg Nolte Fon: Mail: Inhaltsverzeichnis 1. Zielsetzung Lösung Aufbau Funktionsumfang Bedienkonzept Prozesse Module 09 2

3 1. Zielsetzung Aufwändige Erfassungsprozesse bei unterschiedlichsten Vorgängen wie Inventur, Wareneingangs oder Ausgangsbuchung, Bedarfserfassung auf Station etc. sind bei manueller Handhabung unwirtschaftlich und zeitintensiv. Maximale Zeit und damit Kostenersparnis wird durch den Einsatz von Scannerlösungen erreicht. Häufig sind in Krankenhäusern bereits Lösungen installiert, die allerdings nur für Teilbereiche konzipiert und daher nicht übergreifend einsetzbar sind. Diese Lösungen sind häufig auch noch an eine bestimmte Hardware gebunden. Ziel muss es sein, Geräte austauschbar und flexibel nutzbar zu machen. Einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand und Abhängigkeitsfaktor stellen zudem Etiketten vorhandener Systeme dar. Mit der Entwicklung von CS-Scan bietet Ihnen die Con-Sense GmbH eine Lösung zur hardwareunabhängigen Scannerintegration, mit der Sie verschiedene Etikettenformate nutzen können. 3

4 2. Lösung CS-Scan ist eine Software zur Verknüpfung mobiler Applikationen auf einem Scanner (PDA) mit der ERP-Software. Die CS-Scan Software auf dem Scanner (PDA) dient der Erfassung von Daten direkt vor Ort, z.b. Station, Kommissionierung, Wareneingang, Betäubungsmittel (BtM), Fallwagenbestückung und Konsignationsumbuchung. Hardwareneutral bedeutet, dass Sie CS-Scan mit unterschiedlichen Scannern einsetzen können. Die genutzte Hardware/Betriebssystem richtet sich nach den jeweiligen Funktionsanforderungen. Es kann somit z.b. im Handverkauf ein einfacher Tastaturscanner und bei der Verbrauchserfassung im OP ein PDA mit Scannermodul verwendet werden. Des Weiteren kann auch mit einem Tablet (ios/android) gearbeitet werden, welches mit einem Scanner über Bluetooth kommuniziert. Sie haben heute schon Scanner für die Versorgungsassistenten und wollen diese weiter nutzen? Mit CS-Scan ist dies möglich. Technische Umsetzung 4

5 3. Aufbau CS-SCAN besteht aus drei Teilen: 1. SAP - Modul Das Modul wird als Ergänzung implementiert. Es hat zwei Aufgaben: Datenbereitstellung: Je nach genutzter Funktion werden die Daten im SAP aufbereitet und dem Scanner zur Verfügung gestellt. Diese Aufbereitung erfolgt zum Zeitpunkt der Datenanforderung. Datenverbuchung: Die über die Scanner erfassten Daten werden vom Modul angenommen und als Belege verbucht. und gibt nach der Buchung Rückmeldungen an die Scanner. 3. Scan-Modul Das Scan-Modul ist das auf den Scannern installierte Programm. Mit ihm werden die Daten aus der Materialwirtschaft übernommen und auf den Scannern aufbereitet. Nachfolgend werden die erfassten Daten offline geprüft und bis zur erfolgreichen Übermittlung an das MaWi-System vorgehalten. CS-Scan setzt kein flächendeckendes WLAN voraus. Lediglich zum Laden und Senden der Daten muss der Anwender im Funkbereich sein. Bei nicht vorhandenem WLAN können die Daten alternativ über die netzwerkfähige Ladeschale ausgetauscht werden. 2. PDA-Monitor Fehlerhafte Buchungen können optional im verfügbar bleiben. Dieses erlaubt eine zeitversetzte Nachbearbeitung. Vermittlungsserver (optional) Als Alternative zur direkten Anbindung an den SAP -Server lässt sich ein Vermittlungsserver einsetzen. Dieser leitet die Kommunikation zwischen Scanner und der MaWi weiter. Somit lässt sich eine Netzentkopplung zum Zwecke einer erhöhten Sicherheit erreichen. Der Vermittlungsserver kann auf einem bereits vorhandenen Server 5

6 4. Funktionsumfang CS-SCAN beinhaltet folgende Funktionen für die Anwendung im Healthcarebereich: Wareneingang Stammdatenergänzung Kommissionierung Personalverkauf Anforderung über Versorgungsassistenten in Verbindung mit CS-Schrankverwaltung Konsignationsware BTM-Ausgabe Dokumentation Gerinnungsfaktoren Verbrauchserfassung im OP/Falldokumentation Kommissionierung i.s.h.med. Materialanforderung i.s.h.med. Abholung i.s.h.med. (Handverkauf) Inventur Fallwagen Vendor Managed Inventory (VMI) Transportmodul PDA-Monitor Auf Basis der Erstinstallation können weitere Module später nachinstalliert werden, ohne einen erneuten Komplettumbau der vorhandenen Installation. 6

7 5. Bedienkonzept Das Einstiegsmenü Über das Einstiegsmenü auf dem Scanner gelangt der Anwender berechtigungsabhängig durch einfache Menüführung in die für ihn verfügbaren Anwendungsbereiche. Merkmale des Bedienkonzeptes Um dem Anwender die Arbeit zu vereinfachen gibt es in CS-Scan einige Funktionen, die in allen Prozessen enthalten sind: Suchfunktion: Pufferung: Kann ein Artikel nicht über einen Barcode Alle Daten werden solange im Scanner ge- identifiziert werden, z.b. weil dieser ver- halten, bis sie erfolgreich in das Marerial- schmutzt oder beschädigt ist, so ist es mög- wirtschaftsprogramm abgegeben wurden. lich, im Scanner die Artikelliste aufzurufen und den Artikel darüber auszuwählen. Dies ist auch für weitere Daten, z.b. Liste der Ärzte oder Lieferanten möglich. Offene Positionen: Gibt es bei einem Prozess mehrere Positionen, z.b. beim Wareneingang, so kann der Anwender sich die noch nicht bearbeiteten Prüfungen: Positionen anzeigen lassen. Je nach Anwendung werden im Scanner Prüfungen durchlaufen. Hierbei können dem Anwender Fehler gemeldet werden. Weiterhin kann er zur Eingabe von weiteren Informationen, z.b. einer Rezeptnummer oder Charge, aufgefordert werden. Ladefunktion: In Abhängigkeit vom aktiven Prozess werden automatisch die notwendigen Daten aus der MaWi auf den Scanner geladen. Die Daten verbleiben auch nach einem Kaltstart auf dem Scanner verfügbar. Barcodeübersetzung: Im Scanner wird der erfasste Barcode in die zugehörige Materialnummer übersetzt. Hierbei können diverse Barcodetypen identifiziert und umgesetzt werden, insbesondere HIBC, EAN128 und PZN. 7

8 6. Prozesse Wareneingang CS-Scan unterstützt Sie effektiv beim Einbuchen des Wareneingangs zu einer Bestellung. Auf dem Scanner sind die Daten der offenen Bestellungen bei einem Lieferanten verfügbar. Welche Bestellungen auf den Scanner geladen werden, lässt sich im Inder MaWi steuern und kann an die jeweiligen Anforderungen in Ihrem Haus angepasst werden. Dabei ist der Bedienungsablauf auf dem Scanner sehr flexibel und kann den jeweiligen Abläufen im Lager angepasst werden. So können die Warenzugänge beispielsweise durch Ankreuzen in einer Liste oder direktes Scannen der Packung erfasst werden. Erfordert ein Artikel die Eingabe einer Charge oder eines Verfalldatums, so wird der Anwender vom Scanner aufgefordert, diese zu erfassen. Materialstammergänzung Bei der Übersetzung des Barcodes in die jeweilige Materialnummer werden verschiedene Schlüssel z.b. PZN, EAN der Packung und Lieferantenartikelnummer aus dem Materialstamm auf den Scanner geladen. Wird ein Barcode gescannt, der noch nicht in den Materialstamm gespeichert ist, so kann auf dem Scanner keine Übersetzung erfolgen. Der Anwender kann in einem solchen Fall aus einer Liste auf dem Scanner den Artikel auswählen und eine Stammdatenergänzung auslösen. Der gerade erfasste Barcode wird dadurch automatisch dem Materialstamm zugeordnet und steht beim nächsten Wareneingang zur Verfügung. Ergeben sich diese Daten aus dem Barcode, z.b. bei EAN128 oder HIBC, so werden die Felder automatisch gefüllt. Nach der Übertragung werden die Wareneingänge direkt gebucht. Der Anwender erhält auf dem Scanner eine entsprechende Information mit Belegnummer. Je nach Bedarf können die verschiedenen Drucke, wie z.b. Warenbegleitscheine oder Paket-/Transportaufkleber ausgelöst werden. 8

9 7. Module Kommissionierung Für die Kommissionierung über CS-Scan werden die Daten aus Kommissionierlisten, Lieferscheinen oder Reservierungen auf den Scanner geladen. Der Anwender scannt zur Bestätigung die Ware. Der Kommissionierer wird wegeoptimiert durch das Lager geführt. Sind weitere Daten, wie Charge oder Verfall notwendig fordert der Scanner diese Eingabe. Umfasst eine Lieferposition mehrere Chargen, können diese zur Position erfasst werden. Zur Kontrolle werden alle notwendigen Daten auf dem Scanner angezeigt. Möchte der Anwender Daten korrigieren, so ist dies über die integrierte Änderungsfunktion möglich. Sind alle Positionen erfasst, werden die Daten an das die Mawi übermittelt, dort automatisch verarbeitet und die notwendigen Drucke und Folgefunktionen, wie z. B. Warenausgangsbuchung, ausgelöst. Personalverkauf Über CS-Scan ist die Abwicklung des Personalverkaufs als Handverkauf möglich. Hierbei werden die notwendigen Informationen wie Kundendaten und die zulässigen Artikel auf den Scanner geladen. Der Mitarbeiter kann über einen Barcode, über Auswahl des Namens, der Personalnummer oder des Geburtsdatums identifiziert werden. Die jeweiligen Artikeldaten werden durch die Erfassung des Packungsbarcodes ermittelt. Sind alle Daten im Scanner erfasst, so werden sie an die MaWi übertragen und dort in die gewünschten Belegtypen, z.b. Auftrag, verbucht. Der Anwender muss in der MaWi keine Aktivitäten ausführen. Diese stößt der Scanner automatisch an. Erfassen von Materialanforderungen (Versorgungsassistent) Zur unkomplizierten Erfassung von Materialanforderungen, z.b. auf der Station durch den Versorgungsassistenten, werden mit dem Scanner auf der Station die benötigten Materialien erfasst. Die Erfassung kann direkt über den Barcode der Verpackung, über Schranklisten oder in Kombination mit CS-Schrankverwaltung auch über Moduletiketten erfolgen. Ist CS-Schrankverwaltung im Einsatz, so entfällt die manuelle Zuordnung der anfordernden Einheit (Kostenstelle). Aus CS-Scan heraus können dann die verschiedenen Belege angelegt werden, zum Beispiel: Bestellanforderung SD-Auftrag Reservierung i.s.h.med.-anforderung CS-Scan ist so ausgelegt, dass die Funktion sowohl mit einem komplexen PDA, als auch mit einem einfachen Datensammler ausgeführt werden kann. Umbuchen von Konsignationsartikeln In vielen Bereichen des Krankenhauses gibt es Konsignationslager, aus denen Produkte bei Verwendung auf die entsprechenden Kostenstellen umgebucht und der patientenbezogene Verbrauch dokumentiert werden muss. Einrichten lassen sich optional die Funktionen: Kassenanbindung Geldkarte 9

10 7. Module Auf dem Scanner werden die im jeweiligen Konsignationslager liegenden Artikel geführt. Beim Erfassen der zu verbrauchenden Konsignationsartikel ist es möglich Fallnummern zuzuordnen. Durch das anschließende Buchen des CO-Fallauftrages wird Kostentransparenz hergestellt. Im Anschluss an die Bearbeitung werden die erfassten Daten direkt an die Materialwirtschaft übertragen und dort die entsprechenden Belege erstellt. BtM Die Verordnung und Ausgabe von Betäubungsmitteln ist mit strengen gesetzlichen Vorgaben verbunden. Um diesen Vorgaben im täglichen Krankenhausbetrieb schnell und effizient zu entsprechen, ist die Funktion Ausgabe-BtM ein optimales Werkzeug. Im Scanner werden der Warenempfänger, der verordnende Arzt, die Rezeptnummer und das Datum dem Vorgang als Pflichtangaben zugeordnet. Ohne diese Angaben ist keine Verarbeitung der Betäubungsmittel möglich. Selbstverständlich erfolgt eine Überprüfung der erfassten Daten. Notwendige Belege, z.b. Transportbelege und Empfangsbestätigungen, werden automatisch erzeugt. Alle Vorgänge werden durch Übertragen der Daten im Modul gepflegt und gebucht. Bei Einsatz von CS-BtM erfolgt das Speichern der Daten so, dass diese im Nachgang exakt in der vom Gesetzgeber geforderten Form für die Dokumentation zur Verfügung stehen. Gerinnungsfaktoren / Blutprodukte Zur Unterstützung der besonderen Anforderungen bei der Dokumentation von Verbrauch, Verwendung und Lagerung von Blutplasma-Produkten (Gerinnungsfaktoren), wurde in CS-Scan die Funktion GF (Gerinnungsfaktoren) integriert. Über eine gesonderte Eingabemaske erfolgt die Zuordnung der Patientennummer. Diese ist eine Pflichteingabe und stellt die Rückverfolgbarkeit sowie richtige die Zuordnung sicher. Die Eingabe erfolgt durch Einscannen oder manuelle Eingabe der Patientennummer. Eine integrierte Prüflogik verhindert Falscheingaben. Gleiches gilt für die erforderliche Artikeleingabe. Über die Chargenzuordnung wird die Eindeutigkeit des Artikels hergestellt. Hinterlegen von Rezeptnummer und Datum vervollständigt die erforderliche Dateneingabe. Zusätzlich kann die Funktion Konsignationsbestand eingebunden werden. Verbrauchserfassung im OP Im OP werden häufig die verbrauchten Artikel manuell erfasst und per Formular, Fax oder als loses Etikett zur Wiederbeschaffung an die Warenwirtschaft gegeben. Mit CS-Scan können nun die Verbräuche im OP via Scanner erfasst werden. Hierbei ist es z.b. bei Konsignationsware unerheblich, ob ein eigener Barcode oder der des Lieferanten gescannt wird. Im Scanner erfolgt die Zuordnung auf das Material. Ist es notwendig, Ver fall -, Lot- oder Seriennummer weiterzuleiten, so können diese ebenfalls via Scanner erfasst werden. Nach der Übertragung werden (in frei wählbarer Zusammenstellung): Die Bestellanforderungen in der Materialwirtschaft angelegt. Der Verbrauch auf die Kostenstelle gebucht. Daten an das Patientensystem übertragen. Daten auch an Drittsysteme, z.b. OP- Dokumentationssysteme, weitergeleitet. Konsignationsentnahmemeldungen an den Lieferanten gesammelt übermittelt. 10

11 7. Module Materialanforderung i.s.h.med. Die CS-Scan-Anwendung i.s.h.med-anforderung dient der Erstellung von Artikelanforderungen in der entsprechenden Organisationseinheit auf Basis der i.s.h.med.-stationskataloge. Welche Kataloge übertragen werden, ist in der Scanner- Administration einstellbar. Die Anforderungen auf den Stationen werden letztendlich über die i.s.h.med.-transaktion NMM1 = Stationsanforderung erfasst. Als Organisationsbegriff kann die Kostenstelle, die fachliche oder pflegerische OE gleichbedeutend verwendet werden. Im Scanner werden zur Bearbeitung der Anforderung die Artikelkataloge zur jeweiligen OE/ Kostenstelle vorgehalten. Der Zeitpunkt kann individuell vom Anwender gewählt werden. Die geladenen Daten bleiben bis zur nächsten Übertragung auf dem PDA gespeichert. Nach Abarbeitung auf dem Scanner erfolgt im R/3 System die Erzeugung von i.s.h.med.-anforderungen. Je nach Einstellung sind diese Positionen erfasst, genehmigt oder führen direkt zu einer Reservierung. Kommissionierung i.s.h.med. Über die CS-Kommissionierliste werden offene Bedarfe im Lager in Form eines Arbeitsvorrates zusammengestellt, dieser bündelt Lieferungen und optimiert Kommissionierwege. Bestandteil der CS-Kommissionierliste sind weiterhin Formulare, anhand derer im Lager die Abarbeitung der angeforderten Positionen erfolgt. Pro Kostenstelle oder auch fachlicher bzw. pflegerischer Organisations-ID werden die Artikelpositionen komfortabel auf dem Scanner bearbeitet. Die Rückmeldung vom Scanner führt im SAP-System zur Buchung von Materialbelegen. Als Ergebnis werden Lieferscheine erzeugt und der Warenausgang dokumentiert. Abholung i.s.h.med. (Handverkauf) Grundlage der CS-Scan-Anwendung i.s.h.med.- Abholung sind die im SAP-R/3 System in einem Werk und dessen Lagerorten festgelegten Artikel. Der Katalog an bestandsgeführten Artikeln steht auf dem Scanner zur weiteren Erfassung zur Verfügung. Beispielsweise kommen Mitarbeiter der Stationen mit einer direkten Anforderung in die Apotheke und möchten die Ware gleich mitnehmen (Handverkauf). Die Kostenstelle, das relevante Werk und Lager, sowie die entnommenen Artikel werden per Barcode am PDA erfasst und um die Menge ergänzt. Über die Zuordnung zu auswählbaren Organisationseinheiten erfolgt im Anschluss die Übergabe online an das MaWi- System. Im Ergebnis werden Materialentnahmen zur gewählten Organisationseinheit (Kostenstelle) gebucht. Inventur Mit CS-Scan können die Arbeiten zur Inventur unterstützt werden. Der Anwender kann sich die Zähllisten auf den Scanner laden und dann die Zählung mit dem Scanner vornehmen. Wenn es erwünscht ist, gibt der Scanner bei groben Abweichungen eine Meldung aus. Das Zählergebnis wird anschließend in die Inventurfunktion in die MaWi übernommen. Durchführbar ist auch eine parallele Erfassung über zwei Scanner im Sinne einer doppelten Zählung. Die Scanner geben bei Abweichungen eine Information aus. 11

12 7. Module Transportmodul Das Transportmodul ermöglicht eine einfache Verfolgung von Warenflüssen ohne Bestandsbuchungen. Im Transportmodul können flexibel, bei verschiedenen Ereignissen (beispielsweise bei Wareneingängen), Transporteinheiten mit zugehörigen Etiketten generiert werden. Damit sind diese Transporteinheiten mit der entsprechenden Materialbeleg und Bestellposition verknüpft. Bei Aufnahme durch den internen Transportdienst können diese Einheiten zu größeren Einheiten gebündelt werden. Bei jedem Transport oder Abgabe von Waren kann durch eine kombinierte Erfassung von Transporteinheit und Standort eine Verfolgbarkeit sichergestellt werden. Insbesondere bei der Auslieferung von Waren kann die Abgabe quittiert werden, beispielsweise durch Scan eines Mitarbeiter-Barcodes. Hierdurch kann eine Status- Verfolgung von Bestellpositionen erreicht werden: Bestellt Im Zugang Wareneingang im Lager Aufnahme durch Transportmitarbeiter Abgabe auf Kostenstelle Quittierung durch entsprechende Mitarbeiter Fallwagen Im Zusammenspiel mit CS OP-Logistik bietet das Fallwagen Modul eine Scannerunterstützung für alle Abläufe in einem Fallwagenlager. Neben Warenein- und -ausgängen werden auch die Bestückung von Tages-, Saalwagen, die Kommissionierung, Qualitätskontrolle und Bereitstellung von fallbezogenen OP-Wagen unterstützt. Durch Scannen wird hohe Sicherheit in Bezug auf die Korrektheit der Materialien, wegeoptimierte Führung des Mitarbeiters im Lager und Bestätigung aller gegriffenen Materialien, erreicht. Insbesondere die zeitkritische Bereitstellung von Sieben und Sterilgütern wird durch chargenbezogene und priorisierte Kommissionierung sichergestellt. Dabei lässt sich durch Status- und Standortinformationen der einzelnen Wagen der aktuelle Standort eines jeden Materials ermitteln. Durch die Protokollierung lässt sich, insbesondere bei Sieben, jederzeit die Historie und der Bearbeitungsverlauf eines jeden Materials verfolgen. PDA-Monitor Können im SAP-System die vom Scanner übertragenen Daten nicht verbucht werden, z.b. weil Artikel oder Konten gesperrt sind, so werden die Daten zwischengespeichert. Der Anwender erhält hierüber eine Meldung auf dem PDA und kann in dem PDA-Monitor Modul die Korrekturen durchführen und die Belege verbuchen. 12

13 8. Technik Kombination von Hardware und Betriebssystem Es besteht die Möglichkeit hier frei zu kombinieren, denn der CS-Scan ermöglicht viele Varianten. Der Prozess steht im Vordergrund und sollte die Wahl der Plattform bestimmen. So ist z.b. eine Kommissionierung am Desktop technisch möglich, mit PDA, Tablet oder Handy jedoch deutlich sinnvoller. Scannertyp: Tastaturscanner Bluetoothscanner Bluetooth oder Integrierter Scanner Kombination Hardware/OS kommt nicht vor Folgende Kombinationen aus Hardware und Betriebssystemen sind denkbar: Betriebssystem/Hardware Tablet Handy Desktop Notebook PDA Android B/I B/I B B B/I Windows Mobile B/I Windows 8.1 B/I B B Windows 10 B/I B/I B B ios B B Blackberry B B Windows Phone B Windows mit SAP -Client T T T Haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne! Ihr Ansprechpartner: Karl-Georg Nolte Fon: Mail: nolte@con-sense-group.com 13