Abbildungsverzeichnis

Transkript

1 F i n a n z b u c h - h a l t u n g 2. Ausgabe /

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3 Inhalt 1 Einleitung Sachkontenbuchung im Hauptbuch Kontenplan Kontenplan anzeigen Kontenplan ausdrucken Konto im Kontenplan aufrufen Sachkonten Sachkontenverzeichnis Sachkonto anlegen Sachkonto ändern bzw. anzeigen Änderungen des Sachkontenstammes anzeigen Buchungen im Hauptbuch Sachkontenbuchung erfassen Beleganzeige Auswertungen aus dem Hauptbuch Einzelpostenjournal Beleg-Kompaktjournal Salden anzeigen Änderungsanzeige Stammdaten Exportieren von Auswertungen in Excel Drucken von Auswertungen Kreditorenbuchhaltung Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstammsatz anlegen Kreditorenstammsatz anzeigen Kreditorenstammsatz ändern Änderungen des Kreditorenstammsatzes anzeigen Kreditorenverzeichnis erstellen Kreditorenbuchungen Kreditorenrechnung erfassen Offene Posten Zahlungsausgang Kreditorenbeleg stornieren Ausgleich zurücknehmen Gutschrift Belege in der Kreditorenbuchhaltung Beleganzeige aus Buchung Debitoren Stammdaten in der Debitorenbuchhaltung Seite 3

4 5.1.1 Debitorenverzeichnis erstellen Debitorenstammsatz anlegen Debitorenstammsatz anzeigen Debitorenstammsatz ändern Änderungen des Debitorenstammsatzes anzeigen Debitorenbuchungen Debitorenrechnung erfassen Offene Posten Zahlungseingang Debitorenbeleg stornieren Zahlungseingang Teilzahlung Zahlungseingang Restposten Belege in der Debitorenbuchhaltung Beleganzeige aus Buchung Bilanzbericht aufrufen Seite 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Wertefluss Finanzbuchhaltung...11 Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP...12 Abbildung 3: Menüpfad Kontenplan anzeigen...13 Abbildung 4: Kontenplan anzeigen Einstiegsbild...13 Abbildung 5: Kontenplan Auswahl an Kontenplänen...14 Abbildung 6: Kontenplan Österreichischer Einheitskontenplan...15 Abbildung 7: Kontenplan ausdrucken Einstiegsbild...15 Abbildung 8: Sachkonten anzeigen...16 Abbildung 9: Sachkontenverzeichnis Einstiegsbild...17 Abbildung 10: Sachkontenverzeichnis...17 Abbildung 11: Sachkonto anlegen Menüpfad...18 Abbildung 12: Sachkonto anlegen Einstiegsbild...19 Abbildung 13: Sachkonto anlegen Vorlagekonto...19 Abbildung 14: Sachkonto anlegen Typ/Bezeichnung...20 Abbildung 15: Sachkonto anlegen Steuerungsdaten...21 Abbildung 16: Sachkonto anlegen Erfassung Bank/Zins...25 Abbildung 17: Sachkonto ändern Eingabemaske...26 Abbildung 18: Sachkonto ändern Sicherungsabfrage...26 Abbildung 19: Sachkonto ändern Wechsel Anzeige-/ Änderungsmodus...27 Abbildung 20: Sachkontoänderungen anzeigen Einstiegsbild...27 Abbildung 21: Sachkontoänderungen anzeigen Geänderte Felder...28 Abbildung 22: Sachkontoänderungen anzeigen Überblick...28 Abbildung 23: Sachkontoänderungen anzeigen Detail...28 Abbildung 24: Sachkontenbeleg erfassen Einstiegsbild...29 Abbildung 25: Sachkontenbeleg erfassen Eingabe Buchungskreis...29 Abbildung 26: Sachkontenbeleg erfassen Eingabe...30 Abbildung 27: Sachkontenbeleg erfassen Karteireiter Details...30 Abbildung 28: Sachkontenbuchung Statusanzeige...31 Abbildung 29: Sachkontenbuchung simulieren...31 Abbildung 30: Sachkontenbuchung Bestätigungsmeldung...31 Abbildung 31: Beleg anzeigen Einstiegsbild...32 Abbildung 32: Beleg anzeigen Suchmaske...32 Abbildung 33: Beleg anzeigen Liste Belege...33 Abbildung 34: Beleg anzeigen...33 Abbildung 35: Einzelpostenjournal Menüpfad...34 Abbildung 36: Einzelpostenjournal Einstiegsbild...34 Abbildung 37: Einzelpostenjournal...35 Seite 5

6 Abbildung 38: Beleg-Kompaktjournal Menüpfad...36 Abbildung 39: Beleg-Kompaktjournal Einstiegsbild...37 Abbildung 40: Beleg-Kompaktjournal...38 Abbildung 41: Saldenanzeige Hauptbuchkonten Einstiegsbild...39 Abbildung 42: Saldenanzeige Hauptbuchkonten...39 Abbildung 43: Änderungsanzeige Sachkonten Menüpfad...40 Abbildung 44: Änderungsanzeige Sachkonten Einstiegsbild...41 Abbildung 45: Änderungsanzeige Sachkonten...41 Abbildung 46: Exportieren von Listen Menüwahl...42 Abbildung 47: Exportieren von Listen Form...42 Abbildung 48: Exportieren von Listen Ziel...43 Abbildung 49: Exportieren von Listen Microsoft Excel...43 Abbildung 50: Exportieren von Listen Information...44 Abbildung 51: Drucken von Listen Menüwahl...44 Abbildung 52: Kreditor anlegen Menüpfad...45 Abbildung 53: Kreditor anlegen Einstiegsbild...46 Abbildung 54: Kreditor anlegen Vorlage für Kreditor...46 Abbildung 55: Kreditor anlegen Einstiegsbild...47 Abbildung 56: Kreditor anlegen Anschrift...47 Abbildung 57: Kreditor anlegen Steuerung...48 Abbildung 58: Kreditor anlegen Zahlungsverkehr...48 Abbildung 59: Kreditor anlegen Kontoführung Buchhaltung...49 Abbildung 60: Kreditor anlegen Zahlungsverkehr Buchhaltung...50 Abbildung 61: Kreditor anlegen Auswahl Zahlungsbedingung...51 Abbildung 62: Kreditor anlegen Korrespondenz Buchhaltung...51 Abbildung 63: Kreditor anlegen Sicherheitsabfrage...52 Abbildung 64: Kreditor anzeigen Menüpfad...52 Abbildung 65: Kreditor anzeigen Einstiegsbild...53 Abbildung 66: Kreditor anzeigen Anschrift...54 Abbildung 67: Kreditor anzeigen Druckvorschau...54 Abbildung 68: Kreditor ändern Menüpfad...55 Abbildung 69: Kreditor ändern Einstiegsbild...55 Abbildung 70: Kreditor ändern Eingabemaske...56 Abbildung 71: Kreditor ändern Änderungsbestätigung...56 Abbildung 72: Kreditor-Änderungen anzeigen Menüpfad...57 Abbildung 73: Kreditor-Änderungen anzeigen Einstiegsbild...57 Abbildung 74: Kreditor-Änderungen anzeigen Geänderte Felder...58 Abbildung 75: Kreditor-Änderungen anzeigen Überblick...58 Seite 6

7 Abbildung 76: Kreditor-Änderungen anzeigen Detail...58 Abbildung 77: Kreditorenverzeichnis Menüpfad...59 Abbildung 78: Kreditorenverzeichnis Einstiegsbild...60 Abbildung 79: Kreditorenverzeichnis...60 Abbildung 80: Kreditorenrechnung erfassen Einstiegsbild...61 Abbildung 81: Kreditorenrechnung erfassen Eingabe Buchungskreis...61 Abbildung 82: Kreditorenrechnung erfassen Eingabe...62 Abbildung 83: Kreditorenrechnung erfassen Statusanzeige...62 Abbildung 84: Kreditorenrechnung Buchung simulieren...63 Abbildung 85: Kreditorenrechnung erfassen Bestätigungsmeldung...63 Abbildung 86: Offene Posten Kreditor Einstiegsbild...64 Abbildung 87: Offene Posten Kreditor Einzelpostenliste...64 Abbildung 88: Zahlungsausgang Bankbeleg...65 Abbildung 89: Zahlungsausgang Menüpfad...66 Abbildung 90: Zahlungsausgang Einstiegsbild...66 Abbildung 91: Zahlungsausgang OP Bearbeitung...67 Abbildung 92: Zahlungsausgang OP Zuordnung...67 Abbildung 93: Zahlungsausgang Bestätigungsmeldung...67 Abbildung 94: Zahlungsausgang OP Liste...68 Abbildung 95: Beleg stornieren Einstiegsbild...69 Abbildung 96: Beleg stornieren Anzeige vor Storno...69 Abbildung 97: Beleg stornieren Bestätigungsmeldung...70 Abbildung 98: Rücknahme Ausgleich Einstiegsbild...70 Abbildung 99: Rücknahme Ausgleich beteiligte Konten...71 Abbildung 100: Rücknahme Ausgleich Posten...71 Abbildung 101: Rücknahme Ausgleich Storno Ausgleichsbeleg...72 Abbildung 102: Rücknahme Ausgleich Bestätigungsmeldung...72 Abbildung 103: Kreditorengutschrift erfassen Einstiegsbild...73 Abbildung 104: Kreditorengutschrift erfassen Eingabe Buchungskreis...73 Abbildung 105: Kreditorengutschrift erfassen Eingabe...74 Abbildung 106: Kreditorengutschrift erfassen Statusanzeige...74 Abbildung 107: Kreditorengutschrift Buchung simulieren...75 Abbildung 108: Kreditorengutschrift erfassen Bestätigungsmeldung...75 Abbildung 109: Kreditorengutschrift erfassen OP Liste...75 Abbildung 110: Kreditoren Beleg anzeigen Einstiegsbild...76 Abbildung 111: Kreditoren Beleg anzeigen Suchmaske...76 Abbildung 112: Kreditoren Beleg anzeigen...77 Abbildung 113: Debitorenverzeichnis Menüpfad...78 Seite 7

8 Abbildung 114: Debitorenverzeichnis Einstiegsbild...79 Abbildung 115: Debitorenverzeichnis...80 Abbildung 116: Debitor anlegen Einstiegsbild...81 Abbildung 117: Debitor anlegen Vorlage suchen...81 Abbildung 118: Debitor anlegen Vorlage auswählen...82 Abbildung 119: Debitor anlegen Einstiegsbild...82 Abbildung 120: Debitor anlegen Adresse...83 Abbildung 121: Debitor anlegen Steuerungsdaten...83 Abbildung 122: Debitor anlegen Zahlungsverkehr...84 Abbildung 123: Debitor anlegen Buchungskreisdaten Kontoführung...84 Abbildung 124: Debitor anlegen Buchungskreisdaten Zahlungsverkehr...85 Abbildung 125: Debitor anlegen Buchungskreisdaten Korrespondenz...85 Abbildung 126: Debitor anlegen Bestätigungsmeldung...86 Abbildung 127: Debitor anzeigen Menüpfad...86 Abbildung 128: Debitor anzeigen Einstiegsbild...87 Abbildung 129: Debitor anzeigen Suchmaske...87 Abbildung 130: Debitor anzeigen Einstiegsbild...88 Abbildung 131: Debitor anzeigen...88 Abbildung 132: Debitor ändern Menüpfad...89 Abbildung 133: Debitor ändern Einstiegsbild...89 Abbildung 134: Debitor ändern Eingabemaske...90 Abbildung 135: Debitor ändern Einstiegsbild...90 Abbildung 136: Debitor-Änderungen anzeigen Menüpfad...91 Abbildung 137: Debitor-Änderungen anzeigen Einstiegsbild...92 Abbildung 138: Debitor-Änderungen anzeigen Geänderte Felder...92 Abbildung 139: Debitor-Änderungen anzeigen Überblick...92 Abbildung 140: Debitor-Änderungen anzeigen Detail...93 Abbildung 141: Debitorenrechnung erfassen Einstiegsbild...93 Abbildung 142: Debitorenrechnung erfassen Eingabe Buchungskreis...94 Abbildung 143: Debitorenrechnung erfassen Eingabe...94 Abbildung 144: Debitorenrechnung Buchung simulieren...95 Abbildung 145: Debitorenrechnung erfassen Steuerposition anzeigen...95 Abbildung 146: Offene Posten Debitor Einstiegsbild...96 Abbildung 147: Offene Posten Debitor Einzelpostenliste...97 Abbildung 148: Zahlungseingang Menüpfad...97 Abbildung 149: Zahlungseingang Einstiegsbild...98 Abbildung 150: Zahlungseingang OP Bearbeitung...99 Abbildung 151: Zahlungseingang OP Zuordnung...99 Seite 8

9 Abbildung 152: Zahlungseingang Bestätigungsmeldung...99 Abbildung 153: Zahlungseingang OP Liste Abbildung 154: Beleg stornieren Abbildung 155: Zahlungseingang Teilzahlung Einstiegsbild Abbildung 156: Zahlungseingang Teilzahlung Offene Posten Abbildung 157: Zahlungseingang Teilzahlung Register Teilzahlung Abbildung 158: Zahlungseingang Teilzahlung Bestätigungsmeldung Abbildung 159: Zahlungseingang Teilzahlung OP Liste Abbildung 160: Zahlungseingang Restposten Einstiegsbild Abbildung 161: Zahlungseingang Restposten Offene Posten Abbildung 162: Zahlungseingang Restposten Bestätigungsmeldung Abbildung 163: Beleg anzeigen Einstiegsbild Abbildung 164: Beleg anzeigen Suchmaske Abbildung 165: Beleg anzeigen Liste Belege Abbildung 166: Beleg anzeigen Abbildung 167: Bilanz/GuV Einstiegsbild Abbildung 168: Bilanz/GuV Berichtanzeige Abbildung 169: Bilanz/GuV-Struktur ändern Einstiegsbild Abbildung 170: Bilanz/GuV-Struktur ändern Änderungsmodus Abbildung 171: Bilanz/GuV-Struktur ändern Positionen anlegen Abbildung 172: Bilanz/GuV-Struktur ändern Konten ändern Seite 9

10 1 Einleitung Dieses Skriptum soll es Ihnen ermöglichen, in einem SAP-System alle Tätigkeiten einer Finanzbuchhaltung durchzuführen. Dabei wird der Schwerpunkt vor allem auf folgende Prozesse in der Kreditorenund Debitorenbuchhaltung gelegt: Belegerfassung und änderung Kontenpflege Sonderhauptbuchvorgänge Zahlprogramm Reporting und Korrespondenz Abschlussarbeiten Neben den Prozessabläufen werden auch die Stammdaten in der Finanzbuchhaltung beschrieben: Organisationseinheiten (Mandant, Buchungskreis, Geschäftsbereich) Kreditoren Kontengruppen, Abstimmkonto Bankstammdaten CpD-Konten Folgende Kenntnisse werden in diesem Kurs vorausgesetzt: Überblick der SAP-Module Navigation im SAP/R3 Aufruf von Transaktionen Dieses Skriptum deckt alle Inhalte ab, die notwendig sind, um das Zertifikat aus FI zu bestehen. Seite 10

11 2 Sachkontenbuchung im Hauptbuch Die zentrale Aufgabe der Hauptbuchhaltung ist die Gesamtdarstellung des externen Rechnungswesens und damit der Konten. Die Aufnahme und Sammlung aller Geschäftsvorfälle (Primärbuchungen, Abrechnungen aus dem internen Rechnungswesen) in einem betriebswirtschaftlich integrierten Softwaresystem garantiert zu jedem Zeitpunkt, dass die Kontenführung vollständig und abgestimmt ist (Quelle SAP). ABBILDUNG 1: WERTEFLUSS FINANZBUCHHALTUNG Das Hauptbuch des Moduls FI besitzt folgende Merkmale: die freie Wahl der Konzern- oder Firmenebene das automatische Mitbuchen aller Posten der Nebenbücher in der Hauptbuchhaltung (Abstimmkonten) das gleichzeitige Fortschreiben des Hauptbuches und der Kostenrechnung das zeitnahe Auswerten und Berichten des aktuellen Buchungsstoffes in Form von Kontendarstellungen, Ergebnisrechnungen mit unterschiedlichen Bilanzversionen und Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) sowie Zusatzanalysen. Damit gilt das Hauptbuch automatisch als ganzheitlicher Nachweis aller Geschäftsvorfälle. Es stellt die zentrale und aktuelle Komponente der Rechnungslegung dar. Der Nachweis der einzelnen Vorgänge ist in Realtime aktuell zu jedem Zeitpunkt über Belege, Einzelposten und Verkehrszahlen auf unterschiedlichen Ebenen wie der Kontenführung der Journalschreibung der Summen-/Saldenverkehrszahlen der Bilanz-/GuV-Auswertungen verfügbar. In der nächsten Abbildung sind die relevanten SAP Organisationseinheiten dargestellt. Seite 11

12 Mandant xxx Titel Buchungskreis 1000 ACME GmbH Kostenrechnungskreis 1000 ACME GmbH Kontenplan AT01 Österreich ABBILDUNG 2: ORGANISATIONSEINHEITEN IN SAP Der Mandant stellt den Konzern dar. Darunter befinden sich die Buchungskreise. Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Dies beinhaltet die Erfassung aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluss, wie Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen. Der Kostenrechnungskreis ist die organisatorische Einheit innerhalb eines Unternehmens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Kostenrechnung durchgeführt werden kann. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere, ggf. unterschiedliche Währungen führende Buchungskreise umfassen. Die zugehörigen Buchungskreise müssen alle denselben operationalen Kontenplan nutzen. Alle innerbetrieblichen Verrechnungen beziehen sich nur auf Objekte desselben Kostenrechnungskreises. Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen gemeinsam verwendet werden. Der Kontenplan enthält zu jedem Sachkonto die Kontonummer, die Kontobezeichnung und Informationen, die die Funktion des Sachkontos festlegen und das Anlegen des Sachkontos im Buchungskreis steuern. Jedem Buchungskreis muss ein Kontenplan zugeordnet sein. Dies ist der operative Kontenplan, der sowohl von der Finanzbuchhaltung als auch der Kostenrechnung verwendet wird. Neben dem operativen Kontenplan kann es folgende Kontenpläne geben: o o einen Konzernkontenplan, der die für die Konsolidierung erforderliche Gliederung aufweist einen Landeskontenplan, der die nach dem jeweiligen Landesrecht erforderliche Gliederung aufweist Seite 12

13 3 Kontenplan 3.1 Kontenplan anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Kontenplan Transaktionscode S_ALR_ Wenn Sie einen Kontenplan im System anschauen möchten, wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Kontenplan oder den Transaktionscode S_ALR_ ABBILDUNG 3: MENÜPFAD KONTENPLAN ANZEIGEN Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild. ABBILDUNG 4: KONTENPLAN ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Seite 13

14 Stellen Sie sich in das Feld Kontenplan und wählen Sie mit der F4 Hilfe einen Kontenplan aus der folgenden Liste aus: ABBILDUNG 5: KONTENPLAN AUSWAHL AN KONTENPLÄNEN Ein Kontenplan kann in mehreren Buchungskreisen verwendet werden. Der Kontenplan für den Mandanten ACME im Buchungskreis 1000 hat die Bezeichnung AT01 Österreichischer Einheitskontenplan. Seite 14

15 ABBILDUNG 6: KONTENPLAN ÖSTERREICHISCHER EINHEITSKONTENPLAN Die 5- und 6-stelligen Konten sind die für die Bilanz relevanten Gewinn- und Verlustrechnungskonten. Die 4-stelligen Konten sind technische Konten und dienen nur zur Darstellung bzw. Aggregation in den Bilanz- und G+V Strukturen. 3.2 Kontenplan ausdrucken Wenn Sie in der Menüleiste den Pfad Programme Ausführen und Drucken auswählen bzw. den Shortcut Strg + P verwenden, gelangen Sie zu folgender Maske und können dort durch Auswahl des geeigneten Druckers unter Ausgabegeräte einen Ausdruck erstellen. ABBILDUNG 7: KONTENPLAN AUSDRUCKEN EINSTIEGSBILD Seite 15

16 3.3 Konto im Kontenplan aufrufen Benötigen Sie nähere Informationen zu einem bestimmten Konto, können Sie sich diese durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile im Kontenplan anzeigen lassen. Durch einen Doppelklick in der Zeile Handkasse gelangen Sie zu folgender Ansicht, in der Sie nähere Informationen zu dem Konto finden. ABBILDUNG 8: SACHKONTEN ANZEIGEN 3.4 Sachkonten Sachkontenverzeichnis Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Sachkontenverzeichnis Transaktionscode S_ALR_ Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Sachkontenverzeichnis oder durch die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zu folgendem Bildschirm. Seite 16

17 ABBILDUNG 9: SACHKONTENVERZEICHNIS EINSTIEGSBILD Durch die Eingabe eines Buchungskreises (z.b ACME GmbH) im Feld Buchungskreis und durch anschließendes Betätigen des Buttons Ausführen oder der ENTER Taste, wird das Sachkontenverzeichnis aufgerufen: ABBILDUNG 10: SACHKONTENVERZEICHNIS Seite 17

18 Im Unterschied zum Kontenplan listet das Sachkontenverzeichnis die buchungskreisspezifischen Einstellungen der Konten für einen bestimmten Buchungskreis auf. Der Kontenplan hingegen zeigt nur Kontennummer und Bezeichnung der Konten eines bestimmten Kontenrahmens Sachkonto anlegen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten Einzelbearbeitung Zentral Transaktionscode FS00 Die Firma ACME hat bei der Raiffeisenlandesbank Oberösterreich Linz, ein Konto eröffnet. Aus diesem Grund sollen Sie auch für die Buchhaltung ein Konto anlegen. Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Sachkonten Einzelbearbeitung Zentral oder die Eingabe des Transaktionscodes FS00 gelangt man zu jener Maske, in der ein neues Sachkonto angelegt werden kann. ABBILDUNG 11: SACHKONTO ANLEGEN MENÜPFAD Seite 18

19 ABBILDUNG 12: SACHKONTO ANLEGEN EINSTIEGSBILD Im Feld Sachkonto gibt man die gewünschte Kontonummer ein und mit dem Anklicken des Buttons oder des Buttons (Anlegen mit Vorlage) in der Symbolleiste wird das Konto neu angelegt. Wenn man den Button wählt erscheint folgendes Menü. ABBILDUNG 13: SACHKONTO ANLEGEN VORLAGEKONTO Hier muss das Vorlagekonto und dessen Kontenplan ausgewählt werden. Als Beispiel soll das Konto für die Raiffeisenbank Linz ohne Vorlage angelegt werden. Bei der Anlage eines neuen Kontos müssen mehrere Register befüllt werden. Seite 19

20 Typ/Bezeichnung In diesem Register wird festgelegt zu welcher Kontengruppe das neue Konto gehört bzw. wie das Konto im Kontenplan beizeichnet werden soll. ABBILDUNG 14: SACHKONTO ANLEGEN TYP/BEZEICHNUNG Zuerst muss die Kontengruppe gewählt werden. Die Kontengruppe ist ein klassifizierendes Merkmal innerhalb der Sachkontenstammsätze. Die Kontengruppe ist eine Muss-Eingabe. Mit der Kontengruppe werden die Felder für die Erfassungsbilder festgelegt, wenn Sie einen Stammsatz im Buchungskreis anlegen oder ändern. Außerdem wird über die Kontengruppe bestimmt, in welchem Nummernbereich die Kontonummer liegen muss. Im zweiten Schritt muss festgelegt werden, ob das neue Konto ein Erfolgskonto oder ein Bestandskonto ist. Nachdem es sich beim neuen Konto Raiffeisenbank Linz um ein Bestandskonto und kein Erfolgskonto handelt, wählt man im Bereich Steuerung im Kontenplan durch Anklicken Bestandskonto aus. Im Abschnitt Bezeichnung gibt man eine Kurzbezeichnung und den Sachkontenlangtext ein. Also beispielsweise Raika und Raiffeisenbank Linz. Seite 20

21 Steuerungsdaten Das nächste Register beschäftigt sich mit den so genannten Steuerungsdaten. ABBILDUNG 15: SACHKONTO ANLEGEN STEUERUNGSDATEN Kontosteuerung im Buchungskreis Kontowährung Kursdifferenzschlüssel Gibt jene Währung an, in der das Konto geführt wird. Die Kontowährung für das Konto ist EUR. Sollte die 3stellige Kurzbezeichnung nicht bekannt sein, gelangt man durch Anklicken des Buttons oder der Taste F4 zu einer Auswahl an möglichen Kontowährungen. Bei der Bewertung der Fremdwährungsbestände werden über diesen Schlüssel die Konten für Bewertungsgewinne und Bewertungsverluste gefunden. Auf welche Konten die Bewertungsdifferenzen zu buchen sind, geben Sie unter dem Kursdifferenzschlüssel im System an. Die Bewertungsdifferenzen können so für alle Bestandskonten auf dieselben Erfolgskonten gesteuert werden oder z.b. pro Währung auf unterschiedliche Konten. Seite 21

22 Bewertungsgruppe Steuerkategorie In einer Bewertungsgruppe können verschiedene Sachkonten zusammengefasst werden. Aus dem ermittelten Fremdwährungssaldo wird bei der Bewertung der Kurstyp bestimmt. Damit ist sie das Äquivalent zum Konzernbegriff bei den Debitoren und Kreditoren. Die Bewertungsgruppe kann frei definiert werden, z.b 'Konten bei der Bank Austria. Legt fest, ob auf das Sachkonto Folgendes zutrifft: o Steuerrelevant: Sie entscheiden, ob Sie das Konto für steuerrrelevante Buchungen verwendet werden soll. Wenn nicht, lassen Sie das Feld leer. o Steuerkonto: Sie entscheiden, ob Sie das Konto ausschließlich für die Buchung von Steuern nutzen wollen. Sie legen weiters fest, für welche Art der Umsatzsteuer Sie das Konto verwenden wollen: < Vorsteuerkonto (z.b. V1, V2) > Ausgangssteuerkonto (z.b. A1, A2) ">" und "<" sind nur für Steuerkonten vorgesehen. o steuerrelevantes Sachkonto: Sie entscheiden, ob Sie das Konto als Sachkonto verwenden wollen, auf dem steuerrelevante Buchungen vorgenommen werden können. Legen Sie weiters fest, mit welchen Steuerkennzeichen das Konto bebucht werden kann. Bei Buchungen auf dieses Konto wird dann geprüft, ob das in der Belegposition eingegebene Umsatzsteuer-kennzeichen für dieses Konto zulässig ist. Das ist sinnvoll, wenn Sie immer mit demselben Steuersatz auf das Konto buchen. Beim Buchen auf das Konto wird das Steuerkennzeichen ausgegeben und kann dann nicht mehr geändert werden. Wenn Sie nur eine pauschale Prüfung der Steuerkategorie wünschen, wählen Sie eines der folgenden Sonderzeichen: + nur Ausgangssteuer erlaubt - nur Vorsteuer erlaubt * alle Steuerarten erlaubt Wenn das Sachkonto anschließend bebucht wird, dann muss ein Steuerkennzeichen eingegeben werden. Das trifft nicht zu, wenn Sie mittels eines eigenen Kennzeichens auf dem Sachkonto auch Buchungen ohne Steuerkennzeichen zulassen. Seite 22

23 Buchung ohne Steuer erlaubt Abstimmkonto für Kontoart Alternative Kontonummer Kontoverwaltung im Buchungskreis Verwaltung offener Posten Einzelpostenanzeige Sortierschlüssel Berechtigungsgruppe Durch Anklicken dieser Auswahl ist es möglich, dass das Konto auch ohne USt bzw. VSt bebucht wird. Nachdem bei diesem Konto auch Buchungen ohne Steuer möglich sind, wird das Auswahlfeld Buchung ohne Steuer erlaubt angeklickt. Dieser Eintrag kennzeichnet das Sachkonto als Abstimmkonto. Das Abstimmkonto stellt die Integration eines Nebenbuchhaltungskontos ins Hauptbuch sicher. Das Sachkonto ist als Abstimmkonto definiert. Im Debitorenkonto ist das Sachkonto als Abstimmkonto bestimmt. Damit werden alle Buchungen auf das Debitorenkonto auch automatisch auf dem Sachkonto gebucht. Das Sachkonto selbst ist nicht direkt bebuchbar. Damit ist eine Abstimmung zwischen Nebenbuchhaltung und Hauptbuch jederzeit gewährleistet. Das Feld für die alternative Kontonummer im Buchungskreisbereich ist frei verfügbar. Es kann z.b. für folgende Sachverhalte genutzt werden: o Kontonummer aus einem Altsystem o Kontonummer des Landeskontenplans, wenn konzernweit ein einheitlicher Kontenplan verwendet wird. Die alternative Kontonummer wird nur dann in der Bilanz und GuV ausgegeben, wenn Sie diese den entsprechenden Positionen der Bilanz-/ GuV- Struktur explizit zugeordnet haben. Durch Anklicken dieser Auswahl wählt man bei der Kontenanlage aus, ob offene Posten verwaltet werden sollen oder nicht. Sollen bei der Verwaltung von offenen Posten auch die Einzelposten angezeigt werden, muss das hier ausgewählt werden. Das System benutzt für die Anzeige der Einzelposten eine Standardsortierfolge. Es sortiert die Posten u.a. nach dem Inhalt des Feldes Zuordnung. Dieses Feld kann beim Erfassen einer Belegposition manuell oder automatisch durch das System gefüllt werden. Die Berechtigungsgruppe ermöglicht einen erweiterten Berechtigungsschutz für bestimmte Objekte. Die Berechtigungsgruppen sind frei definierbar. Die Berechtigungsgruppen treten in Berechtigungsobjekten meistens in Kombination mit einer Aktivität auf. Seite 23

24 Erfassung/Bank/Zins Das nächste Register beschäftigt sich mit den Daten zur Erfassung, zu Bank und zur Verzinsung. Wesentlich ist hier vor allem das folgende Feld: Steuerung der Belegerfassung im Buchungskreis Feldstatusgruppe Die Feldstatusgruppe legt den Bildschirmaufbau bei der Belegerfassung fest. Folgende Feldstati sind für Felder möglich: o o o Kanneingabe das Feld kann gefüllt werden Musseingabe das Feld muss gefüllt werden Ausblenden das Feld wird auf dem Bildschirm nicht angezeigt Abhängig von der zugeordneten Feldstatusgruppe im Stammsatz eines Sachkontos werden bei der Belegerfassung die zur Gruppe hinterlegten Definitionen wirksam. Der Feldstatus bei der Belegerfassung ist ferner abhängig vom Buchungsschlüssel. In diesem Register muss nur das Feld Feldstatusgruppe gewartet werden. Durch Anklicken des Buttons gelangt man zu einer Auswahl. Für das Konto wird die Feldstatusgruppe G005 Bankkonten (Valutadatum obligatorisch) ausgewählt. Seite 24

25 ABBILDUNG 16: SACHKONTO ANLEGEN ERFASSUNG BANK/ZINS In den nachfolgenden Registern muss in diesem Fall nichts Weiteres eingegeben werden. Durch Betätigen des Buttons Ausführen oder der ENTER Taste, wird das Sachkonto angelegt Sachkonto ändern bzw. anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung Zentral Transaktionscode FS00 Soll bei einem Sachkonto etwas geändert werden, folgt man dem gleichen Menüpfad wie beim Anlegen eines neuen Sachkontos. Man gibt die Kontonummer ein und kann eventuelle Änderungen durchführen. Sie wollen bei dem Konto, das Sie gerade angelegt haben, die Kurzbezeichnung von Raika auf Raika Linz ändern. Seite 25

26 ABBILDUNG 17: SACHKONTO ÄNDERN EINGABEMASKE Nachdem Sie den Kurztext geändert haben, betätigen Sie den Button Ausführen oder die EN- TER Taste. Die Änderungen werden nach Bestätigung der folgenden Sicherungsabfrage gespeichert. ABBILDUNG 18: SACHKONTO ÄNDERN SICHERUNGSABFRAGE Sie können auch zwischen dem Änderungs- und Anzeigemodus wechseln indem Sie im Menü Sachkonto die Einträge Anzeigen bzw. Ändern auswählen. Seite 26

27 ABBILDUNG 19: SACHKONTO ÄNDERN WECHSEL ANZEIGE-/ ÄNDERUNGSMODUS Sie können aber auch mit den Buttons und in den Anzeige bzw. Änderungsmodus wechseln Änderungen des Sachkontenstammes anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Änderungen anzeigen Zentral Transaktionscode FS04 Über den oben angegebenen Menüpfad gelangt man zum Einstiegsbildschirm für die Anzeige von Sachkontenänderungen. Wollen Sie sich die eben durchgeführten Änderungen nochmals anzeigen lassen, so geben Sie im entsprechenden Feld die Kontonummer ein. ABBILDUNG 20: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Nach Betätigen des Buttons Ausführen die geänderten Felder anzeigt. oder der ENTER Taste, erscheint folgender Bildschirm, der Seite 27

28 ABBILDUNG 21: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN GEÄNDERTE FELDER Da Sie nur die Kurzbezeichnung des Kontos geändert haben, ist nur das Feld Kurztext angezeigt. Durch einen Doppelklick auf das Feld Kurztext können Sie auf folgendem Bildschirm die Details der Änderungen sehen. ABBILDUNG 22: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN ÜBERBLICK Mit einem weiteren Doppelklick sehen Sie weitere Details, wie Datum und Zeitpunkt der Änderung und den Benutzer, der die Änderungen durchgeführt hat. ABBILDUNG 23: SACHKONTOÄNDERUNGEN ANZEIGEN DETAIL Seite 28

29 3.5 Buchungen im Hauptbuch Sachkontenbuchung erfassen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen Transaktionscode FB50 Als Beispiel soll eine einfache Barabhebung von einem Bankkonto dienen. Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Sachkontenbeleg erfassen (Transaktionscode: FB50) kommen Sie zu folgender Eingabemaske: ABBILDUNG 24: SACHKONTENBELEG ERFASSEN EINSTIEGSBILD Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten klicken Sie auf den Button. Sie können dann im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Buchungskreis eingeben. ABBILDUNG 25: SACHKONTENBELEG ERFASSEN EINGABE BUCHUNGSKREIS Seite 29

30 Als Belegdatum geben Sie hier das aktuelle Datum ein. Die Barabhebung erfolgt über die Sachkonten Kassenbestand (S/H-Kennzeichen: Soll) und das Sachkonto Bank 1 (Inland) (S/H- Kennzeichen: Haben). In der Spalte Betrag Belegwährung geben Sie den Betrag in diesem Fall ein. Zusätzlich müssen Sie noch in der Zeile der Bankbuchung das Valutadatum (aktuelles Datum) eingeben. Die Eingabemaske hat nun folgendes Aussehen: ABBILDUNG 26: SACHKONTENBELEG ERFASSEN EINGABE Im Karteireiter Details gibt es den Button Steuer rechnen. ABBILDUNG 27: SACHKONTENBELEG ERFASSEN KARTEIREITER DETAILS Seite 30

31 Wenn Sie eine Buchung mit Steuer eingeben, können Sie sich auch den richtigen Steuerbetrag vom System berechnen lassen. Dazu klicken Sie auf den Button Steuer rechnen. Dann berechnet das System aus dem Vorsteuerkennzeichen und dem Betrag den Steuerbetrag. Durch Drücken der Enter-Taste werden Ihre Eingaben vom System überprüft und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken. ABBILDUNG 28: SACHKONTENBUCHUNG STATUSANZEIGE Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgesehenen Buchungen anzeigen lassen. ABBILDUNG 29: SACHKONTENBUCHUNG SIMULIEREN Durch Klicken auf wird der Beleg gebucht und in der Statusleiste erscheint folgende Meldung: ABBILDUNG 30: SACHKONTENBUCHUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 31

32 3.5.2 Beleganzeige Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Anzeigen Transaktionscode FB03 ABBILDUNG 31: BELEG ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Durch die Eingabe der Belegnummer in diesem Fall kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt. Falls man die Belegnummer nicht kennt, kann man durch Anklicken des Button eine Suchmaske aufrufen. Hier können anhand von diversen Parametern Belege gesucht werden. ABBILDUNG 32: BELEG ANZEIGEN SUCHMASKE Seite 32

33 Beispielsweise können Sie nach dem Buchungsdatum und der Belegart (Sachkontenbeleg SA) einschränken. ABBILDUNG 33: BELEG ANZEIGEN LISTE BELEGE den ge- Aus der Liste der Belege können sie nun mittels Doppelklick oder mit Hilfe des Buttons wünschten Beleg auswählen und sich die Details anzeigen lassen. ABBILDUNG 34: BELEG ANZEIGEN 3.6 Auswertungen aus dem Hauptbuch Einzelpostenjournal Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Beleg Allgemein Einzelpostenjournal Transaktionscode S_ALR_ Seite 33

34 ABBILDUNG 35: EINZELPOSTENJOURNAL MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Beleg Allgemein Einzelpostenjournal oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske. ABBILDUNG 36: EINZELPOSTENJOURNAL EINSTIEGSBILD Seite 34

35 In dieser Einstiegsmaske ist es möglich verschiedene Auswahlkriterien (Belegnummer, Geschäftsjahr, usw.) einzugeben. Sie wollen sich das gesamte Einzelpostenjournal für den Buchungskreis 1000 anschauen. Geben Sie deshalb im Feld Buchungskreis 1000 ein und im Feld Geschäftsjahr 2006 (für das Geschäftsjahr). Durch Betätigen des Buttons Ausführen gelangt man zum Einzelpostenjournal, das folgendes Bild zeigt. ABBILDUNG 37: EINZELPOSTENJOURNAL Seite 35

36 3.6.2 Beleg-Kompaktjournal Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Beleg Allgemein Beleg-Kompaktjournal Transaktionscode S_ALR_ ABBILDUNG 38: BELEG-KOMPAKTJOURNAL MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Beleg Allgemein Beleg-Kompaktjournal oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske. Seite 36

37 ABBILDUNG 39: BELEG-KOMPAKTJOURNAL EINSTIEGSBILD In dieser Einstiegsmaske ist es möglich verschiedene Auswahlkriterien (Belegnummer, Geschäftsjahr, usw.) einzugeben. Sie wollen sich das gesamte Beleg-Kompaktjournal für den Buchungskreis 1000 anschauen. Geben Sie deshalb im Feld Buchungskreis 1000 ein und im Feld Geschäftsjahr 2006 (für das Geschäftsjahr). Durch Betätigen des Buttons Ausführen gelangt man zum Beleg- Kompaktjournal, das folgendes Bild zeigt. Seite 37

38 ABBILDUNG 40: BELEG-KOMPAKTJOURNAL Seite 38

39 3.6.3 Salden anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen Transaktionscode FS10N Nach dem Aufruf der Transaktion FS10N gelangt man zu folgender Maske: ABBILDUNG 41: SALDENANZEIGE HAUPTBUCHKONTEN EINSTIEGSBILD Nach Eingabe des gewünschten Kontos, in unserem Fall das Konto Kassenbestand , und betätigen des Buttons gelangt man in die Saldenanzeige. ABBILDUNG 42: SALDENANZEIGE HAUPTBUCHKONTEN Seite 39

40 3.6.4 Änderungsanzeige Stammdaten Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Änderungsanzeige Sachkonten Transaktionscode S_ALR_ ABBILDUNG 43: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch Stammdaten Änderungsanzeige Sachkonten oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zu folgender Einstiegsmaske. Seite 40

41 ABBILDUNG 44: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN EINSTIEGSBILD Wenn Sie sich alle durchgeführten Änderungen, die auf Sachkonten vorgenommen wurden, anzeigen lassen wollen, dann betätigen Sie einfach den Button Ausführen. Es wird somit ein Liste angezeigt, die alle Änderungen auflistet und neben dem Datum und der Uhrzeit auch den Namen jener Person, die die Änderung durchgeführt hat, anzeigt. ABBILDUNG 45: ÄNDERUNGSANZEIGE SACHKONTEN Seite 41

42 Sie können diese Liste auch einschränken. Wenn Sie beispielsweise nur Änderungen eines bestimmten Kontos angezeigt haben möchten, geben Sie in der Einstiegsmaske bitte im Feld Sachkonto die gewünschte Kontonummer ein Exportieren von Auswertungen in Excel Liste Exportieren Tabellenkalkulation Strg + Umsch + F7 ABBILDUNG 46: EXPORTIEREN VON LISTEN MENÜWAHL Angenommen, Sie wollen die eben angezeigte Liste bezüglich der Änderungen bei Sachkonten ins Excel exportieren, um diese anschließend für interne Auswertungen zu verwerten. Wählen Sie in der bereits am Bildschirm angezeigten Liste den Menüpfad Liste Exportieren Tabellenkalkulation oder die Tastenkombination Strg + Umschalt + F7. Sie werden nach Wahl des Menüpfades gefragt, ob Sie die Ansicht in Form einer Tabelle oder einer Pivottabelle exportiert haben möchten. ABBILDUNG 47: EXPORTIEREN VON LISTEN FORM Bei Auswahl der Option Tabelle, schlägt Ihnen das Programm automatisch Microsoft Excel als Zielprogramm vor. Sollten Sie jedoch mehrere Tabellenkalkulationsprogramme auf Ihrem PC installiert haben, können Sie in dieser Ansicht jenes auswählen, in dem Sie die Liste weiter bearbeiten möchten. Seite 42

43 ABBILDUNG 48: EXPORTIEREN VON LISTEN ZIEL Das Tabellenkalkulationsprogramm, in diesem Fall Microsoft Excel, wird automatisch geöffnet und die gewünschte Ansicht (Änderungsanzeige Sachkonten), wird in der herkömmlichen Tabellenform ausgegeben. ABBILDUNG 49: EXPORTIEREN VON LISTEN MICROSOFT EXCEL Wenn Sie von der Excel-Ansicht zurück zu Ihrem SAP-Schirm wechseln, werden Sie von SAP daran erinnert, dass die Tabellenkalkulation gespeichert werden sollte. Seite 43

44 ABBILDUNG 50: EXPORTIEREN VON LISTEN INFORMATION Drucken von Auswertungen ABBILDUNG 51: DRUCKEN VON LISTEN MENÜWAHL Wenn Sie eine Ansicht/Liste nicht weiterbearbeiten möchten, sondern nur ausdrucken, können Sie dies über den Menüpfad Liste Drucken oder die Tastenkombination Strg + P tun. Seite 44

45 4 Kreditorenbuchhaltung 4.1 Stammdaten in der Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstammsatz anlegen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anlegen Transaktionscode FK01 ABBILDUNG 52: KREDITOR ANLEGEN MENÜPFAD Sie planen ein paar Büromaschinen in Ihrer Firma auszutauschen, haben ein Angebot von einem Büromaschinenhändler eingeholt und müssen diesen nun als neuen Kreditor anlegen: Kostak GmbH, Wiesengasse 12/4, 1100 Wien, Tel.: (01) , Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anlegen oder die Wahl des Transaktionscodes FK01 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske. Seite 45

46 ABBILDUNG 53: KREDITOR ANLEGEN EINSTIEGSBILD Ist in Ihrem System bereits ein Kreditor der selben Art (Kreditor aus dem Inland, Ausland, usw) angelegt, ist es einfacher, einen neuen Kreditor nach einer Vorlage anzulegen. In diesem Fall stellen Sie sich in das Feld Kreditor im Unterverzeichnis Vorlage und betätigen den Button. Sie gelangen dann in eine Ansicht, in der Sie einen Kreditor, der als Vorlage dienen soll auswählen können. ABBILDUNG 54: KREDITOR ANLEGEN VORLAGE FÜR KREDITOR Betätigen Sie in dieser Ansicht ohne Eingabe von Daten den Button, gelangen Sie zu einer Übersicht mit bereits angelegten Kreditoren. Durch einen Doppelklick auf den gewünschten Musterkreditor gelangen Sie zurück zur Einstiegsmaske, allerdings mit dem Unterschied, dass das Feld Kreditor unter Vorlage bereits ausgefüllt ist. Füllen Sie das Feld Buchungskreis aus, werden auch die relevanten Felder aus der Vorlage gefüllt. Seite 46

47 ABBILDUNG 55: KREDITOR ANLEGEN EINSTIEGSBILD Durch Betätigung des Buttons anlegen: Anschrift. Ausführen kommen Sie einen Schritt weiter zur Maske Kreditor ABBILDUNG 56: KREDITOR ANLEGEN ANSCHRIFT Einige Felder wie das Land (AT) und die Sprache (Deutsch) sind gemäß der gewählten Vorlage bereits ausgefüllt. Alle anderen müssen (gemäß der Angabe) neu befüllt werden. Mit den Buttons Voriges Bild und Nächstes Bild kann man im Anlagevorgang weitergehen und gelangt zur Maske Kreditor anlegen: Steuerung. Seite 47

48 ABBILDUNG 57: KREDITOR ANLEGEN STEUERUNG In der Maske Steuerung ist es vor allem wichtig, die Steuernummer und die UST-ID des Kreditors einzugeben. Im nächsten Bildschirm einer Kreditorenanlage geht es um den Zahlungsverkehr. Hier müssen das Land der Bank, die Bankleitzahl (Bankschlüssel), das Bankkonto und der Kontoinhaber (wenn er vom Namen des Kreditors abweicht) angegeben werden. ABBILDUNG 58: KREDITOR ANLEGEN ZAHLUNGSVERKEHR Seite 48

49 ABBILDUNG 59: KREDITOR ANLEGEN KONTOFÜHRUNG BUCHHALTUNG Hier finden sich vor allem folgende wichtige Felder: Abstimmkonto Berechtigungsgruppe Das Abstimmkonto in der Hauptbuchhaltung ist das Konto, das bei den üblichen Buchungen (z.b. Rechnung, Zahlung) parallel zum Konto der Nebenbuchhaltung fortgeschrieben wird. Bei besonderen Buchungen (z.b. Anzahlung, Wechsel) wird dieses Konto durch ein anderes Konto ersetzt (z.b. 'Erhaltene Anzahlungen' statt 'Forderungen'). Die Ersetzung erfolgt aufgrund des Sonderhauptbuch-Kennzeichens, das bei solchen Buchungen anzugeben ist. Die Berechtigungsgruppe ermöglicht einen erweiterten Berechtigungsschutz für bestimmte Objekte. Die Berechtigungsgruppen sind frei definierbar. Die Berechtigungsgruppen treten in Berechtigungsobjekten meistens in Kombination mit einer Aktivität auf. Das Abstimmkonto für inländischen Kreditor ist das Konto Die Feldinhalte des Vorlagekreditors werden nur dann übernommen, wenn in der Einstiegsmaske der Buchungskreis eingetragen ist. Seite 49

50 ABBILDUNG 60: KREDITOR ANLEGEN ZAHLUNGSVERKEHR BUCHHALTUNG Im Reiter Zahlungsverkehr lassen sich neben den Zahlungsdaten auch die Informationen für den automatischen Zahlungsverkehr (z.b. Einzug) eingeben. Die Zahlwege sind vor allem dann wichtig, wenn man automatische Zahlläufe durchführen möchte. Ohne Angabe eines Zahlweges wird der Kreditor nicht im automatischen Zahllauf berücksichtigt. In diesem Beispiel wird der Zahlweg Überweisung ausgewählt. Bei den Zahlungsbedingungen gelangt man über den Button oder der Taste F4 wieder zu einer Auswahl an möglichen Zahlungsbedingungen und man kann die gewünschten Bedingungen durch einen Doppelklick oder das Betätigen des Buttons Ausführen in die Eingabemaske übernehmen. Seite 50

51 ABBILDUNG 61: KREDITOR ANLEGEN AUSWAHL ZAHLUNGSBEDINGUNG ABBILDUNG 62: KREDITOR ANLEGEN KORRESPONDENZ BUCHHALTUNG Erreicht man den letzten Karteireiter. Hier lässt sich vor allem das Mahnverfahren definieren. Will man weitergehen mit dem Button Nächstes Bild, erscheint am Bildschirm folgende Sicherheitsabfrage: Seite 51

52 ABBILDUNG 63: KREDITOR ANLEGEN SICHERHEITSABFRAGE Beantwortet man diese Abfrage mit Ja, erhält man die Bestätigung: Kreditor wurde im Buchungskreis angelegt Kreditorenstammsatz anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anzeigen Transaktionscode FK03 ABBILDUNG 64: KREDITOR ANZEIGEN MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FK03 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Kreditor anzeigen: Einstieg. Seite 52

53 ABBILDUNG 65: KREDITOR ANZEIGEN EINSTIEGSBILD In dieser Maske kann man die Kontonummer eines Kreditors eingeben und jene Daten, die angezeigt werden sollen, auswählen. Durch die Buttons Alle Markieren bzw. alle Markierungen löschen wird das Anklicken der gewünschten Daten vereinfacht. Nach Betätigen des oder der ENTER Taste wird der gewünschte Kreditor (33000 Kostak GmbH) angezeigt. Seite 53

54 ABBILDUNG 66: KREDITOR ANZEIGEN ANSCHRIFT Durch die Buttons Anzeigen/Ändern, Voriges Bild und Nächstes Bild kann man auch in dieser Anzeige von einer Seite auf die nächste Seite wechseln und einige Änderungen vornehmen. In dieser Funktion ist es auch möglich einzelne Teile, der eingegeben Daten auszudrucken. Durch Betätigen des Buttons gelangt man zu der Druckvorschau, die durch Betätigen des Buttons Drucken auch ausgedruckt werden kann. ABBILDUNG 67: KREDITOR ANZEIGEN DRUCKVORSCHAU Seite 54

55 4.1.3 Kreditorenstammsatz ändern Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Ändern Transaktionscode FK02 ABBILDUNG 68: KREDITOR ÄNDERN MENÜPFAD Will man einen Kreditorenstammsatz ändern, gelangt man über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Ändern oder die Wahl des Transaktionscodes FK02 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Kreditor ändern: Einstieg. Die Navigation und Eingaben sind im Prinzip gleich wie beim Kreditor anzeigen. ABBILDUNG 69: KREDITOR ÄNDERN EINSTIEGSBILD Seite 55

56 Wir wollen bei unserem Kunden Kostak die Adresse von Wiesengasse 12/4 auf Wiesengasse 12/2 ändern. ABBILDUNG 70: KREDITOR ÄNDERN EINGABEMASKE Wenn Sie nach dieser Änderung den Button Sichern betätigen, erscheint am unteren Ende des Bildschirms die Bestätigung, dass die Änderungen durchgeführt werden. ABBILDUNG 71: KREDITOR ÄNDERN ÄNDERUNGSBESTÄTIGUNG Änderungen des Kreditorenstammsatzes anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Änderungsbestätigung Änderungen anzeigen Transaktionscode FK04 Seite 56

57 ABBILDUNG 72: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN MENÜPFAD Wenn Sie sich die eben durchgeführten Änderungen anzeigen lassen wollen, gelangen Sie über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Stammdaten Änderundsbestätigung Änderungen anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FK04 zur Änderungsanzeige. ABBILDUNG 73: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Im Feld Kreditor geben Sie wieder die Nummer des gewünschten Kreditors (33000) ein und betätigen den Button Ausführen. Seite 57

58 ABBILDUNG 74: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN GEÄNDERTE FELDER Daraufhin erscheint die Änderungsanzeige, die angibt, dass beim Kreditor Kostak GmbH u.a. das Feld Hausnummer geändert wurde. Durch einen Doppelklick gelangt man zu den Detailinformationen. ABBILDUNG 75: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN ÜBERBLICK Durch einen weiteren Doppelklick gelangt man zu weiteren Details. ABBILDUNG 76: KREDITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN DETAIL Kreditorenverzeichnis erstellen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung Stammdaten Kreditorenverzeichnis Transaktionscode S_ALR_ Seite 58

59 ABBILDUNG 77: KREDITORENVERZEICHNIS MENÜPFAD Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Infosystem Berichte zur Kreditorenbuchhaltung Stammdaten Kreditorenverzeichnis oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske. Seite 59

60 ABBILDUNG 78: KREDITORENVERZEICHNIS EINSTIEGSBILD Wählen Sie beispielsweise den Kreditor Kostak aus und betätigen sie den Buttos gelangen Sie zum Kreditorenverzeichnis, das Ihnen alle Details zu den Kreditoren anzeigt. Ausführen, ABBILDUNG 79: KREDITORENVERZEICHNIS Seite 60

61 4.2 Kreditorenbuchungen Kreditorenrechnung erfassen Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechung Transaktionscode FB60 Um eine Kreditorenrechnung zu erfassen wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Rechnung oder den Transaktionscode FB60. Sie gelangen auf folgende Einstiegsmaske. ABBILDUNG 80: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN EINSTIEGSBILD Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten klicken Sie auf den Button. Daraufhin können Sie im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Buchungskreis eingeben. ABBILDUNG 81: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN EINGABE BUCHUNGSKREIS Seite 61

62 Quittieren Sie Ihre Auswahl mit ENTER und Sie kehren zur Eingabemaske zurück. Wählen Sie beispielsweise den Kreditor und geben Sie im Feld Rechnungsdatum das aktuelle Datum ein. Im Feld Betrag geben Sie für dieses Beispiel ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zur automatischen Ermittlung des Steuerbetrages durch Anhaken des Kontrollkästchen. Als Steuerkennzeichen wählen Sie V2 (Vorsteuer 20%). Im Feld Sachkonto wählen Sie das Sachkonto (bezogene Teile). Das S/H-Kennzeichen wird auf Soll gesetzt. Im Feld Betrag geben Sie wie schon oben den Wert von oder * ein. ABBILDUNG 82: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN EINGABE Durch Drücken von ENTER überprüft das System Ihre Eingaben und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken. ABBILDUNG 83: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN STATUSANZEIGE Seite 62

63 Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgesehenen Buchungen anzeigen lassen. ABBILDUNG 84: KREDITORENRECHNUNG BUCHUNG SIMULIEREN bu- Entspricht die Simulation der beabsichtigten Buchung können Sie den Beleg durch Klicken auf chen und erhalten folgende Meldung: ABBILDUNG 85: KREDITORENRECHNUNG ERFASSEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 63

64 4.2.2 Offene Posten Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Konto Posten anzeigen/ändern Transaktionscode FBL1N Nach dem Aufruf der Transaktion gelangt man in eine Maske, in der u.a. das Kreditorenkonto, der Buchungskreis und das Stichdatum zu dem die offenen Posten angezeigt werden sollen, ausgewählt werden können. Die folgende Abbildung zeigt die Maske. ABBILDUNG 86: OFFENE POSTEN KREDITOR EINSTIEGSBILD Wenn man den Kreditor auswählt und das Belegdatum gelangt man zu folgenden Einträgen. Hier findet man den offenen Posten der im Schritt davor eingebucht wurde. ABBILDUNG 87: OFFENE POSTEN KREDITOR EINZELPOSTENLISTE Seite 64

65 4.2.3 Zahlungsausgang Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungsausgang Transaktionscode F-07 oder Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Zahlungsausgang Buchen Transaktionscode F-53 Bei Punkt Kreditorenrechnung erfassen wurde folgende Buchung durchgeführt: Eine Eingangsrechnung des Kreditor Kostak GmbH (33000) in der Höhe von 1500,- wurde erfasst. Jetzt wird diese Kreditorenrechnung von uns bezahlt. Dazu steigen wir entweder über den Transaktionscode F-07 oder den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungsausgang ein. Wie Sie bereits aus dem Buchhaltungsunterricht wissen, dürfen Buchungen, die mit dem Bankkonto zu tun haben nur aufgrund eines Bankbeleges durchgeführt werden. KONTONUMMER RAIFFEISENLANDESBANK OOE BLZ BANKSTELLE EUROPAPLATZ 1, 4020 LINZ GESCHÄFTSKONTO BUCHUNGSTAG: DVR: WERT BETRAG IN EUR ALTER KONTOSTAND LT. AUSZUG VOM , SYSTEM GMBH ,00- GUTSCHRIFTEN 0,00 LASTSCHRIFTEN 1.500,00- NEUER KONTOSTAND HABEN ,80 AUSZUG 201/01 VOM ABBILDUNG 88: ZAHLUNGSAUSGANG BANKBELEG Seite 65

66 ABBILDUNG 89: ZAHLUNGSAUSGANG MENÜPFAD ABBILDUNG 90: ZAHLUNGSAUSGANG EINSTIEGSBILD Wichtig ist die Eingabe des Belegdatums, der Bankdaten (Kontonr ), des Betrages 1500,-, des Valutadatums ( ) des Kreditorenkontos und der Kontoart Kreditorenkonto (K). Mit Enter, Button OP bearbeiten oder gelangt man auf die Maske für den OP Ausgleich. Seite 66

67 ABBILDUNG 91: ZAHLUNGSAUSGANG OP BEARBEITUNG Bei der OP Bearbeitung kann man dann die Offenen Posten, in diesem Fall die Miete in Höhe von EUR1.500,00 auswählen. Die Differenz bei der Zuordnung ergibt sich auf Basis des Skontos, das bei einer so raschen Zahlung abgezogen werden hätte können. Da dies nicht geschah, wird die relevante Zeile markiert und mit Hilfe des Buttons der Skonto deaktiviert. Mit dem Button kann man den Skonto wieder aktivieren. Sind mehrere Posten in der Liste vorhanden, kann man den oder die relevanten mit dem Button in die Zuordnung aufnehmen bzw. mit dem Button aus der Zuordnung entfernen. Durch das Deaktivieren des Skontos ist nun die Zahlung vollständig der Rechnung zugeordnet und der Beleg kann gespeichert werden mit Hilfe des Buttons. ABBILDUNG 92: ZAHLUNGSAUSGANG OP ZUORDNUNG Darauf erfolgt die Systemmeldung ABBILDUNG 93: ZAHLUNGSAUSGANG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 67

68 Achten Sie immer darauf, dass der Wert bei Nicht Zugeordnet 0 ist, da sonst der Beleg nicht gespeichert werden kann. Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten des Kreditors verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL1N nun aufruft und das Kreditorenkonto , den Buchungskreis, das Stichdatum und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild. ABBILDUNG 94: ZAHLUNGSAUSGANG OP LISTE Kreditorenbeleg stornieren Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Beleg Einzelstorno Transaktionscode FB08 Hier können Sie einen in der Kreditorenbuchhaltung bereits gebuchten Beleg ganz stornieren. Über obigen Menüpfad kommen Sie zum Einstiegsbild für die Belegstornierung. Seite 68

69 ABBILDUNG 95: BELEG STORNIEREN EINSTIEGSBILD Hier geben Sie die Nummer des zu stornierenden Belegs ein und wählen den Stornogrund aus. Über den Button können Sie die zu stornierenden Buchungen vor dem Sichern kontrollieren. ABBILDUNG 96: BELEG STORNIEREN ANZEIGE VOR STORNO Seite 69

70 Über den Button oder F3 kommen Sie wieder in das Einstiegsbild zurück und können die Stornobuchung über das Abspeichern mit vornehmen. Sie erhalten dann in der Statusleiste die Meldung, dass der Beleg verbucht wurde. ABBILDUNG 97: BELEG STORNIEREN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Ausgleich zurücknehmen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Beleg Ausgl. zurücknehmen Transaktionscode FBRA Wollen Sie Zahlungsein- oder ausgänge zurücknehmen, führen Sie dies mit dieser Transaktion durch. Durch die Rücknahme des Ausgleichs werden die Ausgleichsdaten aus den Belegzeilen (u.u. auch die Stornodaten aus dem Belegkopf) entfernt. Die Belegänderungen werden protokolliert und können über die Änderungsbelege nachgewiesen werden. Über den beschriebenen Menüpfad kommen Sie zu folgendem Einstiegsbild: ABBILDUNG 98: RÜCKNAHME AUSGLEICH EINSTIEGSBILD kön- Geben Sie hier den die Nummer des zurückzunehmenden Belegs ein. Über den Button nen die in der Buchung angesprochenen Konten angezeigt werden. Seite 70

71 ABBILDUNG 99: RÜCKNAHME AUSGLEICH BETEILIGTE KONTEN erhalten Sie eine Übersicht über die Buchungszeilen im ausgewählten Be- Über den Button leg. ABBILDUNG 100: RÜCKNAHME AUSGLEICH POSTEN Gehen Sie über F3 oder wieder zurück zum Einstiegsbildschirm. Klicken Sie jetzt auf, erscheint folgendes Popup: Seite 71

72 ABBILDUNG 101: RÜCKNAHME AUSGLEICH STORNO AUSGLEICHSBELEG Sie können hier nicht nur die Rücknahme vornehmen, sondern auch gleichzeitig den Ausgleichsbeleg stornieren. Durch Anklicken einer der beiden Möglichkeiten erhalten Sie in der Stausleiste die Bestätigungsmeldung. ABBILDUNG 102: RÜCKNAHME AUSGLEICH BESTÄTIGUNGSMELDUNG Gutschrift Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Gutschrift Transaktionscode FB65 Um eine Kreditorenrechnung zu erfassen wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Buchung Gutschrift oder den Transaktionscode FB65. Sie gelangen auf folgende Einstiegsmaske. Seite 72

73 ABBILDUNG 103: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN EINSTIEGSBILD Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten klicken Sie auf den Button. Daraufhin können Sie im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Buchungskreis eingeben. ABBILDUNG 104: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN EINGABE BUCHUNGSKREIS Quittieren Sie Ihre Auswahl mit ENTER und Sie kehren zur Eingabemaske zurück. Wählen Sie beispielsweise den Kreditor und geben Sie im Feld Belegdatum das aktuelle Datum ein. Im Feld Betrag geben Sie für dieses Beispiel 120,- ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zur automatischen Ermittlung des Steuerbetrages durch Anhaken des Kontrollkästchen. Als Steuerkennzeichen wählen Sie V2 (Vorsteuer 20%). In diesem Fall basiert die Gutschrift auf einem Transportschaden, daher geben wir den Text Transportschaden und die Belegnummer der Gutschrift 8007 in das Textfeld ein. Im Feld Sachkonto wählen Sie das Sachkonto (bezogene Teile). Seite 73

74 Das S/H-Kennzeichen wird auf Soll gesetzt. Im Feld Betrag geben Sie wie schon oben den Wert von 120,- oder * ein. ABBILDUNG 105: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN EINGABE Durch Drücken von ENTER überprüft das System Ihre Eingaben und in der Statusspalte erscheint ein grüner Haken. ABBILDUNG 106: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN STATUSANZEIGE Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgesehenen Buchungen anzeigen lassen. Seite 74

75 ABBILDUNG 107: KREDITORENGUTSCHRIFT BUCHUNG SIMULIEREN bu- Entspricht die Simulation der beabsichtigten Buchung können Sie den Beleg durch Klicken auf chen und Sie erhalten folgende Meldung: ABBILDUNG 108: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten des Kreditors verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL1N nun aufruft und das Kreditorenkonto , den Buchungskreis, das Stichdatum und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild. ABBILDUNG 109: KREDITORENGUTSCHRIFT ERFASSEN OP LISTE Seite 75

76 4.3 Belege in der Kreditorenbuchhaltung Beleganzeige aus Buchung Rechnungswesen Finanzwesen Kreditoren Beleg Anzeigen Transaktionscode FB03 ABBILDUNG 110: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Mit dem Button können. gelangen Sie zu einem Bildschirm, in dem Sie einen Beleg auswählen ABBILDUNG 111: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN SUCHMASKE Seite 76

77 Wenn Sie die Transaktion aufrufen, wird von System automatisch der zuletzt gebuchte Beleg im Feld Belegnummer vorbelegt. Durch die Eingabe der Belegnummer in diesem Fall kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt. ABBILDUNG 112: KREDITOREN BELEG ANZEIGEN Seite 77

78 5 Debitoren 5.1 Stammdaten in der Debitorenbuchhaltung Debitorenverzeichnis erstellen Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Infosystem Berichte zur Debitorenbuchhaltung Stammdaten Debitorenverzeichnis Transaktionscode S_ALR_ ABBILDUNG 113: DEBITORENVERZEICHNIS MENÜPFAD Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Infosystem Berichte zur Debitorenbuchhaltung Stammdaten Debitorenverzeichnis oder die Wahl des Transaktionscodes S_ALR_ gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske. Seite 78

79 ABBILDUNG 114: DEBITORENVERZEICHNIS EINSTIEGSBILD Durch Betätigen des Buttons Details zu den Debitoren anzeigt. Ausführen gelangen Sie zum Debitorenverzeichnis, das Ihnen alle Seite 79

80 ABBILDUNG 115: DEBITORENVERZEICHNIS Debitorenstammsatz anlegen Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anlegen Transaktionscode FD01 Durch die Wahl des Menüpfades Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anlegen oder die Wahl des Transaktionscodes FD01 gelangen Sie zur folgenden Einstiegsmaske. Seite 80

81 ABBILDUNG 116: DEBITOR ANLEGEN EINSTIEGSBILD Die Anlage eines Debitors erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie die Anlage eines Kreditors. Durch die Funktion Anlage mit Vorlage wird das ganze vereinfacht, weil dabei eine Auswahl an bereits angelegten Debitoren als Vorlage dient. ABBILDUNG 117: DEBITOR ANLEGEN VORLAGE SUCHEN Seite 81

82 ABBILDUNG 118: DEBITOR ANLEGEN VORLAGE AUSWÄHLEN ABBILDUNG 119: DEBITOR ANLEGEN EINSTIEGSBILD Wenn wir den Kunden Susanne Mustermann wohnhaft in der Steinamangererstraße 23/14 in 7400 Oberwart anlegen, werden die Adressfelder, Steuerungsdaten und das Register Zahlungsverkehr ausgefüllt. Seite 82

83 ABBILDUNG 120: DEBITOR ANLEGEN ADRESSE Auf dem Karteireiter Steuerungsdaten muss jedenfalls die UST-ID ausgefüllt werden. ABBILDUNG 121: DEBITOR ANLEGEN STEUERUNGSDATEN Seite 83

84 Im Karteireiter Zahlungsverkehr sollten das Land, die Bankleitzahl (Bankschlüssel) und der Kontoinhaber (wenn der Name abweicht) ausgefüllt werden. ABBILDUNG 122: DEBITOR ANLEGEN ZAHLUNGSVERKEHR Betätigen Sie nach Eingabe aller Daten den Button Buchungskreisdaten pflegen., können Sie die notwendigen ABBILDUNG 123: DEBITOR ANLEGEN BUCHUNGSKREISDATEN KONTOFÜHRUNG Seite 84

85 Wichtig ist hier vor allem auf dem Karteireiter Kontoführung das Abstimmkonto. ABBILDUNG 124: DEBITOR ANLEGEN BUCHUNGSKREISDATEN ZAHLUNGSVERKEHR Auf dem Karteireiter Zahlungsverkehr sind die Zahlungsbedingungen und die Zahlwege einzutragen. ABBILDUNG 125: DEBITOR ANLEGEN BUCHUNGSKREISDATEN KORRESPONDENZ Seite 85

86 Auf dem Karteireiter Korrespondenz lässt sich das Mahnverfahren einstellen. Ohne diesen Eintrag kann keine automatische Mahnung erfolgen. Betätigen Sie die Taste wurde., erhalten Sie die Bestätigung, dass das Debitor Konto erfolgreich angelegt ABBILDUNG 126: DEBITOR ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Debitorenstammsatz anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anzeigen Transaktionscode FD03 ABBILDUNG 127: DEBITOR ANZEIGEN MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FD03 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Debitor anzeigen: Einstieg. Seite 86

87 ABBILDUNG 128: DEBITOR ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Durch Betätigen des Buttons Suchen kann man einen Debitor suchen. ABBILDUNG 129: DEBITOR ANZEIGEN SUCHMASKE Geben Sie in der oben gezeigten Maske nichts ein und betätigen den Button, erscheint eine Auswahl an angelegten Debitoren. Aus der angezeigten Liste kann der gewünschte Debitor nun ausgewählt werden und man gelangt zur Einstiegsmaske zurück, mit dem Unterschied, dass die Debitorennummer nun schon im Feld Debitor steht. Seite 87

88 ABBILDUNG 130: DEBITOR ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Durch neuerliches Betätigen des Buttons erscheint die erste Maske der Debitorenanzeige. ABBILDUNG 131: DEBITOR ANZEIGEN Man kann auch bei der Debitorenanzeige, genau wie bei der Kreditorenanzeige, Ausdrucke von einzelnen Daten erstellen. Seite 88

89 5.1.4 Debitorenstammsatz ändern Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Ändern Transaktionscode FD02 ABBILDUNG 132: DEBITOR ÄNDERN MENÜPFAD Über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Ändern oder die Wahl des Transaktionscodes FD02 gelangen Sie zur Einstiegsmaske Debitor ändern: Einstieg. Sie wollen den Namen der Kundin Mustermann auf Meier ändern. ABBILDUNG 133: DEBITOR ÄNDERN EINSTIEGSBILD Geben Sie dazu die Debitorennummer im Feld Debitor ein (oder Sie suchen die Nummer mit der Suchfunktion) und betätigen den Button. Seite 89

90 ABBILDUNG 134: DEBITOR ÄNDERN EINGABEMASKE Speichern gespeichert wer- Nach dem Ändern des Namens muss das ganze noch über den Button den. Gerade wurden die Änderungen an den Stammdaten eines Debitors über die Funktion Debitor ändern, mit folgender Einstiegsmaske geändert. ABBILDUNG 135: DEBITOR ÄNDERN EINSTIEGSBILD Es ist jedoch auch möglich, Änderungen aus der Funktion Debitor anzeigen durchzuführen. Wenn man nach dem Aufruf der Transaktion FD03 Debitor anzeigen, den Button betätigt gelangt man ebenfalls in den Änderungsmodus. Seite 90

91 5.1.5 Änderungen des Debitorenstammsatzes anzeigen Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Änderungsbestätigung Änderungen anzeigen Transaktionscode FD04 ABBILDUNG 136: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN MENÜPFAD Wollen Sie sich die eben durchgeführten Änderungen anzeigen lassen, gelangen Sie über den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Änderungsbestätigung Änderungen anzeigen oder die Wahl des Transaktionscodes FD04 zur Änderungsanzeige. Im Feld Debitor geben Sie wieder die Nummer des gewünschten Debitors (20017) ein, wählen welche Änderungen Sie sehen wollen (nur sensible Felder, nur buchungskreisspez. Felder oder alle) und betätigen den Button Ausführen. Seite 91

92 ABBILDUNG 137: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Daraufhin erscheint in der Änderungsanzeige die Information, dass beim Debitor Susanne Meier das Feld Name geändert wurde. ABBILDUNG 138: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN GEÄNDERTE FELDER Durch Doppelklick auf das Feld bekommt man angezeigt, wie sich die Feldwerte verändert haben. ABBILDUNG 139: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN ÜBERBLICK Mit einem Doppelklick auf die Änderung gelangt man zu weiteren Details. Seite 92

93 ABBILDUNG 140: DEBITOR-ÄNDERUNGEN ANZEIGEN DETAIL 5.2 Debitorenbuchungen Debitorenrechnung erfassen Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung Transaktionscode FB70 Wollen Sie eine Debitorenrechnung im System erfassen, wählen Sie den Menüpfad Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Rechnung oder den Transaktionscode FB70. Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild. ABBILDUNG 141: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN EINSTIEGSBILD Seite 93

94 Um zu überprüfen in welchem Buchungskreis Sie aktuell arbeiten, licken Sie auf den Button. Daraufhin können Sie im erscheinenden Popup-Fenster den gewünschten Buchungskreis eingeben. ABBILDUNG 142: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN EINGABE BUCHUNGSKREIS Wählen Sie jetzt den Debitor (Kunde Meier) aus. Als Rechnungsdatum wird in diesem Fall das Datum ausgewählt. Da die Debitorenrechnung einem Wert von 1.200,-- Euro entspricht, geben Sie im Feld Betrag den Wert Euro ein. Aktivieren Sie das Kennzeichen zum Steuer rechnen durch ankreuzen der entsprechenden Box. Das Steuerkennzeichen wird mit A2 (Ausgangsteuer 20%) gesetzt. Der Erlös aus dieser Rechnung soll auf das Sachkonto Umsatzerlöse gebucht werden. Daher wird in der darunter liegenden Tabelle in der Spalte Sachkonto das Sachkonto (Umsatzerlöse Inland) eingegeben. In der Spalte Betrag Belegwährung wird der Rechnungsbetrag Euro eingegeben. Mit ENTER lassen Sie Ihre Eingaben vom System überprüfen. Die Einstiegsmaske sieht nun folgendermaßen aus: ABBILDUNG 143: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN EINGABE Seite 94

95 Da hinter dem Sachkonto bzw. der Kostenart (Umsatzerlöse Inland) der Innenauftrag Umsatzerlöse als Standardkontierung hinterlegt ist, wird bei dieser erlöswirksamen Buchung keine Eingabe eines Kostenträgers gefordert. Falls dies nicht der Fall ist, muss ein Kostenträger manuell eingegeben werden, auf dem der Erlös gebucht wird. Über den Button können Sie sich die vom System auf Basis Ihrer Eingaben vorgesehenen Buchungen anzeigen lassen und erhalten dabei folgenden Bildschirm. ABBILDUNG 144: DEBITORENRECHNUNG BUCHUNG SIMULIEREN Über den Button wird Ihnen die Steuerposition im Detail angezeigt. ABBILDUNG 145: DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN STEUERPOSITION ANZEIGEN Überprüfen Sie die Steuerpositionen und quittieren Sie dies mit oder ENTER. Sie kommen zum normalen Erfassungsbild zurück und können den Beleg mit speichern. Seite 95

96 5.2.2 Offene Posten Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Konto Posten anzeigen/ändern Transaktionscode FBL5N Nach dem Aufruf der Transaktion FBL5N gelangt man in eine Maske, in der u.a. das Debitorenkonto, der Buchungskreis und das Stichdatum zu dem die offenen Posten angezeigt werden sollen, ausgewählt werden können. Die folgende Abbildung zeigt die Maske. ABBILDUNG 146: OFFENE POSTEN DEBITOR EINSTIEGSBILD Wählt man den Debitor und das Belegdatum aus, gelangt man zu folgenden Einträgen. Hier findet man den offenen Posten der im Schritt zuvor eingebucht wurde. Seite 96

97 ABBILDUNG 147: OFFENE POSTEN DEBITOR EINZELPOSTENLISTE Zahlungseingang Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Zahlungseingang Transaktionscode F-28 Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Buchung Zahlungseingang Transaktionscode F-06 ABBILDUNG 148: ZAHLUNGSEINGANG MENÜPFAD Seite 97

98 Wenn Sie einen Zahlungseingang im System erfassen möchten, wählen Sie entweder die Transaktion F-28 oder F-06. Sie gelangen damit auf folgendes Einstiegsbild. ABBILDUNG 149: ZAHLUNGSEINGANG EINSTIEGSBILD Sie müssen hier das Belegdatum, das Bankkonto (auf das die Einzahlung eingegangen ist), das Valutadatum, die Kunden-Kontonummer eingeben. Mit Enter, Button OP bearbeiten oder gelangen Sie zu folgendem Bildschirm. Seite 98

99 ABBILDUNG 150: ZAHLUNGSEINGANG OP BEARBEITUNG Bei der OP Bearbeitung kann man dann die Offenen Posten, in diesem Fall dien Umsatzerlös in Höhe von EUR 1.200,00 auswählen. Die Differenz bei der Zuordnung ergibt sich auf Basis des Skontos, das bei einer so raschen Zahlung abgezogen werden hätte können. Da dies nicht geschah, wird die relevante Zeile markiert und mit Hilfe des Buttons der Skonto deaktiviert. Mit dem Button kann man den Skonto wieder aktivieren. Falls mehrere Posten in der Liste vorhanden sind kann man den oder die relevanten mit dem Button in die Zuordnung aufnehmen bzw. mit dem Button aus der Zuordnung entfernen. Durch das Deaktivieren des Skontos ist nun die Zahlung vollständig der Rechnung zugeordnet und der Beleg kann mit Hilfe des Buttons gespeichert werden. ABBILDUNG 151: ZAHLUNGSEINGANG OP ZUORDNUNG Darauf erfolgt die Systemmeldung ABBILDUNG 152: ZAHLUNGSEINGANG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 99

100 Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten beim Debitor verändert. Wenn man die offenen Posten mit der Transaktion FBL5N nun aufruft und das Kreditorenkonto 20017, den Buchungskreis, das Stichdatum und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild. ABBILDUNG 153: ZAHLUNGSEINGANG OP LISTE Debitorenbeleg stornieren Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Beleg Einzelstorno Transaktionscode FB08 Wenn Sie einen Debitorenbeleg stornieren wollen, gehen Sie gleich vor wie bei der Stornierung eines Beleges in der Kreditorenbuchhaltung. Siehe dazu Kapitel Kreditorenbeleg stornieren. Geben Sie die Belegnummer, den Buchungskreis und den Stornogrund, sowie das Buchungsdatum ein. Seite 100

101 ABBILDUNG 154: BELEG STORNIEREN Zahlungseingang Teilzahlung Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Zahlungseingang Transaktionscode F-28 Wenn Sie nicht eine Einmalzahlung sondern lediglich eine Teilzahlung verbuchen wollen, gehen Sie folgendermaßen vor. Geben Sie im Einstiegsbild wie bei der Einmalzahlung die entsprechenden Daten ein. Seite 101

102 ABBILDUNG 155: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG EINSTIEGSBILD Mit ENTER oder offenen Posten. kommen Sie dann wieder zur Übersicht der für diesen Debitor noch ABBILDUNG 156: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG OFFENE POSTEN Seite 102

103 Hier wechseln Sie auf das Register Teilzahlung. ABBILDUNG 157: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG REGISTER TEILZAHLUNG Hier geben Sie im Feld Zahlungsbetrag die gewünschte Höhe der Teilzahlung ein. Mit einem Doppelklick auf das Feld Zahlungsbetrag schlägt Ihnen das System den Betrag in diesem Fall 5000 vor. Wenn Sie dann auf klicken wird der Teilzahlungseingang gebucht und Sie erhalten folgende Meldung: ABBILDUNG 158: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Durch diese Buchung werden natürlich die offenen Posten beim Debitor verändert. Wenn man nun die offenen Posten mit der Transaktion FBL5N aufruft und das Kreditorenkonto 20017, den Buchungskreis, das Stichdatum und ausgeglichene Posten auswählt, zeigt sich folgendes Bild. Seite 103

104 ABBILDUNG 159: ZAHLUNGSEINGANG TEILZAHLUNG OP LISTE An der Belegart ist erkennbar, dass es sich bei den ersten beiden Buchungen um Fakturen (RV) und bei der letzten Buchung um eine Debitorenzahlung (DZ) handelt Zahlungseingang Restposten Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Buchung Zahlungseingang Transaktionscode F-28 Wenn Sie dann letztendlich bei einem Debitor die noch offene Restzahlung verbuchen wollen, wählen Sie wieder den gewohnten Einstieg. Seite 104

105 ABBILDUNG 160: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN EINSTIEGSBILD Mit ENTER oder offenen Posten. kommen Sie dann wieder zur Übersicht der für diesen Debitor noch ABBILDUNG 161: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN OFFENE POSTEN Seite 105

106 In obiger Abbildung sehen Sie auch die zuvor gebuchte Teilzahlung. Weiters ist im Feld Zugeordnet der beim Einstieg eingegebene Betrag von Euro ersichtlich. Wenn Sie dann auf Meldung: klicken wird der Eingang des Restpostens gebucht und Sie erhalten folgende ABBILDUNG 162: ZAHLUNGSEINGANG RESTPOSTEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG 5.3 Belege in der Debitorenbuchhaltung Beleganzeige aus Buchung Rechnungswesen Finanzwesen Debitor Beleg Anzeigen Transaktionscode FB03 ABBILDUNG 163: BELEG ANZEIGEN EINSTIEGSBILD Durch die Eingabe der Belegnummer in diesem Fall kommt man zu der Ansicht, die den Beleg widerspiegelt. Falls man die Belegnummer nicht kennt, kann man durch Anklicken des Button eine Suchmaske aufrufen. Hier können anhand von diversen Parametern Belege gesucht werden. Seite 106

107 ABBILDUNG 164: BELEG ANZEIGEN SUCHMASKE Sie können beispielsweise nach dem Buchungsdatum einschränken. ABBILDUNG 165: BELEG ANZEIGEN LISTE BELEGE den gewünsch- Aus der Liste der Belege können sie nun mit Doppelklick oder mit Hilfe des Buttons ten Beleg auswählen und sich die Details anzeigen lassen. Seite 107

108 ABBILDUNG 166: BELEG ANZEIGEN Seite 108

109 6 Bilanzbericht aufrufen Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Infosystem Berichte zum Hauptbuch (Neu) Bilanz/GuV/Cash Flow Bilanz/GuV Transaktionscode S_ALR_ Wollen Sie den aktuellen Stand der Bilanz im Vergleich zum Vorjahr anzeigen, kommen Sie über obigen Menüpfad zu folgendem Einstiegsbild: ABBILDUNG 167: BILANZ/GUV EINSTIEGSBILD Geben Sie hier zumindest den Kontenplan und den Buchungskreis ein. Sie können jedoch auch auf bestimmte Sachkonten eingrenzen. Unter Weitere Abgrenzungen können Sie die Perioden des Berichtsjahres und das gewünschte Vergleichsjahr angeben. Wählen Sie im Bereich der Listausgabe den Seite 109

110 Punkt Klassische Liste aus. Unter Sonderauswertungen und Ausgabesteuerung sind hier noch weitere benutzerspezifische Parametereingaben möglich. Der Bericht wird wie üblich über F8 oder den Button Ergebnis: ausgeführt. Sie kommen dann zu folgendem ABBILDUNG 168: BILANZ/GUV BERICHTANZEIGE Wollen Sie die Bilanzstruktur ändern, machen Sie dies über den Transaktionscode FSE2. Sie gelangen zu folgendem Bild: Seite 110

111 ABBILDUNG 169: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN EINSTIEGSBILD. Es öffnet sich die Bilanz- Wählen Sie hier die zu ändernde Bilanzstruktur aus und klicken Sie auf struktur im Änderungsmodus. ABBILDUNG 170: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN ÄNDERUNGSMODUS Seite 111

112 In der Kontextmenüleiste haben Sie die notwendigen Funktionen für eine Anpassung der Bilanzstruktur zur Verfügung. Sie können neue Positionen anlegen. ABBILDUNG 171: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN POSITIONEN ANLEGEN Oder Sie können innerhalb einer Position neue Konten zuordnen: Seite 112

113 ABBILDUNG 172: BILANZ/GUV-STRUKTUR ÄNDERN KONTEN ÄNDERN Wenn Sie eine Position oder ein Konto löschen wollen, können Sie dies über den Button tun. Seite 113

114 Persönliche Notizen zum Thema Seite 114