Willkommen. Anwenderhandbuch. Stand der Dokumentation: 11. April 2014 für Version Kontorist Anwenderhandbuch 1

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1 Willkommen Anwenderhandbuch Stand der Dokumentation: 11. April 2014 für Version Kontorist Anwenderhandbuch 1

2 Willkommen Inhaltsverzeichnis Willkommen... 6 Voraussetzungen... 6 Technische Unterstützung... 7 Anschrift des Kundendienstes... 8 Versionen... 9 Kontorist installieren Technische Voraussetzungen Installation Datensicherung Umsteigen von Kontorist Einführung Die Bestandteile einer Kontorist Buchführung Kontorist Anwenderhandbuch 2

3 Willkommen Die Buchführung einrichten Vorbereitungen Einstellungen Stammdaten Kontenplan Kontenarten Kontengruppen Steuersätze Umsatzsteuervoranmeldung Das Journal Die Saldenliste Buchen Buchungsunterstützung Einen Beleg buchen Mit Buchungen arbeiten Beispielbuchungen Eröffnungsbuchungen Ausgaben Einnahmen Geldbewegungen / Transfers Kontorist Anwenderhandbuch 3

4 Willkommen Freie Buchung (Soll/Haben) Privatentnahmen und -einlagen Steuerzahlungen und -erstattungen Abschreibungen (Absetzungen für Abnutzung) Geringwertige Wirtschaftsgüter Sammelbuchungen Forderungen und Verbindlichkeiten Berichte Arbeiten mit den Berichten Berichte in einem Durchgang erzeugen Übersicht über die Berichte Daten austauschen Datenimport Datenexport Lizenzvertrag Kontorist Anwenderhandbuch 4

5 Willkommen Kontorist Anwenderhandbuch 5

6 Willkommen Willkommen In diesem Handbuch erläutern wir Ihnen ausführlich die Buchführung mit Kontorist 3. Sie erfahren, wie Sie das Programm installieren, eine Buchungsdatei einrichten und wie das Programm Ihnen bei der regelmäßigen Buchführungsarbeit unter die Arme greift. Wir beschreiben, welche Hilfsmittel Ihnen zur Verfügung stehen, um die Eingabearbeit auf ein Minimum zu reduzieren, und was Sie tun müssen, um Ihre Gewinn- und Verlust-Rechnung durchzuführen und Ihre Umsatzsteuerschuld zu ermitteln. Anwender des Kontorist 1 können sich in Umsteigen von Kontorist 1 auf Seite 22 über alle Änderungen informieren. Voraussetzungen Um Kontorist 3 sinnvoll einsetzen zu können, müssen Sie mit der Bedienung Ihres Rechners vertraut sein. Sollten Sie Ihren Rechner erst kurze Zeit besitzen, sehen Sie bitte noch einmal Ihre Dokumentation an, weil wir in diesem Handbuch auf die Grundlagen nicht noch einmal eingehen können. Kontorist Anwenderhandbuch 6

7 Willkommen Des Weiteren sollten Sie mit den Grundregeln der Buchführung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vertraut sein. Wir können Ihnen keinerlei juristische oder steuerliche Auskünfte geben. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an einen Steuerberater. Technische Unterstützung Wenn Sie einmal nicht weiterwissen, fragen Sie uns. Bevor Sie uns schreiben, stellen Sie sich bitte folgende Fragen: Habe ich im Handbuch nach einer Lösung für mein Problem gesucht? Welchen Rechner setze ich ein, welche Betriebssystemversion? Mit wie viel Arbeitsspeicher ist mein Rechner ausgerüstet? Welche Versionsnummer hat mein Kontorist? Kontorist Anwenderhandbuch 7

8 Willkommen Anschrift des Kundendienstes Richten Sie Ihre Fragen bitte an: Anfrage per Schriftliche Anfragen Bernd Gründling Wendenstraße 87 D Wolfsburg Kontorist Anwenderhandbuch 8

9 Willkommen Versionen Kontorist Kontorist verträgt sich nun mit OS X 10.9 Mavericks. Das Programm speichert die Registrierungs- und Backupeinstellungen nun für jeden Benutzer und versucht nicht mehr, sie systemweit abzulegen. Deswegen müssen alle Anwender, die zum ersten Mal starten, ihre Registrierungsinformationen einmalig neu eingeben. Das gilt auch für Benutzer der Windows Version. Beim Buchen markiert Kontorist die neue Buchung parallel wieder im Journal Kontorist Diese Version verbessert die Übertragung von Buchhaltungsdaten aus der alten Version Kontorist 1. Die dazugehörenden Erläuterungen im Handbuch wurden überarbeitet. Kontorist ist jetzt mit OS X 10.8 Mountain Lion verträglich. Die UVA wurde aktualisiert. Kontorist Anwenderhandbuch 9

10 Willkommen Kontorist 3.2 Die neue Version bietet folgende Neuerungen: beim Buchen werden wieder negative Beträge zugelassen. in Journal und Kontenblatt wird in einer zusätzlichen Spalte die Buchungsart angezeigt. in den Export- und Importdialogen haben wir die Beschriftung der Auswahlknöpfe geändert. beim Duplizieren von Buchungen wird jetzt die Belegnummer erhöht. im Journal sah es so aus, als könne man stornierte Buchungen duplizieren. Kontorist Anwenderhandbuch 10

11 Willkommen Kontorist Die neue Version bietet folgende Neuerungen: Schrift- und Hintergrundfarben in den Tabellen überarbeitet. 5-stellige Kontonummern eingebaut. Darüber hinaus haben wir diese Korrekturen vorgenommen: Die Auswahl der Konten im Drucken-Dialog repariert. Umlautprobleme beim Im-/Export behoben. Fehlermeldung beim Öffnen einer unbekannten/verschwundenen Datei beim Systemstart eingebaut. Problem mit fremdsprachiger Systemeinstellung behoben. Fehlermeldung für unbekannte Importprobleme eingebaut. Fehler mit dem Zeilenumbruch bei längeren Kontobezeichnungen in der Überschrift der Kontenblätter behoben. Kontorist Anwenderhandbuch 11

12 Willkommen Kontorist 3.1 Das erste große Update für den neuen Kontoristen bietet folgende Neuerungen: durch die Eingabe des Lizenzschlüssels kann eine Demo- in eine Vollversion umgewandelt werden. Sie müssen die Vollversion nicht mehr gesondert herunterladen. wir haben das Feld für die Konteneingabe umgebaut. Es ist jetzt ein Eingabefeld, das entweder die Kontennummer oder den Namen des Kontos akzeptiert. Wenn eine unvollständige Eingabe eindeutig ist, übernimmt Kontorist das Konto ohne weitere Nachfrage. das Datumsfeld funktioniert ähnlich. Wenn Sie nur den Tag eingeben, werden Monat und Jahr aus der vorangegangenen Buchung automatisch übernommen. Spart viel Tipperei! Journal und Kontenblatt haben jetzt ein Suchfeld. Geben Sie einen Text, ein Datum, eine Kontonummer oder einen Betrag ein, und Kontorist zeigt Ihnen die passenden Buchungen an. Kontorist 3.1 hat eine neue Saldenliste, die sich nach jeder Buchung automatisch aktualisiert. die Berichte sind übersichtlicher gestaltet. Darüber hinaus haben wir diese Korrekturen vorgenommen: Sortierungsfehler im Journal behoben. Druckprobleme sowie Import-/Export Problem auf OS behoben. Windows: bessere Fehlermeldung, wenn versucht wird, einen zweiten Kontoristen zu starten. Kontorist Anwenderhandbuch 12

13 Willkommen Kontorist Eine Erweiterung gibt es in dieser Version: auf Wunsch einiger Anwender gibt es wieder die klassische Umsatzsteuerberechnung. Sie ist für die deutsche Umsatzsteuervoranmeldung nicht die erste Wahl (die UVA Ansicht ist informativer), ist aber für eine einfache Übersicht gut und hilft auch den österreichischen Anwendern. Darüber hinaus haben wir eine Reihe von Fehlern und Unzulänglichkeiten behoben. Hier eine Aufstellung der Änderungen: das Schriftproblem beim Drucken unter OS X 10.5 ist behoben. ein Problem mit der Änderung der Konten in einer Buchung behoben. beim Journal-Import gab es Probleme, die von Rundungsdifferenzen herrührten. ein Darstellungsproblem im Kontenplan, etc. (weiße Schrift auf weißem Grund) unter OS X 10.5 behoben. die klassische Umsatzsteuer-Berechnung aus Kontorist 1 eingebaut. der Fehler "Kontorist friert beim Anlegen neuer Konten ein" ist behoben. der Fehler "Kontorist friert beim Öffnen einer anderen Buchungsdatei ein" ist behoben. Zu einem Vorsteuersatz kann jetzt keine UVA-Nr. mehr angegeben werden. Berichte: Buchungszeitraum in Auswertungszeitraum umbenannt. Berichte: es ist nicht mehr möglich, einen Auswertungszeitraum außerhalb des Buchungszeitraums anzugeben. Kontorist Anwenderhandbuch 13

14 Kontorist installieren Kontorist installieren Die Installation von Kontorist 3 ist einfach dieses Kapitel ist daher besonders kurz. Technische Voraussetzungen Kontorist 3 können Sie auf allen Apple Macintosh Computern einsetzen, die die folgenden Mindestanforderungen erfüllen: Betriebssystem: OS X Arbeitsspeicher: 512 MB freier Festplattenplatz: 100 MB Betriebssystem: Windows 7, Vista, XP, 2000 Arbeitsspeicher: 512 MB freier Festplattenplatz: 100 MB Kontorist Anwenderhandbuch 14

15 Kontorist installieren Installation Installieren des Kontoristen auf dem Mac Der Kontorist wird für den Mac elektronisch als Image-Datei ausgeliefert, die Sie sich aus dem Internet herunterladen. In diesem Image befinden sich: der Kontorist ein Alias auf Ihr Programmverzeichnis das Handbuch 4 Beispieldateien Wenn Sie Safari zum Herunterladen des Programms aus dem Internet verwendet haben, wird die Image- Datei gleich geöffnet. Wenn nicht, öffnen Sie die Datei Kontorist dmg mit einem Doppelklick. Bitte kopieren Sie Kontorist 3 in Ihr Programme -Verzeichnis, indem Sie das Kontorist-Symbol anklicken und in den Programme-Ordner ziehen. Kontorist Anwenderhandbuch 15

16 Kontorist installieren Abbildung 1: Die geöffnete Imagedatei. Kontorist Anwenderhandbuch 16

17 Kontorist installieren Installation unter OS X 10.8 Mountain Lion oder neueren OS X Versionen OS X 10.8 enthält kein Java mehr, einen für Kontorist notwendigen Systembestandteil. Außerdem verhindert das neue Sicherheitssystem Gatekeeper in der Standardeinstellung möglicherweise die Ausführung von Programmen, die nicht aus dem AppStore stammen. Beide Hürden sind nicht wirklich welche. Wenn Sie Kontorist so installiert haben, wie es oben beschrieben ist, werden Sie möglicherweise folgende Fehlermeldung sehen: Abbildung 2: Fehlermeldung beim ersten Start unter OS X 10.8 Kontorist Anwenderhandbuch 17

18 Kontorist installieren In diesem Fall verfahren Sie wie folgt: Stellen Sie sicher, dass der Rechner mit dem Internet verbunden ist. Öffnen Sie die Systemeinstellungen/Sicherheit. Unter Programme aus folgenden Quellen erlauben stellen Sie vorübergehend Keine Einschränkung ein. Starten Sie Kontorist. Der Rechner wird nun einen Download starten, weil ein notwendiger Systembestandteil nicht mehr automatisch im System enthalten ist. Danach startet Kontorist. Sie können (und sollten) in den Systemeinstellungen nun wieder die mittlere Sicherheitsstufe auswählen. Das ganze Verfahren wird auch von Apple erklärt: Beispieldateien kopieren Auf dem Image kann nicht geschrieben werden. Kopieren Sie daher die Beispieldateien an einen Ort, an dem Sie mit den Daten arbeiten möchten. Kontorist Anwenderhandbuch 18

19 Kontorist installieren Deinstallation Löschen Sie Kontorist 3 aus dem Verzeichnis in das Sie ihn installiert haben (im Standardfall das Programmverzeichnis). Bei Bedarf löschen Sie noch die Backupdateien. Den Pfad dahin finden Sie in Ihren Kontorist- Einstellungen (siehe 46). Installieren des Kontoristen auf einem Windows-Rechner Der Kontorist wird für Windows elektronisch als Zip-Datei ausgeliefert, die Sie sich aus dem Internet herunterladen In diesem Zip-Datei befinden sich: die Kontorist.exe ein Ordner (jre) mit dem Java Rumtime Evironment ein Ordner (lizenzen) das Handbuch 4 Beispieldateien Nach dem Herunterladen des Programms aus dem Internet öffnen Sie die Datei Kontorist zip mit einem Doppelklick. Kontorist Anwenderhandbuch 19

20 Kontorist installieren Bitte extrahieren die Dateien in Ihr Programme -Verzeichnis oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl. Durch einen Doppelklick auf die Kontorist.exe starten Sie das Programm. Deinstallation Löschen Sie Kontorist 3 aus dem Verzeichnis in das Sie ihn installiert haben (im Standardfall das Programmverzeichnis). Bei Bedarf löschen Sie noch die Backupdateien. Den Pfad dahin finden Sie in Ihren Kontorist- Einstellungen (siehe 46). Kontorist Anwenderhandbuch 20

21 Kontorist installieren Datensicherung Sichern Sie Ihre Daten jeden Tag, indem Sie die Buchungsdateien auf eine CD/DVD kopieren oder mit Hilfe eines Bandlaufwerks oder einer externen Festplatte eine Datensicherung durchführen. Sie können auch Time Machine benutzen. Das bloße Kopieren Ihrer Dateien auf der Festplatte ist nicht ausreichend, ein Defekt der Festplatte würde auch die Kopien unbrauchbar machen. Bewahren Sie die Sicherungskopien an einem anderen, sicheren Ort auf. Unabhängig davon legt der Kontorist eine einstellbare Anzahl von Sicherungskopien an, die Ihnen Zwischenstände Ihrer Arbeit liefern (siehe Automatische Sicherung, Seite 45). Achtung Bitte kopieren Sie Dateien nicht, solange diese noch von Kontorist geöffnet sind. Diese Kopien sind unvollständig und können auch nicht repariert werden. Kontorist Anwenderhandbuch 21

22 Kontorist installieren Umsteigen von Kontorist 1 Änderungen gegenüber Kontorist 1 Sollten Sie bereits mit Kontorist 1 vertraut sein, ergeben sich für Sie folgende Änderungen. Bei den Kontoarten das Geldkonto heißt jetzt Finanzkonto. neutral heißt jetzt Neutral/Standard-Konto es gibt zwei neue Kontenarten, das Umsatzsteuer- und das Vorsteuerkonto. Bei den Steuersätzen einem Steuersatz wird nur noch ein Steuerkonto zugewiesen. Kontorist Anwenderhandbuch 22

23 Kontorist installieren Bei den Buchungsarten die freie Buchung heißt jetzt Frei (Soll/Haben) die Geldbewegung heißt Transfer Die Umsatzsteuer-Voranmeldung Die Umsatzsteuerbehandlung ist den deutschen Gepflogenheiten soweit angepasst, dass eine 1:1- Übertragung in die Umsatzsteuervoranmeldung (auch manuell in das Internet-Formular auf möglich ist. Berichte Es ist nicht mehr möglich, ein offenes Fenster direkt auszudrucken. Dafür bietet der Kontorist 3 einen Menüpunkt Berichte, unter dem Sie einen gewünschten Bericht öffnen und entweder drucken oder als Datei speichern können. Auf dem Bildschirm sehen Sie den Bericht dabei in exakt der Form, in der er auch gedruckt wird (siehe Seite 133). Kontorist Anwenderhandbuch 23

24 Kontorist installieren Kontorist-1-Daten übernehmen Eine Datendatei aus Kontorist 1 kann aus technischen Gründen nicht direkt verwendet werden. Damit Sie ihre Daten dennoch weiterverwenden können, müssen Sie zunächst Kontorist 1 öffnen, Ihre Daten exportieren und anschließend Kontorist 3 öffnen und die exportierten Daten wieder importieren. Kontorist-1-Daten exportieren Im ersten Schritt öffnen Sie Kontorist 1 und exportieren die folgenden Datensätze: die Steuersätze den Kontenplan die Gewinnermittlung das Journal (optional) Dazu holen Sie das Steuersatz-Fenster in den Vordergrund, wählen Sie Exportieren aus dem Ablage - Menü und speichern Sie die Daten. Verfahren Sie genauso mit den anderen drei Dateien. Kontorist Anwenderhandbuch 24

25 Kontorist installieren Hinweis Bitte geben Sie den Dateien richtige Namen, Sie müssen sie später auseinanderhalten können. Wenn Sie die Buchhaltung für 2011 exportieren, nennen Sie den Steuersatzexport beispielsweise steuersätze 2011.txt und speichern Sie die Datei auf dem Schreibtisch. Hinweis Das Journal benötigen Sie nur, wenn Sie Ihre Buchungen mit übernehmen wollen, um ein angefangenes Jahr mit Kontorist 3 abzuschließen. Achten Sie beim Export darauf, dass Sie im Journalfenster den gesamten Zeitraum ausgewählt haben. Und noch ein Hinweis Wenn Sie sichergehen wollen, dass die Übertragung Ihrer Buchhaltung korrekt funktioniert hat, drucken Sie noch alle Auswertungen aus Kontorist 1, damit Sie etwas zu vergleichen haben. Die exportierten Daten einlesen Die exportierten Daten übernehmen Sie wie im Kapitel Datenimport auf Seite 149 beschrieben Kontorist Anwenderhandbuch 25

26 Kontorist installieren Hinweis Kontorist 3 besitzt eine strengere Konsistenzüberprüfung. Wenn der Datenimport fehlschlägt, wenden Sie sich bitte an den Kontorist Kundendienst. Anpassungen nach dem Import Da Kontorist 3 im Bereich der Steuersatz-Behandlung mehr Möglichkeiten bietet als die Vorgängerversion, sind kleine Anpassungen an Ihrem Kontenplan und an den Steuerdefinitionen notwendig, damit die Umsatzsteuervoranmeldung richtig arbeiten kann. Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Kontoart Umsatz- und Vorsteuer Kontorist 3 bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Kontoart Umsatz- und Vorsteuerkonto zu definieren. Bitte ändern Sie nach dem Import nur die Kontoart der tatsächlichen Umsatz- und Vorsteuerkonten von Einnahme- zu Umsatzsteuerkonto bzw. von Ausgabe- zu Vorsteuerkonto. wählen Sie Kontenplan aus dem Einstellungen -Menü. Öffnen Sie das Kontofenster mit einem Doppelklick auf das gewünschte Konto in der Liste. Ändern Sie die Kontoart (nur bei den tatsächlichen Umsatz- und Vorsteuerkonten) Kontorist Anwenderhandbuch 26

27 Kontorist installieren Abbildung 3: Das Umsatzsteuerkonto ist nach dem Import aus Kontorist 1 als Einnahmekonto definiert. Ändern Sie die Einstellung der Kontenart in Umsatzsteuer. Abbildung 4: Das Vorsteuerkonto ist nach dem Import aus Kontorist 1 als Ausgabekonto definiert. Ändern Sie die Einstellung der Kontenart in Vorsteuer. Kontorist Anwenderhandbuch 27

28 Kontorist installieren Abbildung 5: Ein Kontenplan nach der Anpassung der Vor- und Umsatzsteuerkonten. Kontorist Anwenderhandbuch 28

29 Kontorist installieren Steuersätze Während in Kontorist 1 pro Steuersatz jeweils ein Umsatz- und ein Vorsteuerkonto zugeordnet werden konnte, ist in Kontorist 3 pro Steuersatz nur noch ein Steuerkonto erlaubt. Wenn Sie in Kontorist 1 Ihre Steuersätze mit zwei Steuerkonten versehen haben, so erstellt der neue Kontorist beim Import zwei einzelne Steuersätze daraus und fügt der Bezeichnung ein (U) für eine Umsatzsteuer und ein (V) für eine Vorsteuer hinzu. Falls Sie jedoch zwei oder mehr Steuersätze mit identischer Bezeichnung importieren (z.b. eine Umsatzsteuer 19% und eine Vorsteuer 19% ), so stellen Sie bitte im Anschluss eine Eindeutigkeit wie folgt her: wählen Sie Steuersätze aus dem Einstellungen -Menü. Öffnen Sie den Steuersatz mit einem Doppelklick auf den gewünschten Steuersatz in der Liste. Ändern Sie die Bezeichnung (z.b. 19% in 19% Vorsteuer wenn es sich um eine Vorsteuer handelt) Kontorist Anwenderhandbuch 29

30 Kontorist installieren Abbildung 6: Umsatz- und Vorsteuern müssen eindeutige Namen bekommen. Kontorist Anwenderhandbuch 30

31 Einführung Einführung Der Kontorist ist eine Einnahmenüberschussrechnung, wie sie von Selbständigen und Kleinunternehmern durchgeführt wird, die nicht zur Führung einer vollständigen doppelten Buchführung mit Bilanz verpflichtet sind. Genau genommen ist für die Gewinnermittlung lediglich die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben erforderlich. Der Kontorist erlaubt Ihnen für jede Buchung die Angabe zweier Konten und ist in diesem Punkt einer doppelten Buchführung ähnlich. Dieses zweite Konto ist oft ein Finanzkonto (entweder ein Bankkonto oder die Kasse) und erlaubt Ihnen jederzeit eine einfache Kontrolle Ihrer Buchführung die Salden Ihrer Bankkonten und der Kassenbestand müssen mit den Angaben in der Buchführung übereinstimmen. Kontorist Anwenderhandbuch 31

32 Einführung Die Bestandteile einer Kontorist Buchführung Alle Informationen über ein Buchungsjahr sind in einer Datei mit der Endung *.kist gespeichert. Dazu gehören Stammdaten Kontenplan Steuersätze Kontengruppen Buchungen Sie können beliebig viele Buchhaltungen anlegen Stammdaten Die Stammdaten beinhalten Angaben über die Firma und den Buchungszeitraum. Ihr Geschäftsjahr muss nicht unbedingt im Januar beginnen, es umfasst aber immer zwölf Monate (s. Stammdaten auf Seite 50). Kontorist Anwenderhandbuch 32

33 Einführung Kontenplan Ist das Schema, nach dem Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen. Ihr Kontenplan kann beliebig umfangreich sein, die Anzahl der Konten ist nicht begrenzt. Der Kontorist unterscheidet sechs Kontenarten: Ausgabekonten Einnahmekonten Finanzkonten Neutral-/Standardkonten Umsatzsteuerkonten Vorsteuerkonten Zu jedem Einnahme-, Ausgabe- und Neutral-/Standardkonto ist der Steuersatz angegeben, der Ihnen später beim Buchen vorgeschlagen wird. Darüber hinaus ist jedes Konto einer Kontengruppe zugeordnet, um die Auswertungen übersichtlicher zu gestalten. Es werden Kontenpläne mitgeliefert, den Sie unverändert übernehmen oder an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Eine Beschreibung finden Sie im Abschnitt Kontenplan auf Seite 51 Kontorist Anwenderhandbuch 33

34 Einführung Steuersätze Es können beliebig viele Steuersätze von Kontorist 3 verwaltet werden. Zu jedem Steuersatz gehört eine Bezeichnung, die Art (Vor- oder Umsatzsteuer), das zugehörige Steuerkonto, auf das die Steuerbeträge gebucht werden, sowie die UVA-Kennzahl. Die Steuersätze werden beim Buchen automatisch berücksichtigt. Für eine Beschreibung s. Kapitel Steuersätze" auf Seite 65. Kontengruppen Es gibt drei Arten von Kontengruppen: Einnahme- und Ausgabekonten, die Ihr Betriebsergebnis beeinflussen, und neutrale Konten, die keinen Einfluss auf das Ergebnis haben. Entsprechend unterschiedlich gehen die Konten in die Gewinnermittlung ein. Damit diese aussagekräftiger wird, werden die Konten anhand der Kontengruppen zusammengefasst. Jede dieser Gruppen wird in der Gewinnermittlung gesondert aufgeführt, damit Sie nicht nur wissen, wie viel Sie verdient haben, sondern auch einen Überblick über die Verteilung von Einnahmen und Ausgaben bekommen. Dieses Verfahren der Auswertung ist etwas einfacher als eine klassische Gewinn- und Verlustrechnung. Kontengruppen werden auf Seite 60 beschrieben. Kontorist Anwenderhandbuch 34

35 Einführung Buchungen Mit Kontorist 3 können Sie jede denkbare Buchung durchführen. Für Einnahmen, Ausgaben und Geldbewegungen (Transferbuchungen) gibt es ein vereinfachtes Verfahren, bei dem Sie sich nicht mit Soll und Haben und der richtigen Verbuchung der Vor- oder Umsatzsteuer befassen müssen. Eine Beschreibung des Buchungsvorganges allgemein finden Sie im Kapitel Buchen auf Seite 97, für Buchungsbeispiele s. Seite 107 ff. Berichte Der Kontorist bereitet den Stand Ihrer Buchführung in Form von Berichten auf. Sie können Berichte auf dem Bildschirm ansehen, drucken oder als PDF Datei speichern. Der Kontorist stellt folgende Berichte bereit: Stammdaten Kontenplan Kontenblätter Saldenliste Gewinnermittlung Journal Umsatzsteuervoranmeldung Kontorist Anwenderhandbuch 35

36 Die Buchführung einrichten Die Buchführung einrichten Dieses Kapitel beschreibt die Anpassung von Kontorist 3 an Ihre persönlichen Anforderungen. Diese Arbeit werden Sie normalerweise nur einmal machen, denn alle Angaben können von Jahr zu Jahr übertragen werden. Vorbereitungen Kontorist starten Um Kontorist 3 zu starten, doppelklicken Sie auf das Programmsymbol oder auf das Symbol einer Buchungsdatei. Nachdem Sie Kontorist 3 durch Doppelklick auf das Programmsymbol gestartet haben, öffnet das Programm die zuletzt verwendete Buchungsdatei bzw. beim allerersten Start eine leere Datei. Kontorist Anwenderhandbuch 36

37 Die Buchführung einrichten Ein neues Buchführungsdokument anlegen Wenn Sie Kontorist 3 das erste Mal benutzen, oder eine weitere Buchführung beginnen möchten, werden Sie die Buchungsdatei an Ihre besonderen Anforderungen anpassen wollen. Sie haben dafür drei Möglichkeiten: eine Datei mit einem Musterkontenplan öffnen, den Sie dann geeignet modifizieren eine völlig neue Datei anlegen, in der Sie Ihren Kontenplan manuell aufbauen eine völlig neue Datei anlegen, in die Sie die Einstellungen aus einer anderen, bereits existierenden Buchungsdatei importieren Einen Musterkontenplan verwenden Duplizieren Sie im Finder die gewünschte Datei (SKR 03, SKR 04) Geben Sie diesem Duplikat einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel Buchführung 2007 ) Doppelklicken Sie auf das Dateisymbol, um Kontorist 3 mit dieser Datei zu starten. Hinweis Öffnen Sie einen der Musterkontenpläne nur dann direkt, wenn Sie die Vorlage dauerhaft ändern möchten. Kontorist Anwenderhandbuch 37

38 Die Buchführung einrichten Eine völlig neue Datei anlegen Starten Sie Kontorist 3 durch Doppelklick auf das Programmsymbol, klicken Sie auf Neu aus dem Ablage -Menü und sichern Sie die Datei unter einem neuen Namen. Diese neu angelegte Buchungsdatei enthält noch keine Daten. Entweder bauen Sie sich den Kontenplan manuell auf oder Sie importieren einen bestehenden Kontenplan. Abbildung 7: Eine neue Datei anlegen. Kontorist Anwenderhandbuch 38

39 Die Buchführung einrichten Abbildung 8: Der Dialog Datei speichern. Hinweis Die Namen für Festplatten, Ordner und Dateien werden auf Ihrem Rechner natürlich anders sein als auf dieser Abbildung. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die Öffnen - und Speichern unter -Dialoge bedienen, sehen Sie bitte in der Bedienungsanleitung Ihres Macintosh nach. Kontorist Anwenderhandbuch 39

40 Die Buchführung einrichten Einstellungen aus einer vorhandenen Buchungsdatei importieren Wenn Sie ein neues Buchungsjahr beginnen, können Sie Kontenplan, Gewinnermittlung und Steuersätze aus der Buchführungsdatei des vergangenen Jahres übernehmen. Um Einstellungen aus einer anderen Buchführungsdatei zu übernehmen, exportieren Sie aus Ihrer alten Buchungsdatei den Kontenplan, die Gewinnermittlung und die Steuersätze und achten Sie bitte darauf, dass die Dateinamen auf.txt enden, legen Sie, wie oben beschrieben, eine neue Buchungsdatei an, stellen Sie in dieser Buchungsdatei das Buchungsjahr ein wählen Sie aus dem Ablage -Menü den Befehl Importieren und importieren Sie die zuvor exportierten Dateien. Abbildung 9: Den Import-Dialog öffnen. Kontorist Anwenderhandbuch 40

41 Die Buchführung einrichten Abbildung 10: Der Import-Dialog. Die Steuersätze, der Kontenplan und die Gewinnermittlung müssen zusammen importiert werden. Im Gegensatz zu dieser Abbildung sollten die Dateinamen auf.txt enden. Die Abbildung wird in der nächsten Auflage korrigiert. Hinweis Auch wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, muss in mindestens einem Konto ein Steuersatz angelegt sein (er kann gern 0,00 % sein), sonst funktioniert der Export nicht. Hinweis Wenn in diesem Dialog ein Dateiname rot dargestellt wird, ist die betreffende Datei zum Import nicht geeignet. Kontorist Anwenderhandbuch 41

42 Die Buchführung einrichten Eine vorhandene Buchungsdatei öffnen Doppelklicken Sie auf das Dateisymbol oder wählen Sie Öffnen aus dem Ablage -Menü. Abbildung 11: Eine vorhandene Buchungsdatei wird geöffnet. Kontorist Anwenderhandbuch 42

43 Die Buchführung einrichten Musterkontenpläne Kontorist 3 wird mit zwei Musterkontenplänen geliefert: SKR 03 SKR 04 Diese Musterkontenpläne sind an die Spezialkontenrahmen 03 und 04 der DATEV angelehnt. Sie können natürlich von Ihnen noch verändert werden. Fragen Sie bitte Ihren Steuerberater, welcher Kontenplan für Sie am geeignetsten ist. Kontorist Anwenderhandbuch 43

44 Die Buchführung einrichten Einstellungen Die Einstellungen finden Sie auf dem Mac im Kontorist -Menü und auf dem PC im Datei. Registrierungsinformationen In diesem Fenster geben Sie Ihren Namen und den dazugehörigen Lizenzschlüssel an. Abbildung 12: Die Eingabe des Lizenzschlüssels in den Einstellungen. Kontorist Anwenderhandbuch 44

45 Die Buchführung einrichten Automatische Sicherung Der Kontorist legt in vorgegebenen Intervallen automatisch Sicherungen der geöffneten Buchhaltung an. Abbildung 13: Das Konfigurieren der automatischen Sicherung in den Einstellungen. Kontorist Anwenderhandbuch 45

46 Die Buchführung einrichten Aktivierung Die automatische Sicherung ist aktiv, wenn hinter dem Feld Aktiviert ein Haken ist. Sollten Sie die automatische Sicherung deaktivieren wollen, so entfernen Sie einfach den Haken und klicken auf OK. Verzeichnis Im Verzeichnis ist der Pfad angegeben, in dem die gesicherten Dateien abgelegt werden. Sie haben selbstverständlich auch die Möglichkeit, ein eigenes Sicherungsverzeichnis anzulegen und es in diesem Feld einzutragen. Intervall Das Intervall gibt an, in welchen Zeitabständen eine Sicherung angelegt wird. Sobald Sie Kontorist 3 starten, beginnt das Intervall und nach Ablauf der Zeit schreibt der Kontorist die erste Sicherungsdatei. Anschließend beginnt das Intervall von neuem. Maximal In diesem Feld wird die Anzahl der maximal gesicherten Dateien festgelegt. Wenn die maximale Anzahl der Sicherungen erreicht ist, überschreibt der Kontorist bei der nächsten Sicherung die älteste. Kontorist Anwenderhandbuch 46

47 Die Buchführung einrichten Mit der automatischen Sicherung arbeiten Speicherstände im Sicherungsverzeichnis Kontorist 3 markiert die Speicherstände, in dem er zu eigentlichen Dateinamen noch das Sicherungsdatum und die Uhrzeit hinzufügt. Abbildung 14: Das Sicherungsverzeichnis mit automatisch angelegten Sicherungsdateien (z.b. Max: 8, Intervall: 10min). Kontorist Anwenderhandbuch 47

48 Die Buchführung einrichten Backup manuell wiederherstellen Falls Sie einen alten Speicherstand wiederherstellen wollen, brauchen Sie nur den gewünschten Speicherstand aus dem Sicherungsverzeichnis in Ihr Kontorist-Arbeitsverzeichnis zu kopieren. Entfernen Sie nun Datum und Uhrzeit aus dem Dateinamen indem Sie die Datei im Finder umbenennen oder die Sicherungsdatei mit Kontorist 3 öffnen und sie anschließend unter dem alten Namen abspeichern ( Ablage -Menü -> Speichern unter ). Hinweis Wenn Sie mit einer Kontoristdatei weiterarbeiten, bei der die Zeitangaben nicht entfernt wurden, fügt der Kontorist bei der nächsten Sicherung eine weitere Zeitangabe hinzu. Das führt zu langen und unübersichtlichen Dateinamen im Sicherungsverzeichnis. Kontorist Anwenderhandbuch 48

49 Die Buchführung einrichten Automatische Wiederherstellung einer Sicherungsdatei Der Kontorist überprüft bei jedem Start, ob die letzte Sicherungsdatei aktueller ist, als Datei die geöffnet wird. Das kann z.b. passieren, wenn Sie durch einen Stromausfall nicht mehr die Möglichkeit hatte Ihren aktuellen Stand abzuspeichern. In diesem Fall erscheint dann die Warnmeldung Sicherung Wiederherstellen?. Klicken Sie auf Ja wenn Sie mit den Daten der Sicherungsdatei weiterarbeiten wollen. Klicken Sie auf Nein wenn Sie die ältere Datei öffnen wollen. Abbildung 15: Meldung: Sicherung wiederherstellen? Kontorist Anwenderhandbuch 49

50 Die Buchführung einrichten Stammdaten Zu jeder Buchführung gehören ein paar grundlegende Informationen, die Sie zu Beginn erfassen sollten. Um die Stammdaten einzugeben Wählen Sie Stammdaten aus dem Menü Einstellungen. Füllen Sie die Felder aus. Abbildung 16: In den Stammdaten werden Name, Adresse, Steuernummer, Buchhaltungsbeginn, etc. eingestellt. Kontorist Anwenderhandbuch 50

51 Die Buchführung einrichten Hinweis Wenn Sie schon Buchungen eingegeben haben, können Sie den Buchungsbeginn nicht mehr ändern. Kontenplan Zu jeder Buchhaltung gehört ein Kontenplan, in dem alle Konten verzeichnet sind, auf die Sie buchen können. Der Kontenplan spiegelt sowohl die Erfordernisse einer ordnungsgemäßen Buchführung als auch Ihre persönlichen Bedürfnisse wider. Zu jedem Konto gehört neben seiner Nummer, dem Namen und der Kontoart (siehe Seite 53) die Angabe des hauptsächlich verwendeten Steuersatzes und der Kontengruppe, in der das Konto in der Gewinn-und Verlustrechnung aufgeführt wird. Das Kontenplanfenster Um den Kontenplan zu bearbeiten, öffnen Sie mit Kontenplan aus dem Einstellungen -Menü das Kontenplanfenster. Dieses Fenster enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um den Kontenplan zu bearbeiten. Kontorist Anwenderhandbuch 51

52 Die Buchführung einrichten Abbildung 17: Der Kontenplan liefert eine Übersicht über alle Konten. Kontorist Anwenderhandbuch 52

53 Die Buchführung einrichten Einen völlig neuen Kontenplan anlegen Wenn Sie einen Kontenplan von Grund auf neu anlegen und nicht einen der mitgelieferten Musterkontenpläne benutzen, ist es empfehlenswert, die folgende Reihenfolge einzuhalten: zunächst legen Sie im Kontenplan nur die Steuerkonten (Umsatz- und Vorsteuer) an dann füllen Sie das Steuersätze -Fenster aus (siehe Seite 65) danach legen Sie die restlichen Konten an. Auf diese Weise können Sie jedes neue Konto gleich mit dem richtigen Steuersatz versehen. Die einzelnen Felder und Kontoarten werden auf den folgenden Seiten beschrieben. Hier zunächst das generelle Vorgehen. Bestandteile eines Kontos Kontonummer, Kontoname Diese beiden Angaben dienen der Kennzeichnung des Kontos. Sie dürfen in einer Buchführung nicht doppelt vorkommen. Die Kontonummer kann bis zu fünf Zeichen lang sein, geben Sie nur Ziffern ein. Kontorist Anwenderhandbuch 53

54 Die Buchführung einrichten Kontoart Der Kontorist unterscheidet sechs Kontenarten. Dadurch wird es dem Programm möglich, Ihnen beim Buchen nur sinnvolle Kontenkombinationen anzubieten und die Gefahr von Buchungsfehlern zu verringern. Der Kontorist stellt sicher, dass beim Buchen von Einnahmen und Ausgaben nur von einem Geldkonto an ein Einnahmenkonto bzw. von einem Ausgabenkonto an ein Geldkonto gebucht wird. Kasse und Bank sind immer Finanzkonten. Umsatz- und Vorsteuerkonten sind spezielle Steuerkonten. Sie können mit einer Einnahme- bzw. Ausgabebuchung nicht direkt bebucht werden. Neutrale Konten legen Ihnen keine Beschränkungen beim Buchen auf Sie können mit einer Frei Soll/Haben -Buchung (siehe Seite 101) beliebig bebucht werden. Allerdings kann Kontorist 3 auch keine Eingabeunterstützung gewähren. Anlage-, Privat- und Eröffnungskonten werden als neutrale Konten angelegt. Steuersatz Jedes Konto mit Ausnahme der Geldkonten kann mit einer Mehrwertsteuerautomatik versehen werden. Bei Ausgaben wird dann der Steuersatz automatisch als Vorsteuer, bei Einnahmen als Umsatzsteuer gebucht. Der Steuersatz, den Sie hier eingeben, wird bei einer Buchung auf das Konto vorgeschlagen. Kontorist Anwenderhandbuch 54

55 Die Buchführung einrichten Kontogruppe Nehmen Sie hier die Zuordnung des Kontos zu einer Kontengruppe (siehe Seite 60) vor. UVA-Nr Für alle steuerfreien Umsätze/Erwerbe sowie alle Vorsteuerbeträge, die in der Umsatzsteuer- Voranmeldung berücksichtigt werden sollen, wird hier die Kennzahl aus dem offiziellen UVA-Formular angegeben. Siehe Seite 75. Ein neues Konto anlegen Um ein Konto anzulegen, klicken Sie auf Neu. Füllen Sie alle Felder aus, klicken Sie auf OK oder betätigen Sie die Eingabetaste. Kontorist 3 stellt sicher, dass nur korrekte Eintragungen übernommen werden. Es müssen alle Felder, außer der UVA-Nr, ausgefüllt sein, und weder die Kontonummer noch der Kontoname dürfen im Kontenplan bereits vorhanden sein. Hinweis Wenn Sie die Änderung nicht übernehmen wollen, genügt es, wenn Sie auf Abbrechen klicken. Kontorist Anwenderhandbuch 55

56 Die Buchführung einrichten Ein vorhandenes Konto ändern Um eine Kontobeschreibung zu ändern wählen Sie das Konto aus und klicken auf Bearbeiten nehmen Sie die Änderungen vor klicken Sie auf OK um die Änderungen zu speichern. Um die Änderung abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen. Hinweis Wenn auf ein Konto schon gebucht wurde, können Sie die Kontonummer nicht mehr ändern. Ein vorhandenes Konto löschen Um ein Konto zu löschen wählen Sie das Konto in der Liste aus klicken Sie auf Löschen. Es lassen sich nur Konten löschen, auf die noch nicht gebucht wurde. Kontorist Anwenderhandbuch 56

57 Die Buchführung einrichten Kontenarten Kontorist 3 kennt sechs verschiedene Kontoarten Einnahmekonten Ausgabekonten Geldkonten Freie Konten Umsatzsteuerkonten Vorsteuerkonten Einnahme- und Ausgabekonten können mit einer Umsatz- bzw. Vorsteuerautomatik versehen werden, die Ihnen später bei den Buchungen Eingabearbeit erspart. Kassen und Bankkonten sind Geldkonten; sie allein sind Ausgangs- und Endpunkt von Zahlungen und Einnahmen. Freie Konten finden für erfolgsneutrale Vorgänge Verwendung, also für solche, die nicht direkt Einnahmen oder Ausgaben sind. Auch Freie Konten können mit einer Vorsteuerautomatik versehen werden. Umsatz- und Vorsteuerkonten sind spezielle Konten, auf denen die Steuerbeträge anhand der Vor- und Umsatzsteuerautomatik gebucht werden. Sie werden im Steuersatz angegeben. Kontorist Anwenderhandbuch 57

58 Die Buchführung einrichten Diese Angaben sind zur Beschreibung eines Kontos notwendig: Kontonummer Kontobezeichnung Kontoart (Ausgabe, Einnahme, Finanzkonto, Neutrales Konto, Umsatz- sowie Vorsteuerkonto) Mehrwertsteuersatz (außer bei Geld- und Steuerkonten) Kontengruppe UVA-Nr Einnahmekonten erfassen gewinnerhöhende Geschäftsvorgänge, vor allem Verkaufs- und Dienstleistungserlöse, aber auch alle anderen Einnahmen. Ausgabekonten erfassen Vorgänge, die Ihren Gewinn mindern: direkte und indirekte Aufwendungen für Herstellung, Vermarktung, Vertrieb Ihrer Waren und Dienstleistungen (Wareneinsatz, Werbekosten, Transport und Verpackung, Büromaterial, Gehälter, Abschreibungen). Kontorist Anwenderhandbuch 58

59 Die Buchführung einrichten Finanzkonten Kassen- und Bankkonten. Neutral/ Standard Konten sind Konten, die keiner Einschränkung unterworfen sind. Sollten Sie ein Neutral/Standardkonto verwenden, prüfen Sie daher bitte genau, ob Ihre Transaktion den Regeln der Buchführung entspricht. Umsatz- und Vorsteuerkonten sind Konten, auf denen die Steuerbeträge gesammelt werden. Bei dieser Kontoart können Sie keinen Steuersatz einstellen, denn Steuerzahlungen sind ihrerseits natürlich nicht mehr steuerpflichtig. Anlagekonten, Privatkonten, Eröffnungskonten sind alles Neutral/Standardkonten, die sich nur darin unterscheiden, wie sie bebucht werden. Der Kontorist trifft daher keine weitere Unterscheidung. Buchungen auf diese Konten werden im Kapitel Beispielbuchungen auf Seite 107 erläutert. Kontorist Anwenderhandbuch 59

60 Die Buchführung einrichten Kontengruppen Damit die Gewinnermittlung aussagekräftiger wird, werden die Konten anhand der Kontengruppen zusammengefasst. In der Gewinnermittlung erscheinen nur die Kontengruppen, die im Kontenplan verwendet werden. Bestandteile einer Kontogruppe Nr Eindeutige Nummer zur Kennzeichnung der Kontogruppe. Art Es gibt drei Arten von Kontengruppen: Einnahme- und Ausgabekonten, die Ihr Betriebsergebnis beeinflussen, und neutrale Konten, die keinen Einfluss auf das Ergebnis haben. Kontorist Anwenderhandbuch 60

61 Die Buchführung einrichten Bezeichnung Unter dieser Bezeichnung wird die Kontogruppe in der Gewinnermittlung aufgeführt. Kontengruppen ohne Namen erscheinen in der Gewinnermittlung nicht. Kommentar In diesem Feld kann ein längerer Kommentar zu dieser Kontengruppe gespeichert werden. Kontorist Anwenderhandbuch 61

62 Die Buchführung einrichten Abbildung 18: Die Kontengruppen fassen Konten zu übersichtlichen Gruppen zusammen. Kontorist Anwenderhandbuch 62

63 Die Buchführung einrichten Abbildung 19: Kontengruppe bearbeiten. Ohne Bezeichnung kein Eintrag in der Gewinnermittlung Um Kontengruppen zu bearbeiten Wählen Sie Kontengruppen aus dem Menü Einstellungen. Im Fenster Kontengruppen können Sie nun Änderungen vornehmen. Die mitgelieferten Beispiele beinhalten auch einen Gliederungsvorschlag. Kontorist Anwenderhandbuch 63

64 Die Buchführung einrichten Einteilung der Kontengruppen Einnahmen Ausgaben Neutrale für Buchungsvorgänge, die Ihren Gewinn erhöhen für Vorgänge, die Ihren Gewinn mindern für ertragsneutrale Geschäftsvorfälle. Eine Kontengruppe anlegen Klicken Sie auf Neu. Füllen Sie im Fenster Kontogruppe die Felder aus. Die Felder Nr und Bezeichnung müssen eindeutig sein. Im Feld Kommentar können Sie, wenn Sie wollen, noch eine kurze Erläuterung unterbringen. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste, um die Kontengruppe zu speichern. Hinweis Wenn Sie die neuen Eingaben verwerfen wollen, genügt es, wenn Sie im Fenster Kontogruppe auf Abbrechen klicken. Kontorist Anwenderhandbuch 64

65 Die Buchführung einrichten Eine Kontengruppe ändern Öffnen Sie das Fenster Kontengruppe mit einem Doppelklick auf die gewünschte Kontogruppe in der Liste. Ändern Sie die Bezeichnung und bei Bedarf den Kommentar. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste, um den Steuersatz zu speichern. Hinweis Wenn Sie die neuen Eingaben verwerfen wollen, genügt es, wenn Sie im Fenster Kontogruppe auf Abbrechen klicken. Eine Kontengruppe löschen Markieren Sie die Kontengruppe in der Liste. Klicken Sie auf Löschen. Es lassen sich nur Kontengruppen löschen, die nicht verwendet werden. Kontorist Anwenderhandbuch 65

66 Die Buchführung einrichten Steuersätze Gezahlte Vorsteuern und eingenommene Umsatzsteuern werden von Kontorist 3 erfasst, um Ihnen die Umsatzsteuervoranmeldung zu erleichtern. Dabei werden alle Vorgänge, die Vor- oder Umsatzsteuer betreffen, nach Steuersätzen getrennt auf unterschiedlichen Steuerkonten erfasst. Im mitgelieferten SKR 03 sind diese so genannten automatischen Steuerkonten beispielsweise: Abbildung 20: Die Steuersätze beinhalten die Steuerart, das zugehörige Steuerkonto, etc. Kontorist Anwenderhandbuch 66

67 Die Buchführung einrichten Der Kontorist unterscheidet dabei zwischen zwei Berechnungsmethoden: nach der Nettomethode wird der Steuerbetrag auf den Nettobetrag aufgeschlagen, diese Berechnungsweise findet bei den normalen Steuersätzen Anwendung. Pauschale Steuerbeträge werden anders berechnet: hier wird der Steuersatz vom Bruttobetrag abgezogen. Hinweis Bei der Berechnung der Umsatzsteuervoranmeldung (speziell für steuerpflichtige Umsätze und Erwerbe aller Art) werden nur die Konten berücksichtigt, die im Steuersatzfenster eine UVA-Kennzahl stehen haben. Hinweis Buchen Sie nicht direkt auf Umsatzsteuerkonten, die als automatische Steuerkonten definiert sind (1571, 1576, 1771, 1776). Steuersätze bearbeiten Wählen Sie Steuersätze aus dem Einstellungen -Menü. Es erscheint das Fenster Steuersätze. Kontorist Anwenderhandbuch 67

68 Die Buchführung einrichten Bestandteile eines Steuersatzes Prozentsatz Geben Sie den Steuersatz ein, der mit den Konten verbunden werden soll. Sie können ihn auf ein hundertstel Prozent genau angeben. Bezeichnung Unter diesem Namen wird der Steuersatz geführt. Berechnungsmethode netto für den normalen und den ermäßigten Steuersatz, brutto für Pauschalsteuersätze Steuerkonto Geben sie das Konto an, auf das die Steuerbeträge gebucht werden sollen. Kontorist Anwenderhandbuch 68

69 Die Buchführung einrichten UVA-Nr Für Umsätze, die in der Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt werden sollen, wird hier die Kennzahl aus dem offiziellen UVA-Formular angegeben. Siehe nächstes Kapitel. Einen Steuersatz anlegen Klicken Sie auf Neu. Füllen Sie im Fenster Steuersatz die Felder aus. Das Feld Bezeichnung muss eindeutig und ein Steuerkonto muss zugewiesen sein. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste, um den Steuersatz zu speichern. Einen Steuersatz ändern Öffnen Sie den Steuersatz mit einem Doppelklick auf den gewünschten Steuersatz in der Liste. Ändern Sie im Fenster Steuersatz die Felder. Das Feld Bezeichnung muss eindeutig und ein Steuerkonto muss zugewiesen sein. Klicken Sie auf OK oder drücken Sie die Eingabetaste, um den Steuersatz zu speichern. Kontorist Anwenderhandbuch 69

70 Die Buchführung einrichten Einen Steuersatz löschen Wählen Sie die entsprechende Zeile in der Liste aus Klicken Sie auf Löschen Es lassen sich nur Steuersätze löschen, die nicht verwendet werden. Umsatzsteuervoranmeldung Damit der Kontorist die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) durchführen kann, ist es notwendig, dass die zugehörigen Kennzahlen aus dem UVA-Formular im Programm hinterlegt werden. Die Standardfälle sind in den Beispieldaten bereits vorhanden. Sie können diese Auswahl selbstverständlich erweitern. Dabei sollten Sie folgende Reihenfolge einhalten: Finden Sie zunächst heraus, welche Informationen Sie dem Finanzamt melden müssen und suchen Sie die passende Kennzahl heraus (z.b. aus dem UVA-Formular). Hinterlegen Sie die Kennzahl im Kontoristen Sie haben die Möglichkeit, eine Kennzahl am Steuersatz oder an einem Konto zu hinterlegen. Kontorist Anwenderhandbuch 70

71 Die Buchführung einrichten Überblick über die Kennzahlen Abbildung 21: Diese Kennzahlen müssen an einem Konto hinterlegt werden. Kontorist Anwenderhandbuch 71

72 Die Buchführung einrichten Abbildung 22: Diese Kennzahlen müssen an einem Steuersatz hinterlegt werden. Kontorist Anwenderhandbuch 72

73 Die Buchführung einrichten Kennzahl am Steuersatz Für steuerpflichtige Umsätze und Erwerbe aller Art muss jeweils ein Steuersatz angelegt und mit der zugehörigen Kennzahl (siehe Seite 69) versehen werden. Sie dient zur vereinfachten Erfassung der Bemessungsgrundlage. Gleichzeitig wird der Steuerbetrag automatisch berechnet/ermittelt. Bei dieser Methode ist es egal, auf welche Konten gebucht wird. Abbildung 23: Die UVA-Kennzahl muss für alle steuerpflichtigen Einnahmen an den Umsatzsteuersätzen hinterlegt werden. Kontorist Anwenderhandbuch 73

74 Die Buchführung einrichten Beispiele Kennzahl am Steuersatz Abbildung 24: Steuersätze mit UVA-Kennzahlen. Hinweis Das Kennzahlfeld 36 aus der UVA ermittelt der Kontorist automatisch aus dem Steuersatz mit der Kennzahl 35. Kontorist Anwenderhandbuch 74

75 Die Buchführung einrichten Kennzahl am Konto Für alle steuerfreien Umsätze/Erwerbe sowie alle Vorsteuerbeträge wird die Kennzahl am Konto (siehe Seite 55) hinterlegt werden.der Saldo dieses Konto wird direkt für die UVA-Auswertung herangezogen. D.h. für jede Kennzahl, die Sie in der UVA angeben, müssen Sie ein extra Konto anlegen. Auf diesem buchen Sie bitte ausschließlich die UVA-relevanten Beträge. Beispiele Kennzahl am Vorsteuerkonto Kontorist Anwenderhandbuch 75

76 Die Buchführung einrichten Abbildung 25: Wie in diesem Beispiel werden die UVA-Kennzahlen für die Vorsteuer am Konto hinterlegt. Kontorist Anwenderhandbuch 76

77 Die Buchführung einrichten Beispiele Kennzahl am Einnahmekonto (z.b. für steuerfreie Umsätze und Erwerbe) Abbildung 26: Für steuerfreie Einnahmen wird ebenfalls die UVA-Kennzahl an einem Konto hinterlegt. Kontorist Anwenderhandbuch 77

78 Die Buchführung einrichten Abbildung 27: In diesem Beispiel wird die UVA-Kennzahlen an einem Einnahmekonto hinterlegt, welches extra zum Sammeln dieser Beträge angelegt worden ist. Kontorist Anwenderhandbuch 78

79 Die Buchführung einrichten Das Journal Im Journal werden alle getätigten Buchungen angezeigt. Die Funktion der Knöpfe Fest einbuchen, Duplizieren, Stornieren und Löschen wird im Kapitel Buchen ab Seite 103 beschrieben. Abbildung 28: Das Journal-Fenster in der Übersicht. Kontorist Anwenderhandbuch 79

80 Die Buchführung einrichten Kontext-Menü Durch Klicken der rechten Maustaste bzw. ctrl + Maustaste auf eine Zeile im Journal können Sie ein Kontext-Menü öffnen, das Ihnen die folgenden Möglichkeiten bietet: Mit Buchen eine neue Buchung tätigen (siehe Seite 99). Mit Löschen, Stornieren, Fest einbuchen und Duplizieren können Sie die jeweiligen Aktionen für die markierte Buchung ausführen (siehe Seiten 103 ff.). Kontenblatt und Konto bearbeiten stehen nur zur Verfügung, wenn sie auf ein Konto im Journal geklickt haben. In diesem Fall können Sie aus dem Kontext-Menü heraus das Kontenblatt für das gewählte Konto öffnen oder dieses Konto bearbeiten. Kontorist Anwenderhandbuch 80

81 Die Buchführung einrichten Abbildung 29: Das Journal-Fenster mit Kontextmenü, sortiert nach Datum. Kontorist Anwenderhandbuch 81

82 Die Buchführung einrichten Sortieren Durch Klicken auf eine Spaltenüberschrift können Sie den Inhalt des Journals auf- und absteigend sortieren lassen. Abbildung 30: Das Journal-Fenster sortiert nach Belegnummer (absteigend). Kontorist Anwenderhandbuch 82

83 Die Buchführung einrichten Abbildung 31: Das Journal-Fenster sortiert nach Belegnummer (aufsteigend). Kontorist Anwenderhandbuch 83

84 Die Buchführung einrichten Abbildung 32: Das Journal-Fenster sortiert nach Soll-Konto. Kontorist Anwenderhandbuch 84

85 Die Buchführung einrichten Abbildung 33: Das Journal-Fenster sortiert nach Bruttobetrag. Kontorist Anwenderhandbuch 85

86 Die Buchführung einrichten Umordnen der Spalten Per Drag and Drop können Sie die Spalten im Journal neu anordnen. Dazu klicken auf eine Spaltenüberschrift, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Spalte an den gewünschten Platz. Anschließend lassen Sie die Maustaste wieder los. Abbildung 34: Das Journal-Fenster mit umsortierten Spalten (Belegnummer und Datum vertauscht). Kontorist Anwenderhandbuch 86

87 Die Buchführung einrichten Mehrfachauswahl Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Buchungen gleichzeitig auszuwählen und eine gemeinsame Aktion (z.b. Fest einbuchen, Duplizieren oder Stornieren) mit diesen Buchungen durchzuführen. Halten Sie hierbei die Command-Taste gedrückt und klicken auf die Buchungen, die Sie zur Auswahl hinzufügen wollen. Abbildung 35: Das Journal-Fenster mit mehrfach ausgewählten Buchungen. Kontorist Anwenderhandbuch 87

88 Die Buchführung einrichten Suchen Durch die Eingabe eines Suchbegriffs in das Suchfeld, können Sie gezielt nach einzelnen Buchungen suchen. Abbildung 36: Das Suchfeld rechts oben im Journal. Kontorist Anwenderhandbuch 88

89 Die Buchführung einrichten Nach Datum Ein Datum findet der Kontorist nur, wenn Sie es mit Tag, Monat und Jahr durch einen Punkt getrennt angeben. Abbildung 37: Suche nach einem bestimmten Datum. Kontorist Anwenderhandbuch 89

90 Die Buchführung einrichten Nach Beträgen Der Kontorist findet Brutto-, Steuer- und auch Netto-Beträge, wenn Sie diese exakt eingegeben haben. Abbildung 38: Suche nach einem bestimmten Betrag. Kontorist Anwenderhandbuch 90

91 Die Buchführung einrichten Nach Kontonummern Kontonummern findet Kontorist, wenn sie vierstellig eingegeben werden. Abbildung 39: Suche nach einem bestimmten Konto. Kontorist Anwenderhandbuch 91

92 Die Buchführung einrichten Nach Texten Nach Texten sucht der Kontorist in den Buchungstexten sowie in den Notizen. Es wird hierbei nicht nach Groß- oder Kleinschreibung unterschieden. Abbildung 40: Suche nach einem bestimmten Text. Kontorist Anwenderhandbuch 92

93 Die Buchführung einrichten Die Saldenliste Die Saldenliste liefert Ihnen einen Überblick über alle Salden, die innerhalb eines von Ihnen gewählten Auswertungszeitraums liegen. Die Saldenliste öffnen Die Saldenliste öffnen Sie, indem Sie im Menü Buchführung auf den Saldenliste... klicken. Abbildung 41: Die Saldenliste öffnen Sie, indem sie auf den gleichnamigen Menüpunkt klicken. Kontorist Anwenderhandbuch 93