Leitfaden Mitarbeitergespräche:

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Günther Weiss
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Spezial-Report aus dem Bereich Personal & Arbeitsrecht

1 Leitfaden Mitarbeitergespräche: So gestalten Sie Ihre Feedbackgespräche motivierend und zukunftsweisend Ein Spezial-Report aus dem Bereich Personal & Arbeitsrecht VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG

2 von Angelika Rodatus 9 Gründe, warum Feedbackgespräche mit Ihren Mitarbeitern so wichtig sind Auch die jüngste Studie des Gallup-Instituts ergab: 67 % der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen machen mehr oder weniger Dienst nach Vorschrift, während 17 % bereits innerlich gekündigt haben, d. h. der Organisation mit ihrer Einstellung sogar schaden. Diese nach wie vor ernüchternden Zahlen was die Mitarbeiterzufriedenheit anbelangt machen die Notwendigkeit, mit Ihren Mitarbeitern in enger Kommunikation zu stehen, umso deutlicher. 9 Vorteile regelmäßiger Feedbackgespräche mit Ihren Mitarbeitern 1. Sie beseitigen Unklarheiten und Missverständnisse. 2. Sie und Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Ihre Sicht der Dinge darzulegen. 3. Sie haben die Gelegenheit, Ihre Mitarbeiter unter 4 Augen und individuell für ihre ganz persönlichen Erfolge zu loben. 4. Ihre Mitarbeiter lernen in diesen Gesprächen, konstruktive Kritik anzunehmen. 5. Sie geben Ihren Mitarbeitern die Chance, aus ihren Fehlern zu lernen. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 1

3 6. Feedbackgespräche helfen, eigene Leistungen objektiv einzuschätzen. 7. Sie entwickeln gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern neue, motivierende Perspektiven und geben ihnen die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln. 8. Sie erhalten ganz konkrete Ideen und Hinweise, was Sie in Ihrer täglichen Arbeits- und Führungspraxis noch besser machen können. 9. Sie bleiben mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt, schaffen durch die regelmäßige Kommunikation Vertrauen und erhöhen so die Bindung an das Unternehmen. Sprechen Sie alle 3 Monate ausführlich mit Ihren Mitarbeitern Leistungsbeurteilungs- und Zielvereinbarungsgespräche einmal pro Jahr genügen nicht. Damit der Mitarbeiter weiß, was Sie von ihm erwarten, ob er auf dem richtigen Weg ist und wie er sich in Ihrem Team oder Unternehmen sukzessive weiterentwickeln kann, ist zumindest ein Feedbackgespräch pro Quartal nötig. 15 goldene Regeln für motivierende Feedbackgespräche Fruchtbare Feedbackgespräche sind keine einseitigen, von der Führungskraft gesteuerten Leistungsbeurteilungsgespräche, sondern ein Prozess von Geben und Nehmen, aus dem Neues entsteht. Sie sind ein Gewinn für alle Seiten: für Ihre Mitarbeiter, für Sie als Führungskraft und für das Unternehmen. Vereinbaren Sie für Ihre Feedbackgespräche mit Ihren Mitarbeitern feste Termine, und geben Sie gleichzeitig die Zeitdauer an, die Sie sich vorstellen. 30 Minuten sollten Sie für ein solches Gespräch schon veranschlagen. Geben Sie dem Mitarbeiter nicht das Gefühl von Zeitdruck. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 2

4 Geeignet sind z. B. Abendtermine kurz vor Büroschluss. Sie haben den Vorteil, dass Unterbrechungen oder wichtige Anschlusstermine weniger wahrscheinlich sind. Außerdem werden Mitarbeiter das Gespräch in der Regel nicht unnötig lange hinauszögern, weil sie selbst Feierabend machen wollen. Legen Sie besonderen Wert auf ein individuelles Gespräch Zeigen Sie sich offen für Alternativen, die Ihnen der Mitarbeiter vorschlägt. Denn gute, vertrauensvolle Zusammenarbeit setzt gegenseitiges Verständnis voraus und die Bereitschaft, voneinander zu lernen. So gestalten Sie Ihre Feedbackgespräche motivierend und zukunftsweisend 1. Treten Sie Ihrem Mitarbeiter immer wertschätzend gegenüber. Geben Sie ihm das Gefühl, dass Sie sich gern Zeit für ihn nehmen und dass Sie es schätzen, dass er sich für das Gespräch mit Ihnen Zeit nimmt. 2. Steigen Sie möglichst mit einem Lob ein. Wenn Sie dem Mitarbeiter erst einmal sagen, was Sie gut an ihm finden, haben Sie gute Chancen, ihn für das Gespräch zu öffnen. Sie steigern sein Selbstwertgefühl, und er wird Ihnen vielleicht wertvolle Vorschläge machen, was er sonst nicht gewagt hätte. 3. Loben Sie nur verdient. Loben Sie Mitarbeiter nicht für jede selbstverständliche Arbeit. Aber sparen Sie sich das Lob auch nicht nur für absolute Extremleistungen auf. Loben Sie dann, wenn ein Mitarbeiter besonderen Einsatz gezeigt hat oder eine Aufgabe besonders gut gelöst hat. 4. Loben Sie spezifisch. Sprechen Sie konkret an, wofür Sie den Mitarbeiter loben, was Ihnen an der Arbeit so gut gefallen hat: die perfekte Ausarbeitung der Präsentation, die termingerechte Erledigung, das hervorragende Verhandlungsergebnis. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 3

5 5. Loben Sie ganz bestimmte Eigenschaften des Mitarbeiters. Bestätigen Sie die Stärken des Mitarbeiters, z. B. seine Genauigkeit im Detail, seine gute Kommunikationsfähigkeit, sein Verantwortungsbewusstsein. 6. Loben Sie im Gesamtzusammenhang. Verdeutlichen Sie dem Mitarbeiter zusätzlich und ganz konkret, wie sich sein Einsatz positiv auf den Erfolg des Teams oder des gesamten Unternehmens auswirkt. 7. Fragen Sie den Mitarbeiter, ob er ein wichtiges Thema mitgebracht hat. Stellen Sie dann die Bedürfnisse des Mitarbeiters in den Vordergrund, und geben Sie ihm Gelegenheit, Dinge zu äußern, die ihm am Herzen liegen. 8. Gehen Sie auf die Aussagen des Mitarbeiters ein. Egal, ob Ihr Mitarbeiter um einen Ratschlag zu einer schwierigen Aufgabe bittet, sich über einen Kollegen beschwert oder seine Enttäuschung über ein Verhalten von Ihnen äußert. Übergehen Sie sein Anliegen nicht, nur weil es Ihnen unangenehm ist, darüber zu sprechen, sondern stellen Sie sich dem Problem. So beweisen Sie Souveränität als Führungskraft und ernten Respekt bei Ihrem Mitarbeiter. 9. Regen Sie den Mitarbeiter an, selbst nachzudenken. Lassen Sie sich nicht dazu verführen, für den Mitarbeiter Lösungen zu finden, mit denen er dann womöglich doch nicht zufrieden ist. Nur wer selbst Lösungswege erschließt, fühlt sich für die Konsequenzen verantwortlich. 10. Üben Sie Kritik immer konstruktiv. Wenn Sie auch kritisches Feedback geben müssen: Kritisieren Sie Ihren Mitarbeiter nie als gesamte Person. Beschreiben Sie besser, wie Sie bestimmte Verhaltensweisen oder Arbeitsergebnisse wahrgenommen haben, die für die Zusammenarbeit kontraproduktiv waren. 11. Formulieren Sie Ich-Botschaften. Ob es um Lob oder um Kritik geht: Mit Ich- Botschaften signalisieren Sie, dass Sie voll hinter Ihrer Aussage stehen. Nicht man oder ein anderer Kollege, sondern Sie ganz persönlich VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 4

6 haben sich Gedanken zum Verhalten und zur Arbeitsleistung Ihres Mitarbeiters gemacht. 12. Beschreiben Sie Ihre Gefühle. Sagen Sie, wie Sie die zu kritisierende Arbeit, das falsche Verhalten Ihres Mitarbeiters beurteilen und welche Reaktionen das bei Ihnen hervorruft. Beschreiben Sie dabei ruhig, welche Gefühle das in Ihnen auslöst. 13. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter nach seiner Sichtweise. Hören Sie ihm zu, und lassen Sie ihn ausreden. Geben Sie ihm zu verstehen, dass Sie ihn verstanden haben. Aber lassen Sie sich nicht auf einen Endlos-Kreislauf von Rechtfertigungen, Argumenten und Gegenargumenten ein. Sondern weisen Sie auf Unterschiede zu Ihrer eigenen Sichtweise hin, und klären Sie Missverständnisse. 14. Suchen Sie gemeinsam nach möglichen Lösungen. Schließen Sie die Argumentation möglichst rasch ab, und wenden Sie sich der Lösung zu. Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter klar, was Sie von ihm erwarten. Lassen Sie ihn Lösungsvorschläge machen. Diskutieren Sie unterschiedliche Ansätze, wie das Problem gelöst werden kann. Entscheiden Sie sich dann gemeinsam für eine Lösung. 15. Schließen Sie Feedbackgespräche immer positiv ab. Schließen Sie mit den positiven Leistungen des Mitarbeiters und einem Lob ab. Wieder - holen Sie die Vereinbarungen und Perspektiven für die Zukunft, und lassen Sie das Gesprächsergebnis vom Mitarbeiter stichpunktartig schriftlich festhalten und an Sie weiterleiten. Diese Aufzeichnungen sind die Grundlage für das folgende Feedbackgespräch und der Maßstab, um zu prüfen, dass Vereinbarungen eingehalten werden. Ihnen hat dieser Spezial-Report gefallen? Sie benötigen weitere Tipps für Ihre erfolgreiche Personalarbeit? Dann besuchen Sie unseren Shop auf mit zahlreichen Fachpublikationen für Ihren beruflichen Erfolg. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 5

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