Seinem Mitarbeiter Feedback geben

Transkript

1 Seinem Mitarbeiter Feedback geben Gesprächsleitfaden für den Manager. Schritt für Schritt zum erfolgreichen Gespräch. Nach drei Monaten ist es nun wieder soweit - die nächste Feedbackrunde steht an! Feedbackgespräche zu führen, ist allerdings nicht immer einfach. Um Ihnen als Manager das Leben etwas einfacher zu machen, haben wir aus unseren Erfahrungen einen Gesprächsleitfaden zusammengestellt, der Sie durch das Gespräch führt. Er gibt Ihnen Tipps und Tricks, wie Sie das Gespräch aufbauen können, und zeigt Ihnen anhand von konkreten Beispielen, wie Sie Feedback formulieren können, damit es auch wirklich ankommt. Schwerpunkt des Feedbackgesprächs sollte der Rückblick auf die Mitarbeiterleistung der vergangenen Monate sein. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, was Ihnen besonders gefallen hat und wo Sie noch Entwicklungsmöglichkeiten sehen. Besonders wichtig: Das Gespräch soll auf Augenhöhe stattfinden. Geben Sie sich und Ihrem Gegenüber also stets die Chance, frei zu sprechen und seine Meinung zu äußern. Schritt 1: Vorbereitung des Gespräches Für ein gelungenes Feedbackgespräch ist eine gute Vorbereitung entscheidend. Nehmen Sie sich vorher genug Zeit, in Ruhe zu überlegen, wie Sie das Gespräch aufbauen wollen und welche Punkte Sie unbedingt ansprechen möchten. Fragen Sie Teamkollegen Ihres Mitarbeiters um Feedback - am besten Kollegen aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchiestufen. Notieren Sie 1

2 sich zwei bis drei positive und genauso viele negative Feedbackpunkte mit konkreten Beispielen, die Sie gerne im Gespräch ansprechen möchten. Schreiben Sie auch auf, wie Sie Ihrem Mitarbeiter konkret helfen möchten, die Kritikpunkte zu verbessern. Damit Sie als Manager und Ihr Mitarbeiter sich während des Gespräches möglichst wohl fühlen, sollten Sie für eine angenehme und entspannte Atmosphäre sorgen. Suchen Sie sich einen Raum, in dem sie ungestört sprechen können und der nicht zu groß ist - schließlich sind sie nur zu zweit. Bieten Sie Ihrem Mitarbeiter einen Sitzplatz an und nehmen Sie selbst gegenüber Platz - am besten ohne einen Tisch dazwischen. Eine Sitzecke ist ideal! Falls Sie nicht um einen Tisch drumrumkommen, setzen Sie sich über Eck, das wirkt persönlicher. Eine Tasse Kaffee und ein paar leckere Kleinigkeiten auf dem Tisch können die Atmosphäre entspannen. Bonustipp: Es hilft, sich auch in den Monaten zwischen zwei Feedbackgesprächen Notizen zu machen, wenn Ihr Mitarbeiter etwas besonders gut gemacht hat oder Ihnen Verbesserungspotential auffällt. Notieren Sie sich immer ein konkretes Beispiel - das hilft Ihnen später bei der Gesprächsvorbereitung. Schritt 2: Gesprächseinleitung Lockern Sie die Stimmung, indem Sie über alltägliche Dinge sprechen. Sie kennen den Lieblingsverein Ihres Mitarbeiters? Dann lassen Sie ihn dieses wissen! Fragen Sie ihn offen, wie es ihm geht und hören Sie ihm zu. Das sorgt für eine entspannte Atmosphäre und zeigt Ihrem Mitarbeiter gleichzeitig, dass Sie sich für ihn persönlich interessieren. Leiten Sie anschließend zum eigentlichen Teil des Gespräches über. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter, was genau Ziel des Feedbackgespräches ist und wie die nächste Stunde konkret aussehen wird. Erläutern Sie, warum Sie Feedback für wichtig halten. 2

3 Schritt 3: Mitarbeiterreflektion Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er selbst seine Leistung der vergangenen Monate einschätzt. Lassen Sie ihm Raum, in Ruhe zu reflektieren und seine Performance darzustellen. Fragen Sie nach, falls Sie etwas spezifischer interessiert oder falls Sie etwas nicht verstanden haben. Wenn Ihr Mitarbeiter ans Ende seiner Selbsteinschätzung gekommen ist, fragen Sie ihn wie zufrieden er zur Zeit ist, falls er diesen Punkt nicht proaktiv anspricht. Haken Sie nach - wie sieht es mit der Zufriedenheit mit seinen Projekten und Aufgaben, mit seiner eigenen Leistung, mit seinem Team, mit seinem Teamlead (also Ihnen als Manager) und mit dem Unternehmen generell aus? Um im weiteren Verlauf des Gesprächs auf die einzelnen Punkte eingehen zu können, machen Sie sich während dieses Teils des Gespräches Notizen. So zeigen Sie Interesse an dem, was Ihr Mitarbeiter sagt und behalten zugleich den Überblick und können Ihre Einschätzung auf Ihre Notizen stützen. Schritt 4: Wiedergabe der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters Nachdem der Mitarbeiter seine Einschätzung abgegeben hat, sind Sie an der Reihe. Geben Sie die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters mit Ihren eigenen Worten wieder. Seien Sie dabei beschreibend, nicht wertend. Gehen Sie in diesem Schritt nur auf die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters ein und versuchen Sie diese genau zu verstehen. Fragen Sie als Manager möglichst konkret nach, wie Ihr Mitarbeiter zu dieser Einschätzung gelangt ist. Hält Ihr Mitarbeiter sich beispielsweise für sehr zuverlässig und pflichtbewusst, fragen Sie nach, wie er zu dieser Einschätzung kommt und ob es konkrete Situationen gab, bei denen er diese Fähigkeiten unter Beweis stellen konnte. Leiten Sie am Ende zum nächsten Schritt über - Ihrem eigenen Feedback. 3

4 Schritt 5: Feedback des Managers Kommen Sie nun zur Ihrer eigenen Einschätzung der Leistung des Mitarbeiters. Gehen Sie dabei erneut auf die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters ein und verbinden Sie Ihre Einschätzung mit seiner. Beispiel: Selbsteinschätzung MA: Ich halte mich für zuverlässig und pflichtbewusst. Ihre Einschätzung: Auch ich schätze Sie als einen sehr zuverlässigen Mitarbeiter. Sie haben Ihre Projekte bisher stets erfolgreich innerhalb der Deadlines, die Sie gesetzt haben, zu Ende gebracht. Wählen Sie für Ihr Feedback zwei bis drei positive und ebenso viele negative Punkte aus. Der Mensch kann nicht mehr als an drei Schrauben gleichzeitig drehen - wenn Sie Ihren Mitarbeiter bitten, gleichzeitig seine Präsentationsfähigkeiten zu verbessern, mehr Augenkontakt zu halten, an seinem geschriebenen Englisch zu feilen, mehr Transparenz in seine aktuelle Arbeit zu geben und weiter an seinem Netzwerk zu arbeiten überfordern sie ihn. Ob Sie zuerst alle positiven und danach alle negativen Feedbackpunkte ansprechen, ist ihnen überlassen. Manche Manager bevorzugen die Sandwich-Methode - negatives Feedback wird von zwei positiven Statements eingerahmt -, andere sprechen lieber direkt die Kritikpunkte an. Wählen Sie den Weg, der für Sie intuitiv ist - nur so kommt Ihr Feedback authentisch beim Gegenüber an. Formulieren Sie Ihr Feedback - besonders negatives - stets konstruktiv. Negatives Feedback ist enorm wichtig, da es die einzige Möglichkeit ist, wie Ihr Mitarbeiter sich bewusst werden kann, was an seiner Arbeit nicht gut ist und wo er sich verbessern sollte. Beispiel: Ich halte Sie für sehr motiviert und leistungsbereit. Sie nehmen gerne viele Aufgaben an und erledigen diese stets zu meiner Zufriedenheit. Manchmal habe ich dabei allerdings beobachtet, dass Ihre Kernaufgaben im Marketing länger dauern, weil viele Projekte gleichzeitig offen sind. In Zukunft würde ich mir daher wünschen, dass Sie weniger Aufgaben 4

5 annehmen und sich stattdessen stärker auf Ihre Kernaufgaben - Blogging, -Marketing und Optimierung unserer Websiten-Texte - konzentrieren. Lassen Sie uns gemeinsam überlegen, welche Ihrer Projekte außerhalb des Marketings Sie an wen abgeben können, damit Sie damit gleich loslegen können. Binden Sie Feedback, das Sie im Vorfeld von Kollegen aus verschiedenen Teams und verschiedenen Hierarchiestufen eingeholt haben, in Ihr Feedback mit ein. So können Sie verschiedene Perspektiven wiedergeben und auf Beispiele aus den einzelnen Teams zurückgreifen. Bonustipp: Bei negativem Feedback aus dem Kollegenkreis kann es sinnvoll sein, alle drei Parteien (Mitarbeiter, Kollege, Manager) an einen Tisch zu bringen, sodass das Feedback direkt ausgesprochen werden kann. So werden Missverständnisse vorgebeugt. Schritt 6: Nächste Entwicklungsschritte vereinbaren Am Ende von Schritt 5 sollte Ihr Mitarbeiter drei Feedbackpunkte notiert haben, an denen er bis zum nächsten Gespräch arbeiten sollte. Diese Feedbackpunkte können aus Ihrem Feedback stammen, sie können aber auch aus seiner Selbsteinschätzung kommen. Nun sollten Sie gemeinsam ganz konkrete Entwicklungsschritte vereinbaren, an denen Sie in den nächsten Monaten zusammen arbeiten. Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter möchte sich im Bereich Präsentationen halten verbessern. Sie könnten in den nächsten drei Monaten ein Coaching mit einem Kollegen, der sehr gute Präsentationen hält, organisieren und Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Präsentationsskills an mindestens drei Gelegenheiten in Meetings zu üben. Identifizieren Sie auf diese Weise weitere Entwicklungsfelder und halten Sie diese schriftlich fest. Sorgen Sie als Manager dafür, dass Ihr Mitarbeiter alle nötigen Ressourcen zur Verfügung hat, um an den vereinbarten Punkten zu arbeiten. 5

6 Einigen Sie sich am Ende des Gespräches auf drei Entwicklungsfelder, an denen der Mitarbeiter arbeitet. Halten Sie gemeinsam fest, wann und wie Sie die Entwicklungsschritte überprüfen wollen. (s. hierzu auch How to track your progress? ) Schritt 7: Gesprächsabschluss finden Einen guten Gesprächsabschluss zu finden kann schwer sein. Fassen Sie als Manager am Ende des Gesprächs noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen. So sind Sie und Ihr Mitarbeiter sich im Klaren über das, was Sie vereinbart haben. Machen Sie Ihrem Mitarbeiter Mut, dass er die vereinbarten Ziele erreichen kann und bieten Sie ihm an, bei Probleme oder Fragen auf Sie zuzukommen. 6