Qualitätsnachweis. Personalvermittlung & QM-Beratung im Gesundheitswesen Heike Kopp. Echternacher Straße Köln

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1 Qualitätsnachweis Personalvermittlung & QM-Beratung im Gesundheitswesen Heike Kopp Echternacher Straße Köln Tel.: Fax: Mobil: QN erstellt 02/2014 H.Kopp

2 Inhaltsverzeichnis I. Unternehmensdarstellung und Qualifikation Leitbild... 3 Angaben zum Unternehmen... 3 Grundsätze fachliche Kompetenz (QM-Beratung) Zielgruppenspezifischen Weiterbildung Arbeitsmittel/Ressourcen... 4 II. Leistungserbringung und Kundenkommunikation Kostenloses Erst- Beratungsgespräch mit erster Bedarfsermittlung... 4 Beratungskonzept Auftragsbesprechung, Vertrag Durchführung Nachbetreuung/Kundenpflege... 7 III. Qualitätskontrolle Abgleich zwischen geplantem Auftrag und Beratungs-/Schulungsergebnis Maßnahmenplanung und Umsetzung

3 I. Unternehmensdarstellung und Qualifikation 1. Leitbild Angaben zum Unternehmen Firma Personalvermittlung & QM Beratung im Gesundheitswesen Geschäftssitz Echternacher Str. 21, Köln Gründungsdatum Mitarbeiterzahl keine Haupttätigkeitsfeld Qualitätsmanagement Beratung Nebentätigkeitsfeld Personalvermittlung Zielgruppe Niedergelassene Ärzte aller Fachgruppen Zahnärzte, KMU Medizinproduktehersteller Leistungsangebote Haupttätigkeitsfeld Nebentätigkeitsfeld Beratung zur Einführung und/oder Umsetzung und Weiterentwicklung eines internen Qualitätsmanagement nach o DIN EN ISO 9001 o DIN EN o DIN EN o DIN EN ISO o qu.no o der Richtlinie des GBA s Durchführung interne Audits Vermittlung von Fachpersonal Arzt und Zahnarztpraxen Zielgebiet des Unternehmens Nordrhein Westfalen Grundsätze effiziente, lösungsorientierte, individuelle Beratung Neutralität, Ehrlichkeit Verschwiegenheit, Vertraulichkeit seriöse Preisbildung ordnungsgemäße Geschäftsführung 2. fachliche Kompetenz (QM-Beratung) 25 jährige Berufserfahrung im Tätigkeitsbereich der Zielgruppe Seminare o Qualitätsbeauftragte (TÜV) DIN EN ISO 9000ff o Qualitätsauditorin ( TÜV) DIN EN ISO mit Personenzertifizierung o Qualitätsmanagement (TÜV) nach EN ISO o Risikomanagement (TÜV) DIN EN ISO jährige freiberufliche Tätigkeit in einer Unternehmensberatung im Bereich Qualitätsmanagement für Arzt- und Zahnarztpraxen 3

4 3. Zielgruppenspezifischen Weiterbildung Fortlaufenden Weiterbildung durch Recherchen im Internet zu Fachfragen und gesetzlichen Änderungen 07/2013 Souveräne Kommunikation und effektives Selbstmanagement Verband medizinischer Fachberufe e.v. 10/2012 DIN EN DEKRA Akademie 09/2012 Konfliktmanagement in der Arztpraxis Verband medizinischer Fachberufe e.v. 06/2011 Interne Auditorin im Gesundheitswesen Cert IQ 05/2009 Qualitätsmanagement und Hygienemaßnahmen in der Arztpraxis MVZ für Labordiagnostik Köln GbR 4. Arbeitsmittel/Ressourcen mobile technische Ausstattung Fachliteratur Qualitätsmanagement Normen und Richtlinien Nutzung von Netzwerken und Qualitätsforen II. Leistungserbringung und Kundenkommunikation Aktive Akquise wird seitens der Beraterin nicht betrieben. Durch Internetpräsens, Beraterliste der IHK Köln, Netzwerke und Empfehlungen nehmen Praxen /Unternehmen den ersten Kontakt auf. 1. Kostenloses Erst- Beratungsgespräch mit erster Bedarfsermittlung Bei der Kontaktaufnahme werden Wünsche, Ziele und Unternehmensbeschaffenheit erfragt. und ein unverbindliches kostenloses Beratungsgespräch angeboten. Das Unternehmen erhält je nach Beratungsaufwand folgende Informationen: wo notwendig Material zu den verschiedenen QM-Systemen zu gesetzlichen Forderungen Erklärung zu dem Beratungskonzept zur Dauer und Kosten zur Beratungsförderung 4

5 Beratungskonzept Ablauf einer QM-Beratung Version 3 erstellt von H. Kopp Seite 5/8 am Ablauf Tätigkeiten Start Erster Informationenaustausch Anfrage QM-Beratung Unverbindlicher Beratungstermin Infomaterial Unverbindliches, kostenloses Beratungsgespräch mit Informationen: Beratungskonzeptes Aufbau der QM-Dokumentation Zeitaufwand und Kosten Fördergelder Individueller Beratervertrag Vertrag Beratervertrages mit genauer Spezifikation der Tätigkeiten, Dauer und Kosten. Vertrag unterzeichnet? QM Dokumente vorhanden? Mitarbeiterbefragung Patientenbefragung Statusanalyse Mitarbeiterschulung Projektplan Sichtung und Prüfung der Unterlagen Ende Sichtung der vorhandenen Unterlagen sowie Aufzeichnungen zu gesetzlichen Forderungen (MPG, UVG, Hygiene ect.) Nach Feststellung und Dokumentation des Ist-Zustandes, Auswertung einer ggfs durchgeführten Mitarbeiter- und Patientenbefragung sowie einer ersten Mitarbeiterschulung wird in Zusammenarbeit mit dem Team ein Projektplan mit Regelungen der Verantwortlichkeiten erstellt. Beratung und Unterstützung bei der Erstellung der QM Dokumentation sowie der Umsetzung und Verbesserung des QM-Systems Internes Audit Maßnahmeplan In Workshops vor Ort werden zu den im Projektplan erfassten Prozessen die erforderlichen Dokumente und das QM-Handbuch mit entsprechenden weiteren Schulungen erstellt. Durchführung eines internen Audits und Erstellung eines Maßnahmeplans. Zertifizierung gewünscht? Beratungsförderung gewünscht? Begleitung des Zertifizierungsaudits Unterstützung bei der Antragsstellung Beratungsbericht Sonstige Nachweise Unterstützung bei der Auswahl einer Zertifizierungsgesellschaft, der Vorbereitung und Begleitung des Audits. Erstellung eines Beratungsberichtes und ggfs. Unterstützung bei der Antragsstellung. Ende Abschlussgespräch 5

6 3. Auftragsbesprechung, Vertrag Je nach Beratungsaufwand werden monatliche Pauschalbeträge oder Honorarabrechnungen nach Stundesatzzeit vereinbart. Der Beratervertrag enthält eine genaue Leistungsbeschreibung, Vertragsdauer sowie eine Kündigungsklausel. 3. Durchführung Nach Erstellung einer Ist-Analyse durch Sichtung der vorhandenen Dokumentation, Mitarbeitergesprächen und Begehung der Praxis / des Unternehmens wird in Zusammenarbeit mit dem Team ein Projektplan erstellt, mit festgelegten Verantwortlichkeiten und Zeitangaben. 6

7 In zeitlich festgelegten Terminen vor Ort finden Schulungen, Erstellung der notwendigen Dokumentation, Analysen und Verbesserungsempfehlungen zu den im Projektplan erfassten Prozessen statt. Dem Team werden Kenntnisse der Normen bzw. gesetzlichen Anforderungen vermittelt. Besonderen Wert wird auf die Verbesserung und Optimierung der Arbeitsabläufe gelegt unter Einbeziehung aller Mitarbeiter/innen. In ein PC gestütztes Ordner System, welches individuell angepasst wird, werden alle Dokumente und Aufzeichnungen abgelegt. Zwischen den Terminen sind Kommunikationsmöglichkeiten per Telefon und jederzeit gewährleistet. Eine Abschlussbesprechung findet immer mit dem gesamten Team statt, um letzte Fragen oder Unklarheiten zu klären. 5. Nachbetreuung/Kundenpflege Kunden haben auch nach Beendigung der Beratungszeit jederzeit die Möglichkeit sich bei Fragen oder Unklarheiten an mich zu wenden. Um zu klären, wie die Weiterentwicklung und kontinuierliche Verbesserung nach Beendigung der Beratungstätigkeit funktioniert wird anhand der Kundenliste regelmäßig Kontakt gehalten. Alle Kunden werden per über gesetzliche Änderungen informieren. III. Qualitätskontrolle 1. Abgleich zwischen geplantem Auftrag und Beratungs-/Schulungsergebnis Nach Beendigung der Beratertätigkeit erhält jeder Kunden (s. letzte Seite) einen Feedback-Bogen. Ein internes Audit und falls durchgeführt eine externes Zertifizierung Audit geben Aufschluss, ob das gewünschte Ziel erreicht worden ist. 3. Maßnahmenplanung und Umsetzung Während jeder Beratungstätigkeit wird ein internes Protokoll geführt, um Schwachstellen bei der Beratungstätigkeit für künftige Verbesserungen zu ermitteln. Auch Probleme meinerseits bei der Umsetzung in den Unternehmen werden dokumentiert. So kann aus Ausfahrungswerten die Beratertätigkeit ständig angepasst und verbessert werden. 7

8 Heike Kopp Personalvermittlung & QM Beratung im Gesundheitswesen Echternacher Straße Köln Tel.: Fax: Mobil: Auch ich bin stets bemüht die Abläufe meine Beratung und Unterstützung zu verbessern. Sie können mir dabei behilflich sein, indem Sie die nachstehenden Fragen ehrlich beantworten. Frage Dur Bitte Anklicken (1= sehr gut 5 = mangelhaft, ungenügend) Wie beurteilen Sie das erste Informationsgespräch? Wie beurteilen Sie das Konzept zur Einführung / Weiterentwicklung Ihres QM-Systems? Wie beurteilen Sie die Empfehlungen und Schulung während des Beratungszeitraums? Wie beurteilen Sie das Fachwissen hinsichtlich der Normen, Vorgaben und gesetzlichen Forderungen? Wie beurteilen Sie das Ordner System zur Ablage der kompletten Dokumentation? 6. Wie beurteilen Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis? 7. Wie beurteilen Sie die Erreichbarkeit und den Informationsfluss während des Beratungszeitraums? 8. Haben die Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Arbeitsabläufe geführt? 9. Ist die Akzeptanz der Mitarbeiter/innen das QM-System weiterzuentwickeln durch die Beratung gestiegen? 10. Sind ihre Vorstellungen eine externe Beratung zu Rate zu ziehen erfüllt worden? 11. Würden Sie mich weiterempfehlen Gerne nehme ich Kritiken und Anregungen zur Verbesserung meiner Dienstleistung entgegen: Bitte senden Sie den Fragebogen per Fax, oder Post zurück. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben! 8