MERKBLATT: ABWICKLUNG von EU-PROJEKTEN unter Horizon 2020 an der Med Uni Graz

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1 MERKBLATT: ABWICKLUNG von EU-PROJEKTEN unter Horizon 2020 an der Med Uni Graz Dieses Merkblatt dient ausschließlich der besseren Orientierung zur EU-Projektabwicklung unter Horizon 2020 an der Med Uni Graz. Aus dem Merkblatt können keine Rechtsansprüche abgeleitet werden. Es gelten vorrangig die vertragsmäßigen sowie die internen Bestimmungen der Med Uni Graz bzw. des Fördergebers. Das Wichtigste im Vergleich zum 7. EU-Rahmenprogramm: Projekte in Horizon 2020 werden grundlegend anders kalkuliert als Projekte des 7. RP. Die Förderquote für Forschungs- und Innovationsmaßnahmen beträgt 100% der gesamten erstattungsfähigen Projektkosten (= direkte Kosten). Für die indirekten Kosten (= Overheads) gibt es eine einheitliche Pauschale von 25 Prozent der direkten erstattungsfähigen Kosten. Laut geltender Drittmittelrichtlinie fließen diese Overheads teilweise dem Projekt zu (die detaillierte Regelung ist in der jeweils geltenden Drittmittelrichtlinie der Med Uni Graz festgelegt). Bei den Zeitaufzeichnungen gibt es gegenüber dem 7. Rahmenprogramm deutliche Erleichterungen. Personen, die zu 100% über das Projekt finanziert sind, müssen keine Zeitaufzeichnungen führen. Personen, die nur teilweise über das Projekt finanziert werden, müssen nur mehr die projektrelevante Arbeitszeit erfassen. Ansprechpersonen für EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz: Ansprechperson Telefon Dr. Ingrid Reinprecht Dr. Kristina Kofler Dr. Verena Winkler-Tatzer Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 1 von 7

2 Übersicht: 1) Vertragsabwicklung a) EU-Vertrag b) Konsortialvertrag 2) Projektabwicklung a) Projektkonto / Innenauftragsnummern b) Projektkalkulation und Finanzplan c) Personalanstellung d) Subcontracting e) Med Uni Graz Kostenersatz f) Rechnungen und Belege g) Projektabrechnungen, Audit-Zertifikate, Zeitaufzeichnungen h) Kosten, Anschaffungen von Investitionsgütern (Anbote, Abschreibung), nicht verrechenbare Kosten 1) Vertragsabwicklung Allgemein gilt: EU-Projekte laufen nach dem UG i.d.g.f als 27-Projekte, d.h. Vertragspartner ist jeweils die Medizinische Universität Graz und nicht die Organisationseinheit oder der/die Med Uni Graz- ForscherIn. Sämtliche Verträge werden daher inhaltlich, rechtlich und kaufmännisch von den jeweils zuständigen Abteilungen der Med Uni Graz geprüft. a) EU-Vertrag Grant Agreement (GA) Hier handelt es sich um den Vertrag zwischen der EU und dem Fördernehmer (d.h. der Universität). Im Rahmen dieses Vertrages sind kaum Verhandlungen möglich. Der EU-Vertrag hat mehrere Annexe, die integraler Bestandteil des Vertrages sind (besonders wichtig ist der Annex I (Description of the action); das ist der adaptierte Projektantrag und die nunmehrige Projektbeschreibung. Der Fördervertrag wird elektronisch unterschrieben von Personen, denen diese Funktionsberechtigung zugewiesen wird (L-Sign). Bitte nominieren Sie eine Person als L-Sign für Ihr Projekt! Dazu loggen Sie sich bitte im Participant Portal ein und wählen My Area My Projects. Klicken Sie auf den gelben PC button (Project Consortium), wählen Sie unter den Organisationen die Medizinische Universität Graz aus und wählen unter Edit Roles und Add Roles einen Legal Authorized Signatory für das Projekt. Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 2 von 7

3 b) Konsortialvertrag Consortium Agreement (CA) Der Konsortialvertrag ist ein Vertrag zwischen allen Projektpartnern, aber nicht der EU. Im CA wird die Projektdurchführung zwischen den Projektpartnern geregelt, darunter fallen der Umgang mit bestehendem Know-How, Projektresultaten, Haftungsfragen, Strukturen im Projekt, Berichtslegung u.v.m. Bei EU-Projekten muss ein CA noch vor Projektbeginn zwischen den Konsortiumsmitgliedern erstellt, diskutiert und unterzeichnet werden! Dieser CA wird vom Koordinator des Projektes erstellt (in der Regel basiert der Vertrag auf publizierten Vorlagen). Falls Sie Koordinator eines EU-Projektes sind, helfen wir bei der Erstellung eines Konsortialvertrages. Bitte senden Sie uns den Konsortialvertrag sofort nach Erhalt zur Prüfung! 2) Projektabwicklung a) Projektkonto / Innenauftragsnummern Generell wird folgendes Konto für EU Projekte verwendet: Bank: Bank Austria Unicredit IBAN: AT BIC: BKAUATWW Für jedes Projekt wird ein eigenes Subkonto = Innenauftragsnummer (IA) angelegt. Der Koordinator des Projektes überweist auf diesen Innenauftrag die Zahlungen. Es werden alle Buchungen über diesen Innenauftrag geführt. Somit sind die Projekteinnahmen und ausgaben jederzeit nachvollziehbar. Für Koordinatoren/innen wird eine weitere Innenauftragsnummer angelegt: IA für das Pre-Financing: Der Koordinator bekommt bei Projektstart das Prefinancing für alle Projektpartner überwiesen. Dieses Geld ist so rasch wie möglich an die Partner zu verteilen. Um die Eingänge und Ausgänge jederzeit nachzuvollziehen ist es ratsam einen eigenen Innenauftrag für diese Buchungen anzulegen. Es entfällt im H2020 die Verpflichtung ein eigenes zinstragendes Konto anzulegen. b) Projektkalkulation und Finanzplan Nach Ausstellung der Innenauftragsnummern muss eine Projektkalkulation über die gesamte Projektlaufzeit erstellt werden. Kontaktieren Sie dazu bitte das Team des Forschungsmanagement. Projektkalkulation: Die Projektkalkulation dient der Projektleitung, um alle Ausgaben im Projekt zu planen, und während der Laufzeit Abweichungen zu erkennen und darauf reagieren zu können. Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 3 von 7

4 c) Personalanstellung Zur Anstellung von Personal aus Ihrem EU-Projekt senden Sie bitte das ausgefüllte und unterschriebene Formular Antrag auf Besetzung einer Stelle finanziert über Drittmittelbudget (Das Formular ist im Med Online abrufbar.) eine formlose Beschreibung des qualifizierten Auswahlverfahrens (Für befristete Anstellungen aus Drittmittelgeldern ist keine Ausschreibung notwendig.) an die Personalabteilung. EU-finanzierte ProjektmitarbeiterInnen werden Angestellte der Med Uni Graz und erhalten i.d.r. einen befristeten Dienstvertrag (Kollektivvertrag). Die Zeitaufzeichnungen müssen kongruent mit den jeweiligen Dienstverträgen sein und Abwesenheiten (Reisen, Krankenstände, etc.) berücksichtigen. d) Subcontracting Unterauftragnehmer (Subcontractors) sind Dritte, die einen kleinen Teil der Projektarbeiten aufgrund eines Vertrages für einen oder mehrere Zuwendungsempfänger erbringen. Bei Subcontracting ist daher darauf zu achten, dass keine wesentlichen Projektarbeiten vom Subcontractor übernommen werden, dass bereits im Antrag bzw. im Annex I des Grant Agreements das Subcontracting erwähnt, beschrieben und budgetiert ist und dass mit dem Subcontractor Verträge abgeschlossen werden, in denen auch geregelt ist, dass die EU Audits beim Subcontractor durchführen darf. Für Subcontracing müssen drei verschiedene Angebote eingeholt werden, die Vergabe muss nach dem best value-prinzip erfolgen. Im Gegensatz zu Unteraufträgen können Services auch dann abgerechnet werden, wenn sie vorher nicht im Annex I aufgeführt worden sind. Beispiele für solche, meist geringfügige Aufgaben sind Catering, Druck von Flyern etc. Ob ein Unterauftrag geringfügige Aufgaben umfasst, ist nach qualitativen und nicht nach quantitativen Maßstäben zu beurteilen. Anders als im 7. EU-Forschungsrahmenprogramm werden extern vergebene Audit- und Methoden- Zertifikate nicht mehr als Unteraufträge erfasst, sondern als Dienstleistungen (= services). Achtung: Zwischen Projektpartnern ist Subcontracting nicht möglich. e) Med Uni Graz Kostenersatz Die Höhe des Kostenersatzes ergibt sich aus der Projektkalkulation (2b). In dieser Kalkulation werden die geplanten Einnahmen und Ausgaben nach Kostenkategorie und Projekttyp eingeteilt. Der Verteilungsschlüssel der Overheads ist in der jeweils gültigen Drittmittelrichtlinie der Med Uni Graz festgelegt. Die Overheads werden nach jeder Projektperiode bzw. nach erfolgter Abrechnung bei der EU verteilt und stehen erst dann zur weiteren Verwendung zur Verfügung. Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 4 von 7

5 f) Rechnungen und Belege Bitte schreiben Sie auf jede Rechnung die Innenauftragsnummer und den Namen des Projektes, um die richtige Zuweisung im SAP-Workflow zu gewährleisten und eine mögliche Doppelförderung jedenfalls zu verhindern. Bitte erstellen Sie eine Kopie der Belege/Rechnungen und senden Sie anschließend die Originalbelege an die Finanzbuchhaltung. Belegskopien werden für Projektabrechnungen benötigt und sind von der Projektleitung in einem gesonderten EU-Projekt-Ordner aufzubewahren. Eine vorgegebene Struktur eines EU-Projektordners finden Sie im Anhang 1. g) Projektabrechnungen, Audit-Zertifikate, Zeitaufzeichnungen Am Ende jeder Abrechnungsperiode ( Reporting Period, meist alle 12 oder 18 Monate) wird vom Team des Forschungsmanagements eine Projektabrechnung (Form C) erstellt, in der alle gegenüber der EU geltend zu machenden Kosten abgerechnet werden. Basis und Voraussetzung für die Abrechnung sind die Zeitaufzeichnungen der ProjektmitarbeiterInnen sowie der vollständig geführte Ordner für das EU-Projekt (Struktur im Anhang beschrieben). Die Projektabrechnung wird elektronisch unterschrieben von Personen, denen diese Funktionsberechtigung zugewiesen wird (F-Sign). Bitte nominieren Sie eine dieser Personen als F-Sign für Ihr Projekt! Dazu loggen Sie sich bitte im Participant Portal ein und wählen My Area My Projects. Klicken Sie auf den gelben PC button (Project Consortium), wählen Sie unter den Organisationen die Medizinische Universität Graz aus und wählen Sie unter Edit Roles und Add Roles einen Financial Statement Authorised Signatory für das Projekt. Die Projektabrechnung wird ggf. anschließend von einem Wirtschaftsprüfer auditiert. Für die Auditierung werden Zeitaufzeichnungen der ProjektmitarbeiterInnen benötigt. Bitte achten Sie darauf, dass jede/r Projektmitarbeiter/in, der nicht zu 100% am Projekt arbeitet TÄGLICH die für das Projekt aufgewendete Arbeitszeit dokumentiert. Die Zeitaufzeichnungen müssen außerdem eine Angabe zum Arbeitsparket beinhalten. Die Zeitaufzeichnungen mit Unterschrift des/der Projektmitarbeiter/in und des/der Projektleiters/in müssen für die Auditierung zur Verfügung gestellt werden. Eine korrekte Zeitschreibung ist essentiell für die Anrechenbarkeit der Personalkosten. Ein Template für Zeitaufzeichnungen wird Ihnen vom Forschungsmanagement zur Verfügung gestellt. Dieses ist verpflichtend zu verwenden, es enthält alle Informationen bzw. Datenfelder, die für eine korrekte Aufzeichnung nötig sind. Bei Projekten mit einer Förderung von > Euro muss am Projektende die regelkonforme Abrechnung mittels Audit-Zertifikat vom Wirtschaftsprüfer bescheinigt werden. Die Kosten für das Audit trägt das Projekt. Form C und Audit-Zertifikat sind dem Koordinator zu übermitteln, dieser leitet die Dokumente wiederum der Europäische Kommission weiter. h) Kosten Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 5 von 7

6 Bei der Abrechnung von EU-Projekten sind jedenfalls die geltenden Vorgaben des Fördergebers zu beachten. So können z.b. bei Geräteanschaffungen nicht die Anschaffungskosten geltend gemacht werden sondern nur die anteiligen Abschreibungskosten, die während der Projektlaufzeit anfallen. Ein allfälliger Restwert von Geräten muss dann aus den Overheads der Projektleitung oder aus anderen Quellen bezahlt werden. Es ist daher anzuraten, Geräte so früh wie möglich und sinnvoll im Projekt anzuschaffen. Auch allfällige Verzugszinsen können nicht aus den direkten Projektgeldern bezahlt werden, diese Kosten müssen von den Overheads der Projektleitung oder aus anderen Quellen gedeckt werden. Die exakten Kosten, die nicht von den direkten Fördergeldern sondern von den Overheads getragen werden müssen, sind im Vorhinein kaum abzuschätzen. Das Forschungsmanagement empfiehlt daher die Overheads keinesfalls während der Projektlaufzeit aufzubrauchen. Ich bestätige, die Information gemäß diesem Merkblatt zur Kenntnis genommen zu haben. Unterschrift Projektleitung Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 6 von 7

7 EU-Projekte Ordnerstruktur Ein Audit durch einen Wirtschaftsprüfer, der von der Europäischen Kommission beauftragt wird, kann bis zu zwei Jahre nach dem final payment erfolgen. Die EU plant ca. 7% aller Horizon2020 Projekte zu auditieren. Eine Nicht-Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit von Aktivitäten oder abgerechneten Beträgen oder Personalkosten führt zu hohen Rück- und Strafzahlungen. Es ist daher absolut essentiell, dass eine laufende und umfassende Projektdokumentation erfolgt. Alle LeiterInnen von und PartnerInnen in EU-Projekten sind daher verpflichtet, einen Ordner mit Trennblättern gemäß der im Anhang 1 vorgegebenen Struktur zu führen und nach Abschluss des Projektes dem Forschungsmanagement der Medizinischen Universität Graz zu übergeben. EU-Fördervertrag inkl. aller Annexe und Amendments Konsortialvertrag inkl. Amendments Form Cs (von O-FOM ergänzt) Kopien der Dienstverträge der MitarbeiterInnen inkl. aller Zusätze Zeitaufzeichnungen der MitarbeiterInnen (Template; geordnet nach den Berichtsperioden) Rechnungskopien (geordnet nach den Berichtperioden; ggf. Lieferscheine) Liste mit gewährten Rabatten beim Kauf von Verbrauchsmaterialien und Ausstattung Mietverträge Verträge mit Unterauftragnehmern Tagesordnungen und Protokolle von Meetings (mit Nennung der Teilnehmer) Freistellungen / Dienstreiseanträge für die Reisen zu den Meetings Reisekostenaufstellung Reports an den Koordinator Wichtige Korrespondenz Sonstiges Merkblatt EU-Projektabwicklung an der Med Uni Graz (Version 006 vom 2. Dezember 2014) Seite 7 von 7