Auftragsbeschaffung ist planbar! Mit einer systematischen Akquisitions- Strategie für Ihr Planungsbüro

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1 Auftragsbeschaffung ist planbar! Mit einer systematischen Akquisitions- Strategie für Ihr Planungsbüro Was ist eine Akquisitionsstrategie? Welche Vorteile bietet diese Strategie? Was ist im Planungsbüro anders als in anderen Branchen? Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung? Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen, Wiesbaden

2 Was ist eine Akquisitions-Strategie? Die Komponenten der Akquisitions-Strategie Jedes Unternehmen muss eine Marktbeobachtung machen. Denn um die eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen am Markt platzieren zu können, ist es wichtig zu wissen, was der Markt fordert. Danach erfolgt die Definition derjenigen Marktsegmente, die das Unternehmen bedienen möchte. Das bedeutet, dass jedes Unternehmen wissen muss, wo seine Stärken liegen, welche Kundengruppen - auch Zielgruppen genannt - es bedienen kann. Warum benötigen auch Freiberufler eine Akquisitions-Strategie? Viele Planungsbüros machen sich gerade in Zeiten rückläufiger Auftragseingänge Gedanken über die Auftragsbeschaffung. Die häufigste Herangehensweise an dieses schwierige Thema ist die, dass Architekten Akquisitionsmittel herstellen oder herstellen lassen wie z.b. zusammenfassende Darstellungen des Büros mit Abbildungen der Mitarbeiter oder Prospekte, deren Inhalt bereits gebaute Objekte sind. Teilweise werden auch Dokumentationen abgeschlossener Projekte als Akquisitionsmittel eingesetzt. Planer sind oftmals der Meinung, damit etwas an der Hand zu haben, womit sie ihren potentiellen Auftraggebern zeigen können, dass sie gute Architekten sind. Dies allein ist aber noch keine Strategie, sondern lediglich ein Teilbereich innerhalb der Akquisitions-Strategie. Wenn Sie wissen möchten, in welchen Bereichen des Marktes es sich lohnt, akquisitorisch tätig zu werden, welche Kundengruppen Sie ansprechen können und wie Sie diese Kundengruppen erreichen, dann müssen Sie sich eine Auftragsbeschaffungs-Strategie erarbeiten. Sie benötigen dafür sowohl eine Beschreibung Ihrer Kompetenzen als auch einen Zielekatalog mit kontrollierbaren Zielen und Teilzielen sowie einen detaillierten Handlungsplan, der vorgibt, was zu tun ist, um die selbst gesteckten Ziele zu erreichen. Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 2

3 Welche Vorteile bietet eine Akquisitions-Strategie? Größere Sicherheit bei der Auftragsbeschaffung Kontrollierbare Ziele Bessere Präsentationsmaterialien Motivation der Mitarbeiter Verbesserte Kommunikation Sie gewinnen mehr Sicherheit in der Phase der Auftragsbeschaffung, denn nur wer seine eigenen Unternehmensziele genau definiert und eine Unternehmensphilosophie formuliert hat, der kann sich auch unter den Kollegen (am Markt) positionieren. Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, wo Sie besonders gut sind, welche Kompetenzen und Leistungen Sie von der Konkurrenz unterscheiden. Nur die Klarheit über die eigenen Stärken und die Stärken Ihres Büros wird es Ihnen ermöglichen, Ihre Fähigkeiten nach Außen (also zum potentiellen Kunden hin) zu transportieren. Sie haben kontrollierbare Ziele vor Augen. Die Praxis zeigt, dass nur kontrollierbare Ziele und ein detaillierter Handlungsplan zur Erreichung der Ziele es ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt abzuprüfen, ob die gesteckten Ziele auch erreicht wurden. Mit anderen Worten: der Erfolg Ihrer Aktivitäten muss messbar sein. Sie bekommen bessere Präsentationsmaterialien. Denn wer seine Kernkompetenzen und seine Zielgruppen (Kundengruppen) kennt, kann auch die richtigen Präsentationsmaterialien einsetzen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird die Identifikation Ihrer Mitarbeiter sich erhöhen. Die Einbindung der Mitarbeiter bei der Erarbeitung der Akquisitions-Strategie kann von entscheidender Bedeutung sein. Dadurch werden die Stärken Ihres Büros von allen getragen und transportiert. Die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Büro und den Leistungen, die dieses erbringt, wird dadurch steigen. Denken Sie daran: die Mitarbeiter sind die Botschafter Ihres Büros. Die Kommunikation zwischen Ihnen und den potentiellen Kunden wird sich verbessern. Sie verläuft sowohl telefonisch als auch im persönlichen Gespräch und über Ihre Präsentationsmaterialien. Hierbei kommt es darauf an, Vertrauen in Ihr Büro zu schaffen. Das setzt voraus, dass Sie auf einer Ebene mit den Bauherrn kommunizieren, die diese auch verstehen seine Wünsche und seinen Bedarf genau erkennen die richtigen, auf den jeweiligen Bauherrn abgestimmten Präsentationsmaterialen verwenden die Ziele der Bauherren zu Ihren eigenen Zielen machen Vereinbarungen mit den Bauherren schließen Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 3

4 Handlungsplan mit Erfolgsprüfung Verbesserte Außenwirkung Sie erarbeiten sich einen konkreten Handlungsplan. Nachvollziehbare und sinnvoll aufgebaute Abläufe ermöglichen Prüfungen der eigenen Arbeit zum richtigen Zeitpunkt. Nur so können Sie prüfen, ob Ihre Akquisitionstätigkeit zum Erfolg führt. Das frühe Erkennen von Fehlschlägen ermöglicht Korrekturen und bewahrt Sie vor Frustrationen. Sie verbessern Ihre Außenwirkung. Eine in allen Teilen aufeinander abgestimmte Akquisitionsstrategie kann für Sie in Zeiten eines immer härter werdenden Wettbewerbs entscheidende Vorteile bringen. Gegenüber dem Auftraggeber wird es darauf ankommen zu transportieren, dass seine Ziele auch die Ziele des Planungsbüros sind, mit dem er zusammenarbeiten möchte. Nur zufriedene Kunden empfehlen Ihr Büro weiter bzw. werden zu Stammkunden. Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 4

5 Was ist im Planungsbüro anders als in anderen Branchen? Eine Dienstleistung kann man nicht anfassen Die Strukturierung Ihrer Akquisitions-Unterlagen Die speziellen Werbemöglichkeiten der Freien Berufe Zum einen ist jedes Angebot individuell. Zum anderen ist das Angebot des Architekten/Ingenieurs immateriell. Unsere Berufsgruppe erbringt eine Dienstleistung, die die Erstellung des "Produktes" Bauwerk überhaupt erst ermöglicht. Darüber hinaus ist das Projekt eines jeden potentiellen Bauherrn (Kunden) ein Unikat. Das bedeutet, dass in der Angebotsphase noch kein konkretes Produkt angeboten werden kann. Umso mehr kommt es darauf an, Ihr vorhandenes Architekten-Know How nach außen - also gegenüber dem potentiellen Bauherrn - zu transportieren und Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten zu schaffen. Bei Ihrer Akquisitionstätigkeit wird es also darum gehen, herauszustellen, warum der potentielle Auftraggeber gerade mit Ihrem Büro zusammenarbeiten soll. Darüber hinaus benötigen Sie einfache und praktikable Unterlagen zur Umsetzung Ihrer Strategie. Was nützt einem die schönste Marketing-Theorie, wenn sie im praktischen Alltag nicht anwendbar ist? Die Strukturierung Ihrer Akquisitions-Unterlagen und der Aufbau der einzelnen Akquisitions-Schritte entscheiden mit über den Erfolg Ihrer Strategie. Daher sollen die Arbeitsmittel und Checklisten möglichst einfach zu handhaben sein. Ihre Akquisitions-Strategie muss auf die Besonderheiten unseres Berufsstandes abgestellt sein. Die Mittel mit denen Sie Ihre Zielgruppen erreichen möchten, müssen an das "Erlaubte" angepasst sein. So schreibt z.b. die Berufsordnung für hessische Architekten vor, dass die Berufsangehörigen und Berufsgesellschaften verpflichtet sind, über ihre berufliche Tätigkeit, Person und Berufsgesellschaft nur sachlich zu informieren und anpreisende, aufdringliche, unlautere oder unsachliche Werbung zu unterlassen haben. Weitere Erläuterungen hierzu entnehmen Sie bitte beiliegendem Merkblatt. Alle anderen Länderkammergesetze treffen ähnliche Regelungen, die Sie bitte den jeweiligen Gesetzestexten entnehmen. Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 5

6 Welche Leistungen bietet Ihnen die Managementberatung? Marketing konkret - ein Leitfaden auf CD Die Neuauflage des Akquisitions-Beraters: Eine schrittweise Anleitung auf CD mit vielen Arbeitsvorlagen zur Einführung einer systematischen Strategie zur Auftragsbeschaffung in Planungsbüros Marketing konkret unterstützt Sie beim Aufbau und bei der Einführung eines systematischen Marketing-Management-Systems und der Entwicklung von Akquisitionsstrategien. Überprüfen und optimieren Sie Ihre Positionierung am Markt! Ermitteln Sie selbsttätig die Stärken und Schwächen Ihres Büros! Entwickeln Sie Schritt für Schritt erfolgreiche Akquisitionsstrategien und setzen Sie diese um! Der Leitfaden umfasst die notwendigen Grundlagen für ein strategisches Marketing, die Entwicklung Ihrer Positionierung am Markt, den Aufbau erfolgreicher Akquisitionsstrategien und PR-Aktionen und begleitet Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Aus dem Inhalt: Marketinggrundsätze und Analyse der bisherigen Erfolge Positionierung des Büros Akquisitionsstrategien und PR-Arbeit Einsatz und Gestaltung von Medien Marketingmanagement-Controlling Marketing konkret können Sie für EUR 60,- zzgl. MwSt. bei uns per Fax oder bestellen. Eine Lesprobe finden Sie auf unserer Homepage unter in der Rubrik Managementberatung Marketing und Kommunikation. Seminare Informationsveranstaltungen und Seminare rund um die Themen Akquisition / Marketing sowie Kommunikation bieten Ihnen sowohl vertiefende Informationen als auch Erfahrungen von Kollegen und Kolleginnen. Es steht ebenso ausreichend Zeit für die Beantwortung Ihrer Fragen zur Verfügung. Aktuelle Termine finden Sie in unserem Veranstaltungskalender oder auf der Seite der Managementberatung unter Gerne bieten wir diese Veranstaltungen auch bei Ihnen vor Ort als Inhouse-Seminare für Sie und Ihre Mitarbeiter/Kollegen an. Sprechen Sie uns an! Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 6

7 Einzelberatung Wir haben ein Team von erfahrenen Beraterinnen und Beratern, die Sie beim Aufbau Ihrer Akquisitions- und Marketingstrategie beraten. Für alle Anfragen zum Thema Akquisition und Marketing bieten wir Ihnen ein kostenloses Vorgespräch und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot. Die Beratung erfolgt zum Tagessatz zzgl. Reisekosten und MwSt. Die wichtigsten Beratungsthemen: Grundlagen Strategische Unternehmensziele Büroprofil Marketingziele Rahmenbedingungen Budgets Kontaktmanagement Informationsbeschaffung Positionierung Marktanalyse und Bewertung der Märkte Zielgruppen- und Konkurrenzanalyse Entwicklung der Leistungsbereiche Akquisitionsstrategie Bewertung und Auswahl der Zielgruppen Formulierung der Kernaussagen Planung der Kontaktschritte Marketingmedien Corporate Identity Corporate Design Sie haben noch Fragen oder benötigen weitere Informationen? Kontakt: Managementberatung für Architekten und Ingenieure Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen - Bierstadter Straße 2, Wiesbaden Telefon: oder -56 Fax: managementberatung@akh.de Managementberatung, Akademie der Architekten- und Stadtplanerkammer Hessen Seite 7