Anleitung zum Bio Suisse SCM

Transkript

1 Anleitung zum Bio Suisse SCM Allgemeine Anleitungen... 2 Erstmaliges Login... 2 Login... 3 Suche und Export von Transaktionen... 4 Filter einstellen... 5 Traces Hilfsfunktion... 6 Ampelsystem / Zertifizierungsstatus... 7 Transaktionsstatus... 9 Referenznummern Anonymisierung Erfassen und Verwalten von Lieferanten - Exporteur Erstellen einer Transaktion - Exporteur a Korrektur einer Transaktion - Exporteur Prüfen und ergänzen einer Transaktion - Importeur a Korrektur einer Transaktion - Exporteur Vorbereitung auf Jahreskontrolle Zertifizierter Betrieb Kontrollstelle

2 Allgemeine Anleitungen Erstmaliges Login Wenn Sie sich noch nicht registriert haben, tun Sie dies bitte hier. Sie werden den Zugang in 1-3 Arbeitstagen von uns zugeschickt erhalten. «Login Bio Suisse Supply Chain Monitor SCM» öffnen. Link (1) anklicken o Sollte der Link nicht funktionieren oder Sie nicht auf die unten dargestellte Seite führen, kopieren Sie bitte den gesamten Link in die Adressleiste Ihres Browsers. Gewünschten Benutzernamen (2) eingeben. Gewünschtes Passwort (3) eingeben. Passwort erneut eingeben (4). "Login" (5) anklicken. 2

3 Login scm.biosuisse.ch im Browser eingeben Benutzernamen (1) und Kennwort (2) eingeben. "Login" (3) anklicken. Haben Sie Ihr Kennwort oder Ihren Benutzernamen vergessen? "Kennwort vergessen?" (4) anklicken. EINE der drei folgenden Angaben eingeben: o Benutzername o Adresse o Bio Suisse Nummer. "OK" (1) anklicken. Sie erhalten eine und können sich analog "Erstmaliges Login" erneut anmelden. 3

4 Suche und Export von Transaktionen Mit der Suchfunktion finden Sie eine oder mehrere gewünschte Transaktionen. "Schnellsuche" (1) anklicken. Gewünschten Suchparameter eingeben. Für ein benutzerdefiniertes Lieferdatum unter "Lieferdatum" (2) "Benutzerdefiniert" auswählen und "Datum von" (3) "Datum bis" (4) definieren. Bestätigen mit "Suche" (5). Suchfilter deaktivieren: "Schnellsuche" (1) öffnen und auf "Filter zurücksetzen" (6) klicken. In den angezeigten Transaktionen können Sie jederzeit Ihre Suche verfeinern: In gewünschter Spalte in der Zeile unter dem Titel (7) gesuchten Wert eingeben. Alle Transaktionen, die mit dem eingegebenen Wert übereinstimmen, werden angezeigt. Für Export der Daten auf "Excel Export" (8) klicken. In der Exceldatei können Daten nun weiterbearbeitet werden. 4

5 Filter einstellen Für einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Transaktionen steht Ihnen eine personalisierte Filterfunktion zur Verfügung. Sie finden diese im Abschnitt "Filter" (1). Filter auswählen: o Auf gewünschten Filter klicken, um Einstellungen zu übernehmen. Eigene Filter erstellen: o "Neuen Filter erstellen" (2) anklicken. o Filter benennen (3) und Filtereigenschaften definieren. o Speichern und schliessen (6). Filter ändern: o Auf Lupe neben Filterbezeichnung (5) klicken, um Filter zu öffnen. o Gewünschte Einstellungen ändern und speichern und schliessen (6). Filter als Standard definieren: o Auf Lupe neben Filterbezeichnung (5) klicken, um Filter zu öffnen. o Standard (4) aktivieren. o Speichern und schliessen (6). 5

6 Traces Hilfsfunktion Ab Januar 2018 wird TRACES in der Schweiz die bisherigen Certifcates of Inspection (COI) ersetzen. Lieferungen von BIOSUISSE ORGANIC Waren aus nicht EU-Staaten in die Schweiz müssen somit im SCM und in TRACES erfasst werden. Um die Koordination zu vereinfachen, bietet der SCM die Möglichkeit, Transaktionen als "In TRACES erfasst" zu deklarieren. Dies dient entweder als Kommunikationsmittel zwischen Exporteur, Importeur und Kontrollstelle oder als Arbeitsinstrument um zu prüfen, welche Lieferungen noch in TRACES erfasst werden müssen. Der Einsatz dieser Funktion ist optional und für Bio Suisse nicht relevant. Der Importeur und der Exporteur sowie dessen Kontrollstelle sollten deren Einsatz untereinander abstimmen. Für Lieferungen, die in TRACES zu deklarieren sind, empfiehlt sich daher, dass diese frühzeitig durch den Exporteur im SCM erfasst werden. Nun kann entweder die Kontrollstelle des Exporteurs oder der Importeur die Transaktion anhand der Daten im SCM in TRACES erfassen. Sobald die Transaktion in TRACES erfasst ist, kann diese im SCM als "In TRACES erfasst" markiert werden. Nach Transaktionen suchen, die in TRACES erfasst werden müssen: o Einloggen im SCM. o Filter "In TRACES zu erfassen" auswählen. o Es werden alle Transaktionen angezeigt, die aus einem nicht EU-Staat stammen und noch nicht in TRACES erfasst sind. Eine oder mehrere Transaktionen als "In TRACES erfasst" markieren: o Gewünschte Transaktionen mittels Auswahl (2) auswählen. Alternativ: Alle aktuell angezeigten Transaktionen mittels Checkbox in der Kopfzeile (3) auswählen. o "Als "Erfasst in TRACES" markieren" (4). o Die Transaktion(en) sind nun mittels Symbol als "Erfasst in TRACES" markiert (5). Markierung entfernen: o Dieselben Schritte durchführen aber "Als "Nicht in TRACES erfasst" markieren" (6). 6

7 Ampelsystem / Zertifizierungsstatus Der SCM prüft elektronisch anhand der Zertifizierungsdaten den Zertifizierungsstatus jedes Lieferanten. Entsprechend wird in den Transaktionen und in der Transaktionsübersicht der Zertifizierungsstatus mit einer Ampel angezeigt. In jeder Transaktion wird unter "Supply Chain" (1) zu jedem Lieferanten eine Ampel angezeigt. Zudem ist im Abschnitt "Transaktion" der Zertifizierungsstatus des Exporteurs (2) zu sehen. Nachfolgende Tabelle zeigt die Farben und deren Bedeutung auf. Die Ampel "Status Transaktion" (3) ist auch in der Übersicht zu sehen. Sie zeigt die Zusammenfassung aller anderen Ampeln an. Ist mindestens eine der Ampeln gelb oder rot, zeigt diese Ampel ebenfalls gelb oder rot an. 7

8 Ampel Bedeutung Aktion grün gelb rot Der Lieferant ist für den Anbau, die Verarbeitung, die Lagerung oder den Handel des gewählten Produktes oder einen Rohstoff davon zum angegebenen Zeitpunkt korrekt zertifiziert. Der Lieferant ist ein Schweizer Lizenznehmer. Diese werden aus technischen Gründen immer als gelb angezeigt. Bio Suisse stellt sicher, dass die Zertifizierung korrekt ist. Der Lieferant ist NICHT für den Anbau, die Verarbeitung, die Lagerung oder den Handel des gewählten Produktes oder einen Rohstoff davon zum angegebenen Zeitpunkt korrekt zertifiziert. Alles o.k. Geben Sie die Transaktion frei. Prüfen Sie das Zertifikat Ihres Lieferanten und geben Sie die Transaktion frei. Prüfen Sie das Zertifikat. Es kann vorkommen, dass im System eine Zertifizierung ergänzt werden muss. 1. Ist der Lieferant gemäss Zertifikat korrekt zertifiziert, geben Sie die Transaktion wie gewohnt frei. Bio Suisse ergänzt die Zertifizierung im System, damit die Ampel grün wird. 2. Ist der Lieferant auch gemäss Zertifikat nicht korrekt zertifiziert, prüfen Sie eine Ergänzung der Zertifizierung. Ist dies nicht möglich, kann die Ware nicht mit der Knospe vermarktet werden. Lehnen Sie die Transaktion ab oder lassen Sie die Transaktion durch Bio Suisse löschen. 8

9 Transaktionsstatus Zu jeder Transaktion ist der aktuelle Workflowstatus aufgeführt. Dieser ist in der Übersicht der Transaktionen und im Abschnitt "Transaktion" in der Transaktion selber zu sehen. Der Status zeigt an, in welchem Prozessschritt sich die Transaktion befindet und welche Partei entsprechend die nächste Aufgabe hat. Nachstehend eine Tabelle mit den unterschiedlichen Stati, deren Symbol, der nächsten Aufgabe und wer dafür verantwortlich ist. Status Symbol Aufgabe Verantwortung Exporteur Fertigstellen Freigeben für Importeur Exporteur (zurückgewiesen) Anpassungen machen Freigeben für Importeur Importeur Prüfen Freigeben für Bio Suisse Importeur (zurückgewiesen) Anpassungen machen Freigeben für Bio Suisse Exporteur Exporteur Importeur Importeur Verworfen Keine Keine Bio Suisse Prüfen Abschliessen Bio Suisse Bestätigt Keine Bio Suisse Bestätigt (Umstellung) Keine Bio Suisse Abgelehnt Auf Wunsch Rekurs einlegen Importeur 9

10 Referenznummern Die Referenznummern im SCM dienen zur Identifikation und zum Abgleich mit den Bestell- oder Vertriebssystemen der Exporteure und Importeure. Exporteur und Importeur definieren gemeinsam, welche Nummer als Referenznummer dient. Dies kann zum Beispiel die Bestellnummer des Importeurs sein. Die Referenznummer wird in der Übersicht sowie in den Remindern angezeigt. So können Importeur und Exporteur die Transaktion schnell mit den internen Systemen zuordnen. Beim Erstellen einer Transaktion kann der Exporteur die Referenznummer eingeben. Eine Transaktion erstellen oder öffnen. Gewünschte Nummer ins Feld "Referenznummer" (1) einfügen. "Speichern und schliessen" (2). Bei Bedarf kann der Importeur die Referenznummer ergänzen oder ändern, sobald die Transaktion den Status "Importeur" hat. Transaktion öffnen. Gewünschte Nummer ins Feld "Referenznummer" (1) schreiben. "Speichern und schliessen" (2). Suche nach Referenznummern (siehe auch Kapitel: Suche und Export von Transaktionen): Einloggen und Übersicht öffnen. Unter dem Titel "Referenznummer" die gesuchte Nummer oder Teile davon eingeben. Es werden alle Transaktionen angezeigt, die mit Ihrer Eingabe übereinstimmen. 10

11 Anonymisierung Erklärung siehe FAQ. Wenn Sie Ihre Lieferkette anonymisieren möchten, beantragen Sie dies bitte unter Die Kosten hierfür sind unter den FAQ aufgeführt. Erstellen von Transaktionen mit anonymisierten Lieferketten: Erstellen von Transaktionen wie unter "Erstellen einer Transaktion" beschrieben. Ihr Kunde wird weder den Namen noch das Zertifikat Ihrer Lieferanten sehen. Er sieht lediglich die Ampel, die den Zertifizierungsstatus anzeigt. Erstellen von Transaktionen mit Vorlieferanten, die Ihre Lieferkette anonymisieren: Sie erhalten von Ihrem Lieferanten auf dem Lieferschein eine Aufzählung von Codes, die den Lieferanten der Lieferkette entsprechen. Lieferanten unter Supply Chain (1) eingeben. Codes der anonymen Lieferanten inkl. der zugehörigen Erntejahre in Kommentar (2) eingeben. Prüfen von Transaktionen mit anonymisierten Lieferketten: Wenn Sie von einem Exporteur beliefert werden, der seine Lieferkette anonymisieren lässt, sehen Sie in Ihrer Transaktion unter Supply Chain (1) lediglich Sternchen und die Ampel, die den Zertifizierungsstatus der jeweiligen Betriebe anzeigt. Wenn Ihr Exporteur von einem Betrieb beliefert wird, der seine Lieferkette anonymisieren lässt, werden Sie im Kommentarfeld die Lieferanten als Codes aufgeführt sehen. In beiden Fällen kennt Bio Suisse die Namen der Lieferanten und prüft deren Zertifizierungsstatus. 11

12 Erfassen und Verwalten von Lieferanten - Exporteur Bevor Sie Transaktionen erfassen können, müssen Sie Ihre Lieferanten erfassen. Sie müssen keine Lieferanten erfassen, wenn einer der folgenden Fälle zutrifft: Exporteur ist selber Erzeuge der Rohware. Das Produkt besteht aus mehreren landwirtschaftlichen Zutaten. Keine der Zutaten macht mehr als 95 % des Gewichts aus. Loggen Sie sich im SCM ein. Tab "Lieferanten" (1) auswählen. Sie sehen nun den Bereich der Lieferantenverwaltung. Sie können hier bestehende Lieferketten (2) ansehen oder ändern und neue Lieferketten erstellen (3). Für die meisten Betriebe reicht eine einzige Lieferkette aus, in der alle Lieferanten aufgeführt sind. Wenn Sie aber mehrere Produkte und für jedes Produkt unterschiedliche Lieferanten haben, kann es sich lohnen, für jedes Produkt eine eigene Lieferkette zu erstellen. Beim Erstellen einer Transaktion können Sie jeweils die gewünschte Lieferkette auswählen. Entsprechend stehen nur die Lieferanten dieser Lieferkette zur Verfügung. Erstellen einer neuen Lieferkette: "Neu" (3) anklicken. Kategorie auf "Supply Chain" (5) lassen. Passende Bezeichnung (6) auswählen. (Diese dient lediglich für Sie zur Wiedererkennung. Sie sind also frei in der Wahl.) Falls gewünscht, zusätzlich eine "Beschreibung" (7) erfassen. "Speichern und schliessen" (8). Weiter wie in "Hinzufügen von Lieferanten" beschrieben. 12

13 Hinzufügen von Lieferanten: Auf die gewünschte Lieferkette klicken, um sie zu öffnen. "Neue Zeile einfügen" (9) anklicken, um einen Lieferanten hinzuzufügen. Bio Suisse Nummer des Lieferanten eingeben (10). Die Nummer steht auf dem Bio Suisse Zertifikat des Lieferanten. "Suchen" (12) anklicken. Wurde der Lieferant nicht gefunden, stellen Sie sicher, dass die Nummer stimmt. "Hinzufügen" (13) anklicken. Der Lieferant erscheint jetzt als Zeile in der Auflistung (14). "Speichern und schliessen" (16). Sobald Ihre Lieferanten erfasst sind, können Sie jederzeit deren aktuelle Zertifikate in Echtzeit abrufen. Gewünschte Lieferkette öffnen, Lieferant suchen und auf "Details" (17) klicken. Gewünschtes Zertifikat anklicken zum Herunterladen. Löschen von Lieferanten: Auf die gewünschte Lieferkette klicken um Sie zu öffnen. Lieferanten suchen und "Zeile löschen" (15) anklicken. Mit "OK" bestätigen. "Speichern und schliessen" (16). 13

14 1 Erstellen einer Transaktion - Exporteur Im SCM einloggen. "Neu" (1) anklicken. o Alternativ: "Neu Transaktion aus Vorlage erstellen" (2). 14

15 Unter "Transaktion" (3) alle Felder ausfüllen. o Referenznummer (4) dient als Identifikation. Mehr dazu unter "Referenznummer". o Graue Felder (5) werden durch das System ausgefüllt. o Unter "Ansprechperson Importeur (6)" die gewünschte Person auswählen. Die gewählte Person erhält direkt eine Mitteilung, sobald die Transaktion erstellt ist. o Unter "Lieferdatum" (7) Anlieferdatum beim Kunden angeben. Alternativ können auch mehrere Lieferungen in einer Transaktion erfasst werden. Gesamten Lieferzeitraum mit Anfangs- und Enddatum angeben. o Checkbox "Umstellungsware" (14) nur aktivieren, wenn die Ware oder Teile davon aus einem Erzeugerbetrieb in Umstellung stammen. o Checkbox "Wildsammlung" (15) nur aktivieren, wenn die Ware oder Teile davon wild gesammelt wurden. o "Supply Chain" (10): Gewünschte Lieferkette mittels Dropdown auswählen. (Siehe auch «Erfassen und Verwalten von Lieferanten») In folgenden Fällen muss die Supply Chain nicht deklariert werden. Checkbox "Keine Supply Chain: Exporteur ist Erzeuger der Rohware" (11) aktivieren: Exporteur ist selber Erzeuge der Rohware. --> Im Feld "Kommentar Erntejahr" das oder die Erntejahr/e angeben. Das Produkt besteht aus mehreren landwirtschaftlichen Zutaten. Keine der Zutaten macht mehr als 95 % des Gewichts aus. o Für Ware mit mehr als einen Ursprung Checkbox "Mehrere Ursprungsländer" (12) aktivieren und im Textfeld weitere Ursprungsländer angeben. Speichern (13). 15

16 Im Abschnitt Supply Chain (1) für alle Teile der Supply Chain die Checkbox in der Spalte «aktiv» aktivieren. o Für jeden Erzeugerbetrieb unter Saison (2) das Erntejahr wählen und Checkbox "Erzeuger Rohware" (3) aktivieren. o Für Verarbeitungs-, Handels, und Lagerbetriebe unter Saison (2) das Jahr, in dem die Ware verarbeitet oder ausgeliefert wurde, deklarieren. o Bei mehreren Erntejahren unter Kommentar die weiteren Erntejahre angeben. Falls vorhanden Abschnitt "Checkliste" prüfen. Hier werden spezifisch zum Produkt, zum Herkunftsland oder zu Betrieben Prüffragen gestellt. Alle Fragen müssen beantwortet sein. Im Abschnitt "Files" bei Bedarf Dateien hochladen. Dateien nur hochladen, wenn unter "Checkliste" verlangt. "Files hinzufügen" anklicken. 16

17 Auf den grünen Bereich (3) klicken oder Dateien hineinziehen. Bei Bedarf einen "Betreff" (4) eingeben. "Speichern und schliessen" (5). Unter Kommentar können Sie für Ihren Kunden oder für Bio Suisse Kommentare hinterlassen. Diese sind für alle Parteien ersichtlich. Kommentar im Textfeld (2) erfassen. "Speichern" (3). Transaktion "Als Vorlage markieren" (Menüleiste). Wenn Sie später eine ähnliche Transaktion erstellen möchten, können Sie wie oben beschrieben eine Transaktion aus der Vorlage erstellen. Sind alle nötigen oben genannten Schritte ausgeführt, können Sie die Transaktion nun an den Importeur weiterleiten. "Freigeben für Importeur" anklicken. Mit "OK" bestätigen. Sie sollten nun auf Ihr Startfenster (Dashboard) gelangen. Ist dies nicht der Fall und Sie sehen wieder das Transaktionsfenster, prüfen Sie bitte, ob im Abschnitt Transaktion alles korrekt ausgefüllt und alle Checkpunkte beantwortet sind. 17

18 1a Korrektur einer Transaktion - Exporteur Falls Ihr Kunde oder Bio Suisse Fragen zu einer von Ihnen erstellten Transaktion haben, kann eine Transaktion an den Exporteur zurückgewiesen werden. Sie erhalten dann eine mit dem neuen Status der Transaktion sowie einer Auflistung der Kommentare in der Transaktion. In SCM einloggen. Gewünschte Transaktion suchen und öffnen. Kommentar im Kommentarfeld prüfen. Nötige Punkte gemäss Kommentar anpassen. Transaktion erneut an Importeur weiterleiten. 18

19 2 Prüfen und ergänzen einer Transaktion - Importeur Nach dem Erstellen oder Ändern einer Transaktion leitet der Exporteur diese zur Prüfung an den Importeur weiter. Sie erhalten eine mit den Angaben zur Transaktion sowie den dazugehörigen Kommentaren. Im SCM einloggen. Gewünschte Transaktion suchen und öffnen. Prüfen, ob die eingegebenen Daten unter "Transaktion" mit der Bestellung bzw. den Lieferpapieren übereinstimmen. Prüfen, ob die Angabe der Lieferanten unter "Supply Chain" plausibel ist. Prüfen des Zertifizierungsstatus der Transaktion (mehr dazu unter "Ampelsystem / Zertifizierungsstatus"). Alle Kontrollfragen unter "Checkliste" beantworten. Im Abschnitt "Files" bei Bedarf Dateien hochladen. Dateien nur hochladen, wenn unter "Checkliste" verlangt. "Files hinzufügen" anklicken. Auf den grünen Bereich (3) klicken oder Dateien hineinziehen. Bei Bedarf einen "Betreff" (4) eingeben. "Speichern und schliessen" (5). Unter Kommentar können Sie für Ihren Lieferanten oder für Bio Suisse Kommentare hinterlassen. Diese sind für alle Parteien ersichtlich. Kommentar im Textfeld (2) erfassen. "Speichern" (3). "Knospe Bestätigung durch Bio Suisse beantragen". Mit "OK" bestätigen. Sie sollten nun auf Ihr Startfenster (Dashboard) gelangen. Ist dies nicht der Fall und Sie sehen wieder das Transaktionsfenster, prüfen Sie bitte, ob alle Checkpunkte beantwortet sind. 19

20 2a Korrektur einer Transaktion - Exporteur Falls Bio Suisse Fragen zu einer Ihrer Transaktionen hat, kann eine Transaktion an den Importeur zurückgewiesen werden. Sie erhalten dann eine mit dem neuen Status der Transaktion sowie einer Auflistung der Kommentare in der Transaktion. Im SCM einloggen. Gewünschte Transaktion suchen und öffnen. Kommentar im Kommentarfeld prüfen. Nötige Punkte gemäss Kommentar anpassen. Transaktion erneut an Bio Suisse weiterleiten. 5 Vorbereitung auf Jahreskontrolle Zertifizierter Betrieb Für die Jahreskontrolle müssen Sie bezüglich SCM und Warenflüsse keine spezifische Vorbereitung vornehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Importierten BIOSUISSE ORGANIC Waren im SCM registriert und optimalerweise auch schon bestätigt sind. Die Dokumente müssen nicht ausgedruckt werden. Sie können während der Kontrolle die Transaktionen direkt im SCM vorweisen. Ihre Kontrollstelle hat zudem ebenfalls Zugriff auf den SCM und kann Ihre Transaktionen einsehen. Kontrollstelle Sie haben Zugriff mit Leserechten auf die Transaktionen Ihrer Kunden. Sollten Sie noch kein Login haben, registrieren Sie sich bitte hier. Für die Kontrolle können Sie sich die Daten Ihrer Kunden vorgängig anschauen und auswerten. Zudem können Sie auch während der Kontrolle direkt auf den SCM zugreifen. Im SCM einloggen. Suchen Sie analog den Kapiteln "Suche und Export von Transaktionen" und "Filter einstellen" Ihre gewünschten Transaktionen. Diese können Sie nun auch als Excel-Datei exportieren und nach Wunsch weiterbearbeiten. 20