Ivonne Jeske Volkshochschule Dortmund

Transkript

1 VHS Dortmund Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Ivonne Jeske Volkshochschule Dortmund

2 VHS Dortmund Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Anmeldewege online mit Bankverbindung + Ermächtigung für den Lastschrifteinzug schriftlich per Post/Fax/eingescannt per mit Bankverbindung + Ermächtigung für den Lastschrifteinzug persönlich mit Bar-/EC-Cash-Zahlung mit PIN-Autorisierung mit Bankverbindung + Ermächtigung für den Lastschrifteinzug

3 Auswirkungen SEPA-Basislastschrift auf die Anmeldewege online mit Bankverbindung + Ermächtigung für den Lastschrifteinzug schriftlich per Post/Fax/eingescannt per mit Bankverbindung + Ermächtigung für den Lastschrifteinzug persönlich mit Bar-/EC-Cash-Zahlung PIN-Autorisierung - kein Problem bei SEPA-Basislastschrift ggfs. direkte Ausstellung des Mandats

4 Prüfung des Arbeitsaufwandes für folgende Verfahren: Rechnungsstellung für alle Kunden Arbeitsschritte in der Praxis Vor- und Nachteile SEPA-Basislastschriftverfahren Arbeitsschritte in der Praxis Vor- und Nachteile

5 Rechnungsstellung für alle Kunden Arbeitsschritte 1-2 Anmeldung durch den Teilnehmer schriftlich: Angabe der persönlichen Daten + Unterschrift online: Angabe der persönlichen Daten + Serverprotokoll (Zahlung per Kreditkarte und Paypal werden später angeboten) Eingabe/Einlesen der Anmeldungen schriftlich: Eingabe der Adressdaten + Geburtsdatum online: keine Prüfung der BV erforderlich fehlerhafte Anmeldung bei fehlender Unterschrift Einlesen der Adressdaten + Geburtsdatum keine Prüfung der BV erforderlich

6 Rechnungsstellung für alle Kunden Arbeitsschritte 3-4 Versand der Anmeldebestätigung schriftlich: Druck und Versand per und Post (Versand über E-Postbusiness Box wird geprüft) online: automatisiert nach dem Einlesen Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Rechnungsstellung nach Veranstaltungsbeginn schriftlich/ Sammeldruck über das Rechnungscenter (2 x im Monat) online: Versand per Post (Versand über E-Postbusiness Box wird geprüft) alternativ Versand per und Rest per Post (2 x im Monat) bei -Rückläufern Nachversand

7 Rechnungsstellung für alle Kunden Arbeitsschritte 5-6 Verbuchung der Zahlungseingänge schriftlich/ täglich automatisiertes Einlesen der Zahlungseingänge über ELKO online: manuelle Zuordnung bei Abweichungen vom Verwendungszweck automatisierte Verbuchung Kontrolle der Zahlungseingänge schriftlich/ Kontrolle über das Mahncenter online: überfällige offene Posten werden hierüber angezeigt Durchführung des Mahnverfahrens Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Abschluss nach erfolgreichem Zahlungseingang bzw. abgeschlossenem Mahnverfahren

8 Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Rechnungsstellung für alle Kunden Vorteile Vorteile einfache Anmeldung für die Teilnehmer (online und schriftlich) Verringerung fehlerhafter Anmeldungen einfacher/zeitgemäßer Zahlungsweg bei Online-Anmeldungen Zeitersparnis beim Einlesen der Online-Anmeldungen und weniger Eingabefehler bei Eingabe der schriftlichen Anmeldungen, geringe Datenkontrolle aus Sicht VHS ein Zahlweg für alle Kunden Wegfall der Rücklastschriften keine doppelten TN-Datensätze aufgrund verschiedener Bankverbindungen kein gesonderter Quittungsversand nach Abbuchung erforderlich

9 Rechnungsstellung für alle Kunden Nachteile Nachteile Erhöhung der Druck- und Portokosten Prüfung des Versands per und Rest per Post bzw. E-Postbusiness Box mit ggfs. Nachversand bei -Rückläufern Erhöhung des Arbeitsaufwandes für den Versand Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Erhöhung des Aufwandes bei manueller Zahlungseingangszuordnung (Einsatz von vorgedruckten Überweisungsträgern wird nach der Einführungsphase entschieden.)

10 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritte 1-2 Anmeldung durch den Teilnehmer schriftlich: Angabe der persönlichen Daten + Unterschrift online: Angabe der persönlichen Daten + Serverprotokoll Eingabe/Einlesen der Anmeldungen schriftlich: Eingabe der Adressdaten + Geburtsdatum Prüfung ob ein gültiges Mandat vorliegt bei Rahmenmandat negativ: Druck des Lastschriftmandats für den Versand (bei Einzelmandat Mandatsdruck für alle Anmeldungen z. B. des Tages im Anschluss) fehlerhafte Anmeldung bei fehlender Unterschrift Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift

11 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritte 2-3 Eingabe/Einlesen der Anmeldungen online: Einlesen der wenigen Daten Prüfung ob ein gültiges Mandat vorliegt bei Rahmenmandat praktisches Verfahren noch unklar Mandatsverwaltung/-archiv - Rahmenmandat Verwaltung der gültigen Mandate erforderlich Mandat bis 36 Monate nach der letzten Verwendung gültig Änderung der Bankverbindung erfordern neues Mandat laufende Prüfung, ob Mandat zum Zeitpunkt der Fälligkeit noch gültig bei Anfechtung, Anforderung des Mandats durch die Bank Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift

12 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritte 4-5 Versand der Anmeldebestätigung schriftlich: Druck und Versand per und Post online: automatisiert nach dem Einlesen Rechnungsversand statt SEPA-Basislastschrift Versand des Lastschriftmandats schriftlich/ Versand des Mandats für das Lastschriftverfahren online: (bei schriftlicher Anmeldung mit der Anmeldebestätigung) Gestaltung des Mandats ist frei, der Inhalt nicht: relevanter Wortlaut, Gläubiger-Identifikationsnummer wiederkehrende Zahlungen oder einmalig..., Name, BV, Unterschrift, Mandatsreferenznummer

13 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritt 6 Mandatsreferenznummer Empfehlung der Banken und Umsetzung in KuferSQL interne TN-ID pro TN-ID nur eine Mandatsreferenznummer - nur für Rahmenmandate (Problem doppelte TN-Datensätze) Einzelmandate - manuell Löschen (nach Versand der Pre-Notification) Eingangskontrolle der Mandate Wiedervorlagesystem für den Eingang der Mandate ggfs. Mahnverfahren für ausstehende Mandate Eingabe in die Mandatsverwaltung und Prüfung ggfs. Korrekturanschreiben an TN

14 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritt 7 Versand der Pre-Notification/Vorabankündigung Inhalt: Betrag, Fälligkeitsdatum, Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer... Frist: spätestens 14 Tage vor Fälligkeit, Abweichungen in AGB möglich (min. 6 Tage) Verzicht auf Pre-Notification nach SEPA Rulebook nicht zulässig Versand an den Kontoinhaber, nicht in allen Fällen Vertragspartner!!! alle Versandwege möglich, per Rückläufern Nachversand erforderlich - Frist beachten Ratenbezahlung ein Schreiben mit allen Fälligkeitsterminen möglich Änderungen bei der Fälligkeit oder der Höhe des Betrages neue Pre- Notification

15 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritt 8 Ausführung der Lastschrift Einreichung der Lastschrift bei der Bank: 2 Tage (Wiederkehrende Basislastschrift) 5 Tage (Erstmalige Basislastschrift) (ab Nov 2013 COR 1/ 1 Tag geplant) automatisierter Ausgleich der offenen Posten/Verbuchung der Zahlungseingänge bei Erstellung der Lastschriftdatei

16 Quelle: Vdb Payment Services

17 SEPA-Basislastschriftverfahren Variante mit Rahmenmandat Arbeitsschritt 9 Rücklastschriften bei Rückweisung durch Bank oder Kunde Rückrufsrecht autorisiert: 8 Wochen nicht autorisiert: 13 Monate tägliche Kontrolle des Kontoauszuges Rücksetzen des Zahlungseinganges in KuferSQL manuell oder automatisiert ggfs. Nachweis des Mandates bei der Bank Einleitung des Mahnverfahrens Abschluss nach erfolgreichem Zahlungseingang bzw. abgeschlossenem Mahnverfahren

18 SEPA-Basislastschriftverfahren Vorteile Vorteile einfache Anmeldung für die Teilnehmer mit Lastschriftwunsch (online und schriftlich) bei Rahmenmandat, keine ständige Mandatseinholung automatische Verbuchung des Zahlungseingangs Sammeleinzug der offenen Gebühren

19 SEPA-Basislastschriftverfahren Nachteile Nachteile Kundeneinverständnis mit Rahmenmandat fraglich Prüfungsaufwand pro Anmeldung, ob gültiges Mandat vorhanden Versand der Mandatsformulare mit W.V.-System und Mahnverfahren umfassende Mandatsverwaltung/-archivierung (Kontoänderungen, Entzug, Gültigkeitsablauf) Aufwendige Steuerung des Versand der Pre-Notification an Kontoinhaber/in Online-Anmeldungen, Mandatserteilung nur per Post/ - Medienbruch Rücklastschriften (nicht autorisiert bis zu 13 Monate) Quittungsversand bleibt Hohe Kleinteiligkeit der einzelnen Arbeitsschritte hoher Aufwand und hohes Fehlerpotential

20 Entscheidung der VHS Dortmund Rechnungsstellung für den Kunden - klar strukturiertes und übersichtliches Verfahren- Danke für Ihre Aufmerksamkeit!