Anwenderdokumentation FORMEL 1. Version /

Transkript

1 CARDIS Reynolds

2 INHALTSVERZEICHNIS Wichtige Hinweise für diese Version... 3 Vorarbeiten Update... 3 Allgemeine Hinweise... 3 Allgemein... 5 Schnittstellen... 5 Automedia... 5 BMW Group... 5 MIS... 5 Diverse Hersteller... 5 Teileupdate... 5 Finanzbuchhaltung... 7 DATEV... 7 Kontenbezeichnungen importieren... 7 FORMEL 1 evolution... 8 Allgemein... 8 Kasse... 8 Kunden- / Fahrzeugakte... 8 PPL Ausgabe... 8 Berechtigungssystem... 8 Stammdaten... 9 Fahrzeugstamm... 9 Kundenstamm... 9 Teilestamm... 9 FORMEL 1 evolution Documents Integration Aufbau Suchmaske Berechtigungen pro Benutzer Berechtigungen für Suche Pilotierung Auftragsbearbeitung Fahrzeughandel Positionserfassung Texte Mehrfacherfassung Druckcenter FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung Fahrzeughandel Allgemein Schulungsangebot Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 14

3 WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION Mit der FORMEL 1 Version und kleiner wird dieses Update als Version als angezeigt nach dem Update auf die Version wird es dann als angezeigt. Datenversorgungen Bereits vorhandene Datenversorgungen sind vor dem Update auf die Version 360-/ zu verarbeiten da die Updateroutinen für diese Daten für diverse Hersteller mit dieser Version angepasst werden. VORARBEITEN UPDATE Wir empfehlen bereitgestellte Updates zeitnah / umgehend einzuspielen, da außer den nachfolgend beschriebenen Erweiterungen - immer Programmanpassungen im Rahmen der Qualitätssicherung / -verbesserung enthalten sind. Vor dem Update ist eine FORMEL 1-Datensicherung durchzuführen. Mit dem Hintergrund Exklusivzugriff ist es empfehlenswert vor dem Update den Server neu zu starten. Es darf kein Anwender angemeldet sein - das Update kann sonst nicht gestartet werden. Alle Schnittstellen sind zu beenden und nach erfolgtem Update neu zu starten. Während des Updatelaufes kann sich kein Anwender neu anmelden. ALLGEMEINE HINWEISE NEUE VERSION Mit diesem Update ändern sich die Versionen für FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic wie folgt: FORMEL 1 evolution von auf FORMEL 1 classic von auf Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 14

4 VERSIONSNUMMER Über die Versionsnummer des jeweiligen Updates ist u. a. auch ersichtlich, ob eine Dokumentation dafür im Internet verfügbar ist oder nicht. Hier sind die folgenden Varianten möglich: Versions-Nr. endet auf "00, z.b Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält umfangreiche Funktionsänderungen, z.b. Herstelleranforderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X0, z.b Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält kleinere Funktionsänderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X1, "X2, z. B keine Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält Qualitätsmaßnahmen (Korrekturen und Verbesserungen zur Vorversion). WARUM EXKLUSIVZUGRIFF? Sind in einem Update Dateiumbauten / Datenbankänderungen enthalten, ist es erforderlich, dass diese dem Updateprogramm exklusiv zur Verfügung stehen um zu gewährleisten, dass dies korrekt erfolgen kann. Das Updateprogramm prüft vor dem Einspielen, ob diese Voraussetzung auf dem System gegeben ist. Sind noch Benutzer angemeldet bzw. nicht alle Schnittstellen beendet, wird in einem Auswahlfenster darauf hingewiesen. REIHENFOLGE Die Anzeige der zur Verarbeitung bereitstehenden Update-Dateien erfolgt jetzt nach Datum/Uhrzeit absteigend. Das Verarbeiten ist auch nur in dieser Reihenfolge möglich. Datenversorgungen werden dabei vor Programmupdates angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 14

5 ALLGEMEIN SCHNITTSTELLEN AUTOMEDIA Die Automedia Schnittstelle wurde überarbeitet. Es kann jetzt vom Anwender ein eigenes Zeitintervall für die Übertragung hinterlegt werden. Nach dem Update beträgt das Intervall 10 Minuten, so wie bisher. ÄNDERUNG ZEITINTERVALL Soll das Zeitintervall geändert werden, ist das Root-Passwort des Servers erforderlich, da das COMM- Modul neu gestartet werden muss. BMW GROUP MIS Die MIS Ausgabe wurde um die folgenden 2 Punkte erweitert und die Ablaufbeschreibung entsprechend angepasst (siehe hier). Weiterhin ist das Fehlerhandling in der Ausgabe verbessert worden. AUSGABE ZEITRAUM Es ist nun möglich Daten für einen selbst gewählten Zeitraum auszugeben. KUNDENGRUPPE 4. EBENE Bei der Ausgabe können nun Rechnungen von 4. Ebene Kunden gekennzeichnet werden, wenn die Kundengruppen in der Schnittstelle hinterlegt sind. DIVERSE HERSTELLER TEILEUPDATE Das Teileupdate für einige Hersteller wurde dahingehend überarbeitet, dass es nun für den Anwender selber möglich ist Herstellerdaten im trans/ Verzeichnis des FORMEL 1 Servers abzulegen und damit dann den Originalteilestamm zu aktualisieren. Das weitere Vorgehen zum Aktualisieren des eigenen Teilestamms bleibt wie bisher bestehen. DATEI VORBLENDUNG FORMEL 1 prüft bei der Auswahl, ob eine für den Hersteller entsprechende Datei im trans/ Verzeichnis vorhanden ist und blendet diese, wenn vorhanden, vor. Die Prüfung erfolgt auf den Dateinamen bzw. den Beginn des Namens diese Hersteller sind mit * gekennzeichnet. Die Datei darf nicht mit *.sic bzw. *.save enden. Alternativ kann die Datei auch über die Dateiauswahl von F1 evolution selber ausgewählt werden. DATEINAME Der Dateiname ist nur für die Vorbelegung von Bedeutung und kann abweichend zu den nachfolgend aufgeführten Namen sein, z. B. wenn der Hersteller seine Datenversorgung umstellt. Es ist dann die entsprechende Datei auszuwählen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 14

6 HYUNDAI Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Hyundai lautet: HYTEILE.txt. IVECO* Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Iveco lautet: preist_*. JAGUAR Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Jaguar lautet: UNIPRICE. LANDROVER* Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Landrover lautet: FR20_MASTER_*. ROVER Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Rover lautet: MGR.FR20Master. MAN Der Dateiname für die Originalpreisdaten von MAN lautet: MVD162. KÄSSBOHRER* Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Kässbohrer lautet: ZVPPRB52_*. FIAT Der Dateiname für die Originalpreisdaten von FIAT lautet: TARIF300. HONDA Der Dateiname für die Originalpreisdaten von Honda lautet: X1CZR.ASC. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 14

7 FINANZBUCHHALTUNG DATEV KONTENBEZEICHNUNGEN IMPORTIEREN Über den Menüpunkt DATEV Ausgabe Kontenbezeichnungen aktualisieren ist es nun möglich Kontenbezeichnungen aus DATEV zu importieren diese sind da zuerst zu exportieren. Mit der Auswahl Kontenbezeichnungen aktualisieren startet der Import der Bezeichnungen. Dabei sind folgende Voraussetzungen erforderlich: 1. Die Datei muss der Namensgebung KTOXX.txt, z. B. KTO02.txt, entsprechen a. KTO ist das Kennzeichen für die Datei Kontenimport. b. XX Firmennummer FORMEL 1. c..txt Dateiformat. 2. Die Datei muss in dem Verzeichnis trans/datev/ vorhanden sein. 3. Als Ausgabeformat in DATEV ist das Standardformat für den Kontenexport zu wählen. Die Verarbeitung der Datei wird entsprechend protokolliert. Dabei sind die folgenden Meldungen möglich: Keine Datei gefunden. X von Y Datensätze der Datei wurden verarbeitet. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 14

8 FORMEL 1 EVOLUTION ALLGEMEIN KASSE Für die unterschiedlichen Bestandstypen der Kasse kann nun hinterlegt werden, ob die Kassenschublade sich beim Bezahlvorgang öffnen soll oder nicht. Über den Parameter Schublade öffnen in dem Menüpunkt Kasse Bestandstypen kann das Verhalten pro Bestandstyp festgelegt werden. Nach dem Update ist der Parameter bei allen Bestandstypen gesetzt, so dass das Verhalten wie vor dem Update ist. KUNDEN- / FAHRZEUGAKTE In der Kunden- bzw. Fahrzeugakte wird der zuletzt verwendete Speicherpfad der jeweiligen Akte als Vorschlagswert angezeigt, wenn erneut Dokumente in der Akte gespeichert werden diese gilt solange bis das jeweilige Programm geschlossen wird. PPL AUSGABE Das PPL-Protokoll ist jetzt in den Auswertungen verfügbar. Der Zugriff erfolgt über Tagesabschluss Auswertungen und dann die Auswahl PPL-Protokoll. BERECHTIGUNGSSYSTEM Das Berechtigungssystem wurde um die folgenden Rechte erweitert: Löschen Inventur. Übernehmen Inventur. NACHARBEIT Diese beiden Rechte sind den entsprechenden Rechtegruppen bzw. den Mitarbeitern zuzuordnen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 14

9 STAMMDATEN FAHRZEUGSTAMM ANGEBOTSLISTE VORFÜHRFAHRZEUGE Die Angebotsliste wurde um die folgenden Felder erweitert: KM-Stand. Erstzulassung. ANGEBOTSLISTE NEUFAHRZEUGE Bei der Selektion nach dem Feld Status eigen konnte es unter Umständen zu einem fehlerhaften Ergebnis kommen dies ist nun behoben. KUNDENSTAMM REPORT UMSATZSTATISTIK Die Kundenlisten wurden um den Report Umsatzstatistik erweitert. Es können damit die Werte aus dem Register Statistik pro Kunde ausgegeben werden. TEILESTAMM HERSTELLER KIA Es wird der Ersetzungscode des Ersatzteils im Herstellerbereich des Teilestamms angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 14

10 FORMEL 1 EVOLUTION DOCUMENTS INTEGRATION Über den Webservice von F1 evo Documents ist es nun möglich auch in FORMEL 1 evolution eine Suche im Archiv durchzuführen. AUFBAU SUCHMASKE Beim ersten Start von FORMEL 1 evolution werden die Dokumentarten über den Webservice abgefragt und die Einträge dann dynamisch generiert diese Übersicht kann also bei jedem Kunden unterschiedlich sein je nachdem welche Dokumentenarten angelegt sind. Der Aufruf der zur Verfügung stehenden Dokumentenarten erfolgt in der MDI über die Auswahl Archivierung und dann der entsprechenden Art. Es öffnet sich dann eine weitere Maske mit den Suchfeldern, die zur Verfügung stehen diese Maske wird ebenfalls dynamisch durch eine Abfrage an FORMEL 1 evolution Documents generiert. Bsp.: Ansicht nach Auswahl Werkstattauftrag BERECHTIGUNGEN PRO BENUTZER Ab der Version ist es möglich unter Systemmanagement Benutzerverwaltung über den Button Archivuser pro FORMEL 1 Benutzer den entsprechenden Benutzer aus F1 evo Documents zu hinterlegen. Ist hier ein Benutzer hinterlegt, dann werden bei einer Anfrage an die dort hinterlegten Rechte geprüft sind diese vorhanden wird das Dokument angezeigt, wenn nicht erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung. Über Archiv sperren können einzelne Mitarbeiter für den Archivzugriff gesperrt werden. ARCHIV VERBINDUNGSDATEN Sind für den Benutzer keine Berechtigungen hinterlegt, dann greifen die Rechte des Standard Archiv Benutzers Benutzername und Kennwort sind unter Systemmanagement Diverse Parameter zu hinterlegen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 14

11 BERECHTIGUNGEN FÜR SUCHE Die Prüfung der Berechtigung für ein Dokument erfolgt erst bei der eigentlichen Suche sollte ein Benutzer für ein Dokument keine Berechtigungen in F1 evo Documents besitzen, bekommt er bei der Abfrage in FORMEL 1 eine entsprechende Hinweismeldung. PILOTIERUNG AUFTRAGSBEARBEITUNG FAHRZEUGHANDEL Die hier aufgeführten Änderungen betreffen nur die Kunden, die an der Pilotierung der Auftragsbearbeitung Fahrzeughandel teilnehmen. POSITIONSERFASSUNG TEXTE Das Register Texte wurde überarbeitet. Hier können Texte für den Auftrag erfasst werden. Dabei kann gesteuert werden auf welchen Belegarten der Andruck des Textes erfolgen soll. Dabei stehen zur Verfügung: Auf Rechnung. Auf Lieferschein. Auf Greiferschein. Auf Auftragsbestätigung. Zusätzlich besteht noch die Möglichkeit einen Text als Schlusstext zu kennzeichnen dieser wird dann als letzte Position auf der Rechnung angedruckt. NEUANLAGE Bei der Neuerfassung eines Textes kann dieser mehrzeilig erfasst werden. Neben der Möglichkeit eigene Texte zu erfassen, besteht hier auch Zugriff auf sogenannte Textblöcke. Nach der Auswahl eines Textblocks wird dieser sofort in das Bearbeitungsfeld übernommen und kann auch noch geändert werden weiterhin kann festgelegt werden, auf welchen Belegarten der Andruck erfolgen soll. Mit Speichern bzw. F11 wird der Text in den Auftrag übernommen bei einem mehrzeiligen Text werden daraus einzelne Positionszeilen. EIGENER TEXT Mit der Auswahl eigener Text wird das Bearbeitungsfeld gelöscht und ein eigener Text kann erfasst werden alternativ kann ein bestehender Text während der Bearbeitung auch mit Strg+A markiert und über ENTF gelöscht werden. ÄNDERN Ein nachträgliches Ändern ist nur zeilenweise möglich, da mehrzeilige Texte beim Speichern in einzelne Positionszeilen aufgeteilt werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 14

12 MEHRFACHERFASSUNG Mit Rechtsklick auf die ausgewählten Positionen und der Auswahl Mehrfacherfassung wird der Reiter Mehrfacherfassung aktiv. Es entfällt somit die Notwendigkeit einen prozentualen Rabatt pro Position zu vergeben. Es können hier für die gewählten Positionen die folgenden Werte erfasst werden: Rabatt in EUR oder %. Erlösgruppe. Mit der Auswahl Speichern werden die erfassten Werte in die ausgewählten Positionen gespeichert. Der Vorgang kann über Abbrechen beendet werden, so dass keine Änderungen erfolgen. RABATT LÖSCHEN Weiterhin besteht die Möglichkeit über die Auswahl Rabatt löschen einen bereits gespeicherten Rabatt für die ausgewählten Positionen wieder auf EUR 0,00 zu setzen. TECHNISCHER HINWEIS Die Funktion Mehrfacherfassung steht aus technischen Gründen erst ab der BBj Version zur Verfügung. DRUCKCENTER Die Druckmaske von FORMEL 1 evolution unterteilt sich in die 3 Reiter: Druckcenter. Druckverlauf. Ist-Aufteilung. Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 14

13 DRUCKCENTER Das Druckcenter bietet die folgenden Möglichkeiten: Ausdruck eines Dokumententyps. Gleichzeitiger Druck mehrerer Dokumententypen. Ausdruck einer Rechnungskopie. Anzeige des Druckverlaufs. DRUCKVERLAUF Über den Reiter Druckverlauf kann genau nachvollzogen werden, wann welcher Benutzer welchen Dokumententyp für einen Auftrag gedruckt hat. Die Sortierung der Dokumente erfolgt chronologisch, so dass sich die neuesten Dokumente oben befinden. Das Feld Benutzer entspricht dem Kurznamen des FORMEL 1 Benutzers, der an der MDI zu dem Zeitpunkt des Drucks angemeldet war. Beispielansicht für Druckverlauf DATENNUTZUNGSERKLÄRUNG Gedruckte Datennutzungserklärungen werden hier nicht dargestellt, da sie keinen direkten Bezug zu einem Auftrag haben. Sie stehen im Druckcenter als Dokumententyp zur Verfügung dies ist aber nur eine Prozessunterstützung. IST-AUFTEILUNG Dieses Registers wird erst mit der Aktivierung der Werkstattabwicklung in einer späteren Version aktiv. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 13 von 14

14 FORMEL 1 EVOLUTION AUFTRAGSBEARBEITUNG FAHRZEUGHANDEL ALLGEMEIN Mit großer Freude können wir Ihnen heute mitteilen, dass das neue FORMEL 1 evolution Modul - Fahrzeughandel mit diesem Release zur Verfügung steht, wobei dieser - vorerst - inaktiv bleibt. Das ist insofern wichtig, da wir Sie auf diesen bedeutenden Schritt vorbereiten möchten. Voraussetzung für das neue Release ist natürlich die Version mit dem neuen Fahrzeugstamm und der neuen Benutzerverwaltung, welche eingespielt und aktiviert sein muss. Weiter möchten wir Ihnen dringend dazu raten, eine der unten aufgeführten Schulungsmaßnahmen zu besuchen, damit Sie für diesen bedeutenden Schritt gewappnet sind. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, aktivieren wir den neuen Fahrzeughandel, jedoch spätestens mit dem nächsten großen Release im Frühjahr SCHULUNGSANGEBOT Damit wir Sie optimal begleiten können, bieten wir Ihnen 3 Möglichkeiten einer Schulungsmaßnahme an: Webinar. Sammelschulung. Vor Ort Schulung. Bitte senden Sie das ausgefüllte Anmeldeformular von Ihnen unterzeichnet per Fax an oder per an [email protected]. Sollten Sie sich für das Webinar entschieden haben, so erhalten Sie eine Woche vor dem Schulungstermin eine Einladung und Ihre Zugangsdaten für die WEBEX-Session. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr Team der CARDIS Reynolds GmbH Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 14 von 14