Die neue Gäste- und Partnerverwaltung an der TU Darmstadt Papieranträge einfach elektronisch Verarbeiten
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- Babette Fleischer
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1 Die neue Gäste- und Partnerverwaltung an der TU Darmstadt Papieranträge einfach elektronisch Verarbeiten Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 1
2 Ablauf Grundsätzliches zum IDM-Systems an der TU Darmstadt Rahmenbedingungen für die Gäste und Partner Prozess des bisherigen Verfahrens Ecken und Kanten des bisherigen Verfahrens Prozess des neuen Verfahrens Live-Demo des Systems Fazit Ausblick Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 2
3 Grundsätzliches zum IDM der TU Darmstadt Identity Manager von NetIQ Datenspeicher: edirectory Frontend Eigenentwicklung Ein Account (TU-ID) pro Person 3 Quellsysteme für Personendaten Personalverwaltung Studierendenverwaltung Gäste- und Partnersystem Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 3
4 Rahmenbedingungen für das Gästeund Partnersystem Nicht über Personal- oder Studierendenverwaltung gelieferte Personengruppen, die Account benötigen Beteiligte: Ansprechpartner, Gast und HRZ-Bedienstete Beantragung durch Bedienstete möglich Schriftliche Einwilligung zur Datenverarbeitung durch den Gast Datenspeicher: edirectory Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 4
5 Prozess des bisherigen Verfahrens aus Nutzersicht TU Prof. X Klaus TU Prof. X / Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 5
6 Prozess des bisherigen Verfahrens aus Sicht des HRZ Info Gast + Rückfrage automatisch Prüfen: vollständig?, valide? Anlegen abtippen Suche neuen Gast abtippen Aktivierungsschreiben Klaus kann sich aktivieren Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 6
7 Ecken und Kanten des bisherigen Verfahrens Lesbarkeit der Anträge Informationen unvollständig Tippfehler beim Erstellen Umständliche Verlängerung Doppelt abgegebene Formulare Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 7
8 Prozess des neuen Verfahrens aus Nutzersicht TU Prof. X Alt TU Prof. X Klaus TU Prof. X Klaus / Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 8
9 Prozess des neuen Verfahrens aus Sicht des HRZ Hjdfhy.dfh? Alt Info Gast + Rückfrage automatisch Prüfen: vollständig?, valide? Anlegen abtippen Suche neuen Gast abtippen Aktivierungsschreiben Prüfen (korrektes Einlesen) Anlegen scannen automatisch Feedback, Aktivierungsschreiben ja/nein Info Gast + Generiere Schreiben für alle neuen Gäste Klaus Klaus kann sich aktivieren Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 9
10 Demo Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 10
11 Vorteile des neuen Systems für unsere Kunden Manager sieht seine Gäste Verlängerungen vereinfacht, keine Doppeltarbeit wegen veraltetem Formular Nur 1 Unterschrift Automatische Validierung der Angaben -> schnellere Bearbeitung da seltener Rückfragen Bessere Lesbarkeit für HRZ -> schnellere Bearbeitung Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 11
12 Vorteile des neuen Systems für das HRZ Schnellere Bearbeitung Weniger Rückfragen Self-Service statt Anfrage nach Formular Vermeidet Tippfehler mit aufwendiger Korrektur Keine veralteten Formulare -Adresse des Gastes ist gültig Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 12
13 Ausblick Kontaktperson kann Daten der Gäste bearbeiten Versand der Anschreiben zur Aktivierung automatisieren Werbung machen und nur noch neue Anträge annehmen Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 13
14 Geschafft! Fragen / Anmerkungen? Kontaktdaten Mathias Frohna mathias.frohna@hrz.tu-darmstadt.de Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 14
15 Ansicht Ansprechpartner - Übersicht Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 15
16 Ansicht Ansprechpartner - Beantragen Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 16
17 Generierter Antrag Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 17
18 Ansicht HRZ Code scannen Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 18
19 Ansicht HRZ - Validierung Hochschulrechenzentrum ZKI Verzeichnisdienste Mathias Frohna 19
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