Leitfaden zur Erstellung und Abgabe barrierefreier PDF-Dateien

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1 Stand: September 2016 Leitfaden zur Erstellung und Abgabe barrierefreier PDF-Dateien Gesetzliche Vorgaben... 2 Anforderungen des BMUB zur Barrierefreiheit... 2 Hintergrund: Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente... 3 Einreichung von barrierefreien Forschungsberichten... 4 Prüfung auf Barrierefreiheit... 7 Wo erhalte ich weitere Informationen? von 10

2 Gesetzliche Vorgaben Warum muss ein PDF-Dokument barrierefrei sein? Ein PDF-Dokument soll für alle gleichermaßen zugänglich sein, so dass auch Nutzer mit Behinderungen (z. B. blinde, sehbehinderte, gehörlose, schwerhörige oder motorisch beeinträchtigte Menschen oder auch Menschen mit Lernbehinderungen) diese elektronischen Inhalte und Informationen uneingeschränkt nutzen können. Dies gilt neben den Internetseiten in gleichem Maße auch für das meistverbreitete Dateiformat PDF. Welche Bestimmungen gelten für barrierefreie PDFs? Gemäß 11 Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) sind Träger öffentlicher Gewalt dazu verpflichtet, ihre informationstechnischen Angebote barrierefrei zu gestalten. Die Angebote müssen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sein. Dazu gehören auch PDF-Dokumente, unabhängig ihres Umfangs oder ihrer Gestaltung. Technische Details regelt in Deutschland die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung des Bundes, kurz BITV 2.0. Standards zur Barrierefreiheit Warum wird der PDF/UA-Standard angewendet? In der BITV 2.0 sind die Anforderungen für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente nicht detailliert geregelt. Um für die Veröffentlichungen im PDF-Format einheitliche und vergleichbare Ergebnisse zu erzielen, ist die Norm DIN ISO PDF/UA anzuwenden. Das ist der offizielle Standard für barrierefreie PDF-Dokumente, der unter anderem vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) empfohlen wird. Gilt der PDF/UA-Standard für alle PDFs? Ja, sobald die Datei im Internet veröffentlicht werden soll. Der PDF/UA-Standard ist also immer anzuwenden, wenn ein PDF-Dokument unabhängig vom Autor und Herausgeber in einem Internetangebot des Ministeriums erscheinen soll, der Öffentlichkeit zugängig gemacht oder verteilt wird. Zu PDF-Veröffentlichungen zählen neben Broschüren, Faltblättern und Postern auch jegliche Form von Berichten, Gutachten, Studien, Dokumentationen, technische Anleitungen und Vergleichbares. 2 von 10

3 Hinweise zur Erstellung barrierefreier PDFs Wie aufwändig ist die Erstellung eines barrierefreien PDF? Ein barrierefreies PDF-Dokument erleichtert es dem Nutzer mit verständlicher Sprache und einem konsistenten Aufbau, die dargebotenen Inhalte intuitiv zu erfassen. Eine saubere Gliederungsstruktur und die richtige Verwendung von Formatvorlagen sind Grundvoraussetzung für jede Dokumenterstellung. Durch die fachgerechte Arbeitsweise bei Einsatz der gängigen Autorenwerkzeuge wie z. B. Microsoft Office / Word können diese Grundbedingungen bereits bei der Erstellung der Originaldokumente ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand erfüllt werden. Je nach Art und Umfang der Inhalte kann es hingegen relativ aufwändig sein, eine Veröffentlichung mit komplexen Strukturen, umfangreichen Tabellen, Fußnoten, Grafiken oder Formeln durchgängig barrierefrei zu erstellen. Es sind dafür neben konzeptionellen Vorüberlegungen verschiedene manuelle Arbeitsschritte notwendig, die sich teilweise durch den Einsatz von Softwareanwendungen vereinfachen lassen. Besteht seitens des Erstellers keine oder nur wenig Erfahrung, sind für die technische Umsetzung des Endproduktes nicht nur ausreichend Zeit und Aufwand, sondern ggf. auch zusätzliche Kosten für Schulung o. ä. einzuplanen. Alternativ ist ein entsprechend erfahrener Dienstleister mit der Aufgabe der barrierefreien Erstellung zu betrauen. Was benötige ich, um ein barrierefreies PDF zu erstellen? Um die Anforderungen der Barrierefreiheit nach BITV 2.0 bestmöglich erfüllen zu können, ist das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat Pro XI (oder aktuellere Version) erforderlich. Dies sorgt für die Prüfung, Nachbearbeitung und Konvertierung aus den Ausgangsformaten wie. z. B. Microsoft Office Word oder auch Adobe Indesign. Auch bei den Autorenwerkzeugen sind möglichst neue Versionen zu nutzen Word ab 2013, InDesign ab CS 6 -, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Zur Qualitätssicherung wird eine Prüfsoftware benötigt. Neben der in Acrobat integrierten, oberflächlichen Prüfsoftware ist hier als einschlägige Lösung der kostenfreie PDF Accessibility Checker 2.0 zu empfehlen. Neben der geeigneten Software sind für die Bearbeitung barrierefreier Dokumente entsprechende technische Vorkenntnisse, Genauigkeit sowie eine gewisse Ausdauer von Vorteil. 3 von 10

4 Wie lässt sich ein barrierefreies PDF am einfachsten erstellen? Einstellungen für die Barrierefreiheit werden idealerweise direkt im Ausgangsdokument z. B. in Word oder InDesign vorgenommen, bevor es in das PDF-Format konvertiert wird. Die konsequente Verwendung sinnvoller Formatvorlagen sowie in Word vorhandener Funktionen zur Erstellung von Tabellen, Listen oder Fußnoten reduziert die anschließende Nachbearbeitung im PDF auf ein Minimum. Auch spielt die Kombination der eingesetzten Anwendungen eine wichtige Rolle. Gute Ergebnisse lassen sich erzielen mit Word ab Version 2013 in Kombination mit dem Acrobat Pro XI oder DC. Welche zusätzlichen Hilfsmittel gibt es? Deutlich erleichtert wird die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente durch folgende kostenpflichtige Programme für Autorenwerkzeuge: Erstellung und Konvertierung aus Microsoft Word: axespdf for Word Erstellung Konvertierung aus Adobe InDesign: Plugin MadeToTag Nachbearbeitung des PDF: axespdf Quickfix Diese Anwendungen fangen gängige Software-Fehler von Word, InDesign und Acrobat auf und erstellen bei ordnungsgemäßer Verwendung eine saubere PDF/UA-Tagstruktur, bei der es idealerweise keinerlei Nachbearbeitung im PDF bedarf. Hinweise zur Beschaffenheit barrierefreier PDFs Was ist bei der Abgabe eines barrierefreien PDFs zu beachten? Es ist sicherzustellen, dass das erstellte PDF-Dokument für Menschen mit verschiedenen Behinderungen zugänglich ist. Es werden daher nur Dokumente abgenommen, die die Anforderungen der jeweils gültigen Fassungen der BITV 2.0 im Allgemeinen und der Norm DIN ISO (PDF/UA) im Speziellen erfüllen. Um die Zugänglichkeit der gelieferten PDF-Dokumente nachzuweisen, sind Prüfberichte einzureichen, die mit den jeweils aktuellsten Versionen des PDF Accessibility Checker (PAC 2.0) sowie der vollständigen Prüfung von Adobe Acrobat Pro XI bzw. Acrobat DC erzeugt wurden. Die gelieferten Dokumente werden durch einen externen Dienstleister eingehend technisch und manuell geprüft. 4 von 10

5 Welche formalen Bedingungen muss das PDF-Dokument erfüllen? Die Zulieferer sind verpflichtet, ihre Dokumente in folgender Form einzureichen und dies ggf. zu erklären. 1. Es muss ein PDF ohne Kennwort- oder Bearbeitungsschutz eingereicht werden. 2. Ein eingereichtes PDF-Dokument sollte möglichst nicht aus mehreren selbstständigen Publikationen bzw. Unterberichten bestehen. Liegen zu einem Vorgang bzw. Vorhaben mehrere zusammenhängende Dokumente vor, sollten diese als einzelne PDF-Dateien aufbereitet werden. 3. Idealerweise soll die Größe einer PDF-Datei 10 MB nicht überschreiten. 4. In den Metadaten des PDF muss der sprechende (ggf. sinnvoll verkürzte) Titel der Publikation bzw. des Vorhabens als Dokumenttitel hinterlegt sein. Speziell für Forschungsberichte z. B. Schlussbericht: [Name des Vorhabens]; das Forschungskennzeichen (FKZ) gehört nicht in den Dokumenttitel. 5. Die verwendete Haupt-Dokumentsprache muss in den Metadaten angegeben sein. 6. Grafiken müssen mit sinnvollen Alternativtexten versehen sein. Textalternativen müssen sowohl zu inhaltsrelevanten Abbildungen als auch Formeln geliefert werden. Vom Zulieferer ist eine Erklärung abzugeben, dass das vorliegende Dokument sinnvolle und fachlich korrekte Alternativtexte enthält. 7. Das PDF muss eine saubere, standardkonforme Tagstruktur für alle wichtigen Inhalte enthalten. Dieser letzte Punkt wird durch die technische Prüfung verifiziert (s. folgender Abschnitt Anforderungen an die Dokumentstruktur sowie Wie werden PDFs auf ihre Barrierefreiheit hin geprüft? ). Welches sind die wichtigsten Barrierefreiheits-Anforderungen? Es sind die Anforderungen zur Barrierefreiheit nach dem PDF/UA-Standard vollständig zu erfüllen. Damit sind die Vorgaben der BITV 2.0 umgesetzt. Zu den Anforderungen gehören unter anderem: Anforderungen an die Dokumentstruktur Das Dokument verfügt über einen Strukturbaum mit semantischen Informationen (Tags). Es sind nach Möglichkeit die in ISO (PDF) definierten Standard-Tags zu verwenden, u. a. für Absätze, Überschriften, Listen, Links, Bilder, Tabellen und Fußnoten. 5 von 10

6 Nicht-Standard-Tags sind funktionell ähnlichen Standard-Tags zuzuordnen (Rollenzuordnung). Artefakte und nicht aussagekräftige Inhalte (z. B. Seitenzahlen, Kopf- / Fußzeilen und Schmuckbilder) sind nicht Bestandteil des Tag-Baums. Die Tags liegen in einer logischen Lesereihenfolge vor. Es sind ausschließlich Schriftarten zu verwenden, die dem Unicode-Standard entsprechen. Anforderungen an die Wahrnehmbarkeit Aussagekräftige Grafiken und Abbildungen sind mit einem beschreibenden Alternativtext auszustatten. Diese Alternativtexte sind mit der Auftraggeberin abzustimmen; es ist von mindestens einem Korrekturgang auszugehen. Formeln sind mit Alternativtext in ASCII-Mathematikschrift oder LaTeX-Schreibweise auszustatten Das Dokument enthält durchsuchbaren Text (also kein eingescanntes Textbild) Schriftgrafiken sind zu vermeiden. Werden sie trotzdem verwendet, sind die Inhalte im Alternativtext bzw. Originaltext wiederzugeben. Die Kontrastverhältnisse für Texte und Schriftgrafiken sind gemäß BITV einzuhalten. Farbe ist nicht als einziges Mittel zu verwenden, um Informationen zu vermitteln oder eine Reaktion zu veranlassen (z. B. Links). Veränderbare Textgröße ist gemäß BITV zu ermöglichen. Die Reihenfolge im Umfließen erfolgt auf Basis der Tag-Reihenfolge im Tag-Strukturbaum. Anforderung an die Bedienbarkeit Links sind aktiviert und korrekt verknüpft. Ziel und Zweck eines Links ist aus dem Linktext oder dem Alternativtext ersichtlich. Überschriften, Abbildungen, Listen und Tabellen sind zu kennzeichnen. Überschriften werden im Tag-Baum in hierarchisch korrekter Weise repräsentiert. Bei Dokumenten mit Gliederung ist der Dokumenttitel auf der Titelseite als Absatz auszuzeichnen nicht als Bestandteil der Überschriftenhierarchie. In Tabellen sind die Überschriftenzellen sowie ihr Bezug zu Zeile oder Spalte zu kennzeichnen. Die Tabulator-Reihenfolge ist festzulegen. Bei längeren Dokumenten ist ein verknüpftes Inhaltsverzeichnis anzulegen. Es sind Lesezeichen anzulegen, die sich an der Überschriftenstruktur orientieren. Formularfelder (sofern vorhanden) sind barrierefrei. 6 von 10

7 Anforderungen an die Verständlichkeit Meta-Informationen und ein aussagekräftiger Dokumenttitel (inklusive Anzeige als Fenstertitel) sind vorhanden. Texte sind lesbar und verständlich zu gestalten. Links sind verständlich oder haben einen verständlichen Alternativtext. Die vorherrschend verwendete natürliche Sprache ist anzugeben, Sprachwechsel auf Absatzebene sind zu kennzeichnen. Abkürzungen und Akronyme verfügen über einen erklärenden Alternativtext. Folgende zusätzliche Eigenschaften sind wünschenswert Silbentrennung: keine harten Trennstriche Sprachwechsel auf Wortebene Barrierefreie Fußnoten-Lösungen Welche Ausnahmen gelten für Forschungsberichte? Um bei den oft sehr komplexen Berichtsdokumenten der Forschungsberichte Aufwand für Abstimmung und Korrektur zu begrenzen, wurden für komplexe Berichte einige Anforderungen gelockert. Für die Forschungsdatenbank gilt somit der leicht verminderte Anspruch der Barrierearmut. Ausschlaggebend für die Bewertung der Forschungsberichte ist die technische Prüfung durch das kostenfrei erhältliche Tool PDF Accessibility Checker 2.0. Ein komplexer Bericht wird demnach als barrierearm freigegeben, obwohl: - Komplexe Formeln nicht als solche ausgezeichnet sind, keine sprechenden Alternativtexte haben oder mit nicht maschinenlesbaren UNICODE-Zeichen gestaltet wurden - Links keine Alternativtexte tragen - Fußnoten nicht standardkonform getaggt und nicht in der logischen Lesereihenfolge eingeordnet sind Hinweise zur Prüfung auf Barrierefreiheit Nach welchen Regeln erfolgt die Prüfung? Für die Barrierefreiheit gelten die Prüfkriterien des Matterhorn-Protokolls. Das Dokument beschreibt alle Barrierefreiheitsanforderungen für PDFs in Form von 136 Fehlerbedingungen. 89 dieser Fehlerbedingungen können durch ein Programm (PAC 2.0) geprüft werden, die 7 von 10

8 übrigen 47 Fehlerbedingungen erfordern die interaktive Bewertung durch einen menschlichen Prüfer. Mit diesen kostenfreien Hilfsmitteln lässt sich prüfen, ob das PDF-Dokument barrierefrei ist: Technische Prüfung mit PAC 2.0 (PDF Accessibility Checker) Manuelle Prüfung unterstützt durch das Acrobat-Plugin callas pdfgohtml bzw. VIPPDF-Reader (Umfließen) ggf. zusätzliche Prüfung mit dem Screenreader NVDA Wie erfolgt die technische Prüfung? Der PDF Accessibility Checker (PAC 2.0) kann kostenlos heruntergeladen und auf dem Rechner installiert werden. Aktuell ist der kostenlose Checker lediglich in englischer Sprache verfügbar. Eine ausführliche Bedienungsanleitung in deutscher Sprache ist unter folgendem Link verfügbar: (insbesondere Seiten 1-4) Wann gilt die technische Prüfung als bestanden? Die PDF-Dokumente müssen die technische Prüfung mit dem kostenlosen Prüfprogramm PAC 2.0 in allen Punkten bestehen. Dies ist erfüllt, wenn alle technisch überprüften Prüfkriterien mit einem grünen Häkchen als bestanden markiert sind. Es gibt drei Prüfbereiche im PAC 2.0, die durch Symbole gekennzeichnet sind: PDF / UA >> Grundlegende Anforderungen wie Format, Sprache, Schriften Logical Structure >> Logische Struktur-Tags und Alternativtexte Metadata and Settings >> barrierefreie Dokumenteinstellungen. Gibt der PAC 2.0 bei einer Prüfung das folgende Ergebnis aus, ist das PDF-Dokument technisch betrachtet barrierefrei nach dem PDF/UA-Standard. Ausnahmeregelungen: Die technische Prüfung durch PAC 2.0 gilt gemäß dieses Leitfadens auch als bestanden, wenn bestimmte strengere Kriterien des PDF/UA-Standards nicht erfüllt sind. 8 von 10

9 Folgende Fehlermeldungen können im Zweifel als nachrangig betrachtet werden: ID entry in Note structure elements missing (entfällt voraussichtlich in der nächsten Version des PDF/UA-Standards 2.0) Alternative description for annotations (wird voraussichtlich in der nächsten Version des PDF/UA-Standards 2.0 zu Warnung umgewandelt) PDF/UA Identifier missing. >> Eine technische Markierung für Software, dass das Dokument den PDF/UA Standard erfüllt und somit mit UA-konformen technischen Hilfsmitteln (wie z. B. Bildschirmlesegeräte für Blinde zugänglich ist) Wichtig: Dieser Punkt darf nur grün, erfüllt sein, wenn alle anderen Punkte mit Ausnahme der zwei genannten grün sind. Wie erfolgt die manuelle Prüfung? Die ausschlaggebenden Kriterien die Barrierefreiheit von Dokumenten sind logischsemantischer Natur (im Gegensatz zu den syntaktischen Kriterien, die im technischen Teil der Prüfung verifiziert werden). Beispiele sind die Überprüfung der Datei auf Sinnvolle, aussagekräftige Alternativtexte, korrekt gesetzte Sprachauszeichnungen, die semantisch sinnvolle Verwendung Tags, die dem jeweiligen Inhalt entsprechen. sowie insbesondere die logische Lesereihenfolge der Tags. Dieser Teil der Prüfung erfolgt manuell durch einen menschlichen Prüfer und ist aufgrund seiner inhaltlichen Detailtiefe relativ aufwändig. Unterstützt wird die prüfende Stelle durch kostenfreie Software wie PAC 2.0, das Acrobat-Plugin callas pdfgohtml, den VIP PDF- Reader sowie gegebenenfalls den Screenreader NVDA. Wo erhalte ich weitere Informationen? Zu Standards der Barrierefreiheit PDF Association. PDF/UA kompakt: Prüfkriterien: Matterhorn Protokoll Programme mit PDF/UA-Unterstützung: (englischsprachige Liste) 9 von 10

10 Beispiele: Standardkonforme Referenzdokumente der PDF Association: (englischsprachig) Aktuelle Informationen über PDF/UA: PDF/UA- Competence Center der PDF Association: Programme und Hilfsmittel VIP PDF Reader: PDF go HTML: Produktinformation axespdf for Word: Produktinformation MadeToTag: 10 von 10