Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld Nr /16

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1 TOP Vorlage des Oberbürgermeisters der Stadt Krefeld Nr /16 öffentlich Datum Anlage-Nr. FB/Geschäftszeichen: - 10/01 - Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Verwaltung, Vergabe, Ordnung und Sicherheit Betreff E-Government und E-Payment - Antrag der CDU-Fraktion vom Beschlussentwurf: Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen. Unmittelbare finanzielle Auswirkungen ja X nein Finanzielle Auswirkungen und Begründung auf den Folgeseiten

2 Begründung Seite 1 Finanzielle Auswirkungen Vorlage-Nr /16 Die unmittelbaren finanziellen Auswirkungen des Beschlusses sind im Haushaltsplan berücksichtigt: ja nein Innenauftrag: Kostenart: PSP-Element: Nach Durchführung der Maßnahme ergeben sich keine Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft: Personalkosten Sachkosten Kapitalkosten (Abschreibungen oder Zinsen) Kosten insgesamt abzüglich - Erträge - Einsparungen 0,00 EUR 0,00 EUR Bemerkungen

3 Begründung Seite 2 Die CDU-Fraktion hat mit Antrag vom (Anlage 1) um Vorlage eines Sachstandsberichtes zu den Themen E-Government und E-Payment gebeten. Die Verwaltung berichtet wie folgt: Die Stadt Krefeld befasst sich etwa seit dem Jahre 2000 mit der Thematik E-Government, erarbeitet in einem kontinuierlichen Prozess im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die hierzu notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen und führt diese sukzessive zum Nutzen der Kundinnen und Kunden der Stadtverwaltung ein. 1. Sachstand bei der Einführung E-Government bei der Stadt Krefeld Die für die Einführung und Nutzung von E-Government erforderliche informationstechnische Infrastruktur wurde in den vergangenen siebzehn Jahren in Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) entwickelt und in das technische Umfeld der Stadt Krefeld integriert. Diese Infrastruktur stellt - ein Dokumentenmanagementsystem - ein Internet-Redaktionssystem - eine Workflow-Komponente für die elektronische Vorgangsbearbeitung - ein Formularangebot mit über 160 Formularen - Signier- und Verschlüsselungsfunktionen - Archivierungsmöglichkeiten - eine virtuelle Poststelle zur rechtsverbindlichen Kommunikation - Unterstützungsmöglichkeiten für den neuen Personalausweis sowie den elektronischen Aufenthaltstitel - elektronische Bezahlmöglichkeiten zur Verfügung. Basierend darauf wurde eine Vielzahl von Online-Diensten für die Bürger- und Unternehmerschaft entwickelt, wie - Anmeldung oder Änderung von Abfallgefäßen - Bescheinigung in Steuersachen - Beschwerdemanagement für die Geschäftsbereiche Planung, Bau und Gebäudemanagement sowie Umwelt, Grünflächen, Sport und Gesundheit und den Fachbereich Zentraler Finanzservice und Liegenschaften - Kontaktformular für die Stadt Krefeld - Meldung für Anbieter und Angebote des Bildungspaketes - Hundesteueran-/abmeldung - Außerbetriebsetzung von Kraftfahrzeugen - Reservierung von KFZ-Wunschkennzeichen - Bestellung von kartographischen Produkten - Suchen, Reservieren und Verlängern von Medien der Mediothek (WebOpac) - Online-Anmeldung zu Seminaren der VHS Krefeld mit Zahlmöglichkeit - Online-Versteigerung von Fundsachen - Online-Auskunft zu Personalausweis- und Passbeantragung - Online-Formular Sparvorschläge zur Bürgerbeteiligung bei der Haushaltskonsolidierung - Online-Terminvereinbarung für die Ausländerbehörde - Urkundenbestellung im Standesamt - Online-Übermittlung von Veranstaltungsvorschlägen - Wohnungsangebot u.v.m.

4 Begründung Seite 3 Diese werden vom jeweiligen Nutzerkreis intensiv in Anspruch genommen. Die Transparenz des Verwaltungshandelns und die Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger sowie der Wirtschaft werden durch die Bereitstellung öffentlicher Datenbestände im Internet verbessert. Dazu stellt die Stadt Krefeld Datenbestände in maschinenlesbarer Form (Open Data) mit dem Ziel zur Verfügung, Anwendungen zu schaffen, die sich dieser Daten bedienen. Diese Anwendungen werden in der Regel von einer externen Programmierergemeinschaft entwickelt, können aber auch in Kooperation mit der Stadtverwaltung entstehen. Die Stadtverwaltung Krefeld stellt ihre öffentlichen Verwaltungsdaten auf einem Gemeinschaftsportal Offene Daten Niederrhein zur Verfügung. 2. Weitere Vorgehensweise für die Einführung von E-Government Der Ausbau des E-Government-Angebotes ist eine Schwerpunktaktivität von grundsätzlicher Bedeutung für die Stadt Krefeld, die in den kommenden Jahren fortgeführt wird. Die Einführung erfolgt modular und wirkungsgradbezogen. Folgende weiteren Einführungsschritte sind vorgesehen: - Durchführung einer Untersuchung zur Zukunftsfähigkeit der vorhandenen E- Government-Infrastruktur bzw. zum erforderlichen Wechsel auf eine andere Systemumgebung durch das KRZN, mit weitreichenden Auswirkungen auf die Verbandskommunen - Prüfung des E-Government-Gesetz des Landes NRW nach dessen Verabschiedung auf seine Auswirkungen und Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen - Digitalisierung des Aktenbestandes zunächst für die Fachbereiche, die für den Rückzug in das sanierte Stadthaus vorgesehen sind im Rahmen eines Projektes. Im Anschluss daran Ausweitung auf die weiteren Organisationseinheiten - Einführung eines elektronischen Vergabeverfahrens (evergabe) auf Grundlage der geltenden EU-Richtlinie 2014/24/EU. Im ersten Schritt werden die elektronische Übermittlung der Bekanntmachung sowie die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen realisiert. Bis spätestens Oktober 2018 wird die vollständig elektronische Unterstützung des Vergabeverfahrens umgesetzt. - Ausbau des mobilen Arbeiten, insbesondere der mobilen Ratsarbeit - Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflow unter Berücksichtigung der EU- Richtlinie, die die elektronische Rechnungsbearbeitung ab 2018 auch für die Kommunen verbindlich regelt - Einsatz eines verwaltungsweiten Druckmanagement zur Reduzierung von Druckkosten - Einsatz intelligenter Formulare/ Ausfüllassistenten - Einführung von Selbstbedienungssystemen im Internet - Fortentwicklung des städtischen Internetangebotes zu einem Transaktionsportal für Bürger- und Unternehmerschaft - Nutzung elektronischer Bezahlmöglichkeiten im Internet (E-Payment) 3. Sachstand zur Einführung digitaler Bezahlsysteme Die Stadtverwaltung bietet elektronischer Bezahlmöglichkeiten bereits in vielen Bereichen an. Auf der Internetseite der Stadt Krefeld ist im Impressum die Bankverbindung der Stadt Krefeld veröffentlicht, die jedermann über das Online-Banking bzw. die Nutzung der

5 Begründung Seite 4 eigenen Bank-App zur mobilen Abwicklung von Zahlungsgeschäften mit der Stadtverwaltung verwenden kann. Auf diese Weise kann jede Zahlung an die Stadt Krefeld in elektronischer Form erfolgen. Darüber hinaus bietet die Stadt Krefeld weitere Möglichkeiten der elektronischen Bezahlung an. EC-Cash Verschiedene Organisationseinheiten der Stadtverwaltung bieten die Möglichkeit zur Zahlung mit EC-Karte vor Ort. Dazu gehören u.a. die Kulturinstitute, die Fachbereiche Stadtmarketing, Finanzen (Vollstreckung), Bürgerservice (Bezirksverwaltungsstellen), Ordnung (Zulassungsstelle), Grünflächen (Friedhöfe), die Volkshochschule und die Mediothek. Zahlungsunterstützung mittels QR-Code Das Aufbringen von Bezahlcodes in Form von QR-Codes auf Bescheide der Stadtverwaltung unterstützt Zahlungspflichtige bei der Abwicklung ihrer Zahlungsgeschäfte. Der QR- Code verschlüsselt neben der Bankverbindung der Stadt Krefeld den Zahlbetrag, Kassenzeichen inklusive Abgabeart und je nach Art des Bescheides weitere Informationen. Bezahlcodes können herstellerseitig von Fachverfahren bereitgestellt werden. Stellen Fachverfahren keine Bezahlcodes zur Verfügung, müssen diese vom KRZN erstellt und in die jeweilige Fachanwendung eingebunden werden. Diese Programmierung ist aufwändig, so dass für hierfür jeweils eine Anmeldung zum Produktentwicklungsplan des KRZN erfolgen muss. Bezahlcodes können von mobilen Geräten gescannt werden. Bei Nutzung einer Banking- App wird beim Scannen des QR-Codes automatisch eine Überweisung ausgefüllt. Der Zahlungspflichtige braucht anschließend nur die Eingaben prüfen und bestätigen. Anhörungsbögen und Bußgeldbescheide der Straßenverkehrsabteilung werden seit Anfang 2015 mit einem aus der Fachanwendung generierten QR-Code versehen, der neben der Bankverbindung und den Kassendaten das KFZ-Kennzeichen übergibt. Online-Bezahlsysteme Voraussetzung für das Angebot von Online-Bezahlmöglichkeiten ist der Abschluss eines Vertrages mit einem Dienstleister für digitale Bezahlsysteme. Dieses Zahlverfahren ist für Kommunen kostenintensiv, da je nach Geschäftsmodell und Anbieter hohe Basisgebühren und/oder Transaktions- und Provisionskosten anfallen. Der Einsatz digitaler Bezahlsysteme ist an den Stellen sinnvoll, an denen Verwaltungsleistungen auch digital abgefordert werden (z. B. Urkundenportal). Hier kann mit Anforderung der Leistung gleichzeitig die Bezahlung erfolgen. Die Stadt Krefeld setzt das Online-Bezahlverfahren giropay ein. Dieses wird bereits seit dem für die Online-Außerbetriebsetzung von KFZ genutzt. Handy-Parken Zur Einführung des Handy-Parkens muss die jeweilige Kommune die Bereitstellung der hierfür erforderlichen informationstechnische Infrastruktur bei einem entsprechenden Betreiber beauftragen. Derzeit bieten fünf Betreiber diese Dienstleistung an. Die hieraus anfallenden Kosten für die Stadtverwaltung können noch nicht beziffert werden. Der Parkende schließt zum Handy-Parken einen Vertrag mit dem Betreiber ab, der daraufhin die Parkgebühren mit dem Kunden abrechnet und diese an die Kommune abführt. Dazu ruft der Nutzer beim Betreiber an oder übersendet eine SMS mit der individuellen

6 Begründung Seite 5 Kennung des Parkplatzes. Damit beginnt der Parkvorgang. Zum Beenden des Parkprozesses ruft der Nutzer beim Betreiber erneut an oder sendet eine weitere SMS, um sich so wieder auszubuchen. Zur Überprüfung der Bezahlung wird dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin Parkraumüberwachung ein Zugang zur Datenbank des Betreibers ermöglicht. Dieser Zugriff kann z. B. über ein Smartphone realisiert werden. Die Akzeptanzquote von Handy-Parken in der Bevölkerung ist derzeit gering. So liegt der Nutzungsanteil in der Stadt Köln lediglich bei ca. 10,5%, obwohl das System dort bereits seit acht Jahren eingeführt ist. Der Kontrollaufwand für die Parkraumüberwachung ist für das Handy-Parken wesentlich erhöht, da alle Fahrzeuge ohne Parkschein elektronisch beim Betreiber abgefragt werden müssen. 4. Weitere Vorgehensweise für die Einführung digitaler Bezahlsysteme Bezahlung im Internet Das KRZN führt 2016 eine Voruntersuchung zur Auswahl einer Software durch, die von der öffentlichen Verwaltung für die Durchführung von Transaktionen über das Internet genutzt werden kann. Hierfür kommt insbesondere epaybl (E-Payment-Bund-Länder) in Betracht. epaybl bildet die zentrale Datendrehscheibe zwischen dem Internet-Auftritt, der eine Online-Zahlfunktion benötigt, dem Zahlungsverkehrsprovider und dem lokalen System des Haushalts- Kassen- Rechnungswesens. Nach Auswahl und Einrichtung einer solchen Software kann das Online-Angebot der Stadt Krefeld sukzessive mit weiteren elektronischen Bezahlmöglichkeiten ausgestattet werden. Handy-Parken Das Handy-Parken an Parkscheinautomaten ist Bestandteil des Parkraumkonzeptes, das federführend vom FB 61 erstellt und an dem u. a. die Fachbereiche 66, 32 und 21 beteiligt sind. Der Abschlussbericht wird zur Mitte des Jahres erwartet. Es ist beabsichtigt, diesen dem Planungsausschuss vorzulegen. Zahlungsunterstützung mittels QR-Code Zum weiteren Ausbau der Zahlungsunterstützung per QR-Code ist beabsichtigt, im Rahmen des bestehenden Wartungsvertrages sukzessive die Handheldgeräte des Außendienstes der Straßenverkehrsabteilung so zu ertüchtigen, dass die Scheibenwischerverwarnungen mit einem Bezahlcode ausgedruckt werden können. Die Umrüstung der Geräte erfolgt kostenfrei beim Hersteller. Es ist im Rahmen der Entwicklungsplanung vorgesehen, die Handheldgeräte durch Smartphones zu ersetzen, da diese weitere Anwendungsmöglichkeiten im Bereich der Parkraumüberwachung bieten.