Organisationseinheit Datum Drucksachen-Nr. Personal, Organisation, Referat des Rates und der Bürgermeisterin

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1 Die Bürgermeisterin öffentliche Mitteilungsvorlage Organisationseinheit Datum Drucksachen-Nr. Personal, Organisation, Referat des Rates und der Bürgermeisterin Beratungsfolge /2014 Sitzungstermin Hauptausschuss Tagesordnungspunkt: Zwischenbericht zum Projekt "Modellkommune E-Government" Inhalt: Personelle Auswirkungen X Nein Ja Art Im Zeitraum/ab Zeitpunkt Anzahl der Stellen und Bewertungen Finanzielle Auswirkungen Nein X Ja Art Im Zeitraum/ab Zeitpunkt Haushaltsbelastung Euro Veranschlagt unter Produkt-Nr. u. -bezeichnung Projektmittel Beschlusskontrolle X Nein Ja Falls ja: Verantwortlicher Fachbereich: Umsetzung bis zum: 1. Bewerbung und Vorhaben Die Stadt Gütersloh ist nach erfolgreicher Bewerbung auf einen Teilnehmeraufruf neben der Stadt Düren (NRW) und dem Landkreis Cochem-Zell (Rheinland-Pfalz) im Rahmen eines bundesweiten Pilotprojektes des Bundesministerium des Innern (BMI) und der Kommunalen Spitzenverbände als Modellkommune E-Government ausgewählt worden. Ziel des Pilotprojektes ist es aufzuzeigen, welche Potenziale das E-Government auf kommunaler Ebene im Hinblick auf Bürgerfreundlichkeit und Effizienzsteigerungen besitzt. Zudem soll nach Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes des Bundes dessen Anwendung und Wirksamkeit in den Kommunen getestet werden. Anhand der Erfahrungen in den Modellkommunen soll ein Leitfaden Weg zur E-Government-Kommune erarbeitet werden. Daher sollen auch Probleme und Umsetzungsschwierigkeiten bei der Realisierung von E-Government-Lösungen aufgezeigt werden. Bewerben konnten sich zum Ende letzten Jahres deutsche Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu und alle Landkreise. Aufgerufen zur Bewerbung waren nicht nur Kommunen, die im Bereich der E-Government-Lösungen bereits sehr gut aufgestellt sind, sondern auch solche, die bisher E-Government wenig nutzen, aber gute Ideen zur Weiterentwicklung haben. Die Verwaltung sah sich durch den Bewerbungsaufruf angesprochen, da es einerseits bereits eine Vielzahl von E-Governmentlösungen bei der Stadt Gütersloh gibt und andererseits konkrete Überlegungen vorhanden gewesen sind, wie die E-Government-Anwendungen ausgebaut und weiterentwickelt Seite 1 von 5 Seite(n)

2 werden können. Positiv bestärkt wurde diese Einschätzung des status quo kürzlich durch das Ergebnis einer von Experten begleiteten Studie der Grünen-Landtagsfraktion zu online-angeboten aller 396 Städte und Gemeinden in NRW. Hier belegt die Stadt Gütersloh einen ordentlichen 35. Platz. In der Bewerbung konzentrierte sich die Verwaltung in Absprache mit ihrem IT-Dienstleister regio it bewusst auf einige wenige, aber komplexe ausgewählte Projekte, mit denen die Servicequalität gegenüber Bürgerinnen und Bürgern, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Unternehmen verbessert werden soll. Idealerweise wird dadurch nicht nur eine Qualitätsverbesserung städtischer Dienstleistungen erreicht, sondern es sollen auch Effizienzsteigerungen und langfristig Kosteneinsparungen damit einhergehen. Konkret geht es um die Realisierung folgender Vorhaben: Errichtung eines Bürgerportals In diesem Bürgerportal werden die wichtigsten städtischen elektronischen Dienstleistungen erstmals auf einer dem Bürger einfach zugänglichen Plattform gebündelt. Dabei werden Prozessoptimierungen vorgenommen, die die Medienbruchfreiheit einzelner Verfahren zum Ziel haben. Der Identitätsnachweis mit Hilfe des neuen Personalausweises soll, wo erforderlich, möglich sein. Im Übrigen soll er eingesetzt werden können, um die Erhebung von Stammdaten zu erleichtern. Auch sollen die elektronischen Bezahlmöglichkeiten verbessert werden. Bei der Entscheidung über die Aufnahme der elektronischen Dienstleistungen in das Bürgerportal fließen u. a. die Ergebnisse einer Bürgerbefragung mit ein, die im Frühjahr im Rahmen von Passanten-Interviews sowie online durchgeführt wurde. Derzeit verfügt die Stadt Gütersloh über folgende online-dienstleistungen: Personenstandsurkunden Ideen- und Beschwerdemanagement Ratsinformationssystem Bauakte online/elektronische Bauakte Sperrmüllabholung Bürgerbeteiligung zur Bauleitplanung Denkmalliste Baustelleninformationssystem Ausschreibungen öffentlicher Aufträge (e-vergabe) Gewerberegisterauskunft Gewerbean-, ab- und -ummeldung Online Bezahlsysteme Melderegisterauskunft Aufenthaltsbescheinigung Meldebescheinigung Bewohnerparkausweis Dauerparkausweis Virtuelle Poststelle Bereitstellung und Änderung von Müllbehältern online-bewerbungen auf Ausbildungsplätze Fundbüro online Bürgerhaushalt (zur Zeit ausgesetzt) Sondernutzungserlaubnis Anmeldung zu Ferienspielen VHS-Anmeldung Mobilfunk-App Müllabfuhrtermine Kita-Anmeldung via Little Bird Seite 2 von 5 Seite(n)

3 Zunächst sollen mit Blick auf das Ergebnis der Bürgerumfrage sowie aus organisatorischen, technischen und wirtschaftlichen Gründen die folgenden online-dienstleistungen in das Bürgerportal eingestellt werden: Bestellung der Sperrmüllabholung Müllabfuhrtermine abrufen Online-Ticketverkauf für Veranstaltungen in GT VHS-Anmeldungen Download-Center für Formulare und Infomaterialien Terminvereinbarungen Ideen und Anmerkungen Bereitstellung und Änderung von Müllbehältern Bewerbung auf ausgeschriebene Stellen der Stadt Gütersloh Fundsachenanmeldung Ferienspiele online Kita-Anmeldung via Little Bird Gewerbean-, ab- und ummeldungen Die vorhandenen elektronischen Bezahlmöglichkeiten (Giropay, Kreditkarte) sollen um Paypal und GiroCheckout erweitert werden. Die elektronische Steuerakte Die Fachverfahren auf dem Gebiet des kommunalen Steuerrechts werden künftig elektronisch abgewickelt. Die Arbeitsprozesse werden vollautomatisiert und strukturiert elektronisch abgebildet und abgelegt. Zuvor werden sie hinsichtlich ihrer Abläufe nach Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Mit den Abgabepflichtigen soll möglichst über D kommuniziert werden. Dieses Projekt ist auch im Zusammenhang mit der E-Rechnung zu sehen. Auf Basis eines elektronischen Rechnungsworkflows sollen Rechnungen (etwa jährlich) künftig vom Eingang bis zur Archivierung ausschließlich elektronisch verarbeitet werden (elektronischer Rechnungsworkflow). Elektronische Übermittlung von Gehalts-,Versorgungsabrechnungen etc. Bisher werden in ca Abrechnungsfällen Dokumente ausgedruckt, einkuvertiert und vielfach postalisch übersandt. Künftig soll die Übermittlung auf elektronischem Wege geschehen. 2. Projektplan Das Projekt ist wie folgt terminiert und organisiert: Termin Beschreibung Projektmittel (Gesamt: ) Dezember 2013/Januar 2014 Start des Projektes/Auftaktveranstaltung im BMI Sachstand über vorhandene E- Government-Anwendungen Konzept für weitere E- Government-Anwendungen 03/ Durchführung eines Workshops mit den anderen Modellkommunen Seite 3 von 5 Seite(n)

4 Termin Beschreibung Projektmittel (Gesamt: ) Sachstand zur Konzeptumsetzung Beitrag zur Erstellung des Leitfadens Dezember 2015 Projektende 2016 Evtl. Abschlussveranstaltung im BMI 3. Bewertung des Projektes und Ressourceneinsatz Die Durchführung des Projektes erfordert den Einsatz nicht unerheblicher personeller und sachlicher Ressourcen. Dabei ist jedoch zu berücksichtigen, dass ein Großteil der zu beschaffenden Hard- und Software bereits im Hause zur Verfügung steht oder für die Haushaltsjahre 2014 ff. eingeplant war. Denn - wie erwähnt - bestanden bereits konkrete Überlegungen zum Ausbau des E- Governments, die in die Haushaltsplanungen Eingang fanden und deren Umsetzung nun durch die Teilnahme am Modellprojekt gefördert, zeitlich bescheunigt sowie qualitativ verstärkt wird. Mithilfe der Projektmittel kann ein nicht unerheblicher Teil der Personalkosten, Beratungskosten, Programmierungsleistungen und Kosten für die Durchführung von Veranstaltungen gedeckt werden. Ohne die Teilnahme am Modellprojekt wären die zusätzlichen online-dienstleistungen zum Teil erst später und mit mehr Eigenmitteln umgesetzt worden. Daher ist die Teilnahme am Pilotprojekt auch ein Jahr nach Beginn trotz des Aufwandes als positiv zu bewerten. Die Teilnahme am Modellprojekt trägt auch erheblich zur Imageverbesserung bei. Bundesweit erhält die Stadt Gütersloh Aufmerksamkeit für ihre E-Government-Vorhaben. So hat die Bürgermeisterin oder eine Bedienstete / ein Bediensteter in ihrer Vertretung beispielhaft an folgenden Veranstaltungen teilgenommen, die in der Regel nicht nur das Interesse der Fachwelt, sondern auch einer breiten Öffentlichkeit fanden: Datum Veranstaltung Kick-Off-Veranstaltung beim Bundesministerium des Innern in Berlin Projekt-Workshop des Landkreises Cochem-Zell Zweiter Fachkongress des IT-Planungsrates in Stuttgart Ausschuss für Recht, Personal und Organisation des Deutschen Städte- und Gemeindebundes, TOP: Pilotprojekt Modellkommune E-Government in Dülmen e-lunch des Bundesministeriums der Innern und des Deutschen Industrie- und Handelskammertages in Berlin Zukunftskongress in Berlin Projekt-Workshop der Stadt Düren Seite 4 von 5 Seite(n)

5 Datum Veranstaltung egoverment Summit 2014, Vogel IT-Akademie, auf dem Petersberg in Königswinter Darüber hinaus haben die am Projekt beteiligten Mitarbeiter an diversen Workshops und Veranstaltungen teilgenommen, die hier nicht im Einzelnen erwähnt werden sollen. Durch diese interkommunale Zusammenarbeit ist ebenfalls ein Mehrwert entstanden. Diese Vorlage ist nach der ersten Information der Bürgermeisterin in der 32. Sitzung des Rates der Stadt Gütersloh vom als Zwischenbericht zu verstehen. Wie dem Projektplan zu entnehmen ist, befindet sich die Verwaltung in der Mitte des Projektzeitraumes und im Wesentlichen in der Konzeptionierungsphase, auch wenn in Teilbereichen bereits mit der Umsetzung begonnen wurde. Es ist beabsichtigt, nach Beendigung des Pilotprojektes einen Abschlussbericht vorzulegen. Maria Unger Seite 5 von 5 Seite(n)