Personalentwicklung und Personalausstattung im Allgemeinen Sozialdienst

Transkript

1 AGJÄ Tagung in Hildesheim am 24. und 25. September 2009 Personalentwicklung und Personalausstattung im Allgemeinen Sozialdienst Marco Szlapka, Geschäftsführer und Projektleiter

2 Planung und Steuerung von Leistungen Einwohnerwerte (Gesamtzahl eines Bezirks, Anteil junger Menschen) Fallzahlen Hilfen zur Erziehung Anhaltszahlen (Anzahl der Leistungsfälle pro Fachkraft) Mittlere Bearbeitungszeiten (Bayerischer Kommunaler Prüfungsverband) Interkommunaler Vergleich der Personalstellen (bezogen auf Einwohnerwerte / Fallzahlen 27 ff.)

3 Prozesse, Standards und Arbeitsmengen Leistungen (Beratung nach 16/17 SGB VIII) Prozesse Erstkontakt Gespräch Hausbesuch Standards Doku. Anzahl Teilnehmer Arbeitsmengen (Fälle, Zeiten, Aufgaben)

4 Zielorientierte Steuerung der Ressourcen (Politik und Verwaltungsvorstand) Schaffung einer Grundlage für fachliche Diskussionen über notwendige qualitative Standards und den damit verbundenen Ressourcenbedarf Politische Diskussionen über Leistungsziele der Sozialen Dienste müssen ermöglicht werden (Qualität der Sozialen Arbeit). Veränderte Standards (neue Vorgaben) müssen unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen erfolgen, d.h. ggf. zu Verschiebungen in anderen Arbeitsbereichen führen. Bei veränderten Anforderungen durch gesetzliche Vorgaben oder einer Zunahme der Teilprozesse muss es ggf. zu einer Anpassung der Ressourcen kommen.

5 Zielorientierte Steuerung der Ressourcen (Verwaltung) Schaffung einer Grundlage für die Steuerung der Ressourcen im Fachdienst Soziale Dienste Berechnungsmodell für die notwendigen Ressourcen bei qualitativ angemessener Leistungserbringung für die Bürger/innen (Personalbedarfsberechnung). Verteilung der Ressourcen bezogen auf Fachkräfte, Teams und/oder Standorte (Verteilungsgerechtigkeit). Festlegung von Prioritäten und Standards (einheitliche Leistungserbringung). Grundlage für den Umgang mit Überlastungsanzeigen (Verfahrensorientierung).

6 Bestandteile der Arbeitszeit Jahresarbeitszeit von 1.610,08 Stunden pro BV Fallbezogene A. Auftragszeit Fallübergreifende A. Verteilzeit Ausführungszeit Fallunabhängige A. Rüstzeit Klientenbezug Systembezug

7 Kernprozesse im Allgemeinen Sozialdienst Intake Assessment Planning Monitoring Evaluation 8a / / 35a / 1666 Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung Allgemeine Förderung der Erziehung in der Familie Beratung in Fragen der Partnerschaft Trennung und Scheidung sowie Beratung und Unterstützung bei Ausübung der Personensorge Hilfe zur Erziehung (Leistungsgewährung) Teilleistungsstörungen (Ambulante Hilfen, Eingliederungshilfe) Vollzeitpflege (Steuerung) Inobhutnahme von Kindern und Jugendlichen Mitwirkung in Verfahren vor dem Vormundschafts- und den Familiengericht Mitwirkung in Verfahren vor dem Vormundschafts- und den Familiengericht (Kindeswohlgefährdung) Wirtschaftliche Hilfen / Spenden Krisenhilfe / Gesetzliche Betreuung Sonstige Leistungen (U-25 Stellungnahme, Namensänderung, Ehefähigkeit, etc.)

8 Ablauforganisation Kernprozess 16 SGB VIII (in Verbindung mit Standards und Ressourcen) Teilprozess 01: Beratung - Klärung 1 bis 3 Gespräche á 45 min Administration 90 min Einbindung Externer/Interner kollegiale Beratung bzw. Reflexion 6 bis 10 Gespräche á 60 min in 12 Monaten Administration 90 min Ende Weitervermittlung an Dritte Teilprozess 02a: Beratung Stabilisierung Teilprozess 02b: Beratung Förderung 4 bis 6 Gespräche á 60 min in 6 Monaten Administration 90 min Ende Kernprozesse 27 ff. oder andere Leistungen

9 Beispiel zur Beschreibung eines Teilprozesses aus dem Kernprozess Beratung und Klärung Schwerpunkte der Beratung herausarbeiten (Beratungsauftrag klären!) Feststellung des Unterstützungsbedarfs Erarbeitung von Lösungsmöglichkeiten mit dem/den Hilfesuchenden Wer tut was, bis wann, etc. Klärung der Rolle und Verantwortung als Vater, Mutter, Eltern! Zum Teil kollegiale Beratung/Reflektion Gespräche, Hausbesuche, Telefonate Ggf. Kontakt zu Dritte (Einrichtungen, Dienste, aber auch soziales Umfeld - Schweigepflichtentbindung) zwecks Informationssammlung Ggf. Alt-Aktenstudium wenn die Familie bereits dem Jugendamt bekannt ist. Wer ist für diesen Arbeitsschritt verantwortlich? Fallführende Fachkraft im ASD Was ist das erwartete Ergebnis / Ziel? Wann muss der Schritt spätesten beendet sein? Wer ist zu informieren? Was ist zu dokumentieren? Welche Dokumente werden benutzt? ( Vorlage) Zeit? Schlüsselaktivität?

10 Erfassung von Arbeitszeiten Kernprozess (Beratung nach 17/18 SGB VIII) Telefon Teilprozesse TP 1 (Beratungsphase) TP 2 (Umsetzungsphase) TP 3 Gespräche (Umgang) Selbsteinschätzung durch die Projektgruppe Zeiterfassung durch Fachkräfte (Freiwilligkeit, Teilzeit / Vollzeit, Erfahrungen, Team) Leistungsstatistik und Info 51 Fahrzeiten Kollegiale Beratung Dokumentation / Administration Verhandlungen / Wartezeiten

11 Ablauforganisation 8a SGB VIII Teilprozess 01: Mitteilung Entgegennehmen / Prüfung 15 min Kollegiale Beratung 30 min Dokumentation 15 min Kollegiale Beratung bzw. Reflektion Ende Fahrtzeit Gespräch / Helferkonferenz 90 min Kollegiale Beratung 30 min Dokumentation, etc. 45 minende Teilprozess 02: Erstabklärung Hausbesuch Kollegiale Beratung bzw. Reflektion Erste Analyse Teilprozess 03: Schutzkonzept Fahrtzeit (50%) 2 Gespräche á 60 min Dokumentation, etc. 60 min Ende Teilprozess 04: Risikoanalyse Dokumentenvorlage Dokumentenvorlage Dokumentenvorlage Fahrtzeit (75%) 3 Gespräch á 60 min Dokumentation, etc. 90 min

12 Beispiel der Gesamtbeschreibung (QS Handbuch) Kernprozess 16 SGB VIII

13 System- und Rüstzeiten (Auswahl) Systemzeiten Fortbildung Kooperationen Kollegiales Team Co. Beratung Praktikanten Dienstbesprechungen Klientenkontakte ohne Fall Jourdienst Verteilzeiten (5%) Projekte Kollegiale Beratung Fahrzeiten Tätigkeiten nach Weisung Persönliche Verrichtung Ausgefallene Termine Beschwerden Amtshilfe Rüstzeiten Personal- und Mitarbeitervers. Mitarbeitergespräche Arbeitsplatzvorbereitung

14 Verteilung der Auftragszeit (Beispiel Stadt Nürnberg) Jahresarbeitszeit von Stunden pro VZÄ Auftragszeit ( Stunden) Ausführungszeit Verteilzeit (8.084 Stunden) 4 % Rüstzeit (5.295 Stunden) Klientenbezug ( Stunden) Systembezug ( Stunden) 3 % 74 % 19 %

15 Verschiebung der Arbeitszeitanteile Auftragszeit für die Fachkräfte (1.583 Stunden) Ausführungszeit Rüstzeit 8a 16 17/ Fortbildung Kooperationen Kollegiales Team Co. Beratung Praktikanten Dienstbesprechungen Klientenkontakte ohne Fall Jourdienst Personal- und Mitarbeitervers. Mitarbeitergespräche Arbeitsplatzvorbereitung

16 Mögliche Arbeitsschritte im Projekt Qualitative Beschreibung von Kernprozessen, Teilprozessen, Aktivitäten, Tätigkeiten (Standards) Empirische Erhebungen zu den einzelnen Teilprozessen (Arbeitszeiten und Arbeitsbestandteile) Abgleich der Ergebnisse mit Daten des Fachamtes bzw. des Controllings sowie Zuordnung der Erhebungsdaten zu den Kern- und Teilprozessen Berechnung der Auftragszeiten (Ausführungs- und Rüstzeit) als Grundlage der steuerungsbezogenen Kennzahlen Festlegung neuer Standards bzw. Anforderungen sowie Berechnung der damit verbundenen Ausführungszeiten Einführung eines Verfahrens zur kontinuierlichen Steuerung der Ressourcen Ggf. Entwicklung eines Rasters mit den definierten Prozessen, Standards sowie Auftragszeiten (Benchmark)

17 Fachliche Anmerkungen Die Frage des Personalbedarfs muss mit einer Diskussion über a) Arbeitsprozesse und Abläufe, b) fachliche Standards sowie c) Verantwortlichkeiten verbunden werden. Teilzeitbeschäftigte Fachkräfte erfordern eine differenzierte Festlegung von Arbeitsanteilen bei der Personalbedarfsplanung. Kommunale Leistungserbringung erfordert eine Verständigung über Leistungsziele und deren Steuerung (Zielorientierte Steuerung). Personalkosten müssen immer im Kontext des gesamten Produktbudgets und seiner Steuerung gesehen werden.

18 Danke für Ihre Aufmerksamkeit. Marco Szlapka Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung e.v. Overbergstraße 27 Dorfstraße Essen Bernried a.s. Telefon Telefon