Inventurmodul innerhalb Modul Katalog

Transkript

1 Inventurmodul innerhalb Modul Katalog Damit der Medienbestand im winmedio.net resp. webopac.net korrekt abgebildet wird, sollte von Zeit zu Zeit eine Inventur gemacht werden. Dazu steht im Modul Katalog das Inventurmodul zur Verfügung. Es eignet sich sowohl für eine Gesamtinventur als auch für eine Teilinventur (z.b. nur alle DVDs, Hörbuch-CDs etc.). Voraussetzungen - Mobiler PC (Laptop) mit winmedio.net oder Excel - Barcodescanner Vorgehen mit winmedio.net Öffnen Sie im Modul Katalog den Menüpunkt Extras / Inventur. Falls beim Balken schon ein Teil blau gefärbt ist und bei Inventarisiert (x) eine Zahl angegeben wird, klicken Sie am besten mit <Neues Inventar starten>. Scannen Sie nun Ihre Medien nacheinander im Eingabefeld ein. Predata AG Seite 1 von 6

2 Im oberen Bereich sehen Sie nochmals die Anzahl der erfolgreich inventarisierten Exemplare, sowie die Anzahl aktuell eingelesener Exemplare. Falls Sie ein Exemplar doppelt einlesen, wird dieses nur 1x gezählt, die Dublette wird vorne rot markiert. Ebenfalls vorne rot markiert werden Exemplare, die ausgeliehen oder makuliert sind und die somit eigentlich nicht in Ihrer Bibliothek im Regal vorhanden sein dürften. Um solche Medien noch besser sichtbar zu machen, kann die Spalte Status hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu ganz links der Tabelle auf das Symbol, um Spalten hinzuzufügen, und setzen Sie bei Status ein Häkchen. Schliessen Sie das kleine Fenster mit der Spaltenauswahl. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Layout speichern, um die Auswahl der Spalten zu behalten. Nun ist in der Spalte Status noch besser ersichtlich, wenn ein Medium entliehen ist und somit nicht im Regal stehen dürfte. Die Inventur kann zwischenzeitlich unterbrochen werden. Das Fenster der Inventur wird über <Schliessen> geschlossen. Sie haben die Möglichkeit, die bisher inventarisierten Exemplare nach Excel zu exportieren. Klick auf <Ja> fordert Sie auf, einen Speicherort und Namen für die Excel-Datei zu wählen. Klick auf <Nein> schliesst das Fenster. Bei erneutem Öffnen ist die Liste der aktuell inventarisierten Exemplare zwar leer, aber die Anzahl der inventarisierten Exemplare bleibt bestehen. Predata AG Seite 2 von 6

3 Wichtiger Hinweis Klicken Sie somit erst auf <Neues Inventar starten>, wenn Sie z.b. im neuen Jahr eine neue Inventur durchführen möchten! Sind alle Medien eingescannt und die Inventur erledigt, wird evtl. im unteren Balken immer noch eine Anzahl als Nicht inventarisiert dargestellt. Lassen Sie sich durch einen Klick die Nicht inventarisierten Exemplare anzeigen. Über <Exportieren nach Excel> können diese Titel als Liste exportiert und gespeichert werden. Die Medien in dieser Liste sind noch in Ihrem Katalog vorhanden, stehen aber anscheinend nicht in der Bibliothek und sind auch nicht ausgeliehen. Sie können diese Titel weiter bearbeiten und je nach Vorgehensweise der Bibliothek allenfalls auf Vermisst setzen oder direkt makulieren. Weiterverarbeiten der nicht inventarisierten Medien Um diese Medien direkt in winmedio.net zu mutieren (oder zu makulieren), ist ein Wechsel ins Modul Recherche nötig. Stellen Sie sich eine Recherche zusammen(1) und wählen Sie als Bedingung Offene Inventur (2) = Ja(3) und übernehmen Sie diese Bedingung mit Klick auf. Falls die Medien makuliert oder der Verwendungszweck auf Vermisst gesetzt werden soll, müssten noch die Felder Makuliert und/oder Verwendungszweck in die Auswahl übernommen werden. Predata AG Seite 3 von 6

4 Vorgehen mit dem Editor Falls Sie in der Bibliothek einen normalen Computer haben, mit dem Sie nicht an die Regale gehen können, müssten alle Medien zum PC geholt werden, um sie zu inventarisieren. Es ist auch möglich, mit einem Laptop und angeschlossenem Barcodescanner eine Inventur vorzunehmen. Öffnen Sie dazu auf dem Laptop das Programm Editor: Es öffnet sich eine leere Datei. Scannen Sie mit dem Barcodescanner jede Barcode-Etikette ein. Der Scanner ist im Normalfall schon so konfiguriert, dass zwischen den gescannten Barcodes ein Tabulator gesetzt wird. Es funktioniert aber auch, wenn beim Scanner eine Zeilenschaltung nach jedem Scan konfiguriert ist: Speichern Sie die Datei ab und transferieren Sie diese Datei auf den Arbeitsplatz, wo winmedio.net installiert ist. Öffnen Sie das Inventurmodul und klicken Sie auf <Textdatei importieren>: Wählen Sie die abgespeicherte Datei. Die Barcodes werden daraus importiert und die Medien inventarisiert. Sie erhalten eine entsprechende Meldung: Lassen Sie sich anschliessend wie weiter oben beschrieben die nicht inventarisierten Medien anzeigen. Predata AG Seite 4 von 6

5 Teilinventur Wenn für Sie eine Gesamtinventur aus zeitlichen Gründen nicht in Frage kommt, können Sie auch eine Teilinventur vornehmen. Damit ist die Inventur eines in sich abgeschlossenen Gebiets gemeint: - alle DVDs - alle Bilderbücher - der Sachbuchbereich - alle Fachbibliotheken - die Lehrerbibliothek - etc. Sie können sich so z.b. auch pro Jahr nur ein Gebiet vornehmen. Damit wird trotzdem jedes Gebiet regelmässig inventarisiert. Das Vorgehen ist zu Beginn genau gleich wie für die Gesamtinventur. Als Beispiel werden nur alle Filme (DVDs) inventarisiert. Sind alle Barcodes der vorhandenen Filme eingescannt, lassen Sie sich alle nicht inventarisierten Medien anzeigen. Diese Tabelle ist logischerweise sehr lang, weil alle anderen Medienarten darin enthalten sind, welche Sie bewusst nicht inventarisiert haben. Klicken Sie in der Spalte Medienart auf das kleine Trichtersymbol: Wählen Sie nur die Medienart DVD und klicken Sie auf <OK>: Predata AG Seite 5 von 6

6 Damit wird Ihnen nur noch die Liste der nicht inventarisierten Filme angezeigt. Diese gefilterte Datenmenge kann auch in Excel exportiert werden. Dass ein Filter aktiv ist, erkennen Sie immer am kleinen Trichtersymbol, welches nun blau dargestellt wird. Um diese nicht inventarisierten DVDs direkt in winmedio.net weiter zu verarbeiten, wechseln Sie wie weiter oben beschrieben ins Modul Recherche. Erstellen Sie die gleiche Suche und ergänzen Sie sie mit der Einschränkung auf die Medienart DVD: Falls die Medien makuliert oder der Verwendungszweck auf Vermisst gesetzt werden soll, müssten noch die Felder Makuliert und/oder Verwendungszweck in die Auswahl übernommen werden. Aus der Trefferliste kann anschliessend global mutiert werden. Predata AG Seite 6 von 6