rza fakt Version 2013 Seite 1

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2 HINWEIS: Wenn Sie das Update 2013 installiert haben, kommt nach dem neuerlichen Öffnen der rza fakt die Meldung, dass sich die Datenbankstruktur geändert hat. Bestätigen Sie diese Meldung mit JA, damit die Strukturanapassung vorgenommen werden kann und Sie weiter arbeiten können! 1. GRUNDMODUL: Die Erweiterungen 1.1 USt: Die Fremdwährungsrechnung ab Schreibt man eine Fremdwährungsrechnung und ergibt sich daraus ein Steuerbetrag, muss dieser verpflichtend auf der Rechnung in Euro angegeben werden. 1.2 Adressenliste/Adressenexport 1. Ansprechpartner Bei der Adressenliste kann nun auch der erste Ansprechpartner und die dazugehörige adresse eingelesen und ausgegeben werden. Dazu müssen Sie in der Adressenliste unter Formatierung Adressenliste Name 1. Ansprechpartner und 1. Ansprechpartner aktivieren. Nach Suche starten wird zu allen Adressen, bei denen ein Ansprechpartner samt E- Mailadresse hinterlegt wurde, die jeweilige Information gebracht. 1.3 Seriendruck 1. Ansprechpartner Drucken Sie Serienbriefe und wollen Sie auch den 1. Ansprechpartner dabei haben, so besteht nun die Möglichkeit, diesen ebenfalls anzudrucken. Dazu können Sie den Text z.b. zu Handen oder z.hd., welcher vor dem Ansprechpartner gedruckt werden soll, selbst eingeben. 1.4 Gesamtbetrag -Zeichen statt Text Gesamtbetrag EUR drucken In der Formulargestaltung unter Einstellungen kann nun - Zeichen statt EUR drucken aktiviert werden. Am Formular steht anschließend Gesamtbetrag Unser Zeichen und Kunden-/Lieferantennummer im Bezugszeichenblock nicht drucken Möchte man Unser Zeichen und/oder die Kunden-/Lieferantennummer nicht im Bezugszeichenblock mitdrucken, so kann man in der Formulargestaltung unter Einstellungen die Punkte Unser Zeichen drucken und Kundennummer / Lieferantennummer drucken deaktivieren. 1.6 Rechnungsadresse/Lieferadresse Wurde bei einer Adresse eine Rechnungsadresse hinterlegt und schreibt man eine Rechnung, so sieht man nun in der Kartei die rza fakt Version 2013 Seite 2

3 dazugehörige Lieferadresse. Dazu wählt man in der Kartei eine Position der Rechnung aus und wechselt in das Register Details zu markierter Position. Nun erhält man die Adressnummer, den Namen, die Straße und die PLZ mit dem Ort, jenes Kunden, über welchen die Lieferung erfolgte. Wählt man die Kartei der Lieferadresse so erhält man die Adresse, an welche die Rechnung gestellt wurde Textkorrektur für Artikeltexte auf erledigten/gebuchten Formularen in der Kundenkartei möglich Wurden Belege bereits erledigt/gebucht (Lieferschein in Rechnung übernommen, Rechnungen in die Buchhaltung übertragen) und möchte man nachträglich Textkorrekturen durchführen, so kann unter Kundenkartei anzeigen der jeweilige Beleg gewählt und im Register Details zu markierter Position die Textkorrektur durchgeführt werden. Damit der Text korrigiert werden kann, muss die Option Textkorrektur aktiviert werden. Nach der Änderung wird mit Textänderung speichern gespeichert. Auch zu diesen Korrekturen wird ein Änderungsprotokoll erstellt. 1.8 Nova Änderung ab Änderung des CO2 Ausstoß siehe untenstehende Aufstellung Für Fahrzeuge, deren CO2-Ausstoß größer als 150 g/km ist, erhöht sich die Steuerschuld für den die Grenze von 150 g/km übersteigenden CO2-Ausstoß um 25 Euro je g/km. Darüber hinaus erhöht sich die Steuerschuld für Fahrzeuge, deren CO2-Ausstoß größer als 170 g/km ist, um weitere 25 Euro je g/km CO2 für den die Grenze von 170 g/km übersteigenden CO2-Ausstoß. Darüber hinaus erhöht sich die Steuerschuld für Fahrzeuge, deren CO2-Ausstoß größer als 210 g/km ist, um weitere 25 Euro je g/km CO2 für den die Grenze von 210 g/km übersteigenden CO2-Ausstoß. 1.9 INFO: E-Rechnung ab Das Vorliegen einer elektronischen Signatur wird nicht mehr gefordert. Die Übertragung der Rechnungen kann somit als , -Anhang, Web-Download, SMS, MMS oder Fax erfolgen. Weitere Informationen finden Sie auch unter 2. ERWEITERTES MODUL: Die Erweiterungen 2.1 Adressenliste/Adressenexport/Adressen in Listenform bearbeiten/löschen Auswertung nach Erstelldatum Möchten Sie eine Aufstellung aller Adressen die z.b. im Jahr 2012 neu angelegt wurden, so besteht nun die Möglichkeit, die Liste nach Erstelldatum einlesen zu lassen. 2.2 Offene Aufträge /Lieferscheine abrechnen Formular selbst wählen Befindet man sich unter offene Aufträge oder unter offene Lieferscheine so kann nun in der Spalte autom. selbst entschieden werden, welche Formulare man abrechnen/liefern möchte oder nicht. Jene Formulare, die nicht abgerechnet/geliefert werden, stellt man von J auf N um. rza fakt Version 2013 Seite 3

4 Danach wechselt man zum Register automatisch abrechnen/liefern. Die Liste enthält alle offenen Formulare und bei den zusätzlichen Spalten sehen Sie, wie viele Formulare pro Kunde abgerechnet werden und welcher Betrag sich daraus ergibt. Ob Sie die Formulare Drucken oder erstellen & öffnen entscheiden Sie selbst. 2.3 Trennung zwischen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen Damit bei der Ausgabe der Daten eine Unterscheidung zwischen innergemeinschaftlicher Lieferung und Dienstleistung erfolgen kann, muss ein neues Konto als Innergemeinschaftliche Dienstleistung 0% angelegt werden. Die Eingabe des Textes, welcher auf der Rechnung gedruckt werden muss, erfolgt im Register IG- Lieferung/Dienstleistung. 2.4 Preisberechnung Wurden mehrere Positionen erfasst, markiert und befindet man sich im Formular in Listenform, so wird in der Leiste oberhalb der Button P für Preisberechnung sichtbar. (Nur wenn in der Formulargestaltung DB einblenden aktiviert wurde) Anhand dieser Funktion gibt man den gewünschten DB in % ein und lässt diesen für die markierten Positionen ermitteln. 2.5 Provisionsabrechnung Übernimmt ein Vertreter die Regionalleitung, so muss sich dieser als Vertreter NEU anlegen und die Option dieser Vertreter ist Regionalleiter aktivieren. Den jeweiligen %-Satz den der Regionalleiter erhält, gibt man ein. Als nächstes müssen alle Vertreter, die dem Regionalleiter zugeteilt wurden, aufgerufen und zugeordnet werden. Mit OK wird die Eingabe gespeichert. Beim Erfassen einer Rechnung wird, automatisch die Provision des Vertreters, des Regionalleiters und/oder des übergeordneten Regionalleiters ermittelt. 2.6 Straße und GLN Nr. bei Lieferadresse mitdrucken Arbeitet man mit Rechnungsadressen und übernimmt man einen LS in eine Rechnung, kann nun in der Formulargestaltung unter erweiterte Einstellungen beim Punkt Lieferschein-Adresse drucken (bei Abrechnung Lfsch.) zwischen Name und Anschrift drucken rza fakt Version 2013 Seite 4

5 nur Name drucken nicht drucken gewählt werden. Gibt es bei der Lieferadresse eine GLN-Nummer so wird diese immer mit dem Namen mitgedruckt. 3. LAGERMODUL: Die Erweiterungen 3.1 Offene Leihartikel gesamte Anschrift drucken Lässt man die offenen Leihartikel für einen bestimmten Kunden drucken, so wird in den Kopfdaten die gesamte Adresse (inkl. Straße) gedruckt. 3.2 EK-Preise nie beim Lieferanten speichern Beim Speichern eines Lagerzuganges wurde eine zusätzliche Auswahl geschaffen, damit der neue EK- Preis nicht im Artikelstamm unter Lieferanten gespeichert wird. Dazu muss unter Extras Einstellungen allgemein Module /Sonstiges Lagerverwaltung Änderung des Lief.EK-Preises: auf neuen Preis nie speichern gestellt werden. 3.3 Set-Artikel Artikelnummer der Bestandteile am Formular drucken Lässt man die Bestandteile am Formular ausdrucken, so können nun auch die Artikelnummern der Bestandteile gedruckt werden. Dazu muss in der Formulargestaltung unter erweiterte Einstellungen bei der Option Set-Bestandteile drucken ausdrucken (mit Artikelnummer) gewählt werden. 3.4 Artikelstammdaten Register Umsätze Register Bewegungen In den Registern Umsätze und Bewegungen werden die Mengen summiert. 3.5 Lieferantenbelege eigene und Lieferantenartikelnummer drucken Erfassen Sie Bestellungen oder Lagerzugänge und möchten Sie die Artikelnummer des Lieferanten am Beleg andrucken, so können Sie nun in der Formulargestaltung Lieferanten-Artikelnummer aktivieren. (Diese Nummer kann aber nur gedruckt werden, wenn Sie bei den Artikeln unter Lieferanten gespeichert wurde.) 3.6 ARA-Meldung mit Detaildaten Um die Werte bei der ARA etwas besser nachvollziehen zu können, wurde das Register Detaildaten geschaffen. Sie erhalten alle Artikel welche die ARA betreffen, in Listenform dargestellt. Daraus ersehen Sie zu rza fakt Version 2013 Seite 5

6 jedem Artikel die Menge, das Gewicht pro Einheit und das daraus errechnete Gesamtgewicht. Diese Liste kann nur exportiert werden, da Sie für den Ausdruck zu komplex wäre! 4. KASSENMODUL: Die Erweiterungen 4.1 Kassa Tagesjournal Am Tagesjournal unter Register Sonstiges/Kassastand erhalten Sie nun in der Zusammenfassung die Anzahl der Kunden und die Anzahl der Nur Schubladenöffnungen. INFO: Die Kassa entspricht den Kassenrichtlinien Im Bereich der Grundaufzeichnungen, vorausgesetzt sachgemäßer Handhabung des Anwenders, werden alle Kriterien des Erlasses des BMF, GZ BMF /0007-IV/2/2011 vom 28. Dezember 2011 vom Rechenzentrum Amaliendorf GmbH erfüllt. 5. RZL-SCHNITTSTELLE 5.1 Unterscheidung zwischen innergemeinschaftlichen Lieferungen und Dienstleistungen Damit bei der Ausgabe der Daten eine Unterscheidung zwischen innergemeinschaftlicher Lieferung und Dienstleistung erfolgen kann, muss ein neues Konto als Innergemeinschaftliche Dienstleistung 0% angelegt werden. Bei der Ausgabe für RZL wird der Code 3 für Ust- Prozentsatz ausgegeben. 6. FAQ Häufig gestellte Kundenfragen 6.1 JAHRESWECHSEL Frage: Was ist für den Jahreswechsel zu beachten? Antwort: Der Jahreswechsel erfolgt automatisch mit Änderung des Tagesdatums auf das neue Kalender-/Wirtschaftsjahr. Die Formularnummerierung (z.b.: bei Rechnung) beginnt im neuen Jahr automatisch wieder bei 1. Von Ihnen als Benutzer müssen nur die richtigen Inventurstände der Lagerartikel eingegeben werden, alles andere erledigt RZA-Fakt für Sie Frage: Trotz Jahreswechsel beginnt die Rechnungsnummer (bzw. andere Formular- Nummerierung) NICHT wieder bei 1. Antwort a): Die Nummerierung wurde im Vorjahr erhöht (z.b.: bei Neubeginn) und wird ins neue Jahr mit übernommen. Lösung: mit dem Tagesdatum des neuen Wirtschafts-/Kalenderjahres die Fakt öffnen und unter Menü "Extras", "Definition Belegkreise" z.b.: die "Rechnung" bearbeiten und dort die "Nummerierung beginnt bei Nr.:" wieder auf z.b.: 1 stellen. Weitere Informationen finden Sie unter Kapitel Belegkreise. Antwort b): Es ist ein falsches Wirtschaftsjahr eingestellt, der Jahreswechsel würde mit einem falschen Monat erfolgen. Kontrollieren können Sie dies unter Menü "Extras", "Einstellungen Allgemein", Register "diverse Einstellungen" im Feld "Jahr beginnt mit Monat". rza fakt Version 2013 Seite 6

7 6.1.3 Frage: Wie kann ich nach dem Jahreswechsel noch Formulare für das alte Jahr schreiben Antwort: Indem Sie das Tagesdatum umstellen. Entweder für das gesamte Programm (also auch für div. Auswertungen und Formulare) unter "Extras", "Tagesdatum ändern", oder nur für ein einziges Formular in der Formularauswahl (z.b.: bei Rechnungen, nach der Adressen-Auswahl finden Sie in der Mitte ein Feld "Tagesdatum", welches Sie verändern können). 6.2 UPDATE Frage: Ich habe die Update-Information für das neue Jahr per vom RZA erhalten, kann ich den Download schon jetzt (im alten Jahr, vor Abschluss und Inventur) durchführen, oder soll ich bis nach dem Jahreswechsel warten? Antwort: Der Download der aktuellen Version kann sofort nach Erhalt der Update-Information (meist im Dezember) erfolgen. Auch mit der neuen Version können jederzeit Formulare im alten Jahr erfasst werden, indem das Tagesdatum zurückgestellt wird. (Die neuen Lizenznummern erhalten Sie per , sofort nach Einzahlung der Rechnung über die Update- bzw. Nutzungsgebühren oder Betreuungsgebühr) Frage: Nach dem Update sind im Fakt-Programm alle Menüpunkte grau und nicht bedienbar (außer Menü "Datei", "Extras" und "Hilfe"), was habe ich falsch gemacht? Antwort: Die Datenbank-Strukturanpassung an die neue Version wurde nicht durchgeführt. Sie können dies wiederholen, indem Sie die Fakt schließen und neu öffnen. Es erfolgt wiederum die Abfrage, ob die Datenbankstruktur an die neue Version angepasst werden soll - hier mit JA antworten Frage: Die Strukturanpassung kann nicht durchgeführt werden, was ist der Grund? Antwort: Die Strukturanpassung kann nur dann durchgeführt werden, wenn alle andere Benutzer die Fakt geschlossen haben, es darf kein anderer Benutzer währenddessen die Fakt-Datenbank geöffnet halten. rza fakt Version 2013 Seite 7