Professionelles Besprechungsmanagement

Transkript

1 Professionelles Besprechungsmanagement 6. Februar 2002 Corinne Woll Fridastrasse Hannover TEL (05 11)

2 Agenda Die Trainings- und Beratungsinstitute Effizientes Besprechungsmanagement Planung Durchführung Nachbereitung Kommunikation Sie Fragen ich antworte

3 Training Beratung Ausbildung Training & Beratung für Zahnarztpraxen Managementberatung Führungs- u. Vertriebstraining Organisations- und Teamentwicklung Kommunikation & Präsentation Coaching und Supervision Marketing Kommunikationstraining Besprechungsmanagemen t Teamentwicklung Patientenorientierung Marketing

4 Mindmap Conference

5 Planung Checkliste Notwendigkeit eines Meetings Ziele TeilnehmerInnen Tagesordnung & Timing Check-up & Einladung

6 Ist das Meeting notwendig? Checkliste Rechtfertigen die anstehenden Aufgaben den Aufwand (Zeit, Personal, Catering, usw.)? Sind die Probleme für die ausgewählte Hierarchiestufe relevant? Betrifft das Problem alle Teilnehmer? Könnte ein Einzelner das Problem durch einige gezielte Rückfragen alleine lösen? Steht genügend Zeit für eine strukturierte Besprechung zur Verfügung? Können alle Beteiligten einen Nutzen aus der Besprechung ziehen?...

7 Formulieren Sie Ziele! Checkliste Was sind eigentlich Ziele? Mit der Zielformulierung stellen wir dar, weshalb etwas Bestimmtes, auf welche Weise, von wem, mit welchem messbarem Ergebnis, bis wann erreicht werden soll.

8 Besprechungstyp, Ziele und TeilnehmerInnen Anordnende Besprechung z.b. Engpässe überbrücken Informative Besprechung z.b. Neues Corporate Design Ziele 1. Gezielte Handlungen 2. Aufgabenverteilung: Die Arbeitsatmosphäre ist leiterzentriert, wobei der Leiter völlige Kontrolle ausübt. Beteiligte 1. Leitende: Manager (Direktoren, Vorstände, höhere Vorgesetzte, wie Produktions-, Betriebsleiter) 2. Teilnehmer: Mitarbeiter der/des Leitenden Ziele 1. reine Information durch Vorgesetzte 2. Lösungen werden nicht erwartet 3. Fragen werden (besonders bei größeren Gruppen) kaum geklärt Beteiligte 1. einzelne oder mehrere höhere Vorgesetzte 2. ausgewählte Gruppen oder ganze Belegschaften

9 Besprechungstyp, Ziele und TeilnehmerInnen Verhandlungen z.b. Anschaffung Zeiterfassungssystem Moderation / Kollegiales Meeting z.b. Produktentwicklung Ziel 1. Einigung auf eine Lösung, im allgemeinen auf einen Vertrag bezogen 2. Entscheidung, welche die beste Lösung im Eigeninteresse der Teilnehmenden ist - im Allgemeinen ein Kompromiss Beteiligte 1. eine bestimmte Person oder Gruppe mit klaren Zielen 2. verschiedenste Personen oder Gruppen mit unterschiedlichsten Zielen - sie einigen sich letztendlich, weil sie von einander abhängig sind Ziel 1. Einigung auf Lösungen durch rationales Vorgehen und Verständnis 2. praktikable und sofort umsetzbare Lösungen werden erarbeitet Beteiligte 1. Kollegen gleicher Hierarchieebene 2. Anerkannter Moderator mit gleichem Status oder den geforderten beruflichen Erfahrungen. Alle Beiträge werden gleich gewichtet, da sie auf erworbenem Wissen und Fähigkeiten basieren.

10 Tagesordnung, Timing & Einladung Die wichtigsten Punkte für Ihre Tagesordnung Anlass Zielsetzung Tag & Zeitpunkt & Dauer Raum Teilnehmer Tagesordnung & Besprechungspunkte Benötigte Informationen Routinefragen Offene Punkte Wer macht was? Neue Punkte Themen der nächsten Besprechung Zu klärende Fragen Benötigte Hilfsmittel Protokoll der letzten Sitzung Protokollführer Einladende Stelle Unterschrift

11 Beispiel für Tagesordnung & Timing Anlass und Zielsetzung: Planung und Vorgehen Hr. Brinker / Dr. Helms Planung Weiterbildung für Vertriebsaußendienst Tag und Zeitpunkt: Dauer: bis ca Uhr Raum: F 024 bereits reserviert? ja Besprechungsteilnehmer extern: Hr. Brinker, Dr. Helms intern: Hr. Klein, Fr. Woll Tagesordung/Besprechungspunkte: Wer? Welche Informationen werden benötigt? Zeit 1. Aktuelle Situation Hr. Klein siehe Anlage Rückmeldung der Vertriebsleitertagung: Diskussion? siehe Anlage Planung und Vorgehen: Hr. Brinker / Dr. Helms Diskussion und Entscheidung Planung Weiterbildung für Vertriebsleiter Fr. Woll siehe Anlage 3 Diskussion und Entscheidung Routinefragen: keine??? Welche Unterlagen und Hilfsmittel werden benötigt? Offene Punkte der letzten Besprechung: keine Berichte keine Neue Punkte / Sonstiges:??? Anschauungsmaterial bringt Dr. Helms Themen der nächsten Besprechung: festlegen Flip-Chart ja Welche Fragen sind zu klären? offen Beamer ja Metaplanwand ja Protokoll der letzten Sitzung: keines Protokollführer/Datum: 29. Januar 2002 Einladende Stelle: Unterschrift:

12 Könnten Sie sich bitte unterhalten...es sieht so aus, als hätte ich meine Tagesordnung zuhause liegen lassen...

13 Ihre Vorbereitung auf einen Blick: 1. Die Besprechung planen (Checkliste!) Erscheint eine Besprechung wirklich als der beste Weg, ein Ziel zu erreichen, so wickeln Sie sie nicht aus dem Stegreif ab, planen Sie! 2. Die eigene Zielsetzung formulieren (Checkliste!). 3. Die Teilnehmer ausführlich informieren (Einladung, Tagesordnungspunkte, Diskussionsgrundlagen). 4. Das Material bereitstellen.

14 Durchführung Moderation Zeiteffizienz Teilnehmertypen Konflikte

15 Wofür ist der Moderator verantwortlich? Problemlösungen erarbeiten: die Bedeutung der gemeinsamen Aufgabe und die Erwartungen an die Teilnehmer hervorheben, Kurzeinführungen zu den Tagesordnungspunkten geben, den Sachstand erläutern, die Besprechung steuern und den Zeitplan einhalten, verschiedene Lösungen bewerten, zusammenfassen, Konsequenzen ziehen, Entscheidungen herbeiführen, Ergebnisse herausarbeiten und Maßnahmenkataloge erstellen. Vertrauen der Teilnehmer gewinnen : jeden Diskussionsbeitrag würdigen. niemals bloßstellen. unparteiisch bleiben. stets sachlich und entspannt sein. beim Formulieren unterstützen. bei Konflikten vermitteln.

16 Zeiteffizienz Gehen Sie nicht ohne Tagesordnung in die Sitzung! Sollten Sie keine beschlossen haben, so holen Sie dies am Anfang der Besprechung nach. Hängen Sie an die Tür des Besprechungsraumes ein Schild: Besprechung. Bitte nicht stören! Fangen Sie pünktlich an, auch wenn nicht alle da sind! Das diszipliniert zu spät kommende Teilnehmer für die Zukunft. Fassen Sie immer wieder Ergebnisse zusammen! Sobald ein Thema ausgequetscht ist oder keine weiteren Fakten mehr genannt werden, resümieren Sie das Gesagte. Betrachten Sie eine Frage erst dann als geklärt, wenn Sie festgelegt haben, wer, was, wann, wo, wie zu tun hat. Vereinbaren Sie eine Erfolgskontrolle. Halten Sie sich an die vereinbarten Schlusszeiten.

17 Teilnehmertypen Checkliste

18 Teilnehmertypen

19 Teilnehmertypen

20 Konflikte sind positiv! Nehmen Sie den Konflikt und Ihre Empfindungen bewusst wahr! Stellen Sie den Konflikt in Form von Ich-Botschaften dar (z. B. Ihr Verhalten bewirkt bei mir... ) Bitten Sie den anderen, zuzuhören und hören Sie aktiv zu! Stellen Sie die beiderseitigen Ziele, Werte und Handlungsalternativen dar. Fragen Sie: Wie geht es weiter? Was bedeutet das jetzt? Überprüfen Sie, ob Ihre Botschaft angekommen ist. Wenn nicht: Senden Sie weitere Ich-Botschaften, und bestehen Sie auf einer Lösung. Wenn ja: Suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Formulieren Sie eine für beide Seiten akzeptable Lösung, und schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung.

21 Brainstorming Ideen! Was leistet ein Brainstorming? In kurzer Zeit erhalten Sie ein Maximum an Ideen, fordert zum Querdenken heraus. Befreit von Gedankenblockaden, sorgt für lockere Atmosphäre, ermöglicht neue Lösungsvorschläge. Ermuntert stillere oder schüchterne Teilnehmer dazu, ihre Anregungen einzubringen. Wie gehen Sie vor? 1. Sie beschreiben das Problem und grenzen es ein. 2. Sie fordern die Teilnehmer auf, alles zu äußern, was ihnen einfällt, auch wenn es noch nicht zu Ende gedacht ist. 3. Nutzen Sie die Kartenmethode (Metaplan).

22 Nachbereitung Protokoll Check-up

23 Inhalte Ihres Protokolls Checkliste 1. Thema der Besprechung 2. Behandelte Punkte und den Verlauf der Besprechung 3. Alle Ergebnisse und geplanten Maßnahmen 4. Offengebliebene Punkte 5. Weitere Vorgehensweise und der Termin für die nächste Zusammenkunft Stenographieren Sie nicht mit, sondern fassen Sie lieber gleich die Kernpunkte zusammen. Die wörtliche Wiedergabe einer mehrstündigen Sitzung schreckt durch ihren Umfang ab und erschwert die schnelle Orientierung.

24 Das gute Protokoll ein Beispiel Protokoll der Besprechung zwischen Geschäftsleitung und Personalabteilung: Aktuelle Personalsituation Zeit und Ort: Anwesend: , in Hannover Personalchef: Herr König Geschäftsleitung: Herren Dr. Seger, Kiefer, Freitag Tagesordnungspunkte: Beschlussfassung: Wer: Termin: 1.Allgemeine Situation Herr Dr. Seger informiert über die Geschäftslage. Sie ist im Moment... Des weiteren stellt er das Produktionskonzept bis 2003 vor (siehe Anlagen) Aufgrund des Produktionskonzeptes kommt es zu Umschichtungen im Organigramm. Diese werden beschrieben (siehe Anlagen) und gemeinsam diskutiert. Der Betriebsrat behält sich weitere Schritte vor. 2.Problembereiche Herr König informiert über Unzufriedenheit in einer Abteilung in Bezug auf die dortige Lohnregelung bei zusätzlichen Überstunden an den Wochenenden. Lösungsansätze wurden aufgezeigt. Eine Entscheidung wird in der nächsten Besprechung mit dem Personalchef getroffen werden. 3.Nächste Besprechung wird für den am gleichen Ort angesetzt. Anlagen: Organigramm P/Kö

25 Kommunikation Kommunikationssperren Türöffner

26 Kommunikationssperren 1. Kritisieren, Urteilen, Vorwürfe machen, Widersprechen : Sie machen immer wieder den gleichen Fehler. 2. Namen austeilen, Beschämen, lächerlich machen : Sie sind halt ein altes Gewohnheitstier! 3. Loben, Zustimmen, Mir-auch-Egotrips : Genau! Das Gleiche ist mir vor 2 Wochen passiert! 4. Diagnostizieren, Analysieren und Interpretieren : Das ist, weil Sie..., Was Sie wirklich sagen, ist...

27 Türöffner helfen Ihr Gesprächspartner ist für aktives Zuhören empfänglich: Sie haben das Gefühl, dass... Von Ihrem Standpunkt aus... Es scheint Ihnen... Wie Sie es sehen... Aus Ihrer Perspektive... Sie denken, dass... Sie glauben, dass... Wenn ich Sie richtig verstehe... Sie meinen... Sie - Standpunkt Ihr Gesprächspartner scheint für aktives Zuhören nicht bereit zu sein: Könnte es sein, dass... Gefällt Ihnen die Idee... Sagen Sie mir, ob ich mich irre, aber... Könnte es vorkommen, dass... Trift es zu, dass... Es hört sich an, als ob Sie... Vielleicht fühlen Sie sich... Ich habe den Eindruck... Geschlossene Fragen