Planung und Umsetzung von Öffentlichkeitsarbeit

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1 Planung und Umsetzung von Öffentlichkeitsarbeit Präsentation im Rahmen der Qualifizierung Identifizieren, Vermarkten und Verbreiten von Projekt(zwischen)ergebnissen - Wir machen unser Projekt sexy für den zweiten Austausch- und Vernetzungsworkshop des Lernort 4 Elke Biester CONVIS Consult und Marketing GmbH Das Projekt XENOS Panorama Bund wird im Rahmen des XENOS-Programms "Integration und Vielfalt" durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert. Es ist ein Verbundprojekt aus vier Projektpartnern.

2 Identifizieren, vermarkten und verbreiten von Projekt(zwischen)ergebnissen Ablauf Herzlich Qualifikationsworkshop Willkommen zur Qualifizierung Öffentlichkeitsarbeit Öffentlichkeitsarbeit Begrüßung, Einführung, Vorstellungsrunde; Erwartungen und Wünsche an die Qualifizierung 9.30 Arbeitsphase I: Projektpräsentation in 60 Sekunden so mache ich mein Projekt sexy Auswertung Arbeitsphase I im Plenum Pause Vortrag: Voraussetzungen für Vermarktung und Verbreitung Arbeitsphase II: Bearbeiten eigener Kommunikationspläne Entwickeln von Kommunikationszielen Vortrag: Beispiele für Kommunikationsmaßnahmen Mittagessen Fortsetzung der Arbeit an Kommunikationsplänen Feedbackrunde Gesamtplenum 2

3 Arbeitsanleitung Elevatorpitch 1. Überlegen Sie sich eine für Ihr Projekt passende Situation, in der Sie auf einen oder mehrere Menschen treffen, die Sie für Ihr Projekt interessieren wollen, z.b. eine Ministerin, einen Bürgermeister oder eine Unternehmerin Sie haben maximal 60 Sekunden Zeit, um Ihr Gegenüber von sich und Ihrem Projekt zu überzeugen. Ziel ist, dass Ihr Gegenüber Ihnen einen Termin für ein ausführliches Gespräch anbietet. 3. Wie können Sie Ihrem Gegenüber Ihr Projekt und sofern vorhanden Ergebnisse und transferierbare Produkteso anschaulich, interessant und knackig darstellen, dass das Interesse geweckt wird? 4. Überlegen Sie sich genau, was Sie von Ihrem Gegenüber wollen und formulieren Sie dementsprechend Ihr Ziel. Konzentrieren Sie sich dabei auf ein Ziel. 5. Was möchten Sie Ihrem Gegenüber verkaufen? 6. Seien Sie adressatenorientiert, stellen Sie eine Beziehung her und überlegen Sie sich, welchen Nutzen Ihr Gegenüber von Ihrem Projekt und dessen Produkten hat. 3

4 Ablauf Übung Elevatorpitch Der Ablauf der Übung: Sie haben 10 Minuten Zeit, um sich einen einminütigen Text zu überlegen. Suchen Sie sich anschließend aus Ihrer Gruppe ein Gegenüber als Spielpartner/-in aus. Diesen versuchen Sie zu gewinnen. Achtung: Stoppuhr! Die zwei zuhörenden Kolleg/-innen geben Ihnen mithilfe eines Auswertungsbogens anschließend Feed-back Danach ist der/die Nächste in der Runde dran. 4

5 Feedbackbogen Projektpräsentation Name: Projekt: Angebot und Ziele des Projekts sowie dessen gesellschaftl. Nutzen sind klar und eindeutig erkennbar Die Zielgruppen des Projekts sind klar und eindeutig erkennbar Angestrebte oder bereits vorhandene Ergebnisse/transferierbare Produkte sind klar, eindeutig und nachvollziehbar zu erahnen zu erahnen zu erahnen Um was geht es? Um was geht es? Um was geht es? Würden Sie mit Ihrem Gegenüber nun einen Termin ausmachen? Ja, weil bzw. nein, weil: Was hat Sie neugierig gemacht/ weitere Kommentare/Anregungen :

6 ÖA-Strategien Tue Gutes und rede darüber 6

7 Viele Wege führen zum Ziel Es gibt nicht EINE Strategie, sondern viele Wege. Ihre ÖA-Maßnahme/ Marketingstrategie hängt davon ab: Welche Zielgruppe Sie ansprechen Welche Unternehmensziele Sie verfolgen Welche Kommunikationsziele Sie haben Welche Botschaft(en) sich daraus entwickeln Welches Produkt Sie anpreisen/ verkaufen 7

8 Vermarktung von Projekt(zwischen)ergebnissen Unternehmensziele Marketingziele Kommunikationsziele Maßnahmen/Aktionen Projekt leistet wichtigen Beitrag in zentralen gesellschaftlichen Problemfeldern Kosten decken, Einnahmen haben, Verstetigung, Produktentwicklung, Herstellen von Transferfähigkeit Image- und Akzeptanzsteigerung, Erhöhung des Bekanntheitsgrads (Unterstützung von Firmenund Marketingzielen) 8

9 Ablauf Öffentlichkeitsarbeit PLANUNG und Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit UMSETZUNG der Öffentlichkeitsarbeit REPORTING & ANPASSUNG der Kommunikation EVALUATION der Öffentlichkeitsarbeit 9

10 Planung der Öffentlichkeitsarbeit Konzeption Kommunikationsmaßnahmen Festlegung und Definition von Kommunikationszielen Zielgruppen Terminen Ressourcen Budget Qualitätskontrolle 10

11 Beispiele Kommunikationsziele Teilnehmer/-innen gewinnen Operative Partner gewinnen Strategische Partner gewinnen Transfernehmer gewinnen Projekt und Produkte bekannter machen Strukturen in Politik und Gesellschaft verändern Projekt verstetigen Projekt in Regelförderung bringen Vernetzung mit anderen XENOS-Projekten Zusammenarbeit mit lokalen Akteuren Transfer guter Ergebnisse und Produkte, z.b. erfolgreiches Mentor/-innenprogramm Jugendliche mit /ohne Migrationshintergrund Jugendliche mit Problemen beim Übergang Schule Beruf Jugendliche im Strafvollzug Jugendliche mit keinem oder kaum einem Schulabschluss Eltern Lehrkräfte auf unterschiedlichen Ebenen Potentielle Transfernehmer Arbeitsagenturen und andere operative Partner Strategische Partner in Politik und Verwaltung XENOS-Projekte Zielgruppen Regionale Bevölkerung Breite Öffentlichkeit Presse und andere Medien 11

12 Kommunikationsplan XENOS Kommunikationsziele Zielgruppen Kommunikationsmaßnahmen Kriterien zur Zielerreichung Evaluation Verbreitung /Kanal Budget/ Sachleistung Ressourcen/ Personal Termine Maßnahme Verantwortlich XENOS- Projekte und Produkte bekannter machen XENOS- Projekt und Produkte bekannter machen Alle XENOS Projekte, Fachöffentlich keit, Politik u. Verwaltung, Stakeholder, Unternehmen breite Öffentlichkeit s.o. Projektprofile auf XPB Website XENOS Projekt Broschüre Website plus Pressemitteilung, Faltblatt, Plakate, Veranstaltu ngen Veranstaltu ngen, Internet, Versand Euro 10 MT/pro Monat Euro 50 MT Projekte und XPB Projekte und XPB Seitenaufrufe der Projektprofile Anzahl verteilte Broschüren, z.b pro Jahr z.b pro Jahr 12

13 Kommunikationsplan XENOS Kommunikationsziele Zielgruppen Kommunikationsmaßnahmen Kriterien zur Zielerreichung Evaluation Maßnahme Kanal Budget/ Sachleistung Ressourcen/ Personal Termine Verantwortlich 13

14 Arbeitsphase II: Arbeit an Kommunikationsplänen 1. Gehen Sie in Kleingruppen (3-4 Personen) 2. Überlegen Sie sich, jeder für sich, welchen Ansatz, Produkt, Methode, Sie (beispielhaft) für Ihr Projekt vermarkten wollen wählen Sie ein Beispiel aus 3. Überlegen Sie dann, welches Ihre Kommunikationsziele sind 4. Und welches sind Ihre Zielgruppen? Es können für ein Kommunikationsziel auch mehrere Zielgruppen identifiziert werden 5. Formulieren Sie anschließend Ihre Maßnahmen und 6. Kriterien zur Zielerreichung 14

15 Kommunikationskanäle, deren Kosten und Effektivität Kanal Verwendung wofür? Kosten Reichweite Flyer/ Broschüren Verbreitung von Informationen 1000 Flyer ca 100 Euro Nicht sehr groß, abhängig von Verteilung Verteilerwege prüfen und Bedarf ermitteln. Als PDF ins Internet stellen Plakate Internet (Website, Web 2.0, Newsletter, - Verteiler) Pressemitteilung/- konferenz Rundfunk/Fernsehen Großformatwerbung Erhöhung des Bekanntheitsgrades, Verbreitung prägnanter Informationen Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen und zur Kommunikation Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen, wenn dadurch ein Artikel entsteht Sehr geeignet zur Verbreitung von Informationen/Werbung für Projektergebnisse Sehr geeignet zur Erhöhung des Bekanntheisgrades Abhängig von Auflage und Material 1000 Plakate ca Jahresgebühr Website ca 100 Installation und Pflege, je nach Aufwand und Anspruch 2-10 MT/ Monat gering Fernsehen: sehr hoch, wenn es eigene Schaltung ist besser Beitrag von Journalsten Radio: abhängig von Reichweite und Sendezeit Sehr kostenintensiv für XENOS Projekte i.d.r. ungeeignet Abhängig von Verteilung- Verteilerwege prüfen und Bedarf ermitteln. Abfragen, wer Plakate aushängt. Als PDF ins Internet stellen Große Reichweite wichtig: SEO- Optimierung, Verlinkungen, Aktualität Groß, wenn dadurch ein Artikel entsteht Reichweite ist sehr hoch Reichweite ist sehr hoch Veranstaltungen/Works hops/ andere Events wie Theater, Musik Sehr geeignet zur Information und Erhöhung des Bekanntheitsgrades insbesondere wenn die Presse berichtet Kosten abhängig vom Veranstaltungstypus, -größe und -ort Je nach Veranstaltungsart kann lokale Reichweite sehr hoch sein 15

16 Wir machen unser Projekt sexy Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit Achten Sie auf die Verpackung der Information! Achten Sie darauf, dass Ihre Maßnahmen bildhaft, unterhaltsam, kompakt und verständlich (zielgruppengerecht) präsentiert werden, damit der Empfänger die Information aktiv und dauerhaft aufnimmt. Vermeiden Sie Unklarheiten in der sprachlichen und bildhaften Gestaltung. Überprüfen Sie, ob die Art und Weise Ihrer Kommunikationsvermittlung bei der gewünschten Zielgruppe ankommt. Was Sie vielleicht witzig oder schön finden, wirkt auf andere womöglich langweilig oder altmodisch. Fragen Sie zunächst Bekannte oder Arbeitskollegen und Kolleginnen, was sie von der Gestaltung Ihrer Kommunikationsidee halten! 16

17 Wir machen unser Projekt sexy Verwenden Sie ein durchgehendes Corporate Identity Konzept! Ihre Maßnahmen zur Kommunikation werden erst dann den gewünschten Effekt haben, wenn Sie immer wieder mit dem gleichen und wieder erkennbaren Erscheinungsbild auftreten (Corporate Identity). Dies gilt für Ihre Projektunterlagen sowie Ihre Kommunikationsmittel (z.b. Flyer, Broschüren, Plakate, Website). Hierzu dient auch die durchgehende Anwendung des XENOS- bzw. ESF- Logos. Wer häufig sein Erscheinungsbild wechselt, verwirrt die Zielgruppe und verspielt die Chance, wieder erkannt zu werden! 17

18 Projektprofile schärfen was ist zu beachten? Interessante Überschrift Logo Bild(er) vom Projekt Evtl. Bild vom Ansprechpartner/-in Interessante Darstellung des Projekts: was möchte der/die Leser/-in wissen? (Ziel des Projekts, Maßnahmen des Projekts, Zielgruppen des Projekts, Produkte des Projekts warum ist das Projekt wichtig und sinnvoll?) Klare, verständliche (ggf. auch bildhafte) Sprache Kreative Aufmachung, Berücksichtigung von Corporate Identity 18

19 Unterstützung durch XPB Unterstützung bei der Konzeption Ihrer XENOS-Veranstaltung Unterstützung bei der Moderation Ihrer Veranstaltung Ankündigung Ihrer Veranstaltung auf der Website und im Newsletter von XPB Bereitstellung von Roll-Ups, Flyern und Plakaten für Ihre Veranstaltung Verteilung Ihrer überregionalen Pressemitteilung (Presseverteiler) Erstellung von Pressereportagen bei großen XENOS Veranstaltungen durch einen Redakteur von XPB Serviceangebote auf der Website von XPB: Logos, Richtlinien, Checklisten zur Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit, z.b. Veranstaltungen, Website, Pressemitteilung etc.) Bereitstellung von Projektdarstellungen auf der Website von XPB mit Verlinkung zur Ihrer Website Beratung zur Öffentlichkeitsarbeit (telefonisch und Vor Ort) 19

20 Kostenlose online-presseportale Empfehlenswerte kostenlose Presseportale

21 Kontakt Bei Fragen zur Öffentlichkeitsarbeit rufen Sie uns an! CONVIS, Elke Biester und Susanne Landgren: +49 (0)