Einblicke, Erfahrungen und Tipps aus der Praxis: Wie CPS-IT GmbH PDF-Dokumente für das Bundesumweltministerium nach PDF/UA erstellt und prüft

Transkript

1 Einblicke, Erfahrungen und Tipps aus der Praxis: Wie CPS-IT GmbH PDF-Dokumente für das Bundesumweltministerium nach PDF/UA erstellt und prüft Post-Conference PDF-Days Europe 2018 Martina Jahn Senior-Beraterin Josephine Schwebler Senior-Beraterin CPS-IT GmbH

2 Agenda Wer wir sind Was machen wir für das Bundesumweltministerium (BMU)? Wie viele PDFs bearbeiten wir durchschnittlich? Welche Arten von Dokumenten erhalten wir? Wer erstellt womit PDF/UA-konforme Zieldokumente? Wie gehen wir mit schwierigen Dokumenten um? Tipps und Tricks Unsere Wunschliste Fragen 1

3 Wer wir sind

4 CPS-IT GmbH 3

5 CPS-IT GmbH 4

6 Referentinnen Martina Jahn seit 2013 bei CPS-IT GmbH seit 2008: Beratung zum Thema Barrierefreiheit und Erstellung von barrierefreien PDF- Dokumenten (u. a. für BMU u. nachgeordnete Behörden, BMBF, BBSR, GRS ggmbh, ÖKOPOL GmbH, MULNV NRW) Josephine Schwebler seit 2016 bei CPS-IT GmbH seit 2010 Beratung zum Thema Barrierefreiheit und Erstellung von barrierefreien PDF- Dokumenten (u. a. BMU, BMFSFJ, BMBF, VKU e.v., Öko-Institut e.v., MULNV NRW ) 5

7 Was machen wir für das Bundesumweltministerium (BMU)?

8 Was machen wir für das BMU? Betreuung des Internetauftritts (seit 2013) Redaktion Design Entwicklung und Technik Microsites Barrierefreie PDFs (seit 2016 gemäß PDF/UA) Erstellen Nachbearbeiten Prüfen Beratung 7

9 Wie viele PDFs bearbeiten wir durchschnittlich für das BMU? 2017 Gesamt: 351 PDF-Dokumente barrierefrei nach PDF/UA- Standard erstellt Seiten Forschungsberichte: 67 PDFs mit insgesamt Seiten (Durchschnitt pro PDF ca. 158 Seiten) Weitere BMU-Dokumente: 284 PDFs mit insgesamt Seiten (Durchschnitt pro PDF ca. 14,5 Seiten) Pro Monat in 2017 PDFs nach PDF/UA pro Monat: 29,25 PDFs Seiten nach PDF/UA pro Monat: Seiten 8

10 Welchen Arten von Ausgangsdokumenten und Dokumententypen erhalten wir? Formate Word PDFs (Exporte aus MS Word, Acrobat InDesign, selten MS Excel oder MS PowerPoint) Dokumenttypen Arten Gesetze, Gesetzesvorlagen, Stellungsnahmen, Begründungen, Entwürfe Hintergrundpapiere, Mitgliederlisten, Fact Sheets, Leitfäden Gutachten, Strategien, Studien Veranstaltungsprogramme Forschungsberichte Nur zur Prüfung: Publikationen (Broschüren und Faltblätter) 9

11 Wer erstellt mit welchen Tools in PDF/UA-konforme Zieldokumente? (Work-Flow) 10

12 Wer erstellt mit welchen Tools in PDF/UAkonforme Zieldokumente? (Work-Flow) EINFACHE Word-Dokumente z. B.: Hintergrundpapiere, Fact Sheets, Mitgliederlisten, Stellungnahmen Bearbeitung durch CPS-Onlineredaktion Grundlage: CPS-intern optimierte Wordformatvorlage Tools CPS-Onlineredaktion: axespdf for Word > Check mit PAC 3 CPS-BF-Team: visuell-semantische Prüfung sowie ggf. Nachbearbeitung mit axespdf QuickFix oder Acrobat Pro DC (z. B. nummerierte Listen) 11

13 Wer erstellt mit welchen Tools in PDF/UAkonforme Zieldokumente? (Work-Flow) KOMPLEXE Word-Dokumente Bearbeitung durch CPS-BF-Team z. B. Gesetze, Gesetzesvorlagen, Stellungnahmen, Begründungen, Forschungsberichte etc. KEINE Vorlagen Oft KEINE Änderungen am Dokumenten-Layout erlaubt 12

14 Wer erstellt mit welchen Tools in PDF/UAkonforme Zieldokumente? (Work-Flow) Tools Wenn möglich Erzeugung des PDFs mit axespdf for Word Probleme: proprietäre Schriftarten falsch verwendete Autofelder (Inhaltsverzeichnisse, Verweise, Textmarken etc.) falsch eingebettete Bilder (o. a. Bilder in Tabellen) Formeln Sonderfall: Formulare Lösung Export mit Acrobat PDF Nachbearbeitung mit Acrobat Pro DC und QuickFix 13

15 Wer erstellt mit welchen Tools in PDF/UAkonforme Zieldokumente? (Work-Flow) PDF-Dokumente Bearbeitung durch CPS-BF-Team Ursprung: Word, InDesign, u.a. Problem: Nicht standardkonforme PDF-Maker Syntaxfehler, keine Tags, Ligaturen, Unicodezeichen, Silbentrennung Lösung: Nachbearbeitung mit Acrobat Pro DC und QuickFix EXTERNE Publikationen Broschüren und Faltblätter Prüfung nach Matterhorn-Protokoll (automatische Prüfung mit PAC 3 sowie visuell-semantische Prüfung) Problem: Dienstleister schicken oft Screenshot von Acrobat BF- Prüfung als Beweis für Barrierefreiheit! 14

16 Wie gehen wir mit schwierigen Dokumenten um? 15

17 Wie gehen wir mit schwierigen Dokumenten um? Was sind schwierige Dokumente? KEINE TAGS Vorgehen: Acrobat Pro DC > Auto-Tagging > Nacharbeit in Acrobat Pro DC und axespdf QuickFix Falsche Tags, Hierarchie, Alt-Texte, logische Reihenfolge durcheinander, Inhalte nicht getaggt, Artefakte nicht gekennzeichnet etc. Vorgehen: Nacharbeit in Acrobat Pro DC + axespdf QuickFix > ggf. Auto-Tagging + manuelles Tagging Scans!!! Vorgehen: Acrobat Pro DC > Seite pro Seite, OCR > manuelles Tagging > Nacharbeit axespdf QuickFix LÖSUNG: Man-Power + Erfahrung + richtige Software manuelle Nacharbeit = Fleißarbeit! 16

18 Dokumente aus der Hölle 17

19 Dokumente aus der Hölle 18

20 Tipps

21 Tipps und Tricks Generell: Mehrgleisig fahren bei der Software Vorteile und Nachteile der Software kennen und nutzen (z.b. axespdf QuickFix und Acrobat Pro DC ) Was geht wo? Oft notwendig: Wechsel zwischen Programmen bei der Arbeit an komplexen Dokumenten 20

22 Tipps und Tricks Arbeitsversionen bei größeren Änderungen und Fehlerbehebungen Alternative Wege zur Fehlerbehebung kennen; z.b.: ListNumbering Table Scope Alternativtexte Umbenennung Lesezeichen Geheimtipp, wenn nichts mehr geht Acrobat Inhaltsansicht 21

23 Tipps und Tricks Positionierungsfehler: axespdf QuickFix nutzen auch nützlich: Parent Keys, Structural Parent Tree Eigene Strukturierung für lange Dokumente ein Part-Tag pro Kapitel Vorgehen für ungeordnete Dokumente: 1. Tags seitenweise sortieren (ein Part-Tag pro Seite) 2. Inhalte innerhalb der Seite in richtige Reihenfolge bringen Zeit bzw. Vier-Augen-Prinzip Abstand vom Dokument Auch die beste Software hat Bugs!!! 22

24 Musterabfolge 1. Acrobat Pro DC: Preflight > Schriften einbetten 2. axespdf QuickFix: Apply Standard Tags + Flatten Smart-Xobjects 3. Acrobat Pro DC: Nachbearbeitung Tags (u. a. Überschriftenhierarchie, Links setzen, manuelles Tagging), Strukturierung (logische Reihenfolge), Table Scope, Alt-Texte etc. 4. axespdf QuickFix: Artifact Non-Tagged, Link Annotations, ID for Notes, Fix Placement, Bounding Boxes, irreguläre Tabellenzeilen (ggf. Sprachwechsel, ListNumbering) Checker 5. Nachbearbeitung in Acrobat Pro DC und axespdf QuickFix 23

25 Musterabfolge 6. PAC 3 + Screenreader-Preview 7. Nachbearbeitung in Acrobat Pro DC und axespdf QuickFix 8. PAC 3 + Screenreader-Preview 9. Finale Qualitätssicherung 10. PDF/UA-Eintrag setzen in Acrobat Pro DC oder axespdf QuickFix 24

26 Tipps und Tricks Gegenüberstellung: Was geht wo? Acrobat DC QuickFix Dokumenteneigenschaften Anpassen Titel, Fenster, Hauptsprache x x Schriften einbetten x Tag-Baum bearbeiten Leere Tags löschen x X Tags anlegen, löschen, verschieben x Tags umbenennen x X Rollenzuordnung x x Attribute hinzufügen und bearbeiten x x Tag in Standard-Tags X Nicht getaggte Inhalte artefakten x X 25

27 Tipps und Tricks Gegenüberstellung: Was geht wo? Acrobat DC QuickFix Tags über Inhaltsansicht bearbeiten x Content-Keys zu Links hinzufügen x X Note-IDs hinzufügen x X Positionierung (Inline/Block) anpassen x X Tabellen per Editor bearbeiten x x Links inkl. OBJR-Element erstellen x Interne Links erstellen (Destinations) x x Lesezeichen erstellen x x Links zu Inhaltsverzeichnis hinzufügen x Tab-Reihenfolge setzen x x Unicode Mapping bearbeiten x 26

28 Tipps und Tricks Gegenüberstellung: Was geht wo? Acrobat DC QuickFix Leerzeichen einfügen (Spaces) x X Vorhandene Lesezeichen bearbeiten x Alternativtext setzen x x Weitere Strukturoptionen Strukturbaum neu erstellen X PDF/UA-Identifier hinzufügen x X PAC Checker x Korrupte Elemente entfernen X Parent Keys reparieren X 27

29 Unsere Wunschliste PAC: Wieder Check-Button für erneute Prüfung Bestimmte Anzahl leerer Tags eines Typs anlegen ( Stapelverarbeitung ) Erklärungen für Acronyme / Abkürzungen zentral verwalten Acrobat InDesign und MS Word: Export mit PDF-Tags als Standardeinstellung (Default) axespdf-plugin für MS Excel und PowerPoint 28

30 Fragen & Antworten

31 Vielen Dank! CPS-IT Martina Jahn und Josephine Schwebler