Dokumentenmanagement

Transkript

1 Handwerkskammer Lübeck 23. Juni 2009

2 Agenda 1 Kurzvorstellung 2 Begrisklärungen Nutzen durch 3 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung 4 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der 5

3 FH-Lübeck Fachhochschule Lübeck (Schleswig-Holstein) Eine der drittmittelstärksten Fachhochschulen bundesweit Erfolgreiche Forschungsschwerpunkte Medizintechnik, Kunststoe, Logistik, Lebensmitteltechnik Vier Fachbereiche mit ca Studierenden

4 Fachbereich Maschinenbau und Wirtschaft Studiengänge Betriebswirtschaftslehre (Bachelor und Master) Wirtschaftsingenieurwesen (z.zt. nur Bachelor aktiv) Maschinenbau (z.zt. nur Bachelor aktiv) Prof. Dr. Thomas Romeyke Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Schwerpunkte: Open Source im betrieblichen Einsatz, IT-Security, IT-Safety

5 Fachbereich Maschinenbau und Wirtschaft Studiengänge Betriebswirtschaftslehre (Bachelor und Master) Wirtschaftsingenieurwesen (z.zt. nur Bachelor aktiv) Maschinenbau (z.zt. nur Bachelor aktiv) Prof. Dr. Thomas Romeyke Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Schwerpunkte: Open Source im betrieblichen Einsatz, IT-Security, IT-Safety

6 Fachbereich Maschinenbau und Wirtschaft Studiengänge Betriebswirtschaftslehre (Bachelor und Master) Wirtschaftsingenieurwesen (z.zt. nur Bachelor aktiv) Maschinenbau (z.zt. nur Bachelor aktiv) Prof. Dr. Thomas Romeyke Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Schwerpunkte: Open Source im betrieblichen Einsatz, IT-Security, IT-Safety

7 Fachbereich Maschinenbau und Wirtschaft Studiengänge Betriebswirtschaftslehre (Bachelor und Master) Wirtschaftsingenieurwesen (z.zt. nur Bachelor aktiv) Maschinenbau (z.zt. nur Bachelor aktiv) Prof. Dr. Thomas Romeyke Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Schwerpunkte: Open Source im betrieblichen Einsatz, IT-Security, IT-Safety

8 Fachbereich Maschinenbau und Wirtschaft Studiengänge Betriebswirtschaftslehre (Bachelor und Master) Wirtschaftsingenieurwesen (z.zt. nur Bachelor aktiv) Maschinenbau (z.zt. nur Bachelor aktiv) Prof. Dr. Thomas Romeyke Fachgebiet Wirtschaftsinformatik Schwerpunkte: Open Source im betrieblichen Einsatz, IT-Security, IT-Safety

9 Begrisklärungen Nutzen durch Der Begri 'Dokument' Strukturierte inhaltlich zusammengehörender Informationen bedeutsam für einen bestimmten Zeitraum Sonderfall: Dokumentenfunktion als Nachweis oder Beweismittel

10 Begrisklärungen Nutzen durch Der Begri 'Dokument' Strukturierte inhaltlich zusammengehörender Informationen bedeutsam für einen bestimmten Zeitraum Sonderfall: Dokumentenfunktion als Nachweis oder Beweismittel

11 Begrisklärungen Nutzen durch Der Begri 'Dokument' Strukturierte inhaltlich zusammengehörender Informationen bedeutsam für einen bestimmten Zeitraum Sonderfall: Dokumentenfunktion als Nachweis oder Beweismittel

12 Begrisklärungen Nutzen durch Der Begri 'Dokument' Strukturierte inhaltlich zusammengehörender Informationen bedeutsam für einen bestimmten Zeitraum Sonderfall: Dokumentenfunktion als Nachweis oder Beweismittel

13 Begrisklärungen Nutzen durch Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten Kontrollierte Dokumentenaufnahme, -Bearbeitung, -Weiterleitung, -Lagerung, -Vernichtung Indexierung

14 Begrisklärungen Nutzen durch Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten Kontrollierte Dokumentenaufnahme, -Bearbeitung, -Weiterleitung, -Lagerung, -Vernichtung Indexierung

15 Begrisklärungen Nutzen durch Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten Kontrollierte Dokumentenaufnahme, -Bearbeitung, -Weiterleitung, -Lagerung, -Vernichtung Indexierung

16 Begrisklärungen Nutzen durch Alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Administration von Dokumenten Kontrollierte Dokumentenaufnahme, -Bearbeitung, -Weiterleitung, -Lagerung, -Vernichtung Indexierung

17 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

18 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

19 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

20 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

21 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

22 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

23 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

24 Begrisklärungen Nutzen durch Nutzen der DMS Eziente Suchmöglichkeiten Parallelbearbeitung von Dokumenten Lokale Unabhängigkeit bei der Bearbeitung Fortentwicklungsdokumentation, Rollbackmöglichkeit Fristenbeachtung systemgestützt Zugrisbeschränkungen gut steuerbar gute Archivierungsmöglichkeit

25 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

26 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

27 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

28 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

29 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

30 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Entstehung eines Dokuments analoge Quelle: Scanner, elektronisches Fax, MP3-Datei,... digitale Quelle: Textdatei, Datenbank,... Transformationsprozess: Überführung von analoger in digitale Form (z.b. OCR), Non Coded Information (NCI) in Coded Information (CI) Indexierung: Extraktion wichtiger Merkmale in Metadaten Schnittstellen: Barcode, RFID

31 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Veränderung durch Geschäftsprozesse Regelwerk: Wer darf was bearbeiten? systemgestützte Bearbeitung: Vorbereitete Antwortschreiben, Kalkulationstabellen,... automatisierte Bearbeitung: keine manuellen Eingrie nötig

32 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Veränderung durch Geschäftsprozesse Regelwerk: Wer darf was bearbeiten? systemgestützte Bearbeitung: Vorbereitete Antwortschreiben, Kalkulationstabellen,... automatisierte Bearbeitung: keine manuellen Eingrie nötig

33 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Veränderung durch Geschäftsprozesse Regelwerk: Wer darf was bearbeiten? systemgestützte Bearbeitung: Vorbereitete Antwortschreiben, Kalkulationstabellen,... automatisierte Bearbeitung: keine manuellen Eingrie nötig

34 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Veränderung durch Geschäftsprozesse Regelwerk: Wer darf was bearbeiten? systemgestützte Bearbeitung: Vorbereitete Antwortschreiben, Kalkulationstabellen,... automatisierte Bearbeitung: keine manuellen Eingrie nötig

35 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Zeitweise Speicherung zwischen Bearbeitungsschritten automatische Fristenbeachtung Datensicherungsmaÿnahmen

36 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Zeitweise Speicherung zwischen Bearbeitungsschritten automatische Fristenbeachtung Datensicherungsmaÿnahmen

37 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Zeitweise Speicherung zwischen Bearbeitungsschritten automatische Fristenbeachtung Datensicherungsmaÿnahmen

38 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

39 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

40 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

41 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

42 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

43 Entstehung Bearbeitung Speicherung Ausgabe, Vernichtung Anforderungen an die Ausgabe Transformation: von digitaler in analoge Form Ermöglichung identischer Kopien: z.b. Beschreibungen, Kundeninformationen Verhinderung identischer Kopien: Kopierschutz, DRM Datenvernichtung: Datenträgervernichtung? Fristenproblematik: Mindestaufbewahrungszeit vs. Maximale Speicherdauer

44 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit digitaler Daten Spezialthema: Abkürzung

45 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit digitaler Daten Spezialthema: Digital documents last forever Abkürzung

46 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit digitaler Daten Spezialthema: Digital documents last forever - or ve years, whichever comes rst Abkürzung

47 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Verlorene Daten NASA: Daten der Viking-Mission (1976). Mitte der 90'er Jahre sind 1,2 Mio Magnetbänder nicht mehr auswertbar. Volkszählungsdaten USA 1960: konnten Ende der 80'er Jahre gerade noch gerettet werden

48 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Verlorene Daten NASA: Daten der Viking-Mission (1976). Mitte der 90'er Jahre sind 1,2 Mio Magnetbänder nicht mehr auswertbar. Volkszählungsdaten USA 1960: konnten Ende der 80'er Jahre gerade noch gerettet werden

49 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Verlorene Daten NASA: Daten der Viking-Mission (1976). Mitte der 90'er Jahre sind 1,2 Mio Magnetbänder nicht mehr auswertbar. Volkszählungsdaten USA 1960: konnten Ende der 80'er Jahre gerade noch gerettet werden

50 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

51 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

52 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

53 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

54 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

55 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

56 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Haltbarkeit von Datenträgern Pergament, altes Papier: Hunderte Jahre CD / DVD: Jahre Magnetbänder: 1-3 Jahre Disketten: 5-15 Jahre VHS-Band: Jahre Mikrolm: Jahre

57 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Problembereiche der Langfristige Erhaltung der technischen Verfügbarkeit langfristige Interpretierbarkeit der lesbaren digitalen Informationen

58 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Problembereiche der Langfristige Erhaltung der technischen Verfügbarkeit langfristige Interpretierbarkeit der lesbaren digitalen Informationen

59 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Problembereiche der Langfristige Erhaltung der technischen Verfügbarkeit langfristige Interpretierbarkeit der lesbaren digitalen Informationen

60 Problemlage Archivierte Daten Problembereiche der Problembereiche der Langfristige Erhaltung der technischen Verfügbarkeit langfristige Interpretierbarkeit der lesbaren digitalen Informationen Ein system muÿ beide Punkte sicher unterstützen.

61 zentrale Rolle bei Rationalisierung von Geschäftsprozessen Gefahr eines Vendor-Lock-In: DMS ist nicht mehr austauschbar Potentiale und Risiken müssen gut abgewogen werden Stufenweise Implementierung vorteilhaft

62 zentrale Rolle bei Rationalisierung von Geschäftsprozessen Gefahr eines Vendor-Lock-In: DMS ist nicht mehr austauschbar Potentiale und Risiken müssen gut abgewogen werden Stufenweise Implementierung vorteilhaft

63 zentrale Rolle bei Rationalisierung von Geschäftsprozessen Gefahr eines Vendor-Lock-In: DMS ist nicht mehr austauschbar Potentiale und Risiken müssen gut abgewogen werden Stufenweise Implementierung vorteilhaft

64 zentrale Rolle bei Rationalisierung von Geschäftsprozessen Gefahr eines Vendor-Lock-In: DMS ist nicht mehr austauschbar Potentiale und Risiken müssen gut abgewogen werden Stufenweise Implementierung vorteilhaft

65 zentrale Rolle bei Rationalisierung von Geschäftsprozessen Gefahr eines Vendor-Lock-In: DMS ist nicht mehr austauschbar Potentiale und Risiken müssen gut abgewogen werden Stufenweise Implementierung vorteilhaft

66 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Fragen?

67 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Fragen?