10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance

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1 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance Was Sie über die Mindestanforderungen an Compliance wissen sollten. Aufbereitet von PricewaterhouseCoopers. Juni 2010 Die Bedeutung der Compliance-Funktion steigt. Entspricht Ihre Compliance-Funktion bereits den neuen Mindestanforderungen? Die Bundesanstalt für Finanzdienst leistungsaufsicht (BaFin) hat am 7. Juni 2010 das Rundschreiben 4/2010 (WA) zu den Mindestanforderungen an die Compliance-Funktion und die weiteren Verhaltens-, Organisations- und Transparenzpflichten nach 31 ff. WpHG für Wertpapierdienstleistungsunternehmen (MaComp) veröffentlicht. In ihrem Begleitschreiben macht die BaFin deutlich, dass sie von den Unternehmen eine schnelle Umsetzung erwartet. Die Umsetzungsarbeiten müssen bis spätestens Ende 2010 abgeschlossen sein. Die BaFin hat unter anderem die aus der Finanzkrise gewonnenen Erkenntnisse über Mängel in den Vertriebsabteilungen vieler Wertpapierdienstleistungsunternehmen zum Anlass genommen, um konkrete Anforderungen an die Compliance-Funktion zu definieren. Die BaFin betont in ihrem Begleitschreiben, dass die Einhaltung derjenigen Vorgaben, die in den MaComp in Form von Empfehlungen und Sollvorschriften formuliert wurden, als geeignetes Verfahren zur Einhaltung der 31 ff. WpHG und somit als Best Practice angesehen werden kann. Insgesamt kommen mit den MaComp neben einer Stärkung der Stellung des Compliance-Beauftragten und seinen Einwirkungsmöglichkeiten auch einige neue Anforderungen auf die Ausgestaltung der Compliance-Funktion der Unternehmen zu. Welche Fragen sollten Sie sich jetzt stellen? 1. Welche Neuerungen ergeben sich aus den MaComp für die Compliance-Funktion? 2. Welche Überwachungshandlungen muss Compliance vornehmen? 3. Wie können Geschäftsbereiche, Compliance und Interne Revision erfolgreich zusammenwirken? 4. Wie kann die Balance zwischen den Mindestanforderungen und einem effizienten Vorgehen erreicht werden pwc

2 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 2 Welche Neuerungen ergeben sich aus den MaComp für die Compliance-Funktion? Behalten Sie Ihre Compliance-Risiken stets im Blick! Erstmals schreibt die BaFin vor, dass die Compliance-Funktion in strategische und unternehmerische Entscheidungen einzubeziehen ist. Die genaue Umsetzung dieser Anforderung wird allerdings nicht vorgegeben. Welche Maßnahmen im Einzelnen ergriffen werden müssen, sollte abhängig von Art und Umfang des Geschäfts, der Kundenstruktur sowie der Vertriebswege bestimmt werden und ist folglich individuell auf das jeweilige Unternehmen abzustellen. Beispiel Neue-Produkte-Prozess Im Rahmen des Neue-Produkte-Prozesses wird Compliance zukünftig frühzeitig über entsprechende Pläne zu informieren sein. Auf diese Weise können compliance-spezifische Bedenken geäußert und in der Ausgestaltung des Produkts berücksichtigt werden. Die bloße Anhörung von Compliance scheint der BaFin jedoch nicht weitreichend genug: Sie nennt ausdrücklich ein Interventionsrecht zugunsten der Compliance-Funktion als mögliche Maßnahme (BT 1.2 Tz. 3). Beispiel Vergütungssysteme Ebenso neu ist die Absicht der BaFin, dass Compliance auch ein Mitspracherecht bezüglich der Ausgestaltung von Vertriebszielen und Bonifizierung der Mitarbeitenden im Wertpapiergeschäft bekommen soll. In diesem Zusammenhang hat Compliance auch auf die Einhaltung des BaFin-Rundschreibens 22/2009 (BA) Aufsichtsrechtlichen Anforderungen an die Vergütungssysteme von Instituten zu achten, um bei vorhandenen negativen Anreizen einschreiten zu können. Unabhängigkeit des Compliance-Beauftragten Die BaFin empfiehlt zur Wahrung der Unabhängigkeit des Compliance-Beauftragten eine Bestellung für mindestens 24 Monate und die Vereinbarung einer zwölfmonatigen Kündigungsfrist seitens des Arbeitgebers (BT Tz. 7). Fragen, die Sie sich stellen sollten: In welche Gremien ist Compliance einzubeziehen? Mit welchen zusätzlichen Rechten ist die Compliance-Funktion zukünftig auszustatten?

3 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 3 Welche Überwachungshandlungen muss Compliance vornehmen? 360-Grad-Compliance: Die neue Ausrichtung der Compliance-Funktion zielt darauf ab, in sämtlichen vom Wertpapiergeschäft berührten Bereichen das Interessenkonfliktpotenzial zu minimieren. Im Rahmen der geforderten Überwachung und Bewertung der Angemessenheit und Wirksamkeit der eingerichteten Organisations- und Arbeitsanweisungen und der damit zusammenhängenden Kontrollhandlungen empfiehlt sich eine risikoorientierte Vorgehensweise für Compliance. Hierzu sind sämtliche Geschäftsbereiche des Unternehmens, die mit der Erbringung von Wertpapierdienstleistungen im Zusammenhang stehen, auf ihr Compliance-Risikopotenzial zu analysieren. Dafür sind folgende Parameter zu berücksichtigen: Geschäftsziele, -umfang und -struktur Organisation und Mitarbeiterstruktur Produktpalette, Vertriebsstruktur und Kundenkategorien Auf dieser Basis ist ein Überwachungsplan abzuleiten (BT 1.1.3), der unter Berücksichtigung der Kontrollhandlungen der Geschäftsbereiche und der Prüfungshandlungen der Internen Revision zu erstellen ist. Die Überwachungshandlungen sind kontinuierlich und möglichst prozessbegleitend oder zumindest zeitnah durch die Compliance-Funktion durchzuführen. Eine besondere Herausforderung stellt die Einrichtung sinnvoller Schnittstellen zwischen Compliance und den Fachabteilungen, der Internen Revision und dem Risikomanagement dar. Ziel sollte unbedingt die Vermeidung von Redundanzen beziehungsweise die Nutzung von Synergien unter Wahrung der Interessenkonfliktfreiheit sein. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Welche Geschäftsbereiche sollten im Rahmen der Compliance-Risikoanalyse erfasst werden? Kennen alle Mitarbeitenden die getroffenen Maßnahmen und Regelungen zur Einhaltung des WpHG? Berücksichtigt der Compliance-Überwachungsplan alle Risikobereiche? In welchen Bereichen sind von Compliance eigene Kontrollhandlungen vorzunehmen? Sind Schnittstellen von Compliance zu anderen Unternehmensbereichen definiert und werden Synergiepotenziale optimal genutzt?

4 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 4 Wie können Geschäftsbereiche, Compliance und Interne Revision erfolgreich zusammenwirken? Das A und O: Compliance wird entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingebettet. Das Compliance-Business-Modell von PricewaterhouseCoopers (PwC) versteht die Geschäftsbereiche, die Compliance-Funktion und die Interne Revision als sogenannte Verteidigungslinien. 1. Die Rolle der Geschäftsbereiche Die erste Verteidigungslinie wirkt unmittelbar in den Geschäftsbereichen. Compliance-spezifische Vorkehrungen und Maßnahmen werden in die Geschäftsabläufe und internen Systeme integriert. Die Geschäftsaktivitäten werden anhand definierter Compliance-Risikoindikatoren und Schlüsselkontrollen überwacht. Die Geschäftsbereiche berichten regelmäßig an den Compliance-Beauftragten über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollhandlungen. 2. Die Aufgabe der Compliance-Stelle Die zweite Verteidigungslinie wird durch die zentralen Tätigkeiten des Compliance- Beauftragten ausgefüllt: Analyse des Compliance-Bedarfs Analyse und Bewertung der Kontrollberichte der Geschäftsbereiche Beratung und Unterstützung bei der Ausgestaltung neuer Produkte und Dienstleistungen Darüber hinaus nimmt Compliance risikoorientiert eigene Prüfungshandlungen vor. 3. Abgrenzung zur Internen Revision Auf der dritten Verteidigungslinie überprüft die Interne Revision turnusmäßig die Angemessenheit und Wirksamkeit der Gesamtheit der auf der ersten und zweiten Stufe getroffenen Maßnahmen. Fragen, die Sie sich stellen sollten: Ist die Compliance-Funktion effizient aufgestellt? Wird Compliance bereits als Werttreiber genutzt?

5 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 5 Wie kann die Balance zwischen den Mindestanforderungen und einem effizienten Vorgehen erreicht werden? Insgesamt ist zu erkennen, dass die BaFin der Compliance-Funktion zukünftig eine stärkere Bedeutung zukommen lässt. Der enge Aufgabenbereich der Compliance-Funktion aus der Vor- MiFID-Zeit wurde bereits durch das Finanzmarktrichtlinie-Umsetzungsgesetz im November 2007 erweitert. Die MaComp bestätigen diesen Kurs und verdeutlichen, dass Compliance als ein Teil des Risikomanagements anzusehen ist. Insbesondere die neuen Mitspracherechte werden zu einer veränderten Wahrnehmung der Compliance- Funktion beitragen und sollten dazu genutzt werden, die Compliance-Risiken über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg so gering wie möglich zu halten. Der erweiterte Aufgabenkatalog der Compliance- Funktion hat für die meisten Wertpapierdienstleister Anpassungen in der aufbau- und ablauforganisatorischen Ordnung zur Folge. Jedoch sollte außerdem die Zusammenarbeit der relevanten Bereiche optimiert werden. Profitieren Sie von einer effektiven Compliance- Funktion und nutzen Sie Compliance als Werttreiber. Ermitteln Sie Ihren Handlungsbedarf! Gern unterstützen wir Sie bei der Analyse Ihres Umsetzungsbedarfs und der Implementierung gegebenenfalls erforderlicher Maßnahmen.

6 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 6 Profitieren Sie von unserer langjährigen Expertise und unserer Erfahrung im Bereich Wertpapier- Compliance. Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, welche Aktivitäten in Ihrem Unternehmen zur Umsetzung der Mindestanforderungen an Compliance erforderlich sind. Ullrich Hartmann Frankfurt am Main Partner Tel.: ullrich.hartmann@de.pwc.com Martina Rangol Frankfurt am Main Tel.: martina.rangol@de.pwc.com

7 10 Minuten Mindestanforderungen an Compliance 7 Unser Angebot: Gap-Analyse Projektdurchführung Projektbegleitung Analyse des Umsetzungsbedarfs aus den MaComp für Ihr Unternehmen Aufbereitung zur Entscheidungsgrundlage mit Handlungsempfehlungen strukturiertes und in zahlreichen Projekten bewährtes Vorgehensmodell Entwicklung unternehmensindividueller Sollprozesse zur Abdeckung der MaComp- Anforderungen auf Basis des Compliance-Business-Modells fachliche und prozessuale Unterstützung Seminare und Workshops Qualitätssicherung Integration und Systematisierung bestehender interner Kontrollund Risikomanagementsysteme

8 Die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bekennt sich zu den PwC-Ethik-Grundsätzen (zugänglich in deutscher Sprache über und zu den Zehn Prinzipien von UN Global Compact (in deutscher und englischer Sprache zugänglich über Juni PricewaterhouseCoopers bezeichnet die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die anderen selbstständigen und rechtlich unabhängigen Mitgliedsfirmen der PricewaterhouseCoopers International Limited.