GLOBAL ANALYSIS AND PLANNING SYSTEM

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1 - Standard Reporting für Autohäuser - GAPS hat die Visualisierung der entscheidungsrelevanten Unternehmensdaten des einzelnen Autohauses bzw. der Autohandelsgruppe zur Aufgabe. Die Darstellung der Daten erfolgt unter Berücksichtigung verschiedenster Sichtweisen und Verdichtungs- und Detaillierungskriterien in vordefinierten Reports in tabellarischer und grafischer Form. Abgebildet werden dabei die klassischen Bereiche und Abteilungen des Autohandels (Neuwagen, Gebrauchtwagen, Teile & Zubehör, Service und Finanzen). Die Aktualisierung des Management Informations-Systems erfolgt jede Nacht voll automatisch. Somit kann die täglich aktuelle Sicht auf die Unternehmensdaten aller Standorte und Bereiche gewährleistet werden. GAPS beschränkt sich nicht nur auf die Darstellung der Ist-Situation. Gemäß des Datenstruktur-Aufbaus fließt die Unternehmensplanung mit in das Reporting ein, wodurch die entscheidungsrelevanten Soll-/Istvergleiche auf allen Ebenen des Unternehmens, herunter gebrochen bis auf Tagesebene berücksichtigt werden. Damit entstehen wichtige Steuerungsinformationen für eine Vielzahl von Anwendern von den Fachabteilungen bis hin zum Management in der einzelnen Autohaus-Filiale, dem Hauptbetrieb oder der gesamten Autohandelsgruppe. Die Daten werden nicht nur in formatierten Reports dargestellt die Anwender können selbst auf intuitive und effiziente Art und Weise ihre eigenen Analysen für ihren Bereich tagesgenau durchführen. Detaillierungen aus einer verdichteten Sichtweise bis auf die Belegebene (z.b. Einzelgeschäft Neuwagen-Verkauf, Einzelbelege Finanzbuchhaltung) sind durch einfache Mausklicks möglich. Darüber hinaus kann jede aktuelle Berichtsdarstellung auch in Excel zur weiteren Bearbeitung gespeichert werden. Der Zugriff auf die Daten und Berichte erfolgt einfach über den Internet-Explorer. Die Sichtweisen der Anwender können je nach Standort- und Bereichsverantwortung individuell eingestellt werden. Berichtskonsumenten ohne Analyseberechtigung können vorformatierte PDF-Berichte im Portal abrufen oder wahlweise automatisiert per mit den entsprechenden Berichten versorgt werden. Zusätzlich zum Reporting beinhaltet das System auch eine Ampelfunktion. Sie dient zur einfachen Überwachung der Unternehmens- bzw. Abteilungsziele. Somit sind Zielabweichungen in den einzelnen Standorten und deren Abteilungen auf den ersten Blick erkennbar. Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 1 von 14 Tel / Mobil 0177 / Mail [email protected]

2 Nachfolgend werden die einzelnen Komponenten (Module und Reports) kurz beschrieben: Management Information Cockpit Der Zugriff auf die Unternehmensdaten erfolgt über den Internet-Explorer mit einer zentralen Startseite. Von dort aus kann in den Scorecard-Bereich (Ampelfunktion zur Zielwertüberwachung) und in den Report-Bereich je nach Benutzerberechtigung navigiert werden. Beispiel: Startseite Management Information Cockpit Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 2 von 14

3 Bereich Finanzen Der Bereich Finanzen enthält tagesaktuelle Berichte mit Daten aus der Finanzbuchhaltung. Dabei wird das Gesamtunternehmen in verschiedenen Sichtweisen dargestellt. Reports: Bilanz (Monatsbilanz) GuV Kostenstellenberichte (Monat, Jahr bisher, VJ-Vergleich) Soll-/Istvergleiche Gesamtunternehmen Entwicklungsbericht Betriebsvergleich Prognose Monat (Soll-/Istvergleich auf Tagesebene mit Prognose im Bezug auf verkaufte Stückzahlen und Umsatzerlöse) Prognose Jahr (Soll-/Istvergleich auf Tagesebene mit Prognose im Bezug auf verkaufte Stückzahlen und Umsatzerlöse) Übersichtsbericht mit Kennzahlen Beispiel: Soll Ist Gesamt Vormonat Berichtsgrafik (Übersicht) Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 3 von 14

4 Durch Klick auf die Berichtsgrafik gelangt man zur Berichtsanalyse. Beispiel: Soll Ist Gesamt Vormonat verdichtet Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 4 von 14

5 Durch Mausklick kann der Bericht detailliert werden. Beispiel: Auswahl Autohaus 5 (Schicht) und Detaillierung Gemeinkosten => EDV => Konto 4521 auf Belegebene Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 5 von 14

6 Operative Bereiche (Neu- und Gebrauchtwagen, T&Z und Service) Alle operativen Bereiche enthalten ihren eigenen Kostenstellenbericht (BWA) in detaillierter Sichtweise mit Soll-/Istvergleich, Betriebsvergleich, Prognoseberichte und Kennzahlenbericht (Finanzbuchhaltung) sowie bereichsspezifische Berichte aus anderen Teilen des Dealer-Management-Systems. Bereich Neuwagen Reports: Kostenstellenberichte mit Soll/-Istvergleich (Monat, Jahr bisher, VJ-Vergleich) Entwicklungsbericht Betriebsvergleich Prognose Monat Prognose Jahr Übersichtsbericht mit Kennzahlen Bereich Neuwagen Neuwagen Auslieferungen Neuwagen Auftragseingang Neuwagen Bestand (mit Standtagestaffel etc) Verkäuferberichte Auslieferungen und Auftragseingang Beispiel: Verkäuferbericht Autohaus 2 mit Detaillierung auf Einzelgeschäfte Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 6 von 14

7 Bereich Gebrauchtwagen Reports: Kostenstellenberichte mit Soll/-Istvergleich (Monat, Jahr bisher, VJ-Vergleich) Entwicklungsbericht Betriebsvergleich Prognose Monat Prognose Jahr Übersichtsbericht mit Kennzahlen Bereich Gebrauchtwagen Gebrauchtwagen Auslieferungen Gebrauchtwagen Bestand (mit Standtagestaffel etc) Verkäuferberichte Auslieferungen Beispiel: Gebrauchtwagen Bestand Übersicht mit Herkunft, Einsatzwert und Standtagen Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 7 von 14

8 Bereich Teile & Zubehör Reports: Kostenstellenberichte mit Soll/-Istvergleich (Monat, Jahr bisher, VJ-Vergleich) Entwicklungsbericht Betriebsvergleich Prognose Monat Prognose Jahr Übersichtsbericht mit Kennzahlen Bereich Teile & Zubehör Teile Bestand Beispiel: Betriebsvergleich Teile & Zubehör per Vormonat mit Detaillierung zur Analyse der Gemeinkosten Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 8 von 14

9 Bereich Service (Mechanik, Karosserie und Lack) Reports: Kostenstellenberichte mit Soll/-Istvergleich (Monat, Jahr bisher, VJ-Vergleich) Entwicklungsbericht Betriebsvergleich Prognose Monat Prognose Jahr Übersichtsbericht mit Kennzahlen Bereich Service Werkstattspiegel (Monteurauswertungen mit servicespezifischen Kennzahlen) Beispiel: Werkstattspiegel mit Detaillierung auf Monteurebene mit Kennzahlen Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 9 von 14

10 Bereich Forderungen Im Bereich Forderungen erfolgt die Darstellung der offenen Posten in Gesamtheit und unterteilt nach den einzelnen Bereichen der Standorte mit Staffelung hinsichtlich der Fälligkeit. Datenbasis ist hier die Debitorenbuchhaltung. Reports: Forderungsübersicht (alle Standorte, alle Bereiche) Detailberichte nach Bereichen auf Belegebene Beispiel: Forderungen Neuwagen Autohaus 6 auf Belegebene Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 10 von 14

11 Scorecard (Ampelfunktion) Mit der Ampelfunktion werden die Abweichungen zwischen Soll und Ist mit Bezug auf den Monatsbericht und der Prognose je Betrieb und Bereich/Abteilung auf Tagesebene überwacht. Des Weiteren können beliebige Kennzahlen mit Zielwerten zur Überwachung hinterlegt werden. Die Abweichungen werden in Form von Ampelfarben zurück visualisiert, so dass Abweichungen auf den ersten Blick erkennbar sind. Beispiel: Scorecard Übersicht Prognose Monat Umsatz Teile & Zubehör Beispiel: Analyse des Scorecard-Berichts Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 11 von 14

12 Planung Die Planung erfolgt auf Basis von Excel. Die Planungsstruktur entspricht der Reporting- Struktur und erfolgt nach folgenden Richtlinien. Als Planungsbasis werden die Ist-Daten jedes Betriebes und jeder Kostenstelle zum Zeitpunkt x vorgeblendet. Die verschiedenen Kostenstellen können durch vorgegebene Planungsszenarien geplant werden (z.b. NW/GW-Basis: Mengengerüst für Umsatzplanung). Nach Abschluss der Jahresplanung werden die Daten voll automatisch in das Reporting für die Soll-/Istvergleiche übernommen. Innerhalb der Monatsprognose-Berichte werden die Monatsplandaten auf den Tag herunter gebrochen und liefern Management und Fachabteilungen eine tagesgenaue Darstellung über die Soll-/Ist-Situation hinsichtlich der Zielerreichung. Beispiel: Ausschnitt Gebrauchtwagen-Planung Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 12 von 14

13 Bereich Tagesberichte Der Bereich Tagesberichte dient zur täglichen Erfolgs- und Buchungskontrolle. Er beinhaltet die Rechnungsausgangsbücher (Belegebene) der operativen Abteilungen (NW, GW, T&Z, Service) nach Betrieb und Verursacher (Verkaufs- bzw. Serviceberater) der jeweils letzten beiden Arbeitstage. Eventuelle Fehler bei Rechnungsstellung können somit sofort erkannt werden. Des Weiteren können die in der Finanzbuchhaltung auf Konto- bzw. Belegebene angekommenen Werte in gleicher Weise kontrolliert und überwacht werden. Reports: Rechnungsausgang Neuwagen Rechnungsausgang Gebrauchtwagen Rechnungsausgang Teile Rechnungsausgang Service FIBU-Buchungskontrolle Neuwagen FIBU-Buchungskontrolle Gebrauchtwagen FIBU-Buchungskontrolle Teile FIBU-Buchungskontrolle Service Beispiel: Rechnungsausgangsbuch Service Autohaus 2 auf Belegebene Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 13 von 14

14 USER-Typen a) Analyse-User An diesen User-Typ ist eine Lizenz von Cognos PowerPlay geknüpft. Über die Möglichkeit der Detaillierungs- und Filterfunktionen für die Standard-Berichte hinaus, erhält der Analyse-User hiermit die Möglichkeit Berichte zu verändern und tiefer gehend zu analysieren und separat abzuspeichern. Durch die Verknüpfung des Berichts mit dem Datenwürfel (Cube), aktualisieren sich die Berichte auch außerhalb des Management Information Cockpit immer voll automatisch. Außerdem können mit dem Analyse-User auch neue Berichte erstellt werden. b) PDF-User Der PDF-User ist ein reiner Berichts-Konsument. Hier werden sämtliche Reports im PDF-Format tagesaktuell über das Management Information Cockpit für den User zum Abruf bereitgestellt. Detaillierungs- und Filterfunktionen sind hier nicht vorhanden. Beispiel: Soll Ist Gesamt Vormonat als PDF Produkt: GLOBAL CUBE, Obertshausen 14 von 14