LWL Rechnungsprüfungsamt Qualitäts- Management- Handbuch mpressum
Herausgeber Landschaftsverband Westfalen-Lippe LWL-Rechnungsprüfungsamt Piusallee 1-3 48133 Münster Telefon: 0251 591-5361 Telefax: 0251 591-227 E-Mail: rechnungspruefungsamt@lwl.org Internet LWL: www.lwl.org Internet LWL-Rechnungsprüfungsamt: www.lwl-rpa.de Bearbeitung Thomas Illerhues Referatsleiter im LWL-Rechnungsprüfungsamt Bearbeitungsstand 05.08.2015 Urheberrecht Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung der Leitung des LWL-Rechnungsprüfungsamtes. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Haftungsausschluss Das Qualitätsmanagement-Handbuch des LWL-Rechnungsprüfungsamtes beinhaltet Empfehlungen für den Aufbau eines Qualitätsmanagements in einem Rechnungsprüfungsamt. Vor Umsetzung dieser Empfehlungen hat sich jeder Nutzer eigenverantwortlich davon zu überzeugen, ob und inwieweit die Empfehlungen für ihn geeignet sind. Das LWL- Rechnungsprüfungsamt übernimmt keinerlei Haftung für etwaige Schäden. - II -
Einleitung Eine effektive und effiziente Rechnungsprüfung ist ohne angemessenes Qualitätsmanagement nicht möglich. In Anlehnung an die Empfehlungen der Praxishilfe Qualitätsmanagement-Konzept für die örtliche Rechnungsprüfung der Vereinigung der örtlichen Rechnungsprüfungen in Nordrhein-Westfalen e. V. (VERPA) aus Oktober 2009 hat das LWL-Rechnungsprüfungsamt deshalb sukzessive zahlreiche Dokumente zum Qualitätsmanagement erstellt und im November 2011 in Kraft gesetzt. Das Qualitätsmanagement-Handbuch des LWL-Rechnungsprüfungsamtes ist elektronisch hinterlegt und steht somit allen Prüferinnen und Prüfern jederzeit zur Verfügung. Es wird ständig aktualisiert. Die Erstellung eines den eigenen Bedürfnissen entsprechenden Qualitätsmanagement- Handbuches ist mit hohem Aufwand verbunden und kann nicht mal eben so nebenbei erfolgen. Die Durchführung der erforderlichen Prüfungen hat immer Vorrang. Allerdings gibt es eine Wechselwirkung. Je besser das eigene Qualitätsmanagement, desto effektiver und effizienter auch die durchzuführenden Prüfungen. Insofern lohnt es, sich dem Thema Qualitätsmanagement zu widmen und auf der Basis eines realistischen Zeit- und Aktivitätenplans mit dem Aufbau eines Qualitätsmanagement-Handbuches zu beginnen. Wir hoffen, dass Ihnen das Qualitätsmanagement-Handbuch des LWL-Rechnungsprüfungsamtes dabei von Nutzen ist. Schließlich muss ja nicht jedes Rechnungsprüfungsamt das Rad neu erfinden. Thomas Streffing Leiter des LWL-Rechnungsprüfungsamtes - III -
Inhaltsverzeichnis 1. Verbindlichkeitserklärung 2. Gesetzliche Rahmenbedingungen 2.1 Landschaftsverbandsordnung (LVerbO) 2.2 Gemeindeordnung (GO) 2.3 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) 2.4 Rechnungsprüfungsordnung (RPO) 2.5 Einführung in die örtliche Rechnungsprüfung 3. Qualitätspolitik 3.1 Controlling im LWL-Rechnungsprüfungsamt - Grobkonzept 3.2 Qualitätsleitlinien des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 3.2.1 Leitbild des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe 3.2.2 Leitbild des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 3.2.3 Leitlinien zur Zusammenarbeit mit den Dezernaten 3.2.4 Abteilungsverfassung für das LWL-Rechnungsprüfungsamt 4. Qualitätsziele und Kennzahlen 4.1 Prüfungscontrolling im LWL-Rechnungsprüfungsamt 5. Organisation der örtlichen Rechnungsprüfung 5.1 Organigramm des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 5.2 Geschäftsverteilungsplan des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 5.3 Stellenbeschreibungen 6. Qualitätsorganisation 6.1 Personalentwicklung und Mitarbeiterbeteiligung 6.1.1 Einarbeitungskonzept des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 6.1.2 PE-Instrumente beim Landschaftsverband Westfalen-Lippe 6.1.3 Kommunikation in der Rechnungsprüfung 6.1.4 Fragebogen für Ausscheidende 6.2 Instrumente des Qualitätscontrollings 6.2.1 Internes Prüfungsreview - IV -
6.2.2 Externes Prüfungsreview 6.2.3 Leitfaden für Prüfkonzeptionen 6.2.4 Leitfaden für die Prüfungsankündigung 6.2.5 Leitfaden für das Auftaktgespräch 6.2.6 Leitfaden für das Abschlussgespräch 6.2.7 Leitfaden für Prüfungsniederschriften 6.2.8 Standards für Teamprüfungen 6.2.9 Workflow Prüfungsabschlussarbeiten 6.2.10 Checkliste zur Bearbeitung von Diebstählen 6.2.11 Leitfaden zur Mitwirkung in Projekten 7. Prozesse der Leistungserstellung 7.1 Prozesse des LWL-Rechnungsprüfungsamtes 7.1.1 Fachprüfungen 7.1.2 Vorprüfungen 7.2 Verbesserung der Prozesse und Strukturen 7.2.1 Ausführungen zur Vorgehensweise im LWL-RPA 7.2.2 IKS zum Prozess Fachprüfungen 7.3 Vorgehensweise/Grundlagen der Prüfung 7.3.1 Einführung in die örtliche Rechnungsprüfung 7.3.2 Einführung in grundlegende Methoden der örtlichen Rechnungsprüfung 7.3.3 Einführung in die Vorprüfung 7.3.4 Einführung in die prozessorientierte Rechnungsprüfung 7.3.5 Einführung in die Vergabeprüfung 7.3.6 Einführung in die Kulturprüfung 7.3.7 Einführung in die kommunale Jahresabschlussprüfung 7.3.8 Einführung in die Prüfung eines fachlichen IKS 7.3.9 Die Prüfung der Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns 7.3.10 Stichproben in der örtlichen Rechnungsprüfung 7.3.11 Einführung in die Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns 7.3.12 Einführung in die Prüfung der Liegenschaftsverwaltung 7.3.13 Einführung in die Prüfung der überörtlichen Sozialhilfe 7.3.14 Einführung in die Prüfung des Gesamtabschlusses - V -
8. Ergebnismessung und Qualitätsdokumentation 8.1 Internes Prüfungsreview 8.2 Externes Prüfungsreview 8.3 Nutzen der Rechnungsprüfung 9. Bewertung und Verbesserungen 9.1 Qualitätskriterien/Selbstbewertung - VI -