Inventuranleitung mit Barcodescanner Unterstützung Seite 1 von 23
Inhaltsverzeichnis 1 Vorbereitung...3 2 Allgemeines...6 3 Zählliste erstellen...7 4 Zählliste drucken...9 5 Zählung des Lagers...9 6Erfassen Zählliste (mit Barcodescanner)...10 7Die gescannten Teile an ecaros2 senden...11 7.1 Zählliste vom Scanner lesen...11 7.2 Gespeicherte Zähllisten-Scanvorgänge anzeigen...12 7.2.2.1 Löschen...13 8Erfassen Zählliste (manuelle Erfassung)...14 9 Status der Zählliste...15 10 Inventurauswertung...16 11 Abschluss Zählliste...18 12 Inventurliste...18 13 ACHTUNG für alle Kunden die an Autopart telnehmen!...20 14 Stichtagsliste...21 15 Stichtagsliste kumuliert...22 16 Fragen und Antworten...23 Seite 2 von 23
1 Vorbereitung Offene Aufträge ACHTUNG! Alle Artikel, die sich auf einem Auftrag befinden (Auftragsbestand) werden auf den Zähllisten nicht berücksichtigt und dürfen nicht gezählt werden. ACHTUNG! Haben Sie Artikel deren negativer verfügbarer Bestand auf Basis eines aktuellen Auftragsbestandes zu Stande gekommen ist, so muss dieser verfügbare Bestand vor der Inventur korrigiert oder der Artikel aus dem Auftrag entfernt werden. Wenn Sie dies nicht berücksichtigen, werden Ihre Zählwerte in der Inventur falsch erfasst! Eine Minusbestandsliste gibt Aufschluss, ob es bei Ihnen betroffene Artikel gibt. Teiledienst > Listen > Lagerverwaltung > Artikelbestandsliste Suchen Sie hier folgenden Kriterien. 1. Kriterium Lager <IHR LAGER> Volltext Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 2. Kriterium verfügbarer Bestand 0 Kleiner Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Artikeln die einen Minusbestand haben. Artikelbestellungen Alle Artikelbestellungen sollten vor der Inventur zugebucht oder gelöscht werden. Alte/Offene Zähllisten Ein Artikel kann nur auf einer Zählliste erscheinen. Löschen Sie alte, nicht abgeschlossene Zähllisten, damit die von Ihnen neu erstellten Zähllisten auch alle gewünschten Artikel enthalten. Seite 3 von 23
Löschen von Teilen ohne Bewegungen/Lagerort Hiermit bietet sich die Möglichkeit, Artikel, die eine gewisse Zeit nicht bewegt wurden, aus dem Lager zu löschen. Damit müssen diese Null-Artikel nicht in der Inventur erfasst und gezählt werden. Teiledienst > Lagerverwaltung > Artikel ohne Bewegungen Das Löschen von Artikeln wird über diesen Menüpunkt durchgeführt. Gehen Sie nun zunächst auf den Punkt Artikel ohne Bewegungen laden, nun können Sie das Datum und, falls gewünscht, zusätzlich einen speziellen Lagerort angeben, dem die Artikel ohne Bewegung gesucht werden sollen. Nach Bestätigen mit OK wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Über den Punkt Artikel ohne Bewegungen löschen können die Artikel gelöscht werden, hierbei wird der Lagerort aus dem jeweiligen Artikel entfernt. Sind Sie sich bei einem Artikel unschlüssig, können Sie diesen Artikel markieren und links unten über Artikel anzeigen/ändern aufrufen und kontrollieren. ACHTUNG!!!: Soll ein Artikel nicht gelöscht werden, so markieren Sie den Artikel und gehen Sie unten links auf den Punkt Artikel anzeigen/ändern, dann gelangen Sie in den Artikel. Hier gehen Sie in den TAB Eigenschaften und setzen Sie den Haken bei Ohne Bewegungen nicht löschen. Damit wird der Artikel im Menüpunkte Artikel ohne Bewegungen ausgeblendet. Seite 4 von 23
Teiledienst > Lagerverwaltung > Artikel ohne Lagerort Das Löschen von Artikeln ohne Lagerort wird über diesen Menüpunkt durchgeführt. Über den Punkt Artikel ohne Lagerort löschen, können die angezeigten Artikel gelöscht werden. Sind Sie sich bei einem Artikel unschlüssig, können Sie diesen Artikel markieren und links unten über Artikel anzeigen/ändern aufrufen und kontrollieren. Timeout erhöhen Für die Zeit der Inventur sollte der Timeout zum Einlesen der Scanner-Daten erhöht werden. Gehen Sie hierzu unter Administration > Systemverwaltung > Plugineigenschaften. Wählen Sie hier bei Typ Zähllistenimport aus und setzen Sie den Timeout auf mindestens 300. Nach der Inventur kann der Wert wieder auf 30-60 eingestellt werden. Wahl der Lagerortbezeichnung Im Vorfeld sollten Sie auch den Aufbau Ihrer Lagerortbezeichnungen prüfen, damit es bei der späteren Erstellung der Zähllisten in der Selektion zu keinen Problemen kommt. Hierzu sollten Sie folgendes zur Verwaltung der Lagerort in ecaros2 wissen: Auch wenn Sie einen Lagerort als Zahl eingeben, wird diese in der Datenbank als ein ASCII-Zeichen verwaltet, somit kann für die Selektion/Sortierung nicht das übliche Verfahren angewendet werden, wie bei einem Zahlenfeld. Daher empfiehlt es sich, dass der Aufbau der Lagerorte immer mit der gleichen Anzahl an Stellen erfolgt, somit ist ein korrekte Sortierung möglich. Beispiel: Es wurden eine Selektion von 100 bis 999 durchgeführt, nun werden aber auch Lagerorte mit einer Bezeichung >1000 anzeigt. Wenn Sie den Aufbau der Bezeichnung der Lagerorte von 100 auf 0100 ändern und dann 0100 bis 0999 suchen, werden nur die gewünschten Artikel angezeigt. Seite 5 von 23
2 Allgemeines Die Inventur kann immer nur pro Mandant durchgeführt werden. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Zähllisten darauf, dass Sie nur die Teile Ihres Mandanten selektieren. Artikel anderer Mandanten können zwar mit in die Zähllisten übernommen, aber nicht gespeichert werden. Aufrufen von Zähllisten Zum Drucken und / oder weiteren Bearbeiten von bereits angelegten Zähllisten, gehen Sie auf Lagerverwaltung > Zähllisten. Geben Sie nun im Feld Bezeichnung den Namen der Zählliste ein und starten Sie die Suche über das Tastaturkürzel STRG + F. Alternativ können Sie die Bezeichnung auch frei lassen, so erhalten Sie alle bereits angelegten Zähllisten als Ergebnis (ACHTUNG!: Da abgeschlossene Zähllisten nicht automatisch gelöscht werden, kann das Suchergebnis sehr groß sein!). Durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zählliste können Sie diese aufrufen und bearbeiten bzw. drucken. Natürlich können Sie sich Ihre Zähllisten auch über die ec@ros 2 Schnellsuche aufrufen. Weiterhin kann auch mit Platzhaltern für die Suche gearbeitet werden. Ein Unterstrich ( _ ) ist immer ein Platzhalter für ein Zeichen, ein Prozentzeichen ( % ) immer für beliebig viele Zeichen. Weiterhin muss rechts bei alle en ein-/ausschalten die Funktion Platzhalter eingestellt werden. Beispiel: Sie suchen alle Artikel die an der dritten stelle eine 3 haben Sie suchen alle Artikel die mit 056 beginnen = 3 = 056% Formular einspielen (allgemein) Ist noch kein Formular hinterlegt, so haben Sie die Möglichkeit sich über das Customer Center unter www.procar.de anzumelden. Über Benutzermenü > Wiki (Online Handbuch) gelangen Sie auf unsere Wikipedia Seite. Hier finden Sie links den Punkt Formulararchiv über die aktuellen Formulare z.b. das Zähllistenformular heruntergeladen werden kann. Klicken Sie das Formular mit der rechten Maustaste an und gehen Sie dann auf den Punkt Ziel speichern unter oder In Ordner kopieren. Jetzt wählen Sie aus, wo Sie das Formular auf Ihrem Rechner speichern möchten (z.b. Desktop) und klicken dann auf den Knopf Speichern Gehen Sie nun in ec@ros 2 und wechseln Sie z.b. in den Bereich Lagerverwaltung > Zähllisten Klicken Sie auf das rechte der drei Druckersymbole (Formulareditor) Wählen Sie den Punkt Neues Formular. Es öffnet sich der Formulardesigner, geben Sie nun eine Bezeichnung für das Formular, z.b. Zählliste ein. Gehen Sie nun auf den Button Import aus Datei und suchen Sie das zuvor gespeicherte Formular (z.b. Desktop). Nun wählen Sie das Formular aus und klicken dann auf Öffnen. Jetzt erscheint in der Vorschau das ausgewählte Formular. Klicken Sie auf den Knopf OK um das Formular abzuspeichern. Seite 6 von 23
3 Zählliste erstellen Teiledienst > Lagerverwaltung > Zähllisten In diesem Bereich wird fast die komplette Inventur abgewickelt, hier haben Sie die Möglichkeit neue Zähllisten zu erstellen, bestehende Zähllisten zu drucken und zu erfassen, sowie die gezählten Bestände zu übernehmen und somit die Zählliste abzuschließen. Beim Erstellen einer neuen Zählliste müssen Sie der Zählliste einen Namen geben. Dies erleichtert das Suchen und Finden der entsprechenden Zähllisten (Bsp.: 2007-Zählliste1) Als Nächstes kann über den Knopf Positionen Suchen unten links in den Suchendialog gewechselt werden. Hier selektieren Sie die Artikel, die auf der entsprechenden Zählliste gespeichert werden sollen. Natürlich können Sie die Zähllisten Ihren Wünschen erstellen (z.b. Lagerorten oder Teilenummern) Im Suchendialog kann nicht nur den üblichen en wie Exakt, Bereich oder Volltext gesucht werden, sondern auch über den Button Rechts haben Sie die Möglichkeit weiteren Suchkriterien zu selektieren (Kleiner, Größer...). Beispiel: Ihr Lager besteht aus 8 Schrankreihen A bis H und jedes der sechs darin befindlichen Fächer ist mit einer Nummer von 1 bis 6 gekennzeichnet. Die 10 Behälter pro Fach sind auch wieder mit einer Nummer gekennzeichnet. Der 2. Behälter des 3. Faches im 1. Schrank heißt dann A3-2. Fall1: Sie möchten je 2 Zähllisten für jedes Fach in jedem Schrank erstellen. In diesem Fall müssen Sie in der Suche Lagerort suchen und den Bereich auswählen und A1-1 bis A1-5 für die erste Zählliste, A1-6 bis A1-10 für die zweite Zählliste eingeben. Fall2: Sie möchten eine Zählliste für je 2 Schrankreihen in einer Zählliste erfassen aber nur für das Lager Autohaus A. In diesem Fall würden Sie bei Lagerort suchen und im Bereich auswählen und A1 bis A2, A3 bis A4... eingeben, für die Suche dem Lager gehen Sie rechts auf Erweitern und geben dann bei Lager und bei Lager Autohaus A ein. Beachten Sie weiterhin die Erläuterungen im Bereich 1-Vorbereitung zum Thema Wahl der Lagerortbezeichnung. Seite 7 von 23
Sobald Sie die gewünschten Artikel angezeigt bekommen, markieren Sie die Artikel in dem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und die Maus über die Teile ziehen oder mit dem Tastenkürzel STRG + A (markiert alle Artikel) Möchten Sie nur einzelne Teile aus dem Suchergebnis übernehmen, so halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen dann mit der linken Maustaste die Artikel die übernommen werden sollen aus. Mit Klick auf den OK Button werden die markierten Artikel auf die Zählliste gebucht. Über den Knopf Anlegen kann diese Zählliste gespeichert werden. Hierbei wird nun geprüft, ob einer der Artikel bereits auf einer anderen, nicht abgeschlossenen Zählliste existiert. Sollte das der Fall sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Um sicher zu stellen, dass alle Artikel auf Zähllisten erfasst wurden, gibt es im Punkt Inventurliste noch die Möglichkeit dies zu prüfen. Näheres hierzu im Bereich Inventurliste (Punkt 10). Über den Punkt Filter kann einem Artikel in der angelegten Zählliste gesucht werden. Hierzu geben Sie einfach die Artikelnummer ein und bestätigen mit der Enter-Taste oder klicken mit der Maus auf den grünen Haken. Die Ansicht ändert sich und Sie bekommen den Artikel angezeigt. Um wieder alle Artikel sehen zu können, entfernen Sie einfach die Artikelnummer aus dem Eingabefeld und bestätigen Sie erneut mit Enter oder durch Klick auf den grünen Haken. Seite 8 von 23
4 Zählliste drucken Teiledienst > Lagerverwaltung > Zähllisten Über das mittlere Druckersymbol haben Sie Aufruf Ihrer Zählliste die Möglichkeit diese zu drucken. Für die Zählliste empfehlen wir die Zuordnung folgender Spalten: Artikelnummer, Bezeichnung, Lager, Lagerort, Soll-Bestand, Bemerkung Die Auswahl der Spalten wirkt sich nicht auf die zu druckende Zählliste aus! 5 Zählung des Lagers Teiledienst > Lagerverwaltung > Zähllisten Über den Knopf Starten kann die Zählliste in den Status Gestartet gestellt werden. Hierbei werden die aktuellen Bestände der Artikel als Systembestände auf die Zählliste gebracht. Nun sind Sie und Ihre Mitarbeiter gefordert. Die Artikel in Ihrem Lager müssen gezählt und die ermittelten Bestände auf den zuvor gedruckten Zähllisten festgehalten werden. Achtung: Nach dem Starten der Zähllisten bis zum Abschluss der Inventur (Punkt 9) dürfen keine Lagerbewegungen stattfinden (Verkäufe, Zugänge, Berichtigungen usw.). Haben Sie noch Artikel auf Aufträgen, so werden diese nicht berücksichtigt und dürfen nicht mitgezählt werden. Während eine Zählliste gestartet ist, kann einem Auftrag kein Teil hinzugefügt oder entfernt werden. Seite 9 von 23
6 Erfassen Zählliste (mit Barcodescanner) Voraussetzungen: Vor dem Verwenden des Barcodescanners für die Inventur müssen die folgenden Punkte unbedingt beachtet werden: Der Barcodescanner muss angeschlossen und betriebsbereit sein. Informationen zum Einrichten und Konfigurieren finden Sie in der Anleitung ecaros2 Anleitung für den Lager Scanner.pdf die Sie auf unserem FTP-Server unter www.procar.de > Download > Anleitungen ecaros2 finden. Bitte überprüfen Sie ob im Grundmenü des Scanners bereits der Punkt 2 Inventur angezeigt wird. Ist dies nicht der Fall, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Support auf. Alle Zähllisten müssen für die Erfassung im Status Gestartet, Teilergebnisse oder Fertig sein. 6.1 Zähllistennummer über Barcode erfassen Sollten Sie sich die Zähllisten ausdrucken, so kann hier der Barcode der Zählliste mit ausgedruckt werden (Ist noch kein Zähllistenformular mit Barcode zugeordnet, so finden Sie im Internet unter www.procar.de > Download > Formulare ecaros2 das entsprechende Formular namens e2 - Zählliste_mit_Barcode.xml. Zum Einspielen des Formulars lesen Sie Abschnitt Allgemeines und dort Formular einspielen. Drücken Sie die gelbe Taste, um den Scanner einzuschalten. Durch Eingabe der Ziffer 2 für Inventur gelangen Sie zum Punkt Zählliste. Zum Einlesen des Barcodes halten Sie auf dem Scanner die gelbe Taste gedrückt, es erscheint der Laserbalken an der Oberseite des Scanners der jetzt auf den Barcode gerichtet werden muss. Wurde der Barcode erfolgreich erfasst, erscheint eine optische und akustische Bestätigung. Der Scanner springt automatisch in das Feld Teilenummer. (sollten sie eine falsche Zählliste gescannt haben, drücken Sie bitte F1. Damit wird der letzte ScanVorgang rückgängig gemacht). 6.2 Zähllistennummer manuell hinzufügen Haben Sie keinen Barcode mit der Zähllistennummer zur Hand, besteht die Möglichkeit die Zähllistennummer über die Tastatur des Barcodescanners manuell einzugeben. Geben Sie die Nummer ein und bestätigen Sie mit der Taste ENT für Enter. Der Barcodescanner springt in das Feld Teilenummer. 6.3 Teilenummer über Barcode hinzufügen Nach dem Sie wie zuvor beschrieben die Zähllistennummer erfasst haben, springt das Display auf Teilenummer. Zum Einlesen des Barcodes des Artikels halten Sie auf dem Scanner die gelbe Taste gedrückt, es erscheint der Laserbalken an der Oberseite des Scanners der jetzt auf den Barcode gerichtet werden muss. Wurde der Barcode erfolgreich erfasst, erscheint eine optische und akustische Bestätigung. Der Scanner springt automatisch in das Feld Menge (Stellen Sie feste, dass Sie die falsche Artikelnummer oder Artikel-ID gescannt haben, so kann mit der Taste F2 wieder zurück gesprungen werden, um die korrekte Artikelnummer oder Artikel-ID einzuscannen.). Geben Sie nun die gezählte Menge über die Tastatur des Scanners ein, ist die Menge korrekt, dann kann einfach mit der Taste ENT bestätigt werden. Sie gelangen zum Einscannen der nächsten Artikelummer. 6.4 Teilenummer manuell hinzufügen Wurde bereits die Zähllistennummer im Scanner erfasst und Sie möchten eine Artikelnummer per Tastatur eingeben, ist das durch die Tastatur des Scanners möglich. Um Buchstaben einer Artikelnummer zu erfassen, wird der Scanner durch drücken der Taste ALPHA in den Buchstabenmodus versetzt, über die Taste CMD können Sonderzeichen wie / eingegeben werden. (gleiches Prinzip wie das Eingeben einer SMS in ein Handy). Bestätigen der Artikelummer sowie die gezählte Stückzahl des Artikels erfolgt durch die Taste ENT. Seite 10 von 23
7 Die gescannten Teile an ecaros2 senden 7.1 Zählliste vom Scanner lesen Um die eingescannten Artikel einzuspielen, gehen Sie rechts neben dem Trichter-Symbol auf den Knopf mit dem schwarzen Dreieck und dann auf Zählliste von Scanner lesen. Nun beginnt der Import der gescannten Artikel. Sollten Artikel nicht übernommen werden, erhalten Sie eine Information dem Einlesen. Gründe warum ein Artikel nicht eingelesen wird: Die Zählliste ist nicht gestartet Der Artikel befindet sich auf keiner oder einer anderen Zählliste Der Artikel wurde bereits in einem vergangenen Scan-Vorgang eingelesen und zugebucht Wurde statt der Artikel-ID die Artikelnummer gescannt, so muss beim Import der richtige Lagerort manuell angegeben werden, erst dann ist ein Import für diesen Artikel möglich. Solche Arikel müssen manuell auf der Zählliste erfasst werden oder auf die richtige Zählliste durch einen erneuten Scan-Vorgang gebucht werden. Seite 11 von 23
7.2 Gespeicherte Zähllisten-Scanvorgänge anzeigen Um die eingelesenen und nicht übernommenen Artikel anzeigen zu lassen, gehen Sie rechts neben dem Trichter-Symbol auf den Knopf mit dem schwarzen Dreieck und dann auf Gespeicherte ZähllistenScanvorgänge anzeigen. Seite 12 von 23
7.2.1 Bericht anzeigen Hier können Sie nochmals jeden Scan-Vorgang einsehen, der bereits durchgeführt wurde. Hierzu markieren Sie den gewünschten Scan-Vorgang und klicken dann dann auf Bericht anzeigen oder kicken den Scan-Vorgang einfach doppelt mit der linken Maustaste an. 7.2.2 Bearbeiten Hier kann der ausgewählte Scan-Vorgang nochmals eingesehen und die eingelesen Zählliste erneut eingespielt werden. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn aus irgend einem Grund die erfasste Zählliste gestoppt und wieder gestartet werden muss. Dann können durch markieren der Artikel und Speichern die eingescannten Artikel erneut eingelesen werden. 7.2.2.1 Löschen Hierüber können eingescannte Artikel aus dem Scan-Vorgang gelöscht werden. 7.2.3 Löschen Hier kann ein oder mehrere Scan-Vorgänge gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Hierzu markieren Sie den Scan-Vorgang und klicken dann auf den Punkt Löschen. Es erscheint noch eine Abfrage ob der Scan-Vorgang gelöscht werden soll, bestätigen Sie hier mit JA wird der Scan-Vorgang gelöscht. Seite 13 von 23
8 Erfassen Zählliste (manuelle Erfassung) Teiledienst > Lagerverwaltung > Zähllisten Für das Erfassen der Zählliste empfehlen wir die Zuordnung folgender Spalten: Artikelnummer, Bezeichnung, Lager, Lagerort, Status, System-Bestand, Soll-Bestand, Zähldatum, Differenz, Differenzwert (Netto) Die Eingabe der Soll-Werte kann auf zweierlei Weise erfolgen: Doppelklick in der Spalte Soll-Bestand bei dem Artikel, dessen Soll-Bestand Sie hinterlegen möchten Haben Sie den Soll-Bestand für einen Artikel erfasst, einfach mit Enter bestätigen und Sie gelangen in den nächsten Artikel Sollten Sie während der Eingabe unterbrochen werden, so speichern Sie die bisher erfassten Bestände über den Knopf Ändern. Seite 14 von 23
9 Status der Zählliste Zähllisten können folgenden Status haben: - Gestartet : Die Zählliste wurde gestartet und die aktuellen Systembestände wurden auf die Zählliste übernommen. (Bereits eingegebene Bestände bleiben erhalten) - Nicht gestartet : Die Zählliste wurde noch nicht gestartet. In diesem Status kann die Zählliste verändert/gedruckt/gelöscht werden. - Teilergebnisse : Die Zählliste wurde gestartet, es wurden aber noch nicht alle gezählten Bestände (Soll-Bestand) erfasst. - Fertig : Die Zählliste wurde gestartet, es wurden alle gezählten Bestände (Soll-Bestand) erfasst. Eine weitere Bearbeitung der Soll-Bestände ist in diesem Status noch möglich! - Abgeschlossen : Diese Zählliste wurde bereits übernommen und kann nicht mehr verändert werden Seite 15 von 23
10 Inventurauswertung Teiledienst > Listen > Lagerverwaltung > Inventurauswertungsliste Für das Erfassen der Inventurauswertung empfehlen wir die Zuordnung folgender Spalten: Zählliste Zähllistennummer, Zählliste Zähldatum, Artikelnummer, Bezeichnung, Zählliste Systembestand, Zählliste Sollbestand, Differenz, Differenzwert (Netto), Status Haben Sie Ihre Zähllisten erfasst, können Sie sich über den Punkt Inventurauswertungsliste die Differenzenliste mit den positiven und negativen Differenzen ausdrucken lassen. Bitte beachten Sie: Die Auswahl der angezeigten Spalten wirkt sich auch auf die zu druckende Inventurauswertungsliste aus. Beispiel: 1. Möchten Sie eine Inventurauswertungsliste mit allen Teilen ausgewiesen bekommen, so geben Sie bei Artikelnummer ein und stellen den auf Volltext. Im Feld geben Sie nichts ein. Über den Knopf OK kann die Suche durchgeführt werden. Seite 16 von 23
2. Wollen Sie eine Inventurauswertungsliste nur mit den Teilen die eine Differenz haben, so legen Sie sich eine Globale Liste an. Hierzu gehen Sie auf Globale Liste anlegen. Im Feld Bezeichnung der Abfrage geben Sie Differenzenliste ein. Nun müssen sie folgende Abfrageparameter einstellen: 1. Kriterium Zähllistendatum <ERSTELLDATUM> Exakt/Bereich Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 2. Kriterium Status Gezählt Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 3. Kriterium Lager <IHR LAGER> Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 4. Kriterium Differenz 0,00 Ungleich (Finden Sie über den Button ) Wollen Sie alle Teile mit einer Bestandsdifferenz ab einem bestimmten Betrag: Klicken Sie nochmals rechts auf Erweitern 5. Kriterium Differenzwert (Netto) <IHR WERT> Größer (Finden Sie über den Button ) Bevor Sie die Liste ausdrucken können, müssen Sie zunächst die angezeigten Werte markieren. Markieren Sie das Suchergebnis, in dem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und mit der Maus über die Artikel ziehen oder mit dem Tastenkürzel STRG + A. Gehen Sie nun auf das Druckersymbol oben in der Funktionsleiste um die Differenzenliste auszudrucken. Seite 17 von 23
11 Abschluss Zählliste Teiledienst > Lagerverwaltung > Zähllisten Ist eine Zählliste komplett erfasst, so wechselt sie in den Status Fertig. In diesem Status kann die Zählliste noch bearbeitet werden. Sobald alle Werte erfasst sind und unklare Bestände geklärt und ggf. behoben wurden, können Sie über den Knopf Abschluss nun die gezählten Bestände als System-Bestände übernehmen. Dies kann je Anzahl der Teile in der Zählliste unter Umständen einen Moment dauern. Eine abgeschlossene Zählliste kann nicht mehr verändert werden und wird nicht aus ecaros2 gelöscht. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit auch später Einsicht in die abgeschlossenen Zähllisten zu nehmen. 12 Inventurliste Teiledienst > Lagerverwaltung > Inventur Sobald Sie alle Zählliste(n) eingegeben und durch den Punkt Abschluss übernommen haben, gibt es über den Punkt Lagerverwaltung > Inventur die Möglichkeit eine Inventurliste zu drucken. ACHTUNG! Nur wichtig für Kunden mit mehreren Mandanten Da Sie auf der Inventurliste nur die Artikel Ihres Mandanten sehen möchten, Sie aber nicht Mandant oder Lager suchen können, ist es erforderlich in dem/den Lager/n dieses Mandanten eventuell andere zugeordnete Mandanten zu entfernen. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: Teiledienst > Lagerverwaltung > Lager Kicken Sie nun in das Feld Bezeichnung und suchen Sie dann über das Tastenkürzel STRG + F Ihren angelegten Lager/n. Wählen Sie nun das/die Lager dieses Mandanten aus und kontrollieren Sie, ob diesem Lager außer Ihrem Mandaten auch noch andere Mandaten zugeordnet sind. Ist dies der Fall so markieren Sie den Mandanten den Sie entfernen möchten und gehen Sie dann unten auf Untermandant entfernen. Gehen Sie nun auf Ändern um die Anpassung dieses Lagers abzuspeichern. Haben Sie noch weitere Lager in diesem Mandant, verfahren Sie genauso. Bitte denken Sie daran, dem Ausdruck der Inventurliste die Zuordnung des/der Mandanten im jeweiligen Lager wieder vorzunehmen. Zunächst müssen Sie den Inventur-Anfang (z.b.: 01.01.2006) und das Inventur-Ende (z.b.: 31.12.2006) definieren. Dieser Bereich definiert den Zeitraum in dem die Zähllisten erfasst und übernommen wurden. Bei einer Stichtagsinventur ist dies z.b. von 02.12.2006 bis 04.12.2006. Bei einer fortlaufenden Inventur wahrscheinlich von 01.01.2006 bis 31.12.2006. Gehen Sie nun auf den Knopf Starten, so findet zunächst eine Überprüfung auf noch nicht erfasste Artikel statt. Ist dies der Fall, so bekommen Sie eine Abfrage, ob für die noch nicht erfassten Artikel eine Zählliste erstellt werden soll. Die neu erstellte Zählliste, kann dann wie ab (Punkt 3) beschrieben bearbeitet werden. Seite 18 von 23
Für die Anzeige der Inventurliste empfehlen wir folgende Felder: Lieferant Name, Lager, Lagerort, Artikelnummer, Bezeichnung, durchschnittlicher Einkaufspreis Inventur, Inventurbestand, Inventurbetrag, Inventurdatum Wir empfehlen die Inventurliste direkt Abschluss aller Zähllisten zu drucken. Falls Sie aber z.b. bereits am 01.12.2006 die Inventur durchgeführt haben, aber die Inventurliste den Stand z.b. vom 31.12.2006 darstellen soll, führen Sie diesen Punkt erst am 31.12.2006 durch. ACHTUNG! Artikel die in dem Zeitraum zwischen Zählung und Druck der Inventurliste neu angelegt werden, müssen zusätzlich in einer neuen Zählliste erfasst und gezählt werden. Weiterhin darf es am 31.12.2006 dann auch keine Artikel mit negativem Bestand geben. Ist dies der Fall, so erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Es muss dann überprüft werden woher der Minusbestand kommt und es muss ggf. der Bestand korrigiert werden. Wie Sie die Artikel mit negativem Bestand finden können beschreibt der folgende Punkt. Teiledienst > Listen > Lagerverwaltung > Artikelbestandsliste Suchen Sie hier folgenden Kriterien. 1. Kriterium Lager <IHR LAGER> Volltext Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 2. Kriterium Aktueller Bestand 0 Kleiner Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Artikeln die einen Minusbestand haben. Seite 19 von 23
13 ACHTUNG für alle Kunden die an Autopart telnehmen! Nehmen Sie an Autopart teil und haben die Funktion Lagerbewegungen auf Auftragsbestände erzeugen aktiviert (Administration > Einstellungen > Mandanteneinstellungen), so fehlen im Gesamtergebnis der Inventurliste noch die Auftragsbestände. Diese müssen über eine separate Liste erstellt und zum Inventurergebnis dazuaddiert werden. Kundendienst > Listen > Auftragsbearbeitung > Auftragspositionsliste > Standardliste Suchen Sie hier folgenden Kriterien: 1. Kriterium Mandant <IHR MANDANT> Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 2. Kriterium Auftragsstatus Auftrag Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 3. Kriterium Positionstyp Artikel Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 4. Kriterium Art d. Bestandsf. Mengen- und wertmäßig Exakt Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 5. Kriterium Rechnungsart Rechnung Exakt Alle Punkte müssen mit UND verknüpft werden. Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Artikeln, die auf offene Aufträge gebucht sind. Die Liste muss nun als CSV-Datei exportiert werden. Öffnen Sie die Datei nun mit Excel, bilden Sie jetzt zunächst pro Zeile eine Autosumme aus Menge * EK-Preis. Haben Sie die Formel für alle Zeilen gesetzt, muss das Ergebnis pro Zeile in einer zweiten Autosumme addiert werden, um den Gesamt-Wert zu ermitteln. Sie erstellen nun eine zweite Liste in der Sie im 5. Kriterium die Suche wie folgt ändern. 5. Kriterium Rechnungsart Gutschrift Exakt Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Artikeln, die auf offene Gutschriften gebucht sind. Die Liste muss nun als CSV-Datei exportiert werden. Öffnen Sie die Datei nun mit Excel, bilden Sie jetzt zunächst pro Zeile eine Autosumme aus Menge * EK-Preis. Haben Sie die Formel für alle Zeilen gesetzt, muss das Ergebnis pro Zeile in einer zweiten Autosumme addiert werden, um den Gesamt-Wert zu ermitteln. Sie müssen nun die beiden Gesamt-Werte von einander abziehen und dann das Ergebnis zu Ihrem Inventurwert hinzuaddieren. Seite 20 von 23
14 Stichtagsliste Teiledienst > Lagerverwaltung > Stichtagsliste Im Punkt Stichtagsliste haben Sie zusätzlich zur ausführlichen Auflistung durch die Inventurliste die Möglichkeit eine zusammengefasste Übersicht abzurufen. Geben Sie zunächst das Stichtagsdatum ein. Wichtig ist, dass zu diesem Zeitpunkt alle Zähllisten abgeschlossen wurden. Nach Eingabe des Datums gelangen Sie in den Suchdialog, in dem Sie individuell Ihren Wünschen Ihre Stichtagsliste selektieren können. So erhalten Sie eine übersichtliche Auswertung, die die Anzahl der Artikel, den Gesamtlagerwert pro Fibucode usw. darstellt. Für die Anzeige der Stichtagsliste empfehlen wir folgende Felder: Stichtag, Artikelnummer, Bezeichnung, Lager, Lagerort, Fibucode - Bezeichnung, Inventurdatum, Inventurbestand, Inventurbetrag, Stichtagsbestand, Stichtagswert Beispiel: Sie möchten wissen wie hoch Ihr Gesamtbestand und -lagerwert an Skoda Original Teilen ist. Hierzu geben Sie wie schon zuvor beschrieben zunächst das Stichtagsdatum ein (z.b. 31.12.2006). Nun gelangen Sie in den Suchdialog, in dem Sie bei Fibucode und bei Originalteile und die jeweilige Buchhaltungsdomäne auswählen. Gehen Sie nun auf Erweitern und geben bei Lager und bei Ihr Lager an. Über den Knopf OK können Sie die Suche starten. Seite 21 von 23
15 Stichtagsliste kumuliert Teiledienst > Lagerverwaltung > Stichtagsliste kumuliert Die Stichtagsliste kumuliert bietet zusätzlich zu der bereits vorher erwähnten Stichtagsliste die Werte Anzahl Positionen und Lagerwert kumuliert pro Fabrikations-/Warenartkennzeichen. Die Bedienung ist identisch zur Stichtagsliste. Seite 22 von 23
16 Fragen und Antworten 1. Auf der Zählliste erscheinen nicht alle selektierten Artikel - Artikel können nur auf einer Zählliste erscheinen. Überprüfen Sie bitte, ob es noch offene (alte) Zähllisten gibt. Diese Zähllisten löschen und neu erstellen. 2. Wie kann man sicher sein, alle Artikel auf den Zähllisten erfasst zu haben? - Über den Punkt 10 Inventurliste wird in dem definierten Zeitraum für alle Lager eines Mandanten geprüft, ob es Artikel gibt die nicht erfasst wurden. Für diese Artikel kann dann eine Zählliste erstellt werden. Die Bearbeitung dieser Zählliste erfolgt wie ab Punkt 3 beschrieben. 3. Was passiert mit den Artikeln, die sich auf einem Auftrag befinden? Diese Artikel werden während der Inventur nicht berücksichtigt, dürfen von Ihnen also auch nicht gezählt werden. Diese Auftragsbestände werden Abschluss der Inventur dem gezählten Bestand zugerechnet 4. Wie bekomme ich eine Liste mit allen Artikeln die einen Minusbestand haben? Teiledienst > Listen > Lagerverwaltung > Artikelbestandsliste Suchen Sie hier folgenden Kriterien. 1. Kriterium Lager <IHR LAGER> Volltext Jetzt klicken Sie rechts auf Erweitern 2. Kriterium Aktueller Bestand 0 Kleiner Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Artikeln die einen Minusbestand haben. 5. Sie bekommen auf der Inventurliste Artikel eines anderen Mandanten angezeigt? Teiledienst > Lagerverwaltung > Lager Kicken Sie nun in das Feld Bezeichnung und suchen Sie dann über das Tastenkürzel STRG + F Ihren angelegten Lager/n. Wählen Sie nun das/die Lager dieses Mandanten aus und kontrollieren Sie, ob diesem Lager außer Ihrem Mandaten auch noch andere Mandaten zugeordnet sind. Ist dies der Fall so markieren Sie den Mandanten den Sie entfernen möchten und gehen Sie dann unten auf Untermandant entfernen. Gehen Sie nun auf Ändern um die Anpassung dieses Lagers abzuspeichern. Haben Sie noch weitere Lager in diesem Mandant, verfahren Sie genauso. Bitte denken Sie daran, dem Ausdruck der Inventurliste die Zuordnung des/der Mandanten im jeweiligen Lager wieder vorzunehmen. 6. Können über die Menüpunkte Artikel ohne Bewegungen/Lagerort auch nur selektierte Artikel gelöscht werden? Nein dies ist nicht möglich, es kann immer nur die komplett angezeigte Artikelliste gelöscht werden. Seite 23 von 23