1. Arbeiten mit Excel-Anlagen in den neuen Steuerprogrammen von Schleupen.CS plus 1.1. Allgemeines In allen Steuerprogrammen von Schleupen.CS plus besteht die Möglichkeit, Excel-Anlagen anzulegen. Alle Funktionen, die Microsoft Excel bietet, stehen zur Verfügung. Microsoft Excel wird ab Excel 2000 unterstützt, empfohlen wird die Verwendung von Microsoft Excel 2007. Aus den Steuerformularen können Werte aus Formularfeldern in Excel-Zellen übernommen und es können Werte aus Excel-Zellen in Steuerformulare übergeben werden. Alle zugeordneten Formularfelder sind farblich markiert. Die farbliche Markierung bleibt nach dem Speichern der Daten erhalten. Somit ist es möglich, zu erkennen, welche Daten aus den Excel-Anlagen mit Formularfeldern verknüpft sind. Von jedem zugeordneten Formularfeld lässt sich die Excel-Anlage direkt aufrufen. Die Excel-Anlagen sind Bestandteil der Steuerfälle von Schleupen.CS plus, d.h. sie werden zusammen mit einem Steuerfall ein- und ausgelagert und werden beim Kopieren eines Steuerfalls innerhalb einer Akte mit kopiert. Zum Thema Arbeiten mit Steuerfällen steht eine separate Dokumentation zur Verfügung. Alle vorhandenen Excel-Anlagen eines Steuerfalles werden im Dokument Anlagenübersicht dargestellt und können auch von dort bearbeitet und ggfs. wieder gelöscht werden. Bereits vorhandene, externe Excel-Dateien können einfach in die Excel-Anlagen von Schleupen.CS plus importiert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, erstellte Excel-Dateien über Importfunktionen als Kanzlei-Vorlagen bereitzustellen. Über die Liste der Dokumentvorlagen können den Steuerfällen Excel-Vorlagen zugeordnet werden. Diese Excel-Dateien werden je Steuerart und Veranlagungszeitraum angelegt und mit dem Steuerfall verbunden. Damit stehen diese Vorlagen bei jedem Mandanten zur Verfügung und können genutzt werden. 1.2. Excel-Anlage im Steuerfall In jedem Formularfeld eines Steuerfalles können Excel-Anlagen angelegt oder zugewiesen werden (rechte Maustaste). Über das Kontextmenü kann eine Leervorlage oder eine Vorlage aus der Vorlagenverwaltung aufgerufen werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 1 von 16
Im nachfolgenden Beispiel soll eine Excel-Anlage für die Umsatzsteuerjahreserklärung 2008 erstellt werden. Dazu wird aus dem Formularfeld Lieferungen und Sonstige Leistungen über das Kontextmenü der Menüpunkt Leervorlage aufgerufen. Zunächst werden Eigenschaften für die Excel-Anlage angezeigt: Für die Excel-Anlage kann ein Name erfasst werden. Dieser Name erscheint in der Anlagenübersicht als Titel der Anlage. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, der Excel-Anlage einen Status zuzuweisen. Wird z.b. eine Excel-Anlage erstellt, die nur intern verwendet wird und später nicht ausgegeben werden soll, kann der Status interne Anlage gesetzt werden. Anlagen dieses Typs werden beim Ausdruck bspw. für die Ausgabe nicht vorbesetzt. Für die Excel-Anlage kann ferner eine Notiz erfasst werden. Den Namen, den Status und die Notiz für die Excel-Anlagen werden in der Anlagenübersicht dargestellt und können dort auch noch nachträglich geändert werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 2 von 16
Nachdem der Eigenschaftendialog geschlossen ist, wird Microsoft Excel gestartet. Schleupen.CS plus bringt in Excel 2007 eine eigene Registerlasche Excel-Anlagen mit. Es stehen die Funktionen Wert aus dem Formular einlesen, Wert in Formular speichern, Formularverknüpfungen verwalten, Exceldatei importieren und der Aufruf der Vorlagenverwaltung zur Verfügung. In den USt-Mantelbogen 2008 sollen Werte für Lieferungen und sonstige Leistungen zu 19 % und 7 % aus der Excel-Anlage übernommen werden. Zusätzlich soll in die Anlage UR ein Wert für die innergemeinschaftlichen Erwerbe zu 19 % aus der Excel-Anlage übernommen werden. Die Excel-Zelle B9 wird über die Funktion Wert in Formular speichern mit dem Mantelbogenfeld verbunden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 3 von 16
Nach Klick auf das Icon Wert in Formular speichern erscheint der Dialog Feldauswahl und das Steuerformular, aus dem die Excel-Anlage angelegt wurde (hier: USt-Mantelbogen) wird wieder angezeigt. Hier kann nun das zu verknüpfende Formularfeld im Umsatzsteuermantelbogen ausgewählt werden. Über die Funktion Verknüpfen ist die Excel- Zelle B9 mit dem Umsatzsteuermantelbogenfeld Lieferungen und sonstige Leistungen verbunden. Die Funktionen Vorlage benutzen, Exceldatei importieren, Wert aus Formular einlesen, Wert in Formular speichern und der Aufruf der Formularverknüpfungen können über die rechte Maustaste im Excel-Feld ebenfalls aufgerufen werden: Hierüber erfolgt der Aufruf der Funktionen bis einschließlich Excel 2003. Die Excel-Anlage wurde aus dem Umsatzsteuermantelbogen aufgerufen. Es wurden die Feldverknüpfungen für die Felder im Umsatzsteuermantelbogen vorgenommen. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) soll eine Feldverknüpfung in die Anlage UR angelegt werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 4 von 16
Sollte die Anlage UR im Steuerfall bisher nicht angezeigt werden, kann die Anlage UR über die Formularschnellstartleiste am rechten Rand der Steuerapplikation aufgerufen werden. Auch hier wird nach Klick auf das Icon Wert in Formular speichern der Dialog Feldauswahl angezeigt. Das entsprechende Formularfeld wird direkt in der Anlage UR ausgewählt. Über die Funktion Verknüpfen ist die Excel-Zelle B15 mit der Anlage UR Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe zum Steuersatz von 19 % verbunden. Die Funktionen der Formularschnellstartleiste sind im Dokument Steuern Allgemein beschrieben. Werden Werte in den Excel-Anlagen erfasst, werden die Werte sofort nach Eingabe in die zugeordneten Formularfelder übernommen. Es erfolgt sofort eine Berechnung der Umsatzsteuer. In den Eckwerten wird sofort das Ergebnis der USt-Berechnung ausgewiesen. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 5 von 16
Alle zugeordneten Formularfelder sind farblich markiert. Die farbliche Markierung bleibt nach dem Speichern der Daten erhalten. Somit ist es möglich, zu erkennen, welche Daten aus den Excel-Anlagen mit Formularfeldern verknüpft sind. Hinweis: Von jedem zugeordneten Formularfeld aus lässt sich die Excel-Anlage direkt aufrufen. Dies ist möglich, weil die Excel-Anlage nicht am Formularfeld oder am Formular hängt, sondern Bestandteil des gesamten Steuerfalles ist. Im Steuerformular sind die zugeordneten Formularfelder für die manuelle Erfassung gesperrt. Es ist somit nicht möglich, den Wert direkt im Formular zu ändern. 1.3. Anlagenübersicht Sobald im Steuerfall eine Excel-Anlage vorhanden ist, wird automatisch das Dokument Anlagenübersicht angelegt. Im oberen Bereich der Anlagenübersicht werden die einzelnen im Steuerfall vorhandenen Excel-Anlagen aufgelistet. Ferner werden der Titel, die Notiz und der Status für jede im Steuerfall vorhandene Anlage angezeigt. Im unteren Bereich der Anlagenübersicht werden die Feldverknüpfungen, der im oberen Bereich der Anlagenübersicht ausgewählten Excel-Anlage angezeigt. Hier ist sehr einfach zu erkennen, welche Excel-Zelle mit welchem Formularfeld verknüpft wurde und was Quellbzw. Zielfeld ist (Spalte Richtung: Entweder Anlage Formular oder Formular Anlage). Im unteren Bereich der Anlagenübersicht können Feldverknüpfungen wieder entfernt werden. Dafür wird die Zeile ausgewählt, bei der die Excel-Zuordnung gelöscht werden soll. Über die rechte Maustaste kann die Funktion Löschen der Zuordnung aufgerufen werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 6 von 16
Über die Anlagenübersicht im oberen Bereich der Anlagenübersicht kann die Anlage direkt zur Bearbeitung ausgewählt werden. Dazu wird über die rechte Maustaste das Menü zum Öffnen der Excel-Anlage aufgerufen. Ferner besteht hier die Möglichkeit, eine Anlage zu löschen oder auszudrucken. Auch die Eigenschaften der Excel-Anlage können angezeigt und bei Bedarf geändert werden. Zusätzlich kann eine neue Excel-Anlage angelegt werden. Hinweise: Alle Excel-Anlagen, die in einem Steuerfall vorhanden sind, werden in der Anlagenübersicht dargestellt. Sollte zu einer Excel-Anlage keine Feldverknüpfung vorhanden sein, wird auch diese Excel-Anlage in der Anlagenübersicht dargestellt und kann von dort aus geöffnet und weiter bearbeitet werden. Über die Funktion EXTRAS ÜBERNAHME VON DATEN können aus den einzelnen Steuerapplikationen heraus Vorjahresdaten inklusive aller Excel-Anlagen übernommen werden. Werden Excel-Anlagen aus dem [tse:nit] System übernommen, sind alle übernommenen Excel-Anlagen in der Anlagenübersicht vorhanden. Dort können die Excel-Anlagen zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden. Zu beachten ist, dass die Feldverknüpfungen für die Excel-Anlagen angelegt werden müssen. 1.4. Druck von Excel-Anlagen Excel-Anlagen können direkt über das Programm Microsoft Excel ausgedruckt werden. Über die Anlagenübersicht können die Excel-Anlagen eines Steuerfalles ebenfalls direkt ausgedruckt werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 7 von 16
Über die Funktion Steuerfall komplett ausgeben werden nicht nur die einzelnen Formulare und Berechnungen zum Ausdruck angeboten. Auch die im Steuerfall vorhandenen Excel- Anlagen werden dort angezeigt und können mit ausgegeben werden. Im rechten Fenster des Dialoges wird die Druckvorschau der Excel-Anlage dargestellt. Ob eine Excel-Anlage mit ausgedruckt werden soll, wird durch den Haken vor der jeweiligen Excel-Anlage im Baum auf der linken Seite angegeben. Sollte eine Excel-Anlage über mehrere separate Excel-Tabellen verfügen, werden die einzelnen Excel-Tabellen unterhalb der Excel-Anlage mit dargestellt. Auch hier kann über das Setzen der Haken vor den einzelnen Tabellen entschieden werden, ob die Tabellen mit ausgegeben werden sollen oder nicht. 1.5. Weitere Funktionen der Excel-Anlagen Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 8 von 16
Innerhalb einer Excel-Anlage kann die Registerlasche Excel-Anlagen aufgerufen werden. Die hier enthaltenen Funktionen können ebenfalls über die rechte Maustaste in einer Excel-Zelle aufgerufen werden. Über die Funktion Wert aus Formular einlesen kann ein Wert eines Formularfeldes in die Excel-Anlage verknüpft werden. Beim Aufruf dieser Funktion wird der Dialog für die Formularverknüpfung angezeigt (siehe Beschreibung oben). Dann kann ein Formularfeld ausgewählt werden. Über die Funktion Verknüpfen wird der Formularfeldwert in die Excel- Tabelle eingelesen. Die Funktion Wert in Formular speichern ist in der obigen Ausführung erklärt und beschrieben. Über die Funktion Formularverknüpfung verwalten kann eine Auflistung aller bereits vorhandenen Verknüpfungen zwischen der Excel-Anlage und Steuerformularen aufgerufen werden. Über diese Auflistung können bereits vorgenommene Verknüpfungen wieder entfernt werden. Dafür wird die Zeile ausgewählt, bei der die Excel-Zuordnung gelöscht werden soll. Über die rechte Maustaste kann die Funktion Löschen aufgerufen werden. Ist bereits eine Excel-Datei auf dem Arbeitsplatzrechner oder im Netzwerk der Kanzlei vorhanden und soll diese als steuerfallinterne Excel-Anlage verwendet werden, kann über die Funktion Exceldatei importieren jede beliebige Excel-Datei eingelesen werden. Die Excel-Datei wird durch den Import in eine steuerfallinterne Excel-Anlage umgewandelt und steht nun im Steuerfall als normale Excel-Anlage mit allen entsprechenden Funktionen zur Verfügung. Die Ursprungsdatei wird dadurch nicht verändert, da durch den Import eine Kopie der Ursprungsdatei angelegt wird. Somit bleibt die Ursprungsdatei auch nach entfernen der Excel-Anlage aus der Anlagenübersicht erhalten. Über die Funktion Vorlage benutzen kann eine Standard- oder eine Kanzleivorlage aus der Vorlagenverwaltung ausgewählt werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 9 von 16
1.6. Vorlagenverwaltung für die Excel-Anlagen Die Verwaltung von Excel-Vorlagen ermöglicht eine standardisierte Erfassung von Daten in Excel-Anlagen für sämtliche zu bearbeitende Steuerfälle. Über die Vorlagenverwaltung können Excel-Dateien fest mit Formularfeldern verknüpft werden. Diese Verknüpfungen können je Steuerart und Veranlagungszeitraum erfolgen. Durch diese Verknüpfung stehen die Excel-Anlagen als Vorlagen bei jedem Mandanten in jedem Steuerfall zur Verfügung. Eine Vorlage kann wie folgt bereitgestellt werden: Öffnen der Kanzleiakte oder der Zentralakte Im Register Allgemeine Stammdaten der Dauerakte befindet sich ein Dokument Liste der Dokumentvorlagen. Dieses Dokument öffnen oder ggf. vorher anlegen. Im Register Jahresakte Steuern den entsprechenden Steuerfall auswählen Über das Kontextmenü die Vorlagenverwaltung öffnen (Menüeintrag Excel Vorlagen) Bsp.: Für die Einkommensteuer 2008 soll eine Vorlage zur Verfügung gestellt werden. In der Liste der Dokumentvorlagen wird die Vorlagenverwaltung über die rechte Maustaste (Kontextmenüeintrag Excel Vorlagen) aufgerufen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Vorlagenverwaltung. Die Vorlagenverwaltung ist in jedem Steuerfall identisch aufgebaut: Im oberen Teil des Fensters befindet sich eine Toolbar mit Funktionen zum Verwalten der Vorlagen. Auf die einzelnen Funktionen wird im weiteren Verlauf eingegangen. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 10 von 16
Auf der linken Seite befindet sich der Vorlagenbaum. Hier können die Vorlagen ähnlich dem Windows-Explorer strukturiert verwaltet werden. Im rechten Fensterbereich werden die zum jeweiligen Steuerfall vorhandenen Formulare angezeigt. Über die Toolbar im oberen Bereich der Vorlagenverwaltung können neue Excel-Vorlagen oder neue Register im Vorlagenbaum angelegt werden. Sobald eine Excel-Vorlage im Vorlagenbaum angewählt wird, stehen die Funktionen Kopieren, Einfügen und Ausschneiden zur Verfügung. Als weitere Funktionen in der oberen Symbolleiste stehen das Löschen, das Umbenennen, der Aufruf der Eigenschaften der Excel-Anlagen und die Verwaltung der Formularverknüpfung zur Verfügung. Das Thema Formularverknüpfung und die Eigenschaften von Excel-Anlagen sind im oberen Teil der Dokumentation beschrieben. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 11 von 16
Neben dem Namen, dem Status, der Beschreibung, des Kommentares und der Notiz kann der Excel-Vorlage eine Gültigkeit zugewiesen werden. Bsp.: In der Einkommensteuer soll eine Vorlage für die Anlage G angelegt werden. Das Formular Anlage G steht erst ab 2008 zur Verfügung. Folglich soll auch die Vorlage erst ab dem Jahr 2008 vorhanden sein. Dies kann über die Eigenschaft Gültigkeit gesteuert werden. Hierzu wird bei Gültigkeit von das Jahr 2008 eingetragen. Soll die Anlage unbegrenzt für alle Folgejahre gelten, wird beim "Bis"-Zeitraum das Wort Alle (wird standardmäßig bereits vorgeschlagen) angegeben. Somit wird die Excel-Vorlage in den Mandantenakten der Jahresakte nur ab dem Jahr 2008 angezeigt. Wenn eine Excel-Vorlage wegfallen soll (z.b. eine Vorlage für die Anlage GSE, die nur bis 2007 gilt), kann die Gültigkeit bis gesetzt werden. Somit wird die Excel-Vorlage in den Jahresakten der Mandanten ab diesem Zeitraum nicht mehr zur Auswahl angeboten. Im linken Teil der Vorlagenverwaltung werden die Vorlagen dargestellt. Es gibt Standardvorlagen, Kanzleivorlagen, die Leervorlage und das Register Allgemein. Die Standardvorlagen werden von der Schleupen AG zur Verfügung gestellt. Die Standardvorlagen können nicht verändert werden. Standardvorlagen können z.b. in das Register der Kanzleivorlagen kopiert werden. Als kopierte Kanzleivorlage kann die Anlage entsprechend Ihren Wünschen angepasst werden. Die Standardvorlagen werden von Schleupen im Laufe des Jahres 2009 zur Verfügung gestellt. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 12 von 16
Das Register Kanzleivorlagen und auch das Register Allgemein stehen zu Ihrer freien Verfügung. Hier können Sie beliebig Vorlagen anlegen, löschen, kopieren, einfügen usw. Vorlagen, die Sie in das Register Allgemein einbinden, stehen in allen Mandantenakten übergreifend in allen Steuerapplikationen zur Verfügung. Vorlagen, die Sie im Register Kanzleivorlagen anlegen, stehen in den Mandantenakten nur in den jeweiligen Steuerapplikationen zur Verfügung, aus denen heraus sie angelegt wurden (z.b. Vorlage für die Anlage G der ESt steht nur in der ESt zur Verfügung, nicht jedoch z.b. in der USt). Auch über die Vorlagenverwaltung lassen sich beliebige Excel-Dateien Ihres Systems als Schleupen-interne Excel-Anlagen einbinden und mit entsprechenden Feldverknüpfungen versehen. Im rechten Teil der Vorlagenverwaltung wird Ihnen das amtliche Formular angezeigt, z.b. der Einkommensteuermantelbogen. Soll für ein anderes Formular eine Excel-Vorlage mit entsprechenden Feldverknüpfungen erstellt werden, kann das gewünschte Formular über die Formularverwaltung aufgerufen werden. Der Aufruf der Formularverwaltung erfolgt über das Icon rechts neben der Registerkarte Mantelbogen. Bsp.: Es soll eine Vorlage für die Anlage V zur Verfügung gestellt werden. Über die Schaltfläche rechts neben dem Register Mantelbogen wird die Formularverwaltung aufgerufen. Die Funktionen der Formularverwaltung sind im Dokument Steuern Allgemein beschrieben. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 13 von 16
Über die Formularverwaltung kann durch Doppelklick die Anlage V ausgewählt werden. Es soll eine neue Excel-Vorlage für die Anlage V erstellt werden. Die Excel-Vorlage soll zwei Formularverknüpfungen für die Anlage V enthalten: Zeile 6 Mieteinnahme und Zeile 36 Werbungskosten. Das Vorgehen ist sehr einfach: In der Vorlagenverwaltung wird auf dem Register Kanzleivorlagen die Schaltfläche Neue Vorlage anlegen angeklickt. Nachdem Sie der neu angelegten Vorlage einen Namen gegeben haben, öffnen Sie diese mit Doppelklick. Excel wird gestartet. Nun erstellen Sie Ihre Vorlage. Über die oben beschriebene Funktion Wert in Formular speichern können die Formularfelder der Zeilen 6 und 36 der Anlage V mit der Excel- Vorlage verknüpft werden. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 14 von 16
Nachdem die Excel-Vorlage fertig erstellt und die Feldverknüpfungen für die Anlage V durchgeführt worden sind, steht die Excel-Vorlage in allen Einkommensteuerfällen aller Mandantenakten zur Verfügung: Öffnen Sie in einer Mandantenakte nun einen Einkommensteuerfall 2008 und gehen in die Anlage V, so sehen Sie anhand des Symbols am linken Formularfeldrand der Zeilen 6 und 36, dass eine Vorlage mit den Formularfeldern verknüpft ist. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 15 von 16
Diese Excel-Vorlage kann in dem Formularfeld direkt aufgerufen werden (rechte Maustaste, Punkt Anlage, verknüpfte Vorlage ). Es wird dann die Excel-Vorlage angezeigt und die Bearbeitung kann beginnen. In jeder weiteren Anlage V steht die Excel-Vorlage identisch zur Verfügung. Dokument: Dokument Excel-Anlagen.doc Seite: 16 von 16