12. Kirchliches Meldewesen

12. Kirchliches Meldewesen 12.1 Allgemein Die kommunalen Melderegister bilden die Grundlage für das kirchliche Meldewesen und somit auch für das Gemeindemitgliederverzeichnis in der Pfarrei. Dieses Verzeichnis soll die notwendigen personenbezogenen Daten für die seelsorgliche und soziale Betreuung, für die pastorale Planung sowie für statistische Zwecke enthalten. Maßgebend für das kirchliche Meldewesen ist die Anordnung über das Kirchliche Meldewesen (KMAO) im Erzbistum Hamburg (KA vom 15.12.2010, Nr. 12 Art. 141, S. 169f). In dieser Ordnung ist geregelt, welche Daten das Gemeindemitgliederverzeichnis umfassen muss. Den Umfang der Datenübermittlung regeln die Meldegesetze der einzelnen Länder (Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg- Vorpommern). 12.2 Datenübermittlung In früheren Zeiten wurden die Kirchengemeinden von den Einwohnermeldeämtern und den Standesämtern direkt über Personenstandsänderungen ihrer Gemeindemitglieder informiert. Mit Einführung der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) im kommunalen Bereich unterblieben diese Meldungen weitestgehend. In der Regel findet heute aber ein Datenaustausch über elektronische Datenübermittlung zwischen den einzelnen Kommunen und der Kirche (sprich: Rechenzentrum) statt. Als Datenempfänger für die Daten aus Schleswig-Holstein, Hamburg und dem Mecklenburger Teil Mecklenburg-Vorpommerns steht das Erzbistum Hamburg. Die Daten werden nicht im Erzbistum selbst verarbeitet. Mit der Verarbeitung der Daten ist seit dem 1. Januar 2000 das kirchliche Rechenzentrum des Bistums Mainz beauftragt worden. Die dort gespeicherten Daten setzen sich zusammen aus kommunalen Grunddaten und kirchlichen Amtshandlungsdaten. Zum heutigen Zeitpunkt lassen insgesamt 14 Bistümer (Berlin, Dresden-Meißen, Erfurt, Fulda, Görlitz, Hamburg, Hildesheim, Köln, Limburg, Magdeburg, Mainz, Münster, Speyer und Trier) in Mainz verarbeiten. Stand: 15.09.2015 12/1

Der große Vorteil, dass mehr als die Hälfte aller deutschen Bistümer in einem gemeinsamen Rechenzentrum ihre Daten verarbeiten lassen, liegt darin, dass z.b. bei einem Umzug in einen Ort im Gebiet der oben aufgeführten Bistümer alle eingetragenen Amtshandlungen für eine Person oder eine Familie an die neue Pfarrei automatisch übermittelt werden. Bei der heutigen hohen Mobilität der Bevölkerung vor allem in und um Großstädten bedeutet dies eine erhebliche Erleichterung für die Pfarrbüros. 12.3 Datenverarbeitung Basis aller Datenbestände ist zunächst ein Gesamtbestand aller katholischen Personen und deren Familienangehörigen, der von der Kommune zu Beginn der Datenübermittlung und genauso auch bei einem Verfahrenswechsel an das kirchliche Rechenzentrum gesandt wird. Dort werden die Daten nach kirchlichen Gegebenheiten (Pfarreigrenzen) eingelesen und zugeordnet. Anschließend steht dieser Bestand der zuständigen Pfarrei zur Verfügung. Die Änderungen im Personenbestand (Zuzüge, Wegzüge, Geburten, Sterbefälle etc.) werden ebenfalls von den Kommunen regelmäßig (meistens monatlich, in Großstädten wie Hamburg sogar mehrmals in der Woche) an das kirchliche Rechenzentrum geliefert und dort zeitnah verarbeitet. Seit einigen Jahren sind alle Pfarreien im Erzbistum Hamburg in der Lage, mit dem Meldewesenprogramm E-MIP über das Internet auf ihre Daten zuzugreifen. Kirchliche Amtshandlungsdaten werden entweder vor Ort von der Pfarrei selbst mit Hilfe des Meldewesenprogramms oder vom Referat Meldewesen im Generalvikariat in den Gesamtbestand im Rechenzentrum eingearbeitet. Bei den Amtshandlungsdaten unterscheidet man: Meldepflichtige Daten: Taufen und Trauungen Eintritte und Wiederaufnahmen Austritte Zusätzliche Daten: Erstkommunion Stand: 15.09.2015 12/2

Firmungen Ergänzungen älterer Datensätze Die meldepflichtigen Daten sind in der jeweiligen Pfarrei über das Meldewesenprogramm (E-MIP) einzugeben und weiterhin zusätzlich dem Referat Meldewesen im Erzbischöflichen Generalvikariat mit dem entsprechenden Formular zuzusenden. 12.4 Datenbestandspflege Das kommunale Einwohnerwesen und das kirchliche Meldewesen sind nicht frei von Fehlern. Im kirchlichen Bereich sollte jedoch versucht werden, die Fehlerquote so gering wie möglich zu halten. Dazu bedarf es der Mitarbeit der Kirchengemeinden. Werden Fehler erkannt, aber nicht gemeldet, können die Bestandsdaten nicht korrigiert werden. Eine zeitnahe Meldung der Fehler ist für die Klärung mit den kommunalen Stellen unbedingt erforderlich. Da die Fehlerquellen nicht immer genau identifiziert werden können, sollten zunächst Unstimmigkeiten mit dem Referat Meldewesen abgestimmt werden. Hier wird nach Prüfung entschieden, ob der Fehler im kirchlichen Verfahren liegt oder ob er der Kommune gemeldet und dort berichtigt werden muss. Liegt der Fehler zwischen gemeldeten und tatsächlichen Daten (z.b. falsches Geburtsdatum, falsche Schreibweise des Namens, falscher Konfessionseintrag oder fehlerhafter Familienverband) bei der Kommune, kann eine Korrektur nur beim zuständigen Einwohnermeldeamt - in der Regel durch die betroffene Person unter Vorlage entsprechender Dokumente - erfolgen. In manchen Fällen ist es aber auch notwendig, von der Kommune einen neuen Datenbestand anzufordern. Dies geschieht ausschließlich durch das Referat Meldewesen. 12.5 Auswertungen aus dem kirchlichen Meldewesen Die Verwaltung der Gemeindemitgliederdaten über das Meldewesenprogramm E-MIP bringt den Vorteil, dass die Pfarreien viele Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien selbst vornehmen können. Alle Auswertungen können in Form von Listen oder Etiketten und nach verschiedensten Sortierkriterien in den Stand: 15.09.2015 12/3

meisten Fällen sofort, in Ausnahmefällen nach wenigen Minuten vor Ort in der Pfarrei ausgedruckt werden. 12.6 Meldung von mitgliedschaftsbegründenden Ereignissen Da bei der Geburt eines Kindes in der Regel das Religionsmerkmal OA (ohne Angaben) beim Einwohnermeldeamt eingetragen wird, muss die Mitteilung über die Taufe eines Kindes dem Einwohnermeldeamt mit dem Blatt 3 des Taufformulars zugeschickt werden. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass im Datenbestand das Religionsmerkmal RK gesetzt wird. Gleiches gilt für Eintritte und Wiederaufnahmen. Die Meldung erfolgt mit den entsprechenden Formularen. Wenigstens einmal im Jahr sollte in jeder Pfarrei der Datenbestand auf korrekte Angaben des Religionsmerkmals überprüft werden. Mit Hilfe der Detektiv-Funktion in E-MIP können Personen gesucht und aufgelistet werden, bei denen das Religionsmerkmal nicht RK ist, obwohl z.b. ein Taufdatum eingetragen worden ist. 12.7 Berichtigung einer falschen Konfessionsangabe beim Einwohnermeldeamt Für folgende drei Problemstellungen sind hier die Vorgehensweisen aufgezeigt: Person ist katholisch, aber als nicht-katholisch (VD, OA, OR, KR) gespeichert Um die Konfession zu berichtigen, ist folgendes zu tun: Schicken Sie das Blatt 3 des Taufformularsatzes zum Einwohnermeldeamt, damit dort die Konfession berichtigt wird. Wichtig ist, dass die nachstehend aufgeführten Voraussetzungen alle erfüllt sind: Die Person hat das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet, ist in Ihrer Pfarrei getauft worden, wohnt seit ihrer Geburt in Ihrer Pfarrei und ist zwischenzeitlich nicht aus der Kirche ausgetreten. Stand: 15.09.2015 12/4

Sollten eine oder mehrere Voraussetzungen nicht erfüllt sein, muss die betroffene Person selbst (bei Kindern unter 14 Jahren die Eltern) die Konfession beim Einwohner-meldeamt ändern lassen. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, das Blatt 4 des Formularsatzes Mitteilung über Zugehörigkeit zur römischkatholischen Kirche an das Einwohnermeldeamt zu versenden. Noch einfacher ist es, das Formular Änderungsmeldung RK zu nutzen. Person ist katholisch, aber als evangelisch gespeichert In der Wohnsitzpfarrei ist eine Person fälschlicherweise als evangelisch im Bestand gespeichert, obwohl sie katholisch getauft worden ist ist. Um die Konfession zu berichtigen, ist folgendes zu beachten: Generell ist in so einem Fall immer das Referat Meldewesen zu informieren. Von dort aus wird zunächst bei der zuständigen Meldestelle der evangelischen Kirche mit der Bitte um Prüfung angefragt, ob Belege für etwaige Amtshandlungen vorliegen. Wenn keine Einwände gegen eine Änderung seitens der ev. Kirche bestehen, kann die Konfession vom Referat Meldewesen beim Einwohnermeldeamt geändert werden. Person ist evangelisch, aber als katholisch gespeichert Die Person ist darauf hinzuweisen, dass sie zunächst selbst für die Konfessionsberichtigung zuständig ist. Analog dem vorherigen Absatz hilft in diesem Fall die evangelische Kirche bei der Korrektur. Seitens der katholischen Kirche ist eine Berichtigung nicht möglich. Hier wird nur geprüft, ob auf Seiten der kath. Kirche Amtshandlungsbelege vorliegen. Die Korrektur läuft wie im vorigen Absatz beschrieben, nur in umgekehrter Richtung. Stand: 15.09.2015 12/5