Anleitung
Inhaltsverzeichnis 1 L56 Neues Jahr eröffnen 3 2 Jahr 2018 provisorisch abschliessen 5 3 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen 6 3.1 Programm L43 resp. L443 Nationale Daten 6 3.2 Programm L443 Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne 7 3.3 Programm L441 Firmenstammfelder 7 3.4 Programm L441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder 7 3.5 Programm L32 Lohndaten 7 3.6 Programm L421 Tabellen erfassen 7 3.7 Quellensteuertarife 8 3.8 Familienzulagentabellen 8 4 Nationale Auswertungen 8 4.1 Prog. L2995 elektronische Übermittlung empfohlen! 8 4.2 Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen 8 4.3 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911) 9 4.4 UVG-Abrechnung (Programm L2921) 9 4.5 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922) 9 4.6 KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923) 9 4.7 Revisionsprotokolle (Programm L293) 9 4.8 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: 9 4.9 FAK-Abrechnung (Programm L2941) 10 4.10 Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945) 10 4.11 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984) 10 4.12 LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981) 10 4.13 Quellensteuerabrechnung (Programm L2951) 10 4.14 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961) 10 5 Lohnausweise 12 5.1 Wegleitung 12 5.2 Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15 12 5.3 Lohnausweis Quellensteuer GE: 12 5.4 Aufbereitung der Lohnausweise 13 5.4.1 Programm L31 Personalstamm 13 5.4.2 Programm L414 Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen 13 5.4.3 Programm L2971 Lohnausweise aufbereiten 13 5.4.4 Programm L2972 Lohnausweise mutieren 13 5.4.5 Programm L2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben 14 6 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) 15 7 Programm L381 Globalmutationen 16 2 17
1 L56 Neues Jahr eröffnen Damit im neuen Jahr Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet werden. Ab Abacus Version 2017 wird hierfür im Prog. L56 automatisch ein Wizard gestartet. Auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im alten Jahr eröffnet und verarbeitet werden. Während dem Jahresabschluss L56 Jahresabschluss sollten keine weiteren Personen im selben Mandant im Modul Lohn arbeiten. Falls Sie das Vorjahr 2017 zuerst abschliessen müssen, gehen Sie in dieser Anleitung bitte zuerst auf Punkt 7/Jahr definitiv abschliessen. Flag muss auf Jahr 2019 eröffnen stehen. Ansonsten muss das Vorjahr (also 2017) zuerst abgeschlossen werden. Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten über Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. "Stammdaten einlesen": In der Regel können die Nationalen Daten sowie die Familien-Zulagetabellen ins neue Jahr kopiert werden. Wir empfehlen, die Quellensteuer-Tabellen nicht zu kopieren, sondern von der ESTV.ADMIN.CH-Homepage frisch zu importieren via L422 (siehe auch Punkt 4.7). "Lohnwerte übertragen": Grundsätzlich werden alle Personalwerte (Lohndaten) ins neue Jahr übertragen. Das Anwählen eines Feldes (Inhalt auf 0 stellen) ist hier also normalerweise nicht nötig (mögliche Ausnahmen: Wertefelder für Lohnausweise oder Saldo-Felder, welche Anfang Jahr mit Wert 0 starten sollen). Die Daten allfällig bereits eröffneter Lohnachsen im Folgejahr werden nicht überschrieben. In der Regel sollten alle jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopiert werden, welche im neuen Jahr NICHT ändern werden. bereits existierende Tabellen sollen nicht kopiert werden, da sonst bereits bestehende Tabellen im neuen Jahr wieder mit den Werten des alten Jahres überschrieben werden neue, angepasste Tabellen im Anschluss importieren via Programm L422 (Tabellen einlesen) das Programm L423 (Tabellen in neues Jahr kopieren) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden 3 17
Mit OK bestätigen. In der Regel wird die Datensicherung jede Nacht durch die IT erstellt. Hier nur Felder anwählen, welche auf 0 gestellt werden sollen (= werden nicht ins neue Jahr übertragen) Sämtliche lokalen Tabellen sollten in der Regel ins neue Jahr kopiert werden. Tabellen Kinderzulagen können übernommen werden falls keine Änderungen. Quellensteuer-Tabellen am besten nie übernehmen, sondern immer neu einlesen. Icon "Blitz" nicht vergessen 4 17
2 Jahr 2018 provisorisch abschliessen Damit die Jahresendverarbeitung für ELM freigegeben wird, sollte das Jahr 2018 provisorisch abgeschlossen werden. Nach dem provisorischen Abschluss können im "alten" Jahr 2018 keine Abrechnungen mehr erstellt werden. Falls dennoch ein Lohnlauf im Jahr 2018 eröffnet/abgerechnet werden muss, kann das Jahr 2018 wiedereröffnet werden. Bereits eingereichte Jahresenddokumente müssten dann allenfalls bei den Empfängern storniert werden. Beim provisorischen Abschluss besteht die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten auf Vollständigkeit prüfen zu lassen. 5 17
3 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen Mindestens alle zwei Jahre überprüft der Bundesrat, ob die Renten ansteigende Preise und Löhne angepasst werden müssen. Letztmals wurden die Renten auf Anfang 2015 erhöht. Die AHV/IV-Renten werden per 1. Januar 2019 der aktuellen Preis- und Lohnentwicklung angepasst. Dies hat der Bundesrat an seiner Sitzung vom 21. September 2018 beschlossen. Die Minimalrente der AHV/IV beträgt neu 1185 Franken pro Monat. Gleichzeitig werden Anpassungen im Beitragsbereich, bei den Ergänzungsleistungen und in der obligatorischen beruflichen Vorsorge vorgenommen. Das Wichtigste in Kürze: 1. Säule Die minimale AHV/IV-Rente steigt von 1'175 auf neu 1'185 Franken pro Monat, die Maximalrente von 2'350 auf neu 2'370 Franken (Beträge bei voller Beitragsdauer). Bei den Ergänzungsleistungen wird der Betrag für die Deckung des allgemeinen Lebensbedarfs von 19'290 auf neu 19'450 Franken pro Jahr für Alleinstehende, von 28'935 auf neu 29 175 Franken für Ehepaare und von 10'080 auf neu 10'170 Franken für Waisen erhöht. Die Mindestbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und EO werden von 478 auf neu 482 Franken pro Jahr erhöht, der Mindestbeitrag für die freiwillige AHV/IV von 914 auf neu 922 Franken. Die Maximalbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und EO werden von 23 900 auf neu 24 100 Franken pro Jahr erhöht. 2. Säule (BVG) Die BVG-Eintrittsschwelle steigt von 21'150 auf neu 21'330 Franken In der obligatorischen beruflichen Vorsorge wird der BVG-Koordinationsabzug von 24'675 auf neu 24'885 Franken erhöht. Der BVG maximal versicherte Jahreslohn beträgt neu 85'320 Franken. Der BVG minimal koordinierte Jahreslohn beträgt neu 3'555 Franken. 3. Säule a Der maximal erlaubte Steuerabzug im Rahmen der gebundenen Selbstvorsorge (Säule 3a) beträgt neu 6'826 Franken (heute 6'768) für Personen, die bereits eine 2. Säule haben, respektive neu 34 128 Franken (heute 33'840) für Personen ohne 2. Säule. UVG: keine Neuerungen per 1.1.2019 vorgesehen. Eine Übersicht der Änderungen in den Sozialversicherungen finden Sie auf folgender Homepage: https://www.bsv.admin.ch/bsv/de/home/sozialversicherungen/bv/grundlagen-und-gesetze/grundlagen/wichtige_aenderungen_ab_1_januar_2019.html 3.1 Programm L43 resp. L443 Nationale Daten Umstellungen in der Abacus Lohnbuchhaltung im Prog. L443 unter "BVG" (Zeitachse auf Jahr 2019 setzen): Die übrigen Parameter in den Nationalen Daten bleiben im 2019 unverändert. 6 17
3.2 Programm L443 Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne Falls sich per 2019 Ihre Maxima im Bereich KTG und/oder UVGZ verändern, sollten die hinterlegten Werte angepasst werden. Die Höchstwerte befinden sich direkt bei der Versicherung unter Programm L443. Diese können auf Zeitachse Januar 2019 entsprechend mutiert werden. Prog. L443: AHV, UVG, KTG und/oder UVGZ: Bei der jeweiligen Versicherung können im Register Beiträge (auf Zeitachse!) zudem die korrekten Beitragssätze überprüft/angepasst werden: 3.3 Programm L441 Firmenstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der firmenspezifischen Sätze, z.b. Ansatz pro Kilometer, Essensentschädigung etc.? 3.4 Programm L441 Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der Abteilungs- und/oder geschäftsbereichsspezifischen Sätze, z.b. Spesen-Ansätze, durchschnittliche Jahresarbeitszeit etc.? 3.5 Programm L32 Lohndaten Eingabe allfälliger Lohnänderungen für das neue Jahr. Ohne Änderungen werden automatisch die Lohndaten des Vorjahrs übernommen. 3.6 Programm L421 Tabellen erfassen Überprüfen und Aktualisieren der Tabelleninhalte (z.b. neue BVG-Sätze, Quellensteuertarife, Familienzulagen etc.). 7 17
3.7 Quellensteuertarife Die Quellensteuertarife können wieder wie gewohnt auf der Internetseite heruntergeladen und eingelesen werden: https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarifeherunterladen.html Eine separate Dokumentation zum Thema Quellensteuer kann Anfang Jahr via Internet-Link heruntergeladen werden: http://classic.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/ ELM 4.0 Schnittstelle zu allen 26 Kantonen: Die XML-Schnittstelle wurde von Abacus mit Version 2015 ausgeliefert (Zertifizierung ELM 4.0). Bis zum Update 2015 und Umstellung ELM 4.0 kann die Quellensteuerabrechnung nur in Papierform aufbereitet werden. 3.8 Familienzulagentabellen Falls es Änderungen gibt, können die Tabellen können auf folgender Homepage heruntergeladen und ins Abacus importiert werden. Ansonsten genügt es, wenn die Tabellen ins neue Jahr übertragen werden (via Prog. L423). http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/ Die alten Familienzulagen-Tabellen Nr. 15-19 werden von Abacus nicht mehr gewartet. Familienzulagen: Tabelle 20-22 müssen vor dem Import via L422 entzippt werden. 4 Nationale Auswertungen Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen definitiv verbucht sein! Ab Abacus V.2017 muss zudem das Jahr 2018 provisorisch abgeschlossen sein (via L56). Hinweis: Abacus unterstützt bei den meisten Jahresendprogrammen die elektronische Schnittstelle ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). Die elektronischen Auswertungen erfolgen via Programm L2995. 4.1 Prog. L2995 elektronische Übermittlung empfohlen! Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine ausführliche Anleitung zur ELM-Übermittlung Prog. L2995 zur Verfügung (ELM_4_0_Wegleitung_Übermittlung.pdf, 48 Seiten) 4.2 Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen Wichtig zu wissen: Für sämtliche Jahresend-Auswertungen wird die Mitarbeiterzeitachse im Prog. L31 bei Lasche Versicherungen berücksichtigt. Wenn also z.b. der Versicherungscode nicht durchgängig für das ganze Jahr auf allen Zeitachsen hinterlegt wurde, wird dies zu Differenzen in der Jahresend-Abrechnung führen. Diese Zeitachsen-Funktion ermöglicht eine korrekte Ausweisung der pflichtigen Lohnsummen bei allfälligen unterjährigen Code/Versicherungswechsel (z.b. Wechsel UVG-Code von A3 auf A2 etc.) Für Ausdrucke auf Papier (auch bei elektronischer Übermittlung via Prog. L2995 vorgängig auszuführen für Kontrolle und interne Ablage): 8 17
4.3 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911) 1. Programm L2911, AHV-/ALV-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. in Gestaltung Sachbearbeiter Name/Kontaktdaten hinterlegen 4. Liste AHV-pflichtiges Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 5. Liste AHV-befreites Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken 6. Liste mit Aufrechnung Brutto-Lohnsummen (falls verwendet), Ansicht und/oder drucken 4.4 UVG-Abrechnung (Programm L2921) 1. Programm L2921, UVG-Abrechnung erstellen, anwählen 2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen 3. allenfalls in der Lasche Versicherungen Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherungen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen 4. in Gestaltung Sachbearbeiter-Kontaktdaten hinterlegen 4.5 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922) Gleiche Schritte wie UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der für die UVGZ benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitarbeiter auf Zeitachse). 4.6 KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923) Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vorgängige Definition der benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitarbeiter auf Zeitachse). 4.7 Revisionsprotokolle (Programm L293) 1. Programm L2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat 2. Programm L2933, Lohnkonto Diese Protokolle werden für die AHV-Revision benötigt. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich viel Papier ausgedruckt. Evtl. vorab nur Rekapitulation anwählen (Menü Gestaltung Journal Details drucken Kreuz herausnehmen) und dann bei Bedarf des Revisors weitere Ausdrucke machen (kann ohne Probleme auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden). Tipp: Die Revisionsprotokolle inkl. die Jahresend-Deklarationen können auch in ein PDF-Dokument gedruckt und elektronisch abgelegt werden. In der Regel wird die elektronische Variante vom Revisor/Revisorin bevorzugt. 4.8 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen: Lohnartenliste mit Basenverteilung, aktueller Ausdruck Programm L4151 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (wird jährlich ausgedruckt siehe oben) (Programm L2911 und L2921) Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm L221 (Rekap = in Gestaltung, Rekap Kumulativjournal ohne Detail; Nachzahlungen im abgerechneten Monat anzeigen aktivieren) 9 17
4.9 FAK-Abrechnung (Programm L2941) 1. Prog. L414 Lohnartenzuordnung überprüfen: Welche Lohnarten bilden die Familienzulagen? 2. Programm L2941, FAK-Abrechnung erstellen, anwählen 3. Jahr sowie Monate (1-12) auswählen 4. im Menü Gestaltung die gewünschte Lohnartengruppen wählen 4.10 Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945) Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden. 4.11 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984) Im Abacus ist das Formular im PDF-Format hinterlegt und kann hier bequem aufbereitet werden 4.12 LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981) Abacus bietet die Möglichkeit, die Statistik aufzubereiten und elektronisch via ELM an das Bundesamt für Statistik zu übermitteln. Details entnehmen Sie bitte der separaten Dokumentation, welche wir auf unserer OBT-Homepage aufgeschaltet haben: https://www.obt.ch/fileadmin/user_upload/dokumentationen/abacus-lohnstrukturerhebung-lse-elm-4-0.pdf 4.13 Quellensteuerabrechnung (Programm L2951) 1. Programm L2951, Quellensteuerabrechnung erstellen anwählen 2. Monatliche oder Quartalsweise Abrechnung wählen 3. Im Prog. L443 unter Kantonseinstellungen Abrechnungsnummer hinterlegen 4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen 5. L2955: Formular TI ist ab Abacus Version 2015 integriert (Attestato-ricevuta) 6. L2959: Schnittstellen für Kt. GE und VD 4.14 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961) 1. in der Gestaltung müssen die PK-Abzugslohnarten angegeben werden 1. gewünschtes Layout z.b. BVG-Abrechnung (Mitarbeiter-Informationen) wählen 2. zusätzliche Angaben Sachbearbeiter etc. hinterlegen 3. Export in Excel und/oder Ausdruck 10 17
Tipp Für alle Versicherungen: Diverse Ausgleichskassen und auch UVG-Versicherer etc. unterstützen in der Zwischenzeit die Möglichkeit von ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) oder allenfalls den elektronischen Upload via XML-Datei. Beide Varianten können mit der Abacus Software erstellt werden, sofern die nötigen Einstellungen und Vorbereitungen in Ihrem Mandanten durchgeführt worden sind. Für allfällige Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen das Lohnsupport-Team von OBT AG gerne zur Verfügung. Auch die Wegleitung (48 Seiten) für die ELM-4-Übermittlung kann bei uns bezogen werden. Liste der aktuellen ELM-empfangsbereiten Versicherer (Stand 5.10.2018): https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/empfaengerliste.pdf Im Programm L443 können die verschiedenen Versicherungen inkl. Adresse und Policen-Nummer hinterlegt werden. Diese Angaben werden wiederum direkt auf den Jahresend-Abrechnungen vermerkt. 11 17
5 Lohnausweise 5.1 Wegleitung Die Wegleitung, gültig ab 2018, finden Sie hier: https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/bundessteuer/formulare/lohnausweis/la-wegleitung_20180101.pdf.download.pdf/la-wegleitung_de_20180101.pdf 5.2 Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15 Geschäfts-/Servicefahrzeug: Neue Regelung betreffend Geschäfts-/Servicefahrzeug im Zusammenhang mit Umsetzung FABI (Angenommene Initiative Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur ) : Konkret bedeutet dies, dass ab 2016 bei allen MA mit Geschäfts- oder Servicefahrzeugen, bei welchen bisher ein Kreuz im Feld F (Arbeitsweg bezahlt) deklariert wurde (= Servicefahrzeug oder Geschäftsauto/GA wird durch Arbeitgeber zur Verfügung gestellt), der prozentuale Anteil Aussendienst unter Ziffer 15/Bemerkungen bescheinigt werden muss! Die Unternehmen müssen sich überlegen, für welche Mitarbeitergruppe dies zutrifft und wie sie diesen Prozentsatz ermitteln und auf dem Lohnausweis ausweisen können. Wir empfehlen Kunden, welche von dieser Änderung betroffen sind, eine neue Lohnausweis- Bemerkungen zu erfassen: "Anteil Aussendienst XX % effektiv" oder "Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste" Eine Übersicht der Pauschalansätze gemäss Funktions-/Berufsgruppenliste finden Sie hier: https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/allgemein/dokumentation/mitteilungen/mitteilung-002-d-2016_beilage.pdf.download.pdf/mitteilung-002-d-2016-d_beilage.pdf Der Prozentwert für den Anteil Aussendienst kann als Lohnwert im Personalstamm erfasst werden, welchen man in der Lohnausweisbemerkung als Parameter hinzufügt. So ist es möglich, für alle Mitarbeitenden den individuellen Anteil Aussendienst auf dem Lohnausweis zu deklarieren. 5.3 Lohnausweis Quellensteuer GE: Zusätzlicher Bemerkungstext in Ziffer 15 ersetzt das bisherige Formular Attestation-Quittance in Genf. Kann via L443 in den Lohnausweisvorlagen (Menü "Lohnausweis", "Bemerkungen") definiert werden. 12 17
5.4 Aufbereitung der Lohnausweise 5.4.1 Programm L31 Personalstamm In der Lasche Lohnausweis bei allen Mitarbeitern überprüfen, ob eine Lohnausweisvorlage zugeordnet ist. Die Anpassung von Lohnausweisvorlagen erfolgt im Prog. L443. Für eine Kontrolle/Mutation der Lohnausweisvorlagen siehe auch Kapitel Nr. 8 L381 Globalmutationen. 5.4.2 Programm L414 Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem späteren Zeitpunkt zusammen mit OBT. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohnausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.b. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden etc.!). 5.4.3 Programm L2971 Lohnausweise aufbereiten Der Switch unter den Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten (d.h. im Programm L2972 mutierte Mitarbeiter) muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im Programm L2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderungen im Programm L2972 sind nicht mehr vorhanden. 5.4.4 Programm L2972 Lohnausweise mutieren Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt sich dieses Programm, wenn die Lohnausweisvorlagen im Personalstamm Programm L31/Lasche Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.b. das Austrittsdatum eines einzelnen Mitarbeitenden manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt werden konnte. Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon Kriterien Bereits mutierte Felder neu aufbereiten. 13 17
5.4.5 Programm L2974 Lohnausweise Schweiz ausgeben Entsprechendes Kalenderjahr auswählen im Menü Gestaltung - Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll - Anzahl Kopien definieren - Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen (je nach Couvert-Fenster-Position) - Firma und verantwortliche Person inkl. Tel.-Nummer und E-Mail wird aus Prog. L443/Firmeninformationen/Kontaktperson übernommen. Kann übersteuert werden. - der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch gemäss Wegleitung wünschenswert Vorschläge zum Ausdruck/Ablage für Arbeitgeber Reihenfolge/Sortierung nach Namen und im Ordner Register A-Z ablegen für Arbeitnehmer und Steuerbehörde in der Lasche Gestaltung 2 Kopien wählen und verschicken Kopie in Mitarbeiterdossier im Programm L31 ablegen (elektronisch) Abacus unterstützt die elektronische Aufbereitung ELM (Übermittlung an kant. Steuerämter) Speichern des Lohnausweises ins (elektronische) Mitarbeiterdossier: 14 17
6 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss) Dieser Abschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grunde empfehlen wir Ihnen, den definitiven Abschluss erst ein paar Monate später, d.h. ca. im 1. oder 2. Quartal des neuen Jahres durchzuführen, nachdem man sich vergewissert hat, dass nichts mehr ins alte Jahr zu buchen ist. Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert werden, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen. Definitiver Jahresabschluss (Programm L56 Jahresabschluss ) Vorjahr abschliessen. Danach können keine Lohnläufe mehr mit Datum Vorjahr abgerechnet werden. Personendaten nicht löschen. Daten mind. 10 Jahre behalten. Falls gewünscht, können via Wizard Abrechnungsdaten gelöscht werden (muss separat angewählt werden). 15 17
7 Programm L381 Globalmutationen Gerade auf Beginn eines neuen Jahres gibt es diverse Mutationen im Personalstammbereich. Für die Lohn- und Stammdaten besteht ein Programm, in welchem globale Mutationen durchgeführt werden. Dieses Programm kann für globale wie auch individuelle Mutationen verwendet werden. z.b. Global: Erhöhung Pauschalspesen um 20 Franken, Teuerungsausgleich pauschal 1% etc. Individuell: z.b. neue Löhne, neue PK-Beiträge etc. Tipp Auch die Lohnausweisvorlagen können in diesem Programm auf bequeme Art überprüft und bei Bedarf auch angepasst werden. Ebenso auch Kostenstellen, LSE-Statistikfelder, UVG-Codes, QST- Codes, Zivilstands-Datum etc. Wichtig: Wenn die vorgenommenen Änderungen in die Personaldaten übertragen werden sollen, muss der Speicher-Button (oben links in vorgängiger Abbildung: rot markiertes Disketten-Symbol) gedrückt werden. Tipp 2: Falls Sie die Option AbaConnect lizenziert haben, können Sie diese Daten ins Excel exportieren, dort bearbeiten und wiederum ins Abacus importieren! Bei Fragen Sollten Sie Fragen zum Jahresabschluss haben, rufen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns während der Bürozeit unter der Service-Nummer 0844 80 35 35 oder via https://www.obt.ch/de/support/ 16 17
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