Digitale Anlagenakte «Mehr als eine elektronische Aktenlösung» Infotag "Compliance und Verträge mit SAP 12. Juni 2013 - Frankfurt am Main 19.06.2013 Seite 1
Agenda 1. Kurze Vorstellung Ferrero 2. Problemstellung 3. Lösungsansatz 4. Projekt und Herangehensweise 5. Prozessabbildung 6. digitale Anlagenakte 2.0 7. Fragen / Kontaktinformation 19.06.2013 Seite 2
1. Kurze Vorstellung Ferrero 1946 Firmengründung in Italien 1956 Gründung der deutschen Gesellschaft 1 Produktionsbetrieb in Stadtallendorf 1 Verwaltung in Frankfurt a. M. ca. 4.000 Mitarbeiter 28 Produkte /Brands 19.06.2013 Seite 3
1. Kurze Vorstellung Ferrero 19.06.2013 Seite 4
1. Kurze Vorstellung Ferrero jährliches Investitionsvolumen: 80 120 Mio. offene Hauptinvestitionsprojekte: ca. 400 Anlagen im Bau: ca. 2.000 Anlagenstammsätze: ca. 40.000 19.06.2013 Seite 5
2. Problemstellung Rechnungen (OCR) Umbuchungen Löhne/ Gehälter Quantitative Faktoren Investitionsprojekt (Dauer 1-4 Jahre) Anlagen im Bau Anlagenstammsätze Qualitative Faktoren Gutachten MS- Office E-Mail 19.06.2013 Seite 6
2. Problemstellung Rechnungen OCR (SAP) E-mail MS-Office sonstiges Ausdruck Ablage Für 2500 Geschäftsvorfälle p.a. Aufbewahrung ca. 2 Jahre lokal Verscannung über externe Firma Archivierungssoftw. Einscannen SAP Keine Anbindung an das SAP System pro Anlagenstammsatz 19.06.2013 Seite 7
2. Problemstellung Unwirtschaftliches Verhalten eingescannte Rechnungen werden ausgedruckt und nochmal eingescannt Schwachstelle Datensicherheit (Archivierungssoftware) Externer Anbieter keine 1:1 Überprüfung der eingescannten Dokumente, derzeit Stichprobenkontrolle keine 100% Sicherheit Keine SAP Anbindung Arbeiten mit 3 Systemen, 1. SAP, 2. externe Archivierungssoftware, 3. Ordner mit Papierakte Hohe Research Unterstützung bei Anfragen Dritter Nachweißpflicht gegenüber Betriebsprüfer, Wirtschaftsprüfer, heterogenes Archivsystem erfordert manuellen Einsatz der Fachkräfte bei Dokumentationsanfragen Kopierarbeiten 19.06.2013 Seite 8
3. Lösungsansatz Homogenes Archivsystem in SAP pro Anlagenstammsatz in SAP müssen alle Geschäftsvorfälle zu finden sein. klare Nachvollziehbarkeit des Lebenszyklus einer Anlage Datensicherheit (GDPDU) Digitales Büro kein Überflüssiges Ausdrucken von bereits eingescannten Rechnungen, E-mails, Excel Vorlagen etc. pp. Übersichtlichkeit alle wesentlichen Informationen des Investitionsprojekts auf einem Blick Effektive Arbeitsweise geringe Komplexität, einfache Handhabung 19.06.2013 Seite 9
3. Lösungsansatz im SAP Digitales AIB Cockpit Digitale Anlagenakte Rechnungen (OCR) Umbuchungen Anlagenstammsatz 1 digit. Anlagenakte 1 Gutachten Anlagenstammsatz 2 digit. Anlagenakte 2 MS- Office Anlagenstammsatz 3 digit. Anlagenakte 3 E-Mail 19.06.2013 Seite 10
4. Projekt und Herangehensweise Iterationszyklen / Prototypische Herangehensweise Kein langes Aufhalten an formalen theoretischen Konzeptionen Direkte Lösungssuche mit den Sachbearbeitern anhand von Praxisbeispielen, somit direkter Einfluss der Bedürfnisse (look and feel) Entwicklungsschritte Veränderungen wurden sofort bearbeitet und getestet 19.06.2013 Seite 11
5. Prozessabbildung Struktur Anlagen im Bau Akte / Cockpit 19.06.2013 Seite 12
5. Prozessabbildung Rechnungsprüfung 19.06.2013 Seite 13
5. Prozessabbildung Prüfung Rechnungsunterlagen 19.06.2013 Seite 14
5. Prozessabbildung Aktivierungsdialog: Eintrag zur Buchung 19.06.2013 Seite 15
5. Prozessabbildung Überführungsdialog Initial Überführungsdialog Auswahl Buchungsbeleg, zu dem Aktiviert werden soll 19.06.2013 Seite 16
5. Prozessabbildung Überführungsdialog: Aktivierung initiiert 19.06.2013 Seite 17
5. Prozessabbildung Status AIB Cockpit nach Aktivierung 19.06.2013 Seite 18
5. Prozessabbildung Anlagenstammsatz SAP 19.06.2013 Seite 19
5. Prozessabbildung Digitale Anlagenakte 19.06.2013 Seite 20
5. Prozessabbildung Digitale Anlagenakte /Anlagenabgang 19.06.2013 Seite 21
6. Digitale Anlagenakte 2.0 Fehlerbehebung Automatisierung von manuellen Eingaben Aufbau von übergeordneten Status-Reports Direktes Anlegen von Stammsätzen aus dem Cockpit Verknüpfung zwischen PM-System (Equipment Stammsätzen) und finaler Anlagenakte 19.06.2013 Seite 22
6. Digitale Anlagenakte 2.0 Aufbau von übergeordneten Status-Reports 19.06.2013 Seite 23
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7. Fragen / Kontaktinformation Michael Gerber Dipl. Kaufmann Head of Financial Reporting Telefon: +49 69 6805-6150 Mobile: +49 162 2033668 e-mail: michael.gerber@ferrero.com FERRERO MSC GmbH & Co. KG Hainer Weg 120 60599 Frankfurt am Main www.ferrero.de 19.06.2013 Seite 25