"Ist Ihr Unternehmen ab dem 1. Februar 2014 pleite oder sind Sie SEPA-fit?"

ibi research Seite 1 Robert Torunsky ibi research an der Universität Regensburg GmbH "Ist Ihr Unternehmen ab dem 1. Februar 2014 pleite oder sind Sie SEPA-fit?" ebusinesslotse Berlin, 26.09.2013

ibi research Seite 2 ibi research an der Universität Regensburg Das ibi betreibt anwendungsorientierte Forschung und Beratung mit Schwerpunkt auf Innovationen rund um Finanzdienstleistungen und Handel. 1993 als gemeinnütziges Forschungsinstitut an der Universität Regensburg gegründet, mit Fokus auf den Wissenstransfer zwischen Wissenschaft und Praxis Mittlerweile als GmbH mit rund 20 Mitarbeitern wirtschaftlich unabhängig aber immer noch ein An-Institut der Universität Regensburg und deren Statuten unterworfen ibi research an der Universität Regensburg GmbH Galgenbergstraße 25 93053 Regensburg info@ibi.de www.ibi.de Partnernetzwerk mit rund 40 externen Partnern, von großen bis kleinen Unternehmen, auch öffentliche Unternehmen und Verbände Die beiden Gründer sind noch immer voll eingebunden: Prof. Penzel als Geschäftsführer, Prof. Bartmann als Aufsichtsratsvorsitzender

ibi research Seite 3 Die ibi-praxispartner vermitteln die nötige Bodenhaftung

ibi research Seite 4 Agenda Hintergründe, Grundlagen und Ziele von SEPA SEPA-Migration in Deutschland: Studienergebnisse SEPA-Projekt: wie angehen? Fazit und Ausblick

ibi research Seite 5 Bedeutung des Zahlungsverkehrs für die EU: Anforderungen der EU-Kommission Zahlungen sind das Öl auf die Zahnräder des Binnenmarktes. Es ist von elementarer Bedeutung, dass sich diese Zahnräder gleichmäßig und sicher drehen. Das Ziel ist ein einheitlicher Zahlungsverkehrsraum, in dem Bürger wie Unternehmen grenzüberschreitende Zahlungen genauso einfach und vollständig, sicher und fristgerecht, effizient und zu gleichen, transparenten Preisen ausführen können wie auf nationaler Ebene. Problem vor SEPA: Anspruch und Wirklichkeit Quelle: http://ec.europa.eu/internal_market/payments/index_de.htm

ibi research Seite 6 Seit über 20 Jahren: Schritt für Schritt zum integrierten Finanzmarkt SEPA ist keine Überraschung! Vertrag von Maastricht (1992): Schaffung der Europäischen Wirtschafts- und Währungsunion (EWWU). Kernstück: Euro-Einführung Buchgeld (1999) Euro-Bargeld (Jan. 2002) Start des SEPA-Projekts (Sommer 2002) SEPA-Fahrplan (Dez. 2004) SEPA-Überweisung (Einführung Januar 2008) SEPA-Lastschrift (Einführung November 2009 bzw. 2010) SEPA-Kartenzahlungen EU-Verordnung 2012: Festsetzung der Endtermine (Feb. 2014) der Altverfahren April 2013: Deutsches Begleitgesetz zu SEPA in Kraft getreten Übergangsfrist für Elektronisches Lastschriftverfahren bis 2016 Konvertiererlaubnis für Banken von Kontonummer und BLZ in IBAN UND BIC für Verbraucher

ibi research Seite 7 Nutzung von Lastschriftverfahren in europäischen Ländern Lastschriftanteile an allen Zahlungen in den jeweiligen Ländern Deutschland 50% Spanien 44% Österreich 38% Niederlande Frankreich UK Italien Dänemark 15% 12% 20% 20% 25%! Anteil von Deutschland am gesamten europäischen Lastschriftaufkommen: ~50% Auch im E-Commerce bei Händlern und Kunden sehr geschätzt! Belgien Schweden 11% 8% Die fünf Länder Deutschland, Spanien, Frankreich, Niederlande und Österreich: >90%! Quelle: http://www.ecb.int/press/pr/date/2010/html/pr100913.en.html (Sept. 2010 mit Daten 2009)

ibi research Seite 8 Die Zeit vor SEPA: Intensive Nutzung von Lastschriften in Deutschland ( DTA-Lastschrift ) Ausgangslage: Die Lastschrift ist in Deutschland ein sehr wichtiges Zahlungsverfahren* 48,73% Anteil an allen unbaren Bezahltransaktionen in Deutschland 80,55% Anteil am gesamten Lastschriftumsatz im Euroraum 47,83% Anteil an allen Lastschrifttransaktionen im Euroraum Wertmäßiger Anteil am Lastschriftumsatz der -Länder (%) Transaktionsanteil an Lastschriften in den -Länder (%) 2,13 3,56 1,78 1,67 2,38 4,81 4,91 7,93 7,41 Germany France Spain Italy Netherlands Austria Other EUR country's 12,21 3,32 47,83 Germa Franc Spain Italy Nethe Austri Other 80,55 19,52 * Quelle: ECB Payment Statistics, http://sdw.ecb.europa.eu/reports.do?node=100000760_allpdf, Datenstand 4. September 2012

ibi research Seite 9 Bestandteile des SEPA-Projekts SEPA- Überweisung SEPA- Lastschrift SEPA- Kartenzahlung* nötiges Fundament: Rechtsrahmen (z. B. PSD 2007/64/EG, EU-Preisverordnung 924/2009, Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen 260/2012, BGB, ZAG bzw. Rulebooks und Banken-AGB) *) Nicht im Fokus dieses Vortrages, Grundmotto: jede Zahlkarte im SEPA-Raum soll im gesamten SEPA-Raum auf die selbe Art und Weise genutzt werden können.

Fotolia.de/Matthias Enter (CD, USB-Stick), Istockphoto.com/Rype Arts (Diskette) ibi research Seite 10 Die SEPA-Überweisung im Überblick Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen in Euro, zu gleichen Preisen Europaweite Gutschrift innerhalb von einem Geschäftstag Eilzahlung (bei elektronischer Einreichung und bei Beachtung der Einreichungszeiten) Ausführung in voller Original-Betragshöhe, faktisch kein Limit (bisher 50.000 Euro) Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte, die er mit seinem Institut vereinbart hat Elektronische Einreichung: XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Eine papierhafte Einreichung mittels neuem Vordruck ist natürlich weiterhin möglich! Kürzerer Verwendungszweck (beleghaft 2 x 35 Zeichen, beleglos 4 x 35 = 140 Zeichen* (statt vormals 378 Zeichen**); vollständige und korrekte Übermittlung Angepasster Zeichensatz ( Latin-Code ), derzeit keine Umlaute und bestimmte Sonderzeichen möglich. ABER: ab 04.11.13 innerhalb Deutschland nutzbar. Eigenes Feld für Referenz*** (um Rückgaben leichter zuordnen zu können) *) Zu beachten: im Online-Banking häufig nur Zeilen mit genau 35 Zeichen, dann Zeilenwechsel nötig. Bei Einreichung von XML sind 140 Zeichen möglich, ohne Zeilenumbruch. **) Hinweis: im DTA C-Satz: (1 [Begünstigter] +13 [VWZ] +1 [Überweisender]) x 27 Zeichen = 378 bzw. 351 Zeichen ***) Hinweis: auch im DTA gibt es an sich ein Feld für Referenzen (C6/C6a) z. B. für Kundennummern bei Rücklastschriften über DTI bekommt man wieder die Referenz in C6 und in C7 Rückgabegründe. Wird aber nicht sehr stark genutzt.

ibi research Seite 11 Die SEPA-Lastschrift im Überblick Jeder SEPA-Lastschrift muss ein gültiges Mandat zugrunde liegen Das Mandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen und ist eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Bei jeder Lastschrifteinreichung ist eine Vorabankündigung (Prenotification) nötig: - des Betrags, - der Gläubiger-Identifikationsnummer, - des Fälligkeitstermin und - der eindeutigen Mandats-ID / -Referenz, Eindeutige Zuordnung + Vorabinformation, um für rechtzeitige Deckung zu sorgen z. B.* per Rechnung, Vertrag, Brief, E-Mail, SMS, Mail, Fax, Buchungstransaktion** Einhaltung der Mindest-Vorlauf- / Vorgabezeiten für Banken Mandat + Mandatsänderungen sind schriftlich oder in Textform zu erteilen Erstattungsrechte des Zahlungspflichtigen sind analog zur bsiherigen Einzugsermächtigung *) Zu beachten ist im Nachweisfalle die unterschiedliche Qualität als Beweis **) Es muss gewährleistet sein, dass der Zahlungspflichtige im Voraus darüber Kenntnis erlangt (z. B. im Standardfall mindestens 14 Tage im Voraus)

ibi research Seite 12 Der Zeitplan: SEPA ist schon lange da aber kaum einer weiß es (Parallelbetrieb) SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) seit 28. Januar 2008 eingeführt SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) seit 2. November 2009 / 2010 von Banken und Sparkassen eingeführt Nationale Zahlungsverfahren in Euro werden abgeschaltet und müssen durch die SEPA-Zahlungsverfahren ersetzt werden März 2012 EU-Verordnung Februar 2014 Deutsche Überweisung Deutsche Lastschrift

Bildquelle (Reichstag): Marcela (Eigenes Werk) [GFDL 1.2], via Wikimedia Commons ibi research Seite 13 Wer ist von SEPA denn überhaupt betroffen? Online-Handel Rundfunkbeitrag (GEZ) Versorger Parteien Banken, Sparkassen, Versicherungen Verleger Bürger / Privatpersonen Öffentliche Einrichtungen Steuern Finanzamt Rentenversicherung Gemeinden Verbände, Kammern Bahn & Transporteure Abteilungen Buchhaltung Unternehmen Personal Vertrieb Kirchen Handel Vereine und Spendenorganisationen

ibi research Seite 14! Beispiel Kundenveranstaltung: SEPA wird von vielen Kunden nicht ausreichend wahrgenommen und verstanden Sehr geehrter Herr [ ], für die Berücksichtigung meiner Gesellschaft [für die Informationsveranstaltung] bedanke ich mich sehr herzlich. Ich oder ein Vertreter des für Zahlungsverkehr verantwortliche Person werden jedoch nicht teilnehmen. Die Anwendung des System/Variante >>SEPA<< wird in unseren Gesellschaften keine Anwendung finden. Ich freue mich dennoch auf eine weiterhin gute Geschäftsbeziehung. Mit freundlichen Grüßen Quelle: Commerzbank, ibi Partnertag Juli 2012

ibi research Seite 15 Im Vergleich zu ähnlichen Großumstellungen bisher keine breite Medienresonanz und kaum öffentliche Werbung Einführung der fünfstelligen Postleitzahlen Einführung des Euro Risiko von Reputationsverlusten für z. B. EU, Euro, Banken, Bundesbank und EZB Quelle: http://commons.wikimedia.org/wiki/file:neueplz1.jpg; Europäische Zentralbank

Nur noch ca. 85 Arbeitstage bis zur Abschaltung der nationalen Zahlungsverfahren! Stand: 20. September 2013

ibi research Seite 18 Aktuell: empirische SEPA-Erhebung Aktuelle Studie zum SEPA-Fortschritt, Status quo und den Problemen in Deutschland Zielgruppe: kleine, mittlere und große Unternehmen sowie Behörden und Vereine n=607 (nach Qualitätssicherungsmaßnahmen) Angesprochen waren Personen, die sich mit dem Zahlungsverkehr beschäftigen, so dass die Ergebnisse zum Teil zu positiv sein dürften Download unter www.sepa-wissen.de Unterstützt wurde die Studie durch drei Organisationen, die sich intensiv mit SEPA beschäftigen: - van den Berg - Bank-Verlag - InterCard

ibi research Seite 19 SEPA ist einem knappen Viertel nicht wirklich bewusst nur ein Drittel weiß genau Bescheid Haben Sie schon von der Single Euro Payments Area (SEPA) gehört bzw. können Sie sich etwas darunter vorstellen? Ich habe noch nie etwas davon gehört Ich habe relativ vage Vorstellungen, was SEPA ist 3% 19% Σ 22%! Februar 2013: In der ersten Befragung hatten 32% noch nie etwas von SEPA gehört bzw. hatten relativ vage Vorstellungen, was SEPA ist. Ich habe relativ genaue Vorstellungen, was SEPA ist 43% Ich weiß genau über SEPA Bescheid 35% Quelle: ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland, August 2013. n=573 alle Organisationen.

ibi research Seite 20 Auch Verbraucher wissen über SEPA kaum Bescheid Quelle: Bundesbank-Newsletter Zahlungsverkehr und Wertpapierabwicklung, 15. Ausgabe September 2013

ibi research Seite 21 In vielen Fällen haben die Unternehmen die Informationen zu SEPA von ihrer Hausbank bekommen Von welchen Stellen haben Sie Informationen zu SEPA erhalten? (Mehrfachauswahl möglich) Hausbank Fach-/Tagespresse Software-Hersteller Deutsche Bundesbank Sonstige Bank Branchenverband (z. B. BITKOM) Kollegen Dienstleister, der Online-Zahlungen abwickelt (PSP) Unternehmensberatung oder Informationsbüro (z. B. ibi research) IHK oder Handwerkskammer Geschäftspartner Steuerberater Befreundete Unternehmer Versicherung Sonstige Stellen 1% 8% 6% 18% 17% 16% 14% 13% 12% 11% 23% 27% 43% 41%! Viele der Befragten gaben an, sich selbst im Internet informiert zu haben. 76% n=516 (nur Organisationen, die über SEPA Bescheid wissen)

ibi research Seite 22 Ressourcenengpass: Die meisten Schritte zur SEPA- Umstellung werden im 4. Quartal 2013 erfolgen In welchen Monaten sind folgende Schritte erfolgt bzw. sollen nach Ihrer heutigen Zeitplanung die folgenden Schritte erfolgen? Ist bereits erfolgt Noch im 1. Halbjahr Ab 3. Quartal 2013 Ab 4. Quartal 2013 Ab 1. Februar 2014 Ab 1. März 2014 12% 7% 3% 3% 12% 3% 1% 5% 0% 2% 8% 1% 2% 3% 9% 17% 16% 19% 30% 34% 36% Bereitstellung der neuen SEPA-Software (n=191) Erste Testtransaktionen (n=194) Hauptsächliche Umstellung (n=200) Abschluss von Restarbeiten (n=202) 47% 65% 65% ABER: Es sind nur noch rund 85 Arbeitstage* bis zur Abschaltung der nationalen Zahlungsverfahren! Quelle: ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland, August 2013. *) Stand 21.08.2013 n wie angegeben nur Organisationen, die sowohl Lastschrift als auch Überweisung nutzen, die über SEPA Bescheid wissen und Handlungsbedarf sehen.

ibi research Seite 23 Besonders Kleinunternehmen sehen aktuell noch keinen Handlungsbedarf bzgl. der Nutzung der SEPA-Überweisung Warum wird in Ihrem Unternehmen die SEPA-Überweisung für Zahlungen innerhalb Deutschlands bisher noch nicht genutzt? (Mehrfachauswahl möglich) Bisher gab es noch keinen Handlungsbedarf Projekte mit höherer Priorität müssen zuerst abgearbeitet werden 18% 26% 31% 51% 54% 68% Wir sehen keinen Vorteil in der Nutzung der SEPA-Überweisung IBAN und BIC der Geschäftspartner oder Mitarbeiter sind nicht bekannt Wir warten bis es die DTA-Überweisung nicht mehr gibt Interne Systeme können SEPA-Datenformate nicht verarbeiten Der Anbieter unserer Unternehmens-Software hat keine geeignete Lösung/Unterstützung für den SEPA-Zahlungsverkehr angeboten Unsere Bank hat keine geeignete Lösung/Unterstützung für den SEPA-Zahlungsverkehr angeboten 31% 26% 26% 27% 23% 14% 16% 20% 7% 8% 17% 12% 7% 23% 7% 12% 3% 4% (nur Organisationen, die die SEPA-Überweisung noch nicht nutzen) kleine Unternehmen (n=127) mittlere Unternehmen (n=35) große Unternehmen (n=57)

ibi research Seite 24 11% der Befragten rechnen damit, dass sie ihre Systeme erst nach dem 01.02.2014 umgestellt haben End-Datum Bis wann denken Sie, haben Sie alle notwendigen Systeme endgültig auf SEPA umgestellt? Ist bereits geschehen Noch im 1. Halbjahr 2013 Bis 3. Quartal 2013 Bis 4. Quartal 2013 Bis 1. Februar 2014 Bis Ende des 1. Halbjahr 2014 Bis 2. Halbjahr 2014 Bis Ende 2015 Später 6% 5% 3% 5% 0% 5% 7% 5% 4% 1% 0% 0% 1% 3% 1% 6% 0% 0% 13% 10% 12% Σ 11% 27% 26% 23% kleine Unternehmen (n=137) mittlere Unternehmen (n=39) große Unternehmen (n=77) Quelle: ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland, August 2013. n=365 nur Organisationen, die über SEPA Bescheid wissen und Handlungsbedarf sehen. 34% 51% 52%

ibi research Seite 25 Zeitliche Klumpenbildung zum Stichtag sogar für die relativ einfach umzusetzende SEPA-Überweisung Seit oder ab wann wird in Ihrem Unternehmen ausschließlich die SEPA- Überweisung für ausgehende Zahlungen innerhalb Deutschlands genutzt? Nutzt unser Unternehmen bereits Noch im 1. Halbjahr 2013 Ab 3. Quartal 2013 7% 7% 6% 9% 16% 20% 21% 21% 21% Daten der EZB*: Der Anteil der SEPA-Überweisungen am gesamten Überweisungsvolumen im Euroraum betrug im Juni 2013 46,95%. Ab 4. Quartal 2013 Ab 1. Februar 2014 Nach dem 1. Februar 2014 Termin steht derzeit noch nicht fest 1% 2% 5% 5% 4% 6% 17% 19% 23% 26% 30% 33% ABER speziell Deutschland: Im ersten Quartal 2013 nur 8,72% (darunter einige große Einreicher wie der Rentenservice und Kindergeldzahlungen) Der deutsche Mittelstand wartet anscheinend ab kleine Unternehmen (n=92) mittlere Unternehmen (n=43) große Unternehmen (n=77) Quelle: ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland, August 2013. *) www.ecb.int/paym/sepa/about/indicators, ohne z. B. bilaterales oder institutsinternes Clearing, Stand 09.08.2013 n wie angegeben nur Organisationen, die SEPA-Überweisungen nutzen oder dies vorhaben.

ibi research Seite 26 Trostloser Zustand: die Nicht-Nutzung der SEPA- Lastschrift in Deutschland SEPA-Migrationsbericht der EZB* wichtige Erkenntnisse: Inakzeptable Nutzungsquote der SEPA-Lastschrift gerade in Ländern, in denen die alten Lastschriftverfahren stark genutzt werden. Und das auch noch vor dem Hintergrund der Herausforderungen, die mit der Einführung verbunden sind. Länder wie Deutschland sollten danach streben, mindestens 50% der Lastschriften bis Ende September 2013 über die neuen Verfahren abzuwickeln. SEPA-Nutzung in Deutschland Anteil der SEPA-Lastschrift am Lastschriftaufkommen im ersten Quartal 2013: 0,14%** Wohl ein Hauptnutzer: Beitragsservice (die frühere GEZ) SEPA-Ampel der Deutschen Bundesbank: gelb für große Unternehmen/Behörden, rot für KMU und Vereine*** Es sieht somit aus, als ob bis zum Ende des dritten Quartals 2013 weniger als 50% der Lastschriften in SEPA-Lastschriften migriert sind. Das gilt auch für große Unternehmen. Ehrlicherweise sollte die Ampel daher auch hier auf rot stehen! * ECB Migration Report: http://www.ecb.int/press/pr/date/2013/html/pr130321_1.en.html ** ECB SEPA Quantitative indicators: http://www.ecb.int/paym/sepa/about/indicators/html/index.en.html#sdd, ohne z. B. bilaterales oder institutsinternes Clearing, Stand 09.08.2013 *** https://www.sepadeutschland.de/de/stand-der-umsetzung, Abruf 09.08.2013

ibi research Seite 27 Mögliche Cashflow- und Liquiditätsrisiken wegen der zeitlichen Klumpenbildung und des Ressourcenengpasses Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen schafft es nicht, bis 1. Februar 2014 auf die SEPA-Lastschrift umzustellen. Wie lange könnte Ihr Unternehmen auf den Einsatz der Lastschrift verzichten, ohne die Liquiditätsversorgung des Unternehmens zu gefährden? 27% Interessant: Insbesondere große Unternehmen können nicht lange auf Zahlungseingänge per Lastschrift verzichten.! 19% 16% 16% 3% 6% 5Tage 5 bis 15 Tage 15 bis 25 Tage 25 bis 50 Tage 50 bis 75 Tage >75 Tage Quelle: ibi research: SEPA-Umsetzung in Deutschland, August 2013. n=178 nur Organisationen, die SEPA-Lastschriften bereits nutzen oder dies vorhaben.

ibi research Seite 29 Das SEPA-Projekt: viele Beteiligte sind zu sensibilisieren und zu informieren SEPA betrifft viele Unternehmensbereiche, geschäftsprozess- und abteilungsübergreifend, die bisher mit Banken / Sparkassen keine Schnittstellen mehr hatten! Unternehmen Management SEPA-Strategie Geschäftsmodelle anzupassen? Budgetierung / Projektsteuerung Ressourcenbereitstellung IT-Abteilung Anpassung der ERP-Systeme Stammdatenverwaltung Mandatsmanagement inkl. Archivierung Performanz, Stabilität Rechtsabteilung Mandatsmigration Rechtliche Abwägung (Vorabankündigung, keine Mandate), AGB-Änderung Rechtssichere Archivierung Vertrieb Information der Geschäftspartner Neue Verträge, Formulare SEPA-Marketing (Vermeidung von Kündigungen) Personalabteilung Umstellung Gehaltskonten Anpassung der Textschlüssel (z. B. für vl und Gehälter) Kundenservice SEPA-spezifische Kundenanfragen, z. B. Wo finde ich die IBAN?, Was ist SEPA? Mandatsänderungen Poststelle Eingang und Verteilung von Mandaten bzw. Mandatsänderungen Service-Dienstleister Schulung der Call-Center- Mitarbeiter zu SEPA-Fragen: IBAN, Mandat etc. Einkauf Information der Geschäftspartner ggf. neue Verträge, Mandate, Formulare Finanzabteilung Buchhaltung Kontoabstimmung Erfassung IBAN/BIC Meldewesen Vorlaufsfristen Kontodisposition / Liquiditätsmanagement Verwendungszweck Referenzen Rechnungsstellung IBAN, BIC-Angabe Zahlungsbedingungen Formulare, Mandate oder Verträge Fristen

ibi research Seite 30 Das SEPA-Projekt: viele Beteiligte sind zu sensibilisieren und zu informieren SEPA betrifft viele Unternehmensbereiche, geschäftsprozess- und abteilungsübergreifend, die bisher mit Banken / Sparkassen keine Schnittstellen mehr hatten! Unternehmen Management SEPA-Strategie Geschäftsmodelle anzupassen? Budgetierung / Projektsteuerung Ressourcenbereitstellung IT-Abteilung Rechtsabteilung Mandatsmigration Rechtliche Abwägung (Vorabankündigung, keine Mandate), AGB-Änderung Rechtssichere Archivierung Vertrieb Information der Geschäftspartner Neue Verträge, Formulare SEPA-Marketing (Vermeidung von Kündigungen) Die Zeit ist knapp höchste Lastschriftpriorität Erzeugung von SEPA-Lastschriften im neuen SEPA-Format Personalabteilung Sicherstellung der Liquidität ab Februar 2014 Anpassung der ERP-Systeme Umstellung Gehaltskonten Stammdatenverwaltung Anpassung der Textschlüssel Mandatsmanagement inkl. (z. B. für vl und Gehälter) Archivierung Performanz, Stabilität Kundenservice SEPA-spezifische Kundenanfragen, z. B. Wo finde ich die IBAN?, Was ist SEPA? Mandatsänderungen Poststelle Eingang und Verteilung von Mandaten bzw. Mandatsänderungen Service-Dienstleister Schulung der Call-Center- Mitarbeiter zu SEPA-Fragen: IBAN, Mandat etc. Einkauf Information der Geschäftspartner ggf. neue Verträge, Mandate, Formulare Finanzabteilung Buchhaltung Kontoabstimmung Erfassung IBAN/BIC Meldewesen Vorlaufsfristen Kontodisposition / Liquiditätsmanagement Verwendungszweck Referenzen Rechnungsstellung IBAN, BIC-Angabe Zahlungsbedingungen Formulare, Mandate oder Verträge Fristen

ibi research Seite 31 Die Anpassung der IT und die Einholung schriftlicher Mandate zählen zu den größten Herausforderungen Welches sind aus Ihrer Sicht die fünf größten Herausforderungen, die sich bei der Vorbereitung auf SEPA für Ihre Organisation ergeben? (max. 5 Antworten) Anpassung interner IT-Systeme (ERP-, Buchhaltungssysteme) Einholung von schriftlichen Mandaten für Lastschrifteinzüge 52% 56% Regelkonforme Verwaltung von Mandaten (Mandatsmanagement) Anpassung interner Prozesse bei Lastschrift-Zahlungen Ermittlung der IBAN und BIC der Geschäftspartner 41% 41% 43% Rechtliche Sicherheit der Prozesse 36% Anpassung der Electronic-Banking-Systeme Anpassung interner Prozesse bei Überweisungen Anpassung der Verwendungszwecke (max. 140 Zeichen) Ermittlung der IBAN und BIC der Mitarbeiter/Mitglieder Anpassung interner Prozesse der Zuordnung von Zahlungen zu offenen Rechnungen 15% 18% 21% 27% 26%! Interessant: Im Vergleich zur Ersterhebung gibt es bei den Werten kaum Unterschiede. Anpassung der Struktur der Bankverbindungen in Europa 5% Sonstige Herausforderungen 4% n=395 (nur Organisationen, die über SEPA Bescheid wissen und Handlungsbedarf sehen)

ibi research Seite 32 Vor allem große Unternehmen haben einen hohen Aufwand bis zur erfolgreichen Einführung von SEPA! Interessant: 44% der kleinen Unternehmen haben 5 oder weniger Personentage angegeben. Wie hoch schätzen Sie in etwa den Aufwand in Personentagen bis zur erfolgreichen Einführung der SEPA-Überweisung und/oder der SEPA- Lastschrift in Ihrem Unternehmen ein? 66% 24% 3% 15% 29% 7% Mittelwert Median Klein: 84 10 Mittel: 359 40 Groß: 1654 200 3% 10% 17%! 16% 38% 72% 20 20 bis 40 40 bis 80 > 80 Personentage kleine Unternehmen (n=62) mittlere Unternehmen (n=21) große Unternehmen (n=29) (nur Organisationen, die über SEPA Bescheid wissen und Handlungsbedarf sehen)

ibi research Seite 33 Aufgaben im SEPA Projekt Analyse der aktuellen Zahlungsverkehrssituation im Unternehmen Welche Zahlungsverfahren werden derzeit genutzt? Wie laufen die Prozesse im Zahlungsverkehr? Welche Systeme erzeugen Zahlungen? Welche Zahlungen sind von der Umstellung auf SEPA betroffen? Welche Länder sind von der Umstellung auf SEPA betroffen? Wo sind Anpassungen für SEPA erforderlich? Entscheidungen treffen und umsetzen Festlegung, ob SEPA-Lastschriften im Unternehmen genutzt werden Bei Bedarf Änderungen in der IT-Landschaft definieren Updates bei vorhandener Software u. U. Konvertierungslösungen einplanen SEPA-Projekt starten und durchführen Quelle: in Anlehnung an Holdenrieder 2013, ibi-sepa-seminar 2013

ibi research Seite 34 Was Unternehmen bis zur Umstellung tun müssen Prio 1: Bankschnittschnellen / Erzeugung von SEPA-Lastschriften im XML- Format: Stammdaten von Kunden und Mitarbeitern sichten und SEPA-fit machen Prio 2: Autorisierte Mandate Prio 3: Pre-Notification / Prozessanpassung Grundsätzlich: Kommunikation (Banken, Softwarehersteller, Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten etc.)

ibi research Seite 36 Fazit und Ausblick SEPA ist schon lange da aber kaum einer weiß, was es bedeutet. Die Abschaltung der nationalen Verfahren 2014 wird kommen, auch wenn es nicht alle wahrhaben wollen (kein Plan B)! Es herrscht, nicht nur bei vielen Unternehmen, auch in den Medien SEPA-Flaute Alle sind betroffen wirklich! ABER: ca. 90 Arbeitstage* sind nicht mehr viel wer soll das alles machen? Eine Hauruck-Umstellung ( Big Bang ) kann manchmal Vorteile haben bei SEPA erst zum Februar 2014 aber sicher nicht! Denn: Sie sind nicht allein! Viele verdrängen es: die Testphase ist jetzt! Es gibt sehr viel zu tun und leider noch einiges zu klären! Stand: Ende Juni 2013

ibi research Seite 37 Immer aktuelle Informationen über unsere Newsletter zum Zahlungsverkehr und zum Internet-Handel www.zvnews.de www.ecommerce-leitfaden.de Zahlungsverkehr Internet-Handel

ibi research Seite 38 SEPA-Wissen: Das Portal zum einheitlichen Euro- Zahlungsverkehrsraum Das Portal SEPA-Wissen von ibi research gibt Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema SEPA. Auf der Webseite finden Sie unter anderem: SEPA-Checkliste Ergebnisse der ersten und zweiten Befragung zur Umsetzung von SEPA in Deutschland als kostenlose Downloads Fachartikel zum Thema SEPA Veranstaltungshinweise sowie weitere Informations- und Pressematerialien Erweitern Sie Ihre SEPA-Wissen unter: www.sepa-wissen.de

Wir wünschen Ihnen und SEPA viel Erfolg! ibi research Seite 39

ibi research Seite 40 Kontakt ibi research an der Universität Regensburg GmbH CC E-Business Galgenbergstr. 25 93053 Regensburg Robert Torunsky Thomas Bolz Tel.: 0941 943-1901 Fax: 0941 943-1888 E-Mail: sepa@ibi.de / cceb@ibi.de team@ecommerce-leitfaden.de Dr. Georg Wittmann Sabine Pur Internet: www.ibi.de www.ecommerce-leitfaden.de Dr. Ernst Stahl Stefan Weinfurtner ibi research 2013, Fotos: istockphoto.com, Fotolia.com und ibi research. Use of the SEPA mark is under licence from the European Payments Council. Bitte beachten Sie auch die Quellenangaben auf den einzelnen Seiten selbst. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der ibi research an der Universität Regensburg (im Folgenden: ibi research). Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig. Haftungserklärung: Das Werk mit seinen Inhalten wurde mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und gibt den zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Stand wieder. Dennoch kann für seine Vollständigkeit und Richtigkeit keine Haftung übernommen werden. Durch die Rundung einiger Umfragewerte kommt es vereinzelt zu von 100 % abweichenden Gesamtsummen. Interviews und Kommentare Dritter spiegeln deren Meinung wider und entsprechen nicht zwingend der Meinung von ibi research. Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit, Wahrheitsgehalt und Vollständigkeit der Ansichten Dritter können seitens ibi research nicht zugesichert werden. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Werk enthaltenen Internet-Links und sonstigen Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von ibi research. ibi research unterstützt nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab. Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Bei der Schreibweise hat sich ibi research bemüht, sich nach den Schreibweisen der Hersteller zu richten. Trotz der Vielzahl an Informationen sowie aufgrund einer dem ständigen Wandel unterzogenen Sach- und Rechtslage kann das Werk jedoch keine auf den konkreten Einzelfall bezogene Beratung durch jeweilige fachlich qualifizierte Stellen ersetzen. Unsere Partner stehen Ihnen gerne als erste Anlaufstelle zur Verfügung. Bei Anregungen, Kritik oder Wünschen zu diesem Werk würden wir uns sehr über Ihre Rückmeldung freuen. Schreiben Sie uns an sepa@ibi.de eine E-Mail.