ANLEITUNG BUSINESS KONFERENZ APP FÜR DAS IPAD KONFERENZEN MOBILE PLANEN UND BUCHEN.
INHALT 2 3 1 EINFÜHRUNG 3 1.1 ENDGERÄTE UND SOFTWARE 3 1.2 FUNKTIONEN 3 2 LEISTUNGSMERKMALE 3 2.1 LOGIN 4 2.2 STANDARDEINSTELLUNGEN FESTLEGEN 4 2.3 NEUE KONFERENZ ANLEGEN 5 2.4 TEILNEHMER BENACHRICHTIGEN 5 2.5 DETAILS ANZEIGEN 6 2.6 EINTRAGUNG DER KONFERENZ IN IHREN IPAD TERMINKALENDER 6 2.7 KONFERENZ ABSAGEN
3 1 EINFÜHRUNG Diese Anleitung erläutert Ihnen die Funktionen der Conference App, mit der Sie Konferenzen direkt auf Ihrem ipad buchen können. 1.1 ENDGERÄTE UND SOFTWARE Es werden die folgenden ipad Modelle unterstützt: ipad ipad 2 Voraussetzung ist die Betriebssystemversion 4.0. Ältere Versionen werden nicht unterstützt. Empfohlen ist eine Version ab 4.3. 1.2 FUNKTIONEN Die Anwendung für das ipad hat gegenüber klassischen Konferenzlösungen den Vorteil, dass Sie: Konferenzen ohne die Verwendung eines PCs buchen können, Konferenzen in Ihrer gewohnten ipad Umgebung buchen können, gebuchte Konferenzen direkt in Ihren ipad Terminkalender eintragen lassen können, Konferenzen schnell und einfach von unterwegs buchen können, Konferenzteilnehmer direkt aus Ihrem ipad Adressbuch auswählen können. Mit der App können Sie Ihre Konferenzen komfortabel unterwegs buchen und so ungenutzte Zeit wie z. B. Zugfahrten zu Geschäftsterminen produktiv nutzen. 2 LEISTUNGSMERKMALE In den folgenden Abschnitten wird Ihnen der Umfang der Anwendung näher erläutert. 2.1 LOGIN Nach dem Start der App geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich als Nutzer des Konferenzsystems zu authentifizieren. Falls Sie noch keinen Account haben, können Sie sich über Registrieren anmelden.
4 2.2 STANDARDEINSTELLUNGEN FESTLEGEN Bevor Sie mit Ihrer ersten Konferenz beginnen, legen Sie Ihre Standardeinstellungen fest. Name Rufnummer Die Rufnummer wird als Moderatorenrufnummer verwendet E-Mail An die eingegebene E-Mail-Adresse werden Benachrichtigungs-E-Mails zu gebuchten Konferenzen gesendet. Die E-Mail-Adresse ist zugleich Absender-E-Mail-Adresse für Einladungs-E- Mails. Aus Kontakten übernehmen Name, Rufnummer und E-Mail-Adresse können aus den Kontakten übernommen werden. Typ Konferenztyp. Zur Auswahl stehen Dial-In oder Dial- Out. Standardmäßig ist Dial-In eingestellt. Thema Standard-Thema (optional). Autom. Mitschnitt Standardeinstellung für Gesprächsmitschnitte. Kostenstelle Standard-Kostenstelle (optional). Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Dauer Die angegebene Dauer wird zur Eintragung der Konferenz in den Terminkalender verwendet. In Kalender eintragen Auswahl, ob Konferenztermin in den Kalender eingetragen werden soll (standardmäßig eingestellt). Kalender Wenn mehrere Kalender vorhanden sind, kann ausgewählt werden, in welchem Kalender gespeichert werden soll. 2.3 NEUE KONFERENZ ANLEGEN Sie können eine Dial-In oder Dial-Out Konferenz buchen. Über das Plus - Icon oben rechts können Sie eine neue Konferenz anlegen.
5 Typ Dial-In oder Dial-Out. Standard wird aus den Standardeinstellungen übernommen. Termin/Dauer Angabe von Datum, Uhrzeit und Dauer. Sie können auswählen, ob die Konferenz in den Terminkalender aufgenommen werden soll. Die Dauer wird aus den Standardeinstellungen entnommen. Wenn Sie bei Typ Dial-Out ausgewählt haben, dann können Sie bei Termin Sofort starten auswählen und müssen dabei keinen Termin auswählen. Wenn Sie dies ausgewählt haben, ist eine Eintragung in den Terminkalender nicht möglich. Thema der Konferenz Voreingestellt ist die Angabe aus den Standardeinstellungen. Sie sehen nun neben Ihrem Kalender auch den Kalender der Person, für die Sie Stellvertretung sind. Autom. Mitschnitt Die Konferenz kann aufgezeichnet werden. Voreingestellt ist die Angabe aus den Standardeinstellungen. Kostenstelle Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Voreingestellt ist die Angabe aus den Standardeinstellungen. Sicherheitscode (nur bei Dial-In) Sie können zusätzlich zum Zugangscode einen 4- stelligen Sicherheitscode definieren. Teilnehmer Teilnehmer können aus den Kontakten oder einzeln hinzugefügt erden. Sie müssen nach der Auswahl jedes Teilnehmers angeben, ob dieser per E-Mail und/oder SMS oder gar nicht eingeladen wird. Die Konferenzeinladungen können Sie nach Abschluss der Buchung versenden. 2.4 TEILNEHMER BENACHRICHTIGEN Über Teilnehmer benachrichtigen können Sie nach einer Buchung alle Tilnehmer per E-Mail benachrichtigen. Einladungen per E-Mail können ersendet werden, sofern ein E-Mail-Account auf Ihrem ipad eingerichtet ist. 2.5 DETAILS ANZEIGEN In der Übersicht der geplanten Konferenzen oder direkt nach Abschluss einer Buchung- können Sie sich die Konferenzdetails inkl. der Zugangscodes für den Moderator und die Telnehmer anzeigen lassen.
6 2.6 EINTRAGUNG DER KONFERENZ IN IHREM IPAD TERMINKALENDER Während der Konferenzbuchung können Sie auswählen, ob Sie die Konferenz in Ihren Terminkalender übernehmen möchten. Über den Terminkalender können Sie jederzeit den Termin einsehen. Bei einer Dial-In Konferenz wird zusätzlich der Teilnehmerzugangscode angezeigt. 2.7 KONFERENZ ABSAGEN Sie können die Konferenz absagen, indem Sie in den Details das Papierkorb -Icon auswählen. Anschließend können Sie die Teilnehmer per E-Mail darüber benachrichtigen. HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg 151 53227 Bonn www.telekom.de/konferenzen