Navision Financials. Kreditoren & Einkauf

Navision Financials Kreditoren & Einkauf

Kreditoren & Einkauf

Die in diesem Buch enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Navision Software a/s lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Programme dürfen nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von Navision Software a/s dürfen diese Unterlagen in keiner Art und Weise vervielfältigt oder kopiert werden. Navision, C/SIDE und Navigator sind eingetragene Warenzeichen von Navision Software a/s, AssistButton, C/AL, SIFTWARE, FlowField, FlowFilter, SIFT, SumIndex, SumIndexField und TrendScape sind Warenzeichen von Navision Software a/s. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen und Windows und Windows NT sind eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation. IBM und OS/2 sind eingetragene Warenzeichen und LAN Server, OS/2 LAN Server, Presentation Manager und WIN-OS/2 sind Warenzeichen der International Business Machines Corporation. Novell und NetWare sind eingetragene Warenzeichen von Novell Inc. UNIX ist ein eingetragenes Warenzeichen von UNIX System Laboratories Inc. Paintbrush ist ein eingetragenes Warenzeichen von Zsoft Corporation. Dieses Buch wurde gedruckt unter Zuhilfenahme der Xerographie. Die in diesem Buch verwendete Schriftart ist MetaPlus. Copyright 1997 Navision Software a/s. Alle Rechte vorbehalten. ISBN 87-7849-311-0 Publiziert von Navision Software a/s. Gedruckt in Dänemark 1997.

Vorwort Dieses Buch ist ein Handbuch der Navision Financials Anwendung. Es ist ein Teil eines umfassenden Pakets an Dokumentation und Hilfen für das Navision Financials Management Informationssystem. Das Handbuch beschreibt die Benutzung des Moduls Kreditoren & Einkauf. Es ist als Referenz konzipiert, in der Sie die notwendigen Informationen für die Erledigung Ihrer Aufgaben mit Navision Financials finden. Es ist nicht notwendig, ein Spezialist in Finanzbuchhaltung zu sein, es wird jedoch vorausgesetzt, daß Sie generelle Kenntnisse in Buchhaltung und Datenverarbeitung besitzen. Der Aufbau des Benutzerhandbuchs ist ablauforientiert. Die Kapitel umfassen verschiedene Bereiche der Betriebswirtschaft. Jeder Teilabschnitt enthält eine schrittweise Beschreibung bestimmter betriebswirtschaftlicher Abläufe. Es handelt sich dabei um praxisorientierte Beispiele mit Daten des mitgelieferten Demomandanten, die Ihnen helfen sollen, alle wichtigen Abläufe mit Navision Financials durchzuführen. Aufgrund des ablauforientierten Aufbaus zeigt dieses Handbuch nicht alle Einzelheiten der Anwendung. Wenn Sie genaueres über einzelne Felder oder Fenster in Erfahrung bringen wollen, können Sie die Online Hilfe verwenden. Sie führt in alle Teile der Applikation, wie Tabellen, Berichte, Fenster, Felder, Menüs und Stapelverarbeitungen. Im Handbuch Einführung erhalten Sie einen Überblick über Inhalte und Funktionsweise der Anwendung. Die mehr technisch orientierten Aspekte von Navision Financials werden im Handbuch Installation and System Management beschrieben. Von einigen Ausnahmen abgesehen basieren die Beispiele des Einkaufshandbuchs auf dem Demomandanten CRONUS AG.

In diesem Handbuch werden Sie oft Befehlswörter sehen mit den Namen von Menüs, Menüpunkten und Schaltflächen, die Sie darüber Informieren, wie ein spezielles Fenster geöffnet oder eine Funktion ausgeführt wird. Wenn es sich nicht um ein Fenster handelt, welches bereits geöffnet ist, wird die gesamte Sequenz ausgeschrieben, z.b.: Wählen Sie Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Buchhaltung Einrichtung. Beachten Sie, daß der erste Befehl immer der Name einer der Hauptprogrammodule ist: Finanzbuchhaltung, Debitoren & Verkauf, Kreditoren & Einkauf, Lager. Das Hauptmenü besteht aus Schaltflächen für die jeweiligen Module, jedes mit einem eigenem Hauptmenü. Aufrufe aus der Menüleiste (wie z.b. Bearbeiten, Kopieren), werden sie entsprechend gekennzeichnet. Sie können die Maus oder die Tastatur benutzen, um einen Befehl auszuwählen oder um eine Funktion in Navision Financials auszuführen. Gibt es für einen Befehl eine Zugriffstaste, wird der entsprechende Buchstabe unterstrichen dargestellt. Sie rufen den Befehl auf, indem Sie die Alt-Taste niederhalten und die entsprechende Taste drücken. Mehr über Zugriffstasten erfahren Sie mehr im Handbuch Einführung. Darüberhinaus sollten Sie sich mit den Symbolen und den typografischen Konventionen in den Navision Financials Handbüchern vertraut machen. In der Liste unten können Sie sehen, wie die verschiedenen Elemente der Applikation durch Hervorhebung und Symbole kenntlich gemacht werden: Hervorhebung Alt F1 Design Adresse Debitorenposten Element Tasten der Tastatur. Sie werden in kleinen Kapitälchen geschrieben. Menüpunkte und Schaltflächen in Fenstern. Die Zugriffstaste wird unterstrichen dargestellt. Feldnamen und Programmsymbole. Sie sind in halbfett hervorgehoben und beginnen mit einem Großbuchstaben. Namen von Tabellen, Fenstern, Dialogfeldern und Registern. Sie sind halbfett, kursiv geschrieben und haben einen großen Anfangsbuchstaben. Hansen Benutzereingaben wie z.b. Debitorennamen oder...geben Sie Ja in dieses Feld ein. Sie sind in Kursivschrift hervorgehoben. fin.flf Dateinamen. Sie werden in Kleinbuchstaben, in der Schriftart Courier geschrieben. p o f a b k Spezielle Symbole, die in den Fenstern erscheinen.

Inhaltsverzeichnis Kapitel 1 Kreditoren & Einkauf einrichten 1 Übersicht zum Modul Kreditoren & Einkauf 2 Kreditoren & Einkauf einrichten 4 Kreditorenbuchungsgruppen einrichten 6 Checkliste zum Einrichten von Kreditoren 9 Bankkonten für Kreditoren einrichten 12 Kreditoren ändern und löschen 13 Kapitel 2 Grundlagen zum Einkaufsmodul 17 Einen Artikel von mehreren Kreditoren beziehen 18 Zahlungsbedingungen 21 Zahlungsformen 26 Einkäufercodes 28 Lieferbedingungen 32 Ausländische Kreditoren 35 Kapitel 3 Einkäufe verwalten 39 Direkte Einkaufsfakturierung 40 Einkaufsanfragen, Bestellungen und Rechnungen 48 Teillieferungen und Teilrechnungen 62 Alternative Rechnungs und Bestelladressen 69 Nachbestellungen 74 Einkäufe stapelbuchen 79 Artikelpreise Justieren 83 Kapitel 4 Einkaufsrabatte 87 Mengenrabatte 88 Rechnungsrabatte 95 Kapitel 5 Zahlungsausgänge und Gutschriften 103 Ausgleichsmethode für Zahlungen wählen 104 Zahlungsausgänge buchen 108 Vorgeschlagene Zahlungsausgänge 118 i

Inhalt Skonto auf Einkaufsrechnungen 130 Einkaufsgutschriften 138 Kapitel 6 Einkaufsstatistik 149 Kreditorenstatistik 150 Gebuchte Bestellungen und Einkaufsrechnungen 157 ii

Kapitel 1 Kreditoren & Einkauf einrichten Um die Funktionen des Moduls Kreditoren und Einkauf nutzen zu können, müssen Sie zunächst einige grundlegenden Informationen erfassen. Dieses Kapitel enthält die folgenden Abschnitte: Übersicht zum Modul Kreditoren & Einkauf Kreditoren & Einkauf einrichten Kreditorenbuchungsgruppen einrichten Checkliste zum Einrichten von Kreditoren Bankkonten für Kreditoren einrichten Kreditoren ändern und löschen

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 1.1 Übersicht zum Modul Kreditoren & Einkauf Sie nutzen die Funktionen des Moduls Kreditoren & Einkauf zur Verwaltung Ihrer Einkäufe und zur Verwaltung von Zahlungsausgängen über individuelle Konten für jeden Kreditor. Das Modul ist vollständig in die Finanzbuchhaltung integriert. Dies bedeutet, daß wenn Sie eine Transaktion buchen (z.b. eine Rechnung), die Anwendung automatisch alle notwendigen Buchungen auf Einkaufskonten, Kreditorenkonten und mögliche Rabattkonten sowie MWSt. Konten vornimmt. Bevor Sie die Funktionen nutzen können, müssen Sie verschiedene Basisinformationen erfassen. Nachstehend finden Sie eine Übersicht der Bereiche, für die Daten im Modul Kreditoren & Einkauf eingegeben werden müssen: Information Bemerkungen Verweis Kreditoren & Einkauf Einrichtung Kreditorenbuchungsgruppen Festlegen von Gruppen und ihrer Verbindungen zu Sachkonten zur Buchung von Einkäufen, Servicegebühren, Skonti und Rechnungsrundung Siehe Seite 4. Siehe Seite 6. Kreditoren Kreditorenkonten einrichten Siehe Seite 9. Weitere Daten Eröffnungsposten Einrichtung: Zahlungsbedingungen Zahlungsformen Einkäufercodes Lieferbedingungen Einrichten von Eröffnungssalden und Eröffnungsposten für Kreditoren. Siehe Seite 21. Siehe Seite 26. Siehe Seite 28. Siehe Seite 32. Nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Eröffnungsposten eingeben im Handbuch Finanzbuchhaltung. In Ergänzung zu diesen Informationen müssen Sie Geschäftsbuchungsgruppen einrichten und die Buchungsmatrix Einrichtung 2

1.1 Übersicht zum Modul Kreditoren & Einkauf vornehmen. Dieses erfolgt im Modul Finanzbuchhaltung und nähere Informationen finden Sie im Abschnitt Einrichtung der Buchungsabläufe im Handbuch Finanzbuchhaltung. 3

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 1.2 Kreditoren & Einkauf einrichten Bevor Sie die Funktionen des Moduls Kreditoren & Einkauf nutzen können, müssen Sie verschiedene Basisinformationen erfassen. Dies geschieht im Fenster Kreditoren & Einkauf Einr. (Klicken Sie zum Öffnen auf Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Kreditoren & Einkauf Einrichtung). Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus: Feld Bemerkungen Register Allgemein: Rabattbuchung Siehe Seite 87. Lieferschein b. EK Rechnung Rechnungsrundung Siehe Seite 47 Klicken Sie in das Kontrollkästchen um ein x zu setzen, wenn Sie die Rechnungsrundung in Einkaufsrechnungen anwenden möchten (Nähere Informationen zur Rechnungsrundung finden Sie im Abschnitt Rechnungsrundung im Handbuch Finanzbuchhaltung). Ext. Belegnr. erforderlich Klicken Sie in das Kontrollkästchen um ein x zu setzen, wenn die Anwendung überprüfen soll, ob das Feld Kred. Rechnungsnr. auf Einkaufsbestellungen und Rechnungen, oder das Feld Kred. Gutschriftsnr. auf Einkaufsgutschriften ausgefüllt ist, bevor eine Einkaufsrechnung gebucht werden kann. Register Numerierung: Kreditorennummern Anfragenummern Bestellungsnummern Rechnungsnummern Klicken Sie auf den AssistButton p, um in das Fenster Nummernserie zu gelangen. Wählen sie in jedem der Felder die entsprechende Nummernserie und klicken Sie auf OK um den Code in das Feld zu kopieren. Lassen Sie das Feld oder die Felder leer, wenn Sie eine manuelle Numerierung anstelle der vordefinierten Nummernserien verwenden möchten. Nähere Informationen zur Numerierung finden Sie im Abschnitt Grundregeln zur Numerierung im Handbuch Finanzbuchhaltung. 4

1.2 Kreditoren & Einkauf einrichten Feld Gebuchte Rechnungsnummern Gutschriftsnummern Gebuchte Gutschriftsnummern Gebuchte Lieferungsnummern Bemerkungen Füllen Sie diese Felder nur dann aus, wenn die Anwendung die vorläufigen Nummern die Sie zugeordnet haben, bei der Buchung/Registrierung durch endgültige Nummern ersetzen soll. Klicken Sie auf den AssistButton p, um in das Fenster Nummernserie zu gelangen. Wählen sie in jedem der Felder die entsprechende Nummernserie und klicken Sie auf OK um den Code in das Feld zu kopieren. Nähere Informationen zur Ersetzung von Nummern finden Sie im Abschnitt Grundregeln zur Numerierung im Handbuch Finanzbuchhaltung. 5

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 1.3 Kreditorenbuchungsgruppen einrichten Die zentralen Finanzberechnungen befinden sich in Navision Financials im Bereich Finanzbuchhaltung. Wenn Sie mit dem Modul Kreditoren & Einkauf arbeiten, müssen Sie Verknüpfungen zu den Sachkonten herstellen. Diese Verknüpfungen stellen Sie durch die Einrichtung von einer oder mehreren Kreditorenbuchungsgruppen her. Nachdem Sie die Buchungsgruppen eingerichtet haben, müssen Sie jedem Kreditor eine dieser Gruppen zuweisen. Kreditorenbuchungsgruppen einrichten Um Kreditorenbuchungsgruppen einzurichten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Kreditorenbuchungsgruppen. Daraufhin wird das Fenster Kreditorenbuchungsgruppen eingeblendet. 2 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus: Feld Code Kreditorensammelkonto Servicegebührenkonto Skontokonto Bemerkungen Geben Sie hier einen eindeutigen Namen oder eine eindeutige Nummer, die zum Identifizieren der Kreditorenbuchungsgruppe dient ein. Dieser Code darf sowohl aus Ziffern als auch aus Buchstaben bestehen Klicken Sie auf den AssistButton p, um den Kontenplan aufzurufen. Klicken Sie hier auf das gewünschte Konto und dann auf die Schaltfläche OK, um die Daten in das Feld zu kopieren. Geben Sie hier das Sachkonto für Servicegebühren ein. Wenn Sie das Feld Skonto berichtigen im Fenster Finanzbuchhaltung Einrichtung aktiviert haben (weiteres finden Sie im Kapitel Finanzbuchhaltung Einrichtung im Handbuch Finanzbuchhaltung), geben Sie hier das Sachkonto, auf das Skonti gebucht werden sollen an. 6

1.3 Kreditorenbuchungsgruppen einrichten Feld Rechnungsrundung Konto Bemerkungen Geben Sie hier das Sachkonto für Rechnungsrundungsbeträge an (Dieses Feld ist standardmäßig nicht im Fenster enthalten, kann aber mit der Funktion Spalte anzeigen eingefügt werden). 3 Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Buchungsgruppe die Sie einrichten möchten. Unbegeschränkte Anzahl Gruppen Sie können beliebig viele Buchungsgruppen einrichten. Sie können dabei für jede Buchungsgruppe die gleiche oder verschiedene Sachkontonummern verwenden. Die Buchungsgruppen sind im Demomandanten wie folgt eingerichtet: Statistik Sie können zum Erstellen von Statistiken anstelle von Konten auch Kreditorenbuchungsgruppen verwenden, indem Sie in den Berichten oder Fenstern Filter setzen. Buchungsgruppen Kreditoren zuweisen Nachdem Sie die Buchungsgruppen erstellt haben, müssen Sie auf allen Kreditorenkarten einen Buchungsgruppencode eingeben. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: 7

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren und wechseln Sie zur entsprechenden Karte, auf der ein Buchungsgruppencode eingegeben werden soll. 2 Klicken Sie auf das Register Fakturierung. 3 Klicken Sie im Feld Kreditorenbuchungsgruppe auf den AssistButton p, um das Fenster Buchungsgruppen aufzurufen. 4 Klicken Sie auf die Zeile mit der gewünschten Buchungsgruppe und dann auf die Schaltfläche OK, um den Code in die jeweilige Karte zu kopieren. 5 Wiederholen Sie diese Vorgehensweise für alle Kreditoren. 8

1.4 Checkliste zum Einrichten von Kreditoren 1.4 Checkliste zum Einrichten von Kreditoren Wenn Sie einen neuen Kreditor auf einer Kreditorenkarte einrichten, gibt es Felder, die Sie auf jeden Fall ausfüllen müssen; andere, die bei Bedarf ausgefüllt werden und solche, in die Sie keinerlei Daten eingeben können. In dieser Checkliste finden Sie die auf jedem Register verfügbaren Felder des Standards. Das Symbol in der Spalte Ausfüllen gibt an, ob das Feld ausgefüllt werden muß: c Dieses Feld muß grundsätzlich ausgefüllt werden. i Dieses Feld kann bei Bedarf ausgefüllt werden. j In diesem Feld ist keine Dateneingabe möglich. Es wird automatisch ausgefüllt. Die Spalte Erklärung enthält entweder eine kurze Erklärung zum entsprechenden Feld oder einen Verweis auf die Seite in diesem Handbuch, auf der Sie eine weiterführende Beschreibung der Einsatzmöglichkeiten des Feldes finden. In der Online Hilfe finden Sie eine genaue Beschreibung aller Felder - einschließlich der in diesem Handbuch nicht detailliert beschriebenen. Feld Register Allgemein: Nr. Name Adresse Adresse 2 PLZ Code/Ort Ausfüllen c i i i i Bemerkungen Dieses Feld kann auf unterschiedliche Weise ausgefüllt werden, je nachdem wie Sie das Numerierungssystem eingerichtet haben. Nähere Informationen zu Nummernserien finden Sie im Abschnitt Grundregeln zur Numerierung im Handbuch Finanzbuchhaltung. 9

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten Feld Ländercode Telefonnr. Kontaktperson Suchbegriff Saldo Ausfüllen i i i i j Bemerkungen Lesen Sie hierzu den Abschnitt Ländercodes im Handbuch Finanzbuchhaltung. Der Kreditorenname wird vorgegeben, kann jedoch geändert werden. Einkäufercode i Siehe Seite 28. Gesperrt Korrigiert am Register Kommunikation: Telefonnr. Faxnr. E Mail Homepage Register Fakturierung: i j i i i i Fügen Sie ein x ein, um eine Buchung auf das Kreditorenkonto zu verhindern. Wird automatisch mit dem Datum der letzten Änderung auf der Kreditorenkarte ausgefüllt. Hier können Sie die E mail Adresse des Kreditors eingeben. Nachdem Sie die Nummer eingegeben haben, wird durch anklicken der Schaltfläche neben dem Feld automatisch der Sendedialog Ihres E Mail Programmes geöffnet und die Empfängernummer übertragen. Geben Sie hier die Internetadresse (URL) des Lieferanten ein. Falls Ihr System Zugang zum Internet hat, können Sie die neben dem Feld befindliche Schaltfläche anklicken, um den Internet Browser zu starten und zur Homepage des Kreditors zu gelangen. Lieferbedingungscode i Siehe Seite 32. Zahlung an Kred. Nr. i Siehe Seite 69. 10

1.4 Checkliste zum Einrichten von Kreditoren Feld Kostenstellencode Kostenträgercode Geschäftsbuchungsgruppe Kreditorenbuchungsgruppen Ausfüllen c c i i Bemerkungen Lesen Sie hierzu den Abschnitt Finanzbuchhaltung Einrichtung im Handbuch Finanzbuchhaltung. Siehe Seite 6. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Dimensionen eines Mandanten im Handbuch Finanzbuchhaltung. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Dimensionen eines Mandanten im Handbuch Finanzbuchhaltung. Rechnungsrabattcode i Siehe Seite 95. Register Zahlung: Ausgleichsmethode c Siehe Seite 104. Zlg. -Bedingungscode c Siehe Seite 21. Zahlungsform i Siehe Seite 26 Priorität i Siehe Seite 119. Unsere Kontonr. Register Außenhandel: Währungscode Sprachcode USt IdNr. i i i i Die Nummer unter der Ihr Konto beim Kreditor geführt wird (Kundennummer). Lesen Sie hierzu den Abschnitt Angaben zu Fremdwährungen im Handbuch Finanzbuchhaltung. Lesen Sie hierzu den Abschnitt Sprachcodes im Handbuch Finanzbuchhaltung. 11

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 1.5 Bankkonten für Kreditoren einrichten Sie können für jeden Kreditor beliebig viele Bankkonten einrichten. Um ein Kreditor Bankkonto einzurichten gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Wechseln Sie zur gewünschten Kreditorenkarte und wählen Sie Kreditor f, Bankkonten. Das Fenster Kreditor Bankkontokarte wird eingeblendet: 3 Füllen Sie alle relevanten Felder der Karte aus. E Mail Adresse und Internet Home Page Auf dem Register Kommunikation können Sie die E mail Adresse der Bank im Feld E Mail eingeben. Nachdem Sie die Nummer eingegeben haben, wird durch anklicken der Schaltfläche neben dem Feld automatisch der Sendedialog Ihres E Mail Programmes geöffnet und die Empfängernummer übertragen. Ebenso ist es möglich, im Feld Homepage die Internetadresse (URL) der Bank einzugeben. Falls Ihr System Zugang zum Internet hat, können Sie die neben dem Feld befindliche Schaltfläche anklicken, um den Internet Browser zu starten und zur Homepage der Bank zu gelangen. 12

1.6 Kreditoren ändern und löschen 1.6 Kreditoren ändern und löschen Auf der Kreditorenkarte finden Sie verschiedene Datentypen. Nachfolgend wird erläutert, wann und wie Sie die hierin enthaltenen Daten ändern können. Kreditorenkonto ändern Der Begriff Ändern bedeutet, daß Sie den Inhalt eines oder mehrerer Felder auf der Kreditorenkarte ändern. Wenn Sie auf einer Kreditorenkarte Felder einfügen, löschen oder verschieben, führen Sie nur äußerliche Veränderungen an der Karte durch; der Buchungsvorgang wird dadurch nicht beeinflußt. Sie können jedoch auch den Inhalt der Felder modifizieren. Je nach Feld kann sich das Ändern eines Kreditorenkontos unterschiedlich auswirken. Diese Auswirkungen werden nachfolgend für die einzelnen Register beschrieben. Register Allgemein Zum Ändern einer Kreditorennummer (im Feld Nr.) geben Sie eine neue Nummer ein und bestätigen die daraufhin erscheinende Meldung. Das Ändern der Kreditorennummer kann einige Zeit dauern, da die Anwendung zuerst alle Fenster mit der alten Nummer überprüfen und aktualisieren muß. Der Inhalt der Felder Saldo und Korrigiert am wird von der Anwendung automatisch aktualisiert. Sie können ihn nicht ändern. Sie können den Ländercode beliebig ändern. Beachten Sie dabei, daß die Daten des neuen Ländercodes für zukünftige INTRASTAT Berichte verwendet werden. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt INTRASTAT Berichterstellung des Handbuches Finanzbuchhaltung. Der Inhalt aller anderen Felder des Registers Allgemein kann bei Bedarf geändert werden. Die durchgeführten Änderungen wirken sich nur auf spätere Rechnungen aus. Falls Sie den Einkäufercode ändern, wird der neue Code mit den zukünftigen Kreditorenposten verknüpft. 13

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten Register Fakturierung Sie können den Inhalt aller Felder des Registers Fakturierung ändern, indem Sie die neuen Daten direkt eingeben oder sie mit der rechts neben dem Feld befindlichen Übersichtsschaltfläche p einfügen. Die hier durchgeführten Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Rechnungen aus. Register Zahlung Veränderungen der Zahlungsbedingungen wirken sich nur auf künftige Einkaufsrechnungen und Prioritätsänderungen nur auf künftige Zahlungsvorschläge aus (lesen Sie dazu die Hinweise auf Seite 118). Im Feld Ausgleichsmethode wird festgelegt, wie die Zahlungen der Kreditoren verarbeitet werden. Sie können die Ausgleichsmethode jederzeit ändern, sollten aber beachten, daß sich die Änderungen auf die Buchung von Zahlungsausgängen auswirken können. Eine detaillierte Beschreibung der Ausgleichsmethoden finden Sie auf Seite 104. Register Außenhandel Der Inhalt der Felder im Register Außenhandel muß nur selten geändert werden. Der Währungscode kann nur geändert werden, wenn keine offenen Kreditorenposten vorliegen. Doch selbst dann sollten Sie davon Abstand nehmen. Mit mehr als einem Währungscode werden Sie nicht in der Lage sein, aussagekräftige Kreditorenstatistiken zu berechnen. Wenn Sie eine Kreditorenrechnung in einer neuen Währung ausstellen müssen, ist es besser, diesen Kreditor noch einmal mit einer neuen Kreditorennummer und einem anderen Währungscode einzurichten. Der Sprachcode kann beliebig geändert werden; die Änderungen wirken sich jedoch nur auf zukünftige Rechnungen aus. 14

1.6 Kreditoren ändern und löschen Kreditorenkonto löschen Zum Löschen des Kreditors drücken Sie die Funktionstaste F4 und bestätigen daraufhin die erscheinende Meldung. Achtung................................................. Sie können einen Kreditor nur löschen, wenn in keine nicht gebuchten Bestellungen, Rechnungen oder Gutschriften dieses Kreditors bestehen.................................................. 15

Kapitel 1. Kreditoren & Einkauf einrichten 16

Kapitel 2 Grundlagen zum Einkaufsmodul Um die Funktionen des Einkaufsmoduls nutzen zu können, müssen Sie Kreditoren und andere Stammdaten in Fenstern einrichten. Dieses Kapitel erläutert die erforderlichen Arbeitsschritte. Es ist in folgende Abschnitte gegliedert: Einen Artikel von mehreren Kreditoren beziehen Zahlungsbedingungen Zahlungsformen Einkäufercodes Lieferbedingungen Ausländische Kreditoren

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul 2.1 Einen Artikel von mehreren Kreditoren beziehen Wenn Sie den gleichen Artikel von mehreren Kreditoren beziehen, müssen Sie für jeden einzelnen Kreditor Daten einrichten (Preis, Lieferzeit, Rabatt usw.). Diese Daten geben Sie im Artikel/Lieferanten Katalog ein. Stammdaten eingeben Nachdem die Stammdaten für die jeweiligen Kreditoren eingegeben wurden, werden sie immer eingeblendet, wenn Sie eine Einkaufszeile (auf einer Einkaufsanfrage, einer Einkaufsbestellung oder einer Einkaufsrechnung) ausfüllen. Wenn Sie im Artikel/Lieferanten Katalog keine Daten eingerichtet haben, werden die auf der Artikelkarte definierten Preise verwendet. Um mehrere Kreditoren für einen Artikel einzurichten, müssen Sie die entsprechenden Artikelkarten anlegen. die entsprechenden Kreditorenkarten einrichten. Ein oder mehrere Kreditoren Für jeden Artikel können Sie beliebig viele Kreditoren einrichten. Es ist jedoch nicht unbedingt nötig, mehr als einen Kreditor pro Artikel einzurichten. Wenn es für einen Artikel mehrere Kreditoren gibt, müssen Sie jeden Kreditor einrichten. Doch selbst, wenn es nur einen Kreditor pro Artikel gibt, sollten Sie ihn einrichten, damit Sie die Preise, Lieferzeiten, Rabatte usw. einsehen können. Mehrere Kreditoren als Bedingung Bei Direktlieferungen (vom Kreditor an den Debitor) müssen auf alle Fälle die beteiligten Kreditoren eingerichtet werden. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Direktlieferung im Handbuch Debitoren & Verkauf. 18

2.1 Einen Artikel von mehreren Kreditoren beziehen Mehrere Kreditoren einrichten Es gibt zwei Möglichkeiten, für einen Artikel mehrere Kreditoren anzulegen. Sie geben für jeden Artikel die entsprechenden Kreditoren ein. Sie geben für jeden Kreditor die von diesem bezogenen Artikel ein. In beiden Fällen werden die Daten im Artikel/Lieferanten Katalog aufgezeichnet. Zum Einrichten der Kreditoren gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Lager, Artikel. Daraufhin erscheint die Artikelkarte. 2 Wählen Sie Einkauf f,lieferanten. Daraufhin erscheint der Artikel/Lieferanten Katalog. Das Fenster wird automatisch gefiltert, so daß nur die Kreditoren für den entsprechenden Artikel angezeigt werden. Die Artikelnummer wird automatisch mit den eingegebenen Kreditoren verknüpft. (Wenn Sie das Fenster in einer Kreditorenkarte über Einkauf f, Artikel aufrufen, wird es nach der Kreditorennummer gefiltert.) 3 Klicken Sie im Feld Kreditorennr. auf die AssistButton p, um die Kreditorenübersicht einzublenden. 4 Klicken Sie auf den Kreditor, den Sie für diesen Artikel einrichten möchten, und bestätigen Sie mit OK. Weiter können Sie den Währungscode, den EK Preis, die Lieferzeit (mit Hilfe einer Datumsformel) und die vom Kreditor verwandte Artikelnummer einrichten. 19

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Wenn Sie einen ausländischen Kreditor einrichten (d.h. einen Kreditor, auf dessen Kreditorenkarte ein Währungscode angegeben ist), muß der EK Preis in der entsprechenden Währung eingegeben werden. Hinweis................................................. Sie müssen nicht alle Zeilenfelder ausfüllen. Doch je mehr Daten Sie eingeben, desto mehr Angaben werden in die Einkaufszeile kopiert, wenn Sie den Katalog verwenden.................................................. 5 Wenn Sie mehrere Kreditoren für den Artikel einrichten möchten, wiederholen Sie für jeden der Kreditoren Schritt 3. Beispiel In der folgenden Abbildung ist ein Artikel dargestellt, für den es drei Kreditoren gibt: 20

2.2 Zahlungsbedingungen 2.2 Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen werden zum Verwalten der Fälligkeitsdaten sowie zum Berechnen möglicher Skontobeträge benötigt. Sie können im Fenster Zahlungsbedingungen eine beliebige Anzahl Zahlungsbedingungscodes und Datumsformeln zum Definieren der Zahlungsbedingungen einrichten. Zahlungsbedingungen einrichten So richten Sie Zahlungsbedingungen ein: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Zahlungsbedingungen. Daraufhin erscheint das Fenster Zahlungsbedingungen. 2 Um einen neuen Code einzurichten, drücken Sie F3. 3 Füllen Sie die Felder der einzelnen Zeilen gemäß den folgenden Richtlinien aus: Feld Code Bemerkungen Der Code, den die Anwendung zum Auffinden der Zahlungsbedingungen benutzt. Es sind beliebige Kombinationen von Ziffern und Buchstaben zulässig. 21

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Feld Fälligkeitsformel Skontoformel Skonto % Beschreibung Bemerkungen Die Datumsformel, welche die Anwendung zusammen mit dem Belegdatum zum Berechnen des Fälligkeitsdatums verwendet. Folgende Buchstabeneingaben sind zulässig: T (Tag), W (Woche), M (Monat), L (Laufender). Zum Beispiel: LM= Laufender Monat LM+8= Laufender Monat + 8 Tage 0T= 0 Tage (bei Lieferung) 1M+14T= 1 Monat + 14 Tage In dem entsprechenden Hilfethema der Online Hilfe finden Sie detaillierte Anweisungen für die Verwendung von Datumsformeln. Die Datumsformel, die die Anwendung zusammen mit dem Belegdatum zum Berechnen des letztmöglichen Termins benötigt, an dem Sie die Rechnung bezahlen können und Ihnen dennoch ein Skontosatz gewährt wird. Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn in den Zahlungsbedingungen ein möglicher Skontosatz definiert wurde. Der Skontosatz, der zum Berechnen von Skontobeträgen benutzt wird. Ein Text, der die Zahlungsbedingungen beschreibt. Dieser Text erscheint auf jeder gedruckten Rechnung. Näheres zu Skonti finden Sie auf Seite 130. In der folgenden Abbildung finden Sie einige Beispiele zu Zahlungsbedingungen: 22

2.2 Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen ändern Sie können im Fenster Zahlungsbedingungen folgende Änderungen durchführen: neue Codes hinzufügen vorhandene Codedefinitionen ändern nicht benötigte Codes löschen Neue Codes hinzufügen Es ist jederzeit möglich, neue Zahlungsbedingungen hinzuzufügen. Drücken Sie F3, und füllen Sie die Felder wie in der obigen Tabelle beschrieben aus. Zahlungsbedingungen ändern Um einen bestehenden Code zu ändern, geben Sie den neuen Zahlungsbedingungscode in das Feld Code ein und bestätigen die daraufhin erscheinende Meldung. Sie können den Inhalt der anderen Felder dieser Zeile ändern (drücken Sie dazu die Taste F2) oder ersetzen (indem Sie den Inhalt überschreiben). Beachten Sie, daß sich die Änderungen nur auf Ein und Verkaufsbelege auswirken, die nach der Bearbeitung erstellt wurden. Zahlungsbedingungen löschen Falls ein Zahlungscode für keinen Kreditor benötigt wird (und Sie auch nicht erwarten, daß dies zukünftig geschieht), können Sie ihn löschen. Der Löschvorgang wirkt sich nicht auf bereits gebuchte Anfragen, Bestellungen und Rechnungen aus. Überprüfen Sie jedoch vor dem Löschen eines Zahlungsbedingungscodes, ob dieser möglicherweise für Debitoren benötigt wird (das zu den Zahlungsbedingungscodes gehörende Fenster wird sowohl für Kreditoren als auch für Debitoren verwendet). Mit Zahlungsbedingungen arbeiten Nachdem Sie die erforderlichen Zahlungsbedingungen eingerichtet haben, können Sie sie den Kreditoren zuordnen. Sie werden dann zum Berechnen des Fälligkeitsdatums auf Rechnungen und möglichen Skontobeträgen verwendet. 23

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Zahlungsbedingungscodes einem Kreditor zuordnen Jedem Kreditor kann ein Zahlungsbedingungscode zugeordnet werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Wählen Sie die gewünschte Kreditorenkarte aus, und klicken Sie auf das Register Zahlung. 3 Klicken Sie im Feld Zlg. Bedingungscode auf den AssistButton p, um das Fenster Zahlungsbedingungen einzublenden. 4 Klicken Sie auf den Code für die gewünschten Zahlungsbedingungen und anschließend auf die Schaltfläche OK. Daraufhin fügt die Anwendung den ausgewählten Code in der Kreditorenkarte ein (siehe folgende Abbildung): 5 Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte für jeden Kreditor. Wenn Sie eine Einkaufsrechnung erstellen, berechnet die Anwendung das Datum in den Feldern Fälligkeitsdatum und Skontodatum auf der Basis des Feldes Belegdatum auf dem Rechnungskopf. Grundlage für die Ermittlung des Fälligkeitsdatums und des Skontodatums sind die Skonto und die Fälligkeitsformeln, die in der Tabelle Zahlungsbedingungen hinterlegt sind. 24

2.2 Zahlungsbedingungen Wenn Sie die Rechnung buchen, berechnet die Anwendung den Skontobetrag, der bei Zahlung vor oder am berechneten Tag gilt. 25

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul 2.3 Zahlungsformen Zahlungsformen werden verwendet um festzulegen in welcher Art und Weise eine Rechnung bezahlt wird. Sie können im Fenster Zahlungsformen eine beliebige Anzahl Zahlungsformen einrichten. Zahlungsformen einrichten So richten Sie Zahlungsformen ein: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Zahlungsformen. Daraufhin erscheint das Fenster Zahlungsformen. 2 Füllen Sie die Felder der einzelnen Zeilen gemäß den folgenden Richtlinien aus Feld Code Beschreibung Gegenkontoart Gegenkonto Bemerkungen Der Code den die Anwendung zur Auffindung der Zahlungsform benutzt. Es sind beliebige Kombinationen von Ziffern und Buchstaben zulässig Ein Text der die Zahlungsform beschreibt. Klicken Sie auf den AssistButton f und wählen Sie zwischen Sach- oder Bankkonto. Klicken Sie auf den AssistButton p und wählen Sie aus den Sach- bzw. Bankkonten das gewünschte Gegenkonto. 26

2.3 Zahlungsformen 3 Wiederholen Sie diese Prozedur für jede Zahlungsform, die Sie einrichten möchten. Zahlungsformen einem Kreditor zuweisen Nachdem Sie Zahlungsformen eingerichtet haben, kann jedem Kreditor eine Zahlungsform zugewiesen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Wählen Sie die gewünschte Kreditorenkarte aus, und klicken Sie auf das Register Zahlung. 3 Klicken Sie auf den AssistButton p im Feld Zahlungsform um das Fenster Zahlungsformen einzublenden. 4 Klicken Sie auf die gewünschte Zahlungsform und anschließend auf die Schaltfläche OK. Verwenden der Zahlungsformen Wenn sie einen Einkaufsbeleg erstellen, und eine Kreditornummer eingeben, kopiert das Programm die Zahlungsform, die Sie beim Kreditor angegeben haben auf den Einkaufsbeleg. Enthält die Zahlungsform ein Gegenkonto, und Sie buchen die Rechnung, wird die Rechnung wie eine Barrechnung verbucht. Das heißt, daß die Rechnung sofort mit einer Gegenbuchung auf das definierte Gegenkonto ausgeglichen wird. Sie können mehr über den sofortigen Ausgleich einer Rechnung auf Seite 40 nachlesen. 27

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul 2.4 Einkäufercodes Wenn in Ihrer Firma mehrere Einkäufer arbeiten, können Sie diese in einem Fenster einrichten und jedem einen individuellen Code zuordnen. Die Codes können Sie für die Vorbereitung von Statistiken und für die Datenfilterung in Berichten verwenden. Einkäufercodes einrichten Die Einkäufercodes werden im Fenster Verkäufer/Einkäufer eingerichtet. Beachten Sie, daß dieses Fenster auch zum Einrichten der Verkäufer verwendet wird. 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Einkäufer. 2 Um einen neuen Einkäufercode einzurichten, drücken Sie F3. 3 Füllen Sie die Felder gemäß den folgenden Richtlinien aus: Feld Code Name Provision % Bemerrkungen Ein Code, der zum Identifizieren des Einkäufers verwendet wird. Sie können bis zu 10 Ziffern oder Buchstaben eingeben. Der Name des Einkäufers. In der Regel erfolgt hier keine Eingabe. In diesem Feld werden die Provisionssätze für Verkäufer angegeben (die ebenfalls in dieser Tabelle eingerichtet werden); Einkäufer beziehen jedoch normalerweise keine Provision. 4 Füllen Sie für jeden Einkäufer eine Zeile aus. Im folgenden Beispiel werden als Einkäufercodes die Initialen der Einkäufernamen verwendet: 28

2.4 Einkäufercodes Einkäufer einem Kreditor zuordnen Nachdem Sie die erforderlichen Codes eingerichtet haben, können Sie den Kreditoren einen Einkäufer zuordnen. Es ist nicht notwendig, jedem Kreditor einen Einkäufer zuzuordnen. Sie sollten dies nur dann tun, wenn der entsprechende Kreditor üblicherweise von einem bestimmten Einkäufer betreut wird. Sie können den Code beim Erstellen von Anfragen, Bestellungen oder Rechnungen beliebig eingeben oder ändern. Um Einkäufercodes auf Kreditorenkarten einzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Blättern Sie zu der Karte des Kreditors, dem Sie einen Einkäufer zuordnen möchten. 3 Klicken Sie dann im Register Allgemein auf den AssistButton p des Felds Einkäufercode, um das Fenster Verkäufer/Einkäufer aufzurufen. 4 Klicken Sie auf den gewünschten Einkäufercode und anschließend auf die Schaltfläche OK. 5 Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte für jeden gewünschten Kreditor. 29

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Mit Einkäufercodes arbeiten Nachdem Sie die Einkäufercodes eingerichtet und den Kreditoren zugeordnet haben, werden Sie von der Anwendung automatisch beim Ausfüllen des Kopfes von Einkaufsanfragen, bestellungen oder rechnungen eingefügt. Beim Buchen wird der Einkäufercode mit dem entsprechenden Kreditor und den dazugehörigen Artikelposten verknüpft. Versuchen Sie, eine Einkaufsrechnung für die Kreditorennummer 20000, der der Einkäufercode RQ zugeordnet wurde, anzulegen und zu drucken: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Rechnungen. 2 Drücken Sie F3 und drücken Sie die Taste Enter, um eine neue Rechnung anzulegen und ihr eine Nummer zuzuordnen. 3 Klicken Sie im Feld Eink. von Kred. Nr. auf den AssistButton p, um die Kreditorenübersicht aufzurufen. 4 Klicken Sie auf die Kreditorennummer 20000 und anschließend auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird der Code RQ von der Kreditorenkarte in das Feld Einkäufercode kopiert. 5 Füllen Sie die Felder Buchungsdatum und Kred. Rechnungsnr. sowie die erste Verkaufszeile mit Daten der folgenden Abbildung aus: 30

2.4 Einkäufercodes 6 Um die Rechnung zu buchen, wählen Sie die Schaltfläche Buchen f, Buchen. Nachdem die Rechnung gebucht wurde, wählen Sie die Karte für die Kreditorennummer 20000. Wählen Sie Kreditor f, Posten. Standardmäßig erscheint das Feld Einkäufercode nicht in der Buchungsübersicht; Sie können es jedoch über den Menüpunkt Spalte anzeigen einblenden. Daraufhin erscheint der Einkäufercode RQ im soeben gebuchten Posten. Einkäuferstatistiken vorbereiten Mit dem Bericht Einkaufsstatistik können Sie die Statistik jedes einzelnen Einkäufers bzw. aller Einkäufer insgesamt ausdrucken. Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Berichte. Klicken Sie auf Einkaufsstatistik und anschließend auf Drucken. Im Berichtabfragefenster können Sie für einige Felder Filter einrichten. Um für einen bestimmten Einkäufer einen Bericht auszudrucken, müssen Sie einen Filter im Feld Einkäufercode einrichten. Geben Sie dazu den Code des entsprechendes Einkäufers ein. 31

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul 2.5 Lieferbedingungen Die im Einkaufsmodul verwendeten Lieferbedingungen können über Codes mit verknüpften Texten eingerichtet werden. Anschließend brauchen Sie einem Kreditor nur den entsprechenden Code zuzuordnen, damit der gewünschte Text auf allen Einkaufsbelegen des Kreditors erscheint. Lieferbedingungen einrichten Die Lieferbedingungen werden im Fenster Lieferbedingungen eingerichtet. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Einrichtung, Lieferbedingungen. 2 Um einen neuen Lieferbedingungscode einzurichten, drücken Sie F3. In der folgenden Abbildung finden Sie einige Beispiele zu Lieferbedingungen: 3 Geben Sie in die gewünschte Zeile einen Code und einen Text für die Lieferbedingungen ein. Kreditoren eine Lieferbedingung zuordnen Jedem Kreditor kann ein Lieferbedingungscode zugeordnet werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 32

2.5 Lieferbedingungen 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Blättern Sie zu der Karte des Kreditors, dem ein Lieferbedingungscode zugeordnet werden soll. 3 Klicken Sie auf das Register Fakturierung. 4 Wählen Sie den Kreditor 46895623 und anschließend OK 5 Klicken Sie auf auf das Register Lieferung. Im Feld Lieferungbedingungscode können Sie sehen, daß der Code CIF von der Kreditorenkarte übertragen wurde. 6 Wiederholen Sie die oben aufgeführten Schritte für jeden gewünschten Kreditor. Sie müssen einen Code nicht notwendigerweise auf der Kreditorenkarte eingeben. Sie können ihn auch beim Erstellen von Einkaufsanfragen, Bestellungen, Rechnungen und Gutschriften auswählen. Mit Lieferbedingungen arbeiten Nachdem Sie die Lieferbedingungen eingerichtet haben, können die dazugehörenden Texte auf Einkaufsanfragen, bestellungen und rechnungen gedruckt werden. So erstellen und drucken Sie eine Einkaufsbestellung für die Kreditorennummer 46895623: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Bestellungen. 2 Drücken Sie F3 und drücken Sie die Taste Enter, um eine Bestellung anzulegen und ihr eine Nummer zuzuweisen. 3 Klicken Sie im Feld Eink. von Kred. Nr. auf den AssistButton p, um die Kreditorenübersicht aufzurufen. 4 Klicken Sie auf die Kreditorennummer 46895623 und anschließend auf die Schaltfläche OK. 5 Klicken Sie auf das Register Lieferung. 33

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Der Code CIF ist von der Kreditorenkarte in das Feld Lieferbedingungscode übertragen worden. 6 Wählen Sie Drucken, um die Bestellung auszudrucken. In der Fußzeile des ausgedruckten Angebots erscheint die Lieferbedingung Kosten Versicherung und Fracht, die die Beschreibung der durch den Code CIF dargestellten Lieferbedingungen ist. Da dieses Beispiel nur dem Erläutern der Lieferbedingungen dient, wurden noch keine Einkaufszeilen eingerichtet. Deshalb erscheinen auf der Einkaufsbestellung keine Lagerartikel. 34

2.6 Ausländische Kreditoren 2.6 Ausländische Kreditoren Wenn Sie bei ausländischen Kreditoren Einkäufe tätigen, müssen Sie: in Fremdwährungen fakturieren Kreditorenkonten mit ausländischer Währung verwalten Daten an statistische Ämter weiterleiten Damit Sie mit diesen Funktionen arbeiten können, müssen Sie Währungs, Länder und Sprachcodes auf den betreffenden Kreditorenkarten eingeben. Bevor Sie diese Codes jedoch einfügen können, müssen Sie sie im entsprechenden Fenster einrichten. Informationen zu Währungscodes, Ländercodes und Sprachcodes können Sie im Abschnitt. Einrichtung eines Mandanten, im Handbuch Finanzbuchhaltung, nachlesen. Währungscodes zuordnen Sie müssen einen Währungscode nicht sofort beim Einrichten des Kreditors zuordnen, sondern können ihn auch zu einem späteren Zeitpunkt eingeben. Achtung................................................. Wenn für einen Kreditor offene Posten bestehen, können Sie keine Währungscodes eingeben oder ändern.................................................. Um einem Kreditor einen Währungscode zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Blättern Sie zu der Karte des Kreditors, dem ein Währungscode zugeordnet werden soll. 3 Klicken Sie auf das Register Außenhandel. 4 Klicken Sie im Feld Währungscode auf den AssistButton p, so daß das Fenster Währungen erscheint. 35

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul 5 Klicken Sie auf den gewünschten Code und anschließend auf die Schaltfläche OK. Falls der gewünschte Währungscode nicht im Fenster Währungen enthalten ist, müssen Sie ihn zunächst einrichten und anschließend in die Kreditorenkarte kopieren. Ländercodes zuordnen Wenn Sie Geschäftsbeziehungen zu Kreditoren im Geltungsbereich der EU unterhalten, müssen Sie den für die EU Mehrwertsteuer verantwortlichen Steuer und Zollbehörden eventuell eine Umsatzsteuer Voranmeldung zukommen lassen (weitere Hinweise finden Sie im Kapitel Mehrwertsteuerbuchung im Handbuch Finanzbuchhaltung). Möglicherweise müssen Sie auch den statistischen Ämtern die INTRASTAT Daten übermitteln. Navision Financials hat für diesen Zweck eine besondere Funktion, die auf den angegebenen Ländercode zurückgreift. Sie müssen einen Ländercode nicht sofort beim Einrichten des Kreditors zuordnen, sondern können ihn auch zu einem späteren Zeitpunkt eingeben. Um einem Kreditor einen Ländercode zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Blättern Sie zu der Karte des Kreditors, dem ein Ländercode zugeordnet werden soll. 3 Klicken Sie auf das Register Allgemein. 4 Klicken Sie im Feld Ländercode auf den AssistButton p, um das Fenster Länder aufzurufen. 5 Klicken Sie auf den gewünschten Code und anschließend auf die Schaltfläche OK. 36

2.6 Ausländische Kreditoren Achtung................................................. Für UVA oder INTRASTAT Meldungen ist es äußerst wichtig, daß SIe die korrekten Ländercodes in die dafür vorgesehenen Felder der Ländertabelle eingeben.................................................. Sie können den Ländercode eines Kreditors durch Eingeben eines anderen Codes im Fenster Länder ändern. Das Ändern des Ländercodes hat keinen Einfluß auf bereits gebuchte Posten. Sprachcodes zuordnen Sie müssen einen Sprachcode nicht sofort beim Einrichten des Kreditors zuordnen, sondern können ihn auch zu einem späteren Zeitpunkt eingeben. Um einem Kreditor einen Sprachcode zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Kreditoren. 2 Blättern Sie zu der Karte des Kreditors, dem ein Sprachcode zugeordnet werden soll. 3 Klicken Sie auf das Register Außenhandel. 4 Klicken Sie im Feld Sprachcode auf den Assistbutton p, um das Fenster Sprachen aufzurufen. 5 Klicken Sie auf den gewünschten Code und anschließend auf die Schaltfläche OK. Wenn Sie Artikelübersetzungen (Artikelbeschreibungen in Fremdsprachen) anfertigen möchten, müssen Sie zuerst den Sprachcode einrichten. Für die Eingabe von Artikelübersetzungen ist die Einrichtung von Sprachcodes zwingend notwendig. Wenn Sie aber einen Sprachcode einrichten, müssen Sie nicht notwendigerweise eine Artikelübersetzung eingeben. Weitere Hinweise zu Artikelübersetzungen finden Sie im Kapitel Grundlegende Informationen zu Artikeln im Handbuch Lager. 37

Kapitel 2. Grundlagen zum Einkaufsmodul Sprachcode austauschen Im Fenster Sprachen können Sie durch Auswahl eines anderen Codes den Sprachcode für einen Kreditor ersetzen. Eingerichteten Sprachcodes können auch Textbausteinen zugeordnet werden. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Standardtexte im Handbuch Finanzbuchhaltung. 38

Kapitel 3 Einkäufe verwalten In diesem Kapitel werden die Möglichkeiten zur Einkaufsfakturierung (inkl. Teillieferungen und Teilrechnungen sowie Nachbestellungen) erläutert. Es ist in folgende Abschnitte gegliedert: Direkte Einkaufsfakturierung Einkaufsanfragen, Bestellungen und Rechnungen Teillieferungen und Teilrechnungen Alternative Rechnungs und Bestelladressen Nachbestellungen Einkäufe stapelbuchen Artikelpreise Justieren

Kapitel 3. Einkäufe verwalten 3.1 Direkte Einkaufsfakturierung Wenn Sie Ihre Einkäufe über Einkaufsrechnungen erfassen, werden nach der Buchung die Artikel dem Lager zugebucht und die entsprechenden Sachposten in der Finanzbuchhaltung gebildet. In diesem Kapitel wird erläutert, wie Sie bei einer Artikellieferung eine Einkaufsrechnung erstellen, ausfüllen und buchen wenn Sie nicht zuvor eine Einkaufsanfrage bzw. Bestellung ausgefüllt hatten. Voraussetzungen für Einkaufsrechnungen Bevor Sie eine Einkaufsrechnung ausstellen können, müssen Sie: eine Karte für den Kreditor einrichten, der die Rechnung geschickt hat. eine Karte der erhaltenen Artikel anlegen. Hinweise zum Einrichten von Kreditoren erhalten Sie auf Seite 9. Hinweise zum Einrichten von Artikeln finden Sie im Handbuch Artikel und Lager. Rechnung erstellen Wenn keine Einkaufsanfrage oder Bestellung ausgestellt wurde, Sie aber trotzdem eine Einkaufsrechnung ausfüllen möchten, wählen Sie Kreditoren & Einkauf, Rechnungen. Rechnungskopf 1 Um eine neue Rechnung zu erstellen, drücken Sie F3. Daraufhin erscheint das Fenster Einkaufsrechnung. Im oberen Teil befindet sich der Rechnungskopf, im unteren die Rechnungszeilen: 40

3.1 Direkte Einkaufsfakturierung Die im Rechnungskopf eingegebenen Daten gelten für die gesamte Rechnung. In den Zeilen geben Sie Daten zu den bestellten Artikeln an. Register Der Kopf ist in vier Register gegliedert; das Register Allgemein muß immer ausgefüllt werden. Register Fakturierung Auf dem Register Fakturierung geben Sie im Feld Zahlung an Kred. Nr. eine Nummer ein, wenn sich der Kreditor, der Ihnen die Einkaufsrechnung schickte, von demjenigen unterscheidet, der die Waren geliefert hat. Register Lieferung Die Felder auf dem Register Lieferung werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie die Lieferadresse eingegeben haben (unter Finanzbuchhaltung, Einrichtung, Firmendaten). Register Außenhandel Füllen Sie die Felder im Register Außenhandel nur aus, wenn die Rechnung von einem ausländischen Kreditor stammt. 41

Kapitel 3. Einkäufe verwalten 2 Geben Sie im Feld Nr. eine Belegnummer ein. Sie können eine Belegnummer, auf unterschiedliche Weise eingeben.das hängt davon ab, wie Sie Ihre Nummernserien eingerichtet haben. Nähere Informationen zu Nummernserien erhalten Sie im Kapitel Nummernserien im Handbuch Finanzbuchhaltung. 3 Geben Sie im Feld Eink. von Kred. Nr. eine Kreditorennummer ein: Klicken Sie auf den AssistButton p, um die Kreditorenübersicht aufzurufen. Klicken Sie auf Kreditor 20000 und dann auf die Schalfläche OK, um die Nummer in den Rechnungskopf zu übernehmen. Die Namens und Adreßfelder werden automatisch ausgefüllt. Klicken Sie auf das Register Fakturierung, um die anderen Daten einzublenden, die von der Kreditorenkarte übernommen wurden. Klicken Sie danach wieder auf das Register Allgemein. 4 Geben Sie im Feld Buchungsdatum als Datum 050101 ein. Das Datum wird in die gebuchten Posten übernommen. 5 Klicken Sie auf das Feld Belegdatum, und geben Sie das Datum 030101 von der Kreditorenrechnung ein. Aus diesem Datum wird das Fälligkeits und Skontodatum errechnet. 6 Klicken Sie auf das Feld Kred. Rechnungsnr. und geben Sie z.b. 33 4 55 ein (die Nummer der vom Kreditor erhaltenen Rechnung). Rechnungszeilen Nachdem Sie alle nötigen Daten im Rechnungskopf eingegeben haben, füllen Sie die einzelnen Zeilen für die Artikel aus: 7 Klicken Sie in der ersten Rechnungszeile auf das Feld Art. Klicken Sie auf den AssistButton h, und wählen Sie Artikel. 8 Geben Sie im Feld Nr. die Nummer des gelieferten Artikels ein: Klicken Sie auf den AssistButton p, um die Artikelübersicht aufzurufen. Wählen Sie Artikel 70041, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Nummer in die Rechnungszeile zu übernehmen. Beachten Sie, daß die Felder Bezeichnung, Einheit und EK Preis automatisch ausgefüllt werden, sobald Sie die Eingabe im Feld Nr. mit der Taste Enter bestätigt haben. 42

3.1 Direkte Einkaufsfakturierung 9 Geben Sie im Feld Menge den Wert 300 ein. Die Anwendung errechnet den Inhalt des Feldes Betrag automatisch (ggf. inklusive MWSt). Die erste Rechnungszeile ist damit vollständig ausgefüllt. Weitere gelieferte Artikel erfassen Sie ebenfalls zeilenweise. Wenn ein bestimmter Artikel eine Stückliste ist, kann diese auf mehrere Zeilen entfaltet werden (anstelle der Stückliste werden die enthaltenen Komponenten einzeln aufgeführt). Geben Sie dazu die auf der Stückliste aufgeführte Artikelnummer in das Feld Nr. ein, und klicken Sie auf Funktion f, Stückliste entfalten. Rechnung sofort begleichen Wenn Sie einen Kreditor in Bar oder per Scheck bezahlen müssen, können Sie die entsprechende Buchung zusammen mit der Rechnungsbuchung durchführen. Die Felder Gegenkontonr. und Gegenkontoart erscheinen standardmäßig nicht auf dem Rechnungskopf. Um einen zu einer Rechnung gehörenden Zahlungsausgang zu buchen, müssen Sie die Felder zuerst mit der Designfunktion einfügen. Barzahlung oder Überweisung Um in Bar oder per Überweisung zu zahlen, geben Sie die Bar bzw. die Bankkontonummer in das Feld Gegenkontonr. ein. Achtung................................................. Wenn Sie Ihre Eingangsrechnungen oft bar und sofort bezahlen, empfiehlt es sich, eine Zahlungsform mit einem Gegenkonto einzurichten, und diese dem Kreditor zuzuordnen. Über die Zahlungsform wird das Gegenkonto in den Rechnungskopf kopiert. Beim Buchen der Rechnung wird die Rechnung sofort ausgeglichen. Mehr Informationen zu Zahlungsformen erhalten auf Seite 26.................................................. 43