Software-Besprechung Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche

Software-Besprechung Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche von Josef Schwab Grafische Darstellungen zu verwenden, ist für Projektmanager selbstverständlich. Das Balkendiagramm zur Darstellung des terminlichen Ablaufs ist Standard, aber auch Diagramme über die Auslastung der Ressourcen oder zur Projektstruktur gehören zum üblichen Repertoire. Die Kommunikation mit Hilfe von Grafiken bietet Vorteile, da sich viele Sachverhalte damit schneller und einprägsamer vermitteln lassen als mit Hilfe von Text und Zahlen. Das Projektmanagement bietet ein breites Anwendungsgebiet für Grafiken, denn auch die in den Projekten abgebildeten Prozesse, Datenflussmodelle, Organigramme, Netzwerke, Strukturdiagramme für die Programmierung etc. lassen sich vorteilhaft mit Hilfe von Grafiken kommunizieren. Im breiten Aufgabenspektrum des Projektmanagements kann ein Visualisierungs-Tool somit wichtige Aufgaben übernehmen. Ein Spezialist für solche Aufgaben ist das zur Microsoft-Office-Palette gehörende Visio, das mittlerweile in der Beta-Testversion 2010 vorliegt. Das Programm ermöglicht die grafische Darstellung von anspruchsvollen wirtschaftlichen oder technischen Abläufe und Modellen jeder Art. Dass die von Visio angebotenen grafischen Features auf hohe Akzeptanz bei den Anwendern stoßen, zeigt z.b. die neue Zeitachsen- Übersicht in Project 2010, die aus Visio übernommen wurde. Die neue 2010-Programmgeneration von Microsoft ist so konzipiert, dass sie sich reibungslos mit dem Sharepoint Server 2010 integriert (und umgekehrt). So erschließt sich für Visio auch die Einsatzmöglichkeit in der unternehmensweiten Kommunikation. Damit ein Visualisierungs-Tool einer solchen Rolle gerecht werden kann, muss es folgende Anforderungen erfüllen: Es muss einfach zu bedienen sein, Daten aus den anderen Office-Anwendungen oder aus Datenbanken ohne großen Aufwand übernehmen und einprägsam darstellen können und sich problemlos in die Unternehmenskommunikation einbinden lassen. Diese drei Aspekte sollen nachfolgend am Beispiel der Beta-Version von Visio Premium 2010 untersucht werden. Drei Editionen Visio 2010 gibt es in drei verschiedenen Editionen. Als Visio Standard enthält es die Grundfunktionalitäten zur Erstellung von Diagrammen einschließlich einer breiten Palette von Shapes und Vorlagen. Visio Professional wird benötigt, wenn Daten in Echtzeit in Diagrammen eingebunden und damit Business Intelligence-Lösungen im Datenaustausch mit anderen Programmen realisiert werden sollen. Auch für die Integration der Diagramme in Microsoft Sharepoint ist die Professional-Ausgabe notwendig. Visio Premium verfügt über weitere Features zur Prozessmodellierung, z.b. über Shapes und Vorlagen für BPMN (Business Process Model Notation) und Six Sigma. Außerdem können damit Sharepoint Workflows dargestellt und überwacht werden. Es stellt eine gewisse Prozessintelligenz zur Verfügung, mit der sowohl regelbasierte Diagramme entworfen als auch logische Fehler erkannt werden können. Bedienoberfläche Josef Schwab Kaufmann u. Dipl.-Volkswirt, langjährige Erfahrung als Trainer u. Berater im Bereich Tool-gestütztes Projekt- u. Prozessmanagement. Kontakt: schwab@schwab-pm.de Mehr Informationen unter: www.projektmagazin.de/autoren/ Der erste Schritt bei der Arbeit mit Visio besteht darin, eine geeignete Vorlage auszuwählen. Dabei unterstützt einen die so genannte "Office Fluent"-Benutzeroberfläche von Microsoft, die die zuletzt verwendeten Vorlagen an erster Stelle angezeigt. Alle weiteren zur Verfügung stehenden Vorlagenkategorien sind in der Mitte des Bildschirms angeordneten. Klickt man eine der Kategorien an, zeigt Visio die dazugehörigen Vorlagen an (Bild 1). "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 1

Bild 1: Start-Auswahl aus den Vorlagen. Durch Auswahl einer Vorlage öffnet sich der Arbeitsbereich mit dem oben angeordneten Menüband ("Ribbon"), das für alle Programme der Office-2010-Familie typisch ist (Bild 2). Dieses Menüband kann der Benutzer an seine Bedürfnisse anpassen. Bild 2: Der Arbeitsbereich mit der Auswahl der Schablonen. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 2

Beeindruckende Auswahl an Shapes Da das Einsatzgebiet von Visio in der unternehmensweiten Kommunikation vermutlich vor allem in der Prozessdarstellung liegt, hat man zumindest die Premium-Edition mit einer beeindruckenden Auswahl von Vorlagen mit entsprechenden Shapes für dieses Thema ausgestattet. Neu ist die Gruppe der Vorlagen für die Darstellung von Prozessen nach dem BPMN- Standard (Stand Version 1.2) und die Share- Point Workflow-Shapes (Bild 3). Unter den Geschäftsprozess-Vorlagen gibt es weitere entsprechende Shapes, so z.b. für EPC- Diagramme, ITIL-Shapes, Six-Sigma-Flussdiagramme und Six-Sigma-House of Quality- Shapes. Eine vergleichbare Anzahl von Vorlagen gibt es noch für die Darstellung von Netzwerken, darunter die für Active Directory Objekte und Active Bild 3: Vorlagen für Flussdiagramme (Premium-Edition). Directory Standorte und Dienste. Fehlen dem Anwender dennoch spezielle Shapes für seine Zwecke, kann er zusätzlich das Angebot im Internet durchsuchen. Dort sind zahlreiche weitere, von Anwendern veröffentlichte Shapes zu finden. Einfaches Arbeiten Um Diagramme schnell und einfach zu erstellen und zu bearbeiten, müssen alle benötigten Objekte und Features unmittelbar bereitstehen, so dass kein Wechsel in ein anderes Fenster erforderlich wird. Hier unterstützt Visio den Anwender durch eine intelligente Anordnung von Befehlen und durch das Einblenden von Symbolen direkt auf der Zeichenfläche, die dem Anwender die jeweils benötigten bzw. gewünschten Aktionen bereitstellen. Das spart nicht nur Klicks, sondern auch den Suchaufwand. Einige dieser Arbeitshilfen werden im Folgenden beispielhaft vorgestellt. Alle Shapes im Überblick Im geöffneten Arbeitsbereich erscheint links das Shape-Fenster mit den zum Diagramm-Typ gehörigen Schablonen. Über den Befehl Weitere Shapes kann der Anwender auf alle zur Verfügung stehenden Schablonen zugreifen (Bild 2), ohne dass er das Fenster dabei verlassen muss. Sind mehrere Schablonen geöffnet, kann er sich durch die Auswahl Quick Shapes die von ihm gewünschten Shapes in einem Shape- Übersichtsfenster (Bild 2) anzeigen lassen. Es befinden sich immer diejenigen Shapes in den Quick Shapes, die in einer thematischen Schablone im oberen, durch eine dünne Linie getrennten Abschnitt angeordnet sind. Der Anwender kann die von ihm gewünschten Shapes in diesen Bereich der Schablone ziehen bzw. unerwünschte daraus entfernen, um seine individuelle Auswahl für die Quick Shapes zusammenzustellen. Autoverbinden Zieht der Benutzer ein Shape auf das Zeichenblatt oder zeigt er mit der Maus auf den automatisch angezeigten Autoverbinden-Pfeil, blendet das Programm an dem Verbindungspfeil automatisch eine Minisymbolleiste mit vier Shapes aus den Quick-Shapes ein. Der Benutzer kann davon eines auswählen und durch einen Klick übernehmen. Visio fügt dieses dann ein und verbindet es automatisch (Bild 4). Diese Funktion steht auch für anderen Zeichnungstypen zur Verfügung, z.b. im "Funktionsübergreifenden Bild 4: Autoverbinden. Flussdiagramm", in dem die Prozesse sogenannten "Swimmlanes" d.h. horizontalen oder vertikalen Bändern zugeordnet sind, die die beteiligten (Organisations-)Einheiten darstellen (Bild 5). "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 3

Automatisches Anpassen Bild 5: Zusätzliches Shape einfügen. Legt man ein neues Shape auf dem Verbinder zwischen zwei bereits bestehenden Shapes ab, fügt Visio es ein und verschiebt dabei die beiden anderen automatisch (Bild 7). Ein Shape durch ein anderes zu ersetzen, ist leider nicht möglich. Dazu muss man zunächst das bisherige Shape löschen und anschließend das Neue einfügen. Während in früheren Versionen eine ruhige Hand und Übung erforderlich waren, um die Shapes parallel und mit gleichem Abstand voneinander anzuordnen, gibt es jetzt dafür mehrere Hilfen. Beim eben beschriebenen Einfügen von Shapes mit "Autoverbinden" werden diese automatisch parallel und mit gleichem Abstand eingefügt. Zieht man ein weiteres Shape manuell auf das Zeichenblatt, helfen neue Orientierungslinien dabei, den parallelen Mittelpunkt und den richtigen Abstand zum vorherigen Shape zu finden (Bild 6). Bild 6: Orientierungslinien beim Einfügen. Automatische Ausrichtung Recht mächtig ist der Befehl Automatische Ausrichtung und Abstände (in Bild 2). Damit richtet Visio die Shapes einer ausgewählten Gruppe parallel (vertikal und horizontal) und mit gleichen Abständen voneinander aus. Das ist praktisch, wenn man z.b. aus einer Sequenz miteinander verbundener Shapes einzelne löscht. Die entstandene(n) Lücke(n) werden dann automatisch geschlossen und die verbliebenen Shapes neu angeordnet. ergibt Bild 7: Einfügen eines Shapes in eine Sequenz. Layout-Vorschau Visio bietet im Register Entwurf zahlreiche Varianten, um das Diagramm zu gestalten. Zur Erleichterung der Auswahl erscheint eine Vorschau des jeweiligen Formats, sobald man den Mauszeiger auf einem der Auswahlfelder positioniert. Wurde eine Formatierung ausgewählt, kann diese für einzelne Shapes mit Hilfe der Shape-Befehle Füllen, Linie und Schatten (in Bild 2) überschrieben werden. Arbeitet man mit Daten, lässt sich die Farbgebung für die Shapes an Regeln binden (siehe Bild 8: Layout Vorschau. Abschnitt "Daten darstellen"). Praktisch ist auch das Verschiebe- und Zoomfenster, mit dem man einen verschiebbaren Ausschnitt eines größeren Diagramms mit einem frei wählbaren Vergrößerungsfaktor betrachten kann. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 4

Prozessintelligenz Unterprozesse Ähnlich den Sammel- und Untervorgängen in einem Projektplan können auch Prozesse zur besseren Übersicht in Haupt- und Teilprozesse gegliedert werden. Neu ist, dass aus einer markierten Gruppe von Shapes automatisch ein neuer Unterprozess angelegt werden kann. Ebenfalls neu ist, dass ein Unter- oder Teilprozess in mehrere Hauptprozesse eingebunden werden kann. Es ist also möglich, Routinen als Teilprozesse zu modellieren und wiederholt zu verwenden. Das spart Arbeit, denn der Routine- Ablauf muss nur einmal korrigiert werden, falls er sich ändert. Um auf den angelegten Unterprozess zu springen, klickt man Bild 9: Ausgewählte Shapes als Teilprozess anlegen. man mit gedrückter <Strg>-Taste auf das Symbol, das den Teilprozess darstellt. Der Sprung rückwärts, vom Teilprozess zum Hauptprozess, gelingt nicht ganz so leicht. Hierzu muss man manuell eine Off-Page- Referenz (Hyperlink) als zeichenblattübergreifende Verknüpfung anlegen. Hilfreich wäre in diesem Zusammenhang eine Prozess-Übersicht, die einen Überblick über die angelegten Prozesse und die jeweils untergeordneten Teilprozesse ermöglicht. Fehlerüberprüfung Ganz neu ist die Möglichkeit, ein Prozessdiagramm auf Fehler zu überprüfen. Zur Auswahl stehen je nach ausgewählter Diagrammart eine Überprüfung nach den Regeln BPMN-Diagramm (Business Process Modelling Notation), Standardflussdiagramm und Microsoft SharePoint-Workflowdiagramm. Durch den Befehl Diagramm überprüfen wird in der unteren Bildschirmhälfte ein Fenster mit einer Liste erkannter Probleme geöffnet (Bild 10). Klickt man einen der Einträge an, markiert Visio das betreffende Prozess-Symbol in der Zeichnung. Der Benutzer kann über die Befehle des Kontextmenüs einzelne Probleme oder Regeln ignorieren. Bild 10: Ergebnisse der Überprüfung im Problemfenster. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 5

Im Standard funktioniert die Fehlerüberprüfung für Prozessdiagramme, aber andere Diagramme können auch nach selbstdefinierten (unternehmensspezifischen) Regeln überprüft werden. Die Erstellung dieser Regeln erfordert jedoch Entwicklerfähigkeiten, eröffnet also damit Herstellern von Prozessmanagement- Tools, die auf Visio basieren, neue Möglichkeiten. Daten darstellen Daten mit Shapes verknüpfen Eine häufige Anforderung ist die Visualisierung eines Sachverhalts einschließlich der zugehörigen Daten. Es gibt in Visio die Möglichkeit, Daten im Fenster Shape-Daten manuell einzugeben. Die Shape-Datenfelder sind erweiterbar und frei konfigurierbar. Zur Auswertung findet man unter Bild 11: Das Shape-Datenfeld. den Add-Ons die aus früheren Versionen bekannten Berichte, mit denen man die Shape-Daten nach Excel, HTML oder XML exportieren oder als Shape in Visio ablegen kann. Allerdings sind diese Berichte starr, d.h. so gut wie nicht an die Bedürfnisse der Benutzer anpassbar. Die Daten müssen hier allerdings manuell eingegeben werden und man fragt sich, zu welchem Zweck. Denn Auswertungstools für diese Daten sieht man von den erwähnten Berichten ab gibt es in Visio nicht. Wichtig für die Praxis ist die Funktion, Daten automatisch aus anderen Office-Anwendungen bzw. Datenbanken zu übernehmen. Über Daten / Daten mit Shapes verknüpfen wird ein Datenimport-Assistent gestartet, der menügeführt die Auswahl einer externen Datenquelle ermöglicht. (Eine weitere Möglichkeit, Verbindungen mit Datenbanken zu generieren, findet man unter Ansicht / Add- Ons / Visio Extras. Dort steht z.b. auch einen Datenbankexport-Assistent zur Verfügungen.) Ist die Verbindung zur externen Datenquelle aufgebaut, erscheint unterhalb der Zeichnung ein Fenster mit den Externen Daten. Um ein Shape mit einem Datensatz zu verbinden, wird die entsprechende Datenzeile auf das Shape gezogen. Alternativ lässt sich die Verknüpfung auch für alle oder für ausgewählten Shapes über den Befehl Automatisch verknüpfen herstellen. Bild 12: Daten mit Shapes verknüpfen. Bild 13: Externes Datenfenster und Datengrafiken. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 6

Unter Datengrafiken / Neue Datengrafik erstellen bzw. Datengrafik bearbeiten wird ausgewählt, welche Informationen in der Datengrafik enthalten sein sollen und wie diese dargestellt werden sollen. Bild 13 zeigt ein Diagramm, das sowohl eine Ampel für den Grad der Abweichung von durchschnittlicher zu aktueller Dauer enthält als auch eine Balkendarstellung für die Anzahl der in Bearbeitung befindlichen Aufträge. Über Element bearbeiten kann der Benutzer auswählen, ob er für die Darstellung Text, Datenbalken, Symbolsatz oder Farbe nach Wert verwenden möchte. Im Fall der beiden zuletzt genannten Möglichkeiten kann er im unteren Bereich Regeln definieren, um z.b. die Farbe der Symbole abhängig von verschiedenen Wertebereichen zu gestalten. Zur Erläuterung der grafischen Elemente lässt sich in die Darstellung zusätzlich eine Legende einfügen. Bild 14: Felder auswählen für Datengrafik. Bild 15: Art der Darstellung und Regeln definieren. Daten aus Projektplänen Auch wenn der Import-Assistent von Visio zahlreiche Quellen für den Datenimport zulässt, ist ein direkter Import von Daten aus Microsoft Project nicht möglich. Die Darstellung von ausgewählten Projektdaten in Visio kann nur durch einen Export von Project (ab Version 2007) aus erfolgen. Der Exportvorgang wird dort über den Menüpunkt Graphische Berichte gestartet. Diese Berichte sammeln die aktuellen Daten aus der Project-Datei, bilden einen OLAP (OnLine Analytical Processing-) Cube und exportieren sie dann nach Visio oder Excel. Der Benutzer hat die Möglichkeit, eine Vorlage auszuwählen und nach Wunsch über Berichte anpassen die zu exportierenden Felder zu bestimmen. In Visio werden diese Daten dann als Pivot-Diagramme mit hierarchisch angeordneten Knoten aufgebaut. Knoten einer höheren Ebene enthalten die kumulierten Werte der untergeordneten Ebenen. Über Hinzufügen von Kategorien lassen sich z.b. weitere Vorgangsebenen (Vorgänge / Vorgänge) oder kleinere Zeiteinheiten (Zeit-Wochenkalender) darstellen. Dadurch ist ein gezieltes Drill-Down auf die Daten untergeordneter Ebenen möglich. Über Reduzieren (aus dem Kontextmenü) werden diese wieder ausgeblendet. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 7

Bild 16: Grundlinienbericht aus Project in Visio (Ausschnitt). Leider kann man bei der Anpassung der Berichte in Microsoft Project keine Filter anwenden. So würde es z.b. die Übersichtlichkeit erhöhen, wenn man für den Soll-Ist-Vergleich von Arbeit und Kosten die Meilensteine ausblenden oder sich einen bestimmten Zeitabschnitt des Projekts herausfiltern könnte. Einbindung in die Unternehmenskommunikation Wer eine Prozessdarstellung oder eine mit Daten verbundene Grafik, ein Pivot-Diagramm oder eine andere bildliche Darstellung in Visio erstellt hat, will die Information meist auch an andere Personen kommunizieren. Damit diese die Visio-Datei betrachten können, auch wenn sie selbst nicht über das Programm verfügen, stellt Microsoft einen entsprechenden Viewer zur Verfügung. (Zum Zeitpunkt der Artikelerstellung unter: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=f9ed50b0-c7df-4fb8-89f8- db2932e624f7&displaylang=de.) Zusätzlich bietet Visio unter Datei / Freigeben / Dateityp ändern eine Fülle von Formaten zum Speichern von Visio-Zeichnungen an, neben grafischen wie z.b. PNG oder JPEG u.a. auch die Speicherung als Webseite. Bild 17: Zugang auf dem Sharepoint Server. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 8

Das Speichern in einem dieser Formate, z.b. als Webseite, ermöglicht zwar eine komfortable Ansicht auf die Grafik, diese bildet jedoch immer nur eine Momentaufnahme ab. Geänderte Daten werden nicht übernommen. Unternehmen, die den Sharepoint Server 2010 einsetzen, können die Grafiken mit den jeweils zugehörigen aktuellen Daten in SharePoint in Echtzeit darstellen. Dazu dienen die Visio-Dienste des Sharepoint Servers 2010, die einen Web Access für Visio bereitstellen. Mitarbeiter können damit auf dem Server hinterlegte Visio Dateien im Browser betrachten (Bild 17). Falls Daten in die Visio-Zeichnung eingebunden sind, wird nach einem "Refresh" ("Aktualisieren") immer die aktuelle Datenlage dargestellt. Mit entsprechenden Berechtigungen kann die Zeichnung auch in Visio geöffnet und bearbeitet werden. Für Sharepoint-Prozessspezialisten bieten sich interessante Möglichkeiten: Sie können in Visio erstellte Sharepoint-Workflows in das SharePoint 2010-Prozessrepository exportieren oder umgekehrt von dort nach Visio importieren. Fazit Das Erstellen von Zeichnungen und Grafiken zur "Verbildlichung" von Sachverhalten und Abläufen ist mit Visio 2010 einfacher und die Anwendung gegenüber der Vorversion noch einmal ein Stück benutzerfreundlicher geworden. Durch das Bereitstellen aller wichtigen Befehle und Optionen beim Erstellen einer Zeichnung kann der Anwender sich auf den Inhalt konzentrieren das Wechseln und Suchen in diversen Menüs bleibt ihm erspart. Visio 2010 ist intelligenter geworden, da es Prozessabläufe auf logische Fehler überprüfen und die Darstellung von Daten an Regeln binden kann. Durch die einfache Verknüpfung mit Daten aus anderen Anwendungen auch aus Datenbanken werden Lösungen für das unternehmensweite Datenmanagement möglich. Die grafischen Darstellungen können ohne großen Aufwand kommuniziert und je nach gewähltem Dateityp vom Empfänger mit Hilfe des Visio-Viewers (Originalformat), eines Bildbetrachters (Grafikformat), Acrobat Reader (PDF-Format) oder eines Browsers (HTML-Format) betrachtet werden. Zusätzlich bietet der SharePoint Server 2010 die Möglichkeit, Daten, die in Visio-Dateien integriert sind, in Echtzeit darzustellen. Durch die Integration der Office 2010 Business-Anwendungen Word, Excel, Visio etc. in die Sharepoint- Unternehmenslösung wird die direkte bzw. durch einen Workflow gesteuerte Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter über verschiedene Standorte an gemeinsamen Dokumenten möglich. Damit entsteht eine Unternehmenslösung, die richtig genutzt Daten im Sinne einer Business Intelligence Suite bereitstellen und aufbereiten und damit geschäftliche Entscheidungen, auch für die Projektarbeit, unterstützen kann. Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Bewerten Sie ihn im Projekt Magazin online und teilen Sie so Ihre Meinung anderen Lesern mit. Wählen Sie dazu den Artikel im Internet unter http://www.projektmagazin.de/archiv oder klicken Sie hier, um direkt zum Artikel zu gelangen. "Software-Besprechung. Microsoft Visio 2010: Neuerungen und Einsatzbereiche" Seite 9