Willkommen Projektmanagement Basiskurs München, den 18.02.11 Angela Reeg-Muller
Agenda Projektorganisation Projektorganisationsformen im Unternehmen Projektorganisation im Projekt Projektrollen Planung im Projekt Projektstrukturplan Arbeitspakete
Projektmanagement- Organisationsformen im Unternehmen Stabsprojektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation = Autonomes PM Quelle: www.projektmanagementhandbuch.de
Stabsprojektorganisation Die Personal- und Führungsverantwortung für die Projektmitarbeiter verbleibt bei den Linienvorgesetzten Der Projektleiter hat i.d.r. nur eingeschränkte Weisungsbefugnis über seine Projektmitarbeiter Linienarbeit hat tendenziell Vorrang Projekte werden nebenbei gemacht
Vor- und Nachteile der Stabsprojektorganisation Vorteile Schlankheit des Ansatzes Kein unnötiger administrativer Aufwand Nachteile Projektgröße begrenzt Nur für kleine überschaubare Projekte
Matrixprojektorganisation Projektleiter und mitarbeiter erfüllen parallel Linienund Projektaufgaben Im Rahmen des Projekts ist der Mitarbeiter dem PL unterstellt Sobald der Mitarbeiter seiner Fachfunktion nachkommt, ist der Linienvorgesetzte zuständig Die Personalverantwortung verbleibt üblicherweise in der Linie.
Projekte in Matrixorganisation Vorteile Flexibler Personaleinsatz Schneller Aufbau des Projektteams Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter Nachteile Potenzielle Ziel- und Interessenkonflikte: Diener zweier Herren Ggf. hoher Koordinationsbedarf
Reine Projektorganisation I Projektleiter und mitarbeiter sind ausschließlich mit Projektarbeiten beschäftigt. Die Mitarbeiter sind dem PL fachlich und disziplinarisch unterstellt
Reine Projekt-Organisation im Unternehmen Vorteile Kein Kapazitätenproblem mit Linie Höhere Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt Projektarbeit als Baustein in der Karriere? Nachteile Distanz zur Linie Projektarbeit als Warteschleife? Wiedereingliederung der Mitarbeiter am Ende des Projektes kann problematisch sein
Warum überhaupt eigene Projektorganisation? Bestehende Linienorganisation Vorteile einer eigenen Projektorganisation Ideal für die Erfüllung regelmäßig wiederkehrender bekannter (meist fachorientierter) Geschäftsvorfälle Fehlende Flexibilität Fehlende interdisziplinäre Zusammensetzung Klare Führungsverantwortung und Entscheidungskompetenzen des PL Hohe Identifikation des Projektteams mit dem Projekt Konflikte müssen nicht über die Hierarchien der Linienorganisation ausgetragen werden Projektorganisationen ergänzen die bestehenden Linienorganisationen
Reine Projektorganisation II z.b. für Beratungsunternehmen
Grundformen der Projektorganisation in Unternehmen im Überblick Aspekte des Projektes Stabsprojektorganisation Matrixorganisation Autonomes Projektmanagement Größe der Aufgabe klein mittel und groß eher groß bis sehr groß Personalbedarf gering mittel und groß eher groß bis sehr groß Projektdauer kurze Laufzeit mittlere bis längere Laufzeit mittlere bis längere Laufzeit Erfahrung der Beteiligten eher gering mittel und groß groß bis sehr groß Komplexität gering mittel und groß groß bis sehr groß
Projektorganisation: wir unterscheiden Projektorganisationsformen im Unternehmen Projektorganisation im Projekt
Organisation des Projektes
Projektorganisation mit drei Teilprojekten, Beispiel Lenkungsausschuss Projektleiter Projektassistenz Teilprojektleiter 1 Teilprojektleiter 2 Teilprojektleiter 3 Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiterin Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiter/In Projektmitarbeiter/in Projektleiter=Projektleiterin Projektmitarbeiter/In
Der Lenkungsausschuss (LA) steuert die Richtung des Projekts und trifft die wesentlichen Entscheidungen erteilt den Projektauftrag definiert die Ziele des Projektes gibt das Budget frei, ggf. phasenweise nimmt Projektstatus-Berichte der Projektleitung entgegen gibt Anträge frei entscheidet über Änderungsanträge Unterstützt und berät die Projektleitung Mitglieder des LA > Geschäftsleitung > Stakeholders > Nutzer der Ergebnisse des Projekts
Das Projektteam setzt sich zusammen: Die Effektivität des Projektes beruht auf der optimalen Zusammenarbeit im Projektteam
Teilprojektleiter/In Teilprojekte werden gebildet, wenn das Projektteam zu groß ist (Faustregel ab 7 Mitarbeitern) Teilprojektleiter verantwortlich für ihre Teilprojekte erstellen Projektpläne für die jeweiligen Teilprojekte sind dem PL unterstellt
Projektmitarbeiter/in sind für die Dauer des Projektes aus der Linie ganz bzw. zeitweise herausgelöst dem/der PL oder TPL unterstellt Aufgaben termingerechte Abarbeitung der Arbeitspakete regelmäßige Bericht über den Fortschritt der Arbeitspakete, Zeitaufwände und Prognosen Einfordern von notwendigen Entscheidungen
Der Projektstrukturplan (PSP) Was ist das überhaupt? - ist der Plan der Pläne, Grundlage für die weitere Planung - beantwortet die Frage: Was ist zu tun im Projekt? - gliedert sämtliche Aktivitäten - enthält Teilaufgaben und Arbeitspakete* - üblicherweise in Baumstruktur * Arbeitspakete befinden sich auf der untersten Ebene im PSP. Für jedes AP gibt es einen Verantwortlichen. Ziele des Projektstrukturplans - Planung der zu erbringenden Leistung/en - Strukturierung des Projektes - organisiert die Arbeit in überschaubare Einheiten - Gemeinsame Basis - Kommunikationsinstrument
PSP, schematisch
Projektstrukturplan (PSP) besteht aus
Vorgehen bei der Erarbeitung des Projektstrukturplans Name des Projektes in die oberste Ebene schreiben Die Ebenen darunter enthalten Teilaufgaben und Arbeitspakete Teilaufgaben fassen mehrere gleichartige Arbeitspakete zusammen Ein Arbeitspaket definiert die Arbeit, die Dauer und die Kosten für die Aufgaben, die zur Erstellung des Arbeitspakets nötig sind Pro Arbeitspaket gibt es einen Verantwortlichen, auch wenn mehrere Personen daran arbeiten Auf klare Beschreibung achten 100%-Regel beachten, d.h. ALLES erfassen Kreativitätstechniken anwenden, um Nichts zu vergessen PSP mit dem Team erstellen, um alle Aspekte zu berücksichtigen und Komplexität abzubilden
Beschreibung eines Arbeitspakets
Formblatt Arbeitspaketbeschreibung, Beispiel Arbeitspaketbeschreibung Projekt-Nr.: Projektbezeichnung: Projektleiter: Arbeitspaket-Nr.: Arbeitspaketbezeichnung : Arbeitspaketveranwortlic her: Ziele, beabsichtigte Ergebnisse: Voraussetzungen für den Start des Arbeitspaketes: Tätigkeit / Bearbeiter: Aufwand: Bearbeitungsdauer: Gesamtaufwand, Arbeitspaket: Gesamtdauer, Arbeitspaket: Unterschrift, Projektleiter Unterschrift, Arbeitspaketverantwortlicher
Danke, dass Sie alle so super mitmachen! Angela Reeg-Muller Dipl.-Volkswirtin Lean Six Sigma Black Belt Beratung Training Business Coach - Moderation www.reeg-muller.de a.reeg-muller@exzellenta.de Wolfseeweg 11, 83730 Fischbachau Mobil: 0170 34 70 488