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Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Die Idee... 3 2. Schnittstellen... 3 3. Installation... 4 4. Der erste Start... 4 5. Optionen... 5 6. Das Menü... 7 7. Neue Email erstellen... 8 8. Adressen... 9 8.1 Adressen hinzufügen... 9 13. Die NICHT-Funktion:... 9 14. Die UND-Funktion:... 10 15. Die ODER-Funktion:... 10 16. Die KLEINER/GRÖSSER/KLEINER-GLEICH/GRÖSSER-GLEICH-Funktion:... 10 8.2 Adressen löschen... 11 9. Anhänge... 11 9.1 Anhänge hinzufügen... 11 9.2 Anhänge löschen... 11 10. Blacklist... 11 10.1 Eintrag hinzufügen... 12 10.2 Eintrag löschen... 12 11. Vorlagen... 13 11.1 Vorlagen hinzufügen... 13 11.2 Vorlagen löschen... 14 12. Senden von E-Mails... 14 Seite 2
1. Einleitung Die Idee Die in INKS bei Kunden, Lieferanten und Interessenten hinterlegten E-Mail-Adressen für Mailing-Aktionen zu nutzen, ist der Hintergedanke für dieses Modul. Beim Auslesen der E-Mail-Adressen mit dem Programmteil Adressausgabe für WORD/EXCEL oder mit der ODBC-Schnittstelle ergibt sich das Problem, dass jede E-Mail-Adresse zu einem neuen Datensatz gehört und deshalb die E-Mail-Adressen in der Ausgabedatei untereinander stehen. Damit kann kein E-Mail-Programm etwas anfangen. Das INKS-Modul bietet zusätzlich den Vorteil, dass Sie anhand der INKS-Daten eine Vorauswahl treffen können, welche E-Mail-Adressen berücksichtigt werden sollen. Außerdem können Sie in E-Mail-Vorlagen verwalten, also bereits erfasste E-Mail- Vorlagen noch einmal zur Bearbeitung aufrufen. Abwandeln bzw. aktualisieren können Sie E-Mail-Vorlagen nur mit einem HTML-Editor wie z. B. NVU. In Programm selber können die Vorlagen nicht noch mal bearbeitet werden. 2. Schnittstellen Technische Schnittstellen: - kommuniziert mit dem Warenwirtschaftssystem INKS. Von dort stammen alle Adressendaten. - kommuniziert außerdem mit dem Standard-E-Mail-Programm des jeweiligen Computers. (z. B. Microsoft Outlook ab der Office-Version 2010; david von Tobit.Software) - bietet einen Standard-CSV-Export für die angezeigten bzw. ausgewählten Adressen an. CSV-Dateien können z. B. mit Microsoft EXCEL geöffnet werden. Das Auslesen der Adressendaten aus INKS kann sowohl beim Programmstart erfolgen als auch manuell aufgerufen werden, um spätere Änderungen noch einmal aktuell zu übernehmen. Die Adressen können nach vielen Wunschkriterien wie PLZ, Umsatz oder letztes Umsatzdatum eingegrenzt werden. Es können beliebig viele Empfänger einer E-Mail zugeordnet werden, ebenso wie Cc- und Bcc-Empfänger ( Bcc steht für blind carbon copy und bedeutet, dass an andere E-Mail-Empfänger keine Informationen darüber mitgeteilt werden, an welche E-Mail-Adressen dieselbe E-Mail sonst noch geschickt worden ist), und es können beliebig viele Datei-Anhänge hinzugefügt werden. Außerdem ist es möglich, alle Tabellen als CSV Datei zu exportieren oder zu drucken. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Blacklist anzulegen, um E-Mail-Adressen vom E-Mail-Versand auszuschließen. Seite 3
3. Installation Um in Betrieb nehmen zu können, ist nicht die Installation zusätzlicher Programmdateien in INKS erforderlich. Die notwendigen Programmdateien sind nach der Installation des Programms INKS bereits vorhanden. Aktiviert wird durch eine Freischaltung in der INKS-Personalisierung. 4. Der erste Start Sie starten im Hauptmenü von INKS unter Mailing/Post Email an selektierte Adressen. Bild 1 Start Seite 4
5. Optionen In dem Fenster müssen nun folgende Informationen eingetragen werden: Bild 2 Login - Der Pfad zu Ihrem INKS-Programm(z.B. C:\Inks) - Dann wählen Sie Ihren Benutzernamen aus der Liste aus. Sollte die Liste leer sein, ist der Pfad fehlerhaft. - Danach geben Sie das INKS-Passwort für diesen Benutzer ein. Im folgenden Fenster müssen Sie den Adressnummernrahmen zum Auslesen festlegen. Bei größeren Datenmengen kann es unter Umständen etwas länger dauern alle Adressen einzulesen. Bild 3 Adressnummer Durch einen Klick auf einen der Buttons wird der im INKS-Firmenstamm voreingestellte Adressnummernrahmen geladen. Die Standard-Einstellung ist: Kunden = 10000-59999 Lieferanten = 60000-79999 Interessenten = 80000-99999 Seite 5
Im letzten Abschnitt müssen Sie noch auswählen, ob Sie nur die Ansprechpartner durchsuchen wollen oder alle E-Mail-Adressen der Adressen angezeigt bekommen wollen. Bei den meisten INKS-Anwendern ist ausnahmslos an alle E-Mail-Adressen die richtige Einstellung. Das meint die E-Mail-Adressen, die im INKS-Adressenstamm unter dem Reiter Partner/email bei email eingetragen sind. Die Auswahl der E-Mail-Adressen, die tatsächlich eine Rundmail bekommen sollen, erfolgt dann bei der Bearbeitung der einzelnen Rundmails. Achtung: Um eine E-Mail-Adresse eindeutig einem Ansprechpartner zuzuordnen, benötigen Sie das INKS -Modul erweiterter Ansprechpartner (IN-LINE Artikel- Nr. w2282). Mit dem Klick auf Adressen einlesen beginnt das Programm mit der Suche nach den E-Mail- Adressen. Bild 4 Empfänger Seite 6
6. Das Menü 1 2 3 4 5 Bild 5 Menü Mit Button 1 kommen Sie zur der Adressenübersicht aller eingelesenen Adressen. Mit Button 2 öffnen Sie eine neue Email ohne Vorlage. Mit Button 3 können Sie einer geöffneten Email einen Anhang hinzufügen. Mit Button 4 Email wird versendet! Mit Button 5 löschen Sie die Verknüpfung zur Vorlage. In der oberen Menüleiste sind die Standardmenüs: Bild 6 Menü2 - unter Datei: Neue Email, Öffnen, Speichern, Adressen einlesen und Beenden ; - unter Bearbeiten: Rückgängig, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Alles auswählen ; - unter Einstellungen: Optionen, Blacklist und Anpassen. - unter Hilfe: Hilfe anzeigen, Fernwartung, Info Seite 7
7. Neue Email erstellen Mit dem Klick auf den Button erhalten Sie folgendes Fenster: Bild 7 Neue Email Ganz oben finden Sie den Betreff der Email. Der Betreff einer Email ist gleichzeitig in auch der Name Ihrer Email. Direkt darunter können Sie die Felder Bcc, Cc und An finden. Hier können Sie E-Mail- Adressen direkt eintragen, oder Sie verwenden die Lupe am rechten Bildschirmrand. Am Schluss können Sie Ihrer Email noch Anhänge hinzufügen. Dies funktioniert über den Button am rechten Bildschirmrand oder oben links im Menü. Mit einem Klick auf den Button wieder zu der Übersicht ihrer Vorlagen. mitten in der Neuerfassung einer Email, gelangen Sie Seite 8
8. Adressen 8.1 Adressen hinzufügen Über einen Klick auf die Lupe an der rechten Seite kommen Sie zur Adressensuche: Bild 8 Adressen Über die Eingabe von Suchparametern in die obere Spalte können Sie Ihre Adressenauswahl spezifizieren. Über den Button oben links in der Menüleiste werden alle Adressen, die Ihren Suchkriterien entsprechen und nicht in der Blacklist stehen, in die Email übernommen. Ob die E-Mail-Adressen in Bcc, Cc oder An eingefügt werden, hängt davon ab, über welches Adressfeld Sie die Adresssuche geöffnet haben. Die Adressen landen automatisch im gleichen Feld. (Das Feld Bcc sollte standardmäßig verwendet werden, da die E-Mail- Empfänger dann nicht sehen können, an welche E-Mail-Adressen die Rundmail sonst noch geschickt worden ist.) 8.2 Die NICHT-Funktion: Das Eingabezeichen:! Falls Sie etwas in der Auflistung ausschließen möchten, dann nutzen Sie die NICHT- Funktion. Beispiel: Sie möchten einen Ort ausschließen, zum Beispiel Reinfeld. Dazu geben Sie dann in dem entsprechenden Suchfeld (ohne die Anführungszeichen) ein.!reinfeld Seite 9
Diese Funktion lässt sich mit der UND- und der ODER-Funktion kombinieren. 8.3 Die UND-Funktion: Das Eingabezeichen lautet: + Sie suchen einen Kunden mit einem längeren Namen oder wissen nicht den genauen Namen, dann nutzen Sie die UND-Funktion. Beispiel: Sie suchen einen Paul Edwin von Beispielhausen und wissen nur den Vornamen Paul und das der Nachname hausen enthält. Dafür geben Sie in das entsprechende Feld paul+hausen ein. Diese Funktion ist mit allen anderen Suchfunktionen kombinierbar. 8.4 Die ODER-Funktion: Das Eingabezeichen lautet: % Falls Sie Ihre Ausgabe in einer Spalte nach zwei unterschiedlichen Kriterien einschränken möchten, von denen entweder das eine oder das andere erfüllt sein muss, dann nutzen Sie die ODER-Funktion. Beispiel: Sie wollen die Kundennummer abc und die Kundennummer xyz. Geben Sie hierfür in das entsprechende Feld ein. abc%xyz Diese Funktion ist mit allen anderen Suchfunktionen kombinierbar. 8.5. Die KLEINER/GRÖSSER/KLEINER-GLEICH/GRÖSSER-GLEICH-Funktion: Die Eingabezeichen lautet: < KLEINER-Funktion > GRÖSSER-Funktion <= KLEINER-GLEICH-Funktion >= GRÖSSER-GLEICH-Funktion Sie möchten Ihre Ausgabemaske nach einem Datum eingrenzen, alle Kundennummern kleiner als eine gewünschte Nummer sehen oder nur die Kundennummern kleiner gleich und größer gleich der gewünschten Nummer sehen? Dann nutzen Sie eine Dieser Funktionen. Beispiel: Sie möchten nur die Kunden angezeigt bekommen, deren letztes Umsatzdatum zwischen Datum X und Datum Y liegt. Hierfür geben Sie >=y+<=x Seite 10
ein. Um ein ganzes Jahr zu sehen, einfach die Jahreszahl(2013) eingeben. Für einen Monat geben Sie einfach Monat.Jahr(01.2013) ein. Für ein bestimmtes Datum geben Sie dd.mm.yyyy ein. Diese Funktion lässt sich mit der UND- und der ODER-Funktion kombinieren. 8.6 Adressen löschen Um Adressen wieder aus der Email zu entfernen, können Sie die zu löschende Email- Adresse markieren und Entf oder die Backspace -Taste ( ) drücken. 9. Anhänge 9.1 Anhänge hinzufügen Wenn Sie den Button drücken öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie die gewünschte Datei, die angehängt werden soll, aussuchen können. Die direkte Eingabe von Pfad- und Dateiname sind nicht möglich. 9.2 Anhänge löschen Einen Anhang löschen Sie auf die gleiche Weise wie eine Adresse: Den zu löschenden Anhang markieren und Entf oder Backspace drücken. 10. Blacklist Die Blacklist finden Sie im Menü unter Einstellungen. Alle E-Mail-Adressen auf der Blacklist sind automatisch und ohne Benachrichtigung vom Versand ausgeschlossen. Seite 11
Bild 9 Blacklist 10.1 Eintrag hinzufügen Um eine Emailadresse der Blacklist hinzuzufügen geben Sie diese einfach in der, mit einem * markierten Zeile ein. Unter Anmerkungen können Sie eine Begründung für diesen Eintrag hinterlegen. 10.2 Eintrag löschen Bild 10 Eintrag löschen Um eine E-Mail-Adresse von der Blacklist zu löschen, können Sie diese einfach anklicken und per Entf -Taste löschen oder Sie verwenden das X in der Menüleiste. Seite 12
11. Vorlagen Über den Programmteil Optionen gelangen Sie zu den Vorlagen. Siehe folgendes Fenster: Bild 16 Vorlagen 11.1 Vorlagen hinzufügen Um eine Vorlage im Programm zu hinterlegen, gehen Sie zu dem Punkt Optionen. Mit dem Button können Sie die gewünschten Vorlagen nun im Programm hinterlegen. Mit diesem Button oder einem Doppel Klick, wird die gewünschte Vorlage in eine neue Email übernommen. Seite 13
11.2 Vorlagen löschen Um hinzugefügte Vorlagen zu löschen, klicken Sie auf die Neue Email, mit der die Vorlage verknüpft ist an und klicken dann auf diesen Sie können eine neue Vorlage hinzufügen. Button. Ihre Vorlage wird entfernt und 12. Senden von E-Mails Durch Anklicken dieses Buttons, wird die E-Mail sofort versendet. Im Ausgang Ihres Standard-Email-Programms finden Sie die gesendete bzw. gesendeten E-Mails. Bei weiteren Fragen sprechen Sie uns bitte gerne an. Ihr IN-LINE Team Seite 14