CRM Kude- ud Lieferatemaagemet
Ihaltsverzeichis 1 Leistugsbeschreibug... 3 2 Itegratio i das Ageda-System... 4 3 Highlights... 5 3.1 Schelle ud eifache Ersteirichtug... 5 3.2 Zetrales Kotakterfassugsfester... 7 3.3 Selektioe für Adresse ud Kotakte... 8 3.4 Itegrierte Wissesdatebak... 10 3.5 Auswertuge... 11 4 Fuktiosübersicht... 13 Autor: Peter Pallesche CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 2
1 Leistugsbeschreibug CRM ist eie bracheuabhägige Lösug für das Kude- ud Lieferatemaagemet. Ageda CRM Kudemaagemet mit System Kude- ud Lieferatebeziehugs-Prozesse gewie immer mehr a Bedeutug. Mit CRM (Customer-Relatioship-Maagemet) habe Sie Ihre Kude- ud Lieferatedate sofort im Zugriff. Sie lege eue Kude ud Lieferate hier a ud köe Äderuge sofort eipflege. Außerdem erfasse Sie hier alle Kotakte, sei es per Telefo, E-Mail, Post oder Fax. Zusätzliche Kotaktarte köe Sie idividuell defiiere. Praktische ud professioelle Software-Uterstützug Sie köe qualifiziert Kude- ud Lieferatedate importiere, exportiere, pflege ud auswerte. Ihre Kude ud Lieferate fühle sich gut betreut, Ihre Reaktios- ud Liefergeschwidigkeit steigt, die Zufriedeheit wächst. Sie köe Kude ud Lieferate ach selbst erstellte Kriterie selektiere ud aschreibe. Ageda CRM ethält viele Fuktioe, für die Sie sost mehrere Programme uterschiedlicher Hersteller beötige, gaz schlak ud flexibel i eier Awedug. Da Sie Iformatioe systematisch erfasse, wächst der Wert Ihrer Kude-Datebak täglich. Sie strukturiere ud aalysiere Zahle, Date ud Fakte ud gewie damit eue Erketisse über Ihre Kude- ud Lieferatestamm. So köe Sie zum Beispiel Auftragseigäge mit verschiedee Kudeeigeschafte i Beziehug setze, Bestadskude durch maßgescheiderte Agebote begeister ud Marketigaktioe zielgruppespezifisch ausrichte. CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 3
2 Itegratio i das Ageda-System CRM ist voll i das Ageda-Gesamtsystem itegriert, bezieht Date vo adere Aweduge ud stellt Date zur Verfügug. Sie profitiere vo eier kosistete ud flüssige Datehaltug. Der komplette Datebestad ka über das Ageda-Rechezetrum gesichert werde. FIBU Fiazbuchführug DMS Dokumete-Maagemet-System BENUTZER Beutzerverwaltug OP-Kote Debitore ud Kreditore Abgleich vo Debitore- ud Kreditore-Stammdate Adressselektioe für Seriebriefe ud Serie-E-Mails Dokumetvorlage mit Platzhalter zum sofortige Erstelle vo Dokumete i CRM Rechteverwaltug Mitarbeiter CRM Kude- ud Lieferatemaagemet Azeige der erstellte Belege, Abgleich vo Kudestammdate Abgleich vo Kudestammdate Termie für Beratuge oder Kudediest usw. FAKTURA Auftragsverwaltug ud Fakturierug KALENDER Zetrale Termiverwaltug CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 4
3 Highlights 3.1 Schelle ud eifache Ersteirichtug 3.1.1 Idividuelle Registerkarte alege Über eie idividuelle Registerkarte köe Sie verschiedee Ifos über Ihre Kude sammel. Das folgede Beispiel veraschaulicht Ihe, wie schell ud eifach Sie CRM maßgescheidert für Ihr Uterehme eirichte ud das gaz ohe extere Berater. Mit CRM richte Sie maßgescheidert schell ud eifach Ihr Uterehme ei - gaz ohe extere Berater. Beispiel: Die Musterfirma L + L GmbH für Kälte- ud Klimatechik möchte pro Kude wisse, welche Geräte aktuell eigesetzt werde ud wa der jeweils ächste Servicetermi ist. Die L + L GmbH beschriftet ihre idividuelle Registerkarte mit dem Name Ifos Kälte- / Klimatechik 1. Als idividuelles Datumsfeld erfasst sie de Nächste Servicetermi 2 ud als idividuelles Listeauswahlfeld legt sie das Feld Ifos Klimatechik 3 a. Für das Listeauswahlfeld gibt die L + L GmbH scho etsprechede Atwortmöglichkeite (z. B. Deckegeräte, Kassettegeräte, usw.) vor, die der Mitarbeiter bei eiem Kotakt mit dem Kude ur och auswähle muss 4. Durch diese eifache Ersteirichtug ka der Bearbeiter die Date direkt beim Telefoat erfasse. 1 2 3 4 CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 5
3.1.2 Idividuelle Kotaktarte gaz eifach selbst kofiguriere Sie köe füf uterschiedliche Kotaktarte alege ud diese idividuell beschrifte. Jede Kotaktart köe Sie sich mit jeweils füf uterschiedliche Text- / Zahlefelder bzw. Listeauswahlfelder azeige lasse. Beispiel: Die L+L GmbH hat sich für die füf Kotaktarte Agebotsafrage, Rechugsafrage, Lieferugsafrage, Reklamatio ud Sostiges etschiede. Die dazugehörige Text- / Zahlefelder bzw. Listeauswahlfelder mit Atworte solle beispielsweise so aussehe: Kotaktart Text- / Zahlefeld Listeauswahlfeld Agebotsafrage 1Nächster Servicetermi 2 Art der Klimageräte Möglicher Umsatz i Euro Art der Kältegeräte Geplate Dauer i h Nutzug Wuschtermi Ergebis des Gesprächs Je ach Kotaktart erfasst der Bearbeiter direkt beim Telefoat mit dem Kude die Text- / Zahlefelder ud wählt die korrekte Atworte bei de Listeauswahlfelder aus. Rechugsafrage Rechugsummer Korrekturrechug ötig Gewährter Rabatt i % Stimmug des Kude Lieferugsafrage 1. Geplates Lieferdatum Lieferugsart 2. Geplates Lieferdatum Stimmug des Kude 3. Geplates Lieferdatum Reklamatio Grud der Beschwerde Vereibarte Maßahme Stimmug des Kude Sostiges Kotakterfassugsfester Agebotsafrage mit de jeweils vier idividuell festgelegte Felder 1 2 CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 6
3.2 Zetrales Kotakterfassugsfester Das Kotakterfassugsfester i Ageda CRM ermöglicht Ihe die komplette Bearbeitug eies Kotaktes. Sie habe alle mögliche Fuktioe im direkte Zugriff. Das spart Ihe viel Zeit ud erhöht die Kudezufriedeheit durch schelle Reaktioszeite. Die folgede Abbildug zeigt Ihe, was alles möglich ist: 1 Im Kotakterfassugsfester habe Sie alle mögliche Fuktioe im direkte Zugriff. 2 3 4 5 6 7 8 1 I de Adress-Stammdate sehe Sie alle Date zu Ihrem Kude iklusive Ihrer idividuelle Registerkarte. Sie fide alle Dokumete aus DMS, alle Rechuge aus FAKTURA, das OP-Koto aus FAKTURA ud FIBU ud atürlich alle Adressdate. 2 Über die TAPI-Schittstelle zwische PC ud Telefo köe Sie de Kude direkt aus dem Programm arufe. 3 Das E-Mail-Programm startet sofort ud hiterlegt scho die korrekte E-Mail-Adresse. 4 Sie köe de Kotakt a de zustädige Sachbearbeiter weiterleite. Das optimiert de Workflow i Ihrem Uterehme erheblich. 5 Sie köe sofort ei Dokumet (Brief oder E-Mail) mit scho vorbelegte Platzhalter für de Kude erstelle. So habe Sie beispielsweise eie Vorlage für Serviceaufträge, die Sie bei Afrage sofort a de Kude schicke köe. 6 Sie köe sich alle Kotakte eies Kude azeige lasse. So wisse Sie gleich, was der Kude mit adere Kollege scho vereibart hat. 7 Über die Wissesdatebak köe Sie alle Atworte zu häufige Frage fide. So sid alle Mitarbeiter auf dem aktuelle ud gleiche Wissesstad. Sie pflege diese Wissesdatebak ach Ihre eigee Aforderuge. 8 Sie köe sofort Termie, beispielsweise für Kudedieste, plae ud vermeide dadurch Termiüberscheiduge (i Verbidug mit KALENDER). CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 7
3.3 Selektioe für Adresse ud Kotakte I CRM ist das Tool zum Erstelle vo Selektioe direkt itegriert. Sie köe Selektioe sowohl über de Adressbestad, als auch über alle erfasste Kotakte durchführe. Ud das Beste ist: Sie köe diese Selektioe miteiader verküpfe. Sie köe die Selektioe für Adresse ud Kotakte miteiader verküpfe. Ihr Direktmarketig erlebt dadurch eie echte Aufschwug, da Sie Ihre Kude icht ur persoalisiert aspreche, soder auch Detailiformatioe berücksichtige köe. Beispiel: Die L + L GmbH möchte ei Briefmailig a ihre Kude schicke, weil sie eie eue, verbesserte Klimaalage im Agebot hat. Diese eiget sich besoders gut für Gastroomiebetriebe. Da die L + L GmbH aber icht so große Kapazitäte im Außediest hat, möchte sie das Mailig erst eimal ur a Kude i Müche versede. Außerdem ist ihr wichtig, dass Kude, die aktuell scho i Verhadluge sid ud dadurch eie offee Kotakt besitze, icht ageschriebe werde. 1. Adress-Selektio: 2. Kotakt-Selektio: 3. Verküpfug: Alle Kude-Adresse Alle Kude mit offee Durch die Selektios-Veraus Müche, die im Kotakte. (Davo sid küpfug werde vo der Feld Wirtschaftszweig 20 Kude auch i der Adress-Selektio die Gastroomie" stehe Selektio 1 ethalte.) Kude aus der Kotakthabe. Selektio abgezoge, die eie offee Kotakt besitze. 1 2 3 Beispiel der Ergebisliste: Beispiel der Ergebisliste: Beispiel der Ergebisliste: 500 Kude 50 Kude 480 Kude CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 8
I diesem Beispiel werde die Kude der Selektio 2 (offee Kotakte) vo der Selektio 1 (Gastroomiekude aus Müche) abgezoge. 3 2 1 We Sie die gewüschte Ergebisliste erstellt habe, köe Sie damit uterschiedlich vorgehe: Etweder übergebe Sie diese Selektio a das Programm DMS ud erstelle dort selbst Ihr Aschreibe zum Brief- oder E-Mailig. Sie köe die Ergebisliste als CSV-Datei speicher ud a eie extere Diestleister weitergebe, um das komplette Brief-Mailig persoalisiert drucke zu lasse oder das E-Mailig persoalisiert versede zu lasse. Sie köe Etikette für geau diese selektierte Adresse drucke. CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 9
3.4 Itegrierte Wissesdatebak Sie brauche kei Extra-Tool für eie Wissesdatebak erwerbe. I CRM ist dieses Tool gleich mit itegriert. Die Vorteile eier zetrale Wissesdatebak liege auf der Had: Alle Mitarbeiter beatworte die Frage vo Kude auf Basis der gleiche Iformatioe. Alle Mitarbeiter sid immer auf eiem aktuelle Wissesstad. Alle Iformatioe zu Produkte werde zetral gespeichert ud verwaltet. Sie köe jeder Frage eie Titel gebe ud aschließed eier Gruppe ud Utergruppe zuorde. Nebe dem Titel köe Sie auch och weitere Suchbegriffe erfasse, uter dee eie bestimmte Atwort gefude werde soll. Zusätzlich zu eier Atwort habe Sie die Möglichkeit, zugehörige Dateie zu importiere ud zu speicher. Beispiel für eie Frage mit Atwort ud Dateialage i der Wissesdatebak CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 10
3.5 Auswertuge 3.5.1 Freie Kotaktauswertug Über die freie Kotaktauswertug köe Sie jede beliebige Auswertug erstelle. Sie wähle selbst, welche Spalte überhaupt agezeigt werde solle. Die Gruppierug der Kotakte lege Sie auch gaz eifach fest, idem Sie die gewüschte Spalte per Drag & Drop ach obe ziehe. Gewüschte Spalte köe Sie per Drag & Drop ach obe ziehe. CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 11
Sie köe i de folgede Auswertuge selbst wähle, ob Sie die Azahl der Kotakte pro Kotaktart, pro Bearbeiter oder für die Ei- / Ausgagsarte erstelle möchte. Die Auswertuge stehe Ihe jeweils etweder als Zahle-Darstellug oder als Diagramm zur Verfügug. Im Bereich der Auswahl-Werte köe Sie och defiiere, ob die Azahl oder die Dauer der Kotakte i Miute dargestellt werde soll. 3.5.2 Zeitliche Etwicklug der Kotakte 3.5.3 Vorjahresvergleich CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 12
4 Fuktiosübersicht Allgemei Mehrmadatefähig, z. B. Verwaltug Ihres Uterehmes mit alle Tochtergesellschafte Komfortabler Assistet zur Ersteirichtug des Programms MS Office-Itegratio Zetrale Beutzer- ud Rechteverwaltug mit Passwortschutz auf Programmebee Adressverwaltug Verwaltug vo Kude, Lieferate ud sostige Adresse Komfort-Volltext-Suche Automatische Vergabe der Kudeud Lieferateummer Kude- ud Lieferateummer umerisch oder alphaumerisch Notizfuktio Automatischer Dateabgleich zwische Kude- ud Lieferateadresse Beliebig viele Asprechparter mit Kotaktdate Abweichede Lieferaschrift mit Kotaktdate Automatische Straße- / Postfachaschrift für Privat- ud Firmeadresse oder mauelle Briefaschrift Itegrierte KlickTel-Telefoummer- Suche Azeige der OP-Kote aus Ageda FAKTURA ud FIBU Idividuelle Kofiguratio eies eigee Registers mit eigee Text-, Zahle-, Datums- ud Listeauswahlfelder Erfassug der Herkuft (Quelle) eier Adresse zur Beurteilug der Adressqualität Umfagreiche Eigabehilfe ud Feldprüfuge zur Reduzierug vo Erfassugsfehler, z. B. Postleitzahl, Ort, Arede, Vorame, E-Mail-Adresse, Bakverbidug usw. Schellaufruf zur Verwaltug großer Adressbestäde Aktivkeug vo Kude-, Lieferate- ud Adressdate Dubletteprüfug bei Neualage Verlaufsliste der zeh zuletzt geöffete Adresse Marketig Vielfältige Fuktioe zur Sammlug ud Klassifizierug der Adresse Zuordug Wirtschaftszweig mit Uterebee Aufteilug der Adresse i Kudesegmete Adressqualifikatio mit Historie zur Abbildug des Kudelebeszyklus Zuordug beliebig vieler eigeer Kudemerkmale Eitragug vo Mailig-Sperre (differeziert ach Brief, Fax, E-Mail) mit Begrüdug Erstellug eies kofigurierbare Registers mit idividuell gestaltbare Text-, Zahle- ud Listauswahlfelder Defiitio vo Mussfelder mit idividuelle Meldugstexte Diverse Auswertugsfuktioe der idividuelle Felder Kotaktverwaltug Kofigurierbare Kotakterfassug (eigee Kotaktarte, Erfassugsfelder ud Schaltfläche, idividuelle Text-, Zahle- ud Listauswahlfelder; auswertbar) Kotakterfassug ud -auswertug zu Kude, Lieferate ud sostige Adresse Komfortable Kotaktverwaltug mit Historie Automatische Wählverbidug Schittstelle zur Telefoalage Automatische Protokollierug der Kotakte ud Zuordug zu Adresse, Asprechparter ud Bearbeiter Direkte Alage eies Termis i der Kotakterfassug i Ageda KALENDER Offe- / Erledigt-Status mit Workflow- Fuktio ud Weiterleitug des Kotakts a achfolgede Bearbeiter Persölicher Postkorb offeer Kotakte mit Wiedervorlagefuktio Farbliche Kategorisierug der Kotakte Historie der zuletzt bearbeitete Kotakte Itegrierte Stoppuhr im Hitergrud zur Auswertug der Bearbeitugsdauer ach uterschiedliche Kriterie (z. B. je Kude, je Bearbeiter, je Kotaktart) Erstellug vo MS Word-Alage i der Kotakterfassug Direkte Erstellug vo Dokumete (Briefe oder E-Mails) i Ageda DMS Mailig Umfagreiche Selektiosmöglichkeite für verschiedee Zielgruppe Filterkriterie für alle Erfassugsfelder i Adresse ud Kotakte Ud- / Oder-Verküpfuge vo Filterkriterie ud Ergebismege Zufallsauswahl aus Ergebismege Mauelle Nachbearbeitug der Ergebismege Hizufüge ud Etfere vo Adresse Speicher beliebig vieler Ergebismege Import vo Selektioe aus MS Excel Mailig-Sperrliste verhidert zuverlässig die Werbug ach Widerspruch durch de Empfäger. Postleitzahl-Leitregioe-Liste für die Post bei umfagreiche Brief-Mailigs Auswertug der Erreichbarkeit vo Adresse eier selektierte Ergebismege (als Etscheidugshilfe für de Kommuikatiosweg Fax oder E-Mail) Erstelle ud Druck vo Serie-Briefe (i Verbidug mit Ageda DMS) Erstelle ud Versede vo persoalisierte Serie-E-Mails (i Verbidug mit Ageda DMS) CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 13
Druck vo Etikette optioal mit lfd. Nummerierug für Teilleistugsverträge mit der Post Exportfuktioe für Brief-Aschrifte, Fax oder E-Mail-Adresse Wissesdatebak Filterfuktioe ud Volltextsuche über alle Eiträge Strukturierte Klassifizierug der Eiträge über selbstdefiierbare Gruppe ud Utergruppe Defiitio vo Suchwörter Beliebig viele Dateialage i beliebige Dateiformate zu jedem Eitrag Auswertuge Adressliste Telefoliste Stammdateblatt Geburtstagsliste (Mitarbeiter, Asprechparter vo Kude, Lieferate, sostige Adresse) Liste der idividuelle Felder Listedesiger zur Gestaltug eigeer Auswertuge ud Dateexports Freie Adress- ud Kotaktauswertug zur Kudeaalyse mit Speicherfuktio der Suchkriterie Vorjahresvergleich ud Etwicklug vo Kotakte ach verschiedee Kriterie (ikl. grafischer Darstellug) Überwachug der Fälligkeite der Kotakte zur Steuerug der Mitarbeiterauslastug Etikettedruck (Eizeletikette, Etiketteboge, mauelle Etikette) Date-Export Exportformate: CSV, MS Word, MS Excel, PDF, html Adresse mit alle wichtige Datefelder Telefoummer (z. B. für Telefoalage) Kude- ud Lieferate-Adresse für Ageda FIBU ud Fremdprogramme Kotakte mit Kotakteigeschafte Automatische Verschlüsselug der exportierte Datei mit Passwort Protokollierug aller Dateexporte Date-Import Debitore ud Kreditore aus Ageda FIBU Adresse (Debitore, Kreditore, sostige Adresse) aus Fremdprogramme im CSV-Format Updatemöglichkeit für Adresse mithilfe eideutiger Schlüssel-Numme (z. B. EBI-Nummer = Europea Busiess Idetificatio) Protokollierug aller Dateimporte Gestaltug der Beutzeroberfläche Tabellefester sid hisichtlich Spalteazeige, Aordug, Sortierug ud Gruppierug je Beutzer kofigurierbar Kofigurierbares Register i de Kude- ud Adressstammdate (idividuelle Text-, Zahle- ud Listeauswahlfelder; auswertbar) Kofigurierbare Kotakterfassug (eigee Kotaktarte, Erfassugsfelder ud Schaltfläche, idividuelle Text-, Zahle ud Listauswahlfelder; auswertbar) Schaltfläche im Hauptmeü für häufig geutzte Fuktioe sid je Beutzer kofigurierbar Azeige der Register i de Kude-, Lieferate- ud Adressstammdate idividuell steuerbar (ei- ud ausblede) Ageda Systemitegratio FIBU Automatischer Abgleich vo Debitore- ud Kreditorestammdate Azeige der offee Poste aus FIBU DMS Kude- ud kotaktbezogee Dokumeteverwaltug Erstellug vo Eizel- oder Serie-Briefe ud -E-Mails Postkorbfuktio für Dokumete CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 14
BENUTZER Zugagskotrolle zum Programm FAKTURA Azeige der offee Poste aus FAKTURA Abgleich vo Kudestammdate Azeige der i FAKTURA erzeugte Belege (Agebote, Rechuge usw.) KALENDER Alage ud Verwaltug vo Termie direkt im Kotakt Beutzerbezogee Auswertug der Fälligkeitstermie Steuerug der Mitarbeiterauslastug Allgemeie Schittstelle TAPI-Schittstelle für eie automatische Wählverbidug über Ihre Telefoalage Outlook-Schittstelle zur Übergabe der E-Mail-Adresse Iteret-Browser-Schittstelle für de Aufruf vo Websites KlickTel-Telefoummer-Suche Ageda-Software Iformatioe & Kotakt Weitere Iformatioe auf userer Website ageda-software.de Software für Steuerberater Iformatioe über Ageda Software für Buchhalter Software für Uterehme Habe Sie Frage? Wir sid für Sie da. Telefo: 08031 2561-432 E-Mail: sales@ageda-software.de CRM Kude- ud Lieferatermaagemet 15
Ageda-Software jetzt keelere! Faxatwort 08031 2561-90 Ja, ich möchte das Ageda-System keelere. Bitte sede Sie mir das Ifopaket gratis ud uverbidlich zu. Ihalt: Präsetatios-DVD Ausführlicher Produkt-Katalog Kotaktdate Ihres persöliche Beraters Jetzt aforder Asprechparter Vorame, Name Straße PLZ, Ort Telefo Fax E-Mail Olie-Formular Forder Sie hier Ihr Ifopaket olie a: www.ageda-software.de/ifopaket User Tipp: Olie-Test Sie möchte die Software gere selbst teste? Da klicke Sie auf folgede Lik: Hier gleich olie teste: www.ageda-software.de/teste Ageda Iformatiossysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße 14 83026 Roseheim Telefo 08031 2561-0 Faxatwort 08031 2561-90 E-Mail ifo@ageda-software.de Iteret ageda-software.de Art.-Nr. 770533 Stad 27.05.2014
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