Lizensierung des E-Bilanz Tool Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str. 8-14 60439 Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 1 von 9
Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung 3 2.0 Was ist das Sage E-Bilanz Tool? 4 2.1 Wer braucht die Sage E-Bilanz? 4 2.2 Welche Software braucht man, um selbst die E- Bilanz an das Finanzamt zu senden? 4 2.3 Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? 4 3.0 Lizensierung des Tools 5 3.1 Lizenzdatei 5 3.2 Erstmalige Lizensierung 6 4.0 Nachträgliche Lizensierung 7 4.1 Senden 8 5.0 Fertig! 9 Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 2 von 9
1.0 Einführung In diesem Dokument wird die Lizensierung des E-Bilanztool zur Übergabe Ihrer Daten an die Finanzbehörden beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: Sage50 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) Sage50 Buchhalter (Standard und Comfort) GS-Office ab Version 2015 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) GS-Buchhalter ab Version 2015 (Standard, Comfort) PC-Kaufmann ab Version 2015 Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 3 von 9
2.0 Was ist das Sage E-Bilanz Tool? Das kostenpflichtige Tool Sage E-Bilanz ist eine Software mit deren Hilfe Unternehmen die Daten ihres steuerlichen Jahresabschlusses für die Finanzbehörden aufbereiten und per ELSTER direkt an diese übermitteln können. Dieser Übermittlungsweg wird mit Abschluss des Wirtschaftsjahres 2013 für bilanzierende Unternehmen Pflicht. Die Applikation ist eine eigenständige Lösung, die mit den relevanten Produkten der Sage50 (Sage50 & Sage50-Buchhalter),GS-Office- (GS-Office & GS-Buchhalter) oder PC-Kaufmann-Familie (PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro) installiert wird. Sie verfügt über eine Schnittstelle zur Summen- und Saldenliste bzw. zu einer speziellen Bilanzvariante. Die Daten der ERP-Software werden in die Sage E-Bilanz über diese Schnittstelle eingelesen und mit diesem Software-Werkzeug weiter bearbeitet und für die Übergabe an das Finanzamt vorbereitet. Die Übergabe muss aber manuell durch den Anwender initiiert werden. 2.1 Wer braucht die Sage E-Bilanz? Das Programm brauchen nur Unternehmen, die selbst ihren steuerlichen Jahresabschluss erstellen und ohne einen Steuerberater die Daten an das Finanzamt übertragen wollen. 2.2 Welche Software braucht man, um selbst die E-Bilanz an das Finanzamt zu senden? Dafür braucht man die Sage E-Bilanz. Das Modul bieten wir ab den Versionen 2015 für Sage50, Sage50 Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter und PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro an. Die Schnittstelle, um die Daten aus der ERP-Software auszulesen und in das Sage E-Bilanz-Modul zu übertragen, wird nur von den aktuellsten Versionen der Programme unterstützt. 2.3 Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? Für die Sage E-Bilanz gelten dieselben Systemvoraussetzungen bzgl. Hardware wie für die Sage50-Produkte, GS-Produkte oder den PC-Kaufmann. Auf dem Rechner, der das Modul E-Bilanz ausführt, muss Sage50, Sage50 Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter oder PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro in aktueller Version installiert sein. Der Rechner muss außerdem über eine Internet-Verbindung verfügen. Und die Software ELSTER muss aktuell sein. Aus diesem Grund wird zwingend ein gültiger Wartungsvertrag für Sage50, Sage50 Buchhalter, GS-Office, GS-Buchhalter oder PC- Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro vorausgesetzt. Die Systemvoraussetzungen können von uns aktuell nicht automatisch geprüft werden. Sollte die Schnittstelle zwischen Sage E-Bilanz und ERP-Software nicht funktionieren ist daher zunächst zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Einsatz dieses Werkzeuges erfüllt sind. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 4 von 9
3.0 Lizensierung des Tools 3.1 Lizenzdatei Um das Programm in eine Vollversion zu verwandeln, benötigen Sie eine Lizenzdatei z.b. GSEBilanzLic.dat. Diese Lizenzdatei legen Sie direkt auf dem Desktop Ihres Computers ab. Hinweis: Die Datei darf weder gepackt sein noch sich in einem Unterordner befinden. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 5 von 9
3.2 Erstmalige Lizensierung Übergeben Sie nun Ihre Daten aus dem Sage50, PC-Kaufmann oder dem GS-Office an das E-Bilanztool so wird die Lizenzdatei auf dem Desktop ausgelesen und das Tool gemäß den vereinbarten Lizenzbestimmungen freigeschaltet. Diese Lizenzdetails können Sie jederzeit über die Schalterflächen < Hilfe > < Über > einsehen. Hinweis: Ohne Lizenz ist keine Sendung an Elster möglich. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 6 von 9
4.0 Nachträgliche Lizensierung Zur erfolgreichen Lizensierung des E-Bilanz Modul, muss die Lizenzdatei auf dem Desktop, zwingend zu der verwendeten Lizenz des PC-Kaufmann / GS-Office / Sage50 passen. Sollten Sie unsicher sein ob dies der Fall ist, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wichtig: Sowohl die Lizenzdatei, Ihre Kundennummer und den Versionsstand Ihrer Buchhaltungssoftware sollten Sie bei der Kontaktaufnahme griffbereit haben. Zur Durchführung der nachträglichen Lizensierung legen Sie im E-Bilanztool von allen Mandanten eine Datensicherung an und löschen Sie anschließend alle Mandanten. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 7 von 9
Schließen Sie das E-Bilanz Tool und übergeben Sie Ihre Buchhaltung aus dem Sage50/ GS-Office/ PC-Kaufmann erneut. Prüfen Sie wie unter 3.2 beschrieben die erfolgreiche Lizensierung. Löschen Sie nun erneut den Mandanten den Sie gerade übertragen haben und importieren Sie Ihre Datensicherung. 4.1 Senden Bevor der Sendevorgang gestartet wird, muss ein Datenübermittler-Stammsatz vorhanden sein bzw. angelegt werden. Die Erstanlage kann beim ersten Sendeaufruf getätigt werden. Das Verwaltungsprogramm ist unter dem Menüpunkt DATEI > Datenübermittler verwalten zu finden. Über den Button < Senden > wird der Sendevorgang gestartet. Ein Datenübermittler ist auszuwählen. Bestätigen Sie das beim Testversand vorgegebene Passwort. Bei Verwendung des echten Zertifikats wird Ihnen das Passwort nach der Registrierung von Elster mitgeteilt. In diesem Fall ist auf korrekte Eingabe des Passwortes zu achten. Anschließend bestätigen Sie bitte die Berichtsbestandteile, die bereits bei der Validierung festgelegt wurden. Zunächst werden die Validierungs-Funktionen erneut ausgeführt. Bei fehlerfreier Validierung erfolgt das Senden des Datensatzes an die Finanzverwaltung. Im Erfolgsfall erscheint eine entsprechende Meldung. Das Protokoll und das technische Protokoll werden angezeigt. Der Button "Übertragungsprotokoll öffnen" wird aktiviert. Wenn diese Funktion aufgerufen wird, erscheint das Übertragungsprotokoll mit der Ticketnummer im Fenster "Übertragungsprotokoll". Dieses Übertragungsprotokoll sollte zusammen mit dem aktuellen Live-Reporting-Ausdruck abgelegt bzw. archiviert werden. Die Ticketnummer ist der Beleg, dass Sie den Meldepflichten nachgekommen sind. Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 8 von 9
5.0 Fertig! Nach der erfolgreichen Lizensierung des E-Bilanztool können Sie nun Ihre fertigen und erfolgreich validierten Daten an Elster übermitteln. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: https://applications.sage.de/ksp Lizensierung des E-Bilanz Tool Seite 9 von 9