Markus Krimm, Linda York 1. Ausgabe, Januar 2017 Outlook 2016 Quicksteps, Regeln und Kategorien organisieren Modul 31 OL2016_ORG
Impressum Matchcode: OL2016_ORG Autoren: Markus Krimm, Linda York Herausgeber: Koordination der Klubschulen/Freizeitanlagen Informatik und neue Medien Januar 2017 Produziert im HERDT-Digitaldruck HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling 21-25 55294 Bodenheim Internet: www.herdt.com E-Mail: info@herdt.com HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.
Inhalt I Outlook 2016 Quicksteps, Regeln und Kategorien organisieren 1 Kontakte verwalten 4 1.1 Modul Personen 4 1.2 Kontakte anlegen 5 1.3 Mehrfach vorhandene Kontakte speichern 6 1.4 Kontaktdaten bearbeiten und suchen 7 1.5 Eine andere Darstellung im Anzeigebereich wählen 8 1.6 Visitenkarten individuell gestalten 9 1.7 Kontaktdaten senden und empfangen 10 1.8 Kontakte drucken 11 1.9 Mit Kontakten vernetzt arbeiten 12 1.10 Übungen 13 2 Termine eintragen und bearbeiten 15 2.1 Modul Kalender 15 2.2 Termine erstellen und bearbeiten 16 2.3 Kalender effektiv einsetzen 17 2.4 Details zu Terminen eintragen 19 2.5 Erinnerungsfunktion nutzen 20 2.6 Terminserien erstellen 20 2.7 Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen 22 2.8 Übungen 23 3 Ordner und Elemente verwalten 25 3.1 Ordner 25 3.2 Elemente verwalten 26 3.3 Elemente archivieren 27 3.4 Farbkategorien verwenden 29 3.5 Elemente nach OneNote verschieben 31 3.6 Übungen 31 4 E-Mail-Erstellung automatisieren 33 4.1 Briefpapier bzw. Designs verwenden 33 4.2 Signaturen verwenden 33 4.3 Abwesenheit eintragen 35 4.4 QuickSteps verwenden 36 4.5 E-Mails als Umfragen gestalten 37 4.6 Übungen 39 5 Zugriff und Berechtigungen erteilen 41 5.1 Kalender freigeben 41 5.2 Stellvertreterrechte erteilen 43 5.3 Dauerhaften Postfachzugriff einrichten 45 5.4 Mit öffentlichen Ordnern arbeiten 46 5.5 Übungen 46 Stichwortverzeichnis 48 HERDT-Verlag 3
1 Kontakte verwalten 1 1. Kontakte verwalten 1.1 Modul Personen Das Modul Personen öffnen Sie in der Navigationsleiste mit einem Klick auf Personen. Im Anzeigebereich werden Kontakte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet und alphabetisch sortiert. Eine Vorschau des aktuell markierten Kontakts erscheint im Lesebereich. Ordner Kontakte Alphanumerisches Register Anzeigebereich Lesebereich 4 HERDT-Verlag
Kontakte verwalten 1 1.2 Kontakte anlegen Klicken Sie im Modul Personen ( ) im Register Start, Gruppe Neu, auf Neuer Kontakt. Geben Sie die Kontaktdaten in die Felder ein. Vorschau Bei unvollständiger Adressangabe wird ein Fenster angezeigt, in dem die fehlenden Angaben ergänzt werden können Hier weitere Notizen eintragen Hier klicken, um die Adresse im Browser auf einer Landkarte anzuzeigen Sie möchten detaillierte Angaben zum Namen eingeben weitere E-Mail-Adressen, Telefonnummern bzw. Anschriften eingeben eine Anschrift als Standardadresse definieren Klicken Sie auf Name und geben Sie eine Anrede, einen weiteren Vornamen bzw. einen Namenszusatz ein. Wechseln Sie über zur gewünschten Adresse und aktivieren Sie Dies ist die Postanschrift. ein Kontaktbild hinzufügen Klicken Sie auf den Bildplatzhalter, wechseln Sie im Fenster Kontaktbild hinzufügen zum Speicherort des Bilds und klicken Sie doppelt auf die Bilddatei. oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bildplatzhalter und wählen Sie im Kontextmenü Bild ändern oder Bild entfernen. die Anzeige der Empfängeradresse in E-Mails bestimmen 1 Auf klicken und einen Eintrag auswählen 2 Hier die Daten eintragen Passen Sie die Angabe im Feld Anzeigen als Ihren Bedürfnissen an. HERDT-Verlag 5
1 Kontakte verwalten Sie möchten weitere Kontaktdetails (z. B. Abteilung, Geburtstag) eintragen Klicken Sie im Register Kontakt, Gruppe Anzeigen, auf Details und geben Sie die Zusatzdaten in die Feldern ein. Wenn Sie hier einen Geburtstag eintragen, wird das Datum automatisch im Kalender als Ereignisserie (mit Erinnerungsfunktion) eingetragen. Speichern Sie den Kontakt mit einem Klick auf Speichern & schließen. Das Formular Kontakt wird geschlossen und der neue Kontakt erscheint im Anzeigebereich. 1.3 Mehrfach vorhandene Kontakte speichern Beim Speichern eines neuen Kontakts vergleicht Outlook den Kontaktnamen mit den bereits vorhandenen Kontaktnamen. Sollte der neue Name bereits existieren, wird das Fenster Mehrfach vorhandener Kontakt eingeblendet und der vorhandene Kontakt angezeigt. Sie möchten den vorhandenen Kontakteintrag behalten und den neuen getrennt speichern Aktivieren Sie Neuen Kontakt hinzufügen und betätigen Sie die eingeblendete Schaltfläche Hinzufügen. überschreiben Aktivieren Sie das Feld und betätigen Sie Aktualisieren. öffnen und überprüfen, bevor Sie fortfahren Klicken Sie doppelt auf den Eintrag, um das vorhandene Formular Kontakt zu öffnen. 6 HERDT-Verlag
Kontakte verwalten 1 1.4 Kontaktdaten bearbeiten und suchen Kontaktdaten im Lesebereich verwenden und bearbeiten Klicken Sie im Anzeigebereich auf einen Kontakt, um eine Übersicht der wichtigsten Kontaktdaten im Lesebereich anzuzeigen. Auf eingerichtete Dienste (Chat, Telefonieren, Videoanruf bzw. E-Mail) direkt zugreifen Die Daten in dieser Übersicht bearbeiten Einträge im Notizenbereich anzeigen Eine Besprechung mit dem Kontakt planen Eine E-Mail an diese Adresse erstellen Das Formular Kontakt öffnen und Daten bearbeiten Favoriten verwenden Auf häufig verwendete Kontakte können Sie schnell zugreifen, wenn Sie diese zu den Favoriten im Popup des Moduls Personen hinzufügen. Gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Anzeigebereich auf den Kontakt. Betätigen Sie oben rechts im Lesebereich und wählen Sie Zu Favoriten hinzufügen. Zeigen Sie in der Navigationsleiste auf Personen, um das Popup mit Ihren Favoriten anzuzeigen. Zeigen Sie auf den Kontakt, um auf eingerichtete Dienste zuzugreifen. oder Klicken Sie doppelt auf den Kontakt, um eine Kontaktkarte anzuzeigen. Neuer Favorit HERDT-Verlag 7