A-8020 Graz Reininghausstraße 5 Tel: +43 (0) 316 584779 Fax: +43 (0) 316 584779 205 Email: office@evoloso.at Internet: www.evoloso.com Registriert beim Landesgericht für ZRS Graz, FN 236572a, UID: ATU57191434
1. Ausgangssituation Konfrontiert mit vielen unterschiedlichen Anforderungen, wird effizientes und effektives Projektmanagement immer mehr zum Erfolgsfaktor. Das Wissen rund ums Projektmanagement ist vorhanden, muss also nicht neu erfunden werden. Viel wichtiger ist es, dieses konkret anzuwenden. PM-smart, eine IT- gestützte Lösung für Einzel- und Multiprojektmanagement, hilft Ihnen dabei! Die Projektpläne und Statusberichte in Ihrem Unternehmen sind nur mit hohem Aufwand vergleichbar und daher kaum konsolidierbar. Es ist unklar, wie die Projektabläufe in die Prozesslandschaft des Gesamtunternehmens eingebunden werden sollen. In Ihrem Unternehmen gibt es verschiedene Rollen, welche recht unterschiedliche Erwartungen im Bezug auf das Projektmanagement haben. Projektleiter versuchen die Projektziele zu erreichen, das Rechnungswesen will über die aktuellen Projektkosten bescheid wissen und die Abteilungsleiter wollen Ihre Ressourcen optimal auslasten. Um allen Erwartungen gerecht zu werden, fließt mehr Aufwand in Administration als in die erforderliche strategische Steuerung. 1.1 Typische Probleme Die Projektleiter in Ihrem Unternehmen wickeln zwar scheinbar die Projekte recht professionell ab, es fehlt jedoch ein Überblick über das gesamte Projektportfolio und so geht oft die gemeinsame strategische Ausrichtung verloren. Es gibt keinen gemeinsamen Standard im Projektmanagement.
1.2 Zielsetzung Sie wollen einen gemeinsamen Standard für alle Projekte und einen qualitativ hochwertigen Projektmanagementprozess etablieren, damit noch mehr Projekte erfolgreich abgewickelt werden. Sie wünschen stets den Gesamtüberblick über Ihr Projektportfolio zu bewahren, um Entscheidungen rasch und gut unterstützt treffen zu können. Sie wünschen sich eine einheitliche Projektdokumentation und ein integriertes Informationswesen für alle Projektbeteiligten, ohne Toolund Medienbrüche. Sie suchen nach einer effizienten Möglichkeit Ihre Projekte sinnvoll ITbasierend zu unterstützen. 1.3 Ihr Partner Begleitet Unternehmen bei der Professionalisierung des Projektmanagements (Entwicklung von Richtlinien, Qualifikation von Mitarbeitern, Customizing und Implementierung von Projektmanagement-Lösungen). Mehr als 15 jährige Erfahrung in projektorientierten Organisationen. Jahrelange Erfahrung mit IT- Unterstützung im Projektmanagement. Hauptsitz Österreich, Graz, Büro in Deutschland. 2. Anwendungsübersicht PM-smart ist eine IT- gestützte Lösung für Einzel- und Multiprojektmanagement basierend auf einem international anerkannten Projektmanagement -Ansatz. SMART steht für Konzentration auf das Wesentliche im Projektmanagement! Durch eine konsequente Anwendung der in PM-smart angebotenen Projektmanagement-Methoden, können Sie in Ihren Projekten höchste Qualität und Sicherheit in Termin-, Fortschrittsund Kosten-Controlling umsetzen. PM-smart unterstützt den Projektmanager und das Projektteam zusätzlich mit einer Vielzahl von Features, welche die tägliche Arbeit im Projektgeschäft erheblich vereinfachen. Reden Sie nicht nur über Projektmanagement! Wenden Sie es auch an! Die kostengünstige Lösung PM-smart erlaubt es mit geringem Schulungsaufwand schnell großen Nutzen zu erzielen. Damit Sie Ihre nächsten Projekte noch besser im Griff haben! Registriert beim Landesgericht für ZRS Graz, FN 236572a, UID: ATU57191434
2.1 Projektmanagement- Standard PM-smart integriert international anerkannte Tools und Standards für alle Phasen des Projektes. Sie definieren im Vorfeld einmalig Richtlinien, Prozesse und Methoden für unterschiedliche Projektkategorien und Typen. So legen Sie für jedes Projekt Voraussetzungen fest und stellen sicher, dass bei der Abwicklung von Projekten diese Vorgaben verwendet werden. Von Ihnen vorgegebene Standards werden täglich in den Projekten verwendet und umgesetzt. und Änderungen direkt erfassen. Mehrfachwartungen von Informationen gehören der Vergangenheit an. Sie haben Ihre Projekte unter Kontrolle und Informationen auf Knopfdruck verfügbar, gleichgültig ob Termine, Protokolle, ToDo`s oder Memos! 2.3 Ersparen Sie sich unnötige Doppelarbeiten! PM-smart steht für Konzentration auf das Wesentliche im Projektmanagement. Ersparen Sie sich unnötige administrative Doppelarbeiten! Der grafisch editierbare Projektstrukturplan stellt das zentrale Planungsinstrument im Einzelprojekt dar. Erfolg ist kein Zufall sondern wiederholbar. 2.2 Alle Informationen stets griffbereit und aktuell! Alle nötigen Dokumente und Unterlagen befinden sich griffbereit und übersichtlich in einer Projektdatenbank und Zusatzinformationen, wie z.b. externe Dokumente, können einfach hinzugelinkt werden. Teilen Sie Ihre Projektmitarbeiter in Benutzergruppen ein und definieren Sie die nötigen Rechte je nach Funktion im Projekt. So kann jeder Mitarbeiter Informationen Änderungen tragen Sie nur mehr im Strukturplan ein. Andere Elemente wie Gantt- Chart, Meilensteinplan und Kostenplan aktualisieren sich automatisch. So sparen Sie noch mehr Zeit durch Wartung der relevanten Projektinformation an einer zentralen Stelle. Registriert beim Landesgericht für ZRS Graz, FN 236572a, UID: ATU57191434
2.4 Den aktuellen Projektstand einfach mit zum Kunden nehmen! Möchten Sie bei einem Kundentermin alle Projektunterlagen aktuell dabei haben? Dann überspielen Sie sich einfach alle Daten und Dokumente aus der zentralen Projektdatenbank auf Ihren Laptop und synchronisieren Sie diese später wieder. Damit keine unvorhergesehenen Änderungen von anderen Projektmitgliedern vorgenommen werden, können Sie für den Zeitraum der lokalen Benutzung der Dokumente, diese in der zentralen Datenbank sperren lassen. 2.5 Multiprojektmanagement: So bewahren Sie den Überblick! Verwalten Sie mit PM-smart Ihre gesamte Projektlandschaft. Sie wissen jederzeit welche Projekte laufen und können die Informationen nach verschiedensten Gesichtspunkten rasch und einfach auswerten, ohne diese mühsam von allen einzelnen Projektleitern erfragen zu müssen. 2.6 Ressourcenmanagement Wer arbeitet wann in welchem Projekt? Mit dem integrierten Ressourcenmanagement ist es für Sie wesentlich einfacher Ihre Projekte einzulasten. Sie sehen auf einen Blick wer, wann, in welchem Projekt arbeitet und wie ausgelastet ein Mitarbeiter ist. Auf Knopfdruck erhalten Sie Auswertungen und Übersichten über alle Projekte, egal ob noch in der Ideen und Evaluierungsphase oder bereits aktuell in der Umsetzung. Fragen wie: Was wäre wenn ein Projekt dazukommt oder sich verschiebt, und die Auswirkungen hinsichtlich Auslastung auf die Mitarbeiter lassen sich so leicht beantworten.
2.7 Methodenüberblick Projektstart (PS) Projektantragsverwaltung, Projektideenverwaltung Projektabgrenzung, Projektkontext Projektauftragsverwaltung und Steuerung Projektorganisation Projektrollen, Linienrollen Kommunikationsplan Organisationsregeln Projektumweltanalyse Projektergebnisplanung Grafisch modellierbarer Projektstrukturplan Projektterminplanung Terminlisten Meilensteinpläne Balkenpläne Projektkostenplanung und Ressourcenplanung Projekt-Umsatzplanung Zahlungspläne Finanzmittelplanung Liquiditätsplanung Ressourcenanforderungen an zentrales Ressourcenmanagement Projektleistungsdokumentation Projektmanagementdokumentation by one klick (Projekthandbuch) Aufgabenverteilung Projektleistungsplanung / Projektstrukturplanung Phasen, Objekte, Arbeitspakete, Meilensteine Arbeitspaketbeschreibungen Arbeitspaketverantwortungen Funktionendiagramm Frei definierbare Planungstiefen über alle Planungsdimensionen wie Leistung, Termine und Kosten.
Projektcontrolling (PC) Controllingprozess Steuerung (rollende Planung) Projektcontrollingstichtage Ist-Werte Rückmeldewesen Schnittstelle Zeiterfassungssysteme, Kostenbuchungen Interne Zeiterfassung Leistungscontrolling Effiziente Erfassung von Restaufwandschätzungen Fortschrittsgraderfassung Termincontrolling Projektmanagement Koordination (PK) Zentrale Projektterminverwaltung Einladungen Protokolle Zentrale Projekt- Todo Verwaltung Dokumentsynchronisation MS- Outlook Integration Online-/ Offline Modus Projektlogo, Projektslogan Zentrale Projektdokumentationsverwaltung Projektmarketingmaßnahmenplanung und Steuerung Kostencontrolling Zahlreiche Reports Projektkostenplan Projektfortschritt Plan- /Ist- / Hochrechnung Leistungsreports Projekttrendanalysen Meilensteintrendanalyse Projektfortschrittsbericht Projektabschluss (PA) Projektabschlussberichte Open Issues Verwaltung Lessons-Learned Offene Web-Service Schnittstellen zur Integration Ihres ERP-Systems!
Projektrisikomanagement (PRM) Identifizierung Planung Maßnahmen Qualitative / Quantitative Bewertung Risikoportfolioauswertungen Risikotrendanalyse Ressourcenmanagement Projektressourcen Reservierungsvereinbarungen Projekttätigkeit, Linientätigkeit Variable Planungstiefe Grafische Projektressourcenplanung und Übersicht Claim-Management (PCM) Ressourcenreservierungsprozess Identifizierung Planung Maßnahmen Claim-Bewertung Claim-Auswertungen Integration in Erlös- und Zahlungsplan Multiprojektmanagementsteuerung Projektkategorienverwaltung Projektmethodensteuerung Projekttypenverwaltung Vorlagenverwaltung und Steuerung Zahlreich vordefinierte Projektportfolioauswertungen Projektkosten Projektergebnis Projektfortschritt Projekttermin Zahlreiche Zusatzfeatures für eine effiziente Projektkoordination.
2.8 Hoher Benutzerkomfort Intuitiv bedienbar Geringer Schulungsaufwand Integration in die Microsoft Office Produktpalette und dadurch nutzen von Synergieeffekten. Integration in die bestehende IT- Landschaft (Schnittstellen zu ERP- Systemen und zentralen Zeiterfassungssystemen). Hohe Userakzeptanz durch bekannte Microsoft Technologie Vorhandene Dokumente und Formulare können einfach auf das eigene Corporate Design angepasst werden. Mehrsprachfähig PM-smart unterstützt auch das Offline- Arbeiten! Es können alle Daten und Dokumente Ihrer Projekte aus der zentralen Projektedatenbank auf Ihren PC/Laptop repliziert und synchronisiert werden. Diese Funktionalität ermöglicht es auch die Kommunikation zwischen Niederlassungen effizient zu gestalten! 2.9 Höchste Qualität und Sicherheit Prozessorientiertes Projektmanagement nach international anerkanntem Projektmanagementansatz. Steuerung der Projektmanagementrichtlinien (PM-Methoden) und PM- Prozesse im Unternehmen. Sicherstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses durch Verwaltung von best practice Vorlagen. Ganzheitliches und zeitnahes Projektcontrolling über Kosten, Termin und Leistung. Hohe Qualität im Projektcontrolling, da aufgrund der einfachen und zeitsparenden Datenerfassung, die Energie in die Interpretation der Ergebnisse gelenkt wird. Höchste Qualität im Projektportfoliomanagement, da alle relevanten Projektdaten online verfügbar sind. 2.10 Hohe Effizienz PM-smart ermöglicht die Erstellung einer einheitlichen, zielgruppen-orientierten Projektmanagementdokumentation auf Knopfdruck. Beseitigung von Doppelt- und Mehrfacherfassungen von Projektdaten und den damit verbundenen Fehlerkosten. Hohe Zeit- und Kostenersparnis durch Minimierung der Medienbrüche.
2.11 Medienbrüche - ein Beispiel Sie erstellen/verwalten: In Word die PM-Dokumentation, die Einladungen, Protokolle, etc. In Excel das Leistungscontrolling Im ERP-System (SAP, Navision, etc.) das Kostencontrolling In MS-Project das Termincontrolling In Visio den grafischen PSP, die Projektumfeldanalysen, etc. In Excel eine oder mehrere ToDo-Listen Am Filesystem oder im DMS die Dokumentenverwaltung In Excel das Portfoliomanagement mit langwierigen, fehleranfälligen und teuren Datenerfassungsprozessen. Überzeugen Sie sich wie viel Potential durch PM-smart freigesetzt wird! 3. Vorgehensweise zur Einführung Mit PM-smart zu noch mehr Professionalität im Projektmanagement! Sie führen mit PM-smart lediglich ein Tool ein. nicht nur Sie professionalisieren Ihr Projektmanagement! Unser erfahrenes Team begleitet Sie gerne, abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse und abhängig von Ihrer Situation. Individuell und maßgeschneidert für Sie! Dies reicht von einer PM-smart Standardeinführung bis zu ganzheitlichen Organisationsentwicklungsprojekten. Wir begleiten Sie in Ihrem Organisationsentwicklungsprojekt! Erfolgreiche Organisationsentwicklungen zeichnen sich immer durch ein funktionierendes Zusammenspiel von Methodenentwicklung und Einführung der diese Methoden unterstützenden Softwarewerkzeuge aus. Evoloso bietet Ihnen beide Kompetenzen aus einer Hand.
PM-smart Lizenzierungsmodell Die Lizenzierung von PM-smart kann über die User Lizenzierungsmodelle Named User oder Floating-User bzw. über das Lizenzierungsmodell Concurrent projects erfolgen. Beim Concurrentprojects Lizenzierungsmodell richtet sich die Höhe des Unternehmenslizenzpreises nach der Anzahl gleichzeitig laufender aktiver Projekte im Unternehmen, unabhängig wie viele Benutzer auf einem Projekt mit PM-smart arbeiten. Wählen Sie das für Sie passende Modell! 4. Kontakt Für nähere Informationen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung. Österreich: EVOLOSO Organisationssoftware & Consulting GmbH Reininghausstraße 5 A-8020 Graz Tel.: +43 316 584779 Fax: +43 316 584779 205 Email: office@evoloso.at Einfach, logisch, fair einfach smart.